NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Documentos de Gestión

NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Documentos de Gestión Introducción...2 Tipos de documentos...2 Datos de Cabecera...3 Nuevo Documento... 3 Modificar Documento... 4 Añadir, modificar y eliminar Artículos...5 Procesar un nuevo Documento de Gestión...5 Procesar un Pedido de Ventas... 6 Procesar un Pedido de Compras... 7 Procesar un Albarán (de compras o ventas)... 9 Procesar una Factura (de compras o ventas)...10 Trazabilidad de los documentos...11 Modelos de Impresión de Documentos de Gestión...11

Introducción 2 Documentos de Gestión Introducción El sistema de gestión del SIT debe permitir el "reflejo" inmediato de cualquier incidencia que se produzca en el período en el que una operación está abierta: desde que se emite un presupuesto o se publica una tarifa de precios, hasta que se efectúa un cobro o pago. Por ello, es aconsejable que se utilicen todas las fases del proceso que se consideran en este módulo. El SIT basa su trabajo de gestión en: 1. Planificación de un presupuesto, basado en precios de coste actualizados o en una tarifa de precios fija. 2. Aprobación del presupuesto mediante la generación de un Pedido de Cliente. 3. Prestación de servicios, producción y/o entregas de materiales mediante la generación de uno o múltiples albaranes desde el pedido del cliente. 4. Facturación del albarán o albaranes según las normas de facturación de la empresa. 5. Ejecución del cobro de las facturas. El proceso de compras funciona exactamente de la misma manera, siempre y cuando la empresa tenga un sistema de compras que no está relacionado directamente con el de ventas. Es decir, la empresa compra para mantener un stock de artículos. En el caso en el que la empresa compre o subcontrate servicios para cada una de las operaciones de venta, el proceso de venta anteriormente descrito puede tener la siguiente derivación: 1. Desde el pedido del cliente se generan los pedidos a los proveedores. 2. Recepción de servicios y materiales mediante la generación de uno o múltiples albaranes desde el pedido al proveedor. 3. Facturación del albarán o albaranes de compras según las normas de facturación del proveedor (el usuario reproduce con el SIT lo que el proveedor ha hecho en su sistema de gestión). 4. Ejecución del pago de los vencimientos. La generación de un documento a partir del anterior produce un efecto general: El documento anterior cambia su estatus de "Pendiente" a "Procesado" o una terminología adaptada a cada caso, pero similar a la anterior. Si el procesamiento del documento es parcial, éste puede tomar el estatus "Parcialmente procesado" o similar. El documento generado adquiere un estatus de "Pendiente". Tipos de documentos [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN] 1. Presupuesto de venta/compra: documento que refleja una intención de compra / venta. Puede aceptarse en su totalidad o parcialmente, lo que quiere decir que a partir de un presupuesto podemos generar uno o más pedidos. 2. Pedido: es un presupuesto aprobado. Justifica la aceptación del presupuesto y la justificación para la realización de cualquier trabajo, servicio, preparación de material, preparación de compras, etc.

Datos de Cabecera 3 Un Pedido puede ser terminado totalmente o en partes, lo que quiere decir que podremos generar entregas parciales de cada uno de los pedidos, convirtiéndose en Albaranes. 3. Albarán: refleja el momento de la compra / venta, la producción o de la prestación de un servicio. Deja constancia de la entrega de una mercancía o de un servicio realizado. También podrá ejecutar un movimiento de entrada o salida en almacén. El Albarán justifica y registra que el servicio se ha cumplido o el material se ha entregado. De un sólo pedido podremos obtener múltiples entregas en distintos periodos. Además, realizaremos los movimientos de almacén en el momento justo en que se producen. Cada uno de los albaranes podrá ser convertido en Facturas de forma individual, o bien puede acumular entregas de un pedido para facturar en bloque todos los albaranes procedentes del mismo pedido. 4. Factura: documento que se debe cotejar con el albarán, con el fin de hacerla efectiva. Se persigue el objetivo de que los responsables de cada departamento (comercial, compras, almacén o técnico, y contable) generen los respectivos documentos en el SIT. De esta forma, al contable le será fácil cotejar una factura con un albarán creado a través de la misma aplicación. Cuando tenemos un determinado documento de gestión abierto, se puede convertir en otro documento haciendo clic en el botón inferior, con el nombre del documento al que se puede convertir. De esta forma, pasamos de un presupuesto a pedido (una vez aceptado el presupuesto), de un pedido a albarán (cuando el pedido sale o entra en almacén) y de un albarán a factura (cuando se pasa al cobro o se efectúa el pago). Para los servicios ofrecidos desde el S.A.T., el SIT genera los siguientes documentos: 1. Solicitud de reparación (equivale al Presupuesto de Venta). 2. Orden de reparación (equivale al Pedido). Datos de Cabecera Nuevo Documento [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / FACTURA : NUEVO] Cuando va a crear un nuevo documento de gestión cumplimentará, en primer lugar, los datos de la parte superior o cabecera. Para moverse de un campo a otro, le recomendamos utilizar la tecla "Tabulador". Ejemplo de la cabecera de un presupuesto de ventas. Los principales datos que deberá cumplimentar son:

Datos de Cabecera 4 Número de registro: este número es correlativo y el SIT le irá proponiendo uno nuevo por cada documento. No obstante, si introduce una cifra superior, el SIT continuará la numeración de nuevos documentos a partir del último número introducido. Cliente / Proveedor: está formado por dos campos. El primero corresponde al número de cuenta del cliente o proveedor mientras que el segundo corresponde con su descripción. Si conoce todo o parte del nombre, escríbalo en el segundo campo y a continuación pulse la tecla "tabulador". Si quiere que el SIT le muestre un listado con todas las cuentas, escriba en cualquiera de los dos campos un signo "?". IMPORTANTE: si una vez introducida una cuenta quiere cambiarla, debe pulsar la tecla "mayúsculas" y sin soltarla, clic en el botón "Cliente" o "Proveedor". Si sólo pulsa uno de estos botones, se abre la ventana de modificación de la cuenta introducida. Contacto: es la persona o departamento a la que va a dirigir este documento. Si el contacto tiene una dirección distinta de la dirección de la Entidad o Cuenta, la dirección de envío corresponderá a la dirección del contacto. Proyecto: sólo si quiere asignar su documento a un Proyecto Analítico. Previamente deberá dar de alta sus proyectos en [CONTABILIDAD : ANALÍTICA : PLAN DE CUENTAS : NUEVO]. Estado: se modifica automáticamente por el SIT. No obstante, el usuario puede seleccionar determinados estados del documento. Medio de Pago: puede seleccionar uno de la lista. Por defecto, el SIT selecciona el medio de pago de la cuenta de cliente o proveedor introducido previamente. Actividad: por defecto, el SIT selecciona la actividad de la Entidad de la cuenta de cliente o proveedor introducida previamente. Tipo IRPF: puede seleccionar uno de la lista. Por defecto, el SIT muestra la opción que previamente haya seleccionado en la cuenta de cliente o proveedor. Tarifa: para modificar este dato, debe hacer clic en "Cliente" o "Proveedor" para que se abra la ventana de modificar cuenta, y a continuación ir a la pestaña "Gestión". Modificar Documento [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / FACTURA : Modificar documento (doble clic)]. Para modificar la cabecera de un documento ya introducido en el SIT, debe tener en cuenta lo siguiente: Cambie su tipo de usuario en [GENERALES : USUARIOS : modificar su usuario]. Seleccione en "Tipo de usuario" una de las siguientes opciones: "Supervisor", "Contable" o "Vendedor". Por último, ir al documento de gestión cuya cabecera quiere modificar, y haga clic en el botón "Herramientas", opción "modificar cabecera": Botón "herramientas" Seleccione o modifique los datos en la cabecera del documento.

Añadir, modificar y eliminar Artículos 5 IMPORTANTE: Recuerde que se ha introducido la opción de modificar cabecera con el fin de evitar cambios no autorizados a otros usuarios. Añadir, modificar y eliminar Artículos [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / FACTURA : NUEVO / MODIFICAR]. Una vez ha cumplimentado los datos de la cabecera del documento de gestión, el siguiente paso es incorporar artículos a su documento. Una vez ha incluido los artículos, puede modificarlos o eliminarlos del documento. Para añadir artículos a un documento de gestión deberá hacer clic en "+". Para eliminar artículos previamente añadidos, hacer clic en "- ". Para modificar un artículo, deberá hacer doble clic en la línea del artículo. Por último, puede modificar el orden de sus artículos dentro del documento seleccionando con un clic la línea del artículo. Hacer clic en la flecha arriba o abajo para desplazar el artículo: Ventana de Artículos. Botones para añadir, eliminar, ver trazabilidad y modificar el orden de los Artículos. Procesar un nuevo Documento de Gestión Como hemos visto en "Tipos de Documentos", cada documento tiene una función muy específica dentro de la gestión de la empresa. La creación y supervisión de los distintos documentos puede ser realizada por personas diferentes, o bien por la misma, pero dentro de fases claramente diferenciadas (comercial, producción- logística, administrativa y contable). Lo ideal es que un proceso de compra o venta comience siempre por un "Presupuesto". Una vez se han introducido todos los datos que lo conforman, quedará a la espera de que el cliente o la propia empresa si se trata de compras decidan aceptar dicho presupuesto y crear su "Pedido". Por lo tanto, un usuario procesa un nuevo documento de gestión cada vez que decide crear un nuevo documento partiendo del anterior.

Procesar un nuevo Documento de Gestión 6 Procesar un Pedido de Ventas Esta labor la realizará un usuario del departamento comercial. El objetivo es informar a producción o logística de que un presupuesto ha sido aceptado. Para crear un Pedido a partir de un presupuesto, ejecute estos pasos: 1. Ir a [GESTIÓN : DOCS DE GESTIÓN : VENTAS : PRESUPUESTOS] y modificar el Presupuesto sobre el que se quiere crear el Pedido. Recuerde que sólo puede modificar presupuestos cuyo estado sean "Pendiente" o "Parcialmente aceptado". 2. A continuación, clic en el botón "Pedido C(liente)" que se encuentra en la parte inferior del Presupuesto: 3. El SIT le muestra la ventana "Datos de la operación":

Procesar un nuevo Documento de Gestión 7 Puede modificar la fecha o bien poner la del día de hoy (haciendo clic en el botón "Fecha"). En "Identificación del Cliente / Proveedor", puede escribir información sobre este documento que le facilite su cliente o proveedor. Por último, tiene la opción de imprimir el Pedido que se va a crear, generar un Plan de Trabajo (sólo usuarios con el módulo de Fabricación) o heredar "Observaciones" que haya escrito en su presupuesto. 4. Confirme. El SIT le mostrará la ventana de "Entrada Parcial": Esta ventana le permitirá especificar qué cantidad de cada artículo va a incorporar en el nuevo pedido. Si confirma, se incluirán todos los artículos con sus cantidades especificados en el Presupuesto. No obstante, puede pulsar la tecla "Tabulador" y modificar las cantidades a "Procesar" (es decir, a introducir en el Pedido que se va a crear). 5. Confirme para generar el nuevo Pedido. Para poder visualizarlo, sólo tiene que ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : PEDIDOS]. Tiene más información sobre Pedidos en el manual de TeleGEST. Procesar un Pedido de Compras Puede crear un pedido de compras desde un presupuesto de compras o desde un pedido de ventas. En ambos casos, modificar el documento y hacer clic en el botón "Pedido P".

Procesar un nuevo Documento de Gestión 8 Si procesa el pedido de compras desde un pedido de ventas, se mostrará en primer lugar la siguiente ventana: Ventana "Datos de la operación". En el campo "Proveedor" debe indicar la cuenta del proveedor. Recuerde que en el primer campo se introduce el código y en el segundo la descripción. Puede teclear un "?" si quiere buscar en la lista de proveedores. Siga los pasos 3 a 5 indicados en el apartado "Procesar un Pedido de Ventas". También puede procesar un pedido de compras seleccionando en [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : PEDIDOS] varios pedidos a la vez (pulsando las teclas CMD/CTRL o Mayúsculas y clic en los pedidos de ventas a procesar), cuyas compras se realizarán al mismo proveedor (en un único pedido). A continuación, haga clic en el botón "Procesos" y seleccione "Procesos automáticos". El SIT le mostrará la siguiente ventana: La opción "Generar Pedidos a Proveedores en Exclusiva" se utiliza cuando ha seleccionado un único proveedor en un único artículo de su lista de artículos [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : modificar Artículo : pestaña PRECIOS/CUENTA]. Si selecciona "Generar Pedidos a Proveedores consignados en pedidos de clientes", deberá haber indicado en los pedidos (dentro de cada artículo) cuál va a ser su proveedor. Tiene más información sobre Pedidos en el manual de TeleGEST.

Procesar un nuevo Documento de Gestión 9 Procesar un Albarán (de compras o ventas) Esta labor la realizará un usuario de producción o logística. El objetivo es informar de que un bien o servicio ha sido producido o entregado y se puede facturar. Para crear un albarán, deberá ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PEDIDO : MODIFICAR]. A continuación, clic en el botón "Albarán". El SIT le mostrará una de las siguientes ventana: Ventana para procesar un albarán de compras. Ventana para procesar un albarán de ventas. Elija las opciones que le interesen y confirme. Siga los pasos 3 a 5 indicados en el apartado "Procesar un Pedido de Ventas". Tiene más información sobre Albaranes en el manual de TeleGEST.

Procesar un nuevo Documento de Gestión 10 Procesar una Factura (de compras o ventas) Esta labor la realizará un usuario de administración o contabilidad. El objetivo es generar la factura de ventas y sus vencimientos, o realizar el pago de una factura de compras. Para crear un albarán, deberá ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : ALBARÁN : MODIFICAR]. A continuación, clic en el botón "Factura". El SIT le mostrará una de estas ventanas: Ventana para procesar una factura de compras. Ventana para procesar una factura de ventas. Seleccione la serie y marque las opciones que correspondan. Confirme. Otro método consiste en seleccionar varios albaranes a la vez en [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : ALBARÁN]: Haga clic en el botón "Procesos" y seleccione "Procesos automáticos". El SIT le mostrará la siguiente ventana:

Trazabilidad de los documentos 11 Las facturas se procesan de forma automática. Tiene más información sobre Facturas en el manual de TeleGEST. Trazabilidad de los documentos El SIT le permite conocer la trazabilidad de todos los documentos que ha ido procesando. De esta manera, es fácil saber, por ejemplo, qué presupuesto, pedido o albarán (de compras o ventas), corresponde a un determinado artículo de una factura de ventas. Además le permitirá abrir la ventana de Existencias, que le ofrecerá información muy útil sobre las existencias del artículo seleccionado, así como otros datos de gran utilidad (deberá tener previamente activada la preferencia "ventana de información de existencias" en [GENERALES : USUARIOS : pestaña PREFERENCIAS]). Para conocer la trazabilidad, modificar un documento de gestión, seleccionar un artículo y clic en el botón "trazabilidad" que se encuentra en la parte derecha de esta ventana. Botón de trazabilidad. Modelos de Impresión de Documentos de Gestión [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : Seleccionar Documento (un clic) : Botón Imprimir]. El SIT pone a disposición de sus clientes un servicio de personalización del modelo de Documento Comercial (presupuesto, pedido, albarán y factura). Cualquier cliente puede solicitar a Telegestión Informática un presupuesto de diseño de un determinado modelo adaptado a sus necesidades. Una vez aceptado, se elabora y se integra en el SIT, junto al resto de modelos, para que también estén a disposición de otros usuarios. Los usuarios deben tener en cuenta que el SIT es un programa universal, donde cualquier modificación o mejora que se publica en cada nueva versión está siempre a disposición de todas aquellas empresas o personas que cuenten con un Contrato de Mantenimiento. Por esta razón, el SIT dispone de un modelo de Documento Comercial, el modelo TG, además de otros modelos que durante estos años han sido solicitados por nuestros clientes y que se pueden seleccionar desde la ventana de diálogo de impresión de cada uno de los documentos, o elegir su modelo "por defecto" en [GENERALES : EMPRESAS : pestaña GESTIÓN : Modelo de Factura].

Modelos de Impresión de Documentos de Gestión 12 Cualquier cliente puede solicitar, bajo presupuesto, nuevos modelos de documentos así como cualquier mejora de la aplicación. Una vez publicada la mejora en cada nueva versión del SIT, sólo el usuario que en su momento contrató la mejora puede solicitar cambios sobre su modelo.