MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE LOGISTICA Madre de Dios 2010 APROBADO ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA: Fecha : / / Fecha : / /
CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.1 Estructura Orgánica: La Unidad de Logística es la unidad orgánica de apoyo encargada de lograr los recursos materiales y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad requerida por los usuarios internos, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y funcionales del Hospital; esta a cargo de un jefe quien es designado por el Director Ejecutivo y depende de la Oficina de Administración. La Unidad de Logística tiene la siguiente estructura orgánica: - - Área de Programación y Adquisiciones - - Área de Información de Bienes - - Área de Control Patrimonial - a) Área de Programación y Adquisiciones es la encargada de la planificación, dirección, coordinación y supervisión de actividades especializadas en el Sistema de Abastecimiento respecto a las actividades de Programación y Adquisiciones. b) Área de Información de Bienes es la encargada de la planificación, dirección, coordinación y supervisión de actividades especializadas en el registro, almacenamiento y distribución de los bienes e insumos institucionales. c) Área de Control Patrimonial es la encargada de la planificación, dirección, coordinación y supervisión de actividades especializadas en el Sistema de Abastecimiento respecto a las actividades de custodia, ubicación y control de los bienes patrimoniales y del activo fijo.
CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.3 Organigrama Estructural DIRECCIÓN EJECUTIVA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE LOGISTICA
CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.3 Organigrama Funcional UNIDAD DE LOGÍSTICA Supervisor Programa Sectorial I SECRETARIA Secretaria II Ley Nro. 1057 AREA DE ADQUISICIONES Y PROGRAMACION AREA DE ALMACEN AREA CONTROL PATRIMONIAL Especialista Administrativo III Técnico Administrativo III Técnico Administrativo III Técnico Administrativo II Técnico Administrativo II
CAPITULO VI. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) OFICINA DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE LOGÍSTICA CARGO CLASIFICADO : (2) Nro. DE SPERVISOR PROGRAMA SECTORIAL I CARGO CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) 454-3-48-4-1 (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) 041 1. FUNCIÓN BÁSICA La planificación, conducción, coordinación, supervisión y control de la ejecución de los Procesos Técnicos, inherentes al Sistema de Abastecimiento en la provisión de bienes y servicios para el Hospital. 2. RELACIONES 1.1 Internas: - De dependencia: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones ante el Director de Sistema Administrativo I (Director de Administración). - De Autoridad: Tiene mando directo sobre los demás cargos de la Unidad de Logística. - De Coordinación: Con los jefes de las oficinas y unidades orgánicas de la institución. 1.2 Externas: - De Coordinación: Por delegación con las diferentes Gerencias del Gobierno Regional Madre de Dios, Oficinas de la Dirección Regional de Salud y la Sede Central del Ministerio de Salud. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1 De Representación: Representa a la Unidad ante las diferentes instancias. 3.2 De Organización: Organizar y dirigir el funcionamiento de la unidad a su cargo para el logro de los objetivos y metas trazadas. 3.3 Suscribir convenios y contratos según facultades delegadas. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Dirigir, organizar, coordinar, supervisar, evaluar y controlar las actividades de los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento a nivel del Hospital. 4.2. Dirigir la formulación del Plan Operativo de la Unidad de Logística, así como su aplicación, evaluación y actualización. 4.3. Dirigir la formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la institución, así como su aplicación, evaluación y actualización. 4.4. Participar en la formulación del presupuesto de Bienes y Servicios con los jefes de las aéreas a su cargo, considerando las necesidades reales presentados y la estadística de consumo de cada unidad, Departamentos y Servicios del Hospital. 4.5. Determinar los Lineamientos de Política del Sistema de Abastecimiento en el Hospital. 4.6. Proponer y adecuar normas y directivas, afín de optimizar el desarrollo del Plan Operativo y las necesidades administrativas, técnicas y/o políticas. 4.7. Asesorar al Director Ejecutivo, Director Administrativo, a los Directores y personal del Hospital, en el campo de su competencia. 4.8. Participar, integrar y asesorar los Comités y Comisiones que sea de su competencia y los designados por el Director Ejecutivo del Hospital. 4.9. Realizar reuniones técnicas con los Jefes de Unidades, Departamentos y/o Servicios, con la finalidad de intercambiar ideas y solucionar problemas para optimizar el Sistema, adecuando los instrumentos o instrucciones haciéndolo más simples, integrados y eficaces. 4.10. Otras funciones que le asigne el Director de la Oficina de Administración.
5. REQUISITOS MÍNIMOS 5.1 Educación Título Profesional de Contador, Administrador, Economista u otras carreras afines. Maestría en administración del Sistema de Abastecimiento. Especialización en Gestión en Administración Pública. Alternativa: Bachiller Universitario que incluya estudios relacionados al área. Instrucción secundaria completa con más de 5 años de experiencia en la Administración Pública en labores técnico administrativo de sistemas administrativos. 5.2 Experiencia Experiencia mínimo de 03 años en actividades de los sistemas administrativos de Abastecimiento, Contabilidad, así como en los procesos organizacionales de planeamiento y financiamiento. Amplia experiencia en conducción de personal. 5.3 Capacidad, Habilidades y Actitudes De liderazgo, para el logro de los objetivos institucionales. Habilidad para trabajar bajo presión. De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás.
FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) OFICINA DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE LOGÍSTICA CARGO CLASIFICADO : (2) ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) 454-3-48-5-3 Nro. DE CARGO (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) 042 1. FUNCION BÁSICA Ejecución y coordinación y supervisión de actividades especializadas en el Sistema de Abastecimiento respecto a las actividades de Programación y Adquisiciones. Supervisar la labor del personal del área a su cargo. 2. RELACIONES 2.1 Internas: De Dependencia: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones ante el Supervisor de Programa Sectorial I (Jefe de Unidad). De Autoridad: Tiene mando directo sobre los cargos de su área. De Coordinación: Con los jefes de las unidades orgánicas de la entidad. 2.2 Externas: De Coordinación: Con las entidades públicas en asuntos inherentes a sus funciones. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO 3.1 De Representación: Representa a la Unidad por delegación de funciones. 3.2 De Organización: Organizar y dirigir el funcionamiento de su área para el logro de los objetivos institucionales. 3.3 De control y supervisión de las actividades afín a su cargo. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Consolidar los cuadros de necesidades anuales presentadas por las unidades orgánicas de la dependencia. 4.2 Elaborar y evaluar los procesos técnicos de programación y adquisiciones cumpliendo con la ley de presupuesto y ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su reglamento. 4.3 Elaborar el ante proyecto del presupuesto de bienes y servicios de la entidad. 4.4 Dar conformidad a las solicitudes de cotizaciones para adquisición con su cuadro comparativo. 4.5 Participar en la apertura de sobres cerrados de los proveedores, conteniendo cotizaciones. 4.6 Supervisar las órdenes de compra guía de internamiento, órdenes de servicio, planillas, etc. con su correspondiente registro por programa y/o fuente de financiamiento. 4.7 Aplicar métodos y procedimientos que permitan una oportuna gestión de los procesos técnicos de adquisiciones. 4.8 Realizar la obtención de bienes y servicios de acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. 4.9 Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato.
5. REQUISITOS MÍNIMOS 5.1 Educación Título Profesional Universitario en Administración, Economía, Contabilidad u otras carreras afines. Maestría en administración de recursos de materiales. ALTERNATIVA: Bachiller universitario en un programa académico que incluya estudios relacionados con la especialidad. 5.2 Experiencia Experiencia mínimo de 03 años en labores relacionadas al cargo. Amplia experiencia en conducción de Personal. 5.3 Capacidad, Habilidad y Actitudes : De liderazgo para el logro de los objetivos institucionales. De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás. Habilidad para trabajar bajo presión.
FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) OFICINA DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE LOGÍSTICA CARGO CLASIFICADO : (2) TÉCNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) 454-3-48-6-3 Nro. DE CARGO (3) 2 CODIGO CORRELATIVO (4) 043-044 1. FUNCIÓN BÁSICA Responsable de las actividades de ejecución y coordinación de los procesos técnicos del Sistema de Abastecimientos en los aspectos de Programación y Adquisiciones de Bienes y Servicios. 2. RELACIONES 2.1 Internas: De Dependencia: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones ante el Especialista Administrativo III (Jefe de Área). De Autoridad: No tiene mando sobre ningún cargo. De Coordinación: Con los jefes de las unidades orgánicas de la entidad. 2.2 Externas: De Coordinación: Con instituciones públicas y privadas para el cumplimiento de sus actividades y/o funciones solicitados. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO - De Organización: Participar en la organización y el funcionamiento de la Unidad al cual pertenece. - De Ejecución de las actividades de su competencia. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Organizar y desarrollar actividades relacionadas con los procesos técnicos del sub Sistema de Información de Bienes del Sistema de Abastecimiento del Hospital y por Encargos. 4.2 Recopilar información para la formulación de la Programación de Bienes y Servicios. 4.3 Intervenir en la formulación de la programación, ejecución y Reprogramación del Plan Anual de Adquisiciones. 4.4 Programar y/o reprogramar los cuadros de necesidades de Bienes y Servicios. 4.5 Tener actualizado los precios y/o costos referenciales. 4.6 Realizar la evaluación del gasto de la programación de Bienes y Servicios de la Dirección del Hospital y por Encargos. 4.7 Participar en la evaluación trimestral de cumplimiento de los proveedores. 4.8 Participar en la depuración, actualización y codificación de los bienes y servicios. 4.9 Apoyar en las actividades de supervisión de existencia de bienes del Almacén General y Especializado. 4.10 Realizar tareas de apoyo en el estudio, investigación y procesamiento de datos. 4.11 Otras funciones que le asigne el Jefe del Área de Programación. 5. REQUISITOS MINIMOS 5.1 Educación Título de Instituto Superior Tecnológico con especialidad afín al cargo. Especialización en Contabilidad, Administración, Computación e Informática y otras áreas afines. ALTERNATIVA: Educación secundaria completa con experiencia mínima de 03 años en actividades técnico administrativo contable.
5.2 Experiencia Experiencia mínima de 01 año en actividades Técnico Administrativo Contables y/o Logísticos. 5.3 Capacidad, Habilidad y Actitudes De Liderazgo para el logro de los objetivos institucionales. Habilidad para trabajar bajo presión De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás.
FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) OFICINA DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE LOGÍSTICA CARGO CLASIFICADO : (2) TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) 454-3-48-6-2 Nro. DE CARGO (3) 2 CODIGO CORRELATIVO (4) 045-046 1. FUNCION BÁSICA Realizar actividades de ejecución y coordinación de los procesos técnicos del Sistema de Abastecimientos en los aspectos de Adquisiciones y Contrataciones del Estado. 2. RELACIONES 2.1 Internas: De Dependencia: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones ante el Especialista Administrativo III (Jefe de Área). De Autoridad: No tiene mando directo sobre ningún cargo. De Coordinación: Con los jefes de las unidades orgánicas de la institución. 2.2 Externas: De Coordinación: Con las entidades públicas y privadas para el cumplimiento de sus actividades. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO - Participar en la organización y funcionamiento de su área para el logro de sus objetivos. - De ejecución de las actividades afín a su cargo. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Apoyar en la formulación del Plan de Trabajo del Área de su competencia. 4.2 Disponer el cumplimiento de la ejecución del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones en concordancia con el cronograma de actividades determinadas a nivel de la Dirección del Hospital. 4.3 Ejecutar los procesos de Selección de Adquisiciones, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto, Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y demás normas vigentes. 4.4 Responsable de la elaboración de órdenes de compra y/o servicio de acuerdo a lo establecido en el cuadro comparativo de cotizaciones u otorgamiento de la buena pro. 4.5 Coordinar con el Jefe del Área de Programación lo relacionado con el catálogo y la programación de los bienes y servicios; así como el comportamiento de los proveedores con los cuales comercializan. 4.6 Formular contratos para las adquisiciones que lo requieran. 4.7 Remitir información relacionada a Contrataciones y Adquisiciones del Estado, de acuerdo a Directivas emitidas por Contraloría y CONSUCODE. 4.8 Otras funciones que le asigne el Jefe del Área de Programación y Adquisiciones 5. REQUISITOS MINIMOS 5.1 Educación Título de Instituto Superior Tecnológico con especialidad afín al cargo. Especialización en Contabilidad, Administración, Computación e Informática y otras áreas afines ALTERNATIVA: Educación secundaria completa con experiencia mínima de 03 años en actividades Técnico Administrativo Contable.
5.2 Experiencia Experiencia mínima de 01 año en actividades Técnico Administrativo Contables y/o Logísticos. 5.3 Capacidad, Habilidad y Actitudes De Liderazgo para el logro de los objetivos institucionales. Habilidad para trabajar bajo presión. De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás.
FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) UNIDAD DE LOGÍSTICA CARGO CLASIFICADO : (2) SECRETARIA II DL Nro. 1057 CAS Nro. DE CARGO (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) 1 FUNCION BÁSICA Ejecución y supervisión de actividades de complejidad de apoyo secretarial. 2 RELACIONES Internas: De Dependencia: Depende y reporta directamente sus funciones al Supervisor Programa Sectorial I. De Autoridad: No tiene mando. De Coordinación: Con los jefes de las unidades orgánicas de la institución. 3 ATRIBUCIONES DEL CARGO a.- De Organización : Participar en el funcionamiento de la Unidad para el logro de sus objetivos. b.- De Control y Supervisión de las actividades que se desarrollan en su área. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Redactar documentos administrativos de acuerdo a las indicaciones dadas por el titular de la Unidad. 4.2 Clasificar y tramitar la correspondencia de acuerdo a las directivas o instructivos. 4.3 Revisar y prepara la documentación para la firma Respectiva. 4.4 Tomar dictado taquigráfico en reunión y conferencia, digitando documentos variados. 4.5 Organizar y mantener actualizado el archivo de la documentación activa y pasiva de la Unidad Orgánica. 4.6 Coordinar la distribución de materiales de oficina. 4.7 Efectuar llamadas telefónicas y concertar citas guardando las normas de cortesía. 4.8 Orientar sobre gestiones a realizar y la situación de expedientes. 4.9 Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato. 5 REQUISITOS MÍNIMOS 5.1 Educación Titulo de Secretaria Ejecutiva Bilingüe. Instrucción superior. Conocimiento de MS Word, Excel, Access, Power Point, e Internet. ALTERNATIVA: Contar con certificado de estudios secretariales concluidos no menor de un año. 5.2 Experiencia Experiencia mínima de 03 años en labores del área. 5.3 Capacidad, Habilidades y Actitudes. Habilidad para ejecutar trabajo bajo presión. De liderazgo para el logro de los objetivos institucionales. De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás.