JCE. Control de Revisiones. Automatización del Registro del Estado Civil. Reporte de Situación Actual de Documentos en Oficialías

Transcripción

1 Junta Central Electoral Republica Dominicana Automatización del Registro del Estado Civil Reporte de Situación Actual de De Documentos en Oficialías Para Revisión 1.0 Este documento contiene información confidencial propietaria de SOMO y ha sido provista para el uso exclusivo del Junta Central Electoral () de la Republica Dominicana. La información contenida dentro de este documento no puede ser transferida ni provista a terceras personas, reproducida o retransmitida, alterada o traducida a ningún otro lenguaje sin la aprobación previa de SOMO. Revisión 1.0 Fecha 12-SEPT-2005

2 Control de Revisiones Bitácora de Cambios Fecha Autor Versión Referencia de Cambio 15-SEPT-2005 CESTEC 1.0 Creación Validación Nombre Versión Aprobada Titulo Fecha Distribución Nombre Titulo Miguel Ángel García Gerente de Proyecto, Propiedades del Documento Titulo Reporte de Situación Actual de Documentos en Oficialías para Digitalización Autor CESTEC Fecha Creación 15-SEPT-2005 Fecha Actualizado 15-SEPT-2005 Revisión 1.0 Página 2 de 19

3 Tabla de Contenido 1. Introducción Propósito y Alcance Levantamiento de información Metodología Plan de Trabajo Presentaciones de los Resultados del Levantamiento PLAN DE TRABAJO PROCESO DE DIGITALIZACION Objetivos-Meta Esquema de Trabajo Metodología para la gestión y planificación del proyecto de digitalización Justificación del proyecto: por qué digitalizar? Selección: qué material se debe digitalizar? Implementación: puesta en práctica del proyecto Gestión del proyecto Gestión y preservación de las imágenes digitales El final del proyecto? Revisión 1.0 Página 3 de 19

4 1. Introducción CESTEC proveerá a la Junta Central Electoral () de un repositorio de documentos en formato electrónico, relacionados con los actos civiles (declaraciones de nacimientos, fallecimientos, matrimonios, ) que se llevan a cabo en las Oficinas del Estado Civil, en las Delegaciones y en la oficina central del estado civil que están distribuidas en el ámbito nacional. El referido repositorio de documentos será integrado al sistema de registro civil de la, con la finalidad de poder visualizar, desde este sistema, las imágenes de los documentos en poder de las oficiales del estado civil, lo cual desarrollará la capacidad de acceder, de manera rápida y segura, los registros civiles relacionados con las personas que demandan los servicios. Los servicios que pueden ser optimizados, partiendo de la citada funcionalidad, permitirá a las Oficialías del Estado Civil agilizar, de manera significativa, la localización de los documentos, parar emitir las certificaciones, actas y cual otro tipo de solicitud que son solicitadas por las personas. La facilidad de acceder de manera rápida al repositorio electrónico de documentos se reflejara en la simplificación de los procesos que a su vez se traduce en reducción de costos tanto para la, como para el ciudadano. Todo lo anterior estará acompañado de un sistema de control de filas que permitirá organizar la demanda del servicio y proyectar una imagen de mayor eficiencia a las personas que solicitan estos servicios en las Oficialías. Revisión 1.0 Página 4 de 19

5 2. Propósito y Alcance Proveer a la Junta Central Electoral () de un repositorio de documentos en formato electrónico, relacionados con todos los actos civiles, lo cual permitirá ofrecer a los ciudadanos los servicios con mayor calidad y eficiencia, dentro de un ambiente confiable y seguro. Desde la perspectiva de CESTEC, el alcance de este proyecto comprende la conversión a formato digital de quince millones (15,000,000) de páginas en papel que se encuentran almacenadas en todas las Oficialías del Estado Civil del país y Oficina Central del Estado Civil, y la implementación de un sistema de manejo de filas en las ciento sesenta (160) oficialías que conforman el Registro del Estado Civil. Producto de la digitalización masiva del citado volumen de documentos, se creará un repositorio electrónico de las imágenes de los documentos almacenados en las localidades objeto de este proceso. Para los fines de la localización de los documentos, en este repositorio, se utilizaran los mismos criterios de organización manual establecidos, de manera general y homogénea, en cada localidad, como son: Tipo de Libro, Municipio, Oficialía, Libro, Folio, Acta, Año y la fecha del registro civil de que se trate. El sistema, en adición a estos criterios de búsqueda, y ya bajo la administración de la, podrá incorporar otros criterios que estime conveniente para ampliar el rango de búsqueda en los tipos de documentos relacionados con los actos civiles. CESTEC proveerá los mecanismos para que el repositorio de documentos pueda ser integrado a cabalidad con el sistema de registro civil que se encuentra en planes de implementación por parte del consorcio SOMO. En adición al proceso de digitalización, también será provisto un sistema de control de filas, el cual permitirá optimizar el servicio de atención al público que ofrecen las oficialías. Como resultado de la implementación de este sistema tendremos una reducción en el tiempo de espera, tendiente a eliminar las largas filas de ciudadanos, y organizando la atención en el servicio. El sistema ha implantar ira acorde a las características y particularidades de cada una estas oficialías. Revisión 1.0 Página 5 de 19

6 3. Levantamiento de información 3.1. Metodología La metodología utilizada fue la del Censo. Se visitaron la totalidad de las Oficialías del Estado Civil (158) existentes en el país, en las cuales se levantaron las distintas informaciones a partir de un cuestionario estándar previamente diseñado. El cuestionario fue aplicado al Oficial Civil (o en ausencia de éste su suplente) y a el (los) técnico(s) a cargo de la organización y la custodia de los libros, el mismo estuvo a de un Analista de CESTEC previamente entrenados para tal fin. El tiempo promedio del levantamiento del cuestionario fue de una (1) hora, dependiendo de la cantidad de documentos existentes en las oficialías civiles y su organización. Para el levantamiento de las encuestas se organizaron seis (6) rutas las provincias y municipios y Oficialías, a fin de cubrir todo el territorio nacional. La distribución fue la siguiente: Región Metropolitana: Distrito Nacional, Santo Domingo y San Cristóbal. Región Este: Monte Plata, San Pedro de Macorís, El Seibo, Hato Mayor y La Altagracia Región Sur 1: Barahona, Pedernales, Independencia y Baoruco. Región Sur 2: Baní, Azua, San José de Ocoa, San Juan de la Maguana y Elías Piña. Cibao 1: Santiago Santiago Rodríguez, Montecristi Puerto Plata, Valverde y Dajabón. Cibao 2: La Vega, Monseñor Nouel, Sánchez Ramírez, Espaillat, Salcedo, Duarte, Samaná y Maria Trinidad Sánchez Plan de Trabajo El plan de trabajo está constituido por una serie de actividades previas, durante y al final del levantamiento, los cuales se describen a continuación: Revisión 1.0 Página 6 de 19

7 a) Definición del Plan: Visitar las 158 oficialías civiles del país y aplicar una cuestionario en donde se registren la cantidad de documentos y recursos de que disponen las oficialías. Para la realización de este plan se dividió el país en seis zonas geográficas y se envío a un analista quien levantó la información. Posteriormente esta información fue procesada, la cual será en forma de tablas y gráficas. b) Creación de Herramientas: La herramienta por excelencia para este tipo de investigación es el cuestionario (ver anexo a). En nuestro caso se elaboró un cuestionario que consta de cuatro partes: I. Infraestructura: La cual tenia preguntas acerca del techo, paredes, piso, tipo de vivienda, si el local era alquilado, el año de construcción, si era compartida con otra institución, el número de oficinas, si estaba preparada para la implantación de un nuevo sistema y de no ser así que opción era la recomendable. II. III. IV. Servicios y Personal: Personas atendiditas diariamente, servicios más demandados, cantidad de actas emitidas por tipo, empleados que tiene la oficialía, delegaciones que le reportan, personal que brinda servicio al público, nivel académico de los empleados, seguridad de que dispone y horario en que realiza. Equipamiento: Tipos y cantidad de equipos de que dispone la oficialía, conexión de las computadoras a red interna y a la INTERNET. Inventario de Libros: Año del Primer Libro, cantidad de CMS lineales de documentos por período de tiempo. d) Prueba de Cuestionario: El cuestionarios pasó por varias pruebas desde su primer momento estas fueron las siguientes Primera Fase: Elaboración del cuestionario. En este punto los técnicos de CESTEC elaboraron el cuestionario de acuerdo a lo que son los objetivos del proyecto. Segunda Fase: Esta fase consistió en probar el cuestionario en una oficialía civil y ver si la las preguntas estaban correctamente elaboradas y si el cuestionario era compresible tanto para el analista como para el oficial civil y si llenaba las expectativas de los objetivos. Esta prueba se realizó en la oficialía civil de la 1ra circunscripción. Una segunda prueba fue desarrollada posteriormente, en esta se abarcaron siete oficialía (1ra D.N. 2da S.C., Cambita, Boca Chica, 13va S.D. Este y Bayaguana. Revisión 1.0 Página 7 de 19

8 Tercera fase: Esta fase los técnicos de la revisaron conjuntamente con SOMO- CESTE el cuestionario, agregaron varias preguntas y dieron el visto bueno para su aplicación. e) Calibración de Mediciones: La cuantificación de los libros se realizó en base al método de medición, esta técnica es bastante aceptada internacionalmente ya que tiene la ventaja de que es rápida en su aplicación y permite su proyección con grado de error aceptable. El mismo consiste en medir en la cantidad de CMS lineales que hay de documentos y aplicarle a esta medida parámetros previamente establecidos. La técnica de cuantificación directa, fue descartada ya que conllevaría un día laborable (8 horas) por cada oficialía. Los parámetros se establecieron con base a la Oficialía de la primera circunscripción ya que al ser una de las más antiguas, tiene una gran riqueza de documentos y es representativa para el resto. Se midieron libro de varios periodos de tiempo (de 2005 a 1990, de 1989 a 1975, de 1974 a 1966, de 1965 a 1945, y menos de 1945). Se contabilizaron el grosor de los libros y la cantidad promedio de páginas y documentos en ellos. a) Ajuste de Herramientas: El cuestionario fue ajustado en varios momentos. Estos ajustes se hicieron tanto por técnicos de CESTE, SOMO y la de acuerdo a discusiones previas. b) Levantamiento Piloto: El levantamiento piloto se realizo el día 29 de julio del presente año. En el mismo se aplicó a siete oficialías del área metropolitana y la región este. Producto del mismo se hicieron varias modificaciones al cuestionario y se recolectaron datos importantes para la implantación de las oficialías pilotos y modelo. c) Plan de Tabulaciones: Una vez aprobado el cuestionario y levantadas las informaciones del plan piloto se procedió a realizar el plan de tabulaciones el cual es un bosquejo de las tablas que se generarían tan pronto se levantaran las informaciones de todas las oficialías. Este plan de tabulaciones consiste en la elaboración de por lo menos una tabla para cada pregunta presentadas en Frecuencias simples y porcentaje. La información se cruzo con la región por entenderse que esta es la unidad demográfica más manejable de todas. No obstante los datos de la cuantificación serán presentados por oficialías civiles, ya que los mismos permitirán la elaboración de una ruta de levantamiento para la captura de los documentos. Revisión 1.0 Página 8 de 19

9 d) Levantamiento de Campo: Del 22 de agosto al 2 de septiembre se llevó a cabo el levantamiento de los datos. Se visitaron 158 oficialías y 35 delegaciones. Zona Oficialías / Días Delegaciones Metropolitana 36 8 Este 19 5 Cibao Cibao Sur Sur Total e) Crítica y Codificación: Una vez levantada la información la misma debía verificarse para garantizar que los datos fueron llenados en cada cuestionario de la forma prevista y proceder a codificar las preguntas abiertas. Este proceso comenzó a desarrollarse a partir del 27 de agosto y concluyo el 5 de septiembre. f) Digitación: Una vez criticados y codificados los datos fueron digitados en una plantilla del programa SPSS-PC+ (V9). Este proceso se hizo en dos momentos se realizó durantes los días del 28 de agosto al agosto al 8 de septiembre. g) Tabulación de Datos: Los datos fueron tabulados utilizando el programa SPSS-PC+ (V9) el cual es un programa especializado para el procesamiento de encuestas. Los datos se tabularon de acuerdo a un plan de tabulaciones previamente establecido y están disponibles en formato de hoja electrónica Excel. (Ver Anexo b) Revisión 1.0 Página 9 de 19

10 4. Presentaciones de los Resultados del Levantamiento Revisión 1.0 Página 10 de 19

11 5. PLAN DE TRABAJO PROCESO DE DIGITALIZACION 5.1. Objetivos-Meta 1. DEFINICION DEL ALCANCE 27-Julio Julio LEVANTAMIENTO DE INFORMACION 22-Ago Sept PREPARACION DEL PLAN DE TRABAJO 3-Sept Sept CONTRATACION DE PERSONAL 1-Ago Ago CONFIGURACION Y EQUIPAMIENTO 1-Ago Ago IMPLEMENTACION OFICINAS PILOTO 26-Sept Dic IMPLEMENTACION GENERAL 26-Sept Ago-2005 DIGITALIZACION MASIVA 8. INTEGRACION CON SISTEMA DE 1-Oct Oct-2005 REGISTRO CIVIL 9. ACEPTACION DE ENTREGABLES 22-Ago Ago ENTRENAMIENTO 1-Feb Ago PUESTA EN PRODUCCION 1-Jul Ago Esquema de Trabajo Cuantificar los registros de los actos civiles de personas asentados en los distintos libros que se encuentran en las Oficialías de todo el país. Digitalizar de 15 millones de paginas de documentos relacionadas con los distintos actos del Registro del Estado Civil Incorporar de criterios de búsqueda similares a los que se utilizan actualmente en las Oficialías del Estado Civil: Oficialía, Folio, Libro, Acta, año, Fechas de Actos Civiles. Facilidades para que la pueda definir criterios adicionales de organización. Aplicar procedimientos y técnicas de control para garantizar imágenes e Revisión 1.0 Página 11 de 19

12 índices con altos niveles de calidad y precisión. Crear un repositorio de documentos que servirá como concentrador de toda la documentación digitalizada en el ámbito nacional, lo cual permitirá consultar los documentos de cada oficialía, desde cualquier lugar, a requerimiento y a criterio de la. Integrar el repositorio de documentos digitales con el sistema de registro civil Establecer criterios de acceso, seguridad y bitácoras de auditoria Recomendar las mejores prácticas para garantizar el respaldo de todas las informaciones, con posibilidad de recuperación inmediata en caso de desastres. Facilitar que la pueda integrar en una sola plataforma todas sus necesidades de administración de documentos. Proveer un sistema de control de filas para todas las oficialías del país Metodología para la gestión y planificación del proyecto de digitalización A continuación exponemos de manera sintética la metodología que seguiremos para ejecutar el proyecto de digitalización centrada en 6 etapas: Justificación del proyecto: por qué digitalizar? Selección: qué material se debe digitalizar? Implementación: puesta en práctica del proyecto. Gestión del proyecto. Gestión y preservación de las imágenes digitales. El final del proyecto? Justificación del proyecto: por qué digitalizar? Es importante considerar las razones para digitalizar una colección antes de iniciar el proyecto. El examen cuidadoso de los motivos para la digitalización permitirá tomar decisiones de forma más fácil y adecuada. Las políticas institucionales y departamentales deben proporcionar un análisis razonado sobre los proyectos de digitalización. Entre las razones que recoge y desarrolla el texto están: - Prestigio. - Acceso. investigación. - Análisis e Revisión 1.0 Página 12 de 19

13 - Preservación y conservación. - Políticas. - Tecnología Selección: qué material se debe digitalizar? La selección es el primer paso para crear un archivo de imágenes digitales. Entre los criterios que pueden orientar la tarea de selección se citan y explican los siguientes: - Justificación - Demanda. - Relevancia para los responsables de la financiación. - Derechos de Propiedad - Relación con otros proyectos. - Viabilidad de la reproducción de los documentos. - Índices. - Condición de originales. - Contenido sensible. Las necesidades del usuario es la razón más común para digitalizar los documentos. Antes de que se comience la digitalización, es importante realizar un análisis de las necesidades de los usuarios, para así definir aspectos como los estándares técnicos necesarios y la infraestructura requerida para entregar las imágenes. Todo ello debe incluir: a) Usuarios presentes y futuros. b) Necesidades presentes y futuras de contenidos/información. c) Entrega. d) Navegación. e) Número de usuarios que tendrán acceso a los recursos digitales. En esta parte del proceso de selección se definirán qué estándares de calidad se van a usar para la digitalización en el proyecto, por ejemplo dependiendo de si se busca calidad para el acceso" o para archivar", y esto en función de los resultados del análisis de las necesidades de usuarios, que indicará si el uso de los materiales digitalizados se requiere para un período de tiempo breve o prolongado. También se deben determinar condiciones y la viabilidad. Los materiales originales más apropiados para digitalizar son: dibujos, manuscritos, libros ilustrados, cartas, postales, transparencias, calendarios, mapas, planos y dibujos arquitectónicos, diapositivas, fotografías (positivos y negativos), carteles, etc. Es importante examinar las condiciones en las que se encuentran los materiales originales, puesto que afectará a la técnica de escaneado, y determinarán si se puede realizar una buena imagen digital. El coste de la digitalización dependerá Revisión 1.0 Página 13 de 19

14 de la condición física de los materiales, junto con otros factores, tales como la cantidad de información que se capturará; el equipo tecnológico requerido; o la generación de índices. Una vez realizada la selección, según los criterios sugeridos, se debe hacer un informe que establezca los medios necesarios, la condición de los materiales seleccionados, el coste y el tiempo que implican los trabajos de conservación necesarios, y el proceso de digitalización. Muchas instituciones incluyen el trabajo de conservación de los originales como parte del proyecto total. Para este estudio de viabilidad, es importante elegir una selección de diversos tipos de material en condiciones diferentes. Los profesionales responsables de la preservación y la conservación deben ser consultados en esta etapa. El informe debe considerar: a) Estado físico. b) Calidad. c) Manipulación de los materiales. d) Formatos no estandarizados. e) Métodos alternativos de captura de la imagen. Los resultados del estudio determinarán la realización de pruebas patrón e indicarán los costes probables. El estudio de viabilidad demostrará si la colección es adecuada desde el punto de vista físico para la digitalización, o si el estado de los originales la desaconseja; si se abandona el proyecto por cuestiones de coste; y si la digitalización puede capturar de forma adecuada la información. Los resultados pueden requerir cambios o modificación del planteamiento original, y que el proyecto definido tras la evaluación pueda distanciarse respecto al planteamiento original debido a estas consideraciones Implementación: puesta en práctica del proyecto Dados estos pasos: justificación, selección, análisis de las necesidades de usuarios; y una vez terminado el informe de viabilidad, se puede establecer el alcance del proyecto. La especificación completa y los costes del proyecto se deben definir exactamente y no solo el coste que supone crear los recursos digitales. El plan del proyecto debe incluir cada etapa de cada proceso en el proyecto. Algunas de las tareas implicadas puede que no sean obvias, y se especificarán a la institución, necesitarán ser reconocidas y plasmadas en el plan del proyecto, si no se convertirán en tareas ocultas, que alterarán los plazos y presupuestos. Puede incluir: - Actividades de pre-digitalización: identificación y localización de materiales, localización de un lugar para almacenarlos, retirada de añadidos en los materiales, reparación de daños (conservación), ordenación y clasificación por lotes, Revisión 1.0 Página 14 de 19

15 preparación del material de embalaje, realización de un inventario por lotes con los materiales para la digitalización. - Actividades de post-digitalización: comprobación de la calidad de las imágenes, comprobación de los materiales recibidos con el inventario, desempaquetado, clasificación y re-almacenamiento de los materiales. El responsable del proyecto necesitará decidir si la digitalización se llevará a cabo dentro del departamento de la institución, o externamente a través de una empresa especializada. Esta decisión afectará al equipo, al espacio, a las habilidades necesarias del personal y a la organización del proyecto. En este caso el alcance del proyecto debe incluir la forma de contacto con la empresa externa, y la garantía de calidad del producto. Se procederá a fijar los estándares de calidad. La definición de los estándares de calidad tiene implicaciones a largo plazo y se deben elegir de forma adecuada. La elección se basará en: - Pruebas técnicas con patrones. Los estándares de calidad incluyen las pruebas técnicas con patrones para el sistema de digitalización durante el estudio de condiciones/viabilidad. Estas pruebas técnicas con patrones serán utilizadas en el proceso de garantía de calidad, por ejemplo pruebas definidas sobre la representación de color, resolución espacial, etc. - Índices. Los índices que se crean y se manejan a través de una base de datos serán conforme a los estándares de calidad y deben ser efectivos y exactos. Un lenguaje controlado, como el de los tesauros, se puede utilizar para asegurar que los índices sean correctos. El uso de una lista de autoridad limitará errores de lectura durante la entrada de datos. El proyecto debe asegurar que los índices son adecuados y sirven para ayudar a encontrar los recursos de imagen. La planificación del proyecto de digitalización. Un adecuado proyecto de digitalización es aquel en el que las imágenes se crean y se entregan dentro del presupuesto y de los plazos previstos. La planificación estratégica es la clave para un proyecto acertado. El plan se basará en definiciones previas, como: - Metas y objetivos del proyecto. - El alcance del proyecto. - Análisis del riesgo. Revisión 1.0 Página 15 de 19

16 El plan incluirá de forma detallada consideraciones sobre: -Los estándares. - Los recursos. - Subproyectos y su interrelación. - Personal y habilidades requeridas. - Necesidades futuras de los usuarios Gestión del proyecto La gestión del proyecto se puede ver como el uso del conocimiento y de las habilidades para asegurarse de que el proyecto se realice con la satisfacción de todos los participantes. En este tipo de proyectos los promotores directos incluirán: personal del proyecto, comité de dirección, agencia de financiación, y la institución promotora del proyecto. Los miembros de la comunidad de usuarios son participantes indirectos. El director del proyecto es responsable de mantenerlos regularmente informados de la marcha del mismo, y esto se puede facilitar por un mecanismo de divulgación convenido previamente entre todos los participantes. Puede ser útil tener un comité de dirección (con miembros internos y externos a la institución anfitriona) que tenga experiencia en proyectos similares, para aconsejar y apoyar al director del proyecto en aspectos como control del progreso, y para realizar cualquier cambio necesario en el plan del proyecto. El papel del gestor del proyecto será vital para el éxito del proyecto. Lo ideal es que sea designado antes de la etapa de planeamiento y antes de que el proyecto comience. El gestor o director del proyecto será responsable del planeamiento y de coordinarlo. Es esencial que pueda dedicar el tiempo necesario al proyecto. Dependiendo del tamaño del mismo, puede estar a tiempo completo o con menor dedicación. Su papel implica coordinar y supervisar los objetivos y las expectativas de los diferentes participantes, pues, pueden entrar en conflicto si no se coordinan correctamente. Puede implicar comprobar las demandas referentes al alcance del proyecto, duración, presupuesto, calidad prevista de las imágenes digitales, etc. El director del proyecto puede tratar desde cuestiones genéricas de la gerencia del proyecto, hasta otros aspectos específicos del proyecto de digitalización. Por ejemplo: Ciclo de vida del proyecto. Los proyectos tienen un principio, un desarrollo y un final definidos, y esto se conoce como ciclo de vida del proyecto. El estudio de viabilidad; los métodos de comprobación para determinar el alcance del proyecto; las pruebas de calidad de patrones y de costes, se pueden considerar como la primera parte del proyecto de digitalización o como un proyecto separado. El ciclo de vida para un proyecto particular se debe formular Revisión 1.0 Página 16 de 19

17 con claridad. Sincronización. El plan necesita hacer cálculos realistas del tiempo necesario para cada tarea. Es importante incluir un tiempo adicional para acomodar problemas tales como tener que reescanear las imágenes porque fallaron las pruebas de patrones de calidad (QA) o incumplimiento del horario previsto por enfermedad del personal. Es necesario realizar un análisis de riesgo para poder incluir en el plan este tiempo adicional. - Análisis de tareas. Tareas no obvias en un principio, se pueden identificar en el transcurso del proyecto. Y, por tanto, no fueron consideradas financieramente, ni incluidas en el horario. Por ejemplo: localizar y recuperar elementos; eliminar revestimientos protectores de los materiales o grapas; enumerar artículos dentro de una partida para digitalizar; o comprobar todos los artículos tras el proceso de digitalización. Una investigación apropiada y la organización preparatoria deben reducir al mínimo estos riesgos, pero el director del proyecto debe saber que la dedicación adicional a tareas como las mencionadas tiene que ser considerada. Personal. Las habilidades dominantes esenciales requeridas en el proyecto habrán sido identificadas en la etapa de planeamiento, antes de que se designe al personal. Puede ser necesario desplazar a personal desde otros proyectos dentro de la institución. El director del proyecto debe asegurarse de que el equipo que se constituye tiene las habilidades técnicas necesarias. Los proyectos de digitalización son altamente dependientes de la tecnología y el personal del proyecto necesitará tener sus habilidades actualizadas. El plan del proyecto debe incluir el tiempo y presupuesto para permitir el desarrollo profesional del personal. Cuando se produzca un cambio de personal, el encargado se cerciorará de que el nuevo personal está completamente enterado de su papel y responsabilidades y de cualquier estándar técnico con el que tenga que trabajar. El director del proyecto se debe asegurar de que se transmite al personal nuevo todo lo necesario relacionado con el trabajo emprendido por parte del personal antiguo. Por otro lado es importante que haya espacio suficiente para contener al equipo y al personal. Las implicaciones de salud y de seguridad se deben considerar cuidadosamente. Uso de un organismo externo para la digitalización. Si el director del proyecto decide que la inversión en equipamiento es demasiado costosa y que el personal técnico carece de habilidades, se puede decidir que una empresa externa realice la digitalización. En este caso importa clarificar los términos y aspectos del proyecto entre las dos partes. Esto es especialmente importante en relación a los estándares de calidad que debe alcanzar la digitalización. Garantía de calidad. Las imágenes digitales deben resolver las pruebas patrones técnicas fijadas durante el estudio de viabilidad. Dentro del plan del proyecto, por lo tanto, se contemplará la necesidad de tiempo para las actividades de control de calidad. Los índices que acompañan a las imágenes también requerirán la inspección del QA, para cerciorarse de que alcanzan el nivel y la calidad fijados en la etapa de planeamiento del proyecto. Los controles de calidad pueden demostrar que algunas imágenes y índices no responden a los estándares Revisión 1.0 Página 17 de 19

18 técnicos y esto significará que los materiales tienen que ser redigitalizados y los índices corregidos. Gestión de la crisis. Es probable que algo no funcione dentro de un proyecto según lo planificado. Por ejemplo, puede haber algunas imágenes que no pasan las pruebas patrones de calidad, o los índices generados pueden ser escasos, situaciones que repercutirán en el calendario previsto del proyecto. El director del proyecto deberá contar con las habilidades necesarias para solucionar este tipo de crisis, y reunir el parecer de todos los participantes, incluyendo el de cualquier encargado técnico. Serán necesarias estrategias para manejar estas situaciones, también será necesario realizar un ajuste en el plan del proyecto Gestión y preservación de las imágenes digitales Es una creencia generalizada que un programa de digitalización preservará los materiales originales o por lo menos el contenido de la información. Pero la digitalización en sí no es preservación. La digitalización correcta de un objeto creará una copia digital de alta calidad, pero esta versión digital no es un substituto del objeto digital. Sin embargo, puede permitir una política de acceso restringido al original. En este contexto, se distinguen dos categorías respecto a la preservación: Preservación de objetos digitales. La preservación de imágenes/textos digitales e Índices digitales asociados, mediante la práctica de refresco" y de migración". Preservación de los originales. La preservación de las colecciones originales y de las copias intermedias. La preservación de colecciones originales (análogas) y de cualquier sustituto se debe llevar a cabo a partir de una política y estrategia de preservación a cargo de la institución, con la finalidad de conservar recursos para el uso futuro. Después de la digitalización de un objeto puede haber dos o tres versiones del mismo: la original; la copia digital maestra (más otros sustitutos digitales); y, si se ha realizado, una copia intermedia. Ésta se puede utilizar en el futuro para la redigitalización, permitiendo que la institución se beneficie de las mejoras en la tecnología de digitalización. Si las colecciones digitales se quieren preservar, necesitarán ser incluidas en la estrategia total de preservación de la institución. Esto se debe decidir en la etapa de planificación o en la etapa de implementación y ejecución, porque las decisiones tomadas referentes a la resolución, dpi y formato de archivos (incluyendo cualquier compresión usada), y los índices, afectarán la compatibilidad de las imágenes de cara a la preservación. Importa Revisión 1.0 Página 18 de 19

19 incluir los materiales digitales en una política de preservación mientras la información siga siendo actual, es decir de interés para los usuarios. La preservación del objeto/colección digital se debe considerar siempre en la planificación del proyecto y en el presupuesto, para dedicar una partida al coste de almacenamiento y mantenimiento de los archivos digitales creados. Las pruebas técnicas con los patrones permitirán la predicción de los costes del almacenamiento asociados a la preservación. Una estrategia de preservación digital requerirá contar con recursos financieros para incorporar los cambios tecnológicos que aseguren la accesibilidad y utilidad continuada de las colecciones digitalizadas. Para este tema, no hay formulas perfectas. Cada institución debe establecer los mecanismos de preservación adecuados a los medios donde se desarrollan sus operaciones El final del proyecto? Una vez que el proyecto se haya finalizado con éxito, es el momento de lanzar y de promover los archivos con las imágenes digitales como recurso para el uso. Entre los variados mecanismos de difusión que se pueden utilizar, están: conferencias, congresos, o campañas de publicidad. Es importante reiterar que aunque el proyecto ha terminado, deben seguir las medidas de preservación para los materiales originales, para las copias intermedias, y para la preservación de los archivos digitales. Además se debe establecer una estrategia para actualizar los documentos que a diario se adicionan a la base documental, en formato físico. Existen alternativas para resolver este problema: Captura en el Acto, lo cual consiste en ir capturando la documentación al momento de producirse su creación; Captura Diferida, colecta la documentación producida en lotes que luego son procesados en el mismo lugar de origen o en un centro concentrador. En adición, se plantean soluciones hibridas. Revisión 1.0 Página 19 de 19