UNIAUTO Solicitadores Manual Prepared By Document Owner(s) Juan Carlos Santillán Dueñas Project/Organization Role Consultor Employment Manual Version Control Version Date Author Change Description 3 1/28/09 Jcsantillan Page 1 of 14 3/6/2009
TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCION... 3 2 AUTENTICACION... 3 2.1 Nombre de Usuario... 3 2.2 Contraseña... 3 3 AGREGAR POLIZA... 4 3.1 Seleccionar la opción... 4 3.2 Seleccionar Dealer... 4 3.3 Capturar la Información General... 5 3.4 Capturar la Información del Auto... 7 3.5 Capturar la Información de Vida... 8 3.6 Capturar la Información de GAP... 9 3.7 Guardar la Información... 10 4 MODIFICAR / BUSCAR POLIZA... 11 4.1 Buscar Póliza... 11 4.2 Revisar Información de la Póliza... 12 4.3 Modificar Póliza... 13 4.4 Cancelar Póliza... 14 Page 2
1 INTRODUCCION Este documento ha sido desarrollado por el Departamento de IS&T para facilitar el manejo y proveer información a los empleados que utilizarán el Sistema UNIAUTO. 2 AUTENTICACION Para acceder a la aplicación es necesario proveer información referente a su nombre de usuario y contraseña. 2.1 Nombre de Usuario 1. El nombre de usuario que estará usando para esta aplicación es el que usa para acceder a la red de UNIVERSAL GROUP, no para autenticarse a los sistemas web, el que usa cuando prende su computadora. 2.2 Contraseña 2. La contraseña que se usará seguir la misma que utiliza para accede a la red de UNIVERSAL GROUP, la que usa cuando prende su computadora. Page 3
3 AGREGAR POLIZA 3.1 Seleccionar la opción Para empezar debe seleccionar la opción ADD POLICY en la parte superior izquierda de la pantalla. Después de seleccionar la opción, el sistema desplegará la pantalla descrita en el punto 3.2. 3.2 Seleccionar Dealer En esta pantalla debemos seleccionar emisor, dealer y el tipo de póliza(s) que vamos a emitir. La información que debemos proporcionar debe seguir la secuencia de los números marcados en rojo: 1. ISSUER: Seleccionamos el nombre del emisor, al seleccionar un emisor, el combo del dealer se actualizará con los dealers asociados al emisor seleccionado. 2. DEALER: Nos desplegará los dealers asociados al emisor seleccionado en el punto uno, debemos seleccionar el dealer al cuál pertenece la póliza. Page 4
3. SELECT POLICY TYPE: En este punto tenemos tres opciones, AUTO, LIFE y GAP, debemos marcar al menos una opción, si el GAP está incluido mediante endoso a la póliza de doble interés, no se selecciona GAP ya que dentro de AUTO viene una opción si es endoso o stand alone. 4. Oprimir Next para proceder a capturar la información de la póliza. 3.3 Capturar la Información General En esta pantalla se captura la información general de la póliza, datos del cliente e información que no depende del tipo de póliza, la información que necesitamos es la siguiente: 1. CLIENT NAME: Nombre del cliente. 2. CLIENT LAST NAME: Apellido paterno del cliente. 3. CLIENT SECOND LAST NAME: Apellido materno del cliente. 4. VIN NUMBER: Número de registro del vehículo, la longitud debe ser de 17 caracteres, este campo tiene una validación y no nos permitirá guardar la póliza si ya existe el número o esta ingresado incorrectamente. 5. MAKE: Seleccionamos la marca del vehículo, cuando seleccionamos una marca el sistema actualiza el combo del modelo, mostrando solo aquellos que pertenezcan a la marca seleccionada. 6. MODEL: En este combo seleccionamos el modelo dependiendo de la marca seleccionada, si no seleccionamos marca este combo permanecerá vacío. 7. ISSUE DATE: Fecha en la que se emitió la póliza en el sistema correspondiente, si no se ha emitido poner la fecha de hoy. Page 5
8. F&I: Poner el nombre del F&I asignado en el dealer. 9. PURCHASE DATE: Fecha de compra, seleccionar la fecha en que se hizo la compra, fecha de efectividad. En caso de ser una cotización, poner la fecha de hoy. 10. CAR TYPE: Seleccionar de la lista si el auto es nuevo, usado o Scion. 11. SALESMAN: Seleccionar de la lista el nombre del vendedor. 12. SUPERVISOR: Seleccionar de la lista el supervisor. 13. CUSTOMER REPRESENTATIVE: Seleccionar de la lista el solicitador. 14. MANAGER: Seleccionar de la lista el gerente, no requerido. 15. FINANCIAL INSTITUTION: Seleccionar de la lista la Institución Financiera, si aplica. 16. NEXT: Oprimir NEXT para continuar con la siguiente pantalla. El orden es el siguiente: Auto Vida GAP Siempre será este orden si seleccionamos las tres opciones, si solo seleccionamos dos o una opción, será el mismo orden pero sin desplegar la opción no seleccionada. 17. EXIT: Oprimir EXIT si queremos regresar a la pantalla principal, tener en cuenta que se perderá toda la información ingresada. Page 6
3.4 Capturar la Información del Auto Si hemos seleccionado en la pantalla SELECCIONAR DEALER agregar póliza de auto, el sistema nos desplegará está pantalla después de la pantalla de INFORMACION GENERAL, a continuación una descripción de los campos en esta pantalla: 1. POLICY NUMBER PREFIJO: En este campo seleccionamos la compañía. El prefijo correspondiente se desplegará en el campo número dos. 2. POLICY NUMBER: Una vez seleccionamos el prefijo debemos ingresar el número de la póliza, este campo tiene una validación en cuanto al número de caracteres válidos para cada póliza. 3. PREMIUM PRICE: El precio de la cotización o el precio final de la venta. 4. COVERAGE: Si seleccionamos en el punto uno Other no es compulsorio seleccionar un valor. En caso contrario debemos seleccionar el tipo de cubierta. 5. TERM: Si seleccionamos en el punto uno Other no es compulsorio seleccionar el término. En caso contrario debemos seleccionar los meses de cubierta. 6. AGENCY: Seleccionamos la Agencia. Al momento de seleccionar una Agencia, el combo de productor se llenará automáticamente con los productores asociados a la Agencia seleccionada. 7. COMMENTS: Este campo esta inhabilitado a menos que la póliza sea OTHER en cuyo caso se habilitaría, Debemos seleccionar al menos una de las opciones desplegadas. 8. OTHER COMPANY: Este campo esta inhabilitado a menos que la póliza sea OTHER en cuyo caso se habilitaría, Debemos seleccionar al menos una de las opciones desplegadas. Page 7
9. PRODUCER: Para ver la lista de productores, debemos seleccionar una Agencia y automáticamente se llenará el combo del productor con productores asociados a la Agencia seleccionada. 10. OTHER PRODUCER: Si seleccionamos OTHER en el prefijo, debemos poner con que productor se vendió la póliza. 11. ADDITIONAL COMMENTS: Si quieren agregar comentarios adicionales esta opción estará disponible, regularmente va cuando se selecciono otra compañía. 12. Si en la pantalla de dealer seleccionamos solo AUTO, nos desplegará el botón de SAVE además del botón PREVIOUS que nos desplegará la pantalla anterior. 3.5 Capturar la Información de Vida Si seleccionas en la pantalla SELECCIONAR DEALER la opción LIFE el sistema mostrará está pantalla en la cual debemos proporcionar la siguiente información: 1. POLICY NUMBER PREFIX: Seleccionamos si es Universal (ULICO) u otra compaña (OTHER). 2. POLICY NUMBER: Aquí se desplegará la información del banco seleccionado en la primera pantalla de información general. 3. PREMIUM PRICE: El precio de la cotización o el precio final de la venta. 4. COVERAGE: Si seleccionamos en el punto uno Other no es obligatorio seleccionar un valor. En caso contrario debemos seleccionar el tipo de cubierta. 5. AGENCY: Seleccionamos la Agencia. Al momento de seleccionar una Agencia el combo de productor se llenará automáticamente con los productores asociados a la Agencia seleccionada. Page 8
6. COMMENTS: Este campo esta inhabilitado a menos que la póliza sea OTHER en cuyo caso se habilitaría, Debemos seleccionar al menos una de las opciones desplegadas. 7. OTHER COMPANY: Este campo esta inhabilitado a menos que la póliza sea OTHER en cuyo caso se habilitaría, Debemos seleccionar al menos una de las opciones desplegadas. 8. PRODUCER: Para ver la lista de productores, debemos seleccionar una Agencia y automáticamente se llenara el combo con productores asociados a la Agencia seleccionada. 9. OTHER PRODUCER: Si seleccionamos OTHER en el prefijo, debemos poner con que productor se vendió la póliza. 10. ADDITIONAL COMMENTS: Si quieren agregar comentarios adicionales esta opción estará disponible, regularmente va cuando se selecciono otra compañía. 11. Si en la pantalla de dealer seleccionamos solo GAP, nos desplegará el botón de SAVE además del botón PREVIOUS que nos desplegará la pantalla anterior. 3.6 Capturar la Información de GAP Si seleccionas en la pantalla SELECCIONAR DEALER la opción GAP, el sistema mostrará ésta pantalla en la cual debemos proporcionar la siguiente información. 1. POLICY NUMBER PREFIX: Seleccionamos si es Universal (KPPC) u otra compaña (OTHER). 2. POLICY NUMBER: Aquí debemos ingresar el número de la póliza. 3. QUOTE PRICE: El precio de la cotización o el precio final de la venta. Si es KPPC seleccionamos el precio del la lista, si es OTHER ingresamos la cantidad Page 9
directamente en el campo de la derecha. Si es OTHER y no sabe el precio en el momento ingrese 0 (cero). 4. AGENCY: Seleccionamos la Agencia, al momento de seleccionar una Agencia el combo de productor se llenará auto 5. COMMENTS: Este campo esta inhabilitado a menos que la póliza sea OTHER en cuyo caso se habilitaría, Debemos seleccionar al menos una de las opciones desplegadas. 6. OTHER COMPANY: Este campo esta inhabilitado a menos que la póliza sea OTHER en cuyo caso se habilitaría, Debemos seleccionar al menos una de las opciones desplegadas. 7. PRODUCER: Para ver la lista de productores debemos seleccionar una Agencia y automáticamente se llenara el combo con productores asociados a la Agencia seleccionada. 8. OTHER PRODUCER: Si seleccionamos OTHER en el prefijo, debemos poner con que productor se vendió la póliza. 9. ADDITIONAL COMMENTS: Si quieren agregar comentarios adicionales esta opción estará disponible, regularmente va cuando se selecciono otra compañía. 10. Si en la pantalla de dealer no seleccionamos solo GAP, nos desplegará el botón de SAVE además del botón PREVIOUS que nos desplegará la pantalla anterior 3.7 Guardar la Información Page 10
Una vez que terminamos, oprimir SAVE, se pueden presentar dos casos, si nos hace falta información, el sistema desplegará una pantalla como la que se muestra con la información de los campos que están incorrectos o hace falta un valor. Si toda la información está correcta nos llevará a la pantalla principal. 4 MODIFICAR / BUSCAR POLIZA Para buscar, modificar o eliminar una póliza debemos seleccionar la opción MANAGE POLICY del menú principal, como se muestra en la imagen. 4.1 Buscar Póliza Para buscar una o varias pólizas tenemos varios parámetros de búsqueda los cuales mencionamos a continuación: 1. ISSUE DATE (FROM): Seleccionar en la imagen del calendario la fecha desde la cual quiere buscar pólizas, esta fecha es la transaccional, es decir la fecha en que ingresó la póliza al sistema de Uniauto. Page 11
2. ISSUE DATE (TO): Seleccionar en la imagen del calendario la fecha hasta la cual quiere buscar pólizas, esta fecha es la transaccional, es decir la fecha en que ingresó la póliza al sistema de Uniauto. 3. POLICY TYPE: Si quiere buscar solo por tipo de póliza (Auto, Vida o GAP). 4. FINANCIAL INSTITUTION: El banco o institución que financió la póliza. 5. MAKE: Por marca. 6. MODEL: Por modelo. 7. SALESMAN: Por vendedor. Tenemos que seleccionas emisor y dealer para que nos despliegue los vendedores asociados al dealer. 8. VIN NUMBER: Si queremos una búsqueda más especifica podemos buscar por el número de registro del vehículo. 9. ISSUER: Seleccionamos si queremos la búsqueda por emisor. 10. DEALER: Por dealer. Tenemos que seleccionar un emisor para que nos despliegue los dealers asociados al emisor seleccionado. 11. CAR TYPE: Por tipo de auto (nuevo, usado o Scion). 12. CLIENT FIRST NAME: Nombre del cliente. 13. LASTNAME: Apellido paterno del cliente. 14. SECOND LAST NAME: Apellido materno del cliente. 4.2 Revisar Información de la Póliza El sistema desplegará el resultado de la búsqueda en esta pantalla con la siguiente información: Nombre del cliente. Modelo del auto. Vendedor. Número de registro del vehículo. Fecha de emisión. Dealer. Para ver toda la información de la póliza oprimir el nombre del cliente en la primera columna desplegada, como lo muestra la imagen. Page 12
Al seleccionar un nombre, el sistema nos desplegará la siguiente pantalla con toda la información. La información viene desplegada igual que cuando la ingresamos solo que sin la posibilidad de modificar la póliza. 4.3 Modificar Póliza Para modificar una póliza, en la misma pantalla que despliega los resultados de la búsqueda debemos darle clic al primer icono de la última columna como se muestra en la siguiente pantalla: Page 13
Al darle clic al icono de EDIT nos desplegará la pantalla donde ingresamos los datos para poder modificarlos, el proceso es igual al punto tres AGREGAR LA POLIZA. 4.4 Cancelar Póliza Para cancelar una póliza, en la misma pantalla que despliega los resultados de la búsqueda debemos oprimir el segundo icono de la última columna como se muestra en la siguiente pantalla: Al oprimir al icono de DELETE el sistema le desplegará un pantalla de confirmación: Al presionar OK cambiará el status a cancelado con el fin de tener un historial de lo que se ha ingresado al sistema. Para efectos del usuario, está póliza estará eliminada y desaparecerá de la pantalla. Si presionamos Cancel regresará a la pantalla de Manage. Page 14