Política de Consultoría

de 11 Política de Consultoría Revisiones y cambios Versión: Primera Elaboró: Gladis Yañez Garrido Revisó: Rosario Valencia Castillo Autorizó: Rosario Valencia Castillo Contenido Política de Consultoría... 1 Objetivo... 2 Alcance... 2 Responsabilidades... 2 Marco normativo... 2 Políticas y lineamientos generales... 3 Lineamientos específicos... 4 Matriz de responsabilidades... 5 Diagrama de flujo... 6 Descripción de actividades... 7 Anexos... 8 Garantías de tiempo... 8 Métricas de desempeño del proceso... 9 Glosario... 10

de 11 El presente procedimiento incluye las políticas del servicio de consultoría dentro de la operación de la Oficina de transferencia de CUVISAR, para el conocimiento y uso de las personas e Instituciones que colaboren con ella. Objetivo Establecer los requisitos y la secuencia de actividades que se deben seguir en la gestión (protección, difusión y comercialización) en materia de Consultoría y para lograr criterios uniformes en su desarrollo, aplicación y su oferta al mercado de CUVISAR. Alcance Este procedimiento es de observancia general y obligatoria para todas las áreas de CUVISAR, Socios y de las personas e Instituciones internas y externas involucradas en el desarrollo tecnológico y la transferencia de conocimiento en materia de asesoría, registro y administración del servicio bajo el esquema de consultoría. Responsabilidades De la Dirección: Designar y supervisar al personal encargado de atender las solicitudes de Consultoría, atender al Cliente, verificar que el personal de CUVISAR aplique este procedimiento, así como regular la emisión de revisiones y adecuaciones para evitar duplicidades y como constancia firmar la página 1, y en el lugar correspondiente de cada página. De la Área de Sistemas: asignar la clave al presente procedimiento y dar cuenta de las versiones y revisiones al mismo. De las Áreas Generadoras y Usuarias: Definir los tiempos de trabajo para cumplir con el servicio requerido por el Cliente, Cumplir con los servicios acordados, Aplicar este procedimiento, y al generar nuevas versiones o modificaciones sustituir sus copias controladas con la nueva versión. Del Área Jurídica: es responsable de revisar el contenido técnico del procedimiento o instructivo de trabajo y mantener la custodia del documento autorizado, así como sus revisiones y actualizaciones. Marco normativo Ley de Ciencia y Tecnología (DOF, 07-06-2013), contempla a la innovación como un elemento trascendente y de vinculación que permitirá el incremento de la productividad y competitividad de los sectores productivos y de servicio. Ley de la Propiedad Industrial (DOF, 09-04-2012) que regula el derecho sobre las patentes de invención, los modelos de utilidad, los dibujos o modelos industriales, las marcas de fábrica o de comercio, las marcas de servicio, el nombre comercial, las indicaciones de procedencia o denominaciones de origen. Ley Federal del Derecho de Autor (DOF, 10-06-2013) que regula el reconocimiento que hace el Estado en favor de todo creador de obras literarias, artísticas, culturales y programación de software, principalmente.

de 11 Norma ISO-9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, que establece los requisitos internacionales para: cumplir con los requisitos del cliente; mantener bajo control los procedimientos y procesos; estandarización de métodos y procedimientos, entre otros aspectos. Políticas y lineamientos generales CUVISAR brinda el servicio de gestión de la consultoría entre sus Socios y Clientes. La participación de CUVISAR como un intermediario está orientada a generar valor para todos, y en algunos casos para la cogeneración de innovación. La aplicación de esta política conlleva a ser coherente con el grado de responsabilidad y complejidad de los proyectos de consultoría. Lo anterior implica, que CUVISAR realizará un análisis y evaluación del esfuerzo, el tiempo y los recursos necesarios, así como completa definición de documentos entregables y calidad esperada por el Cliente, la cual estará también acorde a las capacidades que pueda proporcionar el Socio establecidas por escrito previa la formalización de la colaboración, esto, para llevar a correcto término los proyectos de consultoría. Este análisis y evaluación se formalizará en un contrato de servicios o convenio de colaboración (según sea el caso) entre las partes involucradas, (Socio, Cliente y CUVISAR). Las obligaciones, derechos y responsabilidades al realizar proyectos de consultoría: Las obligaciones y responsabilidades del Socio (o institución generadora de conocimiento), serán cumplir perfectamente con los entregables, con la calidad, los recursos y el tiempo acordados con el Cliente. Todo cambio deberá ser negociado con el Cliente y plasmado en un acuerdo firmado por todas las partes (Socio, Cliente y CUVISAR), indicando si es necesario modificación a los recursos, calidad y tiempo de proyecto de consultoría negociado. El Socio y CUVISAR tendrá el derecho de recibir una remuneración económica acordada por todos (Socio, Cliente y CUVISAR), en beneficio de los Socios y CUVISAR, siempre apegados a la legislación vigente y sin afectar o transgredir la normatividad que aplique para el Socio. CUVISAR tiene la responsabilidad de negociar, firmar y establecer los términos de un contrato de consultoría. La responsabilidad legal del contrato será asumida por CUVISAR (la OTC), así como por el Socio, en caso de requerir respaldo económico se adquirirá una fianza. La titularidad de la propiedad intelectual desarrollada en un proyecto de consultoría será acordada entre los involucrados (Socio, Cliente y CUVISAR) y será incluida también en el contrato. CUVISAR cobrará una cuota por intervenir/mediar/supervisar los contratos de consultoría, misma que será acordada con el Cliente y que estará estimada en relación al esfuerzo y nivel de involucramiento dentro del proyecto de consultoría esta cuota también estará estipulada en el contrato. La compensación del Socio se acordará con el Cliente y en caso de que el Socio pertenezca o sea una institución (comunidad académica y científica), estará apegada a la normatividad de la misma y se estipulará en el contrato de consultoría. La definición del proyecto de consultoría deberá incluir puntos de revisión y monitoreo, así como entregas parciales al Cliente, mismas que serán acompañadas de una carta de aceptación firmada por el Cliente, toda vez concluida la etapa. Al descripción completa del proyecto de consultoría deberá ser incluida como anexo al contrato.

de 11 CUVISAR no aceptarán en contratos de consultoría de proyectos: 1. Fraudulentos o proyectos que estén fuera de la ley y que de manera directa o indirecta afecten al país o su naturaleza. 2. Ponga en riesgo grave su solvencia económica, patrimonial, profesional o responsabilidad legal. 3. El resultado de la consultoría vaya en contra de la vida, salud y mejoramiento de la raza y condición humana. 4. Exista riesgo de un juicio legal por violación a derechos de terceros. 5. Que económicamente no sean viable ni atractivos. Lineamientos específicos Ajustarse al presupuesto asignado a la OTC de la empresa. Ajustarse a las políticas generales de CUVISAR así como al marco jurídico anteriormente mencionado. Contar con una cartera de proyectos de innovación, promoviéndola y creando redes de trabajo así como estableciendo contacto con instituciones, los tres niveles de gobierno, sector empresarial y público en general. Ajustarse a las políticas especificadas en los otros documentos rectores de los servicios de CUVISAR a. Política de Conflictos de Interés PG-NO-AJ-002-2013 b. Política de Evaluación y Monitoreo del Desempeño PG-NO-AS-001-2013 c. Política de Gestión de una Idea PG-NO-VU-001-2016 d. Política de Propiedad Intelectual PG-NO-AP-001-2013 e. Política de Spin Off/Out PG-NO-AC-002-2013 f. Política y Procedimiento General PG-NO-DR-001-2013 g. Política y Procedimiento de Licenciamiento PG-NO-AP-002-2013

de 11 Matriz de responsabilidades Matriz de responsabilidades RASCI Responsabilidades Actividad Socios Colaboradores y CUVISAR Entidad(es) externa (s) 1.Solicitar Servicio de Consultoría AR 2.Recepción y revisión de solicitud CI AR CI 3.Procesar solicitud y asignar a Responsable CI AR CI 4.Comité evaluador de la solicitud R AR R 5.Diseño del servicio de consultoría R ACI CI 6.Revisión y aprobación del diseño del servicio de consultoría CI AR 7.Enviar propuesta a Cliente I AR I 8.Aceptar la propuesta de servicio de consultoría CI A R 9.Generar contrato o convenio CI AR CI 10.Firmar contrato R AR R 11.Proveer el servicio R A 12.Evaluación de Servicio CI AR CI 13.Mejores prácticas CI AR CI 14.Documentar el cierre de la solicitud CI AR Tipos de responsabilidad: R: responsable de la ejecución. Desempeña la tarea determinada. A: responsable del proceso en conjunto. S: Soporte o apoyo. Apoya un rol ejecutivo en un proceso, contribuyendo a la implementación del proceso. C: Consultado. No está implicado directamente en la ejecución del proceso, pero se pide su consejo y opinión. I: Informado. Se informa de los avances del proceso.

de 11 Diagrama de flujo A continuación se asignan las responsabilidades de entrada utilizando la matriz de la asignación de responsabilidades RASCI (por las iniciales de los tipos de responsabilidad), la cual es una herramienta que relacionar actividades con los recursos. Inicio Solicitar Servicio de Consultoría 2.Recepción y 2ª revisión de solicitud 3.Procesar solicitud y se asigna un responsable 4.Comité evaluador de la solicitud 5.Diseño del servicio de consultoría 6. Revisión y aprobación del diseño del servicio de consultoría 6a 7.Enviar propuesta a Cliente 8. Revisa la propuesta de servicio de consultoría A. No la acepta, fin del procedimiento 8ª. La Acepta y envía su VoBo a CUVISAR 9.Generar contrato o convenio 10.Firmar contrato o convenio 11.Proveer el servicio 12.Evaluación de Servicio 13.Mejores prácticas 14.Documentar el cierre de la solicitud 15. Final del procedimiento

de 11 Descripción de actividades Actividad Desarrollo de actividades para el procedimiento Tiempo de ejecución 1.Solicitar Servicio de Consultoría 2.Recepción y revisión de solicitud 3.Procesar solicitud y se asigna un responsable 4.Comité evaluador de la solicitud 5.Diseño del servicio de consultoría 6.Revisión y aprobación del diseño del servicio de consultoría 7.Enviar propuesta a Cliente 8.Aceptar la propuesta de servicio de consultoría Solicitar el servicio de consultoría, presentando la solicitud de servicio de la OTC CUVISAR a través de su ventanilla única. Se recibe y revisa la solicitud, si algo falta se regresa al paso anterior para ser completada, si ya está completa se sigue en el paso 3. Se procesa la solicitud asignándola al colaborador o colaboradores que cumplan con el perfil requerido. Se realiza una mesa de trabajo para estipular las condiciones del servicio de consultoría. Se genera el diseño con las condiciones del servicio. Revisión interna para asegurar que se consideraron correctamente los temas de conflicto de interés, utilización adecuada de los recursos académicos y se da el VoBo de la institución a la que pertenezca el colaborador para presentar el diseño al solicitante. Se contacta y presenta el diseño al Cliente. Si es aceptado se continúa en el siguiente paso, de lo contrario se valida si se requiere una nueva propuesta se regresa al paso 5. En caso de que no se acepte y no se requiera modificación al proyecto finaliza el proceso. El Cliente da su VoBo de la propuesta y acepta las condiciones del servicio de consultoría. NA 2 días hábiles

de 11 9.Generar contrato o convenio Se genera contrato o convenio. 10.Firmar contrato Se firma el contrato entre las partes interesadas. 11.Proveer el servicio La persona o personas designadas proveerán el servicio conforme al contrato estipulado. Según acordado lo 12.Evaluación de Servicio Se realiza una evaluación del servicio contra lo estipulado en el contrato Según acordado lo 13.Mejores prácticas Se deben registrar las lecciones aprendidas de todo el proceso de consultoría. Desde las iniciativas no aceptadas hasta los resultados de las evaluaciones de servicio 14.Documentar el cierre de la solicitud 15. Final del procedimiento Anexos Formato de solicitud de servicios IE-NO-VU-001-2013 Formato de asignación al Comité Responsable IE-NO-DR-001-2013 Formato de Reporte de diseño de consultoría IE-NO-DS-004-2013 Formato de Minutas IE-NO-DS-001-2013 Formato de Listas de asistencias IE-NO-DS-003-2013 Formato de Contrato de Servicios DOC-NO-AJ-002-2013 o Convenio de Colaboración para Consultoría DOC-NO-AJ-003-2013 Garantías de tiempo Consideraciones de tiempo: Licenciamientos, spin out/off y Acuerdos de Transferencia: El tiempo se determina en los documentos legales que se generan en ambas actividades y dependiendo de la naturaleza de la negociación. Trámites ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Intelectual (IMPI): El tiempo lo determina el IMPI y la OTT monitorea los tiempos de respuesta del IMPI. Trámites ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor (INDAUTOR): El tiempo lo determina el INDAUTOR y la OTT monitorea los tiempos de respuesta del INDAUTOR.

de 11 Métricas de desempeño del proceso Periodicidad Métrica Descripción Mensual Número de Consultorías registradas por los Socios. Mensual Número de Consultorías registradas por iniciativa CUVISAR. Conteo de Consultorías registradas mensualmente para reconocer el incremento en el número de Consultorías registradas por Socios. Conteo de Consultorías propuestas por CUVISAR registradas mensualmente para reconocer el incremento. Mensual % Número de Consultorías registradas vs. Consultorías aceptadas por un Cliente. Número de Consultorías registradas entre el número de Consultorías realizadas por 100. Esto dará una idea de la efectividad del procedimiento.

de 11 Glosario Área Generadora (propone): elabora y actualiza un procedimiento o instructivo de trabajo. Es la responsable de mantener la custodia del documento autorizado. Área Revisora (Conforme): de la que depende el área generadora. Cliente: personas físicas o morales, empresas, gobiernos, entre otros, que solicitan a CUVISAR los servicios que ofrecen. CUVISAR: Oficina de Transferencia de Conocimientos Documento controlado: Documento original o copia autorizada del original aprobado, llevando en ambos casos un sello color rojo con la leyenda Documento Controlado para su identificación, que al sufrir modificaciones es sustituido por la nueva revisión. Documento Normativo (NO): Son aquellos documentos internos y externos, que se tienen como normatividad de CUVISAR en su archivo, por ejemplo la constitución, leyes, reglamentos, políticas, lineamientos, normas, manuales, procedimientos, guías e instructivos, entre otros. Documento: Información escrita, impresa o en archivo electrónico de carácter formal relacionada con una actividad. El licenciamiento: Proveerle al sector privado acceso a un conocimiento a cambio de dinero. Entidades externas: Son aquellas instancias que sin ser Socios colaboran con CUVISAR en la transferencia de conocimientos, pueden ser organismos de gobierno reguladores como el IMPI, INDAUTOR, organismos financiadores, entre otros. Funcionario que autoriza: funcionario de PEP con la máxima autoridad en el ámbito de aplicación del procedimiento o instructivo de trabajo. Instructivo de trabajo: Documento normativo controlado que describe en forma detallada cómo realizar una actividad y en donde se relacionan el conjunto de tareas en forma secuencial y sistemática que deben seguirse para el desarrollo adecuado de la misma. La consultoría: Ofrecer al sector privado las habilidades y conocimientos de la comunidad académica para resolver problemas u oportunidades identificadas. OTC: Oficina de Transferencia de Conocimiento. Procedimiento Genérico: de aplicación general. Procedimiento o instructivo específico: de aplicación específica o de menor nivel jerárquico dentro de la estructura organizacional. Procedimiento: Documento normativo controlado que incluye un conjunto de actividades ordenadas de manera secuencial para precisar la forma sistemática de hacer un trabajo o proceso.

de 11 Socio: instancia generadora de conocimiento que colabora con CUVISAR en la transferencia de los mismos. Pueden ser Instituciones de Educación Superior o Centro de Investigación (públicas o privadas). Spin out/off (o nueva empresa independiente del centro): Creación de empresas con el objetivo de comercializar un conocimiento en donde los accionistas pueden ser la institución académica, la comunidad académica e inversionistas externos. Ventanilla única: punto de contacto inicial entre CUVISAR, sus Socios, sus Clientes, Entidades Externas y el Público en General. Representa el canal de comunicación primario para dar inicio a las actividades de generación de transferencia de conocimiento. Sus funciones incluyen el obtener y procesar los resultados de investigaciones con potencial de comercialización, responder inquietudes sobre los procedimientos concernientes a la consultoría o cualquier otra actividad de transferencia de conocimiento que realice la oficina. Asimismo, debe promover y fomentar la realización de actividades de transferencia de conocimiento entre la comunidad académica y científica. Es también el interlocutor de la OT con clientes potenciales, canalizar solicitudes a las autoridades relevantes, resolver dudas sobre los procedimientos a realizar para transferir conocimientos y promover los descubrimientos, conocimientos y capacidades de la comunidad académica y científica ante interesados potenciales. Esta se encuentra ubicada en la página web de CUVISAR.