MANUAL DE USO DE LOCKtoSEND

Transcripción

1 MANUAL DE USO DE LOCKtoSEND Atención Este documento contiene información y material confidencial propiedad de Punto Neutro, S.L. Los materiales, ideas y conceptos contenidos en esta propuesta serán utilizados exclusivamente para evaluar la viabilidad del plan de negocio presentado y no podrán ser divulgados fuera de su organización o utilizados con propósitos diferentes a los mencionados. No está permitida su reproducción total o parcial ni su uso con otras organizaciones para ningún otro propósito, salvo autorización previa por escrito.

2 Bienvenido/a al manual de uso de LOCKtoSEND. LOCKtoSEND es un servicio que permite enviar archivos de cualquier tipo de hasta 4 GB de tamaño, a uno o varios destinatarios, con el valor añadido de poder demostrar tanto la autoría del envío y de los archivos adjuntos como la aceptación o el rechazo de la entrega. Con LOCKtoSEND puedes enviar cualquier proyecto o idea a un tercero con la seguridad de saber que está protegido. Pero cómo funciona? Veámoslo en unos sencillos pasos. Envío rápido desde el Drag&Drop. Si has accedido a nuestra página web mediante el dominio deberás clicar sobre Descubre cómo, en el siguiente banner para acceder al Drag&Drop de LOCKtoSEND. Nota*: Si ya te has registrado anteriormente, clica en Entrar, en la parte superior de la web y salta directamente a la segunda parte de este manual: Acceso desde Log-in. Drag&Drop es una ruta de acceso rápida a este servicio, que te permitirá empezar con tus envíos de forma casi inmediata. Una vez hayas clicado, aparecerás en la página específica del servicio LOCKtoSEND, página a la que podrás llegar de forma directa mediante la siguiente URL: Como te habrás dado cuenta, aparece la especificación HTTPS en dicha URL. Esto quiere decir que la página que estás visitando cuenta con un protocolo seguro para el intercambio de información entre tu ordenador y nuestros servidores. Todo el entorno Punto Neutro está bajo este protocolo, con lo que no debes preocuparte de nada.

3 En la página de LOCKtoSEND encontrarás lo siguiente: El panel que aparece en la izquierda es nuestro destino: el Drag&Drop. A mano derecha puedes ver un vídeo, donde se te explicará Qué es LOCKtoSEND de una forma resumida y dinámica. Vamos a empezar a usar Drag&Drop. 1) Arrastrando los archivos. Como te indica el propio panel del Drag&Drop, puedes arrastrar archivos desde tu ordenador y soltarlos encima para que el sistema empiece con la preparación del envío. Si lo prefieres, también dispones de un botón con el que seleccionar los archivos. Drag&Drop dividirá los archivos que quieres enviar en varios paquetes y los encriptará. Posteriormente creará un resumen de cada uno de esos paquetes (llamado HASH) y los enviará a nuestros servidores, que comprobarán, gracias a ese resumen, que se ha mantenido la integridad de los paquetes durante la subida. Es importante destacar el hecho de que los archivos estarán segmentados y encriptados durante todo el proceso, incluso en nuestros servidores, por lo que Punto Neutro nunca tiene acceso a los archivos completos. *NOTA: Los archivos deben ser de un tamaño máximo de 4 GB.

4 2) Registrarse o hacer Log-in. El siguiente paso será hacer un pequeño registro para crear tu cuenta de usuario, a no ser que ya lo hayas hecho anteriormente. Para realizar el registro deberás introducir una cuenta de correo electrónico y una contraseña. Si tienes un código de invitación también deberás introducirlo en este paso. Como habrás podido apreciar, en la columna central te aparecerá un texto de ayuda, que te guiará en todo el proceso del Drag&Drop. 3) Datos de destinatario y remitente. En este paso deberás completar los datos de destinatario y remitente. Para ello introduce en el campo correspondiente todas las direcciones de correo de los destinatarios a los que quieres hacer partícipes del envío y el asunto de envío. En el apartado de remitente deberás introducir tus datos, para que quede constancia en la comunicación que quieres llevar a cabo. *NOTA: Los archivos que has arrastrado en el primer paso se irán cargando mientras tú realizas todo el proceso.

5 4) Opciones de envío. En este paso deberás especificar el tipo de envío que deseas realizar. El envío básico incluye el envío y la certificación de la comunicación. Puedes solicitar las opciones adicionales de envío que creas necesarias para una comunicación más completa. Por el momento dispones de la opción de Custodia de archivos en Punto Neutro. Cuando tus destinatarios firmen aceptando la entrega se dará por finalizada la comunicación, ya que podrán acceder a la descarga de los archivos adjuntos. Es importante tener en cuenta que LOCKtoSEND realiza un borrado al cabo de un mes de todas las comunicaciones entregadas a los destinatarios.

6 Esto implica que si tus destinatarios no han descargado los archivos adjuntos durante este periodo, perderán el acceso a esos archivos. Si escoges la opción de Custodia de archivos, Punto Neutro los guardará por un periodo legal de cinco años, a un coste realmente bajo, evitando así posibles pérdidas. 5) Precio del envío y Opciones de pago. El precio del envío se recalculará según las opciones adicionales que hayas solicitado. El envío base tiene un coste de 2, pero recuerda que tienes 24 envíos base gratuitos al año. LOCKtoSEND te ofrece la posibilidad de cargar saldo en tu cuenta de usuario o de pagar únicamente por el envío que deseas realizar. El saldo no tiene ningún periodo de caducidad, no obstante, debes tener en cuenta que los costes del envío pueden reducirse en función de la carga de saldo que hayas realizado. Cuando cargas saldo en LOCKtoSEND, se recalculan los costes de envío en función de esa cuantía. Esos costes estarán vigentes para futuros envíos por un periodo de 90 días desde la fecha de carga. Si durante este periodo realizas una carga superior, se recalcularán de nuevo los costes de manera más favorable para ti. Si por lo contrario realizas una carga inferior, los costes de la primera carga seguirán vigentes hasta que finalicen los 90 días, que pasarán a recalcularse con la siguiente carga de saldo más favorable que hayas realizado. Punto Neutro dispone actualmente de una modalidad de pago única: Pay Pal. Estamos trabajando para integrar en un futuro cercano el pago con tarjeta y otras modalidades de pago. Si deseas pagar únicamente por el envío, clica sobre el precio del envío en la zona de Pago Único. Si por lo contrario deseas cargar saldo, haz lo propio en la zona de Aumentar Saldo. Una vez hayas finalizado el pago con Pay Pal, se te redirigirá de nuevo a esta página para que puedas finalizar el envío.

7 NOTA*: El botón de enviar sólo se activará si tienes saldo suficiente para el envío y si los archivos están totalmente cargados. Algunos archivos de gran tamaño pueden tardar bastante en ser empaquetados y subidos a nuestros servidores; por ello, dispones de la opción de programar el envío al finalizar la carga, para que no tengas que estar pendiente del envío. Esta opción no viene marcada por defecto, y aunque la selecciones puedes cancelarla en cualquier momento antes de que finalice la carga de archivos. Tu envío ha sido realizado con éxito. Ahora quedará pendiente de la aceptación de entrega por parte de tus destinatarios. Una vez hayan firmado, podrán acceder a la descarga de los archivos y tu recibirás el certificado de entrega correspondiente. Gracias por usar LOCKtoSEND.

8 Acceso desde Log-in. Si eres un usuario registrado y has entrado en tu cuenta este es tu sitio. Vamos a recorrer todas las posibilidades que te ofrece el panel de usuario de Punto Neutro. Antes de empezar debo pedirte que pienses en las necesidades comunicativas que tendrás respecto al servicio LOCKtoSEND. Si tus necesidades de envío de archivos o documentos protegidos son esporádicas, el panel de usuario es una gran herramienta on-line que te facilitará mucho la gestión. No obstante, si crees que vas a hacer un uso continuo de LOCKtoSEND como consecuencia de tu actividad diaria, te recomiendo que acudas al apartado de descargas de la web y te instales la aplicación de Punto Neutro para escritorio, o la implementación de Punto Neutro para tu Outlook. Si optas por alguna de estas opciones, acude al manual correspondiente para acceder al tutorial de instalación y funcionamiento. 1) Navegando por el panel de usuario. Entra a y accede a tu cuenta de usuario mediante log-in. Una vez estés dentro aparecerás en la misma página en la que estabas, pero en la parte superior aparecerá tu cuenta de correo con un desplegable. Desde este desplegable puedes acceder a la configuración de tu cuenta y a las bandejas de entrada y salida de tu cuenta LOCKtoSEND.

9 2) Configurando las preferencias de la cuenta y de usuario. Clica sobre preferencias de la cuenta y te aparecerá la siguiente pantalla: Como puedes apreciar en la captura de pantalla, a mano izquierda tienes un menú desplegable con distintas opciones de navegación. Si eres un usuario principal, dentro del apartado de Cuenta, dispondrás de dos tipos de preferencias: Preferencias de la cuenta y Preferencias de usuario. Esto se debe a que eres el encargado de controlar todas las cuentas de LOCKtoSEND de tu empresa. Desde Preferencias de la cuenta podrás editar la configuración de la cuenta general de la empresa, llevar un control de todas las cargas de saldo y de todos los pagos individuales que has realizado, ver en todo momento el coste de tus envíos y de las opciones adicionales y gestionar y controlar todos los cupones promocionales. NOTA*: Debes saber que solamente desde esta cuenta se puede cargar saldo o realizar pagos individuales.

10 Desde Preferencias de usuario controlarás todos los aspectos relativos a tu propia cuenta de usuario. Si eres un usuario individual o eres un usuario de una empresa, sólo dispondrás de esta sección de configuración de cuenta. Si eres un usuario de empresa, es muy importante el desplegable que aparece en la parte inferior derecha: Acceso desde la cuenta. Desde este desplegable, podrás conceder o quitar el control desde la cuenta de empresa a tu información como usuario. NOTA*: Queda bajo responsabilidad del propio usuario el conceder o no acceso a la cuenta principal de empresa. Desde esta sección podrás cambiar también de contraseña y añadir otras cuentas adicionales con las que quieras gestionar tus envíos LOCKtoSEND.

11 Si eres el responsable de la cuenta de empresa, en Cuenta dispones también del apartado Lista de usuarios. Desde este apartado podrás añadir nuevos usuarios de tu empresa, además de poder acceder a la configuración de su cuenta. 3) Accediendo a la Bandeja de entrada y de Enviado. En carpetas encontrarás las bandejas de entrada y salida de tus comunicaciones. Para crear una comunicación clicar sobre el icono del documento. El formulario es el mismo que el del Drag&Drop, si tienes cualquier duda acude al primer apartado de este manual. Recuerda que tienes una ayuda en todo el proceso del formulario. Con el icono de la lupa puedes buscar una comunicación, ya sea por el asunto o por el remitente. Si lo deseas, puedes exportar toda esta lista en formato excel clicando sobre el tercer icono. Dispones exactamente de las mismas opciones en la sección de Enviado.

12 4) Soporte y Gestión de tickets. Desde este apartado podrás gestionar todas tus dudas y reclamaciones. Para acceder a ella clica sobre Soporte y en Crear un ticket. Punto Neutro pone a tu disposición una herramienta de tickets que te permitirá realizar cualquier reclamación o consulta de forma directa. Para la creación del ticket se edita por defecto con tu cuenta de correo en uso. Debes introducir qué tipo de consulta o reclamación quieres realizar, un asunto y el texto. Una vez hayas enviado el ticket, este pasará a estar disponible en Gestión de tickets, para que puedas hacer un seguimiento de la consulta.

13 Desde Gestión de tickets puedes crear también un nuevo ticket, o buscar un ticket ya creado mediante el icono de la lupa. Este es el funcionamiento del Drag&Drop y de la cuenta de usuario de LOCKtoSEND. Si tienes alguna duda, no dudes en consultarnos mediante un ticket o llamando a nuestras oficinas en horario de consulta (de 9 a 14h). Bienvenido/a LOCKtoSEND.