REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL INSTITUTO DE TRANSPORTE Y VIALIDAD DEL ESTADO BARINAS (INTRAVIAL) Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Administración Pública. Identificación. Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL) Tipo y denominación de la Actuación. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO-04-11-2016. Alcance. La Actuación Fiscal se orientó en la evaluación de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado del Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL), correspondiente al ejercicio económico financiero 2015, a través de una muestra selectiva del 30% aplicando el método de muestreo estadístico y sistemático de los ingresos y gastos relacionados con el personal.
Objetivos de la Actuación Objetivo General Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado del Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL), correspondiente al ejercicio económico financiero 2015. Objetivos Específicos Comprobar la legalidad, sinceridad y transparencia de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, implantados por el Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL). Verificar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con los pagos efectuados por concepto de nóminas, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales, primas y demás beneficios socio económicos, al personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado, implantados por el Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL). Constatar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, implantados para realizar las retenciones y aportes de ley que correspondan, así como verificar si fue enterado en su debido momento ante el organismo correspondiente, por el Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL).
Características Generales del ente evaluado. Creación El Instituto de Transporte y Vialidad del Estado Barinas (INTRAVIAL), fue creado a través de la Ley de Reforma y Unificación del Régimen Previsto en la Ley según la cual el Estado Barinas asume la Conservación, Administración y Mantenimiento de las Carreteras Interestatales y en la Ley por la cual el Estado Barinas asume la Administración y Mantenimiento de los Puertos y Aeropuertos Públicos de Uso Comercial Ubicados en su Territorio (INTRAVIAL), publicada en Gaceta Oficial del Estado Barinas N 62-97 de fecha 29-07-1997; Su objetivo principal es garantizar la operatividad y optimización de todo el sistema vial, de transporte, así como, la administración y mantenimiento de los puertos y aeropuertos públicos del estado, mediante el diseño, ejecución y control de obras civiles de alta calidad y costo razonable, mediante un proceso que integre las expectativas públicas y privadas, ampliando su ámbito de competencia y manteniendo el régimen de continuidad administrativa en todas las órdenes y para todos los efectos legales. Naturaleza Jurídica. El Instituto de Transporte y Vialidad del Estado Barinas (INTRAVIAL), es un instituto autónomo, con personalidad jurídica y patrimonio propio distinto e independiente del fisco estadal. La competencia, organización y funcionamiento del Instituto y de sus dependencias se regirá por la Ley de Reforma y Unificación del Régimen Previsto en la Ley según la cual el Estado Barinas asume la Conservación, Administración y Mantenimiento de las Carreteras Interestatales y en la Ley por la cual el Estado Barinas asume la Administración y Mantenimiento de los Puertos y Aeropuertos Públicos de Uso Comercial Ubicados en su Territorio (INTRAVIAL) y por los reglamentos respectivos, así mismo, se enmarcaran dentro de las previsiones de la Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencia de Competencias del Poder Público, de la Ley de Transito Terrestre, Ley de Aviación Civil y sus Reglamentos.
Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se constató que el Instituto no cuenta con un Manual de Normas, Funciones y Procedimientos en materia de personal, que regule los procedimientos y actividades realizadas para la selección, ingreso y el gasto de personal del ente; asimismo no cuenta con un Manual Descriptivo de Clases de Cargos que permita administrar el sistema de personal y evidenciar la segregación de funciones en las operaciones efectuadas por el ente. Dentro del Plan Operativo Anual (POA) 2015 realizado por la Gerencia de Recursos Humanos, se observó como única acción específica, la asignación y control de los recursos para la remuneración de los trabajadores; estableciendo como meta la Elaboración de Trescientas (300) nóminas y omitiendo metas y actividades que conforman la parte medular de esta gerencia. Se evidenció que el Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas, cuenta con una Relación de Asignación de Cargos; la cual no puede considerarse como el Registro de Asignación de Cargos, en virtud de que no cumple con los elementos establecidos por la normativa legal que rige la materia. Se evidenció que el Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas, no estableció los Tabuladores de Sueldos y Salarios durante el ejercicio económico financiero evaluado. Omisión de la siguiente documentación en los expedientes de personal: partida de nacimiento de los hijos del trabajador, actas de matrimonio o relación estable de hecho, constancias de estudios original de los hijos, actas de diferimiento de vacaciones, fotocopias de los cursos realizados por el trabajador debidamente certificados por la Gerencia de Recursos Humanos, Constancia del Registro de Trabajadores en el Seguro Social, Declaración Jurada de Patrimonio, relación de sueldos, estados de cuenta de prestación de antigüedad actualizado, copia del RIF actualizado; así mismo no se encuentran en orden cronológico y foliados. El Instituto no realizó las evaluaciones de desempeño al personal durante el ejercicio económico financiero 2015.
En revisión efectuada a las ordenes de pago Nros 132 y 873 de fechas 17-03- 2015 y 10-09-2015, respectivamente, por concepto de Bono Vacacional del personal de Alto Nivel y Dirección se determinó el pago de días superiores a lo indicado en la Ley que rige la materia. En revisión efectuada a las ordenes de pago Nros 1219 y 1220 ambas de fecha 04-12-2015, por concepto de Nomina de Aguinaldos del personal de Alto Nivel y Dirección se determinó el pago de días superiores a lo indicado en la Ley que rige la materia. En la revisión de las nóminas de sueldos del personal Empleado, Obrero y de Alto Nivel y de Dirección se evidenció que el calculo de las retenciones efectuadas por concepto de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) y Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.) se realizó en base al salario básico del trabajador y no en base al salario normal mensual, como lo establece la ley que rige la materia; asimismo, se determino que durante el ejercicio económico financiero 2015 no se actualizaron ante el I.V.S.S. oportunamente los sueldos, los ingresos y cese de personal. No se evidenciaron pagos al Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH) correspondientes a los aportes patronales y retenciones efectuadas al personal por concepto de Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda. El Instituto no realizó las retenciones correspondientes al Impuesto Sobre la Renta sobre los sueldos, salarios y otras remuneraciones a los funcionarios que mediante estimación fueran a exceder las mil unidades tributarias (1.000 U.T.) durante el ejercicio económico financiero 2015. En revisión realizada a los reportes bancarios de la cuenta corriente N 0175-04169-20-070954627 del Banco Bicentenario correspondiente a los Fondos de Terceros, no se observaron los ingresos mensuales de las retenciones y los aportes patronales contemplados en la ley realizados a los trabajadores durante el ejercicio económico financiero 2015, sin embargo, los pagos por este concepto fueron realizados a través de la cuenta Nº 0163-0333-04-3332000019 del Banco del Tesoro correspondiente a Gastos de Funcionamiento.
Conclusiones Del análisis efectuado en las observaciones expuestas en el presente informe en relación con la evaluación de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado y contratado del Instituto de Transporte y Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL), correspondiente al ejercicio económico financiero 2015, se detectaron las siguientes debilidades: el Instituto no cuenta con un el Manual de Normas, Funciones y Procedimientos en materia de personal ni con el Manual Descriptivo de Clases de Cargos, el Plan Operativo Anual realizado por la Gerencia de Recursos Humanos omitió metas y actividades medulares de esta gerencia, no poseen un Registro de Asignación de Cargos, no se estableció el Tabulador de Sueldos y Salarios vigente para el ejercicio fiscal auditado, omisión de documentación en los expedientes del personal, se omitieron las evaluaciones de desempeño al personal, se pagaron días superiores a lo indicado en la Ley que rige la materia por concepto de Bono Vacacional y Bonificación de Fin de Año para el personal de Alto Nivel y Dirección, las retenciones de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) y Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.) se realizaron en base al salario básico del trabajador, no se evidenciaron pagos al Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH) durante el ejercicio económico financiero evaluado, no efectuaron las retenciones correspondientes al Impuesto Sobre la Renta sobre los sueldos, salarios y otras remuneraciones a los funcionarios que sus ingresos superaran las (1000 UT), no se observaron los ingresos mensuales de las retenciones y los aportes patronales contemplados en ley, en la cuenta corriente N 0175-04169-20-070954627 del Banco Bicentenario (Fondos de Terceros). Recomendaciones. La Gerencia de Recursos Humanos conjuntamente con la máxima autoridad deben realizar las diligencias pertinentes para la elaboración y aprobación del Manual de Normas, Funciones y Procedimientos en materia de personal, que regule los procedimientos y actividades realizadas para la selección, ingreso y el
gasto de personal, así como el Manual Descriptivo de Clase de Cargos, como herramienta para la administración y clasificación de los cargos que conforman la estructura organizativa del Instituto, a fin de mantener una clara definición de los cargos existentes que permitan visualizar las atribuciones, actividades, funciones, responsabilidades y obligaciones especificas del personal, y presentarlos ante la máxima autoridad para su aprobación. La Gerencia de Recursos Humanos debe garantizar que durante la elaboración y formulación de las metas para el Plan Operativo Anual (POA), se planifiquen e incluyan las actividades en base a los procesos medulares que ejecuta esta Gerencia, considerando las actividades que se desarrollan durante la ejecución del mismo tomando en cuenta la vinculación que se tiene con el presupuesto a solicitar y cumpliendo de esta forma con los principios de eficacia, eficiencia y economía, de manera tal que cumpla con se tenga una planificación integral que incluya todos los subsistemas en el área de personal. La Gerencia de Recursos Humanos del Instituto, debe realizar el Registro de Asignación de Cargos cumpliendo con todos los elementos establecidos en la norma, con el fin de calcular de manera efectiva, exacta, oportuna y precisa los cómputos para el requerimiento presupuestario para el gasto de personal del instituto. La Gerencia de Recursos Humanos, debe elaborar un Tabulador de Sueldos y Salarios para los trabajadores del instituto, a fin de que los egresos por concepto de sueldos y salarios cuenten con una normativa legal debidamente aprobada por la máxima autoridad y que sirva como herramienta para el control y seguimiento del presupuesto en materia de recursos humanos en cada escala de sueldo y salarios. La Gerencia de Recursos Humanos debe implementar mecanismos de control interno que garanticen el efectivo cumplimiento del manual para formar expedientes del personal activo del Instituto de Vialidad del estado Barinas (INTRAVIAL), con el fin de que los expedientes del personal, se conformen con los documentos suficientes, necesarios y pertinentes que demuestren la situación personal y laboral de los trabajadores, y de esta forma darle mayor legalidad y sinceridad a las erogaciones realizadas por concepto de primas y bonificaciones realizadas por el instituto.
La máxima autoridad conjuntamente con los responsables de la Gerencia de Recursos Humanos, deben establecer e implementar la Evaluación de Desempeño del personal, lo que permite conocer las debilidades y fortalezas de cada funcionario y funcionaria en el desarrollo de sus labores, así como crear políticas internas que vayan en función de programas de capacitación, desarrollo, promoción y ascensos. La Gerencia de Recursos Humanos debe aplicar las normativas legal aplicable a fin de regular el establecimiento del pago del bono vacacional y de bonificación de fin de año para el personal de alto nivel, en atención al principio de legalidad, con el fin de garantizar la salvaguarda del patrimonio público del instituto. La Gerencia de Recursos Humanos debe implementar mecanismos de control interno que garanticen una supervisión continua de las bases de cálculo utilizadas en la elaboración de las nóminas, a fin de que se realicen los cálculos de las retenciones y aportes de S.S.O de conformidad con la normativa legal vigente; aunado a ello debe mantener actualizada la base de datos correspondiente con los incrementos salariales, inscripción del personal de nuevo ingreso, así como el cese del mismo, en el portal del I.V.S.S., de manera que puedan conciliar y no existan discrepancias entre el monto retenido y el monto que se debe enterar, cumpliendo con los principios de legalidad, sinceridad y transparencia en el manejo de los recursos en materia de personal. Las Gerencias de Recursos Humanos y de Administración y Finanzas, deben realizar las gestiones pertinentes a fin de solicitar los recursos necesarios para honrar los compromisos pendientes por concepto de Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda, así como, implementar mecanismos de control y seguimiento en la gestión administrativa para mantener actualizados los pasivos laborales a los aportes patronales y retenciones efectuadas al personal por este concepto y enterarlo de manera oportuna. La Gerencia de Recursos Humanos del Instituto debe implementar la aplicación de la planilla de Agente de Retención de Impuestos (AR-I) para verificar el porcentaje de retención que se deba aplicar al personal de conformidad con la norma cuando superen las unidades tributarias establecidas, de manera que el
estado pueda percibir estos tributos que pueden ser utilizados en beneficio de la colectividad. La Gerencia de Administración y Finanzas, debe realizar los traslados correspondientes de las retenciones y aportes patronales contemplados en la ley, realizados a los trabajadores para ser enterados de manera oportuna desde la cuenta bancaria designada para los Fondos de Terceros, garantizando los principios de legalidad, sinceridad y transparencia en el manejo de los recursos públicos. WC/JA/BV/LC