2013 GUÍA DE PRÉSTAMO DE AYUDAS AUDIOVISUALES Universidad del Valle Biblioteca Sede Yumbo Elaborado por : Biblioteca Sede Yumbo GA 03 REGYU Revisado por : Aleyda Cantero Gonzalez Pablo Jose Gallego V 02-2013 Aprobado por: Fernando Franco.
TABLA DE CONTENIDO OBJETIVOS. DISPONIBILIDAD. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES. DEFINICIONES. EQUIPOS DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO. PROCEDIMIENTO RESERVA. PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO. PROCESOS RELACIONADOS. FORMATOS.
OBJETIVOS. Proporcionar las instrucciones para la solicitud, reserva y préstamo de las ayudas audiovisuales en la Universidad del Valle Sede Yumbo, para dar apoyo en las actividades académicas de los usuarios. DISPONIBILIDAD. Este procedimiento es de uso interno realizado por la Biblioteca de la Universidad del Valle Sede Yumbo, cuando se requiera del material audiovisual. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad General. Constitución Política de Colombia (Julio 20 de 1991) DEFINICIONES Reserva Solicitar con anticipación un equipo audiovisual para su uso posterior en la fecha y la hora determinada en la reserva. Formatos Son documentos en físico o en digital que se utilizan como apoyo y constancia del préstamo o reserva de algún equipo de ayuda audiovisual. Ayuda audiovisual Son los equipos que permiten la proyección en audio y/o vídeo de la información almacenada en medios físicos, magnéticos y/o digitales, son elementos de apoyo para el desarrollo de clases y otras actividades, tales equipos son: Videobeam, proyector de acetatos, portátil, teatro en casa, videocamara, DVD, televisor LCD, VHS, micrófono, entre otras. Video Beam Es un aparato que recibe una señal de vídeo y proyecta la imagen correspondiente en una pantalla de proyección usando un sistema de lentes, permitiendo así visualizar imágenes fijas o en movimiento.
Proyector de acetatos Es un sistema que está dentro del cuerpo de los instrumentos ópticos de proyección, que permite bien proyectar la imagen de una o más hijas de un material proyectable, reflejando su imagen en una pantalla Portátil Es un ordenador personal móvil o transportable, Los ordenadores portables son capaces de realizar la mayor parte de las tareas que realizan los ordenadores de escritorio, con similar capacidad y con la ventaja de su peso y tamaño reducidos; sumado también a que tienen la capacidad de operar por un período determinado sin estar conectadas a una corriente eléctrica. Teatro en casa Es un sistema que busca reproducir la calidad de vídeo y audio de una sala de cine en el hogar. Videocámara Es un dispositivo portátil que captura imágenes convirtiéndolas en señales eléctricas, en la mayoría de los casos a señal de vídeo registrando la imagen y el sonido en el mismo soporte. DVD Es un aparato que sirve para reproducir vídeo DVD. La mayoría de los reproductores de DVD tienen que estar conectados a un aparato de salida como un televisor; también los hay portátiles que tienen una pantalla de LCD incorporada. Televisor LCD Una pantalla de cristal líquido es una pantalla delgada y plana formada por un número de píxeles en color o monocromos colocados delante de una fuente de luz o reflectora. A menudo se utiliza en dispositivos electrónicos de pilas, ya que utiliza cantidades muy pequeñas de energía eléctrica. Mantenimiento Es la suma de todas las actividades correspondientes a conservar y reponer el estado original de un equipo, así como aquellas que determinan su estado actual. Mantenimiento Correctivo Se le denomina a los trabajos de mantenimiento que se realizan cuando un equipo falla y requiere una reparación o cambio de partes.
Mantenimiento Preventivo Son las inspecciones rutinarias de mantenimiento cuyo objetivo es prevenir las fallas y velar porque se cumpla el tiempo de vida útil para el que fue diseñado. EQUIPOS DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO La Biblioteca de la Universidad del Valle Sede Yumbo cuenta con los siguientes equipos audiovisuales para el uso de la academia: Portátiles, Videobeam y pantalla, Proyector de diapositivas, VHS, bafles, micrófono, videocámara, grabadora de CD y MP3, DVD, Televisores LCD y teatro en casa. El control de préstamo de estas ayudas audiovisuales se maneja a través de los formatos de reserva y préstamo. PROCEDIMIENTO DE RESERVA: A continuación se explicarán los pasos para reserva y préstamo de un equipo audiovisual: Usuario: Docente, personal administrativo y estudiante El usuario puede reservar de tres formas: por teléfono, enviando un correo o de manera presencial en la ventanilla de atención al público en biblioteca, manifestando las ayudas audiovisuales a utilizar. Nota: Los estudiantes solo podrán reservar las ayudas audiovisuales, la entrega de estos será unicamente responsabilidad de los docentes. Él encargado de la Biblioteca verifica la disponiblidad de las ayudas audiovisuales y si la hay, solicita al usuario los datos básicos para la reserva, tales como: Equipo(s) audiovisual a reservar, nombre y apellido, fecha y hora de la reserva y salón asignado, luego se procede a registrar los datos suministrados por el usuario en el Formato digital de reservas que se encuentra en línea en la herramienta drive del correo Gmail.
PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMO: Tipo de usuario para este procedimiento: Docente y/o personal administrativo El encargado revisa las reservas del día en el Formato digital de reservas que se encuentra en línea en la herramienta drive del correo Gmail, verificando la hora, salón y el usuario, dependiendo del espacio asignado (salón) y la ayuda audiovisual requerida por el usuario, el encargado de la biblioteca definirá el equipo y/o accesorio a instalar y procede con la instalación de dichas ayudas, para el desarrollo de la actividad programada. En el momento en que ya se han instalado los equipos, el encargado debe diligenciar el formato de control de préstamo material audiovisual Formato F-02-MP-04-02-01 V-03-2013. Con los campos que le facilitará el usuario: 1. Fecha de solicitud. 2. Nombre completo del usuario. 3. Nombre de la asignatura. 4. Salón 5. Hora de inicio del préstamo. 6. Número de equipo (Está casilla la diligencia el encargado de Biblioteca) Él encargado le enseña al usuario el estado en el cuál se encuentran los equipos y/o accesorios, efectúa la entrega del préstamo y recibe la aceptación del usuario con la firma como responsable en el campo firma de recibido del formato de control de préstamo material audiovisual Formato F-02-MP-04-02-01 V-03-2013. Cuando el usuario termine de utilizar los equipos, debe informar al encargado para que este desinstale y retire las ayudas audiovisuales y/o accesorios. El usuario hace entrega de las ayudas audiovisuales firmando el campo firma devolución del Formato de control de préstamo material audiovisual El encargado revisa que los equipos y/o accesorios, se encuentren en buen estado para guardarlos nuevamente en el locker.
En caso de inconvenientes con algún equipo audiovisual, el docente deberá informar al encargado para realizar las respectivas observaciones en el Formato de control de préstamo material audiovisual ; y así poder hacer el determinado mantenimiento correctivo. PROCESOS RELACIONADOS Mantenimiento de Equipos audiovisuales El encargado de la Biblioteca informará de acuerdo a las observaciones y revisiones hechas pertinentemente a los equipos; al asistente de logística para dar el aval y así poder llevar el equipo al lugar donde se le hará el mantenimiento preventivo o correctivo. El mensajero recogerá el equipo audiovisual de la Biblioteca y se lo llevará al lugar donde se realiza el mantenimiento ( Fuera de la Sede Univalle Yumbo) o en su defecto el proveedor encargado; deberá recoger los equipos en mal estado para su reparación o garantía del artículo. Verificar el funcionamiento de los dispositivos. Finalmente el encargado de la Biblioteca lleva el equipo a la oficina o sala de procedencia y verifica el correcto funcionamiento del equipo.
FORMATOS FORMATO DE RESERVA DIGITAL DILIGENCIADO POR EL ENCARGADO DE LA BIBLIOTECA. SALA fec HORARIO MAÑANA DOCENTE RESPONSABLE HORARIO TARDE Videobeam 1 Videobeam 4 1 Videobeam 5 Videobeam 202 Videobeam 203 Videobeam 204 TV 201/205 DVD FORMATO FíSICO DE CONTROL DE PRÉSTAMO MATERIAL AUDIOVISUAL. Formato F-02-MP-04-02-01 V-03-2013 DIAGRAMA DE FLUJO. No aplica. : Actividad de Control.