TÍTULO: Manual de Políticas de Recursos Financieros. CÓDIGO: M-RF-01 EMISIÓN: 29/01/08 PÁGINAS: 1 / 20 VERSIÓN: CINCO REVISÓ: APROBÓ: ELABORO:

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1 ELABORO: TÍTULO: Manual de Políticas de Recursos Financieros. PÁGINAS: 1 / 20 REVISÓ: APROBÓ: Director de Tesorería Director de Tesorería Fecha Sección Cambio y Razón de Cambio 01/03/ Responsable de la Coordinación de Recursos Financieros Se hicieron modificaciones en los puntos; Pagos para Gastos a Comprobar, Pagos de Fondo Revolvente y Pagos de Gastos de Representación, para implementar las medidas de control. 08/06/ Se aumentó un nuevo párrafo a las Políticas sobre Deudores Morosos, para complementar las medidas de control. (Modificaciones implementadas por la Dirección de Control Preventivo). 20/07/ Se incluyó una política relacionada a la Verificación de los Ingresos que realiza la Jefatura de Ingresos de la Dirección de Control Presupuestal. Se desglosó la forma en que se realiza la facturación de la serie R y serie SAI. Se modificó el párrafo que hacia referencia al tipo de cambio tomado del Diario Oficial de la Federación, indicando que es ahora la Dirección de Tesorería la responsable de proporcionar el tipo de cambio. A excepción del punto se modificó todo este apartado correspondiente a la cancelación de facturas. (Modificaciones implementadas por la Dirección de Control Presupuestal). 20/07/ Se modificó el párrafo que menciona el Plan de Trabajo Anual por el Anteproyecto de Presupuesto Anual. Se incluyó una política relacionada a la Propuesta Económica con Vo.Bo. de la Dirección General. (Modificaciones implementadas por la Dirección de Control Presupuestal). 20/07/ Se incluyeron los puntos 4.2.2, 4.2.6, 4.2.7, 4.2.9, , y con relación a la Asignación de Suficiencia Presupuestal. Se modificó en el punto el mes en que se da a conocer el Calendario de Cierre del Ejercicio. (Modificaciones implementadas por la Dirección de Control Presupuestal). 20/07/ Para complementar las medidas de control se integró el rubro de Políticas sobre el uso correcto de las Tarjetas Corporativas de Crédito, derivado de la circular CI/DCP/010/07. Por la misma razón y derivado de la circular CI/DCP/012/07 se integró, en: a) Apartado , el segundo párrafo 4.6 b) Apartado 4.6.1, el quinto requerimiento (Modificaciones implementadas por la Dirección de Control Preventivo). 20/07/ Corrección de palabra crédito por adeudos. Al no existir cuenta de Crédito, sino de Adeudos. (Modificación implementada por el Director de Información Financiera). 29/01/ Pago a Proveedores y Servicios, se agregó un párrafo (último). Políticas sobre el uso correcto del Fondo Revolvente, se modificaron algunos gastos que no deben efectuarse con recursos del Fondo. Aviso de Comisión, se agregó la Exención de la Comprobación de Gastos de Viaje para Asesores Externos y se integró la documentación soporte de comisión y la Nota 3. Políticas sobre el uso correcto de Viáticos y Pasajes, se modificó el párrafo respecto del 50% de las comisiones menores o mayores a un día. Políticas sobre el uso correcto de las Tarjetas Corporativas de Crédito, se eliminó la Cuenta Centralizadora (Virtual). De la Tarjeta Corporativa para Eventos, se modificaron las políticas debido al cambio de personal que tenía asignadas estas funciones. De los registros contables, De las conciliaciones y de los Pagos de los servicios de crédito, se modificaron las políticas debido al cambio de personal que tenía asignadas estas funciones. Liquidación de Viáticos, se detalló el contenido mínimo del informe de actividades. Políticas sobre Comprobación de Viáticos, se integró un párrafo respecto de la Exención de la Comprobación de Gastos de Viaje para Asesores Externos ANEXOS. Estas modificaciones se implementaron para complementar las medidas de control. (Modificaciones implementadas por la Dirección de Control Preventivo, en atención a diversas observaciones de auditoría externa).

2 PÁGINAS: 2 / 20 CONTENIDO DEL MANUAL CONTENIDO DEL MANUAL GENERALIDADES OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL TÉRMINOS Y DEFINICIONES POLÍTICAS DE INGRESOS VALIDACIÓN DE INGRESOS POLÍTICAS SOBRE FACTURACIÓN POLÍTICAS SOBRE CANCELACIÓN DE FACTURAS POLÍTICAS SOBRE COBRO DE RECURSOS POLÍTICAS DE EGRESOS POLÍTICAS SOBRE DEFINICIÓN DE ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA POLÍTICAS SOBRE ASIGNACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL POLÍTICAS SOBRE REQUERIMIENTOS PARA LA ASIGNACIÓN DE RECURSO FINANCIERO Pago a Proveedores y de Servicios Pagos para Gastos a Comprobar Pagos de Fondo Revolvente POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DEL FONDO REVOLVENTE Pagos de Gastos de Representación POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DE GASTOS DE REPRESENTACIÓN Aviso de Comisión POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DE VIÁTICOS Y PASAJES Pagos de Nóminas Reembolso Médico POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DE LAS TARJETAS CORPORATIVAS DE CRÉDITO De la tarjeta corporativa para eventos De la tarjeta corporativa asignada al Director General De los registros contables De las conciliaciones De los pagos de los servicios de crédito POLÍTICAS SOBRE LA ENTREGA DEL RECURSO FINANCIERO POLÍTICAS SOBRE REQUERIMIENTOS PARA LA COMPROBACIÓN DE EROGACIONES Liquidación de Viáticos POLÍTICAS SOBRE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Comprobación de gastos POLÍTICAS SOBRE COMPROBACIÓN DEL GASTO 18 2

3 PÁGINAS: 3 / POLÍTICAS SOBRE REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES OFICIALES POLÍTICAS SOBRE DEUDORES MOROSOS POLÍTICAS SOBRE REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS POLÍTICAS PARA INVERSIONES FINANCIERAS POLÍTICAS PARA LA GUARDIA, CUSTODIA Y MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS REFERENCIAS ANEXOS 20 3

4 PÁGINAS: 4 / GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos y políticas que regulen los procedimientos correspondientes al Proceso de Asignación de Recursos, así como las reglas claras para la operación del mismo ALCANCE DEL MANUAL El presente manual establece los lineamientos y políticas generales del Proceso de Recursos Financieros del ILCE, para que todas las áreas involucradas en dicho proceso las cumplan. Es importante aclarar que los clientes para este proceso es el personal de las áreas del ILCE y los proveedores que requieran la asignación de algún recurso financiero. 2.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Balanza de Comprobación: Movimientos mensuales de: ingresos, egresos y pólizas de diario. CC: Coordinaciones. CI: Contraloría Interna. CIME: Centro Internacional de Multimedios Educativos. Comisionado: Persona que realiza el viaje asignado o quien es el responsable de administrar el recurso del área. CRF: Coordinación de Recursos Financieros. CRMS: Coordinación de Recursos Materiales y Servicios. DCPL: Dirección de Control Presupuestal. DCPO: Dirección de Control Preventivo. DG: Dirección General. DIF: Dirección de Información Financiera. D.O.F.: Diario Oficial de la Federación. DT: Dirección de Tesorería. Estructura Programática Presupuestal: Configuración de proyectos autorizados por la DCPL y debidamente clasificados en la cual se fundamenta la operación del ILCE, permitiendo mediante su registro el control de su ejercicio presupuestal, alcance de metas y generación de reportes en el logro de sus objetivos. Se estructura al inicio de cada año y se amplia con las necesidades de cada proyecto. Factura: Documento fiscal que respalda el ingreso de recursos a favor del Instituto, por concepto de la venta de bienes o prestación de servicios Serie R: Factura utilizada para los fines propios del Instituto, las cuales son de colores y se distribuyen de la siguiente manera: Original- cliente. Copia rosa- área solicitante. Copia oro- Control Presupuestal. Copia amarilla- Tesorería. Copia verde- Contabilidad. Serie SAI: Factura utilizada para el programa Sepa Inglés, las cuales son en blanco y negro y se distribuyen de acuerdo al nombre del área impreso en la parte inferior de la misma. ILCE: Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa. JI: Jefatura de Ingresos de la DCPL. JU: Jefaturas de Unidad. Política: Establece líneas de guía dentro del cual el personal operativo pueda regirse para llevar a cabo las actividades y objetivos del Instituto. RFC: Registro Federal de Contribuyentes. SDT: Subdirección de Tesorería. SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. SSP: Solicitud de Suficiencia Presupuestal. 4

5 3.0 POLÍTICAS DE INGRESOS 3.1 VALIDACIÓN DE INGRESOS TÍTULO: Manual de Políticas de Recursos Financieros. PÁGINAS: 5 / Con el objeto de que la JI pueda validar y reportar oportunamente los ingresos deberá tener acceso a los instrumentos electrónicos disponibles que permitan monitorear (en modalidad de consulta) la totalidad de las cuentas bancarias contratadas por el Instituto con las diversas instituciones financieras. 3.2 POLÍTICAS SOBRE FACTURACIÓN No se emiten facturas con una fecha o folio distinto al del día corriente La facturación tanto de la serie R como de la serie SAI se elabora de la siguiente manera: Personas físicas y morales con residencia nacional que realicen pagos en moneda nacional, solo se les facturará en pesos mexicanos Personas físicas y morales con residencia nacional que realicen pagos en moneda extranjera, solo se les facturará en pesos mexicanos haciendo referencia al tipo de cambio equivalente a la moneda con que se efectúo el pago Personas físicas y morales que residan en el extranjero, sólo se les facturará en dólares haciendo referencia al tipo de cambio equivalente en moneda nacional El tipo de cambio es notificado diariamente por la DT con base a lo reportado por la Institución Bancaria con la que se efectúan las transacciones en moneda extranjera En caso de facturas a crédito se tomará el tipo de cambio vigente del día de la elaboración de la factura En caso de facturas pagadas se tomará el tipo de cambio vigente de la fecha del depósito correspondiente Por la naturaleza jurídica del Instituto no procede la emisión de facturas con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) desglosado No se emite factura alguna, cuando el depósito del recurso no corresponda a un pago realizado durante el mismo ejercicio fiscal en curso No se puede adicionar, suprimir o modificar ninguna leyenda que forme parte del cuerpo de la factura una vez que esta haya sido impresa El tiempo compromiso para la entrega de las facturas es: Para facturas emitidas por la JI de la DCPL: Hasta 03 (tres) días hábiles a partir de la recepción del Formato para Solicitud de Factura Para facturas emitidas por el CIME: Inmediato a partir de la petición de la impresión El área solicitante funge como enlace entre el Beneficiario y la JI, desde el momento en que sea solicitada la emisión de la factura, hasta que sea realizado el pago de la misma. El área solicitante y la JI son corresponsables de la recuperación de los recursos a favor del ILCE. 3.3 POLÍTICAS SOBRE CANCELACIÓN DE FACTURAS La cancelación de facturas se elabora de la siguiente manera: Solo procede la cancelación de facturas de ejercicios fiscales anteriores, si la solicitud se realiza mediante escrito que justifique el motivo de la cancelación y si las mismas no fueron pagadas previamente a la solicitud de la cancelación Sólo procede la cancelación y posterior sustitución de facturas, si la solicitud se realiza mediante escrito que justifique el motivo de la cancelación durante el mismo mes que haya sido elaborada la factura. 5

6 PÁGINAS: 6 / Sólo procede la cancelación de facturas de meses anteriores, si la solicitud se realiza mediante escrito que justifique el motivo de la cancelación y cuente con el visto bueno de la DCPL, DT y DIF En el caso de cancelaciones por extravío de facturas originales, el área solicitante debe levantar un acta administrativa ante la contraloría y el área jurídica, así como elaborar un escrito a la DCPL, informando de dicha situación. El área solicitante es responsable del extravío de la factura ante las áreas mencionadas. 3.4 POLÍTICAS SOBRE COBRO DE RECURSOS La solicitud de cobro de recursos debe entregarse con 05 (cinco) días hábiles de anticipación a la fecha de cobro acordada con el cliente Todas las áreas del Instituto que celebren instrumentos jurídicos, que generen ingresos para el ILCE, deben entregar copia de éstos a la DCPL. Asimismo toda cancelación, suspensión o reanudación de instrumento jurídico debe informarse mediante Oficio a la DCPL, durante los siguientes 03 (tres) días hábiles a partir de que se originó la determinación. 4.0 POLÍTICAS DE EGRESOS 4.1 POLÍTICAS SOBRE DEFINICIÓN DE ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA La operación de todos los proyectos del Instituto depende de que estén comprendidos en la estructura programática presupuestal autorizada No se asignarán recursos para actividades no incluidas en el Anteproyecto de Presupuesto Anual: En caso de que en el transcurso del año se requiera aperturar un proyecto no contemplado en el anteproyecto, las áreas deben solicitar por escrito su autorización de acuerdo al Procedimiento para Autorización de Proyecto y Asignación de Suficiencia Presupuestal (P-RF-01) Para aquellas solicitudes de proyectos que implican la erogación de recursos deberán acompañarse de una Propuesta Económica en la cual se desglosen los rubros y/o gastos a efectuar con el Vo. Bo. de la Dirección General La vigencia del presupuesto autorizado al Instituto comprende el período establecido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año en curso, en el cual los recursos pueden ser comprometidos y ejercidos conforme a la autorización de suficiencias presupuestales de los proyectos Los recursos reasignados o transferidos y los que deriven de productos financieros y economías, que no hayan sido ejercidos conforme a lo programado en los proyectos, deben reintegrarse al presupuesto autorizado del Instituto. 4.2 POLÍTICAS SOBRE ASIGNACIÓN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL La autorización de la Suficiencia Presupuestal está condicionada a la disponibilidad de recursos y al avance de metas del proyecto específico y queda comprometida a partir del mes que se consigne en la SSP Solo se tramitaran SSP que estén debidamente firmadas por el Director General, Coordinadores, Jefes de Unidad, así como del personal facultado mediante escrito, para este propósito No se autorizan suficiencias globales que no describan todos los conceptos de gasto a ejercer, o bien que no traigan los vistos buenos de las áreas correspondientes, de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento para Autorización de Proyecto y Asignación de Suficiencia Presupuestal (P-RF-01) Para efectos del cierre presupuestal, las áreas que suministran recursos humanos, materiales y financieros (UCP, CRF, CI, CRMS y UDO), deben presentar y difundir en el mes 6

7 PÁGINAS: 7 / 20 de octubre, el calendario de cierre del ejercicio con el fin de que las áreas del Instituto tramiten oportunamente sus compromisos correspondientes a los últimos meses del ejercicio fiscal Los recursos comprometidos que no hayan sido aplicados en el transcurso del año en vigencia, son cancelados, sin excepción, al término del ejercicio fiscal. En caso de que el proyecto continúe con sus actividades en el siguiente ejercicio fiscal, debe reiniciar nuevamente el trámite de acuerdo al Procedimiento para Autorización de Proyecto y Asignación de Suficiencia Presupuestal ((P-RF-01) Los recursos totales o parciales que no sean ejercidos en las SSP serán reintegrados al presupuesto de origen Los recursos remanentes derivados de los montos autorizados por medio de las SSP, no podrán ser utilizados para otro fin distinto para lo que fueron requeridos Las SSP que se soliciten por un área con cargo a otra distinta sólo serán autorizadas por el monto de los gastos directos que impliquen la realización del servicio para el área solicitante, por lo que los montos que no se ejerzan directamente serán reintegrados al área de origen, es decir que no se considerarán utilidades para ningún área Las áreas que presten servicios a otra área interna del Instituto y que implique autorización de recursos, solo podrán utilizarlos para los gastos directos del servicio requerido No serán atendidas las SSP que tengan como objetivo proporcionar los recursos a cualquier persona del Instituto que esté notificado como deudor moroso, por parte de la DCPO A partir de la recepción de las SSP, la DCPL tiene hasta 03 (tres) días hábiles para verificar el saldo presupuestal y avance de metas para autorizar o rechazar la solicitud y remitirla a las CC o JU. Solo para los meses de Noviembre y Diciembre por cuestiones de cierre, el plazo de autorización o rechazo se amplía a 05 (cinco) días hábiles En el caso de los instrumentos jurídicos que requieran el sello de suficiencia presupuestal, les aplicara el mismo plazo de hasta 03 (tres) días hábiles para su tramitación Solo se tramitarán SSP de viáticos al extranjero, si cuentan con la autorización de La DG. 4.3 POLÍTICAS SOBRE REQUERIMIENTOS PARA LA ASIGNACIÓN DE RECURSO FINANCIERO Todo tipo de erogación que se solicite debe llevar la siguiente documentación (cuya antigüedad no exceda de 4 semanas), ver Anexo Tabla de Requerimientos (A01-M-RF-01), según sea el caso: Pago a Proveedores y de Servicios Solicitud de pago original y copia detallando las condiciones de pago, si es el caso. En el recuadro correspondiente deberá indicarse el No. de Registro del Contrato y No. de pago de referencia, si el monto a pagar es mayor a $10, (diez mil pesos 00/100 M. N.). Suficiencia Presupuestal Autorizada en original (en caso de ser pago único) ó copia. Factura ó Recibo de honorarios (con copia constancia de retenciones) original, si es factura, deberá estar firmada por quien solicite y con sello del almacén o Vo. Bo. de quien recibe el producto. NOTA: En caso de que la factura ORIGINAL no sea entregada con el trámite, ésta deberá ser entregada por el proveedor, con las firmas del área solicitante y de la DCPO al momento del pago, o en su caso señalar en el área de observaciones el funcionario responsable de recabar dicho documento. Copia de la Orden de trabajo o Pedido detallando condiciones de pago y el servicio a realizar. 7

8 PÁGINAS: 8 / 20 Copia de Fianza, si el contrato lo requiere. Copia de la Carta de Liberación, sello o acta de entrega (en caso de pagos únicos y finiquitos). En caso de capacitación, talleres o cualquier inscripción similar, oficio de aceptación por parte del la Dirección de Planeación de Recursos Humanos. En caso de que el pago derive de un contrato se señalará la referencia del mismo (número del registro de contrato emitido por la Dirección Jurídica), y copia de la fianza, si es el caso. NOTA: Los pagos deben sujetarse a los criterios y especificaciones de asignación de las cláusulas y de los instrumentos jurídicos Pagos para Gastos a Comprobar Solicitud de Pago original y copia detallando el propósito del gasto. Carta Compromiso. Suficiencia Presupuestal Autorizada original o copia. En caso de que la cantidad exceda $ 20, (Veinte mil pesos 00/100 M.N.), deberá ser nominativa y no podrá expedirse a favor de personal del ILCE para gastos de terceros, salvo en los siguientes casos: - Ejercicio del gasto no programable fuera de la Ciudad de México - Excepciones expresamente autorizadas por la Coordinación de Recursos Financieros Pagos de Fondo Revolvente Para apertura: Solicitud de Pago original y copia detallando que es apertura. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Acuerdo autorizado por el Director General en original. Para reembolso: Solicitud de Pago original y copia detallando el período del reembolso. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Relación de comprobantes de fondo revolvente original y 01 (una) copia. Comprobantes en original y una copia, con firma del responsable y justificación de cada gasto, tomando en cuenta los siguientes requisitos: Ser documentos originales y vigentes, expedidos a nombre del Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa. Mismo ejercicio fiscal y con un rezago no mayor a un mes. Contar con las disposiciones fiscales en vigor y demás ordenamientos aplicables, como son RFC y Cédula de Identificación Fiscal expedida por la SHCP. Cada comprobante debe estar adherido a hojas tamaño carta. En el caso de insumos que proporcione regularmente el almacén del Instituto y que exceda los $2, (dos mil pesos 00/100 M. N.), se debe recabar Visto Bueno de la Dirección de Adquisiciones POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DEL FONDO REVOLVENTE Las siguientes especificaciones para el funcionario responsable del fondo son con la finalidad de darle un uso correcto al Fondo Revolvente: El responsable del fondo tiene la obligación de mantener un estricto y permanente control de éste, así como de reintegrarlo a más tardar el 15 de diciembre de cada año, mediante efectivo o comprobación a la Dirección de Control Preventivo, tomando en cuenta lo descrito en el Procedimiento para Comprobaciones (P-RF-04), o de lo contrario le será descontado en su totalidad y en una sola exhibición de su nómina, previo conocimiento de éste apartado por parte de cada funcionario desde la asignación del fondo. 8

9 PÁGINAS: 9 / 20 Si por alguna situación no prevista en estas políticas fuese necesario considerar dentro del uso del Fondo otros gastos, es necesario solicitarlo con la debida justificación a través de escrito dirigido a la DCPO, para su consideración, sin que esto necesariamente implique su aceptación. En caso de cualquier abuso comprobado en el manejo de este recurso, se procederá a la cancelación inmediata del fondo y notificación a la Contraloría Interna. Cuando situaciones imprevistas o urgentes obliguen a recurrir a proveedores o prestadores de servicios con características particulares, se puede disponer de recursos en efectivo del Fondo hasta por la cantidad de $ 2, (dos mil pesos 00/100 M. N.). Precisando las causas que originaron el pago en efectivo. Todos los pagos que afecten al Fondo requerirán de documentos justificativos y comprobatorios, siendo necesario reunir los siguientes requisitos: Ser documentos originales y vigentes, expedidos a nombre del Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa. Contar con las disposiciones fiscales en vigor y demás ordenamientos aplicables, como son RFC y Cédula de Identificación Fiscal expedida por la SHCP. Fecha del período reportado Validación del responsable del proyecto o del gasto Toda factura o comprobante deberá estar adherido a hojas tamaño carta, en los casos que éstos sean menores al tamaño de la hoja y justificando su compra. Cuando sea necesario, o en el caso de insumos que proporcionan regularmente las Direcciones de Servicios o de Adquisiciones del Instituto, se deberá recabar previamente la firma de Visto Bueno que corresponda. El responsable del Fondo tiene la obligación de mantener un estricto y permanente control de éste; y por ningún motivo podrá endosar su nominación. Como regla general los documentos que acrediten y comprueben un gasto deberán presentar fechas consideradas dentro del ejercicio fiscal señalado. No procederá el pago de reembolsos en casos de gastos con una antigüedad mayor a 4 semanas. Bajo ninguna circunstancia podrá excederse el monto de revolvencia mensual autorizado en cada caso por la Dirección General. El gasto realizado a través del Fondo será con cargo al proyecto que maneje cada área y/o el responsable del mismo. Es responsabilidad de la Contraloría Interna, a través de la Dirección de Control Preventivo, la actualización y la vigilancia del cumplimiento de estos lineamientos. Bajo ninguna circunstancia pueden efectuarse los siguientes gastos con los recursos del fondo: Compras de inversión Compras de papelería que el Instituto otorgue a través del almacén Compras de equipo y accesorios para teléfonos celulares Compras de equipo, accesorios, consumibles y software para computadora. 9

10 PÁGINAS: 10 / 20 Gastos médicos Cuotas y suscripciones Préstamos personales Pago de viáticos Pago de pasajes foráneos Pagos de reparaciones a vehículos (particular y oficial) Pasteles y otros similares Pago de servicios personales Sueldos Gasolina Gastos de representación, o comidas de trabajo en restaurantes, así como propinas Obsequios Gastos sin comprobante original (Vales Azules), excepto casos debidamente justificados. Cursos Visas o pasaportes Evitar la utilización del fondo cuando los gastos puedan ser cubiertos a través de los procedimientos regulares de pago Pagos de Gastos de Representación Para apertura: Solicitud de Pago original y copia detallando que es apertura. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Acuerdo autorizado por el Director General en original. Para Reembolso: Solicitud de Pago original y copia detallando el período del gasto. Suficiencia Presupuestal Autorizada original o copia. Relación de comprobantes. Comprobantes en original y una copia con firma del responsable, justificación del gasto, personas invitadas y motivo del evento, tomando en cuenta los siguientes requisitos: Sin excepción todos los comprobantes obtenidos en el territorio Nacional deberán contar con las disposiciones fiscales vigentes y demás ordenamientos aplicables, como son RFC y Cédula de Identificación Fiscal expedida por la SHCP. Ser documentos originales y vigentes, expedidos a nombre del Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa. NOTA: En los casos en que los gastos se realicen fuera del territorio nacional, bastará con que contenga el nombre completo del ILCE, o sus siglas, fecha, monto con número y letra, ciudad y país. Fecha del período reportado No procederá el pago de reembolsos en caso de gastos con una antigüedad mayor a 4 semanas. Toda factura o comprobante deberá estar adherido a hojas tamaño carta, en los casos que éstos sean menores al tamaño de la hoja y justificando su compra. El responsable de este recurso tiene la obligación de mantener un estricto y permanente control de éste; y por ningún motivo podrá endosar su nominación. El responsable del este recurso está obligado a reintegrarlo a más tardar el 15 de cada año, mediante efectivo o comprobación a la Dirección de Control Preventivo, o de lo contrario le será descontado en su totalidad y en una sola exhibición, de su nómina. 10

11 PÁGINAS: 11 / 20 Como regla general los documentos que acrediten y comprueben un gasto deberán presentar fechas consideradas dentro del ejercicio fiscal señalado. Bajo ninguna circunstancia podrá excederse el monto de revolvencia mensual autorizado en cada caso por la Dirección General. Si por alguna situación no prevista en estas políticas fuese necesario considerar dentro del uso del fondo otros gastos, es necesario solicitarlo con la debida justificación a través de escrito dirigido a la DCPO, para su consideración, sin que esto necesariamente implique su aceptación. En caso de cualquier abuso comprobado en el manejo de este recurso, procede la cancelación inmediata de la disposición de reembolsos por gastos de representación y notificación a la Contraloría Interna POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DE GASTOS DE REPRESENTACIÓN Los gastos de representación son otorgados a Coordinadores, Jefes de Unidad y Directores de área que por sus funciones y responsabilidades requieran realizar gastos de representación. La DG es la única facultada para autorizar estos recursos. Las siguientes especificaciones son con la finalidad de darle un uso correcto a los gastos de representación: Dentro de los conceptos aceptados se encuentran básicamente: Comidas con funcionarios de otras entidades, organismos o instituciones. Comidas con clientes Las comidas en fines de semana que expresamente sean autorizadas por la Dirección General y/o aquellas que sean pagadas con la tarjeta de crédito corporativa a nombre del propio Director General. Dentro de los conceptos NO aceptados se encuentran: Comidas personales y/o de trabajo con personal subordinado del ILCE o sus proveedores. Obsequios no aprobados expresamente por la Dirección General. Las propinas si serán aceptadas en estas facturas, siempre que no excedan de hasta el 10% Aviso de Comisión Aviso de Comisión original y 3 (tres) copias debidamente autorizado y firmado por el comisionado en la carta compromiso, en caso de que se trate de Asesores Externos (Circular CI/DCP/016/07), deberán presentar su Aviso de Comisión autorizado por el Director General y el Coordinador del área correspondiente. NOTA 1: En caso de viáticos internacionales, el aviso de comisión debe contener los datos del pasaporte: nombre completo, vigencia, lugar de expedición y número de pasaporte. NOTA 2: El aviso de comisión y la carta compromiso pueden ser firmados por el Coordinador o Jefe de Unidad en ausencia del comisionado. NOTA 3: En caso de solicitudes para personal externo, deberá, sin excepción, contener la firma del Director General. Suficiencia Presupuestal Autorizada original y 2 (dos) copias. En trámite de reembolso de gastos de viaje, se deberá anexar el Informe de comisión, debidamente firmado y soportado, en su caso, señalando objetivos y resultados a favor del ILCE. 11

12 PÁGINAS: 12 / POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DE VIÁTICOS Y PASAJES La DG es la única facultada para autorizar comisiones al extranjero y las Coordinaciones o Jefaturas de Unidad para autorizar comisiones nacionales. Todas las comisiones que los funcionarios del ILCE realicen tanto en el territorio nacional como en viajes internacionales, deberán contar, sin excepción, con la autorización del jefe inmediato. (CI/DCP/012/07). Ninguna solicitud de viáticos y pasajes a otorgarse se tramita, si existen comprobaciones pendientes por el mismo concepto. No se autorizan viáticos y pasajes adicionales a una misma persona en el desempeño simultáneo de varias comisiones. Los documentos referidos se deben entregar en la DCPO para su revisión y trámite, cuando menos 05 (cinco) días hábiles antes del inicio de la comisión. Los viáticos solo comprenden las erogaciones por hospedaje, alimentación y transporte local, que sean inherentes a la estancia del personal en el lugar en que desempeña la comisión conferida. Solo se autorizan viáticos y pasajes al personal del ILCE cuando temporalmente y para el desempeño de una comisión oficial se haga indispensable su traslado a un lugar distinto al de su adscripción o residencia oficial y que se encuentre a más de 50 (cincuenta) kilómetros de distancia del mismo. La cuota de viáticos se determina de acuerdo al Anexo para Tarifas de Zonificación y Nivel Jerárquico (A02-M-RF-01) establecidas por la Contraloría Interna del ILCE. Las cuotas establecidas en las tarifas constituyen el límite máximo permitido para las autorizaciones de viáticos. El importe de los viáticos internacionales se cubren en dólares americanos, si es en cheque, o al tipo de cambio libre que rija en el mercado el día en que sean adquiridos, si es mediante depósito en tarjeta de débito (exclusivamente) del comisionado. En los casos en que coincida la estancia en dos o más localidades o países en un mismo día, se debe aplicar la tarifa correspondiente a la localidad, Entidad Federativa o país en que se permanezca u hospede. En caso de que las comisiones sean menores de 24 horas y no requieran hospedaje, se deberá otorgar el 50% de la tarifa diaria correspondiente al lugar de la comisión. Respecto de los viáticos que sean mayores de 24 horas, no se considerarán viáticos parciales adicionales. Los viáticos por comisiones al extranjero, como regla general no deben exceder de 20 (veinte) días continuos. En casos excepcionales de que el personal tuviera que prolongar su estancia en el lugar al que fue comisionado, se pueden otorgar viáticos que así se justifiquen y sean autorizados para casos nacionales por el Coordinador o Jefe de Unidad y por el Director General, cuando se trate de viáticos internacionales, a través del formato correspondiente. Los viáticos nacionales e internacionales se deben otorgar a partir de la fecha en que el personal se encuentre desempeñando la comisión y solo por los días establecidos en el aviso de comisión. 12

13 PÁGINAS: 13 / 20 Como excepción a lo dispuesto en el párrafo anterior, se puede otorgar viáticos nacionales con el día inmediato anterior al del inicio de la comisión, cuando el personal comisionado deba permanecer u hospedarse en el lugar en que se vaya a realizar, por requerirse su presencia en las primeras horas del día siguiente, y en el caso de viáticos internacionales, cuando las circunstancias del traslado lo requieran. Cuando la comisión dentro del territorio nacional comprenda días inhábiles, se debe determinar la conveniencia de otorgar viáticos por dichos días u ordenar el regreso del personal comisionado para que se continúen los trabajos al siguiente día laborable, según represente menor costo y mejor aprovechamiento de los recursos. Procede la solicitud de viáticos nacionales en fin de semana cuando el personal deba participar en eventos que se realicen precisamente en esos días y sean plenamente justificados por el titular de la Coordinación o Jefatura de Unidad que los solicita. Los pasajes se otorgan únicamente para el traslado del lugar de adscripción del personal a los lugares en que se vaya a desempeñar la comisión. Es responsabilidad de las Coordinaciones y Jefaturas de Unidad, seleccionar en cada caso el medio de transporte que utilizará el personal comisionado, optando por la que garantice el correcto y oportuno desempeño de la comisión y represente un menor costo. Independientemente de la importancia y lugar de comisión, cuando se requiera la utilización de transporte aéreo, las áreas deben abstenerse de solicitar boletos a otras agencias de viajes que no tengan convenio con el ILCE, así como solicitar servicios de primera clase. En caso de utilizarse transporte terrestre, el comisionado debe adquirir directamente los boletos. En caso de pretender la vinculación de una comisión con algún día o período vacacional, este debe ser solicitado de origen y contener el visto bueno de la Coordinación o Jefatura de Unidad de manera personal sin ser facultad delegable, así como de la Dirección de Relaciones Laborales. Las modificaciones a los avisos de comisión ya ingresados a la DCPO deben ser solicitados por escrito con la justificación de dicho cambio, y deben ser autorizados por esta Dirección. En caso de que el recurso ya haya sido comprometido y no se pueda utilizar de manera inmediata, debe tramitarse una nueva suficiencia presupuestal que soporte un nuevo gasto por parte del solicitante. En caso de cualquier abuso comprobado en el manejo de este recurso, procede la cancelación inmediata de la disposición de viáticos, se cancela cualquier disposición posterior de gastos de viaje y se emite notificación a la Contraloría Interna Pagos de Nóminas Para fondo de ahorro: Solicitud de Pago original y copia. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Relación de Nómina. Para Nómina de Personal de Estructura: Oficio de solicitud de pago nómina. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Relación de Nómina. 13

14 PÁGINAS: 14 / 20 Para Nómina de Personal de Honorarios: Oficio de solicitud de pago nómina. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Relación de Nómina. Recibo de Honorario, si requiere en base a su contrato. Para Nómina de Personal de Servicios Profesionales: Relación de Nómina. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia. Ordenes de Servicio. Constancias de pagos y retenciones. Para nómina de personal no considerado en casos anteriores: Solicitud de Pago original y copia detallando la referencia de la nómina correspondiente. Suficiencia Presupuestal autorizada original o copia Reembolso Médico Todo reembolso médico debe ser solicitado y autorizado por la Dirección de Planeación de Recursos Humanos entregando: Solicitud de Pago original y copia. Suficiencia Presupuestal copia autorizada. Comprobante médico original y copia (autorizado por la DPRH). 4.4 POLÍTICAS SOBRE EL USO CORRECTO DE LAS TARJETAS CORPORATIVAS DE CRÉDITO A fin de identificar los términos relacionados, a continuación se señalan las siguientes definiciones: Del Proveedor del Crédito. Toda vez que la naturaleza de las funciones y responsabilidades que se requieren de este instrumento tienen un alcance mundial, se define como Institución de Crédito titular a AMERICAN EXPRESS COMPANY (MÉXICO), S.A. De la Tarjeta. Ésta deberá ser Corporativa, a nombre del ILCE con un límite de crédito que permita solventar las necesidades para las que este instrumento se requiere. De los Titulares. En el ILCE se asignarán sólo 2 plásticos: Al Director General - Titular Al Director responsable de los Eventos y Gastos de Viaje institucionales - Adicional. En alcance a lo anterior, se cita, al respecto de las tarjetas de crédito corporativas, la siguiente NORMATIVIDAD: De la tarjeta corporativa para eventos La administración y buen uso de la tarjeta corporativa asignada a eventos, a la reservación y compra de boletos de avión, y en su caso, para el hospedaje de los funcionarios que así lo soliciten; será responsabilidad directa del Director de Control Presupuestal, así como de la persona designada por éste Las disposiciones que deban realizarse con la tarjeta corporativa, requieren obligatoriamente de la liberación previa de la suficiencia presupuestal correspondiente, sin permitirse rebasar, bajo ninguna circunstancia el monto de referencia La persona designada por el Director de Control Presupuestal es responsable de elaborar mensualmente las conciliaciones correspondientes, indicando los viajeros 14

15 PÁGINAS: 15 / 20 titulares de cada boleto o evento, a fin de que la Dirección de Información Financiera realice los registros y codificaciones de las comprobaciones correspondientes; asimismo, presentará al área de Contabilidad, las comprobaciones mensuales de los gastos que haya generado con la tarjeta, de conformidad con las políticas vigentes, en un plazo no mayor a 2 semanas después de la fecha de corte de la tarjeta El uso de las tarjetas corporativas es de carácter exclusivamente institucional, y bajo ninguna circunstancia se permitirá su uso para fines particulares o ajenos a la operación que el ILCE requiera Exclusivamente en los casos en los que exista acuerdo escrito con la Dirección de Adquisiciones y la correspondiente suficiencia presupuestal debidamente liberada, podrá disponerse del uso de la tarjeta corporativa para compras por Internet. Estos gastos serán tramitados por el Director de Control Presupuestal De la tarjeta corporativa asignada al Director General El Director General será responsable único y directo de la administración y buen uso de la tarjeta que le sea asignada La tarjeta corporativa será utilizada en el pago de gastos de viaje y de representación vinculados a la actividad propia del Director General. En caso de que en ciertos establecimientos no acepten la tarjeta American Express, podrá pagarse en efectivo o por otro medio, solicitando posteriormente el reembolso correspondiente La Dirección General deberá presentar la suficiencia presupuestal correspondiente, debidamente autorizada, así como los comprobantes involucrados, a fin de que pueda realizarse el pago de su tarjeta a American Express El Director General es responsable de presentar las comprobaciones mensuales de los gastos que haya generado con la tarjeta, de conformidad con las políticas vigentes (viáticos, gastos de representación y gastos a comprobar) en un plazo no mayor a 2 semanas después de la fecha de corte de la tarjeta que le haya sido asignada El uso de las tarjeta corporativa asignada al Director General es de carácter exclusivamente institucional, y bajo ninguna circunstancia se permitirá su uso para fines particulares o ajenos a la operación que el ILCE requiera La tarjeta asignada al Director General no podrá ser utilizada en la compra de activos De los registros contables Es responsabilidad de la Dirección de Control Presupuestal, el registrar y clasificar la compra de boletos de avión con cargo a los proyectos de que se trate en un plazo no mayor a 2 semanas posterior a la recepción de información por parte de quien éste designe Es responsabilidad de la Dirección de Información Financiera, el contabilizar los cargos por compra de boletos de avión a los funcionarios y/o viajeros de que se 15

16 PÁGINAS: 16 / 20 trate en un plazo no mayor a 2 semanas, posterior a la recepción de información por parte de la Dirección de Control Presupuestal La Dirección de Información Financiera, deberá llevar un registro actualizado por cada una de las cuentas de adeudos que se manejen en el ILCE ( Deudores Diversos ) De las conciliaciones La persona designada por el Director de Control Presupuestal, será responsable de presentar el Estado de Cuenta mensual detallado por funcionario y viaje realizado La Dirección de Información Financiera deberá aclarar en un plazo no mayor a 60 días posteriores al ejercicio del gasto de que se trate, cualquier concepto que así lo requiera De los pagos de los servicios de crédito El titular de la tarjeta será el responsable de generar en línea, vía Internet, oportunamente el estado de cuenta mensual de todas las cuentas de crédito que el ILCE tenga contratadas con American Express, a fin de que se genere oportunamente la solicitud de pago correspondiente, independientemente de que se cuente o no con el estado de cuenta impreso que American Express envía por correo, o de las comprobaciones y/o conciliaciones correspondientes, a fin de evitar el pago de intereses moratorios o incluso la suspensión de los servicios. 4.5 POLÍTICAS SOBRE LA ENTREGA DEL RECURSO FINANCIERO Las personas autorizadas para firmar cheques y escritos para Órdenes de Pago son las siguientes: Para erogaciones hasta por montos de $99, (noventa y nueve mil pesos 00/100 M. N.), basta con la firma de la SDT, acompañada de cualquiera de las firmas de la DG, CRF o DT En caso de que el monto solicitado para la erogación corresponda a una cantidad mayor a $99, (noventa y nueve mil pesos 00/100 M. N.), se necesita la firma de autorización de 02 (dos) de los titulares de las siguientes áreas: DG, CRF y DT No se entrega erogación alguna sin la presentación del Contra-recibo por parte del cliente Toda erogación (excepto bonos) que se genere a través de un cheque, se entrega en la caja del Instituto y debe de cumplir con los siguientes requisitos para su cobro: Personas Físicas: Contra-recibo emitido por la DCPO. Identificación oficial original y copia (Pasaporte y/o Credencial de Elector). Carta poder original del beneficiario (en caso de ser recogido por otra persona). Factura original y/o recibo, si el pago está condicionado a la entrega del mismo. Personas Morales: Si efectúa por primera vez un cobro ante el Instituto. Copia del acta constitutiva de la empresa (posteriormente sólo será necesario presentar copia de la carátula del poder con firma de la DT o SDT). Copia de la identificación del Apoderado Legal y original para exhibición. Carta poder autorizando el cobro de la erogación. 16

17 PÁGINAS: 17 / 20 Copia de identificación de la persona autorizada para recibir el cheque, así como original para exhibición. Factura original si el pago está condicionado a la entrega del mismo. Personas Físicas que cobra Servicios Profesionales: Identificación oficial original y copia (Pasaporte y/o Credencial de Elector). Recibo correspondiente a la entrega del mismo. NOTA: No aplica el cobro por parte de terceros. NOTA: La Unidad de Desarrollo Organizacional es la responsable de la elaboración, guarda, custodia y entrega de cheques en bonos y liquidaciones Los cheques que se encuentren en caja para entrega están dispuestos para su efecto hasta por 60 (sesenta) días hábiles. Posterior a este período se cancelan y se turnan a la DIF para su debido registro y devolución de la documentación soporte a las áreas correspondientes La CRF junto con la DT, son las responsables de realizar pagos electrónicos vía Internet ante el banco, por cualquier monto Sólo se pueden efectuar pagos electrónicos a otros bancos hasta la cantidad de $500, (quinientos mil pesos 00/100 M. N.) Un pago electrónico mayor a $500, (quinientos mil pesos 00/100 M. N.), se puede efectuar únicamente cuando la cuenta del beneficiario corresponda al banco con que se opera Los pagos electrónicos (Internet o ante el banco) efectuados, se realizan con garantía de depósito a 24 (veinticuatro) horas después de realizados A excepción de proveedores, es obligación del beneficiario recoger el comprobante de pago electrónico en la caja del Instituto, presentando Contra-recibo correspondiente Los comprobantes de transferencias para ser recogidos, están disponibles en caja 30 (treinta) días naturales, después de esta fecha serán turnados a la DIF Cualquier reclamación o aclaración respecto a una errónea asignación de recurso financiero debe hacerse ante la DT presentado la documentación que ampare la misma. 4.6 POLÍTICAS SOBRE REQUERIMIENTOS PARA LA COMPROBACIÓN DE EROGACIONES Todo tipo de comprobación que se presente debe llevar la siguiente documentación, según sea el caso: Liquidación de Viáticos Liquidación de Viáticos original y copia. Esqueleto del boleto de avión, pases de abordar o copia del boleto electrónico (en caso de haber requerido transportación). Comprobante de transferencia (copia) o número de cheque por medio del cual se le asignó el recurso. Aviso de Comisión (copia). Informe de Comisión original, debidamente firmado (comisionado) y soportado, en su caso, señalando objetivos y resultados a favor del ILCE, conteniendo Vo.Bo. / Firma del Jefe Inmediato, excepto en los casos de Coordinadores, Jefes de Unidad y Director General. Comprobantes oficiales originales (Ver ). 17

18 PÁGINAS: 18 / POLÍTICAS SOBRE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS En viajes nacionales a poblaciones de hasta 5000 habitantes se puede presentar hasta un 30% del viático sin comprobantes oficiales siempre y cuando estén autorizados por el Coordinador, Jefe de Unidad o Líder del Proyecto En viajes internacionales, se debe comprobar el 100% con comprobantes oficiales, con excepciones justificadas en los siguientes países de Latinoamérica; Argentina, Bolivia, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Haití, Honduras, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú y Venezuela Los viáticos nacionales e internacionales no comprenden gastos de índole personal ni cualquier otro que no sea indispensable para el desempeño de la comisión, como pueden ser la adquisición de ropa, cosméticos, lavandería (en viajes menores a 8 días), consumo de bebidas alcohólicas, artesanías o recuerdos del viaje, ni la entrada a espectáculos recreativos, zonas arqueológicas, museos u otros gastos similares no vinculados directamente con el objeto de la comisión, así como exceso de equipaje que no este relacionado con equipo técnico de trabajo. En el caso de medicamentos o emergencias médicas durante la comisión, éstas deben ser validadas por algún médico para que proceda su aceptación como gasto de viaje y reembolso No se autorizan reembolsos por gastos que excedan los viáticos asignados, exceptuando las emergencias médicas de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior En caso de que se trate de Asesores Externos (Circular CI/DCP/016/07), podrá aplicarse la exención de la comprobación de gastos de viaje, debiendo presentar su Aviso de Comisión autorizado por el Director General y el Coordinador del área correspondiente Comprobación de gastos Oficio original indicando: número de contra-recibo, fecha de entrega y forma en que se le asignó el recurso (transferencia o número de cheque) y explicación del uso del mismo. Comprobante de transferencia (copia) por medio del cual se les asignó el recurso. Comprobantes oficiales originales (Ver ), deben tener relación con el concepto del gasto solicitado. NOTA: En caso de compra de activos o en pago de servicios, estos deben recabar la autorización de las Direcciones de Adquisiciones (bienes), de Servicios Generales (servicios), o de Informática Administrativa (hardware o software), vinculado al recurso solicitado POLÍTICAS SOBRE COMPROBACIÓN DEL GASTO No se admiten gastos sin comprobante oficial (Ver ) Para el caso de las comisiones al extranjero el comisionado debe cubrir los gastos de Pasaporte y Visas por su cuenta POLÍTICAS SOBRE REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES OFICIALES Los documentos comprobatorios que justifiquen una erogación, deben reunir los siguientes requisitos: Ser facturas originales expedidos a nombre del Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa, con clave de Registro Federal de Contribuyentes ILC I10. 18

19 PÁGINAS: 19 / 20 Ser de impresión vigente por imprentas debidamente autorizadas. No deben presentar tachaduras ni enmendaduras. Pegadas en hoja tamaño carta con justificación de cada gasto y firmada por el comisionado. Cumplir con los requisitos establecidos en las disposiciones fiscales en vigor y demás ordenamientos aplicables POLÍTICAS SOBRE DEUDORES MOROSOS De acuerdo a la Carta Compromiso que firma el responsable de la comprobación en el momento que solicita los recursos, se autoriza al ILCE, a instruir la aplicación del descuento correspondiente por no entregar sus comprobantes en el tiempo señalado conforme a lo indicado en el Procedimiento para Comprobaciones (I-P-RF-04) Los descuentos vía nómina por incumplimiento de comprobación oportuna NO son reembolsables una vez aplicados, aun cuando se presente la comprobación del gasto, salvo en casos especiales y con autorización de la CRF En tanto prevalezca la condición de deudor moroso no se autoriza la emisión de nuevas erogaciones a nombre de éstos En alcance a la circular CI/DCP/007/2004, emitida el 17 de agosto de 2004, todo adeudo moroso que derive de: Incumplimiento de personal subalterno en la comprobación de recursos. Personal externo al que se le hayan autorizado gastos de viaje. Personal dado de baja con adeudos no cubiertos. Será cargado en corresponsabilidad solidaria al Coordinador, Jefe de Unidad o funcionario responsable que lo haya autorizado en el espíritu de salvaguardar los activos financieros que el ILCE pone a disposición del personal. 4.7 POLÍTICAS SOBRE REGISTRO CONTABLE DE INGRESOS Y EGRESOS La DIF es la única área autorizada para registrar los ingresos y egresos que se deriven de todas las cuentas de la balanza de comprobación, así como de la guardia y custodia de los documentos que comprueben dichos registros Todo registro de ingreso o egreso se lleva a cabo aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptados En el registro de las erogaciones, se debe considerar que: Los registros en la contabilidad deben mantenerse actualizados. Los registros auxiliares que permitan el control individual de las cuentas, deben coincidir con la cuenta mayor. La documentación contable que justifique una erogación debe estar respaldada con la documentación comprobatoria respectiva. El resguardo, control y archivo de la documentación que justifique una erogación es responsabilidad de la DI. 4.8 POLÍTICAS PARA INVERSIONES FINANCIERAS La CRF y la DT son responsables de promover una sana estabilidad y desarrollo del capital, conservando la integridad del mismo y considerando el efecto de la inflación, así como la creación de reservas de efectivo y crédito como consideren necesario Los recursos del Instituto, pueden ser invertidos en instituciones financieras, manteniendo la integridad del capital, así como un estándar mínimo para operación. 19

20 PÁGINAS: 20 / La CRF es la responsable de la búsqueda de alternativas para asegurar el mejor rendimiento de inversiones mediante nuevos instrumentos de financiamiento Los productos financieros que se generen de la administración de los recursos del Instituto, pueden ser invertidos en instituciones financieras, buscando obtener el mayor rendimiento, basándose en los periodos de inversión, y considerando la mejor tasa de interés. 4.9 POLÍTICAS PARA LA GUARDIA, CUSTODIA Y MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS A excepción de los fondos revolventes, la custodia de fondos o valores de propiedad o al cuidado del Instituto son responsabilidad de la CRF y la DT, comprendiendo su guarda y control hasta la entrega de los mismos La DT y la SDT, tienen a su cargo la emisión, distribución, guarda, custodia y control de las chequeras numeradas o valoradas, que se destinen a la expedición de las erogaciones, así mismo deben conservarlas en muebles, o instalaciones de seguridad y son responsables del importe total de los daños y perjuicios que se causen al Instituto por las pérdidas, extravíos o sustracciones de las mismas La DT debe verificar el adecuado pago de los gastos y comisiones que se generen por servicios bancarios y financieros Tratándose de chequeras que hayan quedado fuera de uso, previamente a su devolución y/o destrucción deben cancelarse con perforaciones, sellos u otro medio que impida su utilización Es responsabilidad de la CRF y la DT actualizar y asegurar que sean apropiadas las firmas en cuentas del Instituto. 5.0 REFERENCIAS Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Procedimiento para Autorización de Proyecto y Asignación de Suficiencia Presupuestal Asignación de Recursos Financieros Procedimiento para Comprobaciones 6.0 ANEXOS Anexo para Tiempos para Presentar Comprobaciones Anexo para Tabla de Requerimientos Anexo para Tarifas de Zonificación y Nivel Jerárquico Anexo para Criterios de Fiscalización Anexo para Criterios de Programación de Pagos P-RF-01 P-RF-02 P-RF-04 A01-P-RF-04 A01-M-RF-01 A02-M-RF-01 A03-M-RF-01 A04-M-RF-01 20