LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA F692(11)14 TÍTULO: MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES. FECHA DE VIGENCIA: 26 de mayor de 2004 FECHA ÚLTIMA REVISIÓN: PREPARADO: REVISADO: LIC. AURORA DE BARSALLO SECC. DE CUENTAS CORRIENTES LIC. JOSÉ L. REYES L. ANALISTA SRA. LOURDES TRELLES JAÉN JEFA LIC. ADOLFO J. HERRERA DEPTO. DE CONTABILIDAD APROBADO: DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS AUTORIZADO: LIC. YARIELA MALO PÉREZ DIRECCIÓN DE FINANZAS PROF. MARÍA RAMÍREZ DE GARCÍA DIRECCIÓN GENERAL A. OBJETIVO Llevar un registro diario del movimiento de cada Billetero respecto a sus asignaciones, devoluciones y cancelaciones. B. FUNDAMENTO DE DERECHO Decreto de Gabinete N. 224 de 16 de julio de 1969 Orgánico de la Lotería Nacional de Beneficencia. C. ORIGEN Este proceso tiene su origen en la Sección de Cuentas Corrientes del Departamento de Contabilidad, de la Dirección de Finanzas.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 2 D. FUNCIONES GENERALES - Llevar un registro, sistematizado, de cada Billetero con relación a las asignaciones, devoluciones y pago de los Sorteos Dominicales, Intermedios, Extraordinarios y Gordito del Zodíaco. - Verificar el balance diario de las cancelaciones y distribución de billetes y chances. Comparar el total global con el cajero de la Sección de Entrega y los del Departamento de Tesorería. - Confeccionar un listado de morosidad de los Billeteros. - Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por el superior jerárquico.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 3 E. ORGANIZACIÓN DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES DIRECCIÓN GENERAL SUB DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES F. PROCEDIMIENTO DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES EN LA OFICINA PRINCIPAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 4 Verificaciones de las operaciones originadas en las unidades relacionadas con el Ciclo de Billeteros. Las labores de la Sección de Cuentas Corrientes comprenden las verificaciones de las operaciones originadas en las unidades administrativas que constituyen el Ciclo de Billeteros, es decir, las Secciones de Entrega, Devolución y el Departamento de Tesorería. Una vez ejecutadas las verificaciones antes indicadas proceden a realizar el Balance Diario del Sorteo para cotejar las cifras obtenidas según los comprobantes fuentes de las operaciones, contra las cifras emitidas por el Sistema Computarizado. 1. ENTREGA DE BILLETES Y CHANCES Verificación diaria de las entregas realizadas de Sorteos Tradicionales (Dominical e Intermedio): Se procede a verificar las cifras consignadas en el Listado de Asignación Entrega por Ventanilla contra el Comprobante Asignación del Sorteo por Billetero (TABULADO) formulario ASIG8P95. Terminada la verificación, el funcionario que realizó la operación, firma el formulario Listado de Asignación Entregada. Una vez realizada la verificación anterior se procede a cotejar las cifras totales obtenidas por ventanilla, contra el Listado de Asignación Entregada Global por ventanilla. Observación: En la ventanilla N. 23, se realizan las correcciones en la Sección de Entrega. Se procede a cotejar el resumen de las entregas realizadas que se presentan en el Listado de Asignación Entregada, contra el comprobante F209(94)5 RV.2, Detalle de la Distribución y Costo de Impresión de Billetes y Chances, realizando las operaciones aritméticas respectivas para determinar los valores consignados en dicho comprobante.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 5 Finalmente se realiza la distribución de la forma Detalle de la Distribución y Costo de Impresión de Billetes y Chances F 209(94)5 RV.2 de la siguiente manera: - Original al Departamento de Contabilidad con los Listados originales de la Asignación de Entrega. - Copia de la forma y de los Listados se archivan en la Sección de Cuentas Corrientes. - Copia de la forma se remite a la Sección de Entrega. Verificación diaria de las entregas realizadas de Sorteos Gordito del Zodíaco. Se procede a verificar los datos (Nombre, N. de Cédula, Asignación) consignados en el Listado de Entrega por Ventanilla, identificado como VLA88ZE, contra el comprobante Orden de Asignación de Bóveda F539(94)12 y el Tabulado de entrega del Gordito del Zodíaco. Una vez verificado, se suma la cantidad de Billetes y Chances que presenta el Tabulado, y el total obtenido se multiplica por B/. 0.90 por fracción de billetes y B/. 4.50 por hoja de chances, para obtener el valor neto de los Billetes y Chances entregados. Se suma el total de valor neto obtenido de Billetes y Chances entregado, y se compara con el total que presenta el Listado de Entrega VLA88ZE. Observación: En la ventanilla N. 18, se realizan las correcciones en la Sección de Entrega, y en la N. 14, el cargo de la Oficina Principal (Cartera). 2. VERIFICACIÓN DE LA DEVOLUCIÓN Los días Lunes y Jueves se procede a verificar las devoluciones de Billetes y Chances. El listado de Movimiento de Devolución CXC0801 que refleja las devoluciones de Billetes y Chances por Cajero, se verifica contra la boleta de Devolución de Billetes y Chances F103(95)3 por Billetero.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 6 Terminado el proceso antes mencionado, se verifica que el total global de movimiento de devolución por cajero, coincida con el total presentado en el formulario CXC0801. Luego se confecciona el formulario Control de Fracciones Devueltas F621(74)8, y se distribuye de la siguiente forma: - (1)Original para la Sección de Cuentas Corrientes, con los documentos fuentes. - (1)Original para el Departamento de Contabilidad. - (2)Original para la Sección de Devolución. 3. VERIFICACIÓN DE PAGOS RECIBIDOS Balancear diariamente los pagos que reciben los Cajeros por Sorteo, sumando los recibos Comprobante de Pago F23(75)3 que confecciona el Departamento de Tesorería y el comprobante de Devolución y Cancelación F698(95)13 (Multiscam). Al día siguiente se verifican los pagos recibidos por Sorteo, los cuales se coteja con los datos que refleja la forma Comprobante de Pago F23(75)3, o Comprobante de Devolución y Cancelación (Multiscam), Número de Sorteo, Nombre del Billetero y el Valor Pagado contra Listado de Pagos por Cajero. Reporte de Ajustes Realizados: (Resumen por Sorteo) este documento se confecciona diariamente para detectar (en caso que se realicen) las correcciones y ajustes en el Sistema, devoluciones de Crédito de Billeteros y diferencia de la Multiscan, faltante de Cajeros de la Sección de Entrega y de Clasificación de Asignación. 4. BALANCE POR SORTEO Realizadas las verificaciones antes señaladas, se procede a cotejar las cifras obtenidas contra el Listado Balance por Sorteo (CXCB0804), para determinar si la cifra del sistema está correcta, y si tiene diferencia se realizan los ajustes respectivos.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 7 Posteriormente, el Listado Balance por Sorteo es firmado por la Sección de Cuentas Corrientes, como constancia de toda operación realizada en el día y se distribuye de la siguiente forma: - Original para el Departamento de Contabilidad. - Copia para la Sección de Cuentas Corrientes. 5. INFORME REPORTE DE CANCELACIONES Y MOROSIDAD Terminado el período de cancelación del Sorteo Dominical los días martes, el Intermedio los viernes y el Gordito del Zodíaco los lunes, se procede a confeccionar el informe titulado Reporte de Cancelaciones y Morosidad del Sorteo, en donde se refleja la siguiente información: Total de Billetes y Chances (distribuidos). Total de Billetes y Chances (devueltos). Total de Billetes y Chances (vendidos). Cancelaciones recibidas. Saldo de Cuentas por Cobrar (morosos). Saldo de las Cuentas por Cobrar según listado. Diferencia por Multiscam. 6. INFORME REPORTE DE CANCELACIONES DE MOROSIDAD Confeccionado el informe antes mencionado, se elabora el informe Reporte de Cancelaciones por Morosidad por Sorteo, en el cual se consigna los pagos que los Billeteros morosos ejecutan contra las morosidades presentadas, llevando un control del balance de las cuentas por cobrar contra la morosidad según listado. Este informe es firmado por el (la) Jefe (a) del Departamento de Tesorería y el (la) Jefe (a) de la Sección de Cuentas Corrientes, como constancia de la operación realizada en el día. 7. INFORME RESUMEN DE CUENTAS POR COBRAR POR SORTEO Al finalizar el mes se confecciona un informe en el cual se refleja el resumen de las Cuentas por Cobrar por Sorteo, con el fin de conciliar las cifras obtenidas por sorteo con el Departamento de Contabilidad.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 8 8. ARCHIVO DE LOS LISTADOS BALANCE DE SORTEOS VERIFICADOS Los listados Balance de Sorteo (CXCB0804) expedidos diariamente, original y copia, se verifican y luego se archivan por sorteo en carpetas especiales, el original en la Sección de Cuentas Corrientes y copia para el Departamento de Contabilidad, de tal forma que facilite las tareas de control y auditoría. 9. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN FUENTE La documentación fuente de las transacciones que originaron las entregas de las asignaciones de los Billeteros, los pagos recibidos y la devolución de los Billeteros, se archivan en carpetas y se custodian en cajetas especiales en la Sección de Archivos Generales (Archivo Semi Activo). La documentación de los Sorteos Dominicales e Intermedios se archivan en carpetas según el día que se ejecutaron, la cual contiene solamente los documentos que se originaron en el día. Desde que se inicia la operación de entrega de Billetes y Chances, todos los documentos de los sorteos Extraordinarios y Gordito del Zodíaco se archivan en carpetas. Las cajetas que se utilizan para el custodio de los documentos, contienen la siguiente información debidamente archivadas en carpetas: Original de la forma Comprobante de Pago F23(75)3 o del Comprobante de Devolución y Cancelación F698(95)13. Original del Detalle del Dinero Entregado por el Billetero F197(75)32 RV2. Tabulado Asignación del Sorteo. Copia rosada del Comprobante de Pago F23(75)3 o del Comprobante de Devolución y Cancelación F698(95)13. Original de la forma Devolución de Billetes y Chances F103(95)3. Listado de Devolución CXC0801.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 9 10. CONTROL INTERNO ADICIONAL Se seguirá con el registro manual, del AUXILIAR DE BILLETEROS MOROSOS, como control interno adicional. En este auxiliar se registra el Nombre del Billetero, Número del Billetero, en la columna de Débito y Saldo el valor de la morosidad presentada. Cuando el Billetero realiza su pago, se registra la fecha completa, número de la ventanilla donde efectúo el pago, en la columna Crédito se registra el valor pagado y en la columna de Saldo el remanente del saldo moroso, menos lo pagado. Además de los saldos morosos, en dicho auxiliar se consignan los créditos que se presentan en el sorteo por Billetero y la diferencia originada por redondeo de decimales. G. PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE CRÉDITOS DE BILLETEROS Y DIFERENCIAS DE REDONDEO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO Fundamentados en los Comprobantes Diarios, confeccionados por el recibo de cheques en concepto de Devolución de Créditos de Billeteros y Eliminación de las Diferencias de Multiscam, Cuentas Corrientes y Contabilidad de las Direcciones Provinciales, Agencias y Oficina Principal, realizarán los registros manuales y computarizados, eliminando dichos créditos y diferencias en los Libros Auxiliares. Pasado un período, por ejemplo un mes, en base a los registros manuales antes indicados en las Direcciones Provinciales, Agencias y Oficina Principal (Contabilidad y Cuentas Corrientes), presentarán a la Dirección de Finanzas un informe de los registros contables realizados en concepto de devolución de créditos a Billeteros y diferencias por redondeo, para solicitar que se apruebe acceso al sistema para realizar las eliminaciones ejecutadas contablemente, indicando el día que programa realizar la operación. La Dirección de Finanzas fundamentada en el informe de las Direcciones Provinciales, Agencias, Oficina Principal, solicita a la Dirección de Informática que se le conceda el día señalado, acceso de ajuste en el sistema al Director Provincial, Agente o al Jefe del Departamento de Contabilidad de la Oficina Principal.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 10 La Dirección de Informática otorga acceso de ajuste para el día señalado a la Unidad Administrativa respectiva y en presencia del Auditor Interno se ejecutan las eliminaciones en el sistema de los créditos y las diferencias por redondeo presentadas en el memorado enviado a la Dirección de Finanzas. Terminada la operación se le informa a la Dirección de Informática para que se proceda a bloquear el acceso para ajuste en el sistema. Finalmente, la unidad administrativa que realizó la operación de eliminación de créditos y diferencias por redondeo en el sistema, remite al Departamento de Contabilidad de la Oficina Principal, con copia a la Dirección de Finanzas y Auditoría Interna, el informe de lo actuado con la documentación fuente para su respectiva verificación con nuestros registros contables. Observación: Se mantiene como medida de control interno, la asignación de clave de acceso al sistema de Cuentas Corrientes. H. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE CRÉDITOS AL BILLETERO A partir del día 27 de agosto de 2003, se procede a eliminar la aplicación de Créditos que generan los Billeteros en sus cancelaciones, dentro del Sistema. Los mismos se harán por medio de solicitud escrita para confeccionar cheques. I. RESUMEN DE LAS OPERACIONES DIARIAS EN LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES DE LA OFICINA PRINCIPAL Verificar las entregas de Billetes y Chances realizadas el día anterior en la Sección de Entrega. Verificar los pagos recibidos el día anterior, contra los Listados de Pagos. Verificar las devoluciones de Billetes y Chances al día siguiente de celebrado el sorteo. Balancear el listado de Balance de Sorteo con los datos verificados en concepto de entrega de Billetes y Chances, pagos diarios recibidos y devolución.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 11 Si se realizan pagos de morosidad, confeccionar el informe Reporte de Cancelaciones de Morosidad, para actualizar las Cuentas por Cobrar. Registrar en el Auxiliar de Morosidad el pago de la morosidad recibida. Confeccionar el Informe de Reporte de Cancelaciones y Morosidad del Sorteo, después de terminado el período establecido para cancelar el sorteo. Terminado el período establecido para cancelar el sorteo, remitir a la Sección de Control de Billeteros, el Listado de Saldo de Billeteros Solo Panamá, notificando los Billeteros que quedaron morosos, para su desactivación. Registrar en el Auxiliar de Morosidad, los Billeteros que presentan morosidad y créditos. Balancear por Cajeros, los pagos recibidos en el día. Al finalizar el mes, se confecciona el informe Resumen de Cuentas por Cobrar por Sorteo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE CUENTAS CORRIENTES PÁG. 12 J. RÉGIMEN DE FORMULARIOS Control de Fracciones Devueltas Reporte de Cancelación y Morosidad de Sorteos Tradicionales Reporte de Cancelación y Morosidad de Sorteo Gordito del Zodíaco Reporte de Cancelaciones de Morosidad de Sorteos Tradicionales Reporte de Cancelaciones de Morosidad de Sorteo Gordito del Zodíaco F621(74)8 F928(74)10 F929(74)11 F930(74)12 F931(74)13