Informática Capacitación

Transcripción

1 WORD I

2 Informática Capacitación 2

3 Word I Contenido PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA TRABAJAR CON ARCHIVOS DE WORD... 4 Elementos de la Pantalla de Word y área de trabajo... 4 Crear documentos nuevos... 6 Guardar un documento... 7 Abrir y buscar documentos... 8 PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL TEXTO DE UN DOCUMENTO8 Seleccionar texto y editar la selección... 8 Buscar y reemplazar texto... 9 Navegar a través del documento Insertar caracteres especiales y escritura automática DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DEL DOCUMENTO Aplicar formato automático a los documentos Aplicar formato a caracteres Aplicar formato a párrafos Copiar formato Aplicar los estilos predefinidos a párrafos y caracteres Modificar estilos Crear estilos nuevos Copiar estilos Uso de tabuladores PERSONALIZAR EL DOCUMENTO E IMPRESIÓN Vista preliminar Insertar saltos de página y secciones Ajustar la configuración de la página Agregar numeración de páginas Uso de cuadros de texto para insertar y colocar imágenes y texto Imprimir documento

4 Informática Capacitación PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA TRABAJAR CON ARCHIVOS DE WORD Objetivo particular: Al finalizar el tema. Los participantes conocerán los procedimientos para crear, abrir, guardar y buscar documentos Elementos de la Pantalla de Word y área de trabajo Al iniciar Word, se abre la ventana de aplicación de Word. Creará sus documentos dentro de esta ventana, que también le ofrece elementos que le ayudan a navegar y operar la aplicación en sí. Botón de Menú Control Barra de Menú Barra de herramienta Barra de Título Ayudante Office Botón Minimizar Botón Maximizar / restaurar Botón Cerrar Barra de Desplazamiento Vertical Ventana del Documento Punto de inserción Barra de estado Barra de Desplazamiento Horizontal Elemento Descripción Barra Título... Muestra el nombre del documento y la aplicación, así como los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar. Botón del Menú Control... Abre el Menú Control, que contiene comandos como Mover, Tamaño, Minimizar y Cerrar. 4

5 Word I Elemento Descripción Botón Minimizar... Convierte la ventana de Word en un botón en la barra de tareas; para restaurar una ventana a su tamaño original, de clic en el botón correspondiente de la barra de tareas. Botón Maximizar / restaurar... Agranda la ventana de Word para que ocupe todo el Escritorio de Windows. Cuando la ventana está maximizada, el botón Maximizar se convierte en el botón restaurar, el cual puede usar para devolver la ventana a su tamaño original. Botón Cerrar... Cierra el archivo de trabajo. Barra de Menús... Contiene menús con comandos que puede usar para efectuar tareas en el programa. Barra de herramientas... Incluye iconos que sirven como atajos para comandos comunes, como Guardar, Imprimir y Ortografía. Barra de estado... Despliega información sobre el documento como el número de página actual, la sección del documento en la que se encuentra y la ubicación actual del punto de inserción (en términos de línea y columna).esta barra muestra además información relacionada con la activación o desactivación del GRB que indica que se está grabando una macro además del MCA que señala el uso del Control de cambios; EXT permite abarcar una amplia selección de contenido en el texto con un menor movimiento del mouse y SOB indica que habrá sobreescritura en lugar de un desplazamiento. Ventana del documento... También conocida como área de texto, es el área delimitada por los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho. Aquí es donde se plasma el contenido y se proporciona el formato que se desea. 5

6 Informática Capacitación Elemento Descripción Barras de desplazamiento... La barra de desplazamiento horizontal se usa para desplazar la vista del documento actual de izquierda a derecha o viceversa. La barra de desplazamiento vertical se usa para desplazarse hacia arriba y hacia abajo por el documento actual. Ayudante de Office... Proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar las tareas. Crear documentos nuevos Hay tres maneras de iniciar un nuevo documento en Word: Puede crear un nuevo documento en blanco Crear un documento usando una plantilla de Word Crear un documento usando uno de los asistentes de Word Siga estos pasos para abrir un documento nuevo: 1. Seleccione Archivo y de clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo. 6

7 Word I 2. Asegúrese de que la ficha General esté seleccionada en este cuadro de diálogo y luego haga doble clic en el icono Documento en blanco. En la ventana de aplicación de Word aparecerá un nuevo documento en blanco. Otra manera más fácil de abrir un nuevo documento es haciendo clic en el botón Nuevo ( ) de la barra de herramientas. Introducir texto Una vez abierto el documento en blanco en la esquina superior izquierda del documento aparece una línea vertical intermitente, llamada Punto de inserción. Comience a escribir texto con el teclado, el punto de inserción se moverá a la derecha según vaya escribiendo; al final de cada renglón no es necesario presionar la tecla enter o intro para seguir escribiendo en la siguiente línea ya que Word pasará el texto automáticamente. Guardar un documento Al terminar un documento en Word es necesario guardarlo para no perder la información que hay en él. Siga estos pasos para guardar un documento: 1. De clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar ( ) o abra el menú Archivo y seleccione Guardar. La primera vez que guarda un documento aparece un cuadro de dialogo Guardar como. 2. Escriba el nombre que desee ponerle al archivo en el recuadro Nombre del Archivo. Si necesita guardar el archivo en un formato distinto al de Word de clic en la flecha de la lista desplegable del cuadro Guardar como tipo y seleccione un tipo de archivo diferente. 3. Para guardar el archivo en una ubicación determinada, de clic en la flecha de la lista desplegable de Guardar en. Cuándo seleccione una unidad en particular, aparecerán las carpetas que ésta contiene. 4. Haga doble clic en la carpeta donde desea guardar el documento. 5. Una vez que haya especificado el nombre del documento, su ubicación y el tipo de archivo seleccione Guardar para almacenar el archivo. Una vez guardado regresará a la ventana del documento de Word. 7

8 Informática Capacitación Conforme vaya editando o modificando su documento al momento de guardarlo no es necesario seguir estos pasos, solo basta hacer clic en el botón guardar. Abrir y buscar documentos Siga estos pasos para abrir un documento existente en Word: 1. Seleccione el menú Archivo y de clic en la opción Abrir, enseguida aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 2. De clic en la flecha de la lista desplegable de Buscar en para seleccionar la unidad donde se encuentra la carpeta en que fue guardado el archivo. 3. Haga doble clic en la carpeta que contiene el archivo. 4. Seleccione el archivo y de clic en el botón abrir. Nota: Si está trabajando con archivos de texto o documentos que guardó en un formato distinto al de Word, tendrá que seleccionar el tipo de archivo en el cuadro de la lista desplegable Tipo de archivo. Cerrar un documento El archivo activo o actual es cerrado; esto no significa que la aplicación de Word también se cierre, al contrario, permanece abierto para abrir un archivo existente de Word o para crear uno nuevo. Para cerrar un documento, de clic en el menú Archivo y seleccione la opción cerrar. PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL TEXTO DE UN DOCUMENTO Seleccionar texto y editar la selección Antes de aplicar un formato, es necesario seleccionar el texto, ya sea un caracter, una palabra o un párrafo. Selección de caracteres Arrastre directamente con el Mouse sobre el texto que desee seleccionar, hasta que este aparezca sombreado. Selección de palabras Posiciónese sobre la palabra y haga doble clic sobre el botón derecho del Mouse. 8

9 Word I Área de selección Para utilizar el área de selección despliéguese a la izquierda hasta que su cursor cambie a la forma de. Selección de Línea Para seleccionar una línea, ubíquese en el área de selección a la izquierda de la línea y presione el botón izquierdo del mouse. En caso de seleccionar más líneas, arrastre el mouse hacia abajo manteniendo pulsado el botón izquierdo. Selección de Párrafo Ubíquese en el área de selección cerca del párrafo y pulse dos veces el botón izquierdo del mouse, si necesita seleccionar más párrafos arrastre el mouse hacia abajo manteniendo pulsado el botón izquierdo. Seleccionar el archivo completo Ubíquese en el área de selección y proporcione tres clics o bien presione Control-clic. Buscar y reemplazar texto Buscar Texto En el Menú Edición, de clic en Buscar. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar. 9

10 Informática Capacitación Si existen varias palabras iguales dentro de su archivo para recorrerlas de clic en el botón Buscar siguiente. Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC. Reemplazar Texto En el Menú Edición, de clic en Remplazar. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar. En el cuadro Remplazar con, escriba el texto de sustitución. Si existen varias palabras iguales dentro de su archivo y desea remplazarlas de clic en el botón Buscar siguiente, remplazar o remplazar todos. Para cancelar una búsqueda en ejecución, presione la tecla ESC. Navegar a través del documento IR A En el Menú Edición de clic en Ir a. En el cuadro Ir a, de clic en el tipo de elemento. Siga uno de estos procedimientos: Para ir a un elemento específico, escriba el nombre o el número del elemento en el cuadro y de clic en Ir a. Para ir al elemento anterior o siguiente del mismo tipo, deje el cuadro vacío y de clic en Siguiente o en Anterior. Botones de Búsqueda En la parte derecha de su teclado existen los botones de: 10

11 Word I AV PAG: Este botón le permite avanzar en las páginas. RE PAG: Este botón le permite retroceder en las páginas. INICIO: Este botón le permite ir al inicio de su documento. Si se presiona cuando esta el cursor dentro de una línea, este se irá al principio de la misma. FIN: Este botón le permite ir al final de su documento. Si se presiona cuando esta el cursor dentro de una línea, este se irá al final de la misma. Insertar caracteres especiales y escritura automática De clic donde desee insertar el caracter. En el Menú Insertar, de clic en Símbolo y a continuación, en la ficha Caracteres especiales. De clic en el caracter que desee insertar. De clic en el botón Insertar. Autocorrección Word puede corregir automáticamente cierto tipo de errores que se definan previamente como valores de corrección; esto se logra indicándolo en la caja de diálogo que aparece en el comando de Autocorrección del Menú Herramientas. De este modo cada vez que se encuentra la palabra qeu por ejemplo, automáticamente la corrige con la palabra que. Cómo crear un elemento de autocorrección? El elemento de Autocorrección deberá incluirse en la siguiente caja de diálogo. 11

12 Informática Capacitación En el Menú Herramientas elija el comando Autocorrección. La Casilla Reemplazar deberá estar seleccionada En el cuadro Reemplazar escriba un nombre para el elemento de autocorrección (por ejemplo, As) En el cuadro Con escriba el texto que automáticamente sustituirá al del cuadro Reemplazar (por ejemplo, Aguascalientes) De clic en el botón Agregar y después en el botón Aceptar para insertar en su documento un elemento de autocorrección, bastará con teclear el elemento correspondiente, seguido de un espacio o un enter. Por ejemplo, si existe un elemento denominado INGI para el nombre Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática, cada vez que escriba INGI seguido de una espacio, Word lo reemplazará por Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática. Note que el elemento es INGI y no INEGI (Recuerde que es aconsejable no utilizar frases o abreviaturas reales). Dentro de la caja de diálogo de Autocorrección existen varias aplicaciones que son (necesita estar activada su casilla): COrregir DOs MAyúsculas Seguidas: Si por error en una palabra se escriben dos mayúsculas seguidas, automáticamente se corregirá la segunda y se pondrá en minúscula. Poner en mayúscula la primer letra de una oración: No tendrá que preocuparse por poner en mayúscula la primer letra de un párrafo, pues ésta se pondrá automáticamente después de un punto. Reemplazar según se escribe: Corrige el texto conforme se va escribiendo. 12

13 Word I Cómo eliminar un elemento de autocorrección? En el Menú Herramientas elija el comando Autocorrección, de la lista seleccione el elemento que desea eliminar. De clic en el botón Eliminar seguido del botón Aceptar los elementos de autocorrección que se pueden crear son: Nombres, frases cortas, fórmulas, palabras que suela escribir incorrectamente, entre otros. Estos elementos pueden contener hasta 31 caracteres (no acepta espacios). No es aconsejable utilizar palabras reales para denominar un elemento de autocorrección. Por ejemplo, no utilice el nombre Compañía ya que Word insertará el elemento de Autocorrección siempre que escriba esta palabra. En su lugar, utilice una forma abreviada, como Cñía. Autotexto. La opción de Autotexto se utiliza para crear elementos que se utilicen con menos frecuencia o que no se desee insertar automáticamente. Cómo crear un elemento de autotexto? De su documento, seleccione el texto que desee utilizar Menú Insertar, Comando Autotexto, Nuevo en el cuadro Nombre, escriba el nombre o la abreviatura que utilizará, elija el botón de Aceptar Ejemplo Puede definir un elemento de autotexto para la frase Sin más por el momento, reciba un cordial saludo selecciónela del documento, acceda al Menú Insertar-Autotexto, Nuevo en el cuadro Nombre escriba Desp, elija el botón Aceptar. Insertar un elemento de autotexto Existen tres formas de insertar un elemento de Autotexto: Forma uno: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar donde desee insertar el elemento 13

14 Informática Capacitación 2. En el menú Insertar, elija Autotexto 3. En el cuadro Nombre seleccione el elemento que desea insertar. Elija el botón Insertar, Aceptar Forma dos: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar donde desee insertar el elemento 2. Escriba el nombre del elemento 3. De clic en el botón Autotexto de la barra de herramientas Forma tres: 1. Coloque el punto de inserción en el lugar donde desee insertar el elemento 2. Escriba el nombre del elemento 3. Presione la tecla F3 Notas: Antes de insertar el Elemento de Autotexto deberá asegurarse de que el punto de inserción se encuentre al principio de una línea o entre espacios si al insertarlo elige la opción Texto con Formato el texto se insertará con su formato original. Si elige Texto normal, el elemento se insertará con el formato del texto anterior al punto de inserción, de esta manera, el formato del elemento coincidirá con el texto del documento. Diferencia entre autotexto y autocorrección. Ambas funciones pueden utilizarse para insertar rápidamente texto o gráficos que se teclean con frecuencia, sólo que al utilizar Autocorrección Word inserta automáticamente los elementos conforme se escribe, en cambio con Autotexto es necesario indicar que se quiere insertar, por lo que deberá utilizar cualquiera de las tres opciones mencionadas en el punto anterior (Insertar un elemento de Autotexto). Si bien es cierto que es más cómodo utilizar la opción de Autocorrección, puesto que no requiere de ningún otro comando aparte de teclear el elemento correspondiente, en ocasiones es necesario el uso de Autotexto, pues con él se anula la posibilidad de insertar un elemento no deseado. 14

15 Word I DAR PRESENTACIÓN AL CONTENIDO DEL DOCUMENTO Una vez que ha creado el texto se le puede dar formato de presentación, cambiando cualquiera de sus características. Se podrán aplicar diferentes formatos al texto de su documento: Formato de documento Formato de caracter Formato de párrafo Es importante tener en cuenta que: Un documento es todo aquello que constituye una unidad, por ejemplo una carta, un artículo, unos apuntes o incluso todo un libro. Se conoce como caracter a una letra, un número, una coma, un punto, etc. Cada conjunto de caracteres que forma parte de un párrafo puede tener su propio formato. El siguiente concepto importante es el de párrafo. Un párrafo es un conjunto de frases que terminan con un punto y aparte, o con el caracter nueva línea, el cual podrá identificar por el símbolo que aparece al pulsar la tecla ENTER cuando está activada la opción Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles. Aplicar formato automático a los documentos Autoformato Mediante el uso de Autoformato puede aplicar rápidamente características de formato como títulos, listas con viñetas o numeradas, bordes, números, símbolos y fracciones al texto. Se puede dar formato automáticamente a un documento a medida que lo escribe o después de haberlo escrito. Para aplicar autoformato a un documento, podrá hacerlo de dos maneras: Para dar formato automáticamente al texto a medida que escribe, haga lo siguiente: De clic sobre el menú Herramientas y elija el comando Autocorrección. 15

16 Informática Capacitación Elija la pestaña de Autoformato mientras escribe. De clic sobre el botón Aceptar. Así Word dará formato automáticamente al texto a medida que escriba el documento. También puede seleccionar los tipos de cambios de formato automático que Word puede realizar o no mientras escribe. Para realizarlo haga lo siguiente: En el menú Herramientas, de clic en Autocorrección y, a continuación, de clic en la ficha Autoformato mientras escribe. Active o desactive las opciones dando un clic sobre la que desee. De clic sobre el botón Aceptar. Para dar formato automáticamente a un documento después de haberlo escrito. Si sólo desea que Word de formato al texto de una sola vez, haga lo siguiente: De clic en el menú Formato, y elija el comando Autoformato. 16

17 Word I De clic en el botón Aceptar. Esto le permitirá aceptar o rechazar todos los cambios que Word realice. Para elegir los tipos de cambios que desee que Word realice automáticamente, haga lo siguiente: De clic en el menú Formato, y elija el comando Autoformato. De clic sobre el botón Opciones. Active o desactive las opciones que desee y a continuación, de clic en el botón Aceptar. De clic en un tipo de documento para aplicar el formato más apropiado. 17

18 Informática Capacitación Siga uno de estos procedimientos: Para que Word dé formato automáticamente al documento, de clic en Aplicar Autoformato ahora. Para revisar, y aceptar o rechazar cada cambio, de clic en Aplicar Autoformato y revisar cada cambio. Aplicar formato a caracteres El formato que aplicamos a los caracteres de nuestro documento también se le conoce como Formato de Fuente y se puede aplicar sobre cualquier selección; permite cambiar el tipo de letra, el tamaño y/o los efectos de impresión tales como el remarcado, el subrayado, etc., también permite el manejo de colores para las letras. Todas las características de un tipo de letra (tamaño, fuente, color, efectos, etc...) forman un estilo de letra. En la barra de herramientas formato aparecen algunos formatos de caracter que se pueden aplicar directamente sobre el texto seleccionado. Si desea cambiar los valores de la letra, haga lo siguiente: 1. Seleccione el texto o caracter al que desee aplicarle el formato. 2. De clic sobre el menú Formato, y elija el comando Fuente. Este comando desplegará una caja de diálogo donde podrá editar todos los valores para el tipo de letra, establecer el espacio entre caracteres y darle efectos de animación al texto. 3. De clic en el botón Aceptar. 18

19 Word I Aplicar formato a párrafos Para Word un párrafo es cualquier bloque de texto escrito por el usuario y que se encuentra delimitado por el uso de la tecla ENTER. En el momento que el usuario presiona la tecla (por ejemplo en un punto y aparte), Word considera como párrafo todo el texto escrito desde el inicio del párrafo hasta el ENTER. Los párrafos son visibles si se trabaja activando el botón de visualización en esquema y se pueden sangrar (crear niveles de párrafos) o arrastrar directamente con el mouse hasta otra posición del archivo. En el trabajo a modo normal o diseño de página los párrafos no son visibles, pero el usuario puede conocer la extensión de un párrafo colocándose sobre cualquiera de sus líneas a la altura del área de selección y presionando doble clic, con lo cual el párrafo quedará automáticamente marcado. El dominio de las operaciones con manejo de párrafos permite al usuario mayor facilidad en el uso de elementos de presentación. Si el usuario deja líneas en blanco presionando la tecla ENTER, Word considerará como párrafo la línea en blanco, lo cual puede dificultar algunas de las operaciones que se manejan con párrafos. Entendiendo al párrafo como una unidad básica de texto, se puede seleccionar y aplicarle alguno de los elementos de formato tales como fuentes y/o bordes. Es posible aplicar la mayor parte de las operaciones de formato de párrafo sin necesidad de abrir menú alguno, utilizando la regla y los botones de la Barra de Herramientas de Formato. Para manejar los elementos principales que dan formato al párrafo tales como las sangrías y el espaciado, se trabaja ya sea con los botones de las barras de herramientas y la regla o ejecutando el comando Párrafo del menú Formato. Al ejecutar el comando, Word despliega una caja de diálogo con opciones de sangrías y espacios para manejar sangría izquierda, derecha y de primera línea indicándole valores exactos en centímetros o pulgadas (según esté configurada la unidad de medida). 19

20 Informática Capacitación Entre los tipos de sangría especial, acepta el manejo de sangría primera línea en donde solamente la primera línea de un párrafo, deberá mostrar sangría; la sangría francesa es aquella en la cual la primer línea del párrafo no tiene sangría pero el resto de las líneas del párrafo, sí. Fig. 1 Ejemplo de sangría "primera línea". En este ejemplo está configurada a 1.25 cm. 20

21 Word I Fig. 2 Ejemplo de sangría "francesa" configurada también a 1.25 cm. Las opciones de espacio que se le pueden ajustar cambian el espacio entre líneas y elementos de presentación. Los elementos de presentación que se manejan permiten el control de todas las líneas del párrafo para evitar la pérdida o cortes de líneas al momento de imprimir (huérfanas y viudas). Además permite el manejo de la alineación del párrafo seleccionado. Para auxiliarse en la aplicación de los comandos, estos cuentan con una muestra que indica al usuario el resultado final de aplicar el comando. 21

22 Informática Capacitación En esta caja de diálogo se abrevia el uso de las herramientas al integrar todos los elementos de presentación de párrafos dentro de una sola ventana, además de que permite el manejo de interlineado y espaciado. Una vez que ha seleccionado todos los valores oprima el botón Aceptar para que Word cierre la caja de diálogo y aplique el modelo sobre el texto seleccionado. (Si no hay texto seleccionado puede dejar estos valores como valores por omisión para el trabajo con esta plantilla). Numeración y Viñetas Word puede aplicar viñetas a uno o más párrafos de manera sencilla sin tener que introducir los símbolos manualmente en cada una de las líneas. El proceso se puede realizar por medio de las herramientas para hacerlo de manera más rápida, pero si se requiere mayor detalle o quiere utilizar otra viñeta se ejecuta el comando Numeración y viñetas del menú Formato. En la caja de diálogo que se despliega se selecciona el separador viñetas; cuando los modelos de viñetas no reúnen las características que usted requiere, podrá definir otros estilos; para lograrlo, deberá dar clic en el botón, eligiendo el caracter, espaciado, sangrías, tamaño, color, etc., que usted desee. Si en lugar de viñetas se requiere numerar las líneas del párrafo, utilice la herramienta de numeración eligiendo separador números en la caja de diálogo. 22

23 Word I Si se utiliza el botón, se despliega otra caja de diálogo donde se puede variar el tipo de numeración y el sentido de ésta, además del color y la fuente, así como el espaciado y las sangrías que se manejen en las líneas del párrafo. Es importante recordar que para Word la presencia de la tecla ENTER marca un párrafo, por tanto si se dejan líneas en blanco y se marcan dentro de la selección, al ejecutar este comando aparecerán números o viñetas en las líneas en blanco. Las viñetas o números que se incorporan no pertenecen al texto y solo se pueden volver a modificar desde este mismo menú. Formato Bordes y Sombreado Para darle presentación a los títulos o realce a cualquier texto se pueden añadir bordes de página o bordes sobre cualquier extremo del texto o en contorno alrededor del mismo, además de que se le puede añadir un sombreado interno a los bordes. 23

24 Informática Capacitación Existe una barra de herramientas para el manejo de bordes que se puede activar o desactivar con la opción Barras de Herramientas del menú Ver o presionando el botón de bordes que se encuentra en la caja de herramientas estándar. Manejo de símbolos y caracteres especiales De acuerdo a la fuente y a la distribución del teclado que se esté manejando, en ocasiones algunos caracteres no se localizan en el teclado para introducirlos directamente en el texto. De igual manera se puede insertar un símbolo o caracter ASCII para darle mayor presentación a un elemento del texto seleccionado. Antes de utilizar la caja de diálogo se debe tener en consideración que no todos los caracteres ASCII son imprimibles y no se debe usar este comando para crear viñetas a las líneas de un párrafo. Para Word, una línea es el texto comprendido entre los márgenes y que pertenece a un párrafo (a menos que la línea sea única y termine con ENTER). La caja de diálogo para manejar los símbolos y caracteres especiales se activa ejecutando el comando Símbolo del menú Insertar. 24

25 Word I La fuente que se selecciona determina qué caracteres están disponibles de acuerdo a ese tipo de fuente. Nota: Para auxiliar al usuario cada vez que selecciona un símbolo, WORD le indica con qué combinación de teclas se puede Introducir al texto ese caracter y de este modo el usuario no tendrá que volver a entrar a esta caja de diálogo posteriormente. Copiar formato En Word resulta muy útil copiar formatos de caracter a distintos bloques de texto dentro del documento. Para ello, se utilizará el botón (copiar formato) situado en la Barra de Herramientas Estándar. Para copiar formatos se hará lo siguiente: 1. Seleccione el texto cuyo formato se desea copiar. 2. De clic sobre el botón (copiar formato). El puntero del ratón tomrá la forma de una brocha. 3. Ahora lleve el puntero del ratón hasta el principio del bloque de texto al que se desea aplicar el formato del texto seleccionado. 4. Pulse el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastre hasta el final del bloque. Como se indicó anteriormente, Word define un Párrafo como el texto que se encuentra entre dos marcas de párrafo ( ). Los formatos de párrafo se almacenan en la marca de fin de párrafo. Por lo tanto, al mover, copiar o borrar dicha marca, los mismo ocurre con el formato asociado a la misma. 25

26 Informática Capacitación En ocasiones es conveniente visualizar dichas marcas en la pantalla de trabajo. Para ello despliegue el menú Herramientas, seleccione el comando Opciones y de clic sobre la pestaña Ver. En el apartado de Caracteres no imprimibles, active la casilla Marcas de párrafo. Por últmo de clic en Aceptar, o bien sólo de clic sobre el botón (Mostrar u Ocultar ) de la barra de herramientas Estándar. Aplicar los estilos predefinidos a párrafos y caracteres Un estilo es un conjunto de características de formato que se pueden aplicar al texto del documento para cambiar rápidamente su apariencia. Al aplicar un estilo, se aplica un grupo completo de características de formato de una sola vez. Por ejemplo, si desea dar formato al título de un informe de manera que destaque, en lugar de realizar tres pasos independientes para aplicar un tamaño de fuente de 16 pto, Arial y centrado, obtendrá el mismo resultado en un único paso si aplica el estilo Título. El nuevo documento en blanco que aparece cuando se inicia Microsoft Word está basado en la plantilla Normal y el texto que escriba tendrá el estilo Normal. Por tanto, cuando comience a escribir, Word utilizará la fuente, el tamaño de fuente, el interlineado, la alineación del texto y demás características de formato definidas actualmente para el estilo Normal. Este estilo es el estilo base de la plantilla Normal, lo que significa que es un elemento esencial para otros estilos de la plantilla. Además del estilo Normal, la plantilla Normal incluye otros estilos. Algunos estilos predefinidos se muestran en la lista Estilo en la barra de herramientas Formato. También se puede obtener una vista previa y seleccionar otros estilos en el cuadro de diálogo Estilo (menú Formato, comando Estilo). 26

27 Word I Los estilos predefinidos En Word encontraremos una serie de estilos estándar o predefinidos, que el propio programa utiliza automáticamente en distintas partes (encabezados, notas al pie, etc.) A estos estilos se les podrá modificar el formato, pero no se podrán eliminar ni renombrar. Estilos de párrafo y de caracter Un estilo de párrafo controla totalmente la apariencia de un párrafo, como la alineación del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede incluir formato de caracteres. Un estilo de caracter afecta sólo al texto seleccionado en un párrafo, como la fuente y el tamaño del texto, y los formatos negrita y cursiva. Los caracteres de un párrafo pueden tener su propio estilo aunque se aplique un estilo de párrafo al párrafo completo. Aplicar un estilo 1. Seleccione el(los) párrafo(s) en donde va a aplicar el estilo. 2. De clic sobre la lista desplegable de estilos que se encuentra en la Barra de Herramientas de Formato. 27

28 Informática Capacitación 3. Seleccione el estilo que desea utilizar. Otra forma de aplicar un estilo sería mediante el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el o los párrafo (s) en donde va a aplicar el estilo. 2. Despliegue el menú Formato y seleccione el comando Estilo. 3. En la lista de estilos, seleccione el estilo que desee aplicar a la selección. 4. De clic sobre el botón Aplicar. Modificar estilos Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo específico, puede volver a definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial 14 pto, alineación a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto y centrado, no es necesario volver a dar formato a todos los títulos principales del documento. Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de dicho estilo. Hay que tomar en cuenta que al modificar un elemento de formato del estilo predefinido o estándar de un documento, el cambio también afectará a todos los estilos basados en el estilo base de ese documento. 28

29 Word I Asimismo, Word puede modificar automáticamente los estilos, lo que significa que Word detecta las alteraciones en el formato del texto que contiene un estilo y, a continuación, lo actualiza automáticamente sobre el documento. Cuando Word actualiza un estilo automáticamente, todo el texto al que se ha dado formato con dicho estilo se actualiza para coincidir con el formato del texto que acaba de modificar. Existen dos formas de modificar los formatos asignados a un estilo: Utilizando el comando Estilo del menú Formato. Despliegue el menú Formato y seleccione el comando Estilo. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Nota: Observe que el cuadro de Descripción muestra un resumen de las características del estilo seleccionado. En los cuadros de muestra se puede apreciar el aspecto que presentará el párrafo y los caracteres afectados por los estilos. Seleccione en la lista de Estilos, el estilo que desea modificar. De clic sobre el botón. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Fig. 3 En el cuadro de texto Nombre, aparece el nombre del estilo seleccionado. Utilice las opciones del botón Formato, especifique las distintas características del estilo que está modificando. Estas opciones dan acceso a los cuadros de diálogo de las respectivas opciones de formato vistas con anterioridad. 29

30 Informática Capacitación De clic sobre el botón Formato, la cual mostrara los comandos de formato de párrafo y de caracter. Realice las modificaciones que desee a los atributos del estilo. De clic sobre el botón Aceptar, y después sobre el botón Aplicar. Además de las opciones comentadas, existen otras en el procedimiento anterior que pueden ser de mucha utilidad: Nombre: Este cuadro indica el nombre del estilo a modificar. Estilo de párrafo siguiente: Este cuadro indica el estilo que se desea aplicar al párrafo siguiente. O sea, cuando se está Introduciendo el texto de un párrafo formateado bajo el estilo que se está definiendo, al pulsar ENTER, el párrafo siguiente toma el formato del estilo especificado en Estilo de párrafo siguiente. Agregar a la plantilla: Si se activa esta casilla, todos los estilos que se definan o se modifiquen, se agregarán y modificarán en la plantilla asociada al documento. Normalmente (cuando está activada), los cambios que se realicen sólo afectan al documento que se está utilizando actualmente. Actualizar automáticamente: Estando activada esta casilla, al modificar manualmente el formato de un párrafo que tenga aplicado este estilo, Word actualizará todos los párrafos basados en dicho estilo del documento activo. Utilizando la Barra de Herramientas Formato. Este caso aplica a estilos que no son el Normal que como ya se sabe, es el estilo definido por omisión para todo texto incluido en cualquier documento, a menos que el usuario defina y aplique otra variedad de estilos de párrafo. 1. Seleccione un párrafo que contenga el estilo que desea modificar. 2. Modifique el formato de dicho párrafo a través de los comandos Párrafo y Fuente del menú Formato, hasta aplicar las características deseadas. 3. De clic sobre el cuadro Estilos de la Barra de Herramientas Formato y presione la tecla ENTER de su teclado. Word mostrará el siguiente cuadro de diálogo: 30

31 Word I 4. Seleccionando la opción Redefinir el estilo para reflejar los últimos cambios realizados se permite que los nuevos cambios realizados al párrafo deberán verse afectados en el estilo correspondiente adquiriendo a partir de ese instante, las nuevas características y que sean usadas a través del estilo de párrafo de ahora en adelante. Si selecciona Volver a aplicar el formato del estilo a la selección, el formato que se aplicó al párrafo en el punto 2, será restaurado a las características originales definidas en el estilo guardado. 5. Pulse Aceptar. Crear estilos nuevos Existen dos formas para crear estilos nuevos en Word. Utilizando el comando Estilo del menú Formato. Para definir un estilo nuevo realice lo siguiente: Despliegue el menú Formato y seleccione el comando Estilo. Aparecerá el cuadro de diálogo que se observó en la Fig. 3 (pág. 29). Seleccione el botón. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 31

32 Informática Capacitación En el cuadro de texto Nombre, teclee un nombre para el nuevo estilo que va a crear. En la lista desplegable Tipo de estilo, seleccione Párrafo si va a crear un estilo de párrafo, o Caracter si el estilo va a ser de tipo caracter. Utilice las opciones del botón Formato, especifique las distintas características del estilo que se está creando. Estas opciones dan acceso a los cuadros de diálogo de las respectivas opciones de formato vistas a través del menú, con la salvedad de que lo seleccionado a través de este botón permite ser grabado dentro de este nuevo estilo. Una vez definido el estilo, de clic sobre el botón Aceptar para añadir dicho estilo a la hoja o lista de estilos. Por último de clic en el botón Cerrar para volver al documento. Además de las opciones comentadas, existen otras en el procedimiento anterior que pueden ser de mucha utilidad: Basado en: Este cuadro indica, si procede, el estilo a partir del cual se va a crear el que se está definiendo actualmente. De esta forma, se sumarán todos los formatos que se especifiquen, a los que contienen el estilo Patrón. Copiar estilos Word nos permite copiar estilos de un documento a otro o a una plantilla. Para copiar estilos lo haremos de la siguiente manera: En el menú Herramientas, de clic en Plantillas y complementos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 32

33 Word I De clic en el botón Organizador y, a continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Para copiar elementos a o desde otra plantilla u otro archivo, de clic en Cerrar archivo para cerrar el documento activo y su plantilla adjunta, o bien para cerrar la Plantilla normal. A continuación, de clic en Abrir archivo y abra la plantilla o el archivo que desee. De clic en los elementos que desee copiar de cualquiera de las dos listas y, a continuación, en el botón Copiar. Para seleccionar un intervalo de elementos, mantenga presionada la tecla MAYÚS y de clic en el primer elemento y en el último del intervalo. Para seleccionar elementos no contiguos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los elementos. 33

34 Informática Capacitación Por último de clic sobre el botón Cerrar. Uso de tabuladores Otra de las especificaciones que esta relacionada al formato de párrafo en el uso de tabuladores. Como se puede apreciar en la siguiente imagen, Word tiene ya establecidos saltos de tabulación por omisión de 1.25 cm. Las tabulaciones tienen implícito el atributo de alineación y entre los saltos que se generen, un relleno con diversos estilos. Saltos predefinidos de marcas de tabulación A continuación se muestra una lista de las diversas alineaciones que puede tener un salto de tabulador en Word: Tabulador de alineación izquierda Tabulador de alineación centrada Tabulador de alineación derecha Tabulador de alineación decimal Establecer tabulaciones Existen dos maneras de establecer tabulaciones dentro de un documento de Word: Utilizando el comando Tabulaciones del menú Formato. Desde el cual se podrá realizar las siguientes operaciones De clic sobre el menú Formato y elija el comando Tabulaciones. A continuación a aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 34

35 Word I Teclee en el cuadro de texto Posición la posición (en centímetros) en la que desea establecer la tabulación. En el apartado de Alineación seleccione el tipo de alineación que desea. En el apartado de Relleno selecciones el tipo de relleno si así lo desea. De clic sobre el botón Fijar. Repita los pasos del 1 al 5 por cada nueva marca de tabulación que desee fijar. Nota: pueden existir varias marcas de tabulación con la misma o diferente alineación en un párrafo. Una vez definidas todas las marcas de tabulación, de clic sobre el botón Aceptar. Utilizando la Regla es posible añadir o borrar rápidamente las marcas de tabulación. Para ello, haga lo siguiente: Despliegue el menú Ver y seleccione la opción Regla (en caso de que no estuviera ésta visible) De clic en el Selector de tabulaciones para seleccionar el tipo de tabulación que desee. De clic sobre la regla en la posición en la que desee situar la marca de tabulación. Borrar o mover tabulaciones Seleccione el párrafo en el que desee borrar o mover una tabulación. Para borrar una tabulación, arrastre el marcador de tabulación hacia abajo en la regla horizontal. Para mover una tabulación, arrastre la marca de tabulación hacia la derecha o hacia la izquierda en la regla horizontal. PERSONALIZAR EL DOCUMENTO E IMPRESIÓN Vista preliminar Presenta cada página de manera como se verá cuando se imprima, la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla muestra el número de página actual y número total de páginas de la hoja seleccionada. Para ejecutar la Vista Preliminar utilice una de las siguientes opciones: Ejecute el comando Presentación Preliminar del Menú Archivo. En la Barra de Herramientas presione 35

36 Informática Capacitación La forma en que las páginas aparecen en la ventana de presentación preliminar varia dependiendo de las fuentes disponibles, la resolución de la impresora y los colores disponibles. La vista preliminar se observará de la siguiente forma: Opciones de la vista preliminar: Imprimir Imprime el documento activo o los elementos seleccionados con la impresora predeterminada. Aumentar Aumenta un documento en esta vista para facilitar la lectura. Una página Gradúa la vista de modificación de modo que pueda ver toda la página. Varias páginas Presenta varias hojas del documento. 36

37 Word I Zoom Reduce o aumentar la presentación del documento activo. Ver regla Muestra u oculta la regla en modo presentación preliminar. Reducir hasta ajustar Pantalla completa Reduce en una el número de páginas de un documento para evitar que una pequeña parte de un documento pase a otra página. Presenta el documento eliminando la mayoría Barras de Herramientas. Cerrar Sale de la Presentación Preliminar y regresa a la vista de edición anterior. Insertar saltos de página y secciones. Mientras se crea un documento, Word inicia automáticamente una nueva página cada vez que se llena la página actual con texto u otros elementos de documento. Se pueden insertar saltos de páginas en el documento según se necesiten. Estos tipos de salto de página con frecuencia se conocen como saltos de página manuales. Para insertar un salto de página en un documento, siga los siguientes pasos: Coloque el punto de inserción en el lugar del documento donde desee forzar el salto de página. Seleccione el menú Insertar y seleccione Salto. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. Asegúrese de que el botón de opción Salto de página esté seleccionado y de clic en el botón Aceptar. El salto de página se insertará en su documento. En la vista normal, el salto de página aparece como una línea punteada sobre la página, con las palabras Salto de página en el centro. Ajustar la configuración de la página. Los márgenes controlan la cantidad de espacio en blanco entre el texto y la orilla de la página impresa. Puede establecer cuatro márgenes diferentes para sus páginas. 37

38 Informática Capacitación Configuraciones de margen predeterminadas de la plantilla normal. Margen Configuración (en cm) Izquierdo 3 Derecho 3 Superior 2.5 Inferior 2.5 Puede cambiar cualquiera de las configuraciones de margen de todo un documento o una parte de él en cualquier momento. El cuadro de diálogo configurar página le da acceso a todas estas configuraciones de margen. Siga estos pasos para cambiar las configuraciones de margen de su documento: Seleccione el menú Archivo, enseguida Configurar página. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo. De clic en la ficha Márgenes. Utilice los botones numéricos Superior, Inferior izquierdo o Derecho para incrementar o reducir el valor actual. También puede hacer doble clic en cualquiera de los cuadros y escribir un valor nuevo. Ya que estableció los márgenes, puede aplicar los márgenes a todo el documento, a una sección o a lo que resta del documento, a una 38

39 Word I sección de éste (esta opción sólo está disponible si el documento tiene más de una sección) o a lo que resta del documento partiendo de la página actual. Esta última opción le permite tener diferentes configuraciones de margen en el mismo documento sin tener que dividirlo en secciones. De clic en la flecha del cuadro de lista desplegable Aplicar a y seleccione Todo el documento, De aquí en adelante o Esta sección. Cuando termine de configurar el margen y la porción del documento a la que afectarán, de clic en el botón Aceptar. Cambie a vista diseño (si aún no se encuentra en ella) para poder apreciar como se verán los márgenes al imprimir el documento. En la vista diseño, también puede ajustar los márgenes con la ayuda de la regla. Los márgenes aparecen como áreas sombreadas de gris en el extremo izquierdo de la regla horizontal. Una forma rápida para ingresar al cuadro de diálogo Configurar página es dando doble clic en la regla horizontal o vertical. Para ajustar el margen, coloque el puntero del ratón sobre el área gris del margen y el área blanca del documento dentro de la regla, aparecerá una flecha de dos puntas. Arrastre el área gris para incrementar o reducir el margen respectivo. Flecha de dos puntas Puede seleccionar diferentes tamaños de papel, lo que resulta particularmente importante si desea imprimir sobres o en algún otro tipo de papel, como serían las hojas tamaño oficio. También puede cambiar la orientación de su página de vertical a horizontal. 39

40 Informática Capacitación El tamaño y la orientación de la página se determinan en el cuadro de diálogo Configurar página. Para editar los valores de estos atributos de página, siga los pasos siguientes: Seleccione el menú Archivo y después el comando Configurar página. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. De clic en la ficha Tamaño del papel del cuadro de diálogo. Para seleccionar un nuevo tamaño de papel, de clic en la flecha del cuadro de la lista desplegable Tamaño del papel y seleccione el tipo de papel que utilizará. Para utilizar tamaños de papel no estándar, seleccione Tamaño personal; después escriba el ancho y alto del papel en los cuadros correspondientes. Para cambiar la orientación de las página de vertical a horizontal o viceversa de clic ya sea en el botón de opción Vertical u Horizontal. En el cuadro de lista desplegable Aplicar a, seleccione Todo el documento para aplicar la nueva configuración a todo el documento o De aquí en adelante para aplicarla al resto del documento desde el punto actual, o Esta sección para aplicarla a la sección actual del documento. Cuando termine de editar las configuraciones, de clic en Aceptar. Agregar numeración de páginas Existen dos formas básicas para agregar números de página a un documento: Puede utilizar el comando Números de página del Menú Insertar. Utilizando el comando Encabezado y pie de página del Menú Ver. Insertar números de Página con el comando Números de página. 1.-Coloque el punto de inserción en la sección en la que desee agregar números de página y, a continuación, elija Números de página del menú Insertar. Seleccione la posición y alineación del número de página Muestra el aspecto que tendrá el documento con las opciones seleccionadas. Si desea que la numeración empiece a partir de la segunda pagina desactive esta casilla Establece las opciones de formato para la numeración de páginas. 40

41 Word I Siga uno de estos pasos: Seleccione la Posición y Alineación que desee. Si desea cambiar el formato del número, realice lo siguiente: 1.- De clic en el botón Formato. 2.- Despliegue la lista de la casilla Formato de número. 3.- Seleccione el que usted desee. Imprime el número de capítulo de un documento junto con el número de página. Elija el formato que desee aplicar a los números de página. Continúa la secuencia de numeración de página desde la sección anterior. Escriba el número con el que desee que empiece la primera pagina de las secciones. 4. Finalice con un clic en el botón Aceptar. Podemos insertar números de pagina con el comando Encabezado y pie de Pagina, de la siguiente manera: Seleccione Encabezado y pie de pagina del Menú Ver. Insertar el Número de páginas Inserta número de página Formato de Números 41

42 Informática Capacitación Seleccione la posición donde desee insertar el número de pagina o el total de paginas. Además puede modificar el formato de la presentación de números con el botón formato de números. Uso de cuadros de texto para insertar y colocar imágenes y texto Es un contenedor para texto o gráficos que se puede desplazar por todo el documento y al que se le puede ajustar de tamaño. Puede utilizarlos para colocar varios bloques de texto en una página o para dar al texto una orientación distinta con respecto al resto del documento, en la utilización de gráficos puede agregar llamadas, rótulos y otros tipos de texto. Los cuadros se insertan con el estilo de ajuste de texto delante del texto. Puede agregar texto a una autoforma y utilizarla como cuadro de texto. Para insertar un cuadro de texto haga lo siguiente: 1.- Ejecute el comando Cuadro de texto del Menú insertar o de clic en el botón de la barra de dibujo. 2.- Cuando el cursor cambie a! puede hacer solo clic en el lugar donde desee, Word insertara un cuadro predefinido o presione el botón del Mouse y arrástrelo para abrir el tamaño del cuadro de texto que desee. Word muestra junto con el cuadro de texto marcadores de tamaño y un borde sombreado para indicar que el cuadro está seleccionado, como se muestra en la siguiente figura: Cuadro de texto seleccionado Los cuadros de texto se pueden utilizar para: Hacer que el texto fluya de una parte del documento a otra mediante la vinculación de los cuadros de texto. 42

43 Word I Crear una marca de agua, es decir, cualquier texto o gráfico que, cuando se imprime, aparece encima o detrás del texto existente. Girar y voltear cuadros de texto. Cambiar la orientación del texto de un cuadro de texto con el comando Dirección del texto del menú Formato. Una vez que ha insertado puede dar formato al contenedor de texto utilizando las opciones de la barra de herramientas Dibujo. Se puede aplicar efectos 3D, sombras, estilos de borde, colores, rellenos y fondos. Agrupar y cambiar su alineación o distribución como grupo. Para seleccionar un cuadro de texto debe hacer clic en el borde o dentro. Si desea cambiar el tamaño del cuadro de texto siga uno de los siguientes pasos: De clic dos veces sobre el borde, en el cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto, seleccionar la ficha Tamaño, en Alto y Ancho deberá escribir la medida en cm, cuando estos dos campos se modifican puede notar que la escala aumenta o disminuye, observe la siguiente figura. Escriba el ancho que desee para el objeto seleccionado Seleccione el cuadro de texto, coloque el puntero del Mouse sobre uno de los marcadores y presione el botón izquierdo, arrastre hasta obtener el tamaño que usted desea. Imprimir documento Para imprimir un documento debe utilizar una de las siguientes opciones. Ejecute el comando Imprimir del Menú Archivo. Cuando utiliza esta opción abre el cuadro de diálogo imprimir. 43