PÁGINA 1 de 14 1. OBJETIVO Realizar el ingreso físico de los elementos a la Universidad Francisco de Paula Santander por los siguientes medios: FRIE, adquisiones, reposición, donación y asignación definitiva de bienes 2. ALCANCE Desde el registro e ingreso de elementos a la Universidad Francisco de Paula Santander hasta la entrega a las unidades y dependencias correspondientes. 3. RESPONSABLE. Es la responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento, además de recibir y verificar las facturas, elaborar y aprobar comprobantes y enviar la documentación. Auxiliar Administrativo. Envía y entrega elementos. Auxiliar de Inventario. Asigna códigos y elabora rótulos. Secretaria de Almacén e Inventarios. Organiza y archiva la información 4. DEFINICIONES 4.1 Asignación. decisión por la cual se determina que una cosa le corresponde a una persona. 4.2 Bienes averiados. Objeto que no está a disposición de prestar un servicio para el cual fue adquirido. 4.3 de entrada. Documento que soporta el ingreso de mercancías al almacén. 4.4 de salida. Este documenta y soporta los egresos o retiros de mercancías del área de almacén e inventarios. 4.5 Control. Direccionamiento de los objetivos inicialmente propuestos en la etapa de planeación. 4.6 Definitivo. Lo que se decide, resuelve o concluye. 4.7 Dependencia. Subordinación de una persona o cosa respecto de otra u otras, por las que está regida o alas que está sometida. 4.8 Donación. Es el acto que consiste en dar fondos u otros elementos materiales. 4.9 de consumo. Es la acción y efecto de consumir o gastar, bien sean productos, bienes o servicios. 4.10 Especificaciones. Determinación detallada de un objeto, individuo o cosa. 4.11 FRIE. Fondo rotatorio de investigación y extensión UFPS. 4.12 Kardex. software contable que sirve para realizar un registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en el almacén.
PÁGINA 2 de 14 4.13 Orden de. Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago. 4.14 Persona jurídica. Persona Jurídica es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta. 4.15 Persona natural.: Es toda estirpe de la especie humana. 4.16 Seguro: El seguro supone la transferencia de riesgos que trata de eliminar algunas de las consecuencias económicas negativas de los siniestros. 4.17 SIF. Sistema de información financiera. 4.18 Unidad de almacén. Unidad que almacena, custodia o despacha los bienes de consumo y devolutivos. 5. CONTENIDO COMPRADOS POR EL FRIE 1. 2. 3. RECIBIR LA FACTURA Y LOS ELEMENTOS Recibir del proveedor la factura y los elementos, teniendo en cuenta que los elementos cumplan con las especificaciones establecidas ELABORAR COMPROBANTE DE ENTRADA Elaborar comprobante de entrada de acuerdo a la ORDEN DE COMPRA y factura, una de las copias se adjunta a la cuenta de cobro para su respectivo pago y las otras dos se archivan en el FRIE y en almacén respectivamente ENVIAR DOCUMENTACIÓN Y SOPORTES REQUERIDOS Enviar al FRIE original del comprobante de entrada FRIE, factura original, copia de la ORDEN DE COMPRA, y copia de comprobante de salida FRIE COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Factura De Solicitados FO-GF-07 Orden De Factura De FO-GF-07 Orden De
PÁGINA 3 de 14 4. ROTULAR ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Rotular elementos devolutivos mirando el sistema individual de inventarios para observar el consecutivo que le corresponde al bien COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Profesional Universitario 5. ENVIAR ELEMENTOS DE HARDWARE Enviar elementos de Hardware a la División de Sistemas para su respectiva adecuación y control, bienes diferentes al anterior se envía a la dependencia correspondiente Auxiliar Administrativo Copia De Remisión Firmada 6. ENTREGAR LOS ELEMENTOS SOLICITADOS Entregar los elementos solicitados, mediante comprobante de salida FRIE COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Auxiliar Administrativo ENTRADA DE ELEMENTOS A ALMACEN POR ADQUISICIONES 1. 2. 3. RECIBIR LA ORDEN DE COMPRA Para el recibo de bienes en almacén proveniente de los proveedores, previamente el almacenista debe recibir de la vicerrectoría administrativa, la ORDEN DE COMPRA para verificación de los bienes. CONFRONTAR LA FACTURA DE COMPRA Y LA ORDEN DE COMPRA Confrontar la factura de compra y la ORDEN DE COMPRA, verificando su cumplimiento con los requisitos DEVOLVER UNA COPIA DE LA FACTURA FIRMADA CON EL RECIBIDO Devolver al proveedor una copia de la factura firmada con el recibido de lo contrario rechaza la entrega. FO-GF-07 Orden De Factura De FO-GF-07 Orden De Copia De Factura De Con El Recibido
PÁGINA 4 de 14 4. 5. 6. 7. ELABORAR UN ACTA DE RECIBO DE ENTREGA Si la ORDEN DE COMPRA, servicio o contrato incluye elementos con especificaciones técnicas, se requiriera la presencia de una persona idónea en el ramo que verifique las especificaciones de los bienes para elaborar un acta de recibo de entrega de bienes firmada por el proveedor o contratista, el almacenista y la persona idónea. ELABORAR EL COMPROBANTE DE ENTRADA POR COMPRAS Si la entrega es aceptada se elabora el comprobante de entrada por compras en original y dos copias para legalizar la entrada de los bienes. FIRMAR EL REPORTE DE COMPROBANTE DE ENTRADA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS Firmar el reporte impreso de comprobante de entrada de elementos de consumo o devolutivos de almacén, en original y dos copias. REALIZA EL CONTABLE EN EL KARDEX Con base en la copia del comprobante de entrada, se realiza el registro contable en el kardex para cada a uno de los elementos que ingresan a almacén. Personal técnico, Acta Registro Contable 8. ENVIAR DOCUMENTACIÓN Y SOPORTES REQUERIDOS Para el trámite de pago el almacenista envía a la unidad de tesorería la ORDEN DE COMPRA, el CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, factura y orden de entrada de almacén y recibo a satisfacción de la persona responsable del bien. FO-GF-07 Orden De FO-GF-02 Certificado De Disponibilidad Presupuestal Factura Orden De Entrada De Almacén Recibo De Satisfacción
PÁGINA 5 de 14 9. 10. 11. ASIGNAR EL DE INVENTARIO COLOCÁNDOLO A CADA ELEMENTO Para los bienes devolutivos se asigna el código por el sistema individual de inventarios a cada uno de los componentes del bien, (lo que nos indica que este forma parte de los activos propiedad, planta y equipo de la entidad) verificando sus características, naturaleza y uso. COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS ARCHIVAR LA DOCUMENTACIÓN Archivar la documentación de acuerdo a su consecutivo COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS ENVIAR INFORME DE ANÁLISIS Y MOVIMIENTO DE BIENES Enviar a unidad de contabilidad el informe boletín de análisis y movimiento de bienes y muebles en bodega Auxiliar de almacén e inventarios Secretaria de almacén e inventarios Informe INGRESO DE ELEMENTOS POR REPOSICION 1. 2. 3. IDENTIFICAR LOS BIENES FALTANTES Identificar los bienes faltantes. AUTORIZAR LA ENTRADA DE LOS BIENES POR REPOSICIÓN Autorizar mediante oficio la entrada de los bienes por reposición. VERIFICAR CARACTERÍSTICAS DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL BIEN Verificar características del cumplimiento de los requisitos del bien. Jefe dependencia Vicerrectora administrativa Datarsoft Datarsoft Factura De 4. RECIBIR LOS S PARA AUTORIZAR LA REPOSICIÓN DE LOS BIENES Recibir de Vicerrectoría Administrativa los documentos con los cuales se autoriza la reposición de los bienes. Vicerrectora administrativa Autorización De Bienes
PÁGINA 6 de 14 5. 6. 7. 8. 9. AUTORIZAR LA BAJA DE LOS BIENES EXTRAVIADOS O PERDIDOS Autorizar la baja de los bienes extraviados o perdidos. RECIBIR LOS BIENES EN REPOSICIÓN E INGRESAR LOS DATOS EN EL SIF Recibir los bienes en reposición e ingresar los datos en el SIF para su verificación. ELABORAR COMPROBANTE DE ENTRADA Elaborar comprobante de entrada original y copia de los elementos que ingresaron por reposición. REALIZAR EL CONTABLE Realizar el registro contable de los bienes que son dados de baja por reposición en el SIF. ARCHIVAR LA DOCUMENTACIÓN Archivar la documentación generada, para su soporte y control. Vicerrectora administrativa Secretaria Datarsoft Acta De Baja Factura De Autorización De Bienes INGRESO DE ELEMENTOS POR DONACIÓN 1. RECIBIR OFICIO DEL LISTADO DE ELEMENTOS QUE SE DESEAN DONAR Recibir oficio dirigido al rector, que especifica listado de elementos con sus características que se desean donar a la Universidad, debidamente firmado por la persona natural y/o jurídica que realiza el ofrecimiento. Secretaria Oficio
PÁGINA 7 de 14 2. 3. 4. 5. 6. RECIBIR Y VERIFICAR LOS ELEMENTOS DONADOS Recibir y verificar los elementos donados, para ello es necesario que estos presenten su respectiva factura; en caso de no existir factura se recomienda generar oficio que incluya el valor total del material donado y la relación de los mismos. REVISAR LISTADO DE ELEMENTOS Revisar listado de elementos, para verificar si estos corresponden a los que ingresaron físicamente a la universidad. ELABORAR COMPROBANTE DE ENTRADA Elaborar comprobante de entrada original y dos copias de los elementos que ingresaron por donación. REALIZAR EL CONTABLE EN EL SIF Realizar el registro contable en el SIF del almacén. ENVIAR S DE SOPORTE Enviar original del comprobante de entrada, acta de recibido, copia de ofrecimiento y copia de aceptación para soporte y archivo en la oficina de contabilidad. Recibido De Donados Listado De Registro Contable Acta De Recibido Copia De Ofrecimiento 7. ENTREGAR A LAS DEPENDENCIAS LOS RESPECTIVOS ELEMENTOS DONADOS Entregar a las dependencias los respectivos elementos donados COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Copia De Aceptación
PÁGINA 8 de 14 8. ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN Archivar copia del comprobante de entrada, acta de recibido, original de ofrecimiento y original de aceptación para soporte y control Copia Del Copia Acta De Recibido Ofrecimiento 9. GENERAR Y ENTREGAR CARTA DE AGRADECIMIENTO Y ACTA DE RECIBIDO DEL MATERIAL INGRESADO Generar y Entregar carta de agradecimiento y acta de recibido del material ingresado, las características, las condiciones en las que se reciben los elementos y los valores de los mismos; a la persona natural o jurídica que hizo la donación. Secretario - Rectora Aceptación Carta De Agradecimiento Acta De Recibido ASIGNACIÓN DEFINITIVA DE BIENES 1. 2. 3. CONSULTAR EL ARCHIVO Consultar el archivo temporal de inventarios ASIGNAR EL A CADA UNO DE LOS COMPONENTES DEL BIEN Asignar el código por el sistema individual de inventarios a cada uno de los componentes del bien, verificando sus características, naturaleza y uso. ELABORAR EL ROTULO Y ADHERIR AL BIEN SOLICITADO Elaborar el rotulo respectivo mirando el sistema individual de inventarios para observar el consecutivo que le correspondería al bien y se adhiere al bien solicitado por la dependencia COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Profesional universitario de inventarios Profesional universitario de inventarios Auxiliar de inventarios SIF SIF
PÁGINA 9 de 14 4. TRASLADAR A LA DEPENDENCIA ASIGNADA Trasladar a la dependencia a la cual ha sido asignado el bien COMPROBANTE DE SALIDA DE ELEMENTOS Auxiliar de almacén 6.FLUJOGRAMA COMPRADOS POR EL FRIE INICIO 1. Recibir la factura y los elementos 2. Elaborar comprobante de entrada FO-GF-07 Orden de 3. Enviar documentación y soportes requeridos FO-GF-07 Orden de de salida de elementos 4. Rotular elementos devolutivos de salida de elementos 5. Enviar elementos de hardware 6. Entregar los elementos solicitados de salida de elementos FIN
PÁGINA 10 de 14 ENTRADA DE ELEMENTOS A ALMACEN POR ADQUISICIONES INICIO 1. Recibir la orden de compra FO-GF-07 Orden de 2. Confrontar la factura de compra y la orden de compra FO-GF-07 Orden de 3. Devolver una copia de la factura firmada con el recibido NO FIN A SI 4. Elaborar un acta de recibo de entrega de salida de elementos 10. Archivar la documentación 11. Enviar informe de análisis y movimiento de bienes 5. Elaborar el comprobante de entrada por compras FIN 6. Firmar el reporte de comprobante de entrada de elementos de consumo o devolutivos 7. Realizar el registro contable en el kardex 8. Enviar documentación y soportes requerequeridos FO-GF-07 Orden de FO-GF-02 Certificado de Disponibilidad presupuestal 9. Asignar el código de inventario colocándolo a cada elemento de salida de elementos A
PÁGINA 11 de 14 INGRESO DE ELEMENTOS POR REPOSICION INICIO A 1. Identificar los bienes faltantes 6. Recibir los bienes en reposición e ingresar los datos en el SIF 2. Autorizar la entrada de los bienes por reposición 3. Verificar características del cumplimiento de los requisitos del bien 7. Elaborar comprobante de entrada 8. Realizar el registro contable 4. Recibir los documentos para autorizar la reposición de los bienes 9. Archivar la documentación 5. Autorizar la baja de los bienes extraviados o perdidos FIN A INGRESO DE ELEMENTOS POR DONACION INICIO A 1. Recibir oficio del listado de elementos que se desean donar 2. Recibir y verificar los elementos donados de salida de elementos 6. Enviar documentos de soporte 7. Entregar a las dependencias los respectivos elementos donados 3. Revisar el listado de elementos 8. Archivar documentación 4. Elaborar comprobante de entrada 9. Generar y entregar carta de agradecimiento y acta de recibido del material ingresado 5. Realizar el registro contable en el SIF FIN A
PÁGINA 12 de 14 ASIGNACIÓN DEFINITIVA DE BIENES INICIO 1. Consultar el archivo 2. Asignar el código a cada uno de los componentes del bien 3. Elaborar el rótulo y adherir al bien solicitado 4. Trasladar a la dependencia asignada de salida de elementos de salida de elementos FIN
PÁGINA 13 de 14 7. S DE REFERENCIA TIPO CODIGO NOMBRE Aceptación Acta Libre Acta de baja Acta de recibido Autorización de bienes Carta de agradecimiento FO-GF-02 Certificado de disponibilidad presupuestal Libre de entrada de salida elementos Datarsoft INTERNO Informe Libre Listado de elementos Oficio Ofrecimiento FO-GF-07 Orden De Orden de entrada de almacén Recibido de elementos donados Libre Recibo de satisfacción Registro contable Remisión firmada SIF EXTERNO Libre Factura de compra
PÁGINA 14 de 14 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 Se modificó por cambio de encabezado y ajuste de contenido teniendo en cuenta los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000:2014 02 Se modificó por cambio de encabezado teniendo en cuenta el acuerdo 014 del 24 de Febrero del 2017 que ajusta lo referido a la imagen corporativa de la Universidad como requisito a lo exigido en la resolución 12220 del 20 de Junio del 2016 emitida por el Ministerio de Educación Nacional. FECHA RESPONSABLE APROBACIÓN 12/12/2016 Líder de Calidad 03/04/2017 Líder de Calidad