Pagos - "Payment" Tomo I

Transcripción

1 Pagos - "Payment" Tomo I Guía del Estudiante CURAP002 Edition 1.0 Octubre 2007 PATSI

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3 Tabla de Contenidos Acceder Oracle Acceder Oracle Hacer un "Shortcut" Acceder la página de PATSI directamente Olvidó la contraseña o "Password"? Cambiar la contraseña o "Password" Salir del sistema Acceder Oracle PATSI Quick Reference Guide Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Conversión Cuentas FRS Fondo Departamento Sub-Departamento Object Codes Función de Gasto Project Año Fiscal Ejemplos de Conversión Pagos - "Payments" -Tomo I Pagos - "Payments" -Tomo I Crear Pagos Pago de Factura a través de la pantalla de entrada de Facturas Procesar un Pago o Reembolso para una o más facturas de un Suplidor Imprimir Cheques Procesar un lote de pago "Payment Batch" Modificar "Payments Batches" Establecer Formato del Documento para Pago Confirmar el "Payment Batch" Cancelar un lote de pago "Payment Batch" Flujograma de Crear Pagos Realizar Búsqueda de Pagos Payment Overview Invoice Overview Ver el Historial de Pago Flujograma de Realizar Búsqueda de Pagos Mantener Pagos Detener Pagos Liberar un Pago Detenido Anular un Pago Flujograma de Mantener Pagos Pagos - "Payment" Tomo I Tabla de Contenidos i

4 Pagos - "Payment" Tomo I Tabla de Contenidos ii

5 Acceder Oracle Capítulo 1 Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 1

6 Acceder Oracle 1. Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet Seleccione el área de Investigación y Tecnología. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 2

7 3. Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla. Si desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #5. 4. Marque en el encasillado correspondiente ( In the future, do not show this warning ). Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 3

8 5. Oprima Ok en la ventana de diálogo de Security Alert. 6. Oprima el botón Yes en la siguiente ventanilla de diálogo, Security Alert. Se despliega la página PATSI Project Home Page: Main En este punto puede crear un Shortcut para esta página. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 4

9 Si desea hacer un Shortcut, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #17. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 5

10 Hacer un Shortcut 7. Oprima el botón derecho de mouse y seleccione la opción Create a Shortcut. 8. Oprima el botón Ok. En futuras ocasiones podrá acceder la página a través del icono en el Desktop de su computadora. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 6

11 Otra forma de crear el shortcut Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 7

12 Acceder la Página de PATSI Directamente Si desea acceder la página de PATSI directamente, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea # Acceda el icono de Internet Explorer. En la pantalla principal ( desktop ), seleccione con un clic el botón: Se despliega el menú de opciones (lado izquierdo de la pantalla) y marque con otro clic el siguiente icono que aparece en la pantalla de Windows de su computadora. Si va a acceder la página Web directamente, escriba la siguiente dirección: Si va a acceder la instancia de producción, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea # Escriba la línea de Address la siguiente dirección: Ir a tarea # Escriba la dirección de la instancia de prueba: Complete los datos username y password Se le asignará una contraseña para comenzar en la instancia. Inicialmente, la misma será temporera por lo que va a requerir que la cambie al momento. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 8

13 Dicha clave tendrá seis (6) o más caracteres y, al menos, uno de éstos debe ser numérico. No puede repetir caracteres. El sistema solicitará la verificación de la nueva contraseña. Cada noventa (90) días la contraseña expirará, por lo que el sistema le enviará un recordatorio al acercarse su vencimiento. Los Niveles de Responsabilidad están basados en las funciones que se le otorgan al usuario para el uso del módulo. Dichos niveles son asignados por el Director de la Oficina de cada unidad. 13. Escriba la contraseña. Guarde la contraseña en un lugar seguro y no comparta con nadie. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 9

14 Olvidó la Contraseña o Password Si olvidó la contraseña, ir a tarea #1. Si no, ir a tarea #4. Si olvidó la contraseña, el sistema le proveerá una forma rápida de obtener la misma. Para ello, deberá oprimir el icono que aparece en la pantalla de PATSI. El sistema presentará la pantalla Reset Password, donde anotará el Username y oprimirá el botón de Submit. Deberá esperar varios minutos para que el sistema le envíe la nueva contraseña a través del correo electrónico. 14. Oprima la opción Olvido la contraseña? 15. Escriba el User Name y oprima el botón de Submit. Al completar esta pantalla el sistema le genera un con un nuevo password. La siguiente pantalla confirma el envío de la solicitud del nuevo password. 16. Oprima el botón OK Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 10

15 17. Otra manera de hacer Login al área de prueba o cualquier otra instancia a la que tenga acceso complete el encasillado Login Name y Password con la dirección electrónica oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón Login u oprima Enter en el teclado. Se despliega la pantalla principal con las responsabilidades que usted tiene asignadas. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 11

16 18. Una vez seleccione la responsabilidad que estará trabajando, seleccione cualquiera de las funciones asignadas. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 12

17 Cambiar la Contraseña o Password PATSI Web Page Si desea cambiar la contraseña, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea # Seleccione Change Password (localizado a su mano izquierda en la pantalla). 20. Escriba su contraseña actual. 21. Escriba la nueva contraseña. 22. Escriba nuevamente la nueva contraseña. 23. Oprima el botón Cambiar. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 13

18 24. Amplié las instancias. Las instancias pueden cambiar de acuerdo a como sea necesario. 25. Seleccione la instancia a trabajar. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 14

19 Otra forma de seleccionar la instancia es utilizando la siguiente tabla. La misma provee información sobre el status de la instancia. Se localiza al mover la barra de deslizamiento (scroll bar) ubicada a la derecha de la pantalla. Si desea salir del sistema, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea # Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma Navigator. En este ejemplo de UPR Purchasing aparece la lista de las responsabilidades. Cada usuario tiene asignada una o varias responsabilidades. Después de seleccionar la responsabilidad, al lado izquierdo de la pantalla, se despliega un menú con las funciones autorizadas. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 15

20 De no tener instalado Java Initiator o ActiveX, se activan en la pantalla varios componentes para la instalación del mismo. Una vez instalado, se activará JInitiator Security Warning. Si usted no tiene privilegios para instalar, ir a tarea #27. Si no, ir a tarea # Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias. Fin de la actividad. 28. Presione el botón Grant Always. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 16

21 Se desplegará la pantalla de la aplicación Oracle. Las siguientes pantallas nos indicarán que se está accediendo a Oracle. Luego de que el Sistema Oracle haya cargado, BAJO NINGÚN CONCEPTO SE PODRÁN CERRAR las siguientes pantallas: Oracle Applications Home Page Oracle Applications 11i Oracle Applications PATSI Producción ú Oracle Applications PATSI VIS Nota: Obviar esta instrucción podría ocasionar que se pierda toda la información del récord que está trabajando. 29. Maximice la pantalla. Es bien importante maximizar la pantalla, ya que esto te permitirá ver en la parte inferior la siguiente información: Como por ejemplo, si hubo errores o algún warning o si se guardó la información del solicitante. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 17

22 En el documento titulado PATSI Quick Reference, que se incluye al final de este capítulo, podrá aprender algunos comandos que le facilitarán el uso de la aplicación. 30. Continúe trabajando en su aplicación. Se desplegarán las formas que correspondan a su aplicación. Aparece Windows Security Alert. 31. Oprima botón de OK Si desea finalizar, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #30. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 18

23 Salir del Sistema 32. Seleccione Logout. Fin de la actividad. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 19

24 Acceder Oracle Instalar Componentes Especiales Inicio Usuario de PATSI Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet. (1) > Suppliers Options > Requisitions Options > Purchasing Options > Payable Options > Financial Aid Options Desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo? S Usuario de PATSI Marque en el encasillado correspondiente ( In future, do not show this warning ). (4) N Desea hacer un Shortcut? S Usuario de PATSI Oprima el botón derecho de mouse y seleccione la opción Create a Shortcut. (7) Oprima el botón Ok. (8) N A Usuario de PATSI Seleccione el área de Investigación y Tecnología. (2) Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla. (3) Usuario de PATSI Oprima Ok en la ventana de diálogo de Security Alert. (5) Oprima el botón Yes en la siguiente ventanilla de diálogo, Security Alert. (6) Desea acceder la página de PATSI directamente? S B N C Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 20

25 Acceder Oracle B A Usuario de PATSI Usuario de PATSI Usuario de PATSI Acceda el icono de Internet Explorer. (9) Va a acceder la instancia de producción? S Usuario de PATSI Escriba la línea de Address la siguiente dirección: patsiprod.upr.edu (10) N Complete los datos username y password (12) Usuario de PATSI Escriba la contraseña. (13) Olvidó la contraseña? S C N B Oprima el botón OK (16) B Usuario de PATSI A Complete el encasillado Login Name y Password con la dirección electrónica oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón Login u oprima Enter en el teclado. (17) A Usuario de PATSI Escriba la dirección de la instancia de prueba (11) Usuario de PATSI Oprima la opción Olvido la contraseña? (14) Escriba el User Name y oprima el botón de Submit. (15) Desea cambiar la contraseña? S D N E Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 21

26 Acceder Oracle D Usuario de PATSI Usuario de PATSI Usuario de PATSI Seleccione Change Password (localizado a su mano izquierda en la pantalla). (18) Escriba su contraseña actual. (19) Escriba la nueva contraseña. (20) Escriba nuevamente la nueva contraseña. (21) Oprima el botón Cambiar. (22) E Usuario de PATSI Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma Navigator. (25) Usted no tiene privilegios para instalar? S N Presione el botón Grant Always. (27) Maximice la pantalla. (28) Usuario de PATSI Continúe trabajando en su aplicación. (29) Oprima botón de OK (30) Amplié las instancias. (23) Seleccione la instancia a trabajar. (24) Usuario de PATSI Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias. (26) N Desea finalizar? Desea salir del sistema? N Fin S A Usuario de PATSI Seleccione Logout. (31) S A Fin Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 22

27 PATSI Quick Reference Guide Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 23

28 Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 24

29 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 1

30 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 2

31 Conversión Cuentas FRS Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 3

32 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 4

33 Fondo Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 5

34 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 6

35 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 7

36 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 8

37 Departamento Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 9

38 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 10

39 Sub-Departamento Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 11

40 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 12

41 Object Codes Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 13

42 Función de Gasto Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 14

43 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 15

44 Project Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 16

45 Año Fiscal Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 17

46 Ejemplos de Conversión Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 18

47 Ejemplos de Conversión Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 19

48 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 - Página 20

49 Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 1

50 Pagos - "Payments" -Tomo I Objetivos de la Sección Al final de esta sección, usted podrá: Registrar Pagos Realizar Búsqueda de Pagos Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 2

51 Crear Pagos 1. Acceda Oracle E-Business Suite. 2. Seleccione la responsabilidad Public Sector Payables. 3. Determine la tarea a realizar. Si va a realizar un pago de emergencia (incluye Quick Payment ) donde se decide pagar la factura directamente desde la pantalla de Invoices, ir a tarea #4. Si va a realizar un pago o reembolso para una o más facturas de un suplidor, ir a tarea #17. Si va a imprimir cheques ir a tarea #35. Si va a procesar un lote de pagos Payment Batch, ir a tarea #42. Esta es la manera más común de realizar pagos en donde se selecciona un grupo de facturas de diferentes proveedores y se pagan en un proceso masivo. Este proceso permite procesar lotes de pago de forma más ágil debido a que se utiliza una plantilla con valores predefinidos. Si va a confirmar el Payment Batch, ir a tarea #78. Este es el paso final en el proceso de emitir un lote de pago. La confirmación le indica al sistema que los pagos fueron emitidos de forma exitosa. Este proceso permite además corregir algún error en la emisión de un cheque en particular. Si desea cancelar un Payment Batch, ir a tarea #95. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 3

52 Pago de Factura a través de la pantalla de entrada de Facturas 4. Seleccione la función Invoices Public Sector Payables N Invoices Entry Invoices Invoices Se despliega la forma Find Invoices. 5. Complete los campos deseados para localizar la factura a pagar. En el ejemplo a continuación se buscan facturas del suplidor AAA OFFICE WORLD, INC., cuyo estatus de pago es Unpaid y el estatus de la factura es Validated. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 4

53 Mientras más criterios registren para la búsqueda, menor será la cantidad de facturas que pareen y filtrará mejor los resultados. De esta manera optimiza la función de búsqueda. 6. Luego de seleccionar los criterios de búsqueda deseados, siguiendo el ejemplo presentado, oprima el botón Find. Se desplegará la forma Invoices, incluyendo las facturas que cumplieron con los criterios de búsqueda. De no obtener una búsqueda exitosa, repita los pasos anteriores hasta obtener los resultados esperados. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 5

54 7. Seleccione la factura que desea pagar y pulse el botón Actions 1. Se despliega la forma Invoice Actions. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 6

55 Sólo pueden pagarse de manera rápida ( Quick Payments ) facturas validadas y no pagadas. 8. Seleccione la opción Pay in Full. 9. Pulse el botón OK. Se despliega la forma Payments. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 7

56 Aparecerá preseleccionado el tipo de pago Quick Payment. 10. Muévase al campo Type y seleccione el método que estime necesario. Quick Quick payments escoja esta opción para generar un pago a un solo proveedor con una o varias facturas. Manual se utiliza para registrar los pagos realizados de forma externa al sistema Oracle, como por ejemplo cheques que han sido generados manualmente a los suplidores o por transferencias electrónicas. El sistema guardará los datos del pago que ya ha sido emitido y no va a generar impresión de un cheque. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 8

57 Refund Refund payments se utilizan para devoluciones de efectivo. Un refund debe ser aplicado a una factura tipo Debit Memo o Credit Memo. 11. Oprima el botón OK. 12. Muévase al campo Bank Account. Seleccione la cuenta de banco con la que desea realizar el pago, de la lista de valores que se proveen. Aparecerán varias notas del sistema donde le indica que Cuentas por Pagar está reservando el documento para el pago e información de la cuenta de GL que utilizará para el mismo. 13. Oprima el botón OK, para indicar al sistema que leyó las notas provistas. El Document Num y el Payment Date aparecen de forma automática. 14. De ser necesario, actualice el número del documento Document Num. Este es el próximo número de cheque o pago electrónico disponible para ser utilizado. 15. Para que el pago sea procesado, guarde pulsando el icono Save en la barra de herramientas o presionando Ctrl-S. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 9

58 La cantidad de pago se establece y la factura se refleja en la sección Invoices. Aparecerá un mensaje del sistema donde indica que la transacción fue completada y guardada. 16. Oprima el botón OK, para indicar al sistema que leyó las notas provistas. Si el método de pago es cheque ir a tarea #35. Si no ir a tarea #33. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 10

59 Procesar un Pago o Reembolso para una o más facturas de un Suplidor. 17. Seleccione la función Payments. Public Sector Payables N Payments Entry Payments Payments Se despliega la forma Payments. 18. De ser necesario, expanda la ventana Oracle Applications. Pulse el icono Applications. en la esquina superior derecha de la ventana que lee Oracle 19. Muévase al campo Type y seleccione el método que estime necesario. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 11

60 Quick Quick payments escoja esta opción para generar un pago a un solo proveedor con una o varias facturas. Manual se utiliza para registrar los pagos realizados de forma externa al sistema Oracle, como por ejemplo cheques que han sido generados manualmente a los suplidores o por transferencias electrónicas. El sistema guardará los datos del pago que ya ha sido emitido y no va a generar impresión de un cheque. Refund Refund payments se utilizan para devoluciones de efectivo. Un refund debe ser aplicado a una factura tipo Debit Memo o Credit Memo. 20. Oprima el botón OK. 21. Muévase al campo Bank Account y seleccione la cuenta de banco que desee utilizar para el pago. 22. Muévase al campo de Document y elija el documento deseado. Los campos Document Num y Payment Date se despliegan de forma automática. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 12

61 De ser necesario, actualice el número de documento o la fecha del pago. 23. Muévase al campo Supplier, oprimir el botón para seleccionar al suplidor en la lista de valores. Se despliega la forma Supplier Name. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 13

62 Haga una búsqueda colocando el símbolo de % en el campo de Find. Seleccione del listado de valores que el sistema le presenta el nombre del suplidor. Oprima la tecla. El campo Supplier Num debe desplegarse de forma automática. 24. Muévase al campo Supplier Site y seleccione el lugar del suplidor en aquellos casos que el suplidor tiene mas de un Site. 25. Pulse el botón Enter/Adjust Invoices para seleccionar las facturas a pagar. Se despliega la forma Select Invoices. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 14

63 26. Muévase a la primera línea vacía, pulsando el campo Invoice Number. 27. Entre o seleccione la factura que interese y oprima el botón OK. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 15

64 28. Muévase al campo Payment Amount y entre o ajuste la cantidad a pagarse en la factura. 29. Muévase al campo Discount Amount y entre o ajuste la cantidad a ser descontada en la factura. Si va a seleccionar otra factura, ir a tarea #30. Si no, ir a tarea # Coloque el cursor en la siguiente línea, en el campo de Invoice Number. Ir a tarea # Si desea puede consultar la factura antes de finalizar el proceso de pago presionando el botón Invoice Overview para consultar la factura. 32. Guarde pulsando el icono Save en la barra de herramientas o presione Ctrl-S. Si el método de pago es cheque, ir a tarea #35. Si no, ir a tarea # Consulte el documento correspondiente, si no va a realizar los pagos con cheques. 34. Cierre la aplicación. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 16

65 Imprimir Cheques 35. En la pantalla de Payments pulse el botón Actions Presione Format y Print Now. 37. Vaya al campo Program y seleccione de la lista de valores el que corresponda. 38. Muévase al campo Printer y seleccione de la lista de valores el que corresponda. 39. Pulse el botón OK. 40. Cierre la forma Payments. 41. Cierre la forma Invoices. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 17

66 Procesar un lote de pago Payment Batch Este proceso se utiliza para la selección de un grupo de facturas de diferentes proveedores que van a ser pagadas al mismo tiempo. Las facturas a pagar pueden ser seleccionadas por diferentes criterios como por ejemplo: prioridad, grupo de pago, lote de factura y fecha de vencimiento entre otros. El proceso de lote de pago se compone de 4 pasos: Autoselect/Build selecciona las facturas a pagar. Modify elimina o añade factuars al lote de pago. Format genera un archivo de pago. Confirm - se confirma que la corrida finalizó de forma exitosa. En este paso el sistema libera la cuenta de banco para utilizarla en otra corrida. 42. Seleccione la función Payment Batches Public Sector Payables N Payments Entry Payment Batches Payment Batches Se despliega la forma Payment Batches. 43. De ser necesario, expanda la ventana Oracle Applications. Pulse el icono. Si es la primera vez que registra lotes de pago, ir a tarea #44. Si no, ir a tarea #45. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 18

67 44. Seleccione el Fólder que utilizará para registrar los lotes de pago de su unidad. Pulse sobre el icono Open Folder. Seleccione el fólder correspondiente. Oprima el botón OK. Seleccione Folder en la barra de herramientas. Seleccione la opción Reset Query. Oprima el botón OK para confirmar su selección. Seleccione nuevamente Folder, en la barra de herramientas. Seleccione la opción Save As. Aparecerá la forma Save Folder. Asegúrese que están seleccionados los criterios necesarios. Los siguientes criterios deben estar seleccionados: Autoquery Never Open as default Public Oprima el botón OK. Se despliega la forma Payment Batches. 45. En el campo Batch Name entre el nombre del lote. 46. El campo Payment Date el sistema presenta la fecha del día, de ser necesario actualice la misma. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 19

68 El sistema no le permitirá registrar una fecha anterior a la actual. 47. Verifique que el campo Status presenta el valor New. Esto significa que se ha iniciado un proceso de lote de pago. 48. De ser necesario, registre el campo Invoice Batch Name. Este dato se utiliza en los casos en que se desea pagar las facturas incluidas en un lote de facturas en específico. 49. De ser necesario, registre el campo Supplier Name. Este dato se utiliza en aquellos casos donde se desea que el sistema seleccione todas las facturas a pagar de un suplidor en específico. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 20

69 50. De ser necesario, registre el campo de Pay Group. Este dato se utiliza si desea limitar la selección a facturas que tengan asignado un grupo de pago en específico. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 21

70 51. Muévase al campo Bank Account y seleccione la cuenta de banco de la cual se realizarán los pagos. El sistema puede mostrar varias notas informativas sobre el proceso. De ser necesario, confirme las notas que le da el sistema, oprimiendo OK. 52. Muévase al campo Document y seleccione el documento apropiado. Normalmente en este campo aparecerá la opción de cheque. Otras opciones para este campo podría ser transferencia electrónica. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 22

71 53. Registre el campo Pay Through Date. Se utiliza para indicarle al sistema que seleccione facturas que su fecha de vencimiento sea en o antes de la fecha colocada en este campo. Este campo presenta, como valor por defecto, la fecha del día de hoy. El proceso de selección considerará primero las fechas de descuento. Si la fecha de descuento pasó, utilizará la segunda fecha del término de pago ( due date ). 54. Registre cualquier otro dato adicional, que necesite. Registre el campo Payment Priority. Se utiliza para seleccionar facturas que tengan asignadas una prioridad en específico. Las prioridades son clasificadas de 1 al 99, que es el valor por defecto, en cuyo caso el sistema va a seleccionar todas las facturas. Para una selección mas especifica indique una prioridad diferente a esta. Registre el campo de Allow Zero Invoice. Se utiliza cuando se quiere que el sistema incluya en la corrida de pagos facturas con cantidad 0. Registre el campo de Include only due. Se marca si desea seleccionar sólo las facturas vencidas a la fecha escogida en el campo Pay Through Date. Registre los campos Maximun/Minimun Payment. Se usan para indicarle al sistema que los pagos a ser realizados a cada proveedor estén dentro de un rango de cantidad específica. Registre el campo de Maximun Outlay. Se usa para indicar al sistema que la cantidad total a desembolsar en la corrida de pagos no debe exceder la cantidad aquí indicada. Si la cantidad se excede, el sistema presenta un mensaje pero permite continuar. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 23

72 55. Muévase al campo First Document y actualice de ser necesario. En el campo First Document el sistema va a mostrar el próximo numero de documento disponible. 56. Guarde pulsando el icono Save en la barra de herramientas o presionando Ctrl-S. De ser necesario, confirme las notas que le presente el sistema, oprimiendo OK. 57. Pulse el botón Actions 1. Se despliega la forma Payment Batch Actions. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 24

73 58. Asegúrese que las opciones Select Invoices y Build Payments estén marcadas. En este proceso el sistema va a seleccionar las facturas a base del criterio de búsqueda incluido en la corrida. 59. Si desea imprimir el informe de las facturas a pagar, marque la opción Print Preliminary Payment Register. Este proceso va a generar un informe con las facturas seleccionadas. Se recomienda utilizar esta opción para verificar los pagos producidos, de forma preliminar. 60. Vaya al dato Printer y seleccione el correspondiente en la lista de valores. 61. Presione el botón OK. Se cerrará la forma Payment Batches Actions y en la forma Payment Batches el dato Next Step se actualizará automáticamente con el valor Autoselect. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 25

74 62. Haga clic sobre el botón Requery Batch hasta que el valor en Next Step sea Format. 63. Para verificar que el proceso de selección haya finalizado, presione el botón View Processes. 64. De ser necesario, presione el botón Refresh Data hasta que en el campo de Phase muestre estatus de completado. 65. Oprima View Output, para ver los resultados del proceso Preliminary Payment Register. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 26

75 Examine los resultados del informe, para evaluar el proceso de selección de facturas y creación de pagos. Puede guardar el mismo, de ser necesario. 66. Cierre el informe y la forma Requests. 67. Regrese a la pantalla de Payment Batches. Note que el lote ha cambiado su estatus a Built. Esto indica que se seleccionaron las facturas para pago. 68. Para revisar las facturas seleccionadas puede utilizar el informe de Preliminary Payment Register o presionar el botón Payments. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 27

76 Modificar Payments Batches Si desea realizar una modificación al lote de pago, ir a tarea #69. Si no, ir a tarea #73. Esta directiva lleva a la modificación del bath (próxima tarea) o a continuar proceso de pago. 69. Oprima Actions 1. Aparecerá la forma Modify Payment Batch. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 28

77 70. Realice los cambios que sean necesarios en el lote de pagos. En la pantalla de Modify Payment Batch se puede modificar el proceso de pago: Añada facturas no seleccionadas por el proceso. Elimine facturas seleccionadas. Cambie la cantidad a pagar de la factura (pago parcial). Supplier Seleccione el proveedor. Site Seleccione la dirección del proveedor. Pay Debe aparecer Yes si desea incluir a este proveedor en la corrida de pago, de lo contrario debe indicar No Invoice Number Presenta el numero de factura a pagarse Pay Debe aparecer Yes si desea incluir esta factura en la corrida de pago. De lo contrario debe indicar No Payment Amount Modifique la cantidad si desea hacer un pago parcial. 71. Al finalizar la modificación al lote de pago presione el botón de Build. Esto re-iniciará el proceso de selección de facturas según los cambios solicitados. 72. Presione el botón Requery Batch en la forma Payment Batches. Note que el estatus del lote volverá a Built. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 29

78 Establecer Formato del Documento para Pago 73. Presione el botón Actions 1. Se desplegará la forma Payment Batches Actions. 74. Marque los encasillados Format Payments y Print Now. 75. Muévase al campo Program y seleccione en la lista de valores, el que corresponda. 76. Muévase al campo Printer y seleccione en la lista de valores, el que corresponda. 77. Presione el botón OK. Una vez finalice este proceso los cheques debe salir impresos (si se hizo la selección para ello). El lote de pago cambiara al estatus Formatted Si va a cancelar el pago, ir a tarea #95. Si no, ir a tarea #78. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 30

79 Confirmar el Payment Batch 78. Localice el Payment Batch en la forma Payment Batches. 79. Pulse el botón Actions 1 Se despliega la forma Payment Batch Actions. 80. Seleccione la opción Confirm Payment Batch y Print Final Register. 81. Verifique el campo Printer. 82. Presione el botón OK. Se desplegará la forma Confirm Payment Batch. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 31

80 83. Selecciones el campo Status. Entre los estatus disponibles están Seleccione Printed si los cheques fueron impresos de forma exitosa. Seleccione Setup si este cheque se utilizo como prueba para calibrar la impresora al principio de la corrida de pagos. Seleccione Skipped si este cheque no fue impreso. Seleccione Spoiled si este cheque se daño durante el proceso de impresión. 84. Registre en los campos From/To la secuencia utilizada del documento de pago. Se registra el número de documento donde se comenzó y donde se finalizó. Si la impresión de cheques se detuvo y desea continuar, ir a tarea #85. Si no, ir a tarea # Presione Restart Batch. 86. Presione el botón Confirm para indicar que la corrida fue completada. Reaparecerá la forma Payment Batches. El lote debe presentar un estatus de Confirmed 87. De ser necesario, oprima el botón Requery Batch hasta que el status aparezca como Confirmed. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 32

81 88. Oprima el botón View Processes o seleccione View Request para ver los resultados del proceso. 89. Localice el proceso Final Payment Register. 90. Oprima el botón View Output. 91. Examine el informe y guárdelo o imprima, de ser necesario. 92. Cierre el informe. 93. Cierre la forma Requests. 94. Cierre la forma Payment Batches. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 33

82 Cancelar un lote de pago Payment Batch 95. En la pantalla de Payment Batches presione el botón Actions Seleccione la opción Cancel Payment Batch 97. Presionar el botón Ok. El sistema cancelará la corrida de pagos y las facturas quedarán disponibles para pagarlas en el futuro. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 34

83 Flujograma de Crear Pagos Inicio Función de Cuentas a Pagar Acceda Oracle E- Business Suite. (1) Seleccione la responsabilidad Public Sector Payables. (2) Determine la tarea a realizar. (3) Va a realizar un pago o reembolso para una o más facturas de un suplidor? N S A Va a confirmar el Payment Batch? S D A N E Va a realizar un pago de emergencia (incluye Quick Payment ) donde se decide pagar la factura directamente desde la pantalla de Invoices? S A N Va a imprimir cheques? N Va a procesar un lote de pagos Payment Batch? S C S B N Función de Cuentas a Pagar Seleccione la función Invoices (4) > Invoices Función de Cuentas a Pagar Complete los campos deseados para localizar la factura a pagar. (5) F Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 35

84 F Función de Cuentas a Pagar Luego de seleccionar los criterios de búsqueda deseados, siguiendo el ejemplo presentado, oprima el botón Find. (6) Seleccione la factura que desea pagar y pulse el botón Actions 1. (7) Seleccione la opción Pay in Full. (8) Pulse el botón OK. (9) Muévase al campo Type y seleccione el método que estime necesario. (10) Oprima el botón OK. (11) Muévase al campo Bank Account. (12) Oprima el botón OK, para indicar al sistema que leyó las notas provistas. (13) De ser necesario, actualice el número del documento Document Num. (14) Función de Cuentas a Pagar Para que el pago sea procesado, guarde pulsando el icono Save en la barra de herramientas o presionando Ctrl-S. (15) Oprima el botón OK, para indicar al sistema que leyó las notas provistas. (16) El método de pago es cheque? S B N G A Función de Cuentas a Pagar Seleccione la función Payments. (17) > Payments Función de Cuentas a Pagar De ser necesario, expanda la ventana Oracle Applications. (18) Muévase al campo Type y seleccione el método que estime necesario. (19) Oprima el botón OK. (20) Muévase al campo Bank Account y seleccione la cuenta de banco que desee utilizar para el pago. (21) Muévase al campo de Document y elija el documento deseado. (22) H Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 36

85 H Función de Cuentas a Pagar Muévase al campo Supplier, oprimir el botón para seleccionar al suplidor en la lista de valores. (23) Muévase al campo Supplier Site y seleccione el lugar del suplidor en aquellos casos que el suplidor tiene mas de un Site. (24) Pulse el botón Enter/ Adjust Invoices para seleccionar las facturas a pagar. (25) Muévase a la primera línea vacía, pulsando el campo Invoice Number. (26) Función de Cuentas a Pagar Entre o seleccione la factura que interese y oprima el botón OK. (27) Muévase al campo Payment Amount y entre o ajuste la cantidad a pagarse en la factura. (28) Muévase al campo Discount Amount y entre o ajuste la cantidad a ser descontada en la factura. (29) Va a seleccionar otra factura? N A S Función de Cuentas a Pagar Coloque el cursor en la siguiente línea, en el campo de Invoice Number. (30) A Función de Cuentas a Pagar Si desea puede consultar la factura antes de finalizar el proceso de pago presionando el botón Invoice Overview para consultar la factura. (31) Guarde pulsando el icono Save en la barra de herramientas o presione Ctrl-S. (32) I Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 37

86 I El método de pago es cheque? N G Función de Cuentas a Pagar Consulte el documento correspondiente, si no va a realizar los pagos con cheques. (33) Cierre la aplicación. (34) S Función de Cuentas a Pagar Presione Format y Print Now. (36) Vaya al campo Program y seleccione de la lista de valores el que corresponda. (37) Muévase al campo Printer y seleccione de la lista de valores el que corresponda. (38) Pulse el botón OK. (39) Cierre la forma Payments. (40) Cierre la forma Invoices. (41) Función de Cuentas a Pagar De ser necesario, expanda la ventana Oracle Applications. (43) Es la primera vez que registra lotes de pago? S N J B Fin Función de Cuentas a Pagar En la pantalla de Payments pulse el botón Actions 1. (35) Fin C Función de Cuentas a Pagar Seleccione la función Payment Batches (42) > Payment Batches Función de Cuentas a Pagar Seleccione el Fólder que utilizará para registrar los lotes de pago de su unidad. (44) J Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 38

87 J Función de Cuentas a Pagar En el campo Batch Name entre el nombre del lote. (45) El campo Payment Date el sistema presenta la fecha del día, de ser necesario actualice la misma. (46) Verifique que el campo Status presenta el valor New. (47) De ser necesario, registre el campo Invoice Batch Name. (48) De ser necesario, registre el campo Supplier Name. (49) De ser necesario, registre el campo de Pay Group. (50) Muévase al campo Bank Account y seleccione la cuenta de banco de la cual se realizarán los pagos. (51) Función de Cuentas a Pagar Muévase al campo Document y seleccione el documento apropiado. (52) Registre el campo Pay Through Date. (53) Registre cualquier otro dato adicional, que necesite. (54) Muévase al campo First Document y actualice de ser necesario. (55) Guarde pulsando el icono Save en la barra de herramientas o presionando Ctrl-S. (56) Pulse el botón Actions 1. (57) Asegúrese que las opciones Select Invoices y Build Payments estén marcadas. (58) Función de Cuentas a Pagar Si desea imprimir el informe de las facturas a pagar, marque la opción Print Preliminary Payment Register. (59) Vaya al dato Printer y seleccione el correspondiente en la lista de valores. (60) Presione el botón OK. (61) Haga clic sobre el botón Requery Batch hasta que el valor en Next Step sea Format. (62) Para verificar que el proceso de selección haya finalizado, presione el botón View Processes. (63) De ser necesario, presione el botón Refresh Data hasta que en el campo de Phase muestre estatus de completado. (64) K Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 39

88 K Función de Cuentas a Pagar Oprima View Output, para ver los resultados del proceso Preliminary Payment Register. (65) Cierre el informe y la forma Requests. (66) Regrese a la pantalla de Payment Batches. (67) Para revisar las facturas seleccionadas puede utilizar el informe de Preliminary Payment Register o presionar el botón Payments. (68) Desea realizar una modificación al lote de pago? N S Función de Cuentas a Pagar Oprima Actions 1. (69) Realice los cambios que sean necesarios en el lote de pagos. (70) Al finalizar la modificación al lote de pago presione el botón de Build. (71) Presione el botón Requery Batch en la forma Payment Batches. (72) Función de Cuentas a Pagar Presione el botón Actions 1. (73) Marque los encasillados Format Payments y Print Now. (74) Muévase al campo Program y seleccione en la lista de valores, el que corresponda. (75) Función de Cuentas a Pagar Muévase al campo Printer y seleccione en la lista de valores, el que corresponda. (76) Presione el botón OK. (77) Va a cancelar el pago? Función de Cuentas a Pagar Localice el Payment Batch en la forma Payment Batches. (78) Pulse el botón (79) L N D S E Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 40

89 L Función de Cuentas a Pagar Seleccione la opción Confirm Payment Batch y Print Final Register. (80) Verifique el campo Printer. (81) Presione el botón OK. (82) Selecciones el campo Status. (83) Registre en los campos From/To la secuencia utilizada del documento de pago. (84) La impresión de cheques se detuvo y desea continuar? N S Función de Cuentas a Pagar Presione Restart Batch. (85) Función de Cuentas a Pagar Presione el botón Confirm para indicar que la corrida fue completada. (86) De ser necesario, oprima el botón Requery Batch hasta que el status aparezca como Confirmed. (87) Oprima el botón View Processes o seleccione View(Request para ver los resultados del proceso. (88) Localice el proceso Final Payment Register. (89) Oprima el botón View Output. (90) Función de Cuentas a Pagar Examine el informe y guárdelo o imprima, de ser necesario. (91) Cierre el informe. (92) Cierre la forma Requests. (93) Cierre la forma Payment Batches. (94) Fin E Función de Cuentas a Pagar En la pantalla de Payment Batches presione el botón Action (95) Seleccione la opción Cancel Payment Batch (96) Presionar el botón Ok. (97) Fin Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 41

90 Realizar Búsqueda de Pagos 1. Acceda Oracle E-Bussiness Suite 2. Acceda la forma Find Payments Oracle Payables N Payments Inquiry Payments Find Payment Se despliega la forma Find Payments. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 42

91 3. Determine por cuales campos desea realizar la búsqueda. Puede realizar la búsqueda en la sección Payments por los siguientes campos: Numbers Realice búsqueda por números de cheque. Dates Realice búsqueda por rango de fecha. Amounts Realice búsqueda por rango de cantidad. Bank Account Realice búsqueda de pagos correspondientes a una cuenta de banco especifica Payment Method Realice búsqueda por método de pago. Por ejemplo cheque, pago electrónico Document Name Realice búsqueda por tipo de documento como presenta la lista de valores Accounted Realice búsqueda de pagos que han sido contabilizados. Batch Realice búsqueda por el nombre del lote de pago En la sección Supplier se puede hacer búsqueda por otros campos relacionados a la factura: Supplier Name Taxpayer ID Site Paid To Name Remit To Account En el campo Status se selecciona un estatus para realizar la búsqueda. Por ejemplo si desea los pagos cancelados seleccione en el campo Status la palabra Voided y en el campo Dates las fechas deseadas. 4. Oprima el botón Find. Se despliega la forma Payments con los resultados de la búsqueda. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 43

92 5. Seleccione el pago deseado. Sabemos que el pago está seleccionado por el cuadro azul al comienzo de la línea. Si desea ver el detalle de los pagos, ir a tarea #6. Si desea ver el detalle de las facturas pagadas, ir a tarea #9. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 44

93 Payment Overview 6. Presione el botón Payment Overview. 7. Seleccione la línea que corresponde al pago que va a examinar. 8. Oprima el botón deseado al final de la forma para más detalles. Si desea ver el historial del récord, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #12. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 45

94 Invoice Overview 9. Presione Invoice Overview para ver las facturas relacionadas a este pago. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 46

95 Ver el Historial de Pago 10. Seleccione Record History en el menú de Help, para ver el historial de récord. Se despliega la forma About This Record. En donde se indica quién procesó este pago en el sistema. 11. Oprima el botón OK. 12. Cierre la forma. 13. Cierre la aplicación. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 47

96 Flujograma de Realizar Búsqueda de Pagos Creación de pagos Inicio Función de Cuentas a Pagar Acceda Oracle E- Bussiness Suite (1) Acceda la forma Find Payments (2) > Find Payment Función de Cuentas a Pagar Determine por cuales campos desea realizar la búsqueda. (3) Oprima el botón Find. (4) Seleccione el pago deseado. (5) Desea ver el detalle de los pagos? S Función de Cuentas a Pagar Presione el botón Payment Overview. (6) Seleccione la línea que corresponde al pago que va a examinar. (7) Oprima el botón deseado al final de la forma para más detalles. (8) Desea ver el historial del récord? N S Función de Cuentas a Pagar Presione Invoice Overview para ver las facturas relacionadas a este pago. (9) Función de Cuentas a Pagar Seleccione Record History en el menú de Help, para ver el historial de récord. (10) Oprima el botón OK. (11) Función de Cuentas a Pagar Cierre la forma. (12) Cierre la aplicación. (13) Fin N Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 48

97 Mantener Pagos 1. Acceda Oracle E-Business Suite. 2. Seleccione la responsabilidad correspondiente, Public Sector Payables. 3. Seleccione la función Payments. Payments Entry Payments Actions Si va a detener un pago, ir a tarea #4. Si va a liberar un pago, ir a tarea #10. Si va a anular un pago, ir a tarea #16. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 49

98 Detener Pagos Después de contactar a su banco para iniciar una detención de un pago, usted puede registrar en Payables el estatus de un pago detenido. Entonces, usted puede anular el mismo para reversar los registros contables y de pagos, o usted puede liberar la detención del pago para reestablecer el estatus de la factura a negociable. 4. Navegue a la pantalla Payments, seleccione el pago que desea detener. 5. Oprima el botón Actions En la ventana Payment Actions seleccione la opción Initiate Stop. En el campo Date, el sistema presenta la fecha y hora en que se generó la detención del pago. 7. Presione el botón OK para que el sistema cambie el estatus del pago a Stop Initiated. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 50

99 El sistema presentará un mensaje de advertencia para que usted confirme la acción realizada o cancele la misma. 8. Oprima el botón OK, para confirmar que se detendrá el pago. 9. Guarde su trabajo: Save. Usted puede revisar todos sus pagos detenidos en el informe Stopped Payments Report. También puede hacer una búsqueda de los mismos seleccionando dicho estatus en la ventana Find Payments. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 51

100 Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 52

101 Liberar un Pago Detenido En caso de un pago detenido en el cual el banco informe que el mismo ya fue cobrado; se debe revertir el proceso de retención para reestablecer el estatus del pago a negociable. Payments Entry Payments Actions 10. Navegue a la pantalla Payments y busque el pago que será liberado. 11. Oprima el botón Actions En la ventana Payments Actions seleccione la opción Release Stop. En el campo Date, el sistema presenta la fecha y hora en que se generó la liberación del pago. 13. Presione el botón OK para liberar la detención del pago y actualizar el estatus del mismo a Negociable. El sistema presentará un mensaje de advertencia para que usted confirme la acción realizada o cancele la misma. 14. Oprima OK, para confirmar el release. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 53

102 15. Guarda su trabajo: Save. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 54

103 Anular un Pago Si el pago que desea anular ha sido tramitado a un proveedor o empleado, debe comunicarse con el banco para iniciar una detención del pago. Una vez reciba la confirmación del banco, proceda a realizar la anulación del pago. Payments Entry Payments Actions 16. Navegue a la pantalla Payments, seleccione el pago que desea anular. 17. Oprima el botón Actions En la ventana Payments Actions seleccione la opción Void. En el campo Date, el sistema presenta la fecha y hora en que se generó la liberación del pago. Date: en este campo el sistema asigna el día de sistema. GL Date: en este campo el sistema asigna el día de sistema. Invoice Action: Indica la acción que va a realizar el sistema con la factura a ser invalidada: None: El sistema libera la factura para poder ser pagada nuevamente. Hold: El sistema coloca un HOLD a la factura; estará registrada pero no podrá ser pagada hasta que se libere el HOLD Cancel: El sistema cancela la factura. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 55

104 19. Presione el botón OK una vez haya seleccionado la acción a realizar con la factura. 20. Guarde su trabajo: Save. 21. Cierre la forma que está utilizando. 22. Cierre la aplicación. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 56

105 Flujograma de Mantener Pagos Crear Pagos Inicio Función de Cuentas a Pagar Acceda Oracle E- Business Suite. (1) Seleccione la responsabilidad correspondiente, Public Sector Payables. (2) Seleccione la función Payments. (3) > Payments -> Entry -> Payments -> Actions Va a detener un pago? S N Va a liberar un pago? S A Función de Cuentas a Pagar Navegue a la pantalla Payments, seleccione el pago que desea detener. (4) Oprima el botón Actions 1. (5) 6. En la ventana Payment Actions seleccione la opción Initiate Stop. (6) Presione el botón OK para que el sistema cambie el estatus del pago a Stop Initiated. (7) Oprima el botón OK, para confirmar que se detendrá el pago. (8) N A Función de Cuentas a Pagar Guarde su trabajo: Save. (9) Fin A Función de Cuentas a Pagar Navegue a la pantalla Payments y busque el pago que será liberado. (10) Oprima el botón Actions 1. (11) En la ventana Payments Actions seleccione la opción Release Stop. (12) Presione el botón OK para liberar la detención del pago y actualizar el estatus del mismo a Negociable. (13) B Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 57

106 B Función de Cuentas a Pagar Oprima OK, para confirmar el release. (14) Guarda su trabajo: Save. (15) Fin Función de Cuentas a Pagar Guarde su trabajo: Save. (20) Cierre la forma que está utilizando. (21) Cierre la aplicación. (22) Fin A Función de Cuentas a Pagar Navegue a la pantalla Payments, seleccione el pago que desea anular. (16) Oprima el botón Actions 1. (17) En la ventana Payments Actions seleccione la opción Void. (18) Presione el botón OK una vez haya seleccionado la acción a realizar con la factura. (19) Pagos - "Payments" -Tomo I Capítulo 3 - Página 58

107 Pagos - "Payments" - Tomo II Guía del Estudiante

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109 Tabla de Contenidos Pagos - "Payments" - Tomo II Pagos - "Payments" - Tomo II...1 Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax...2 Consultar Cantidades Retenidas...6 Pagos de Facturas de Impuestos Retenidos...8 Generar Informes de Retención de Impuestos...10 Flujograma de Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax...11 Producir Informes para Cuentas a Pagar...12 Flujograma de Producir Informes para Cuentas a Pagar...17 Pagos - "Payments" - Tomo II Page i

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111 Pagos - "Payments" - Tomo II Objetivos de la Sección Al final de esta sección, usted podrá: Procesar Pagos de Facturas con Withholding Tax Producir Informes para Cuentas a Pagar Pagos - "Payments" - Tomo II Page 1

112 Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax Aplicar Retenciones de Impuestos a las Facturas El sistema aplica automáticamente las retenciones de impuesto a las facturas durante el proceso de pago de la factura. 1. Busque la factura o facturas que desea pagar. Invoices Entry Invoices Batches Invoices Actions 1 Pay in Full Se despliega la forma Invoices. 2. Oprima el botón Actions 1. Se despliega la forma Invoice Actions. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 2

113 3. Marque Pay in Full. 4. Oprima el botón OK. Se despliega la forma Payments. 5. Complete la información del pago y guarde la transacción. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 3

114 Si lo desea consulte la factura en la sección de Invoice Overview Invoices. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 4

115 En la sección de Facturas aparece la cantidad de la factura y la cantidad del pago, la cual excluye la cantidad retenida. La cantidad retenida aparece en la columna Withheld Amount. La retención fue aplicada a la cantidad total de la factura. Si el proveedor tiene un Certificado de Exención, la retención será aplicada a las facturas que excedan la cantidad exenta. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 5

116 Consultar Cantidades Retenidas El sistema permite consultar las cantidades sujetas a retención o las cantidades retenidas por tipo de impuesto o proveedor. 6. Navegue hasta Withheld Amounts. Invoices Inquiry Withheld Amounts Se despliega la forma Find Period-to-date Withheld Amounts 7. Registre la información requerida. Se desplegará la cantidad retenida para el suplidor en el periodo seleccionado. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 6

117 Pagos - "Payments" - Tomo II Page 7

118 Pagos de Facturas de Impuestos Retenidos Una vez se aplican impuestos a las facturas, el sistema permite la creación de facturas para remitir el pago de los impuestos retenidos al Secretario de Hacienda (Tax Authority Supplier). 8. Una vez estén creadas las facturas para Secretario de Hacienda, proceda a pagarlas. 9. Ingrese un lote de pago. Puede incluir más de un tipo de retención en el lote de pago. 10. Utilice el Grupo de Pago asignado a Secretario de Hacienda (PR Withholding Tax). Payments Entry Payment Batches Payments 11. Complete el proceso de pago. El status del pago debió haber cambiado a Built. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 8

119 Pagos - "Payments" - Tomo II Page 9

120 Generar Informes de Retención de Impuestos Utilice los siguientes informes para obtener información sobre Retenciones de Impuestos. Withholding Tax by Invoice Report Withholding Tax by Payment Report Withholding Tax by Supplier Report Withholding Tax by Authority Report Withholding Tax Certificate Listing 12. Solicite el informe que necesita de la lista de valores que provee el sistema. Other Request Run Single Request Puede guardar el informe una vez lo examine. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 10

121 Flujograma de Procesar Pago de Facturas con Withholding Tax Registrar Facturas Registrar Facturas Memorando Crédito/ Débito Generar Facturas Recurrentes Inicio Función de Cuentas a Pagar Busque la factura o facturas que desea pagar. (1) > Invoices -> Entry -> Invoices Batches -> Invoices -> Actions 1-> Pay in Full Función de Cuentas a Pagar Oprima el botón Actions 1. (2) Función de Cuentas a Pagar Marque Pay in Full. (3) Oprima el botón OK. (4) Complete la información del pago y guarde la transacción. (5) Navegue hasta Withheld Amounts. (6) > Invoices -> Inquiry -> Withheld Amounts Función de Cuentas a Pagar Registre la información requerida. (7) Una vez estén creadas las facturas para Secretario de Hacienda, proceda a pagarlas. (8) Ingrese un lote de pago. (9) Función de Cuentas a Pagar Utilice el Grupo de Pago asignado a Secretario de Hacienda (PR Withholding Tax). (10) > Payments -> Entry -> Payment Batches -> Payments Función de Cuentas a Pagar Complete el proceso de pago. (11) Solicite el informe que necesita de la lista de valores que provee el sistema. (12) > Other -> Request -> Run -> Single Request Fin Pagos - "Payments" - Tomo II Page 11

122 Producir Informes para Cuentas a Pagar 1. Acceda a Oracle E-Business Suite 2. Seleccione Public Sector Payables 3. Seleccione Other>Requests>Run Public Sector Payables N Other Requests Run Request Option Se despliega la ventana Oracle Applications y la forma Submit a New Request. 4. Seleccione Single Request. 5. Presione el botón OK. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 12

123 Se despliega la ventana Submit Requests. 6. Seleccione el nombre del informe de la lista de los informes disponibles en la ventana Reports. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 13

124 A continuación presentamos algunos de los más utilizados: Payment Schedule Report Invoice on Hold Report Accounts Payable Trial Balance Invoice Aging Report Cash Requirement Report Supplier Payment History 7. Presione el botón OK. Se despliega la forma Parameters del informe seleccionado. Cada informe tiene su propia forma de parámetros. 8. Ingrese los parámetros necesarios para generar el informe deseado. 9. Presione el botón OK al final de la forma de parámetros. Se despliega la forma Submit Requests con los parámetros seleccionados. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 14

125 10. Presione el botón Submit localizado en la parte inferior de la pantalla. Se despliega la forma Requests. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 15

126 11. Pulse el botón Refresh Data de forma periódica hasta que los campos de las columnas Phase y Status dejen de marcarse en color verde. El campo Phase debe indicar Completed y el campo Status Normal. 12. Pulse el botón View Output. El informe se despliega en otra ventana. Dependiendo su perfil de usuario este informe puede imprimirse de forma automática, además de poder ser consultado en línea. 13. Cierre la forma haciendo clic sobre la X, localizada en la esquina superior derecha. 14. Salga de la aplicación. Fin de la actividad. Pagos - "Payments" - Tomo II Page 16