P-PM-002 Versión: 2 Procedimiento Operacional Procedimiento Proceso Renovación del Rol General de Clase Decreto :EXDAF A
1. Objetivo El presente procedimiento describe la planificación, descripción, ejecución, verificación y mejora del Proceso Renovación del Rol General de de la Municipalidad de Providencia, incluyendo la secuencia e interacción de sus actividades, así como la referencia a los documentos relacionados. 2. Alcance El presente procedimiento es aplicable al Proceso de Renovación del Rol General de perteneciente al Departamento de Rentas Municipales de la Dirección de Administración y Finanzas, el cual contempla desde la confección de los formularios de Declaración de Sucursales y trabajadores hasta la entrega de la patente por correos de Chile. 3. Descripción Corresponde a un proceso prestado en dos etapas del año por la Municipalidad de Providencia, para la renovación de patentes otorgadas, ya sea comercial, industrial, profesional o de alcoholes, que permite mantener el desarrollo económico de la actividad en la comuna de Providencia. El primer periodo comienza en Mayo con el cruce de información enviada por el S.l.l, realizándose el pago de la primera cuota en Julio, y el segundo período corresponde al pago de la segunda cuota realizado en Enero del año siguiente, de acuerdo a lo indicado en artículo 29, del DL. 3063 Ley de Rentas Municipales. El proceso de Renovación del Rol General de se encuentra inserto en el Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y esta representada en el Registro F-ES-013 Mapa de Procesos, F-ES-061 Ficha de Procesos y F-ES-014 Diagrama de Flujo, donde se identifican las actividades, su secuencia e interrelaciones, establecidos en ios siguientes documentos: l-pm-003 Cálculo de l-pm-003. I-PM-009 Renovación del Rol General de ; < ' I-PM010 Generación y Envío de Formularios de Solicitud de Certificado de Rebaja de Inversión y Declaración de sucursales y trabajadores P-PM-002 Versión: 2 Página: 2 de 6 SISO
i-pm-011 Declaración de Sucursales y Trabajadores y Solicitud de Certificado de Rebaja de Inversión 3.1 Objetivos de la Calidad y Requisitos del Proceso Los objetivos de la calidad del proceso de Otorgamiento de Municipales se encuentran definidos en los registros F-ES-026 Indicador de Eficacia del Proceso y F-ES-016 Objetivos y Metas considerando la Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional con el propósito de cumplir con los requisitos del proceso. Los requisitos del proceso especificados por los vecinos y usuarios, se han determinado a través de las quejas y sugerencias y a través de los resultados de encuestas de satisfacción. Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el proceso se han determinado en los registros Normativa Aplicable al Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional F-ES-034, Normativa Aplicable al Sistema de Gestión de Calidad F-ES-035, respectivos. Estos requisitos se encuentran incorporados en los documentos o pe raciona les de este proceso. 3.2 Ejecución del Proceso La prestación del Proceso Renovación del Rol General de considera definiciones establecidas para la prestación del proceso y el cumplimiento de las siguientes etapas:. Recepción de Capitales Propio por parte del S.l.l. Rebaja de Inversión y distribución de trabajadores Cálculo de Renovación del Rol General de 3.2.1 Recepción de Declaración de Capital Propio por parte del S.l.l. La recepción de Declaración de Capital Propio por parte del S.l.l., se recibe durante el mes de mayo y junio según ley 20.280 del 4/07/2008. 3.2.2 Rebaja de Inversión y distribución de trabajadores La rebaja de inversiones y la distribución de trabajadores se realiza de acuerdo a lo establecido en el instructivo l-pm-011, el cual establece la metodología para que los contribuyentes puedan realizar la Declaración De Sucursales y Trabajadores y Solicitud De Certificado De Rebaja De PROVIDENCIA P-PM-002 Versión: 2 Página: 3 de 6 ISO
Inversión, además establece los criterios para la revisión y el ingreso de estas al Sistema de Rentas Municipales. 3.2.3 Cálculo de Municipales El cálculo de patentes se realiza de acuerdo al instructivo l-pm-003, el cual establece la metodología para realizar el cálculo de valores de las primeras Comerciales, Industriales, Profesionales y de Alcoholes y la emisión del código de barra o boletín de pago para cancelar ia patente autorizada, considerando las tarifas para los derechos de aseo entregados por la Dirección de Aseo, Ornato y Mantención. Este proceso se encuentra descrito y es parte del servicio Otorgamiento de patentes Municipales P-PM-001. 3.2.4 Renovación del Rol General de La información contenida en las Declaraciones de Capital recibida por el S.l.l son ingresadas al Sistema de Rentas Municipales, esta es utilizada para efectuar el cálculo del Rol General de l-pm-009, el cual establece la metodología para realizar la renovación de las patentes ya sean Comerciales, Industriales, Profesionales y de Alcoholes para el posterior envío de los boletines a los contribuyentes. E! alcance de esta actividad considera desde la confección del programa hasta el envío de los boletines de pago a los contribuyentes. 3.3 Control del Producto no Conforme Para asegurar que los Certificados de Inversiones emitidos por la Municipalidad de Providencia, sean remitidos a los contribuyentes en forma oportuna, se han establecido las siguientes disposiciones: Definición de producto no conforme: Un Certificado de Inversión se considera que no ésta conforme cuando supera el plazo de 48 horas de emisión desde la solicitud por parte del contribuyente, contando el contador con toda la información para su confección. ' P-PM-002 Versión: 2 Página: 4 de 6 SIISO
La Identificación y Control de los productos no conforme, se realiza mediante los Certificados de Inversiones, donde se establece el motivo de ésta, la que indica PRODUCTO NO CONFORME, el cual es almacenado en un lugar específico para éstos. El Tratamiento para un producto no conforme considera las siguientes medidas: El Contador verifica el porqué en la tardanza de la emisión del Certificado El Contador procede a informar al contribuyente y confecciona inmediatamente el Certificado. Tomar las acciones para eliminar la no conformidad detectada de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-ES-014 Acciones Correctivas y Preventivas. Los registros de los productos no conformes se controlan de acuerdo al procedimiento P-ES-002 Control de Registros y la estadística de los productos no conformes es informada al Administrador del Sistema de Gestión para el monitoreo del Sistema de Gestión, de acuerdo al procedimiento P-ES-016 Monitoreo Sistema de Gestión. Cuando se corrige un producto no conforme, se vuelve a verificar para demostrar su conformidad con los requisitos establecidos. En el caso que se detecte una no conformidad después de la entrega de la patente se realizan las siguientes acciones para evitar efectos potenciales que puede ocasionar: Comunicar ai usuario de la demora de su certificado e indicando plazo para retirar. 3.4 Identificación de Aspectos Ambientales Para la Identificación de los Aspectos Ambientales se realiza según al procedimiento estructural Identificación de Aspectos Ambientales P-ES-004, generando el registro F-ES- 011 donde se determina los aspectos ambientales significativos. mm m P-PM-002 Versión: 2 Página: 5 de 6 SIISO i pisas iww
3.5 Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgo Para la Identificación de los Peligros y Evaluación de Riesgos, se realiza según al procedimiento estructural Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgo P-ES-020, generando el registro F-ES-063 donde se determina los riesgos no aceptables. 3.6 Control Operacional Para el Control Operacional, se aplicaran los programas de gestión, programas de capacitación, procedimientos de Manejo de Residuos Peligrosos y No Peligrosos (P-ES- 010 o P-ES-011, Y otros, los que estarán definidos en las planillas de Aspectos ambientales F-ES-011 y Peligros F-ES-063. 4 Registros Boletín de Pago Archivos de Impresión: Balances, impuesto a la Renta, Determinación de Capital, Inversiones, fotocopia de Base de Datos en Cadena 1 Memorándum Correos Electrónicos 5 Documentos aplicables o Manual de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional M-ES-001 o Procedimiento Control de Registros P-ES-002 o Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas P-ES-014 o Procedimiento Monitoreo Sistema de Gestión P-ES-016 o Procedimiento Comunicaciones Internas P-ES-008 P-PM-002 Versión: 2 Página: 6 de 6 ISO