MODULO I COMITÉ DE INFORMACION AREA COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TECNICOS Registro de coordinadores de archivo Instrucciones 2004 2005 2006 2007 API/DG/GAF/2 23/04 SI Establecimiento de criterios para procedimientos y organización de archivos Porcentaje en que se programa realizar esta Establecimiento de un programa Indicar el número de servidores de capacitación y asesoría archivística públicos capacitados y a los que se programa capacitar 2 Agosto 50% 80% Actividad permanente. Todos los responsables de archivos de tramite. Entre 15 y 20 personas Programado Programado Programado Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivo Elaboración del cuadro de clasificación de archivos Elaboración del Catálogo de disposición documental Diseño de formatos para inventarios de archivo Diseño e integración de la guía simple de archivos Aplicaciones que se van a desarrollar cada año Indicar SI o No en cuanto a su realización Indicar el Porcentaje de Avance Clasificación y Establecimientos de recursos descripción de materiales y espacios físicos expedientes de archivo adaptados para la Establecimiento del con carátula. Portada y conservación de archivos. catálogo de disposición ceja los expedientes de ( mobiliario, espacios y documental actualizado los archivos de tramite medidas de seguridad) API/DG/GAF/6 99/04 En revisión cada año API/DG/GAF/6 99/04 En revisión cada año SI 70% Agosto
MODULO II ARCHIVOS DE TRAMITE Instrucciones 2004 2005 2006 2007 Designación del responsable del archivo de Tramite que ha sido designado el responsable Octubre Incorporación de procedimientos de archivo de tramite en la manual de operaciones llevará a cabo. Octubre 90% Marzo Registro de correspondencia de entrada y salida de formatos con elementos de descripción obligatorios que se implementará esta Agosto 50% 80% Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas programa efectuar esta. 60% Elaboración de inventario documental programa llevar a cabo esta. 15% Agosto 40% 60% Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) que se ha implementado esta 40% Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de los archivos en formatos electrónicos. que se ha implementado esta 40% Octubre 70%
MODULO III ARCHIVOS DE CONCENTRACION Instrucciones 2004 2005 2006 2007 Establecimientos de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamos de expedientes Establecimientos de sistemas para el control de préstamos de expedientes Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración Promoción y dictamen de disposición documental Rescate y transferencias documentales al archivo histórico. Organización de archivos que están en custodia Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos. (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Señalar el porcentaje en que se programa realizar esta. 80% Agosto que se implementará está 80% Agosto Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta. 60% Agosto 80% Porcentaje de procesos efectuados por año. 0.2 50% Porcentaje de procesos efectuados por año 50% 50% Porcentaje de archivos organizados 0.2 Agosto 40% Porcentaje de archivos descritos. 70% Indicar el porcentaje por año en que se implementará esta. 50% Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico Señalar en que año se realizará esta 50%
MODULO IV ARCHIVOS HISTÓRICOS Instrucciones 2004 2005 2006 2007 Recepción de archivos con valor histórico Organización de archivos históricos Elaboración de Instrumentos de consulta. Establecimiento de sistema para el servicio de consulta del acervo documental. Establecimiento de programas de conservación. Establecimiento de programas de difusión. programas de metros lineales recibidos 40% 80% Señalar los porcentajes en que se realizará esta. 40% 80% Señalar los porcentajes en que se realizará esta. Octubre 20% Octubre 60% programar esta 40% 80% programar esta. Programado programar esta. Programado Actividad Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística. Establecimiento de criterios para procedimientos y organización de archivos, Diseño e integración de la guía simple de archivos Elaboración de inventario documental. salida de formatos con elementos de descripción obligatorios Organización de archivos que están en custodia. Incorporación de procedimientos de archivo de tramite en la manual de operaciones. Elaboración de Instrumentos de consulta. Establecimiento del catálogo de disposición documental actualizado Diseño de formatos para inventarios de archivo. Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas. ACTIVIDADES DEL 2005 Fecha Permanente desde el mes de marzo 50%en Agosto. en Agosto 40% en Agosto 50% en Agosto 40% en Agosto 90% en Octubre 20% en Octubre en en 60% en
espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios 40%en la integridad, autenticidad y disponibilidad de los archivos en formatos electrónicos. 40% en recepción de archivos semiactivos y control de préstamos de expedientes 80% en Establecimientos de sistemas para el control de préstamos de expedientes. 80% en Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración. 60% en Promoción y dictamen de disposición documental 50% en Rescate y transferencias documentales al archivo histórico. 50% en Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia. 70% en espacios físicos adecuados para la conservación de archivos. (mobiliario, espacios 50% en la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico 50% en