Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional de Nómina Profesional Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 Página 1 de 8 OBJETIVO ALCANCE Generar la Liquidación de las Cesantías del personal de la Universidad que pertenece al Régimen de Retroactividad, cuando solicitan Retiro Parcial, necesaria para realizar el pago oportunamente. Ley 50 de 1990: Art. 102 Ley 344 de 1996: Art. 14 Decreto 2755 de 1966: Arts. 1 y 2 Decreto 1045 de 1978: Art 45. Decreto 888 de 1991 NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES Desde la recepción de las solicitudes escritas y los documentos soporte hasta la realización de la Orden de Pago. Decreto 2712 de 1999 Convención Colectiva de Trabajo CCT. Resolución 249 de 2004 de Rectoría (Delegación de funciones por parte del Rector, al Jefe de la División de Recursos Humanos, entre otros) Cesantías: Prestación social establecida como una provisión a favor del empleado para cuando quede cesante o sin trabajo. Su valor corresponde a un mes de sueldo por año de servicio. Régimen de retroactividad: Liquidación de cesantías teniendo en cuenta el sueldo devengado por el empleado en el último año multiplicado por el número de años de vinculación. RASIF: Ruta de Acceso al Sistema Financiero CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es un certificado que emite la Sección de Presupuesto en el que se da garantía para poder realizar un pago, por un determinado concepto, unidad y fecha. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental. DRH: División de Recursos Humanos. RUT: Registro Único Tributario. El trámite de retiro parcial de cesantías sólo puede ser adelantado por los trabajadores oficiales que tengan por disposición convencional este derecho. La Universidad asigna cada año un rubro presupuestal para el pago de las cesantías parciales. Esta asignación se establece mediante un Acto Administrativo. Se debe tener en cuenta para el pago de las cesantías el orden en que se ha presentado por primera vez la solicitud en la DRH. Aún cuando no se cumpla con todos los requisitos exigidos, el orden se respetará. Este procedimiento se aplica SÓLO en cuatro (4) casos: (1) Reforma de vivienda, (2) Compra de vivienda, (3) Estudio y (4) Hipoteca. La compra de vivienda puede realizarse ante persona natural o persona jurídica. Las cesantías pueden destinarse a cubrir los gastos de estudio en tres escenarios: estudio para quien reclama las cesantías (titular), estudio para el cónyuge y estudio superior para los hijos. Las cesantías pueden cubrir la totalidad de la hipoteca o un abono a la deuda adquirida por este concepto, tanto para el titular como para su cónyuge.
Página 2 de 8 CONSIDERACIONES Las cesantías pueden destinarse a cubrir reformas a la vivienda, tanto del funcionario como del cónyuge. Los documentos requeridos según los casos son los siguientes: Reforma de vivienda: (1) Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (2) Documento autenticado en el que se indique la utilización de las cesantías de forma detallada y quien va a realizar la reforma, (3) Fotocopia de la tarjeta profesional del contratista, (4) Fotocopia de la cédula del contratista, (5) Fotocopia del RUT del contratista. En caso de que la reforma se realice en el inmueble del cónyuge debe presentarse la Partida de Matrimonio. Compra de vivienda a persona natural: (1) Promesa de compraventa, (2) Fotocopia de la Cédula del comprador, (3)Fotocopia de la Cédula del vendedor, (4) Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (5) Documento autenticado sobre el destino de las cesantías. Compra de vivienda a persona jurídica: (1) Promesa de compraventa, (2) Certificado de Existencia y Representación legal (Cámara de Comercio), (3) Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (4) Fotocopia del RUT de la empresa, (5) Documento autenticado sobre el destino de las cesantías. Estudio para el titular: (1) Orden de pago de matrícula. Estudio para el cónyuge: (1) Orden de pago de matrícula y (2) Partida de matrimonio. Estudio para hijos: (1) Orden de pago de matrícula y (2) Registro civil de los hijos. Hipoteca: (1) Certificado de Libertad y Tradición del inmueble, (2) Fotocopia del RUT de la entidad hipotecaria (3) Fotocopia del Impuesto Predial, (4) Copia del documento suscrito en la taria sobre la Hipoteca del inmueble, (5) Carta de la entidad en la que especifica que la vivienda se encuentra hipotecada y las condiciones actuales de este asunto. En caso de quererse destinar las cesantías para cubrir la deuda por hipoteca del cónyuge debe anexarse a los documentos antes mencionados la partida de matrimonio. La Universidad destina anualmente un monto del presupuesto para responder a las necesidades de retiro parcial de cesantías, el cual no tiene adiciones si se agota, por lo cual para desarrollar la liquidación de cesantías debe revisarse si existe disponibilidad presupuestal para atender la necesidad presentada por el funcionario. Cuando los fondos destinados para el pago del retiro parcial de cesantías se agotan y algún funcionario ha iniciado este trámite debe esperarse hasta cuando la Universidad destine nuevos fondos y proseguir con el procedimiento para cubrir este concepto. Una vez iniciado este trámite se debe respetar el orden en que han presentado los documentos en la DRH por primera vez.
Página 3 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 2 Elabora solicitud escrita Carta 1. Elabora solicitud escrita (carta) para el retiro parcial de las cesantías, y prepara los documentos soporte según el motivo para el retiro parcial de cesantías. Cada documento debe tener dos copias. Trabajador Oficial Lleva carta y documentos a DCGD 2. Lleva carta y documentos soporte a la DCGD. Trabajador Oficial Radica carta y documentos 3. Radica carta y documentos soporte, entrega original y copia al interesado, y envía copia al archivo de DCGD. DCGD Entrega carta y documentos soporte Revisa solicitud y documentos 4. Entrega carta y documentos soporte radicados en la DRH. 5. Revisa si la solicitud y los documentos soporte que fueron recibidos cumplen con los requisitos exigidos. Asigna orden de llegada a la solicitud, aún cuando no cumpla los requisitos exigidos. Trabajador Oficial Cumplen? Si 1 Pág. 4 Comunica por escrito Carta 6. Si la solicitud no cumple con lo establecido, comunica por escrito (Carta) al funcionario sobre el incumplimiento de la documentación que ha presentado e indica la forma de corregir las inconsistencias encontradas. Guarda una copia de la carta, la cual debe tener fecha, hora y firma de recibido del funcionario. 1
Página 4 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Continua trámite Si 2 Pág. 3 Si el solicitante si así lo decide, puede continuar el trámite presentado nuevamente la solicitud y los documentos soportes que correspondan a los requisitos establecidos. De lo contrario se da por terminado el procedimiento. Trabajador Oficial FIN 1 Radica documentos 7. Radica la solicitud y los documentos soportes para adelantar la liquidación del retiro parcial de cesantías en la DRH. Verifica disponibilidad Presupuestal 8. Verifica la disponibilidad presupuestal para poder realizar la Orden de Pago. RASIF: Presupuesto Consulta CDP Saldo detallado. Si Disponibilidad Deja pendiente trámite 9. En caso de no existir disponibilidad presupuestal, deja pendiente el trámite hasta el momento en que se destinen nuevos fondos en el presupuesto del próximo año para cubrir el retiro parcial de cesantías. Realiza liquidación de cesantías 10. Realiza los cálculos de la Liquidación de Cesantías Régimen Retroactividad, según lo establecido en el Anexo y se diligencia el formato Liquidación de Cesantías FTH.05 Liquidación de Cesantías Prepara Proyecto de Resolución 11. Prepara proyecto de Resolución de Reconocimiento para el pago de las cesantías parciales a que tiene derecho el funcionario. 2
DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Proyecto de Resolución Da VoBo 12. Estudia y si no encuentra observaciones, da VoBo con respecto al proyecto de Resolución, y lo envía a Asesoría Jurídica para conocer concepto. Jefe de la DRH Emite concepto 13. Emite un Concepto Jurídico con respecto al proyecto de Resolución, y lo envía a la DRH. Asesoría Jurídica Concepto Jurídico FIN Concepto favorable Si Si el concepto emitido por Asesoría Jurídica es favorable, puede continuarse el trámite de la Liquidación de Cesantías, de lo contrario se da por terminado el procedimiento. Inconsistencias Si Si el concepto emitido por Asesoría Jurídica es favorable, pero solicita la corrección de inconsistencias, se prosigue a la corrección de las mismas. Realiza correcciones 14. Realiza las modificaciones solicitadas y/o entrega los demás documentos soporte que se requieran. Funcionario Aprueba proyecto de Resolución 15. Aprueba el proyecto de Resolución, y lo envía a Secretaría General. Secretaria General Resolución 249 de 2004 3
DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 Solicita proyecto de Resolución Resolución 16. Solicita a la DRH el envío electrónico del proyecto de Resolución, para su expedición y divulgación. Entrega copia de la Resolución a DRH. Secretaria General Realiza Orden de Pago Orden de Pago 17. Realiza la Orden de Pago (Original y copia). Envía la Orden de Copia original a la Sección de Presupuesto para que se cancele al funcionario el valor de las cesantías parciales. RASIF: Manejo de cesantías Contratación Orden de Pago Manual Generar Cumplimiento. Secretaria General Archiva documentos 18. Archiva la solicitud realizada, los documentos soporte, copia de la Resolución de Reconocimiento y la copia de la Orden de Pago en la Historia Laboral del funcionario. A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento Orden de Pago Manual (Proceso Financiero) FIN
Página 7 de 8 ANEXO. LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS RETROACTIVAS Para realizar la Liquidación de Cesantías Régimen de Retroactividad se debe tener en cuenta lo siguiente: EMPLEADOS PÚBLICOS PROFESIONALES CONCEPTO Salario Base de Liquidación Cesantías Retroactivas CÁLCULO SB = S + 1/12(PS + PV + PN) C(no Ley 50) =SB*d/360 - Cesantías parciales entregadas NORMA Decreto 1045 de 1978. Art 45. Ley 50 de 1990: Arts. 102 EMPLEADOS PÚBLICOS NO PROFESIONALES CONCEPTO Salario Base de Liquidación Cesantías Retroactivas CÁLCULO SB = S + 1/12(PS + PV + PN + HE) + ST + SA C(no Ley 50) =SB*d/360 - Cesantías parciales entregadas NORMA Decreto 1045 de 1978. Art 45. Ley 50 de 1990: Arts. 102. TRABAJADORES OFICIALES CONCEPTO Salario Base de Liquidación Cesantías Retroactivas CÁLCULO SB = S + 1/12(PA+PS + PV + PN + HE) + ST + SA C(no Ley 50) =SB*d/360 - Cesantías parciales entregadas NORMA CCT. Art. 57 CCT. Art 57. Donde: SB = Salario Base de Liquidación S = Último sueldo devengado siempre y cuando no haya tenido modificaciones en los últimos tres (3) meses o sueldo promedio de los últimos doce (12) (si ha tenido modificaciones). PS = Prima de Servicios. PV = Prima de Vacaciones. PN = Prima de Navidad. C = Cesantías. El cálculo matemático de las Primas, según los casos citados, se muestra en el Anexo A del procedimiento PTH.26 d = Nº de días desde la fecha de ingreso a la fecha descontando los días no remunerados. ST = Subsidio de Transporte Mensual. SA = Subsidio de Alimentación Mensual. HE = Horas Extras. PA = Prima de Antigüedad.
Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 11 de Octubre de 2004 Creación del Documento 02 Enero 24 de 2008 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, actualización de la normatividad que aplica, adición de los requisitos exigidos al Trabajador Oficial, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, actualización de conceptos a liquidar, su forma de cálculo y normativa, y actualización de los listados generados y sus destinos.