REFLEXIONES ACERCA DE LA CONTABILIZACIÓN DE GASTOS EN EL NUEVO PLAN DE CONTABILIDAD DE. Nuria Martínez Prados (Dpto. Gestión de Empresas, UPNA)

Transcripción

1 1 Tipo: Comunicación Título: REFLEXIONES ACERCA DE LA CONTABILIZACIÓN DE GASTOS EN EL NUEVO PLAN DE CONTABILIDAD DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS ÁREA: Financiación y sistema financiero Nombre: NURIA Apellido 1: MARTÍNEZ Apellido 2: PRADOS Departamento: GESTIÓN DE EMPRESAS FACULTAD: UNIVERSIDAD: UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA TELÉFONO: / CORREO: galilea@upna.es Clave: ENTIDADES ASEGURADORAS, SISTEMAS DE INFORMACIÓN, CONTABILIDAD RESUMEN: Una de las novedades más significativas del nuevo Plan de Contabilidad de las Entidades Aseguradoras (1997) es la introducción en el cuadro de cuentas de un nuevo grupo, el grupo 8, destinado a recoger la reclasificación de los gastos por destino. Con ello se ha pretendido dotar a las entidades de seguros de un régimen contable específico en razón de las peculiares características de su actividad. El trabajo revisa el cambio de criterio en la contabilización de los gastos, de un sistema tradicional que atiende a la naturaleza de los mismos a otro fundado en la consideración del destino a que tales gastos se hayan adscrito en razón de la finalidad en cuya función se realizan.

2 2 REFLEXIONES ACERCA DE LA CONTABILIZACIÓN DE GASTOS EN EL NUEVO PLAN DE CONTABILIDAD DE LAS ENTIDADES ASEGURADORAS Nuria Martínez Prados (Dpto. Gestión de Empresas, UPNA) INTRODUCCION Con fecha 26 de diciembre de 1997 fue aprobado el Plan de Contabilidad y las Normas para la formulación de las cuentas de los grupos de entidades aseguradoras (Real Decreto 2014/1997 ). El Plan aprobado es consecuencia de la adaptación de la directiva comunitaria específica para el sector y ha sido muy esperado por las entidades afectadas. Este Real Decreto ha venido a superar la situación de transitoriedad en normas contables en la que se encontraban las compañías aseguradoras desde ya que ha huido de toda referencia a la idea de adaptación del Plan General de 1990, tal y como lo había hecho la Orden Ministerial de 24 de abril de 1991, por la que se dispuso que, en tanto se dictasen normas específicas sobre la materia y al amparo de la disposición final cuarta del Real Decreto 1643/1990 de 20 de diciembre, resultaría de aplicación a las entidades de seguro las partes primera y quinta del Plan General de Contabilidad; es decir los principios contables y las normas de valoración.. Esta Orden de adaptación en el tiempo creó ciertos problemas de interpretación de las normas de contabilidad aplicables a las entidades aseguradoras, porque tanto de los principios contables como de las normas de valoración se ocupaba el Reglamento de Ordenación del Seguro Privado, que era una norma de rango superior al de la Orden. Esta situación de indefinición creada por la confluencia de esas normas ha sido superada con la publicación del nuevo Plan contable de seguros, dotando de un régimen contable específico en razón a las peculiares características de la actividad aseguradora y siguiendo el Plan General en aquellos aspectos comunes a todo tipo de empresas, proporcionando unas reglas de contabilidad de contabilidad especificas. El Plan de Contabilidad de las Entidades Aseguradoras, en adelante PCEA, presenta una estructura coordinada con el Plan General de Contabilidad(PGC), y como tal consta de cinco partes:

3 3 I Principios Contables II.Cuadro de Cuentas III.Definiciones y relaciones contables. IV.Cuentas Anuales V.Normas de valoración. No obstante contiene algunas peculiaridades que conviene resaltar. En primer lugar la incorporación de los principios contables, lo cual supone un gran avance. En segundo lugar la adaptación de algunas de las cuentas propuestas y su contenido. Estas cuentas se encuentran agrupadas de la forma siguiente: 1 Financiación Básica 2.Inmovilizado e Inversiones. 3.Provisiones Técnicas. 4.Acreedores y deudores por operaciones de tráfico. 5.Cuentas Financieras. 6.Prestaciones 7.Ingresos 8.Reclasificación de gastos por destino. Comparando estos grupos con los desarrollados en el Plan General podemos contemplar las siguientes diferencias: En el PCEA no se considera relevante la posibilidad de inventariar activos físicos circulantes, pues no existe ningún apartado específico. Se dedica especial atención a los pasivos que reflejan el valor cierto o estimado de las obligaciones contraídas por los contratos de seguros y reaseguros suscritos(provisiones

4 4 técnicas). Desaparece el grupo 3 de existencias siendo ocupado por las cuentas de provisiones técnicas. Incorporación en el cuadro de cuentas del nuevo grupo, grupo 8, destinado a recoger la reclasificación de los gastos por destino. De estas diferencias el objetivo de este trabajo se centra en esta última, directamente relacionado con la formulación de la cuenta de pérdidas y ganancias que se hace con un criterio más analítico que de determinación de un resultado global, criterio analítico que se orienta, fundamentalmente, a la suficiencia de la prima y a cada uno de los conceptos integrantes de la misma. ESTRUCTURA DE LA CUENTA DE RESULTADOS La Directiva de Cuentas al establecer un modelo de cuentas de pérdidas de ganancias, ah querido que se formule un estado contable de índole analítica, en el que no solo se proporcione información sobre el resultado del ejercicio y los factores que intervienen en el mismo, sino sobre el modo en que se van consumiendo los distintos componentes de la prima en su función específica de gastos asociados a determinadas finalidades. Antes de continuar conviene hacer una breve referencia a los diversos componentes de la prima. Las bases técnicas son el fundamento estadístico que permite al asegurado establecer el precio del seguro, o sea, la prima, que es el precio que el asegurador debe cobrar al asegurado para hacer frente a la cobertura del riesgo. Con las primas se forma un fondo que permita luego pagar los siniestros que se vayan produciendo: es la denominada prima de riesgo. Ahora bien, el cumplimento de tales obligaciones supone para el asegurador el mantenimiento de una estructura administrativa para la gestión de recursos humanos, financieros, etc. Con el precio del seguro, o sea con la prima el asegurador tiene que hacer frente a todos estos conceptos de gastos y elabora sus bases técnicas con la idea de percibir del asegurado, además de la prima de riesgo, unos denominados recargos para gastos,así como el beneficio empresarial. De la suma de estos conceptos, o sea, prima de riesgo, recargos para gastos de gestión y recargo para beneficio surge la denominada prima comercial que es la que realmente se cobra al asegurado. La cuenta de resultados sería un modelo representativo de la suficiencia de la prima, no solo en su conjunto, sino de cada uno de los componentes de la prima comercial. A tal efecto, la cuenta de resultados que la Directiva establece, y el Plan recoge presenta la estructura que a continuación se detalla separadas para cada una de las grandes lineas de negocio que integran el de la entidad aseguradora, que son el correspondiente a la actividad

5 5 de no vida y a la de vida, Además sería preciso crear una tercera cuenta, la no técnica, para recoger todos aquellos conceptos que no encuentran acomodo entre los ingresos y gastos técnicos. A título explicativo detallamos el esquema de una de ellas. UNA SINTESIS DE LA CUENTA TECNICA DE RAMA NO VIDA + Primas imputadas al ejercicio. + Ingresos de las inversiones y otros ingresos técnicos. - Siniestralidad del ejercicio. - Gastos de adquisición. - Gastos de administración. - Gastos de las inversiones. - Otros gastos técnicos = Resultado técnico. El resultado técnico obtenido permitiría formarse una idea sobre la suficiencia de la prima utilizada por la entidad. Si fuera positivo se trataría de prima suficiente, y lo contrario si fuera negativo. Esta visión analítica del resultado contable desemboca en la formación de un juicio sobre la idoneidad de las bases técnicas utilizadas, incidiendo en la tarificación de la prima comercial. CLASIFICACION DE GASTOS Y SU IMPUTACION El PCEA es el primer plan contable sectorial que normaliza que la información relativa a los gastos se presente según su destino y no su origen. La finalidad y a su vez novedad de esta reclasificación es informar sobre el coste de las actividades básicas que se realizan en las entidades aseguradoras.

6 6 El Plan en su grupo 8 recoge las cuentas necesarias para distribuir aquellos gastos que inicialmente clasificados por su naturaleza, deban clasificarse por destino, causados por las siguientes actividades básicas: * Prestaciones. * Gastos de adquisición. * Gastos de administración *Gastos de inversiones * Otros gastos técnicos. * Otros gastos no técnicos. Así por ejemplo si se paga un sueldo se registrará como tal por el importe satisfecho o devengado y además habrá que disponer de un sistema analítico de imputación de ese sueldo entre las actividades que realiza su titular en la proporción que corresponda (gestión de siniestros, administración general, producción etc.). Por lo tanto cabe establecer que los gastos se dividen en dos clases: * Aquellos reflejados en su origen por su naturaleza y aplicables a distintas funciones, que habrá que reclasificar por su destino traspasándolos a cuentas del grupo 8 con la periodicidad que la empresa determine, pero que no podrá superar los tres meses. * Los gastos que su contabilización por origen y destino coincide. A este bloque no se le incluye dentro del grupo 8, como son los costes financieros y las dotaciones a las provisiones. En muchos casos será evidente la coincidencia de la naturaleza con el destino del gasto, por ejemplo pero en otros casos la distinción puede ser menos clara. El Plan proporciona una ayuda al disponer que, en el modelo de la cuenta de pérdidas y ganancias, al margen de cada una de las partidas integrantes de la misma, se indican las cuentas que definen el concepto a que cada partida se refiere; de tal manera que las cuentas que, figurando en el grupo 6 del cuadro de cuentas, no aparezcan entre las consignadas al margen de cada partida, serán las que deben haber sido objeto de reclasificación. MODELO DE DISTRIBUCION DE GASTOS SEGUN EL PCEA

7 7 GASTOS NATURALES ACTIVIDADES CTA RESULTADOS Gastos Repartibles Comunes y Conjuntos > Funciones > > Cuentas Tecnicas Vida /No Vida Gastos No Repartibles Asignables Directamente a una función > Cuenta No Técnica LOS DESTINOS DE LA RECLASIFICACION PRESTACIONES Se incluyen como coste de las prestaciones los gastos destinados a la actividad derivada de la gestión de siniestros fundamentalmente como los siguientes: *Gastos de personal *Depreciación del mobiliario afecto *Comisiones pagadas por razón del siniestro *Otros gastos por su tramitación GASTOS DE ADQUISICION Se incluyen los gastos incurridos en capturar una póliza, así como los realizados en la compra de una cartera. El Plan se limita a indicar que los gastos de adquisición incluyen fundamentalmente los de personal dedicado a la producción, las amortizaciones del inmovilizado afecto a esa actividad, los gastos de estudio, tramitación y formalización de pólizas, así como publicidad y propaganda. Sin embargo no pone

8 8 claramente de manifiesto como lo hace la Directiva en definir como gasto de adquisición todo aquel que tenga como finalidad principal la de hacer posible la conclusión de futuros contratos de seguro GASTOS DE ADMINISTRACION De nuevo aquí el Plan se limita a una enumeración meramente descriptiva de ciertos conceptos que constituyen gastos de administración, sin proporcionar un concepto de lo que debe entenderse por tales. Se incluyen aquellos de esta naturaleza dedicados a funciones complementarias y de apoyo a la actividad, como gastos de gestión de cartera y cobro de primas, tramitación de extornos, del reaseguro cedido, gastos de personal e inmovilizado afecto GASTOS POR INVERSIONES Se incluyen los gastos fundamentalmente los gastos de gestión de inversiones, tanto externos como internos, honorarios, comisiones y corretajes, los gastos de personal dedicado a dichas funciones, así como las dotaciones a las amortizaciones GASTOS TECNICOS El Plan establece una nueva categoría de gastos por destino de carácter residual por lo que entiende aquellos gastos que formando parte de la cuenta técnica no pueden recogerse en los destinos anteriores, fundamentalmente son los gastos de dirección GASTOS NO TECNICOS Por último se consideran los gasto no técnicos, como un resto que no se pueden incluir en las cuentas técnicas. CRITERIOS DE REPARTO Y REGISTROS CONTABLES EL Plan huye de dar reglas para la reclasificación de los gastos por naturaleza en gastos por destino, limitándose a decir que deberán ser objetivos, razonables y comprobables y deberán mantenerse de un ejercicio a otro, salvo que medien circunstancias que razonablemente aconsejen su modificación, y reflejándose siempre en la memoria. Asimismo deberá disponer de otros criterios suplementarios para la distribución de los gastos ya reclasificados entre la actividad de vida y no vida, si bien es cierto que esta exigencia ya existía en cierto modo en la anterior normativa contable de seguros.

9 9 El mecanismo contable para la reclasificación de los gastos inicialmente contabilizados por naturaleza, como antes se indicó, consiste en abonar, con la periodicidad que la entidad considere oportuna, pero con el límite máximo de tres meses, las cuentas del grupo 6 que deben ser objeto de reclasificación, cargando, como contrapartida de las mismas, las que resulten necesarias del grupo 8.. Así si por ejemplo, la partida de sueldos y salarios tiene por objeto atender dentro del ramo de no vida, a la gestión de siniestros, producción de pólizas y con la gestión de inversiones, el asiento que procedería realizar para la reclasificación sería el siguiente: *** Gastos personal imputables a prestaciones, no vida 8214 Gastos de personal imputables a gastos de adquisición, no vida 844 Gastos de personal imputables a gastos de personal, no vida a 640 Sueldos y salarios *** El inconveniente práctico que presenta esta técnica de registro es que el abono de las cuentas de gastos por naturaleza hace que desaparezca la información sobre determinadas partidas, que puede resultar de utilidad para la toma de decisiones y para el conocimiento de la realidad de la empresa. Para evitar esto podría llevarse registros extracontables en los que se conserve la información relativa a las cuentas que se cierran. COMENTARIOS AL MODELO DE REPARTO El nuevo sistema de contabilización de gastos introducido por el Plan de Seguros supone una radical innovación respecto del sistema anterior y del establecido por el Plan General de Contabilidad, y obliga a la elaboración de sistemas analíticos de imputación de gastos, al menos para los que han de ser objeto de reclasificación

10 10 Analizado el nuevo sistema de reclasificación de gastos no cabe dudar que la empresa es la primera beneficiaria por la importancia que tiene la información resultante principalmente para: * Establecer cuentas de resultados a coste completo. precio del seguro. * Información para el cálculo de bases técnicas, soporte actuarial del *Información para el cálculo de algunas provisiones técnicas. Podría cuestionarse la utilidad del criterio planteado ya que solo ofrece distribuciones de gastos para dos niveles: * Ciertas categorías de funciones: siniestros, adquisición, administración, etc. * Ramos vida y no vida. Estos niveles, aunque importantes y necesarios, son suficientes dentro de la perspectiva de una Contabilidad Analítica, a efectos de lineas de productos debería profundizarse a un nivel mayor para que sean de utilidad. Otro inconveniente práctico que el nuevo sistema presenta es el del peligro de dificultar la comparabilidad de las cuentas de diversas entidades aseguradoras, ya que al reclasificarse por destinos los gastos por naturaleza, los criterios utilizados por más que sean razonables, objetivos y comproblables, no serán unívocos, de tal manera que podrán presentar diferencias entre las diversas entidades, con lo que cabe cuestionarse el objetivo de armonización y normalización contable perseguido por la Directiva de cuentas y el Plan de Contabilidad de las Entidades Aseguradoras. BIBLIOGRAFÍA: AECA, Principios de Contabilidad de Gestión; Documentos 10 MAESTRO MARTÍNEZ, J.L. (1998): "Los gastos por destino en el Plan Contable de Seguros".Partida Doble num. 92, septiembre 98.

11 11 MILLÁN AGUILAR, A. Y MUÑOZ COLOMINA, C.I. (1998): "El reparto de gastos en el nuevo Plan Contable de las aseguradoras". Partida Doble num 92, septiembre 98. MILLAN AGUILAR, A. (1998): " Problemas prácticos en la aplicación del nuevo Plan Contable de Seguros". Partida Doble num. 92, septiembre 98. Plan de Contabilidad de las entidades aseguradoras, Real Decreto 2014/1997, de 26 de diciembre, por el que se aprueba el Plan de Contabilidad de las entidades aseguradoras; Boletín Oficial del Estado de 30 de diciembre de 1997.