INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. Superintendencia de Seguros de la Nación Subgerencia de Tecnología y Comunicaciones. Actualizado Noviembre 2013

Transcripción

1 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 1

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 3 SOPORTE TÉCNICO 9 OBJETIVOS DEL PRESENTE MANUAL 3 INTERCAMBIO DE ARCHIVOS 9 GENERALIDADES 3 Instalación de PC s en las Oficinas Descentralizadas 3 Pedido de cuentas de mail, usuario de red y Correo Electrónico 3 Correo electrónico 4 Accesos a distintos aplicativos según la Oficina cuente con IP fija o no 5 ACCESO POR ESCRITORIO REMOTO Pasos a seguir para ingresar a la PC virtual 5 6 APLICATIVOS A LOS QUE SE TIENE ACCESO 7 PERMISOS DE ACCESO 8 ACCESO AL ÁREA DE SERVICIOS INTRANET 9 Usuario y Contraseña 10 Cambio de Contraseña 11 Subida de archivos a compartir 12 Permisos otorgados a los archivos o carpetas 13 Permisos otorgados a los archivos 13 Permisos otorgados a carpetas 14 Detalle de todos los archivos subidos 16 Archivos y carpetas creados por mi usuario 16 Archivos y carpetas que me han compartido 16 CERTIFICACIÓN DE FUNCIONAMIENTO TIC 17 2

3 INTRODUCCIÓN La ha iniciado un proceso de descentralización a través de la apertura de Delegaciones y Oficinas Descentralizadas en distintos lugares del país. El objetivo es facilitar la gestión de quienes residan en las provincias, a través de la recepción de la documentación que los particulares, entidades aseguradoras, empresas reaseguradoras y productores-asesores de seguros deseen presentar a la SSN. OBJETIVOS DEL PRESENTE MANUAL Brindar las herramientas tecnológicas para la gestión de las Oficinas Descentralizadas de la. GENERALIDADES De acuerdo a la oferta de los proveedores de servicios de Internet de cada localidad, las Oficinas Descentralizadas cuentan con dirección de IP fija o móvil. La dirección de IP fija facilita los accesos a distintos aplicativos. En cada Oficina Descentralizada se elige un agente que será la contraparte de la. Este agente mantendrá las comunicaciones con el personal de la de manera de organizar y centralizar las indicaciones para todos los agentes de la Oficina Descentralizada. El detalle de sus nombres está disponible en el Área de Servicios Intranet. Instalación de PC s en las Oficinas Descentralizadas Las PC s instaladas en las OD no se encuentran conectadas en red, por lo que no es necesario utilizar usuario y contraseña. No obstante se recomienda que, por seguridad, cada usuario defina una contraseña para acceder a las mismas, así como también utilizar protector de pantalla con desactivación del equipo después de cierto tiempo. Pedido de cuentas de mail, usuario de red y Correo Electrónico El responsable de la Oficina Descentralizada solicita la apertura de la cuenta de mail y la creación de usuario de red utilizando el formulario situado en: al cual se accede desde el botón de Formularios SI del Área de Servicios - Intranet. Una vez completado el formulario y firmado por el responsable de la Oficina Descentralizada, se escanea y envía por correo electrónico a mfernandez@ssn.gob.ar o mesadeayuda@ssn.gob.ar. Nota: Aunque las PC s de las Oficinas Descentralizadas no estén conectadas mediante una red, el usuario de red es necesario para acceder a ciertos servicios ofrecidos en el Área de Servicios - Intranet. 3

4 Correo Electrónico Cada agente de las Oficinas Descentralizadas tiene su cuenta de correo electrónico habilitada en el dominio ssn.gob.ar. Si el agente ya desempeñaba tareas en la sede de la SSN, mantiene su cuenta de correo electrónico. Si es un agente nuevo se habilita una nueva cuenta en el dominio citado. El correo electrónico se puede chequear desde cualquier equipo ingresando en y tipeando usuario y contraseña: Las Oficinas Descentralizadas que cuentan con IP fija, pueden además consultar el correo mediante administradores de correo electrónico como el Outlook

5 Accesos a distintos aplicativos según la Oficina cuente con IP fija o no APLICATIVOS IP fija IP móvil Agentes Institorios ATP Delegaciones Caja Chica Compartir Correo Electrónico Outlook Express / Webmail Webmail Gestión de Usuarios Intranet Legajo Virtual Productores Registro de Entidades SETRA Balances Soporte Técnico ACCESO POR ESCRITORIO REMOTO Para ingresar a los aplicativos de escritorio (sin acceso web): Entidades, Productores, Balances y SETRA, se creó una PC virtual con acceso por escritorio remoto (Remote Desktop), en cada Oficina Descentralizada. SE RECUERDA A LOS USUARIOS QUE EL INGRESO POR ESCRITORIO REMOTO PERMITE EL ACCESO A INFORMACIÓN SENSIBLE DEL ORGANISMO, POR LO QUE SE RECOMIENDA EXTREMAR LOS RECAUDOS DE SEGURIDAD EN SU UTILIZACIÓN 5

6 Pasos a seguir para ingresar a la PC virtual Presionar el ícono de inicio ubicado en el borde inferior izquierdo de la pantalla: Cliquear la opción Todos los programas, elegir Accesorios y luego Conexión a Escritorio remoto Al abrir el programa se accede a la siguiente pantalla: En Equipo cada Oficina Descentralizada escribe la dirección correspondiente o el número de IP suministrados por Infraestructura de la STC. Luego presione el botón Conectar: En Nombre de usuario ingrese ssn + nombre de la OD (por ejemplo: ssnmendoza), mientras que en contraseña: Luego cliquee el botón Conectar, y abra sesión en una PC de la red de la sede Roca, mediante la cual se puede interactuar con los programas ejecutables del Organismo. Mientras esté ejecutando el escritorio remoto, no podrá acceder a los recursos de su PC local (como ser sus carpetas, impresoras instaladas, etc). Es por ello que, para 6

7 guardar y/o enviar un formulario a impresión deberá utilizar la impresora de la máquina virtual, que genera un archivo PDF, guárdelo dentro de una carpeta de la red. Luego envíe un mail al agente residente en la OD, adjuntando el archivo guardado en la carpeta seleccionada. APLICATIVOS A LOS QUE SE TIENE ACCESO Cuando se inician actividades en una Oficina Descentralizada, el sector de Soporte Técnico de la, deja accesibles los siguientes aplicativos mediante escritorio remoto: SETRA: Seguimiento de expedientes y trámites. Fue diseñado para registrar y llevar el control del ingreso y egreso de documentos del Organismo, (expedientes, trámites, notas de salida), teniendo un seguimiento del recorrido de cada documento, para su ágil y práctica localización. Se basa en remitos. No se trata de un sistema documental porque no habla del contenido del documento. Las Oficinas Descentralizadas pueden abrir trámites (actuaciones). Los expedientes sólo puede iniciarlos la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo de la SSN. El contenido del sistema SETRA se visualiza en la página web del Organismo en Consultas de Expedientes y Trámites Registro de Entidades: Se pueden consultar datos generales de las entidades aseguradoras y reaseguradoras, información sobre sucursales, accionistas, directivos, ramos e historial de las novedades de la entidad, desde su creación. Productores: Registro de productores individuales y sociedades Aplicativo para consultar Balances anteriores al tercer trimestre del año Legajo Virtual: Accesibilidad de información de RRHH para todo el personal. Caja Chica: Ingreso de las solicitudes de caja chica y viáticos y su preaprobación por los sectores correspondientes. ATP Delegaciones: Registro de la atención al público Descentralizadas. en las Oficinas Agentes Institorios: Agilizar las presentaciones de información que deben efectuar las entidades aseguradoras que operan con Agentes Institorios en cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Resolución SSN. Nº , conforme lo establecido en la Comunicación Nº Gestión de usuarios: Registración por primera vez de usuarios (Usuario Universal), pedido de acceso a nuevos aplicativos de usuarios ya registrados y cambios de contraseña. Soporte Técnico: tickets de problemas en estaciones de trabajo y aplicaciones. La instalación de cualquier otro aplicativo se solicitará a la Gerencia de Administración y, de corresponder, la misma será realizada por la. 7

8 PERMISOS DE ACCESO En la siguiente tabla, se detalla la vía del pedido de permiso de acceso a cada aplicativo y quién se ocupa de su otorgamiento: Aplicativo SETRA Cómo se pide el permiso Quién otorga el permiso A la Mesa de Ayuda, int 1090 o mesadeayuda@ssn.gob.ar Registro de Entidades Productores Usuario: reportes María Fernandez (Subgerencia de Tecnología y Comunicaciones) Contraseña: reportes A la Mesa de Ayuda, int 1090 o mesadeayuda@ssn.gob.ar Balances Soporte Técnico Sin permiso de acceso ATP Delegaciones En Gestión de usuarios: Legajo Virtual En Gestión de usuarios: Caja Chica En Gestión de usuarios: Agentes Institorios A Dora Vicaria Int dvicaria@ssn.gob.ar Notas Intergerencias En Gestión de Usuarios: COMPARTIR Al Sector de Infraestructura de la Subgerencia de Tecnología y Comunicaciones Nicolás Wittwer y Benjamín Navarro de la (Subgerencia de Relaciones con la Comunidad) Recursos Humanos de la Gerencia de Administración Marcelo Borda / Rodrigo Araníbar (Sector Tesorería) Dora Vicaria y Sergio Maurizio de la (Gerencia de Autorizaciones y Registros) Uriel Fraidenraij / Carolina Geisler (Subgerencia de Tecnología y Comunicaciones) Gerardo Giampietro (STC) Ariel Arcuri (STC) Carolina Geisler (STC) 8

9 ACCESO AL ÁREA DE SERVICIOS - INTRANET Las Oficinas Descentralizadas tienen acceso a la página del Área de Servicios - Intranet de la SSN, donde pueden consultar: SOPORTE TÉCNICO Cuando se presenten problemas con la utilización de los equipos o de los aplicativos, el personal de las Oficinas Descentralizadas se puede comunicar con: MESA DE AYUDA INFORMATICA: mesadeayuda@ssn.gob.ar int Correo electrónico: SOPORTE TÉCNICO: Ingresar en la dirección y cargar el ticket correspondiente. El sector de Soporte Técnico solucionará problemas en las Oficinas Descentralizadas mediante soporte remoto. Para ello el solicitante informa el Nº de inventario del equipo que requiere mantenimiento. Cuando se presenten problemas con el servicio de Internet o de telefonía los agentes de la Oficina Descentralizada deberán comunicarse en primer término con el proveedor de servicios. Se comunicarán con el sector de Soporte Técnico sólo si el proveedor no resuelve el problema. INTERCAMBIO DE ARCHIVOS El intercambio de archivos entre las Oficinas Descentralizadas y la casa central de la SSN se realizará mediante el link: compartir.ssn.gob.ar. 9

10 Cada Oficina Descentralizada contará con un repositorio donde cada uno de los miembros de esas dependencias tendrá permiso de lectura y escritura, según corresponda. Los usuarios podrán subir archivos y compartirlos mediante un link o bien crear usuarios temporales con accesos a carpetas generadas desde la aplicación. Se aclara que el contenido de estos repositorios no está protegido por las políticas de back-up del organismo porque se trata de un sitio de intercambio. Nota: Sus funcionalidades tienen mejor desempeño en el navegador Firefox. Se recuerda que este sitio debe ser usado exclusivamente para el intercambio de información de trabajo entre usuarios de la SSN. La actividad del mismo será monitoreada por la Subgerencia de Tecnología y Comunicaciones. Usuario y Contraseña Los usuarios que requieran intercambiar archivos frecuentemente con la Casa Central de la SSN dispondrán de un nombre de usuario y contraseña que serán comunicados por el sector Infraestructura de la. Dicho usuario y contraseña deberán ingresarse en los campos Usuario y Clave de la pantalla siguiente, respetando mayúsculas y minúsculas. 10

11 Una vez ingresado muestra la siguiente pantalla Mis Archivos: La barra de herramientas señalada con habilita las acciones autorizadas a realizar según permisos otorgados al usuario, dependiendo del elemento que se encuentre seleccionado. En se muestra el repositorio en el que está trabajando. Y en ruta de directorio en la cual se encuentra el usuario. se muestra la En se muestran las opciones del Menú de Usuario. En se muestran los detalles del elemento seleccionado. La característica de la información varía de acuerdo al elemento seleccionado. Cambio de contraseña Para modificar la configuración de cada usuario, haga clic en Conectado como en la esquina superior derecha (opciones del Menú de Usuario). Se abre el menú de usuario en el que puede seleccionar el idioma, cambiar la contraseña de su cuenta y salir de la aplicación. Cliqueando en Cambiar Clave aparece la pantalla siguiente donde ingresa la contraseña anterior en Contraseña anterior y la nueva dos veces en Nuevo y Confirmar: 11

12 Subida de archivos a compartir A partir de la pantalla Mis Archivos se pueden crear carpetas donde subir archivos para intercambiar. Para poder realizarlo deberán ir a la opción Nueva Carpeta del menú superior. La creación de carpetas permite una mejor organización de los archivos. Se recomienda armar carpetas para los distintos sectores destinatarios. En el ejemplo, se crea la carpeta Denuncias SSN para subir archivos correspondientes a una denuncia tomada en la Oficina Descentralizada Córdoba que desea enviar archivos al sector Denuncias de la casa central de la SSN. Al seleccionar la carpeta y presionar Subir en el menú superior, se abrirá la siguiente pantalla: Al hacer click en Examinar se podrá buscar el o los archivos que se quieren subir. Mediante el botón Enviar se permitirá subir efectivamente el archivo, que se muestra de la siguiente forma: 12

13 Permisos otorgados a los archivos o carpetas Permisos otorgados a archivos Los archivos se comparten mediante un link enviado al destinatario. Una vez subido el archivo se determina quién o quiénes tendrán permisos para acceder a él, haciendo clic con el botón derecho del mouse se despliegan varias opciones y se elige Enlace Público: Se pueden determinar los días de vigencia en que se podrá acceder al archivo o las veces que podrá hacerlo. Permite incluir también una contraseña. El acceso al archivo se realiza mediante un link proporcionado por el aplicativo que se envía por correo electrónico al destinatario: Al oprimir el botón Crear: Se muestra la dirección donde se deposita el archivo y oprimiendo el símbolo de correo electrónico que se encuentra a la derecha se abre un correo que contiene la ruta del archivo para enviar a quien debe bajarlo. Tener en cuenta que en caso de colocar fecha de caducidad o contraseña, deberá informarlo al destinatario. Los permisos del archivo pueden revocarse o cambiarse. 13

14 Quien recibe el mail y presiona el link, accede a la siguiente pantalla: Cliqueando sobre el ícono, comienza a bajar el archivo. Si el archivo se subió con contraseña, la pantalla es: Cuando expira la cantidad de veces que podía ser descargado o la fecha de vigencia, se muestra la siguiente pantalla: Permisos otorgados a carpetas Las carpetas se comparten con usuarios del sistema o con usuarios temporarios creados especialmente. El otorgamiento de permisos de carpetas se realiza en forma similar al de archivos, mediante Enlace Público pero ofrece otras posibilidades: 14

15 En primer término, se determina el tipo de Permiso: Leer, Leer y Escribir o Subir solamente. En Usuario Destino se define el usuario con el que se desea compartir la carpeta, por ejemplo Mendoza. El usuario Mendoza encuentra esta carpeta en Mis Archivos. Si se desea compartir una carpeta con un usuario que no tiene cuenta en Compartir (porque no lo utiliza frecuentemente), presionando Create a temporary user, se despliegan dos nuevos campos para crear usuarios temporales: el nombre del usuario y la contraseña. Tenga en cuenta crear una contraseña que el sistema califique como Aceptable (color naranja) por la propia seguridad de los archivos. El nuevo usuario podrá ingresar a Compartir utilizando este nombre de usuario y la contraseña asignada (que Ud. deberá haberle informado). Accederá exclusivamente a la carpeta que se le ha compartido durante la cantidad de días de vigencia del archivo o la cantidad de bajadas establecidas. Luego el usuario temporal desaparece del aplicativo y por lo tanto sus permisos. Para descargar el archivo deberá posicionarse sobre el archivo a bajar y presionar el botón Descargar. 15

16 Detalle de todos los archivos subidos Archivos y carpetas creados por mi usuario Presionando en Mis Archivos, se accede a los Elementos Compartidos: donde se accede a un detalle de los Archivos Públicos, los Repositorios Compartidos y los Usuarios Compartidos: Haciendo click en Archivos Públicos se obtiene el siguiente detalle de los archivos con sus descargas permitidas y realizadas y la fecha de caducidad, si existen: Archivos y carpetas que me han compartido Los usuarios encuentran los archivos compartidos y los públicos en Mis Archivos. 16

17 Si el archivo requiere contraseña, tendrá que ingresarla para poder acceder al mismo. CERTIFICACIÓN DE FUNCIONAMIENTO TIC Cuando la Oficina Descentralizada se encuentre en funcionamiento, su responsable firmará la Certificación de Funcionamiento TIC disponible en Formularios SI de la intranet, la escaneará y enviará por correo electrónico a la quien la archivará. 17