Control de Actualizaciones Actualización a la versión No. Actualización realizada Fecha de emisión 0 Caracterización Inicial 2008-02-22 1 2 3 4 5 6 Se modificó el código del proceso (MD-CG-CE- AYG-PR-A-22), identificando la dependencia a la que pertenece el proceso. Se modificó la columna de Responsables de la Actividad, incluyendo a los responsables de las Unidades Operativas Mayores, Menores y Tácticas en todas las actividades. Se ajustó el consecutivo de las actividades del. En las actividades Nº 1,2,3 y 4 del proceso se identificaron los códigos de los procedimientos Recepción y Entrega de Comunicaciones Oficiales (AYG-P-007), Archivar Documentación (AYG-P-008), Inventario (AYG-P- 009), Radicación de Documentos (AYG-P-010) Se eliminó el Procedimiento Radicación de Documentos (AYG-P-010) Se modificó el lineal de Líder del agregando las Unidades Operativas Mayores. Se modificó el nombre del Procedimiento Organización s, por Archivar documentación, unificando así la caracterización con el nombre del procedimiento y se agregó la columna de los responsables de las actividades En razón a que la Norma NTCGP1000 fue actualizada, se eliminó la versión de la misma, dejándola de manera general. Actualización directiva plan de acción vigencia 2010. Se ajustó la salida del proceso, el proveedor interno y el cliente interno en la actividad. Identificar, analizar y valorar los riesgos Se ajustó el cliente interno en la actividad Gestionar los riesgos Se ajustó en la actividad 1 la entrada del proceso Directiva plan de acción, En los requisitos NTCGP 1000/ISO 9001 se cambia el numeral 8.5 Mejora Continua por 8.5 Mejora 2008-04-30 2009-02-11 2009-08-24 2009-11-23 2010-03-26 2011-07-08
Actualización a la versión No. 7 8 9 Actualización realizada Se cambia el escudo institucional. Se cambió el código del proceso en razón a la adquisición de la suite Visión Empresarial para la automatización del sistema documental Se unificaron y consolidaron las actividades 4,5 y 6 del acer en una sola debido que se unificaron los tres procedimientos a uno solo: y de las 10 actividades que anteriormente había se reduce a 8 actividades. Se modificó los líderes del proceso, el objetivo del proceso. Se reemplaza la actividad 1 y 2, por la Planear y emitir los lineamientos para el proceso de Se elimina la actividad 3 Se modificó la redacción de la actividad 4 Se adiciono la actividad 5 y 6 Se unifico la actividad la gestión y los controles del proceso. En razón a que la norma ISO 9001:2008, se actualiza a la ISO 9001:2015, en los requisitos se colocan los numerales de acuerdo a la norma. Fecha de emisión 2012-07-23 2013-03-05 2018-06-05
Pág. 1 de 5 Macroproceso: de Apoyo y Soporte Administrativo Objetivo Alcance Líder Emitir, controlar y verificar las directrices relacionadas con el manejo de la del Ejército, desde su producción hasta su disposición final. Inicia con la recepción de los documentos internos y externos, continúa con el trámite, distribución, organización, consulta de documentos y termina con su conservación preservación y disposición final. Ayudante General, Oficial de, Jefes de Estado Mayor, Subdirectores, Ejecutivo y Segundo Comandante Unidades Operativas Mayores Menores y Tácticas. General de la Nación Ministerio Defensa Ley 594/2000 Ley de Decreto 1080/2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Acuerdo 060/2001 Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Programa de del Ministerio de Defensa Programa de Ejército Reglamento de 4-0.1 aplicación del proceso de en el Ejército P 1. Emitir los lineamientos para el proceso de en el Ejército 2. Establecer las actividades a desarrollar por parte del proceso de para la vigencia. Programa de Ejército Reglamento de 4-0.1 aplicación del proceso de en el Ejército Plan de Trabajo Ayudante General Oficial de Suboficial Suboficial Ayudante General Oficial Unidad Menor y Táctica
Pág. 2 de 5 Macroproceso: de Apoyo y Soporte Administrativo Oficial Suboficial Plan de Trabajo 3. Desarrollar las actividades establecidas en el plan de trabajo del proceso de. Actas de capacitación Inventario (FUID) Informes de Verificación Administrador Auxiliar registro y control documentación Unidad Programa de Ejército Reglamento de 4-0.1 No. 01016/2016 aplicación del proceso de gestión documental en el Ejército 4. Elaborar y difundir documentos informativos referentes al proceso de dados por el Comando Superior Video Institucional de Boletines Informativos Oficial Auxiliar registro y control documentación Unidad
Pág. 3 de 5 Macroproceso: de Apoyo y Soporte Administrativo Oficial Inspección Ciudadanía Organismos de Control y vigilancia Instituciones públicas y privadas Programa de Ejército Reglamento de 4-0.1 No. 01016/2016 aplicación del proceso de gestión documental en el Ejército Video Institucional de Boletines Informativos Comunicaciones Oficiales Documentación recepcionada, entregada, radicada y archivada. Planilla de entrega de comunicaciones oficiales. Inventario (FUID) Informe detallado de Inspección V 5. Recepcionar, radicar, distribuir y entregar las comunicaciones oficiales internas y externas. Procedimiento y Trámite de las comunicaciones oficiales. 6. Realizar los técnicos de microfilmación de acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención documental. 7. Verificar las falencias en la organización y administración de los archivos relacionadas en los informes detallado de Inspección del proceso de de las diferentes dependencias y/o Unidades del Ejército. Documentación recepcionada, entregada, Radicada y archivada. Planilla de entrega de comunicaciones oficiales. Inventario (FUID) Fotogramas Informe de Verificación Plan de mejoramiento Suboficial Auxiliar registro y control documentación Suboficial Transferencias documental Unidad Oficial Suboficial Transferencias documentales- Central Ejército Oficial Suboficial archivo - Central Ejército
Pág. 4 de 5 Macroproceso: de Apoyo y Soporte Administrativo 8. Realizar seguimiento a las Oficial novedades encontradas y relacionadas en los Informes de Verificación Informes V informes de verificación a Suboficial las dependencias y/o Plan de Mejoramiento Unidades por parte del personal de gestión documental. Inspección CGR DAFP MDN CFGM Plan de Acción Informes Administración de riesgos Informes de Plan de Acción Informes de Anual Documentos de retroalimentación (informes, actas, otras) Informes de inspección y auditoría externa Análisis administración de riesgo Informe detallado de inspección A A 9. Autoevaluar los controles y la gestión del proceso 10. Tomar acciones de mejoramiento Informes de Plan de Acción Análisis de Indicadores y Riesgos Informe de Anual Documentos de retroalimentación (informes, actas, otras) Análisis administración de riesgos Planes de mejoramiento Oficial de Suboficial Oficial de Suboficial de Calidad Planeación Estratégica de Calidad CGR DAFP MDN CFGM
Pág. 5 de 5 Macroproceso: de Apoyo y Soporte Administrativo ISO 9001-2015 Requisitos Indicadores Riesgos 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.4. Sistema de de la Calidad y sus s 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 6.1. Acciones para abordar Riesgos y Oportunidades 6.3 Planificación de Los Cambios 7.1.4 Ambiente para la operación de los 7.3. Toma de Conciencia 7.4 Comunicación 7.5 Información Documentada 8.1 Planificación y control operacional 8.2 Requisitos para los productos y servicios 8.2.1 Comunicación con el cliente 8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios 8.5 Producción y provisión del servicio 8.5.4 Preservación 8.6 Liberación de los productos y servicios 8.7 Control salidas no conformes 9.1 Seguimiento, Medición Análisis y Evaluación 10. Mejora MECI Ambiente de Control Administración del Riesgo de Control Información y Comunicación de Monitoreo Ver Informe de Plan de Acción Ver Administración de Riesgos