CONTINUACIÓN DEL PROYECTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LA ETSII-UPM: ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA SEGUNDA MEMORIA DE RS Cmentaris a la etapa de Transmisión de la Cultura de Respnsabilidad Scial entre las persnas que integran la ETSII-UPM. Pas clave es el pryect de Antenas de Sstenibilidad
PROYECTO ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD: ÍNDICE A) JUSTIFICACIÓN:...3 B) ETAPAS PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS...4 1. DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO:...4 2. DETERMINAR LAS REGLAS OPERATIVAS:...4 2.1 Estructura del Cmité Asesr de Respnsabilidad Scial...4 2.2 Reglas perativas de ls Grups de Antenas de Sstenibilidad del Cmité Asesr de Respnsabilidad Scial:...6 2.3 Integración de ls grups de antenas cn el Cmité de Respnsabilidad Scial...6 3. SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS (análisis del perfil de las antenas de sstenibilidad)...6 3.1. Para el grup de antenas de sstenibilidad para la investigación y la dcencia:...6 3.2 Para el grup de antenas de sstenibilidad para el trabaj técnic, de apy, de administración y de servicis...7 4. SEGUIMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS POR EL EQUIPO COORDINADOR...8 5. MEDICIÓN DEL IMPACTO DEL GRUPO ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD...8 C) PASOS EN LA ETSII-UPM...8 2
A) JUSTIFICACIÓN: respnsabilidad scial a tds ls niveles de la rganización y la cmunicación de ls valres y principis que mtivan este cambi. Para que realmente ls bjetivs marcads pr la estrategia de respnsabilidad scial se cumplan, es necesari que las persnas que integran la rganización (en tds ls niveles) apliquen en su tma de decisines ls principis y valres establecids pr la respnsabilidad scial. Aspects estratégics: Marcads pr la Dirección (de la Escuela de ls Departaments) que marcan la misión, visión y ls bjetivs estratégics a cnseguir Táctics: Decisines tmadas pr persnas cn influencia que van a afectar (psitiva negativamente) a la definición y cnsecución de bjetivs Operacinales: Cuestines del día a día, peracines específicas Beneficis para la rganización: Diferenciación respect al rest de centrs que frezcan la misma titulación (cultura rganizacinal centrada en el desarrll sstenible y la respnsabilidad scial puede ser un incentiv para las persnas que quieran estudiar ls grads que frece la ETSII- UPM Mejra de la cmunicación interna Transparencia y buen gbiern. (Hacer énfasis en resaltar la eficiencia del us de ls recurss para que aparezca cm aspect relevante) 3
B) ETAPAS PARA GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS (Definidas tmand cm base el manual de Frética para la relación cn ls grups de interés, Cap 2, Paneles cn GI) 1. DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO: Crear un instrument que permita a la Dirección: Cnseguir permeabilizar a tds ls niveles de la rganización ls valres y principis en materia de Respnsabilidad Scial Tener una estrategia glbal de la ETSII, en materia de respnsabilidad scial, que pueda alinear las iniciativas e inquietudes de las diferentes áreas de la ETSII-UPM. Cncer, pr parte de la Dirección, las necesidades y expectativas, en materia de respnsabilidad scial, de ls Departaments/ Unidades / Alumns que cmpnen la ETSII-UPM Transmitir las iniciativas de RS puestas en marcha pr la Dirección y que ls Departaments/ Unidades /Alumns puedan apyar, clabrar, impulsar, influir en las mismas. 2. DETERMINAR LAS REGLAS OPERATIVAS: 2.1 ESTRUCTURA DEL COMITÉ ASESOR DE RESPONSABILIDAD SOCIAL El grup de antenas de sstenibilidad estará baj el paraguas del Cmité Asesr de Respnsabilidad Scial. Habrá tres grups de antenas de sstenibilidad: El primer, Cmité Asesr de Respnsabilidad Scial, es el de representantes de ls grups de interés y experts en temas de respnsabilidad scial. Este grup está en funcinamient desde el principi del cmienz del pryect (primera reunión nviembre del 2008). Sus principales funcines sn: Representación y enlace cn ls Grups de interés Representación, enlace y cmunicación de ls avances de la RSU en la ETSII cn el entrn 4
Aprtación de sugerencias y planificación de actividades Validación de avances Pryect antenas de sstenibilidad Además, para juli de 2011 se pretende crear tres grups de Antenas, frmads pr persnas que integran en la rganización y en la que se trataran pr separad, aspects de respnsabilidad scial que afecten a: la investigación y la dcencia (Antenas de sstenibilidad para la investigación y la dcencia) al trabaj técnic, de apy, de administración y de servicis (Antenas de sstenibilidad para el trabaj técnic, de apy, de administración y de servicis) a aspects relacinads cn el alumnad PERFIL DE LAS ANTENAS: Las persnas elegidas para el puest de antenas de sstenibilidad deben cumplir las siguientes características: Reflejar las expectativas de ls grups a ls que representan. Dispnibilidad y buen ptencial para influir en la tma de decisines Capacidad de cmunicación Interés en participar en el pryect Ests grups tendrán las diferentes funcines de: Cmunicación del Departament/Unidad/ Alumns a la Dirección Recger las necesidades y expectativas de ls Departaments/Unidades/ Alumns en materia de respnsabilidad scial Asistir a las reunines del grup de Antenas de Sstenibilidad Transmitir en esas reunines las necesidades y expectativas detectadas Recpilar las iniciativas llevadas a cab pr el Departament/Unidad/Alumns en materia de RS Cmunicación Dirección al Departament/Unidad/Alumns Recger las prpuestas de la Organización para llevar a cab iniciativas. Transmitirlas al Departament/Unidad/Alumns Participación en la prpuesta de medidas de mejra Frmular prpuestas para satisfacer dichas necesidades y expectativas Validar el infrme que recja las sugerencias y que será presentad a aquellas persnas que pueden llevar a cab prpuestas de mejra Cntrl de la evlución de las medidas de mejra Seguir la evlución de las medidas de mejra y evaluarlas periódicamente 5
2.2 REGLAS OPERATIVAS DE LOS GRUPOS DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD DEL COMITÉ ASESOR DE RESPONSABILIDAD SOCIAL: Las reglas que marcan el desarrll de las reunines Orden del día Turn de palabra Transmisión de ls cntenids de la reunión al Departament /Unidad a la Dirección Imprtante, la antena representa al Departament /Unidad, l que se discuta en las reunines de Grup debe haber sid puest en cncimient al Directr del Departament / Respnsable de área a ls miembrs del departament. L mism pasa cn el equip crdinadr, representa a la Dirección y al cmité de RS, ls cntenids de las reunines deben pnerse en cncimient de ests grups Reglas que marcan el cnsens sbre algún tema (mayría / unanimidad). Prcedimient de puesta en marcha de accines de mejra Prcedimient de seguimient de la implementación de dichas accines 2.3 INTEGRACIÓN DE LOS GRUPOS DE ANTENAS CON EL COMITÉ DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Dentr de cada grup de antenas se seleccina a un miembr que sea prtavz y que se integre dentr del Cmité Asesr de Respnsabilidad Scial aprtand pinines que representen a ls grups que representan. 3. SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS (ANÁLISIS DEL PERFIL DE LAS ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA LA ETSII-UPM). Este es un de ls pass más imprtantes para el éxit del pryect. 3.1. PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA LA INVESTIGACIÓN Y LA DOCENCIA: El directr de departament elegirá a la persna que representará a su departament siguiend el perfil definid en el apartad 2.1 entre ls PDI. Para el persnal cntratad (investigadres, becaris) y dctrands, se infrmará a ls Directres de departament para que lancen la cnvcatria y se presenten vluntaris. Ls departaments existentes en la Escuela sn 12: Autmática, Ingeniería Electrónica e Infrmática Industrial Física Aplicada a la Ingeniería Industrial Ingeniería y Ciencia de ls Materiales Ingeniería Energética y Fluidmecánica Ingeniería Eléctrica Ingeniería Mecánica y Fabricación Ingeniería Nuclear 6
Ingeniería de Organización, Administración de Empresas y Estadística Ingeniería Química Industrial y Medi Ambiente Lingüística Aplicada a la Ciencia y la Tecnlgía Matemática Aplicada a la Ingeniería Industrial Mecánica Estructural y Cnstruccines Industriales Unidad Dcente de Siderurgia De cada departament debe haber un PDI que desempeñe el rl de antena de sstenibilidad 3.2 PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA EL TRABAJO TÉCNICO, DE APOYO, DE ADMINISTRACIÓN Y DE SERVICIOS. Se hará un estudi de las unidades de la Escuela y se seleccinarán 3 departaments y aquellas unidades que puedan aprtar valr al grup. El directr de departament elegirá a un PAS para su representación en este grup de antenas. El jefe de unidad, hará l mism, es decir, elegirá a un representante de la unidad para que frme parte del grup. Ls servicis y unidades: Secretaría Bibliteca Infrmática Sección Ecnómica Cnserjería Mantenimient Relacines Internacinales Servici de Asesramient Psiclógic y de Psicterapia Gabinete de Cmunicación Induemple Antigus alumns Las antenas de sstenibilidad se elegirán entre estas unidades, además se intentará cntar cn 6 PAS de ls diferentes labratris (persnal administrativ, maestrs de taller, etc.). 3.3 PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD PARA ASPECTOS RELACIONADOS CON EL ALUMNADO. De estas áreas que cmparten la 3ª Planta sería cnveniente elegir a 1 que las represente Se slicitarán vluntaris entre el alumnad para que estén representads en este grup de mejra tds ls alumns de ls diferentes curss y titulacines impartidas en la Escuela. Se pedirá ayuda a Delegación de Alumns para cmpletar la frmación de este grup. 7
4. SEGUIMIENTO DEL GRUPO DE ANTENAS POR EL EQUIPO COORDINADOR El equip crdinadr del pryect de antenas de sstenibilidad deberá llevar a cab las siguientes accines: Frmación a las antenas sbre el cncept de sstenibilidad y respnsabilidad scial (práctica cn talleres dinámicas) Preparación de las herramientas necesarias para que las antenas de sstenibilidad cnzcan la estrategia de sstenibilidad del Centr, ls bjetivs y las iniciativas llevadas a cab en materia de respnsabilidad scial. Puede hacerse creand dcumentación, jrnadas de frmación, visitas al centr, etc. Creación y mantenimient de canales de cmunicación bidireccinal entre ls participantes en el pryect (lista de crre, carpeta cmpartida, prcedimient de enví de nticias e infrmación, base de dats de buenas prácticas, actualización del cntenid de la Web, etc.) Elabrar infrmes cn las cnclusines frecidas pr el grup de antenas de sstenibilidad y presentarlas a las persnas cmisines que pueden influir en las medidas de mejra. Infrmar al grup de las cnclusines las medidas de mejra que se van a llevar a cab y hacer un seguimient de su implantación Redacción de actas y enví a ls miembrs del grup de antenas 5. MEDICIÓN DEL IMPACTO DEL GRUPO ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD Se deberá evaluar periódicamente el funcinamient del grup de antenas (Se prpne una vez al añ) y tmar las accines necesarias para mejrar su funcinamient (frmación específica a algun de ls miembrs, creación de nuevas herramientas, cambi de representantes, encuestas de satisfacción sbre el funcinamient del grup, etc.) Hacer una revisión glbal de ls bjetivs alcanzads. Medis para recger las medidas de mejras del grup de antenas. Medis para recger si ls representantes de ls departaments quieren cntinuar en el pryect n. C) PASOS EN LA ETSII-UPM PASOS EN LA ETSII PARA EL GRUPO DE ANTENAS DE SOSTENIBILIDAD 1.- Cnstitución del Grup de Antenas de Sstenibilidad 2.- Frmación / Capacitación a las antenas de sstenibilidad Se cnstituye la Cmisión de Antenas de Sstenibilidad. En esta cmisión se encuentran las prpias antenas y el equip técnic de RS que crdina el pryect. Se impartirá una frmación a las persnas participantes en el pryect. Primera reunión. Explicación del pryect y cncept generales Segunda reunión. Frmación a través de una dinámica sbre temas que sean de interés y cn ls que estén familiarizads 8
3.- Reunines periódicas del Grup de Antenas de Sstenibilidad (aprximadamente tres reunines anuales) 4.- Prces de mejra cntinua (subdirección) Identificación del terren dispnible / base de buenas prácticas. En las primeras reunines se establecerán mecanisms para la identificación del terren dispnible de actuación y de identificación de buenas prácticas que ya se estén dand en ls departaments/unidades incluyend prpuestas para implementarse en tras áreas de la ETSII. Cmpartir cncimient. Transmisión de la infrmación y cnclusines de la reunión al departament/área a trs departaments/áreas Cnsens en las prpuestas sbre ls aspects a tratar y las psibles medidas de mejra Transmisión de la infrmación al respnsable que tiene influencia para que las medidas de mejra se lleven a cab Seguimient y cntrl de la implementación de las medidas de mejra Transmisión de la infrmación recgida al grup de antenas 9
Anex I : Marc teóric Pryect antenas de sstenibilidad DIÁLOGO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS. Guía práctica para empresas y stakehlders. Frética May 2009. FORÉTICA Adaptación ETSII-UPM Etapa 1: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS FORÉTICA Determinar el mandat y ls prpósits del panel: ser clar acerca de ls bjetivs de la acción y determinar el grad de implicación de ls grups de interés en la tma decisines. Asegurar en la medida de l psible que ls riesgs y prtunidades estén equilibrads en ambs lads. Relacinarl cn trs prcess de la empresa, incluyend trs cmprmiss cn grups de interés y/ accines de buen gbiern crprativ. Asegurar la implicación interna de ls directres; establecer cmprmiss específics para respnder al panel. Pensar en el presupuest necesari para llevar a cab el panel. ETSII Determinar ls bjetivs del pryect de antenas de sstenibilidad Asegurar en la medida de l psible que ls riesgs y prtunidades estén equilibrads en ambs lads Las antenas sn ls representantes de ls departaments. Ls directres de departament deben establecer las medidas necesarias para estar al crriente de ls que sucede en las reunines y participar en las decisines que su representante va a cnsensuar cn el rest de antenas Pensar en el presupuest necesari Etapa 2: DETERMINAR LAS REGLAS OPERATIVAS (frecuencia de reunines, elección de temas, etc.): FORÉTICA Definir muy claramente las reglas perativas desde el cmienz. Especificar el mandat del panel; desarrllar reglas claras a fin de alcanzar ls bjetivs prpuests. Aquells asunts que requieran un debate deben ser bjet de acuerd pr el panel y necesitan ser revisads a medida que se desarrlla el panel. Cnsiderar la psibilidad de utilizar un facilitadr extern si fuese relevante y/ necesari y tranquilizar a ls miembrs del grup en relación cn ETSII Definir muy claramente las reglas perativas desde el cmienz. Especificar el mandat del panel; desarrllar reglas claras a fin de alcanzar ls bjetivs prpuests. Aquells asunts que requieran un debate deben ser bjet de acuerd pr el panel y necesitan ser revisads a medida que se desarrlla el panel. Un miembr del equip de calidad y RS 10
el desarrll de un prcedimient just. Definir las cndicines en las que se va a cmunicar las pinines expresadas pr ls miembrs del panel, especialmente cuand van a ser incluidas en la memria de sstenibilidad. Definir las cndicines en las que se va a cmunicar las pinines expresadas pr ls miembrs del panel, especialmente cuand van a ser incluidas en la memria de sstenibilidad. Elección de ls miembrs del panel A la hra de seleccinar ls stakehlders participantes la empresa debe cnsiderar si quiere pririzar la legitimidad de ls experts la de la representación. N da l mism seleccinar una ONG antes que tra para una determinada área (pr ejempl el medi ambiente). Cuand se prepara el panel para debatir un tema determinad (agua, bidiversidad, etc.) la elección de experts puede ser la más indicada Etapa 3: SELECCIÓN DE MIEMBROS ( QUIÉN?) FORÉTICA Se deben seleccinar panelistas que puedan reflejar las expectativas de ls principales grups de stakehlders. Es fundamental encntrar entre ls miembrs del panel una buena selección de experiencia, reputación, dispnibilidad de tiemps y buen ptencial para influir e impactar en la tma de decisines crprativas. La elección de ls participantes será crucial. Cn el prpósit de lgrar una elección exitsa, teniend en cuenta la necesidad de que cada empresa l haga de frma individualizada para su panel, pueden hacerse varias bservacines generales: Tener en cuenta la especificidad de la empresa: la elección de ls participantes se debe basar en ls temas específics de RSE, cn una relación muy estrecha cn su negci (sectr), su implantación gegráfica, su cultura, etc. Para asegurar la efectividad, es preferible elegir representantes específics para cada tema y cn ls cuales sea fácilel diálg. Incluir grups de interés que pr naturaleza sean puests al sectr en el que pera la cmpañía puede ser inclus cntraprducente. Se debe cmprbar la mtivación ETSII En este cas, las antenas de sstenibilidad sn elegidas pr ls directres de aquells departaments que quieran participar en el pryect. Ls Directres de Departament deben cncer el perfil y las funcines de la antena de sstenibilidad. Deben tener en cuenta que las antenas representan la pinión de ls departament en ls psibles cnsenss pr l que el departament debe implicarse en l que su representad va a cmunicar en las reunines N/A N/A 11
buena vluntad de ls miembrs del panel. Es precis tener en cuenta que aunque la cmpañía haya seleccinad a ls participantes, sus invitacines pueden ser rechazadas pr algun de ls stakehlders, ya sea pr raznes idelógicas para preservar su independencia. En este cntext una psición idelógica es cntraprducente. Es imprtante identificar las distintas expectativas para pder fmentar la mtivación de ls miembrs del panel: Elección de temas a ser cubierts; garantía de su calidad. Nivel relevante de participantes: incluye la dispnibilidad de ls representantes cn mayr pder decisri, a fin de garantizarse una influencia real (experts y directres ejecutivs, si n un nivel más alt) Qué temas de RS pueden afectar a ls departaments???? La antena debe tener cntact direct cn la persna que influya directamente en la tma de decisines del departament cmunicarl en las reunines de departament La integración y el seguimient del trabaj realizad en ls paneles es muy imprtante para evitar desmtivar a sus miembrs. Incrprar grups de interés interns? Es necesari hacer la reflexión sbre si ls grups de interés interns deberían estar representads en ls paneles (pr ejempl ls empleads, ya que ells ya tienen sus prpis cuerps representativs). Grup de antenas frmad pr representantes de cada un de ls departaments de la Escuela Etapa 4: SEGUIMIENTO DEL PANEL FORÉTICA Ayudar a ls panelistas a entender la estrategia y peracines de la empresa a través de dcuments escrits, rganización de reunines y vistas a la cmpañía, inclus facilitándles un entrenamient frmal. Generar cnfianza a partir del intercambi de infrmación, reunines infrmales frmales y cnsiderar de manera aprpiada la función del panel en cuant a la cmunicación externa. ETSII Preparación de las herramientas necesarias para que las antenas de sstenibilidad cnzcan la estrategia de sstenibilidad del Centr, ls bjetivs y las iniciativas llevadas a cab en materia de respnsabilidad scial. Puede hacerse creand dcumentación, jrnadas de frmación, visitas al centr, etc. Creación y mantenimient de canales de cmunicación bidireccinal entre ls participantes en el pryect (lista de crre, carpeta cmpartida, prcediminet de enví de nticias e infrmación, base de dats de buenas prácticas, actualización del cntenid 12
de la Web, etc... Asegurar el seguimient de ls cmprmiss e infrmar a ls miembrs cnstantemente de ls prgress realizads y las mdificacines intrducidas. Elabrar las actas de las reunines cn la debida atención a cualquier necesidad de annimat. Elabrar infrmes cn las cnclusines frecidas pr el grup de antenas de sstenibilidad. Presentarlas a las persnas cmisines que pueden influir en las medidas de mejra. Infrmar al grup de las cnclusines las medidas de mejra que se van a llevar a cab y hacer un seguimient de su implantación. Redacción de actas y enví a ls miembrs del grup de antenas Etapa 5: MEDICIÓN DE IMPACTO FORÉTICA Evaluar el panel y sus prgress de frma periódica y prpner ls cambis necesaris. Establecer el marc tempral de ls cmprmiss alcanzads. Incluir en el prces de seguimient ls medis para que ls participantes expresen sus pinines sbre la utilidad de cntinuar n, sbre la base de l que ha funcinad y en ls resultads que se han btenid. En la práctica general se requiere un equilibri aceptable entre crt y medi plaz para garantizar que el prces n es tan lent cm para perder cntinuidad (Frecuencia: una ds veces al añ). ETSII Evaluar el panel y sus prgress de frma periódica y prpner ls cambis necesaris. Hacer una revisión glbal de ls bjetivs alcanzads. Medis para recger las medidas de mejras del grup de antenas. Medis para recger si ls representantes de ls departaments quieren cntinuar en el pryect n. 13