Gestión de Ingresos para Cajero con unidades de ingreso Automático y Reciclaje

Transcripción

1 Nueva Gestión de Ingresos Caixabank Digital Business 2016 Gestión de Ingresos para Cajero con unidades de ingreso Automático y Reciclaje Afecta al procedimiento de cuadre de la oficina

2 Nueva Gestión de Ingresos IMPORTANTE... 2 BUENAS PRÁCTICAS EN LA MANIPULACIÓN DEL CAJERO... 2 RETIRADA Y CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS Retirada y contabilización de ingresos en efectivo (billetes) Operativa de retirada y gestión de ingreso de cheque... 3 MEJORAS QUE APORTA LA NUEVA GESTIÓN CONTABLE... 3 ANEXO 1: Boletas de cierre y descarga Cajeros con unidad de ingresos automáticos (no reciclador) Cajeros con unidad de ingresos recicladora Pantallas de Totales en ARE con la nueva operativa... 6 ANEXO 2: Carga en el reciclador de la oficina de los billetes descargados

3 IMPORTANTE La nueva gestión de los ingresos afecta a la operativa de cuadre de la oficina: El Total diario es obligatorio, pero no requiere la retirada física de los ingresos. Los ingresos realizados pasan a formar parte de las existencias del cajero. Para retirar los ingresos se ha de informar al cajero mediante una descarga. Los ingresos descargados quedan contabilizados directamente a caja fuerte y no a terminal. BUENAS PRÁCTICAS EN LA MANIPULACIÓN DEL CAJERO Al ser la retirada de ingresos independiente de la petición de totales del cajero, se recomienda manipular la unidad sólo en las siguientes circunstancias: Para retirar cheques Cuando los cajetines estén casi llenos. Para arquear el cajero tras intervención técnica. Cuando la unidad se encuentre fuera de servicio. El día de arqueo de la oficina si no se ha dado ninguna de las anteriores. RETIRADA Y CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS Nos podemos encontrar con dos tipos de cajeros con unidad de ingresos automáticos: Cajeros con unidad de ingresos automáticos Cajeros con unidad de ingresos recicladora (parte de los ingresos son reutilizados para su dispensación). 1. Retirada y contabilización de ingresos en efectivo (billetes) NOTA IMPORTANTE: Siempre que se realiza carga/descarga, hemos de solicitar totalización del cajero. (Ejemplos de boleta de cierre y descarga en ANEXO 1). Accederemos por el menú del operador: Cajeros unidad de ingresos Automática Opc.2 - Funciones del Operador Opc.3 - Manejo de billetes y monedas Opc.2 Retirar Billetes Opc.5 Billetes ingresados Opc.11 + ENTER Actualizar Cajeros unidad de ingresos Recicladora* Opc.2 - Funciones del Operador Opc.3 - Manejo de billetes y monedas Opc.2 Retirar Billetes Opc.8 Billetes no dispensables Opc.9 Billetes Unfits Opc.11 + ENTER Actualizar *Para realizar la descarga de Unfits y No dispensables, es necesario realizar el cuadre físico del cajero (Consultar Manual de gestión Cajeros con unidad Recicladora) Una vez descargado y totalizado el cajero, el importe de la descarga irá contra Caja fuerte. Los ingresos fisicos los introducimos en el reciclador del terminal y realizamos una carga Automática indicando que el origen de billetes es Caja fuerte (Más información en ANEXO 2), ya que si los pusieramos directamente en la Caja fuerte generaríamos picos en las existencias. 2

4 2. Operativa de retirada y gestión de ingreso de cheque Recoger el cheque del cajero. Realizar las validaciones de seguridad actuales para el ingreso de cheques (lámpara ). En el Terminal financiero: 1. Revisar que el documento sea válido y el importe tecleado por el cliente correcto. Oficina > Efectivo y dispositivos > Cajeros > Ingresos Seleccionar Cajero y la opción de Ingresos pendientes de gestionar. 2. Acceder a la Gestión del ingreso de cheque escaneado seleccionando la opción Ingresar Cheque, que enlazará con la pantalla de IXP con los cheques pendientes de validar. 3. Pasar el cheque por la lectora, se presentará en pantalla los datos del ingreso. 4. Validar la coincidencia de importe entre lo introducido por el cliente y lo escrito en el cheque. Error en importe: Si la oficina necesita modificar el importe, por error de tecleo del cliente, se debe solicitar por a la dirección: compensacion.nacional@caixabank.com. MEJORAS QUE APORTA LA NUEVA GESTIÓN CONTABLE Diariamente se deben realizar las siguientes acciones: - Totalizar el cajero - Revisar si hay cheques o anomalías (tanto en reintegros como ingresos). - Comprobar el estado de las unidades y consumibles (a través del panel del cajero).! Con el objetivo de minimizar la manipulación innecesaria del cajero estas acciones también se pueden realizar desde el propio Terminal financiero. 1. Totalizar el cajero de manera diaria y de forma remota (TF) Puedes hacerlo en el momento del día que creas conveniente Oficina > Efectivo y dispositivos > Arqueo > Arqueo de la oficina > Cuadre de cajeros automáticos Seleccionamos el cajero X - Solic. cierre 2. Gestionar en Tareas Pendientes las Alertas de Cajero En las Tareas Pendientes de oficina se generan varias Alertas relacionadas con cajeros Cajeros: Ingresos Revisar los ingresos pendientes de gestionar (Ingresos Cheque o Ingresos Anomalía) Cajeros: Ingreso Falsos* Alerta informativa de billete falso ingresado. Cajeros: Efectivo insuficiente Se genera antes de un festivo si el efectivo cargado en el cajero automático es inferior a la previsión de dispensación hasta el próximo día laborable. *Sólo en cajeros con unidad recicladora de billetes 3. Revisar desde los Avisos de Cajero el estado del cajero Si los cajetines unfits, no dispensables o rechazados están llenos o a punto de llenarse-> Descargarlos y cuadrar el cajero. Revisar el nivel de efectivo de la unidad dispensadora (Unidad de billetes) -> Realizar carga en caso de ser necesario. Comprobar el estado de los consumibles y de las otras unidades del cajero y actuar en consecuencia. Oficina > Efectivo y dispositivos > Cajeros > Avisos de Cajeros Oficina 3

5 ANEXO 1: Boletas de cierre y descarga 1. Cajeros con unidad de ingresos automáticos (no reciclador). Para el cajero, todos los ingresos recibidos los considerará como parte de su existencia hasta el momento en que la oficina decida retirarlos. Cuando se realiza la dercarga ésta queda reflejada de la siguiente forma en el diario electrónico del cajero: 4

6 2. Cajeros con unidad de ingresos recicladora. Desglose de billetes unidad de billetes convencional. Desglose de billetes dispensables de la unidad Recicladora. Parte de los ingresos son reutilizados. Se van acumulando los billetes ingresados como parte de las existencias del cajero (No dispensables, Unfits y Rechazados en ingreso) Cuando se realiza la dercarga ésta queda reflejada de la siguiente forma en el diario electrónico del cajero: Billetes UNFIT Descarga de billetes ingresados OFICINA: 0000 CAJERO: DESC. BILLETES UNFIT 17/08/ :49: ING. BILLETES TOTAL IMPORTE Billetes descargados ,00 Billetes NO DISPENSABLES y Rechazados en ingreso Descarga de billetes ingresados OFICINA: 0000 CAJERO: DESC. BILLETES NO DISPENSABLES 17/08/ :49: ING. BILLETES TOTAL IMPORTE Billetes descargados ,00 Billetes rechazados ,00 5

7 3. Pantallas de Totales en ARE con la nueva operativa Una vez tengamos configurado el cajero con la nueva operativa, la totalización del cajero quedará reflejada de la siguiente forma: Oficina > Efectivo y dispositivos > Arqueo > Arqueo de la oficina > Cuadre de cajeros automáticos Seleccionamos el cajero Como se puede observar, en el recuadro azul de la imagen anterior aparece una nueva columna de ingresos. En esta columna se muestran los billetes Dispensables y No Dispensables que se han ingresado En la fila enmarcada por el recuadro rojo, vemos los ingresos de billetes no dispensables. Cuando descargamos los ingresos de billetes no dispensables, estos aparecen reflejados como descarga. Si no se realizara la descarga, éstos serían acumulados como existencias en No dispensables. Otro de los cambios es que, a nivel de ARE, la existencia anterior y la existencia actual es informada por el cajero. Por este motivo, la información que haya en la boleta del cajero siempre va a coincidir con la informada en ARE (a no ser que se realicen entradas manuales), de esta forma, si hay algún descuadre contable la diferencia aflora desde el primer momento. ANEXO 2: Carga en el reciclador de la oficina de los billetes descargados. Acceder a la operativa del reciclador. En el buscador del Terminal financiero la palabra DIS. Operativa Diaria > Carga Automática En Origen de los billetes seleccionamos Caja fuerte. ACEPTAR Poner los billetes en el reciclador. Verificar que el importe total mostrado coincide con el total de ingresos de la boleta del cajero. Seleccionar Finalizar carga. Una vez finalizada la carga, la pantalla del reciclador nos mostrará las cargas realizadas en la sesión. En el Terminal financiero no hay que realizar ninguna acción en TOC, a no ser que se trate de un ingreso con incidencia o ingreso de cheque, ya que los ingresos se hacen efectivos on-line. En caso de haber seleccionado por error Propio terminal, se tendrá que hacer un Entregado/Recibido de Caja fuerte a Terminal, de no hacerlo el terminal descuadraría por el importe de los ingresos. 6