I N S T R U C T I V O SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO INTRODUCCIÓN La tarea de elaborar el Instructivo se considera como una función necesaria para mantener informado al personal de la U.C.S.G, cuyo fin es de proporcionar una guía para el cumplimiento, a través del SIU, de las tareas relacionadas las solicitudes de orden de pago, se ha creado este instructivo, donde se muestra las pantallas y las rutas que debe de seguir el usuario dentro del SIU para poder solicitar OBJETIVOS Establecer de manera clara los pasos a seguir por los usuarios con respecto a este tema. Visualizar cuales son las pantallas que intervienen dentro de este proceso, de tal manera que la guía que proporciona el mismo despeje cualquier duda al usuario y pueda cumplir con la actividad asignada. USOS Y APLICABILIDAD Las pantallas que se muestran en este instructivo, aparecerán de manera ordenada, siempre anteponiendo la ruta para poder ingresar a la pantalla principal dentro de la cual se realizará la transacción correspondiente a la misma. Cabe mencionar que el instructivo está dirigido específicamente al área de Pago. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 1
1. INGRESO DE FACTURA PROVEEDOR RUTA: Coa/Documentos soporte/facturas sin orden de compra Antes de realizar una solicitud de orden de pago, se debe registrar la factura del proveedor Una vez que la factura del proveedor es entregada en la unidad solicitante y revisada de conformidad con disposiciones internas y del SRI, se procede a realizar su ingreso en el SIU. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 2
En el primer bloque de la pantalla encontraremos una primera sección denominada Documentos y una segunda llamada Datos. 1 1 Tipo Documento.- Seleccionar (de la lista desplegable) el tipo de documento que se va a ingresar. Para ello, se debe presionar con el cursor en la flecha junto a cada opción de menú (1); para el ejemplo se ha elegido factura que es el que más utilizamos dentro de esta opción. No. Documento.- Se coloca el número de la factura del proveedor. Unidad.- Identificamos la unidad en la que está ubicado el departamento al cual pertenece la orden. Puede ser 1 (facultades), 2 (administración) o 3 (investigación) Subunidad.- La subunidad que está solicitando el pago de dicha(s) factura(s). Periodo.- Es el periodo contable que está transcurriendo, éste sale por defecto. Persona.- Que se selecciona de una lista desplegable una vez que se presiona la flecha. Aparecerá el RUC y el nombre de la razón social del proveedor. Fecha de emisión.- Es la fecha de emisión de la factura. Valido hasta.- Fecha máxima de validez de la factura. Aut. Imprenta.- El número de autorización que el SRI concedió a la imprenta (información se obtiene de la factura). Aut. Contribuy.- El número de autorización que el SRI asignó al proveedor (información que se obtiene de la factura) Cabe indicar que para que el proveedor aparezca en la base de datos, debió haber sido registrado previamente en la Unidad de Adquisiciones. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 3
En el segundo bloque vamos a encontrar el detalle, el cual está dividido en dos grupos de columnas, la primera que es estática con tres opciones y la segunda parte que tiene una barra que al ser desplazada irá mostrando el resto de opciones con la cual está formada la misma. Primera parte Segunda parte 2 3 4 Primera parte: Cantidad.- Se registra las unidades físicas del bien recibido, si se trata de un servicio se ingresará el número 1. Descripción.- detalle del servicio o bien recibido. Valor Unitario.- el valor por cada bien o por el servicio recibido. Segunda parte Para ver el resto de campos a ingresar es necesario con el mouse desplazar hacia la derecha la barra de herramientas (2) % Dcto.- el porcentaje de descuento que nos brinda dicho proveedor. Valor Dscto.- Este sale automáticamente según su cálculo. Otros Dscto.- algún otro valor que vaya incluido en dicha factura INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 4
ICE e IVA.- Se da un click en el cuadro de control en el caso de que el ítem de la factura ocasione un impuesto de consumo especial (ICE) o un impuesto al valor agregado (IVA). Valor con IVA.- Saldrá automáticamente el valor más el IVA del ítem ingresado. Unidad.- Sale por defecto, proviene de la información registrada en el primer bloque. Subunidad.- Al igual que la unidad sale por defecto. Continuando con la segunda parte, a través del desplazamiento de la barra, se debe ingresar más información relacionada con: Tipo de presupuesto.- En esta opción se selecciona de la base de datos el presupuesto general o autofinanciado previamente aprobados en la Dirección Financiera. Presupuesto.- Según el presupuesto seleccionado aparecerán las opciones: si es el presupuesto general será uno solo, pero en el caso de que sea autofinanciado, se deberá elegir cuyos fondos van a ser afectados con la solicitud. Luego de llenar el detalle en la parte inferior de la pantalla encontraremos dos opciones (3) Impuestos y (4) comprobante: (3) Al presionar esta opción tendremos la siguiente pantalla: El primer bloque de esta pantalla se refiera a criterios del proveedor. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 5
Actividad Económica.- Es la actividad a la que se dedica el proveedor o el dueño de la factura, al elegir esta opción nos presenta la siguiente pantalla: Seleccionamos del listado la actividad que corresponda y damos información vaya al campo anterior. para que la Tipo de Persona.- Según como está identificado dentro del servicio de rentas internas, al escoger esta opción nos presenta la siguiente pantalla: Escogemos la actividad del listado que nos presenta en esta ventana y damos que la información vaya al campo anterior. para Según la información ingresada en el primer bloque (criterios) saldrá la información en el segundo bloque: INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 6
5 6 7 En este caso tenemos dos opciones disponibles que salieron por los criterios seleccionados anteriormente, para que la factura sea afectada por alguno de ellos debemos marcarlos uno a uno en el cuadro de control (5) ubicado al final de cada línea; una vez realizado este paso procedemos a escoger con el cursor la opción (6) Regresar si se quiere conservar las líneas escogidas o (7) Cancelar si se desea regresar sin conservar ningún cambio. (4) Al escoger esta opción saldrá la siguiente ventana: 8 Esta es una ventana en donde saldrá la información y los valores del comprobante de retención a emitirse; todos los campos vienen por defecto según la alimentación realizada anteriormente; de encontrarse alguna inconsistencia se deberá revisar bien la información que se ingresó, pero si está correcto escogemos la opción (8) Regresar y está listo para ser grabada. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 7
Regresamos a la pantalla inicial con toda la información confirmada. Escogemos la opción y con esto la información de la factura queda ingresada en el SIU y está lista para realizar la solicitud de orden de pago. Una vez grabada la información, aparecerá un mensaje indicando que la Transacción se completó satisfactoriamente. Finalmente se presiona Aceptar. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 8
2. INGRESO DE SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO RUTA: Solicitudes de pago/ingreso de solicitudes de pago/ Solic. De pago sin orden de compra Una vez que la o las facturas han sido ingresadas procedemos a ingresar la solicitud de orden de pago. Escogemos la ruta antes mencionada y entramos a la siguiente pantalla 1 2 3 INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 1
Esta pantalla cuenta de tres bloques: (1) Solicitud de Pago, (2) Facturas y (3) Detalle de Solicitud. Sale por defecto Que es Unidad Pagadora? No. Solicitud.- Este campo se actualiza automáticamente luego de grabar la solicitud. Periodo Cont.- El periodo contable que transcurre. Unidad.- La Unidad a la cual pertenece, esto es 1 (facultades), 2 (administración) ó 3 (investigación) Subunidad.- La dependencia que origina la solicitud. Fecha.- El sistema actualiza UNIDAD PAGADORA Unidad y Subunidad.- igual que lo registrado anteriormente. 4 En este bloque se debe ingresar a la opción (4) adicionar facturas para escoger la o las facturas por las cuales se hará la solicitud de orden de pago previamente ingresada y nos presentará la siguiente pantalla. 5 INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 2
Saldrán todas las facturas ingresadas que aún no han sido afectadas por una solicitud de orden de pago, se registra un visto en el cuadro de control y se procede a presionar aceptar (5). 7 6 Una vez seleccionada la o las facturas, en la parte inferior saldrán el nombre del beneficiario de la misma (6); luego de verificar, procedemos a buscar el código de la partida a la cual va afectar dicho documento (7). Esta ventana nos mostrará las partidas dependiendo la Unidad del usuario, de aquí se seleccionará la partida que debe ser afectada. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 3
Con la barra de desplazamiento procedemos a revisar el detalle de la partida (8) que se va afectar y procedemos a dar una vez elegida la partida. 8 Verificación del detalle de la partida INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 4
Luego de presionar la información elegida saldrá en la pantalla principal. En esta pantalla al nivel del detalle de la solicitud, podemos distinguir dos sectores en los cuales encontraremos información sobre la factura que elegimos. Sector 1 Sector 2 INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 5
En el sector 1 encontraremos los siguientes campos: RUC.- El registro del titular de la factura escogida Factura.- Casillero en donde irá el número de la factura Ítem.- Es el número del ítem de dicha factura Descripción ítem.- Saldrá el detalle del ítem facturado Valor ítem.- el valor facturado. En el sector 2 encontraremos los siguientes campos: Utilizando la barra de desplazamiento podemos ir observando los diferentes campos de este sector: Cod.Part.- Que es donde saldrá el código de la partida escogida Descripción de Partida.- Detalle de la razón por la que se genera el pago (previamente ingresada de forma estandarizada) Cuenta contable.- Este dato sale automáticamente según la partida. Cuenta presupuestaria.- Al igual que el código contable saldrá de manera automática dependiendo de la partida escogida. Descripción de la cuenta.- Detalle contable según la cuenta contable afectada (información ingresada en la Unidad de Contabilidad). INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 6
Valor Presup.- En este campo se mostrará el valor presupuestado de la partida elegida. Valor a Pagar.- Mostrará el valor de la factura escogida Nota.- Cabe recalcar que el valor de factura no debe exceder el valor de lo presupuestado, de lo contrario no se podría grabar el respectivo registro. A continuación procedemos a colocar la información de los documentos que se adjuntarán en la solicitud de pago. 9 Para esto procedemos a escoger la opción de Doc. Adjuntos (9) en donde ingresaremos las características de la factura o alguna documentación adicional que sustenta el pago. Se presiona aceptar y se regresa a la pantalla anterior. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 7
Luego de haber actualizado los datos que llevará adjunto la solicitud se procede a ir a la opción Descripción (10). 10 En esta opción colocaremos una descripción mas detallada de la solicitud de pago como el ejemplo que está a continuación, y luego de ingresada se presiona aceptar. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 8
A continuación procedemos a registrar el financiamiento del pago (11). 9 11 Al escoger la opción de Financiamiento (11) nos mostrará la siguiente pantalla En donde se ingresará la información de los siguientes campos: Porc.- En donde se colocará el porcentaje del valor a cancelar (en caso de que el pago deba ser fraccionado, de lo contrario se coloca el 100%). Días.- Los días que el proveedor ofrece por la venta o prestación de servicios Fecha.- La fecha actual de la transacción Forma de Pago.- Le forma como se realizará el pago Valor.- Aparece el monto a cancelar según el porcentaje del pago INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 9
En el ejemplo que a continuación observaremos, podemos apreciar que se va hacer un solo pago del total, es decir el 100% de la deuda con la forma de pago de Cheque. En la parte inferior izquierda saldrá la información del total del porcentaje que debe sumar 100 y el total del valor que será la suma de todos los pagos. Luego de revisar lo ingresado procedemos a grabar la información con la opción de Aceptar o Cancelar si no desea grabar dicha información por cualquier motivo que existiese. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 10
Una vez actualizada y revisada la información procedemos a Grabar con lo cual se guardará el registro y se realizará automáticamente la impresión del documento En dicho documento se deberá registrar las siguientes firmas: Elaborado por.- El nombre del usuario que realizo la transacción Revisado por.- El Director de la Unidad Autorizado por.- En este caso el Decano por tratarse de servicios de Honorarios Docentes. INSTRUCTIVO FINANCIERO: SOLICITUD DE ORDEN DE PAGO actualizado al 29/07/2010 Página 11