ADMINISTRACIÓN BANCARIA

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1 ADMINISTRACIÓN BANCARIA SEPARATA DE: MICROSOFT OFFICE Año 2012 Ciclo: I

2 MICROSOFT OFFICE Qué es Microsoft Office? Office es una Suite de Aplicaciones Comerciales orientadas al campo de la Ofimática. Microsoft Office es una colección de múltiples programas, servidores, servicios y soluciones que ofrecen un conjunto de herramientas para el trabajo eficaz en equipo, la administración de procesos, el uso inteligente de la información y el impacto personal. Cada producto desempeña un papel importante en el sistema Microsoft Office. Qué es Ofimática? La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados. Qué es Word? WORD POWER POINT EXCEL Microsoft Word es un Procesador de Textos. Qué es un Procesador de Textos? Software de Aplicación diseñado para Crear, Editar e Imprimir cualquier tipo de documento o texto. Los archivos o trabajos creados en Word se denominan Documentos, los cuales están compuestos por páginas. La extensión que asigna Word a sus documentos es.docx. Qué es un Entorno? Un entorno es el espacio, ambiente, ventana o interfaz de usuario que nos brinda un programa para desarrollar nuestras tareas o aplicaciones. Página - 3 -

3 ENTORNO DE MICROSOFT WORD 2007 Página - 4 -

4 Elementos de Capacidad Identifica las partes que componen el procesador de textos. 2. Elabora documentos, empleando márgenes y tamaños de papel previamente establecidos, manipulara el documento con eficacia. elabora y modifica fuentes, párrafos, sangrías, bordes y numeración y viñetas. CONFIGURACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO Para configurar la hoja de trabajo en Microsoft Word, se deberá ingresar a diseño de página. Como notara aquí se muestran los comandos de márgenes y tamaño de papel entre otros. Ingrese a cada uno de ellos y elija la opción personalizada. Dentro de dicha opción colocara el margen y el tamaño que se indique. Fuentes Tipo y tamaño de letra a emplear en el documento, se puede acceder a estas características de las siguientes maneras: 1. Presionando Ctrl + M (teclado abreviado) 2. En el grupo fuente (ficha inicio) 3. En el botón cuadro de dialogo del grupo fuente Página - 5 -

5 Párrafo y alineación El párrafo permite modificar el espacio interlineal, espaciado entre párrafos, la alineación del texto, las sangrías y sangría especial (francesa y primera línea). La alineación permite solo el manejo del texto, pudiendo el usuario elegir en que parte de la página se alineara este. Se puede acceder a estas características de las siguientes maneras: 1. Clic en el cuadro de dialogo del grupo párrafo. 2. Clic derecho sobre el párrafo escrito y elegir párrafo del menú contextual. Las alineaciones se encuentran en el grupo párrafo. COMANDO TECLADO DESCRIPCIÓN CTRL + Q ALINEAR A LA IZQUIERDA CTRL + T CTRL + D CTRL + J ALINEAR AL CENTRO ALINEAR A LA DERECHA JUSTIFICAR ALINEACIÓN El espacio interlineal se encuentra en el grupo párrafo: COMANDO TECLADO Mínimo Exacto Sencillo CTRL + 1 Doble CTRL líneas CTRL + 5 Página - 6 -

6 Sangría Es un cambio de margen temporal, empleado para dar una mejor apariencia estética al documento. Las sangrías se encuentran en el grupo párrafo así como en la ventana párrafo. COMANDO DESCRIPCIÓN AUMENTAR SANGRIA DISMINUIR SANGRIA Bordes de Página En Microsoft Office Word 2007, los bordes pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones del documento. Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos e imágenes. Puede agregar un borde a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a la página de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas excepto la primera. Puede agregar bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos. Para activar los bordes de página, ingrese a diseño de página. Página - 7 -

7 Colocando bordes a un párrafo 1. Ubicar el cursor en el párrafo. 2. Clic en diseño de pagina 3. Bordes de página 4. De la ventana que se muestra seleccione Bordes. 5. Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.). 6. Elija el color de su preferencia Modificando el borde Puede cambiar las líneas del borde, asignando una línea al lado que desee. Solo tiene que seleccionar la ubicación. Página - 8 -

8 Ejemplos Colocando bordes a un texto 1. Seleccione el Texto. 2. Clic en diseño de pagina 3. Bordes de página 4. De la ventana que se muestra seleccione Bordes. 5. Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.). 6. Elija el color de su preferencia Colocando bordes de página 1. Ubicar el cursor en cualquier párrafo. 2. Clic en diseño de pagina 3. Bordes de página 4. Bordes de página Página - 9 -

9 Ejemplos Numeración y Viñetas Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien, Word puede crear automáticamente listas mientras escribe. De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco (*) o un número 1., Word reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección que aparece. Las viñetas así como la numeración de líneas, aparecen en el grupo párrafo. COMANDO DESCRIPCIÓN VIÑETAS NUMERACIÓN DE LINEAS LISTA MULTINIVEL Escribir una lista con viñetas o una lista numerada 1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB. 2. Escriba el texto que desee. Página

10 3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista. 4. Word inserta automáticamente la viñeta o número siguiente. 5. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista. Ejemplos Más opciones de viñetas y numeraciones Elaborar un documento con las siguientes características: 1. Márgenes: izquierdo y derecho 3 Cm. 2. Márgenes: superior e inferior 2 cm. 3. Tipo de fuente Times New Roman, tamaño El documento tendrá la forma que se muestra (Use bordes y sombreado) Página

11 Elementos de capacidad Diseña documentos correctamente estructurados empleando la letra capital, encabezados y pie de página, utiliza las herramientas avanzadas de Word para mejorar la calidad ortográfica del documento Letra capital Se denomina así a aquella letra que se destaca del texto del párrafo porque emplea 2 o más líneas del mismo. Para establecer una letra capital se deben seguir estos pasos: 1. Escriba el siguiente párrafo. Una tarjeta de crédito es una tarjeta de plástico con una banda magnética, a veces un microchip, y un número en relieve que sirve para hacer compras y pagarlas en fechas posteriores. Por su capacidad de realizar pagos se les llama también dinero plástico o dinero de plástico. Entre las más conocidas del mercado están: Visa, American Express, MasterCard y Diners Club, entre otras. Los usuarios tienen límites con respecto a la cantidad que pueden cargar, pero no se les requiere que paguen la cantidad total cada mes. En lugar de esto, el saldo (o "revolvente") acumula interés, y sólo se debe hacer un pago mínimo. Se cobran intereses sobre el saldo pendiente. 2. Cerciórese de que el inicio del párrafo no existe ningún espacio en blanco. 3. Seleccione la primera letra del párrafo 4. Vaya a Insertar 5. Elija Letra Capital 6. Seleccione una de las opciones que muestra la pantalla. 7. Por ejemplo elija en texto, con 3 líneas de separación. 8. Aceptar. El resultado de estos cambios se deberá ver así: Ejercicio 2: Elaborar un documento que muestra letras capitales. Página

12 Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Word2003 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación. Note que en la regla al extremo izquierdo esta el botón de tabuladores, este botón nos ayudara a ubicar cada una de las tabulaciones dentro del documento. Los signos de tabulación se acomodan en la regla, y se pueden modificar siempre dentro de ella, los signos de tabulación son: También se puede trabajar con la ventana de tabulación, solo bastara darle doble clic a uno de los signos de tabulación de la regla y esta se mostrara. Para eliminar un signo de tabulación solo arrástrelo al documento y este desaparecerá. Ejercicio dirigido. Elabore la siguiente lista de precios, las tabulaciones estarán a: Izquierda: 1.5 cm Página

13 Centrado: 7.5 cm Punto decimal: 12.5 cm El resultado sería: Llenar unos 15 productos. Ejercicio 1. Elaborar el documento tal como se muestra. Encabezados y pies de página Pares e impares Se emplean para crear dos encabezados y pies de paginas diferentes uno del otro, para realizar esta tarea deberá primero confeccionar el documento, antes de ingresar a encabezados y pies de pagina. Pasos 1. Presione Ctrl + Enter tres veces. 2. Vaya a Insertar. 3. Clic en Encabezado 4. Elija un encabezado en blanco Página

14 5. Elija Pares e Impares 6. Escriba el encabezado en la página Impar 7. Ahora escriba el encabezado en la pagina Par 8. Ahora escriba el Pie de página tanto Par como Impar 9. En el Pie de página coloque la numeración automática. Encabezados en secciones Las secciones son diferentes a las paginas Pares e Impares, ya que permiten crear encabezados y pies completamente diferentes unos de otros y en muchos casos se pueden omitir en una página o en muchas si es preciso. Pasos 1. Crear cuatro hojas mediante saltos de sección Haga clic en Diseño de Página 1.2. Elija saltos 1.3. Clic en Pagina par Página

15 1.4. Elija saltos nuevamente y elija página Impar 1.5. Continúe así hasta que tenga las 4 paginas 2. Ahora escriba el encabezado en la sección Avanzar a la sección 2, notara que se repite el mismo encabezado, para evitar esto haga clic en el botón de Vincular al anterior, para que se desactive. Borre el encabezado repetido y escriba el nuevo. 4. Ahora escriba los encabezados de las paginas siguientes siguiendo el mismo método (No olvide el desactivar el botón Vincular al Anterior). Página

16 5. Para el pie de página solo inserte el número de página al centro del documento. EJERCICIO 1. Elaborar un documento con encabezados y pies por secciones con las siguientes características. LOS MÁS ANTIGUOS SUS INICIOS CARAL TIERRA ANCESTRAL 2 3 SU SABIDURIA SUS COSTUMBRES VESTIMENTAS Página

17 Numeración de páginas Se puede agregar números de página, que están asociados con los encabezados y pies de página, a la parte superior, a la parte inferior o a los márgenes de los documentos. La información almacenada en los encabezados y pies de página, o en los márgenes, aparece atenuada y no se puede cambiar al mismo tiempo que la información del cuerpo del documento La numeración se encuentra en los encabezados, pies de página y en la ficha insertar. Reemplazar y buscar Mediante estas opciones se puede realizar búsquedas de caracteres o palabras dentro de un documento, si es preciso se puede remplazar de manera automática caracteres o palabras completas. Estos comandos se encuentran en la ficha inicio en el grupo edición. Solo elija buscar y escriba la palabra a buscar, también puede utilizar CTRL + B Solo elija reemplazar y escriba la palabra a cambiar, también puede utilizar CTRL + L Ortografía y gramática Permite realizar revisiones de la ortografía empleada así como de la gramática. De manera predeterminada, Microsoft Word revisa automáticamente la ortografía y la gramática mientras escribe, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para indicar los posibles errores ortográficos y un subrayado ondulado de color verde para indicar los posibles errores gramaticales Página

18 Para activar la ortografía y la gramática, puede ir a la ficha revisar o presionar la tecla F7. Elementos de capacidad 1.3 Utiliza las herramientas avanzadas de Word, para mejorar la presentación del documento, diseñando documentos y mejorando la presentación de los mismos mediante el uso de columnas y tablas Qué es una TABLA en Word? TABLAS Son cuadriculas distribuidas a modo de una matriz, es decir en COLUMNAS y FILAS. La intersección de estas se denomina CELDA. En una celda se puede colocar: 1. Texto 2. Números 3. Fórmulas 4. Gráficos. Para activar tablas: Página

19 Ventana Para Insertar Tabla. Dibujándola Ir a dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y bordes, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos comandos para trabajar con las tablas. Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen. Formulas Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando Fórmula del menú Tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos Página

20 para separar los miles y la coma para separar los decimales Ejemplo Elaborar la tabla como se muestra. CANTIDAD PRECIO SUBTOTAL IGV TOTAL Iniciando cálculos. 1. Ubicar el cursor en la celda C2 (debajo de subtotal) 2. Ingresar a presentación 3. Clic en fórmula 4. Antes de escribir la fórmula borre el contenido, la fórmula a emplear será: =A2*B2 5. En formato de número elija #,##0.00 (estilo millares). 6. Fórmula para el igv y total. Para las otras celdas solo cambie el número de fila, así por ejemplo =A3*B3. Resultado CANTIDAD PRECIO SUBTOTAL IGV TOTAL , , Página

21 Ejercicios con tablas 1. Calcular el subtotal, igv y el total VENTAS DE PRODUCTOS AL POR MAYOR PRODUCTO CANTIDAD PRECIO SUBTOTA L USB 4 GB MP3 8 GB HDD 200 GB DVD CDRW IGV TOTAL 1. Diseñar la siguiente tabla. 2. Diseñar la siguiente tabla y calcular el descuento solicitado. Página

22 VENTA DE TELEVISORES MODELO PRECIO DSCTO TOTAL A 9% PAGAR LCD 21 SONY LCD 29 LG LCD 21 HITECH LCD 59 LG LCD 52 HITECH LCD 60 SONY Diseñar la siguiente tabla y calcular el descuento y el total a pagar Columnas Word permite escribir un documento empleando el formato de estilo periodístico, es decir un documento en columnas. Las columnas hacen que el texto fluya en el documento de forma proporcional en cada columna. Como crear columnas 1. Diseño de pagina 2. Columnas Deberá ver una ventana como se muestra. Mediante estas opciones pueden crear columnas, notara que en los botones solo se llega a un máximo de 3 columnas, si desea crear un número mayor solo incremente el valor especificado en número de columnas. Modificar ancho de columnas Word permite modificar el ancho de las columnas definidas, ya sea empleando medidas o arrastrando con el mouse. Página

23 Usando medidas Usando el mouse. Ubíquese en el borde de la columna (regla) y arrastre con el mouse. Como realizar saltos de columnas Para realizar saltos de columnas en Word, se debe presionar CTRL + SHIFT + ENTER, esto permite crear documento con columnas variables, asemejándose más a una revista. Escriba el documento que se muestra y al culminar la primera columna, realice el salto de columna. Como escribir un documento con múltiples columnas En ocasiones es necesario escribir un documento con varias columnas dispuestas dentro de él, esto da al documento una mejor vista y orden Página

24 Elemento de capacidad 4 Usa las opciones gráficas del software para insertar imágenes y aplicar modificaciones permitidas a las mismas. Imágenes Word permite colocar imágenes dentro de un documento, las imágenes a insertar pueden ser Prediseñadas o Desde Archivo. Las imágenes prediseñadas son conocidas como metarchivos y vienen incluidas dentro del office. 1. Insertar 2. Imágenes prediseñadas 3. Escriba el nombre de la imagen a buscar 4. Ahora arrastre la imagen hacia su documento. Trabajando con imágenes Note que las imágenes tienen unos puntos alrededor de la imagen, estos se denominan puntos de control, el botón verde es para girar la imagen. Al colocar una imagen sobre el documento aparecerá una ficha de trabajo nueva denominada Herramienta de Imagen, esta contiene la opción Formato. Página

25 Si desea añadir efectos a la imagen solo haga clic sobre la figura de los marcos que se muestra. Ejemplo. El mismo sistema de trabajo se aplica a las imágenes que el usuario puede colocar (fotos), aunque se les puede realizar algunas modificaciones. Como colocar una imagen dentro de una forma 1. Inserte una forma. a. Insertar b. Formas c. Inserte una estrella de 32 puntas 2. Añada a la estrella sombra y color de línea 3. La imagen terminada debe quedar de la siguiente manera 4. Estando la imagen seleccionada proceda de la siguiente manera. a. Haga clic en la opción de relleno de forma Página

26 b. Elija imagen c. Elija una imagen de su preferencia d. El diseño terminado se vería así. Word Art Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros documentos. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo. Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del menú Insertar. Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de diálogo con la galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste. Página

27 A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo en este cuadro de diálogo. También podemos elegir la fuente el tamaño y el estilo del texto. Al pulsar el botón Aceptar, después de escribir "MICROSOFT WROD", un gráfico WordArt como el que se muestra se insertará en nuestro texto. Por medio de los comandos de la barra de herramientas de WordArt podemos modificar los rótulos WordArt. Para dar forma al rótulo ajustándose a una de las formas que se presentan en una ventana. Al hacer clic sobre este botón podemos ver las distintas formas que nos ofrece WordArt para dar al texto. Permite ajustar el gráfico WordArt respecto del texto que hay alrededor. Al hacer clic sobre este botón vemos los diferentes ajustes disponibles. Página

28 Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de espaciado entre caracteres. Texto modificado en Word art Se puede modificar un texto en Word art de manera que se vea circular, inclinado o como un botón. Veamos unos ejemplos. 1. Circular. Inserte un texto Word Art, escriba Instituto de Formación Bancaria I.F.B. Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en y elija El resultado deberá ser: 2. Inclinado Extraiga una copia del Word Art anterior y modifíquelo para que se vea así. 3. Tipo botón Extraiga una copia del Word Art anterior y modifíquelo de la siguiente Página

29 manera. Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en y elija El resultado deberá verse así Ejercicios con gráficos Adaptando gráficos contextos 1. Elaborar un documento con el texto mostrado y las imágenes en las posiciones señaladas. Página

30 2. Elaborar un documento con el texto mostrado y las imágenes en las posiciones señaladas. SmartArt Un gráfico SmartArt es una representación visual de la información e ideas. Puede crear gráficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes de forma rápida, fácil y eficaz. Con los gráficos SmartArt y otras características nuevas como, por ejemplo, los temas, (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única.), puede crear ilustraciones de calidad con sólo unos cuantos clics de mouse (ratón). 1. Clic en Insertar 2. Clic en SmartArt 3. Aparecerá la siguiente ventana 4. Clic en Jerarquía 5. Elija organigrama Página

31 6. Para agregar más formas primero seleccionar la entidad a la cual le agregara una forma 7. Ahora utilizar el botón Agregar forma 8. Las opciones son: 9. Para realizar cambios puede emplear la barra de Diseño 10. Para otros cambios utilizar la barra de formato Ejemplo. 1. Ingrese a Insertar 2. Clic en Smart Art 3. De la ventana que se aprecia elija jerarquía 4. De la ventana del lado derecho elija organigrama. 5. Aceptar Página

32 6. Aparecerá el siguiente organigrama 7. Clic derecho sobre el recuadro superior 8. Elija agregar forma 9. Agregar forma debajo 10. Con los cuatro rectángulos ya elaborados escriba los siguientes textos 11. Ahora, clic derecho sobre la gerencia comercial y agregue las siguientes formas 12. Termine la elaboración del organigrama como se muestra Página

33 13. Empleando la ficha diseño, puede realizar cambios a su trabajo 14. Diseño propuesto. Qué es PowerPoint? Es un SLIDEWARE POWERPOINT Qué es un SLIDEWARE? Un Slideware es una aplicación que permite crear presentaciones multimedia. Siendo esta aplicación de gran uso en el mundo empresarial y educativo. Microsoft PowerPoint es parte de la Suite Microsoft Office. Qué es una presentación? Una presentación Power Point, es un archivo PPTX o PPSX que muestra una serie de diapositivas digitales multimedia y que permiten exponer un determinado tema. Por lo general una presentación PowerPoint no es exhaustiva sobre un tema, es decir, sólo muestra información importante, algunos gráficos, sonidos y videos; esto permite, generalmente junto con un expositor, desarrollar un tema específico. Qué es una diapositiva? Las diapositivas son cada uno de los elementos que constituyen la presentación y cada una de ellas podría identificarse con una lámina o página. Se pueden crear y modificar de manera individual. El número de diapositivas varía en función del contenido de la presentación, pero en general, podemos decir que es aconsejable que cada diapositiva contenga una única idea o elemento de información. Presentación EDITABLE, al abrir una presentación de este tipo, abre el PowerPoint y permite modificar el contenido de la presentación, de manera predeterminada PowerPoint guarda las presentaciones con esta extensión (PPT, PPTX). Presentación EJECUTABLE, al abrir una presentación de este tipo, se abre en la vista Presentación con diapositivas, es decir, al abrirse se proyecta y no se puede editar (PPS, PPSX). Página

34 ENTORNO DE MICROSOFT POWERPOINT 2007 Página

35 Elemento de Capacidad 2.1 Elabora diapositivas con buena calidad gráfica: insertar imágenes, agregar efectos de transición, sonido y video. Diseña presentaciones con efectos personalizados, agregando hipervínculos y botones de acción Crear una presentación PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación, también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde cero, es decir, crearla a partir de una presentación en blanco. Para crear una presentación con un asistente sigue estos pasos: 1. Clic en el botón office 2. Nuevo, en el Panel de Control 3. Selecciona la opción Plantillas Instaladas. 4. Una vez elegida la opción Plantillas Instaladas aparecerá una ventana como la que mostramos a continuación. 5. Seleccionar una presentación 6. Clic en el botón Crear 7. La presentación se mostrara en pantalla Página

36 Presentación en blanco A continuación veremos cómo crear una Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades. 1. Clic en Inicio 2. Clic en Nueva diapositiva 3. Elija el modelo de diapositiva que desea trabajar. Página

37 Para añadir más diapositivas puede presionar CTRL + M (forma rápida) Vistas Las vistas en esta versión son las siguientes VISTA NORMAL IMAGEN CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS PAGINA DE NOTAS PATRON DE DIAPOSITIVAS Página

38 PATRON DE DOCUMENTOS PATRON DE NOTAS Cambios a una diapositiva Se pueden emplear temas para realizar cambios rápidos a una diapositiva, se pueden personalizar los colores de los temas o simplemente darle un color al fondo. Los temas son diseños prediseñados de Power Point Los colores asignados a los temas pueden ser modificados por el usuario, simplemente haga clic en colores. Página

39 Para personalizar el fondo, solo haga clic en Estilos de Fondo Creando las primeras diapositivas 1. Clic en nueva diapositiva 2. Clic en Diapositiva de Titulo 3. Escriba el tema como se muestra Página

40 4. Elija nuevamente nueva diapositiva 5. Clic en Títulos y Objetos 6. Escriba el tema como se muestra 7. Inserte ahora una dispositiva de tipo Comparación 8. Escriba el texto como se muestra e inserte las imágenes 9. Ingrese a los temas y elija uno de su agrado Asignando efectos de transición y tiempo de reproducción Página

41 Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en la vista Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas y también agregarle sonido. Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos diferentes de transiciones de diapositivas, entre los que se incluyen (pero sin limitarse ha) los siguientes: Pasos 1. Clic en animaciones 2. Elija uno de los efectos de transición que se muestran 3. Si desea se le puede añadir sonido, cambiar la velocidad del efecto y asignar el mismo efecto a todas las diapositivas. Página

42 Para asignar tiempo a la diapositiva Para asignar tiempo a la diapositiva puede emplear dos métodos: 1. Ensayar intervalos. Permite que el usuario vea la diapositiva y estime el tiempo que tardaría en verla en su totalidad incluida la lectura de textos y visualización de imágenes, en esta parte vera un cronometro. a. Clic en Presentación con Diapositivas b. Clic en Ensayar Intervalos c. Vea cada dispositiva estime su tiempo y avance 2. Manualmente. Puede estimar el tiempo y asignarlo de manera manual a. Clic en Animaciones b. El tiempo asignado será en segundos. Para reproducir la dispositiva presione F5 Ejercicios 1. Elaborar las siguientes diapositivas, asignar colores en degrade personalizados, efectos de transición y un tiempo de 4 segundos a cada una. Página

43 Asignando efectos personalizados Permiten asignar efectos a cada objeto dentro de la diapositiva, estos efectos pueden funcionar con las transiciones o de manera independiente. 1. Elaborar la siguiente diapositiva 2. Seleccionar el titulo principal 3. Clic en animaciones 4. Clic en Personalizar animación 5. Al lado derecho de su pantalla deberá aparecer la ventana de animaciones personalizadas 6. Clic en Agregar efecto 7. Elija efectos de entrada 8. Elija Mas efectos 9. Elija el efectos Susurro 10. Clic en aceptar Página

44 11. Note que en la pantalla derecha se muestra el efecto asignado 12. Ahora realice los cambios como se muestran en la imagen 13. Seleccione ahora el subtitulo 14. Agregar el siguiente efecto de entrada: Desplazar hacia arriba 15. Realizar los primeros cambios como se muestran en la imagen 16. Ahora personalizaremos aun más el efecto, haga clic en el efecto del subtitulo 17. Seleccione Opciones de efectos 18. Clic en Animar texto y elija Por letra Página

45 19. Clic en aceptar 20. Seleccione el grafico que representa el Dólar 21. Agregar el efecto de entrada Bumerán 22. Realizar los cambios como se muestran en la imagen 23. Seleccione el grafico que representa el Euro 24. Agregar el efecto de entrada Bumerán 25. Realizar los cambios como se muestran en la imagen 26. Ahora elija un efecto de transición con 5 segundos de espera y aplique a todas las diapositivas. 27. Ahora solo presione F5, para iniciar la reproducción. Asignando sonidos mp3 a la diapositiva Power Point, permite añadir sonido desde un CD, o sonido MP3, este se puede colocar para ser reproducido en toda la diapositiva o para ser reproducido en solo algunas de ellas, también se puede colocar sonidos diferentes para cada grupo o tema de la diapositiva. 1. Clic en Insertar 2. Clic en Sonido 3. Elija sonido desde archivo Página

46 4. Elija una canción de su agrado 5. Haga clic en automáticamente, para que la reproducción se realice al iniciar la diapositiva. 6. Para añadir más opciones se puede optar por lo siguiente 1. Repetir la música durante toda la reproducción i. Haga clic derecho sobre el icono de sonido ii. En la ficha de opciones, elija Ocultar durante la presentación iii. Haga clic en Repetir la reproducción hasta su interrupción y ocultar icono de sonido Nota. Si desea darle sonido a tan solo un grupo de diapositivas entonces los pasos son los siguientes: 1. En el panel de tareas, elija la música que inserto 2. Elija ahora opciones de efectos Página

47 3. Se mostrara una pantalla de reproducir sonido, aquí configurara su reproducción. 4. Señale el inicio y el final de la reproducción. 5. Clic en aceptar Asignando video mpg a la diapositiva Power Point, permite añadir Video de formato MPG, este se puede colocar para ser reproducido en la diapositiva. 1. Vayamos a Insertar 2. Elija Película 3. Clic en Película de archivo 4. Elija una película 5. Haga clic en automáticamente, para que la reproducción se realice al iniciar la diapositiva. Página

48 6. Para más opciones de efectos emplear el panel de tareas y la opción de efectos Clic en Aceptar 9. F5 para reproducir Hipervínculos en PowerPoint Un hipervínculo es una comunicación con una página web (generalmente) y con un documento de otra aplicación. Power Point puede establecer vínculos con páginas web públicas o locales así como con otros programas o con diapositivas. Página

49 Pasos para crear un hipervínculo 1. Seleccionar el Texto, Word Art o Imagen a vincular. 2. Presione Ctrl + Alt +K 3. Al mostrarse la siguiente ventana, Elija LISTA DE ESTE DOCUMENTO. Página

50 4. Elija la diapositiva con el titulo de Word 5. Clic en Aceptar 6. Aceptar nuevamente y listo el hipervínculo. Notara que el texto que dice Word esta subrayado. También puede optar por emplear la herramienta de hipervínculo que está en el menú INSERTAR. Realizar los mismos pasos para los otros cursos. Botones de acción Permiten realizar acciones de vínculo hacia una diapositiva u otro documento de alguna otra aplicación. Los botones se encuentran dentro de la herramienta Forma, cada uno de ellos presenta una imagen que señala la acción que puede desarrollar. BOTON ACCION Se desplaza a la diapositiva ANTERIOR Se desplaza a la diapositiva SIGUIENTE Se desplaza a la PRIMERA DIAPOSITIVA Se desplaza a la ULTIMA DIAPOSITIVA Se desplaza a la diapositiva de INICIO Disponible para que el usuario señale el tipo de acción realizara Realizar el mismo trabajo anterior pero empleando botones de acción. Pasos para crear un hipervínculo 1. Ingrese a la opción FORMAS 2. Elija el botón de PERSONALIZACIÓN 3. Haga clic en la dispositiva inicial 4. Haga clic en aceptar (momentáneamente). 5. Clic derecho sobre el BOTON 6. Elija modificar texto Página

51 7. Escriba WORD (si desea modifique el botón a su gusto) 8. El resultado será como se muestra en la siguiente figura. 9. Proceda de la misma manera hasta completar todos los botones. 10. Ahora a asignarles la tarea específica de acuerdo al título que llevan. 11. Haga clic derecho sobre el botón que dice WORD 12. Elija Hipervínculo 13. Haga clic en la opción Hipervínculo a 14. Seleccione Diapositiva 15. Deberá aparecer una ventana como se muestra. 16. Haga clic en WORD, para establecer el hipervínculo. 17. Realice la misma operación para los otros botones. Página

52 EXCEL Qué es Excel? Es una hoja de cálculo Qué es una hoja d cálculo? Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Otras hojas de cálculo HOJA DE CALCULO Calc Calc Microsoft Excel Gnumeric Numbers Lotus StarOffice Calc Corel Quattro Pro KSpread Hoja de cálculo SUITE OpenOffice.org LibreOffice Microsoft Office Gnome Office iwork de Apple Lotus SmartSuite StarOffice WordPerfect KOffice, paquete gratuito de Linux Google Apps Dimensiones de la hoja de cálculo Microsoft Excel 2007 Columnas Identificación alfabética que se le da a las celdas vistas de manera vertical, estas se identifican desde la letra A hasta las letras XFD, en total la versión 2007 tiene 16,384 columnas. Filas Identificación numérica que se le da a las celdas vistas de manera horizontal, estas se identifican por números colocados de manera correlativa, iniciando en 1 y terminando en 1 048,576. Celda Esta esta compuesta por la intersección de una columna y una fila, una celda puede contener tanto letras, números, símbolos, espacios en blanco y funciones. Una celda puede contener hasta caracteres es decir 32,767. Pero solo se pueden ver los primeros 255 caracteres. Elemento de capacidad 3.1 Realiza modificaciones a los contenidos de la hoja de cálculo, asignando formatos de celdas, copiándolos y eliminándolos. Aplica de manera correcta las funciones que provee Excel Página

53 ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL 2007 Página

54 Cómo ingresar a Excel? 1. Inicio 2. Programas 3. Microsoft Office 4. Microsoft Excel Al iniciar el trabajo con la hoja de cálculo se mostrara solamente tres (03) hojas, pero se pueden aumentar según la necesidad del usuario. Para facilitar el trabajo al usuario Excel cuenta con una herramienta que esta incluida en la misma celda y se llama control de arrastre, que permite copiar el contenido de una celda fácilmente o rellenarla. Control de arrastre La hoja de cálculo también muestra una barra muy especial llamada barra de fórmulas, la cual muestra el contenido de una celda, facilitando su modificación. Cuadro de Nombres Ayuda de Funciones Barra de Fórmulas Si el usuario desea puede cambiar el nombre de las hojas que provee Excel, así estas serian mas descriptivas de acuerdo al trabajo que realizan. Nombre asignado por Excel Nombre asignado por el Usuario La barra de formato tiene algunas variantes con respecto a otras como la de Word por ejemplo, esta incluye botones para el manejo de formato numérico de forma rápida. Página

55 Qué es un Rango de Celdas? Se denomina así al grupo de celdas seleccionadas y que están listas para ser trabajadas, ya sea pintando su fondo, cambiando el tipo de letra o colocando formatos numéricos o bordes. El usuario esta en plena libertad de seleccionar los rangos de celda que estime conveniente. Horizontalmente Verticalmente Alternadamente En Microsoft Excel se emplean tres tipos de punteros para el Mouse, cada uno cumple una función diferente, así por ejemplo: Es el puntero predeterminado de Excel, es que se emplea para seleccionar las celdas. Es el puntero que se emplea para auto llenar el contenido de una celda. Página

56 Es el puntero que se emplea para mover las celdas en la hoja. Presione Shift+ cualquiera de estas teclas para seleccionar texto: FLECHA IZQUIERDA FLECHA DERECHA FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA CTRL+ FLECHA IZQUIERDA CTRL+ FLECHA DERECHA INICIO FIN CTRL+INICIO CTRL+FIN RE PÁG AV PÁG CTRL+RE PÁG CTRL+AV PÁG FIN + FIN + FIN + FIN + CTRL + INICIO A la izquierda carácter a carácter A la derecha carácter a carácter Hacia abajo línea a línea Hacia arriba línea a línea A la izquierda palabra a palabra A la derecha palabra a palabra Al principio de la línea de texto actual Al final de la línea de texto actual Al principio del documento Al final del documento Hacia arriba una pantalla Hacia abajo una pantalla Al principio de la página anterior Al final de la página anterior Va al final de la columna Va al inicio de la columna Va al inicio de la fila Va al final de la fila Va al inicio de la hoja Página

57 Métodos abreviados frecuentes CTRL+A CTRL+Z CTRL+Y CTRL+G CTRL+P ALT+F4 CTRL+N CTRL+K CTRL+S CTRL+D CTRL+T CTRL+Q CTRL+C CTRL+X CTRL+V CTRL+C+CTRL+C CTRL+B CTRL+L CTRL+E F7 MAYÚS+F7 CTRL+MAYÚS+W CTRL+MAYÚS+F CTRL+MAYÚS+A Abrir Deshacer Rehacer. En algunos programas, si no hay nada que rehacer, se repite la última acción. Guardar Imprimir Cerrar la ventana activa Negrita Cursiva Subrayar Alinear a la derecha Alinear al centro Alinear a la izquierda Copiar Cortar Pegar Abrir el Portapapeles Buscar Reemplazar Seleccionar todo el documento Comprobar la ortografía Sinónimos Cuadro Estilo Fuente Cambiar la fuente a la del estilo Normal Página

58 Para desplazarse rápidamente por la hoja se puede emplear las combinaciones antes descritas, pero estas en ocasiones tienen su limite en el contenido de la hoja, así por ejemplo, la combinación FIN + que normalmente nos llevaría al final de la columna, se vería afectada en su desplazamiento si las celdas contiguas estuviesen llenas. Posición Inicial Posición Final El texto hola introducido en la posición que se muestra, impedirá el desplazamiento del puntero hasta el final de la columna. Cómo Insertar Nuevas Filas o Columnas? Excel permite si es necesario insertar nuevas filas o columnas en la posición que el usuario estime conveniente. Los pasos en ambos casos son los mismos. 1. Clic en el Menú Insertar 2. Clic en Fila (si desea insertar una fila) 3. Clic en Columna (si desea insertar una columna) Para insertar más de una fila o una columna, solo seleccione un rango de ellas y proceda con los pasos anteriores. Como se ve las cantidades están iniciando en la fila uno En esta parte se ha insertado una fila Formato de celdas El formato de celda permite modificar la presentación de los datos ingresados en un celda, así pues se puede modificar un número para que se muestre con símbolo monetario, con separación de miles, o puede colocar una fecha y que esta se muestre con formato de di, mes, año o mostrarse con la fecha completa. Página

59 Para dar formato a una celda o rango de celdas, se debe seguir estos pasos: 1. Seleccione la celda o celdas a formatear 2. Presione Ctrl Si Elije la ficha Número Como puede ver la ficha número le muestra una variedad de opciones las cuales sirven para modificar el contenido de una celda. Las opciones de la ficha número son: Formato General Número Descripción Éste es el formato de número predeterminado que aplica Excel cuando se escribe un número. En la mayoría de los casos, los números que tienen el formato General se muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la celda no es lo bastante ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con decimales. El formato de número General también utiliza la notación científica (exponencial) para números grandes (de 12 o más dígitos). Este formato se utiliza para la presentación general de números. Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos. Página

60 Moneda Este formato se utiliza para los valores monetarios generales y muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Puede especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos. Contabilidad Este formato también se emplea para valores monetarios, pero alinea los símbolos de moneda y los separadores decimales de los números de una columna. Fecha Hora Porcentaje Fracción Científico Texto Especial Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como valores de fecha, en función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogo Formato de celdas), los formatos de fecha que aplique no cambian el orden de las fechas con el sistema operativo. Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como valores de hora, en función del tipo y configuración regional (ubicación) que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogo Formato de celdas), los formatos de hora que aplique no cambian el orden de las horas con el sistema operativo. Este formato multiplica por 100 el valor de la celda y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje. Puede especificar el número de cifras decimales que desea utilizar. Este formato presenta los números en forma de fracción, dependiendo del tipo de fracción especificado. Este formato muestra los números siguiendo la notación exponencial, reemplazando parte del número con E+n, donde E (que significa Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la enésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico con dos decimales muestra como 1,23E+10, que es 1,23 por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar. Este formato trata el contenido de las celdas como texto y muestra el contenido exactamente tal y como se escribe, incluso cuando se escriban números. Este formato muestra los números como un código postal, número de teléfono o número de la seguridad social. Página

61 Personalizado Este formato permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Crea un formato de número personalizado que se agrega a la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar entre 200 y 250 números de formato personalizados, dependiendo de la versión de idioma de Excel que se haya instalado. Trabajando con la ficha Alineación: Alineación de texto. Permite alinear un texto dentro de la celda, de manera vertical y horizontal, las alineaciones pueden ser: Horizontal General Izquierda(Sangría) Centrar Derecha(Sangría) Rellenar Justificar Centrar en la Selección Superior Centrar Inferior Justificar Distribuido Vertical Control del Texto. Permite que un texto sea ajustado dentro de la celda, esto quiere decir que se puede modificar un texto para que se muestre en dos o más líneas dentro de una celda, ajustarlo al tamaño de la celda o agrupar dos o más celdas en una sola. Página

62 Orientación. Esta opción permite que un texto se pueda visualizar en diferentes posiciones dentro de la celda, así pues se puede inclinar un texto en un ángulo de 45º u otro si se desea. Trabajando con la ficha Fuente. Esta ficha se activara si el cursor esta dentro de la celda o si este está sobre ella, es decir se activa igual si estamos en modo de edición o no. Trabajando con la Ficha Bordes. Esta ficha permite colocar bordes a una celda o rango de celdas, con diferentes diseños de línea y colores. Las opciones prestablecidas asignan bordes de manera rápida y de forma sencilla, los bordes en sí permiten asignar libremente el borde de una celda. Página

63 Trabajando con la Ficha Tramas. Las tramas permiten colocar un fondo a la celda o rango de celdas, así pues el usuario puede elegir colores y diseños de tramas para su hoja. Trabajando con la ficha Proteger. Permite al usuario proteger o desproteger una celda o rango de celdas, esta protección no tendrá efecto si no se emplea la protección de la hoja. Ejemplo: 1. Seleccione toda la hoja 2. Presione Ctrl Seleccione la ficha Proteger 4. Deseleccione proteger y ocultar. 5. Aceptar 6. Sombrear las celdas de la columna como se muestra en el grafico. 7. Presione Ctrl Elija la ficha Proteger 9. Active la opción Proteger 10. Ingrese a Herramientas 11. Elija Proteger Hoja Notara que solo el rango seleccionado esta protegido, las otras celdas están disponibles para el usuario. Para el ejemplo los rangos protegidos están de color. Página

64 Ejemplos de formatos numéricos. Formato Personalizado Este tipo de formato merece una explicación más detallada, pues permite realizar una modificación al contenido de la celda o rangos de celda con total libertad al usuario. Para asignar un formato personalizado se debe tener en cuenta el siguiente formato: Página

65 También se tendrá en cuenta: 1. Mostrar texto y números. Para ver el texto y los números de una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carácter una barra invertid a (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato 0,00" Exceso";$-0,00" Defecto" para mostrar una cuantía positiva como "$125,74 Exceso" y una cuantía negativa como "$-125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) :! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio. 2. Incluir una sección para escribir texto. Si se incluye, la sección de texto es siempre la última en el formato de número. Incluya el carácter ) en la sección en que desee mostrar el texto escrito en la celda. Si se omite el en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" "), por ejemplo, "facturación bruta de "@ Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato. 3. Agregar espacio. Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis. 4. Repetir caracteres. Para repetir el carácter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás de un número para llenar una celda. Otras consideraciones 1. Posiciones decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador. o # muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor. o 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato. o? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede utilizar? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable. Página

66 Para mostrar Use este código 1234,59 como 1234,6 ####.# 8,9 como 8,900 #.000,631 como 0,6 0.# 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #.0# 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados???.??? 5,25 como 5 ¼ y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados #???/??? 2. Separador de miles Para mostrar un punto como separador de miles o para escalar un número por un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número. Para mostrar Use este código como 12,000 #,### como 12 #, como 12,2 0.0,, 3. Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [Negro] [Azul] [Aguamarina] [Verde] [Magenta] [Rojo] [Blanco] [Amarillo] 4. Condiciones Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación (Operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a) y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul. [Rojo][<=100]; [Azul] [>100] Si no desea estar definiendo un formato de celdas para cada celda o rango de manera repetitiva, puede hacer uso de la herramienta copiar formato. Seleccione el rango A2:A5, luego Clic en el botón Copiar Formato. Arrastre el Mouse desde B2 hasta B5 Página

67 FORMATO CONDICIONAL El formato condicional permite establecer entre otras utilidades colores para un determinado valor. Es decir se realiza una comparación de las celdas con un valor y si se cumple la comparación se cambia de color la celda. Es útil para trabajar registros de notas o estados de cuentas en contabilidad. Ejemplo. Colocaremos un formato condicional a un registro de notas, en donde las notas aprobatorias serán azules y las desaprobatorias serán rojas. Note que las celdas están con un color uniforme. Aplicaremos el formato condicional. Pasos. 1. Seleccionar las celdas entre A2 y C4 2. Clic en la opción de menú Inicio 3. Clic en Formato Condicional 4. Clic en Administrar reglas 5. Clic en Nueva regla 6. Al mostrar la pantalla del formato, haga los cambios que se muestran Clic en Formato y Elija el color ROJO 1. Clic en Aceptar 2. Para las notas aprobatorias primero haga clic en agregar 3. Clic en Nueva regla Página

68 Clic en Formato y Elija el color AZUL 4. Clic en Aceptar 5. El resultado final será como se muestra REFERENCIAS Y TIPOS DE CELDAS La referencia a una celda, es la manera como la llamaremos en cada parte de nuestro trabajo en la hoja de cálculo. Las celdas se nombran primero por la letra de la columna y luego por el número de la fila, de tal manera que la intersección es nuestra celda activa. Página

69 Los tipos de celdas que referencia Excel son las siguientes: Celdas relativas Las celdas se denominan relativas cuando la referencia a ellas cambia de acuerdo al lugar en donde se las coloque, así de esta manera si la celda relativa es movida hacia abajo o arriba cambia su fila, y si es movida a la izquierda o derecha cambia su columna. Es muy útil cuando las fórmulas son iguales para un rango de celdas, y mucho más fácil para realizar cálculos extensos. La celda relativa se referencia con la letra de la columna y el número de la fila: A1, B4, IV Ejemplo: Calcular el subtotal de un producto, multiplicando la cantidad por el precio. 1. Ingresamos la fórmula, en la celda C2 2. Jalar el Auto llenado, hasta la fila 5 Note en la barra de fórmulas como en cada celda hay cambios, la referencia se modifico de acuerdo a la fila en la que nos ubicamos, por ejemplo la fila 3 muestra la fórmula =A3*B3. Celdas absolutas Las celdas se denominan absolutas cuando la referencia a ellas no cambia ni de columna ni de fila, estas siempre permanecen inalterables no importando a donde se copien o muevan. Es bastante útil si el cálculo de una fórmula toma como valor una sola celda, o si realizamos una búsqueda por el contenido de una celda en especial. Las celdas absolutas se referencian acompañadas de el símbolo de dólar ($) por ejemplo: $A$1, $B$23. Ejemplo: Calcular el pago de unas cuotas vencidas, agregando una mora de 2.75% a cada una de ellas. 1. Ingresamos la fórmula, en la celda B4, note que la fórmula señala a la celda B1, rodeada por el signo $. 2. Jalar el Auto llenado, hasta la fila 7. Página

70 Note que después de arrastrar la formula esta hace cambios en las filas relativas como A5, por ejemplo, pero mantiene la misma referencia en la celda absoluta $B$1. Celdas mixtas Las celdas se denominan mixtas cuando la referencia a ellas es relativa a la columna y absoluta a la fila o viceversa, de manera que solo la columna o la fila permanecen inalterables si se especifico como absoluta, mientras que la parte relativa cambia. Las celdas mixtas se referencian acompañadas de el símbolo de dólar ($) por ejemplo: $A1, B$23. Ejemplo: Calcular el pago de unas cuotas. 1. Ingresamos la fórmula, en la celda C2, note que la fórmula señala a la celda A$2 y a $B2. 2. Jalar el Auto llenado, hasta la fila 6. Note que el único cambio sufrido por la fórmula es en la celda $B3, mas no en la celda A$2, pues se coloco dicha celda con la columna relativa y la fila absoluta. De manera que la fila siempre hará referencia a la fila 2, no importando a donde se mueva, mientras que la otra parte de la formula hará referencia siempre a la columna B. Los cálculos para este ejemplo serian de la siguiente manera. 1. El Valor Trimestral se calcula dividiendo el Monto de Deuda entre 3 = B7 / 3 2. La Mora es equivalente a el Monto de Deuda por 2% = B7 * 2% Página

71 3. El Factor de Ajuste es igual a el Monto de Deuda por 1.25% para todos los casos. = B7 * $B$4 4. el Total Valor Trimestral es igual a la suma del Valor Trimestral, más Mora, más Factor de Ajuste. = C7 + D7 + E7 Ingreso de fórmulas y funciones Para ingresar fórmulas a una celda en Excel primero se debe escribir el signo igual (=), de esta manera se le está diciendo a Excel que estaremos por iniciar una fórmula, aunque también empleamos el sigo igual para señalar una celda en especial. Las fórmulas se desarrollan a criterio del usuario, siempre y cuando respete las leyes de la precedencia. Ejemplo: aplicaremos el criterio de la ley de la precedencia a una fórmula cualquiera. Lo que se desea es multiplicar el valor de la celda A1 por la suma de B1 y C1. FORMULA 1 Se multiplica A1 por B1 y se suma C1. FORMULA 2 Se multiplica A1 por la suma de B1 y C1, note los paréntesis. Note que en la fórmula 1 no se toma en cuenta la ley de la precedencia, mientras que en la fórmula 2 si. Note también que en ambos casos la respuesta es diferente. La ley de la precedencia es aplicable en forma estricta en Excel, de lo contrario los resultados serían falsos, como sucedió en la fórmula 1. Tabla de precedencia. Símbolos Ordenados Según Su Precedencia ^ Potencia () Paréntesis * Multiplicación / División + Suma - Resta Página

72 LAS FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculo utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error con #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda. En Excel se tiene una función para cada tipo de operación a realizar, así por ejemplo existen funciones de tipo: Financieras, fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Búsqueda y Referencia, Base de Datos, Texto, Lógicas, Información, Definidas por el Usuario. Si no se puede recordar cómo se establece una función o simplemente se necesita ayuda con alguna de ellas, puede emplear la ayuda proporcionada por Excel. Solo haga Clic en el símbolo de sumatoria Σ que se encuentra en la barra estándar. =SUMA Realiza una suma de valores numéricos ubicados dentro de una celda o rangos de celdas. Los rangos de celdas pueden especificarse de manera horizontal, vertical u oblicua. También pueden emplearse datos de otras hojas. Observaciones Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Página

73 Ejemplo 1. Se realiza una suma de los valores comprendidos entre A1 y A4. Ejemplo 2. La interpretación seria, sumar desde A1 hasta A4, pues se introdujo dos puntos entre ambas celdas. Se realiza una suma de los valores comprendidos entre A1, A3, A5, C2, C4, E3. La interpretación seria, sumar cada celda que está separada una de la otra. Ejemplo 3. HOJA 1 =PROMEDIO HOJA 2 Se realiza una suma de los valores comprendidos en la Hoja1 y los comprendidos en la Hoja2. La interpretación seria, sumar el rango de celdas de la Hoja1 y el rango de celdas de la Hoja2. Note que se pone un signo de admiración, después del nombre de la hoja (Hoja1!). Esto indica ir a la hoja1 al rango A1:A5. Realiza el cálculo promedio (media aritmética) de valores numéricos ubicados dentro de una celda o rangos de celdas. Los rangos de celdas pueden especificarse de manera horizontal, vertical u oblicua. También pueden emplearse datos de otras hojas. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Página

74 Como se puede apreciar en la celda D2 se ha colocado la fórmula que calcula el promedio de las notas, note también que esta función no redondea el resultado, sino que por lo contrario muestra el resultado con todos los decimales que tenga. La aplicación de la fórmula es idéntica a la función suma, es decir se puede promediar valores procedentes de otras celdas u hojas de cálculo. =MAX Permite obtener el valor más alto de un rango de celdas, este valor es extraído y colocado en la celda de resultado. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Note que la fórmula señala un rango de celdas, para que así de esa manera la función pueda extraer el valor más alto. =MIN Permite obtener el valor más bajo de un rango de celdas, este valor es extraído y colocado en la celda de resultado. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Página

75 Note que la fórmula señala un rango de celdas, para que así de esa manera la función pueda extraer el valor más bajo. Practica 1. Elaborar una aplicación en Excel que permita saber cuánto se ha vendido en un grupo de tiendas, cuál de las tiendas vendió más, cual vendió menos y cuál es el promedio de venta. El resultado deberá ser mostrado en una hoja de consolidación de datos, estas seria la hoja principal, en total se cuenta con cuatro tiendas, distribuidas en cuatro distritos. Cada tienda mostrara el total de ventas, la venta mayor, la venta menor y el promedio de ventas, de cada semana. Guarde la hoja con el nombre de practica 1. El diseño de las hojas se muestra a continuación. Página

76 Pasos para la elaboración de la práctica. 1. Elaborar cada aplicación en una hoja nueva. 2. La primera hoja será para el consolidado Página

77 3. La segunda hoja será para el distrito de Breña 4. La tercera hoja será para el distrito de Rímac 5. La cuarta hoja será para el distrito de Comas 6. La quinta hoja será para el distrito de Independencia 7. Las fórmulas que se emplearan en la hoja 1 son las siguientes: Para el consolidado de Breña: =Hoja2!B10 Para el consolidado del Rímac: =Hoja3!B10 Para el consolidado de Comas: =Hoja4!B10 Para el consolidado de Independencia: =Hoja5!B10 8. Para hallar el total vendido, la mayor venta, menor venta y promedio por distrito: Para el total vendido: =SUMA(B8:B11) Para la mayor venta: =MAX(B7:B10) Para la menor venta: =MIN(B7:B10) 9. Para venta promedio: =PROMEDIO(B7:B10)Para hallar el total vendido, la mayor venta, menor venta y promedio de cada distrito: Para el total vendido: =SUMA(B6:B9)) Para la mayor venta: =MAX(B6:B9) Para la menor venta: =MIN(B6:B9) Para venta promedio: =PROMEDIO(B6:B9) Las cantidades ya están en las hojas de muestra, así como el diseño de cada hoja. Para añadir más hojas, solo siga estos pasos: 1. Clic en la opción de menú Insertar 2. Clic en la opción Hoja de Cálculo. Repita estos pasos hasta completar las cinco hojas. =ENTERO Permite obtener solo el valor entero del contenido numérico de una celda, los números decimales que salgan producto del cálculo o colocados por el usuario no serán tomados en cuenta. Note que los decimales de fracción 0.5 no se redondean. =REDONDEAR Permite obtener el valor redondeado del contenido numérico de una celda, los números decimales que salgan producto del cálculo serán redondeados de acuerdo al valor señalado por el usuario. Página

78 Note que los decimales de fracción 0.5 se redondean un decimal. Ejemplo Permite obtener el valor promedio e un rango de celdas, el promedio aritmético mostrara el resultado con todos los decimales que arroje la función. Note que la función promedio esta dentro de la función redondear, esto se coloco así, para que el promedio saliera redondeado con cero decimales, así la fracción 0.5 se convierte en la unidad. Practica 2. Elaborar una hoja en la cual se muestre una lista de alumnos, sus notas y el promedio, de cada uno de ellos, también se deberá mostrar un cuadro estadístico donde se muestre: La nota mayor de cada nota obtenida, la nota menor de cada nota obtenida y el promedio general del aula. Considere el promedio sin decimales y redondeado. La fórmula para el promedio será: =REDONDEAR (PROMEDIO (B8:C8),0) Página

79 La fórmula para la mayor nota 1 será =MAX(B8:B11) La fórmula para la mayor nota 2 será =MAX(C8:C11) La fórmula para la mayor nota 3 será =MAX(D8:D11) La fórmula para la menor nota 1 será =MIN(B8:B11) La fórmula para la menor nota 1 será =MIN(B8:B11) La fórmula para la menor nota 1 será =MIN(B8:B11) La fórmula para promedio general será =HOY =REDONDEAR(PROMEDIO(E8:E11),0) Extrae la fecha del sistema y la deposita en la celda activa, la fecha no necesariamente será la actual, ya que esto depende del reloj de la PC. Si el usuario tiene la costumbre de actualizar la fecha y la hora entonces serán estas las que aparezcan en la celda. decir no hay argumentos (datos). Note la fórmula esta se escribe con los paréntesis vacíos, es lo que se llama una función vacía, es =FECHA Permite el ingreso de una fecha válida a una celda, esto no impide que se ingrese una fecha de manera directa, siempre que se respete el formato que se emplea. Note la fórmula, la fecha se ingresa Página

80 escribiendo primero el año en cuatro dígitos, el mes y luego el día. Separados por una coma (puede ser punto y coma, eso depende de la configuración regional de Windows). =AÑO Permite extraer el año de una celda que contenga una fecha, el año será mostrado en cuatro dígitos. =MES Note que la función hace referencia a la celda A1, contenedora de la fecha. Permite extraer el mes de una celda que contenga una fecha, el mes será mostrado como un número. =DIA Note que la función hace referencia a la celda A1, contenedora de la fecha. El mes es mostrado con una numeración simple. Permite extraer el día del mes de una celda que contenga una fecha, el día será mostrado como un número. =DIASEM Note que la función hace referencia a la celda A1, contenedora de la fecha. El día es mostrado con una numeración simple. Permite extraer el día de la semana de una celda que contenga una fecha, los días de la semana que se muestren serán como se muestra en la tabla. Número Día de la Semana 1 Domingo 2 Lunes 3 Martes 4 Miércoles 5 Jueves 6 Viernes 7 Sábado El primer día de la semana es Domingo, el primer día útil de la semana es lunes. =HORA Note que se muestra el número dos en la celda A2, esto nos indica que el día de la semana es lunes. Página

81 Devuelve la hora, comprendida entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.) la hora a la que hace referencia es aquella que se ingreso con la función HORANUMERO. =MINUTO Note que la hora se ingreso en la celda A1, como un texto, con la función HoraNumero. En la celda A3, se muestra la hora representada como un número entero. Devuelve los minutos de una hora, comprendida entre 0 y 59, los minutos hacen referencia a la hora que se ingreso con la función HORANUMERO. HoraNumero. Note que en la celda A3 se muestra el número 24, el cual indica 24 minutos, los mismos especificados con la función =SEGUNDO Devuelve los segundos de una hora, comprendida entre 0 y 59, los minutos hacen referencia a la hora que se ingreso con la función HORANUMERO. Note que en la celda A3 se muestra el número 35, el cual indica 35 segundos, los mismos especificados con la función HoraNumero. =NSHORA Permite el ingreso de una hora válida a una celda, el formato será: Hora, Minutos, Segundos, considere las horas de la tarde como valores de 13 hasta 24. Note que la hora ingresada es las 22 horas y el resultado indica las 10 p.m. Nota. 1. El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un valor de fecha y vienen representados por un número decimal (por ejemplo, 0,5 representa 12:00 p.m. porque es la mitad de un día). 2. Una fecha para Excel es un número comprendido entre 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y 2,958,465 que corresponde al 31 de diciembre del Página

82 Práctica 5 Elaborar una hoja en la cual se determine la fecha de pago de un producto, el cual se compro a 60 días de pago diferido. La fecha de compra será la fecha actual, considere el ingreso directo de la fecha. Las fórmulas para calcular la fecha de pago serán: 1. Para Juan Pérez =B Ana Marín =B José Luna =B Alberto Rodríguez =B9+60 Práctica 6 Elaborar una hoja en la cual se determine las horas, minutos, segundos trabajados, emplear NSHORA, para el ingreso de las horas de entrada y salida del trabajador. Las fórmulas para calcular las horas reales trabajadas son: 1. Para Juan Pérez =C6+C6 2. Ana Marín Página

83 =C7+B7 3. José Luna =C8+B8 4. Alberto Rodríguez =C9+B9 Al culminar los cálculos modifique el formato de las horas, para mostrarlas como en la imagen mostrada arriba. PRACTICA 8 Elaborar una hoja de cálculo que permita determinar la fecha de pago el día de pago de una persona, si el producto se pagara a 90 días, después de su compra. El formato de la página será: Elemento de capacidad 3.2 Utiliza funciones de Estadística de manera apropiada a cada situación presentada =CONTAR Permite contar las celdas cuyo contenido sea numérico, el contenido texto o lógico no es tomado en cuenta. Se toma en cuanta una fecha como valor unitario, el valor lógico vale uno si se especifica dentro de la función. Note que en la columna A, hay cuatro celdas con contenido numérico, tres con contenido de texto y una con contenido de fecha. La primera formula solo realiza un conteo simple, siendo el resultado 5, como se aprecia en la celda A9 (fórmula al lado derecho). Página

84 La segunda formula adiciona el valor lógico VERDADERO, lo cual incrementa el conteo en una unidad, siendo la respuesta 6 (fórmula al lado derecho). =CONTARA Permite contar las celdas que no están vacías, el valor lógico vale uno si se especifica dentro de la función. Note que en la celda A4 no hay contenido, así pues esta celda no es considerada dentro del conteo. Note también que en la segunda fórmula se está agregando el valor lógico de VERDADERO, el cual incrementa en una unidad la cuenta. =CONTAR.SI Formato: =CONTAR.SI(Rango de Celdas a Comparar, Comparación) Permite contar las celdas que cumplan con una condición o que coincidan con una comparación, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se cuenta. Página

85 Note que la comparación se encierra entre comillas, esto es igual si la comparación es con números. Los datos de comparación deberán escribirse de la misma manera que en las celdas, de lo contrario no se incluirá en la cuenta. Tenga cuidado al digitar los datos, por costumbre se dejan espacios al final de cada palabra, ese simple espacio puede cambiar el conteo. =SUMAR.SI Permite sumar las celdas que cumplan con una condición o que coincidan con una comparación, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza la suma, para ello se contara con una columna de tipo numérico. Para el ejemplo tomaremos los datos de la hoja anterior. Formato: =SUMAR.SI(Rango de Celdas a Comparar, Comparación, Rango de Celdas a Sumar) Note en los ejemplos de las celdas B15 y B16, que la comparación es con un texto, mientras que en la celda B17, la comparación es con un número. Note también que se especifica la columna B, como el área a sumar. Practica 3. Página

86 Elaborar una hoja en la cual se muestre una lista de empleados, su categoría, cargo, y el sueldo percibido por mes. Determinar las fórmulas necesarias para obtener, el número de empleados de acuerdo a su categoría, el número de empleados por su cargo, el incremento de los sueldos mes a mes. Note que la tabla con la información esta ubicada entre las celdas A7 y D18, las tablas de la derecha son para las respuestas al igual que la ubicada en la parte inferior de la hoja. Pasos para la elaboración de la práctica. Página

87 1. Elaborar la hoja como se muestra, respete las posiciones de las celdas. 2. Los encabezados de cada tabla indican la formula a establecer. 3. Las fórmulas que se emplearan en la hoja 1 son las siguientes: Donde dice CUANTOS EMPLEADOS SON DE LA CATEGORIA, notar que se refiere a CONTAR.SI y a las letras que se muestran debajo. Por ejemplo para la categoría A seria: =CONTAR.SI(C7:C18, A ) Para la categoría B seria: =CONTAR.SI(C7:C18, B ) Para la categoría C seria: =CONTAR.SI(C7:C18, C ) Donde dice CUANTOS EMPLEADOS SON DEL CARGO, notar que se refiere a CONTAR.SI y a los cargos que se muestran debajo. Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =CONTAR.SI(B7:B18, Seguridad ) Para el cargo Auxiliar seria: =CONTAR.SI(B7:B18, Auxiliar ) para el cargo Operador seria: =CONTAR.SI(B7:B18, Operador ) Donde dice SUMA DE SUELDOS DE LOS EMPLEADOS DE LA CATEGORIA, notar que se refiere a SUMAR.SI y a las letras que se muestran debajo. Por ejemplo para la categoría A seria: =SUMAR.SI(C7:C18, A,D7:D18) Para la categoría B seria: =SUMAR.SI(C7:C18, B,D7:D18) Para la categoría C seria: =SUMAR.SI(C7:C18, C,D7:D18) Donde dice SUMA DE SUELDOS DE LOS EMPLEADOS DEL CARGO, notar que se refiere a SUMAR.SI y a las letras que se muestran debajo. Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =SUMAR.SI(B7:B18, Seguridad,D7:D18) Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =SUMAR.SI(B7:B18, Auxiliar,D7:D18) Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =SUMAR.SI(B7:B18, Operador,D7:D18) En la parte inferior se muestra una tabla con las categorías A y B, y el sueldo del mes de Julio, y un mensaje que dice que cada mes siguiente se incrementara en 1.7% con respecto al mes anterior, así que la fórmula para cada categoría sería. Para la categoría A, del mes de Agosto: =B24+B24*1.7% Para la categoría B, del mes de Agosto: =B25+B25*1.7% Para la categoría A, del mes de Setiembre: =C24+C24*1.7%, y así sucesivamente. Siempre tome la celda anterior. A modo de ejercicio resuelva la hoja propuesta a continuación. Practica 4 1. Primero calcule el numero de botellas por cada caja, se estima que cada caja contiene 24 botellas. 2. Si dice cuantos use CONTAR.SI, si dice total use SUMAR.SI 3. Guarde esta práctica con el nombre de Práctica 3. Página

88 Página

89 =PROMEDIO.SI Permite promediar las celdas que cumplan con una condición o que coincidan con una comparación, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza el promedio. Sintaxis: =Promedio. Si(rango, criterio, rango_promedio) Formulas Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, SUR,D8:D14) Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, NORTE,D8:D14) Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, OESTE,D8:D14) =CONTAR.SI.CONJUNTO Permite contar las celdas que cumplan con múltiples condiciones o que coincidan con varias comparaciones, es decir se comparan los contenidos de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se cuenta. Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, rango_criterios2, criterios2,...) Formulas Para Luis/Sur: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"LUIS",C23:C29,"SUR") Para Carmen/Norte: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"CARMEN",C23:C29,"NORTE") Para Raúl/Norte: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"RAÚL",C23:C29,"NORTE") Página

90 =SUMAR.SI.CONJUNTO Permite SUMAR las celdas que cumplan con múltiples condiciones o que coincidan con varias comparaciones, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza la suma. Sintaxis: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1, criterios1, rango_criterios2, criterios2,...) Formulas Para Luis/Sur: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"LUIS",C41:C47,"SUR") Para Carmen/Norte: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"CARMEN",C41:C47,"NOR TE") Para Raúl/Norte: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"RAÚL",C41:C47,"NORTE ) =PROMEDIO.SI.CONJUNTO Permite promediar las celdas que cumplan con múltiples condiciones o que coincidan con varias comparaciones, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza el promedio. Sintaxis: PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1, criterios1, rango_criterios2, criterios2,...) Página

91 Formulas Para Luis/Sur: =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"LUIS",C41:C47,"SUR") Para Carmen/Norte: = PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"CARMEN",C41:C47,"N ORTE") Para Raúl/Norte: = PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"RAÚL",C41:C47,"NORT E ) Elemento de capacidad 3.3 Aplica la sintaxis de la función SI y SI anidada y su aplicación práctica. Diferencia ambas formas de emplear las funciones de acuerdo al enunciado propuesto. FUNCION CONDICIONAL Una función condicional en Excel tiene como tarea realizar evaluaciones lógicas a los contenidos de las celdas, estas evaluaciones lógicas son determinadas según las necesidades del usuario. =SI Función lógica que permite evaluar el contenido de una celda y emitir un resultado, este resultado dependerá de la evaluación, así entonces puede tenerse un resultado verdadero o uno falso. Formato =SI(Prueba lógica, Acción en caso verdadero, Acción en caso falso) Prueba lógica. Es la parte de evaluación de la celda, aquí se determinara si la celda es igual, mayor, menor o diferente al contenido de una celda, es preciso señalar que se pueden emplear otras funciones para ayudar a una evaluación más exacta. Los siguientes signos se emplean en la comparación: SIGNO DESCRIPCION = IGUAL A < MENOR QUE > MAYOR QUE <= MENOR O IGUAL QUE >= MAYOR O IGUAL QUE <> DIFERENTE A Resultados. Los resultados de una evaluación solo pueden ser dos (02), y están determinados por la misma evaluación, así solo tendremos una respuesta verdadera o una falsa. Página

92 Ejemplo. 1. determinar si un alumno está aprobado o desaprobado, según su promedio obtenido. Interpretando las Formulas 1. La fórmula del promedio nos indica que este será redondeado con cero (0) decimales, lo cual nos dará una nota entera, con el decimal 0.5 redondeado a la unidad. 2. La función condicional SI, determina si el promedio de un alumno es aprobatorio o desaprobatorio, para ello realizamos la evaluación correspondiente, preguntando si el promedio de la celda D4 es menor o igual a 10, si este es el caso el mensaje será DESAPROBADO, caso contrario si la nota es mayor o igual a 11, el mensaje será APROBADO. Practica 1. Determinar el descuento de una compra si se cumple la siguiente condición: Si la venta supera los 500, inclusive, descuento será igual al 15% del subtotal. Si la venta no supera los 499, el descuento será del 9% del subtotal. Respuesta Practica 1. Determinar la mayoría de edad de una persona con la siguiente condición: Si el cálculo de su edad es mayor o igual a 18 Mayor de Edad Si el cálculo de su edad es menor o igual a 17 Menor de Edad Página

93 Respuesta Consideraciones Note que la celda Año de Nacimiento ser muestra en dos líneas en una celda, esto se realizó de la siguiente manera. 1. Hacer clic derecho sobre la celda A1 2. Elegir Formato de celdas 3. Haga clic en Alineación 4. Elija alineación Horizontal y vertical al Centro 5. Elija Ajustar Celda Anidación de la Función SI El termino anidación se refiere al uso de una función dentro de otra función, que puede ser diferente o igual a ella misma. Este método se emplea cuando se desea hacer más específica una función, abarcando más posibilidades de respuesta. En el presente ejemplo se notara que la petición de cálculo de interés es más específica, pues se estima diferentes intereses según en número de meses para cancelar el préstamo. Por lo tanto el uso de la función SI se estableció de manera anidada, es decir que usaremos una función SI dentro de otra función SI, para establecer cada caso. Ejemplo: 1. Determinar el Interés de un Préstamo basándose en el número de cuotas a pagar 2. las Consideraciones son las siguientes: El periodo de cancelación será: 6, 12, 24, 36 meses. El Interés se calculara según la siguiente tabla: a. 5% si la cuota es a 6 meses. b. 7% si la cuota es a 12 meses. c. 12% si la cuota es a 24 meses. d. 15% si la cuota es a 36 meses. E Monto final será igual a: Préstamo / Periodo de cancelación + Interés Página

94 Note que la función SI se encuentra dentro de otra función SI. Respuesta La función SI está contenida dentro de otra función SI El Número 0, solo aparecerá si las cuotas no están dentro de lo señalado. Interpretando las Formulas 1. La fórmula se basa en las condicionales, que se muestran de manera sucesiva, es decir estamos considerando varias alternativas. 2. La función condicional SI, determina cada caso, uno a uno, pero al final se coloca un Cero (0), por si el periodo de cancelación no es el estimado, note que al final de la formula se colocan tantos paréntesis como funciones SI se haya utilizado. Practica 1. Determinar el sueldo de un empleado según la siguiente tabla: CATEGORIA SUELDO A 4000 B 3500 C 2000 D 1000 OTRAS 600 Página

95 Elemento de capacidad 3.4 Aplica la sintaxis de los operadores lógicos de conjunción, disyunción y negación así como su uso dentro de una función SI. Operadores Lógicos Ayudan a la función SI, a establecer condiciones o comparaciones más específicas, siendo más precisas las preguntas. Se empleara cuando la comparación es por dos o más elementos en forma simultánea. Los operadores lógicos son: OPERADOR Y O NO DESCRIPCION Conjunción, cuando las dos comparaciones sean verdaderas Disyunción, cuando una de las dos comparaciones es verdadera Negación, niega lo anterior. CONDICONALES Y (comparación1, comparación2 ) Y (3+2=5,6+7=13), respuesta verdadera O (comparación1, comparación2 ) O (3+2=4,6+7=13), respuesta verdadera NO (opción lógica) NO (Falso), cambia a Verdadero Ejemplo: 1. Determinar la clasificación de un alumno, según su nota promedio: Si promedio es menor o igual a 10 Clasificación MALO Si promedio es mayor o igual a 11 y Menor o igual a 14 Clasificación REGULAR Si promedio es mayor o igual a 15 y Menor o igual a 17 Clasificación BUENO Si promedio es mayor o igual a 18 y Menor o igual a 20 Clasificación MUY BUENO Respuesta: Formulas Página

96 Practica 1. Determinar el gratificación que se asignara a un trabajador, bajo las siguientes condiciones: 1. La gratificación solo se otorga en los meses de Julio o Diciembre. 2. Será equivalente a un Sueldo Básico. Respuesta: Practica 1. Determinar el sueldo de un trabajador, bajo las siguientes condiciones: CATEGORIA ESTADO SUELDO A ESTABLE 5000 B CONTRATADO 4000 C ESTABLE 2000 OTROS ESTABLE / CONTRATADO 600 Página

97 Nombrar celdas Excel permite asignar nombres a una celda, de tal manera que ya no será necesario emplear las referencias como A1, Z34, etc. Pasos. 1. Seleccione las celdas a nombrar: desde B2 hasta B5 2. En el cuadro de nombres escriba CANTIDAD 3. Proceda de la misma manera con el campo PRECIO 4. Para hallar el SUBTOTAL, se deberá escribir la siguiente formula Note que las palabras asignadas como nombres cambian de colores, según su rango de celdas asignado. Elemento de capacidad 3.5 Utiliza de manera apropiada las funciones de búsqueda. =BUSCARV FUNCIONES DE BÚSQUEDA VERTICAL Realiza una búsqueda de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato. Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de información aparecerá un mensaje en la celda diciendo no habido NA. Sintaxis: =BUSCARV(valor-buscado, matriz-buscar-en, indicadorcolumnas,[ordenado]) Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este puede ser un número, texto o ambos a la vez. Página

98 Matriz buscar en. Es la ubicación de todos los datos que estarán dentro del alcance de la búsqueda vertical. También se le conoce como base de datos. Indicador de columnas. Es la posición del campo a extraer, este se cuenta desde el campo clave en forma secuencial. Ordenado. Aquí se señala si la información esta ordenada (1) o desordenada (0), también se puede optar por Verdadero (búsqueda aproximada) o Falso (búsqueda exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada. Ejemplo Las columnas de información se numeran con el fin de saber la posición que estas ocupan dentro de la matriz (base de datos), para así poder extraerlas. Practica 1. Crear una búsqueda vertical que permita visualizar las notas de los alumnos. 2. Considerar los siguientes campos: Código del Alumno Nombres y Apellidos Examen Oral, Examen Escrito, Examen Final Promedio Observación Nota: Escriba esta información en la hoja2 3. Nombre el rango desde A2 hasta G11, como BASE1. Página

99 La Boleta de Notas estará en la Hoja1 Las formulas son: Para obtener el Nombre y Apellidos =BUSCARV(B7,BASE1,2,0) Para obtener el Examen Oral =BUSCARV(B7,BASE1,3,0) Para obtener el Examen Escrito =BUSCARV(B7,BASE1,4,0) Para obtener el Examen Final =BUSCARV(B7,BASE1,5,0) Para obtener el Promedio =BUSCARV(B7,BASE1,6,0) Para obtener la Observación =BUSCARV(B7,BASE1,7,0) Practica 1. Crear una boleta de venta, considerando las siguientes alternativas. La fecha de facturación solo será considerada entre el 01/11/2006 y el 31/12/2006. Los nombres de los clientes deberá tener una longitud de 40 caracteres, no menos de esta longitud ni mayor a ella. Los productos serán buscados mediante una LISTA. Página

100 La boleta será diseñada en la HOJA1, los datos de los productos en la HOJA2. El usuario solo deberá digitar la cantidad a comprar. Los demás campos se calcularan de manera automática. El descuento será de 5%, si compro 3 o más productos, caso contrario 3%. 2. El diseño de ambas hojas es como se muestra. HOJA1 HOJA2 =BUSCARH Realiza una búsqueda horizontal de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato. Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de información aparecerá un mensaje en la celda diciendo no habido NA. Sintaxis: =BUSCARH(valor-buscado, matriz-buscar-en, indicadorcolumnas,[ordenado]) Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este puede ser un número, texto o ambos a la vez. Página

101 Matriz buscar en. Es la ubicación de todos los datos que estarán dentro del alcance de la búsqueda vertical. También se le conoce como base de datos. Indicador de columnas. Es la posición del campo a extraer, este se cuenta desde el campo clave en forma secuencial. Ordenado. Aquí se señala si la información esta ordenada (1) o desordenada (0), también se puede optar por Verdadero (búsqueda aproximada) o Falso (búsqueda exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada. Ejemplo Formulas Para producto: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,2,0) Para precio: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,3,0) Para monto; =E2*F2 Para dscto: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,4,0) Para total a pagar: =G2-H2 BUSCAR Realiza una búsqueda de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato. Sintaxis: BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado]) Valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor. Página

102 Vector_de_comparación Obligatorio. Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores del Vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. IMPORTANTE Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en orden ascendente: -2, -1, 0, 1, 2, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Vector_resultado Opcional. Rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento Vector_resultado debe tener el mismo tamaño que vector_de_comparación. Ejemplo Pasos 1. Nombrar cada columna 2. La función será como sigue 2.1. Para producto: BUSCAR(C1,CODIGO,PRODUCTO) 2.2. Para precio: BUSCAR(C1,CODIGO,PRECIO) 2.3. Para dscto: BUSCAR(C1,CODIGO,DSCTO) SUBTOTALES Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de una lista de datos debidamente ordenada, a esto se le denomina subtotales. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números. Página

103 Ejemplo. 1. Crear una lista como la presente, ordenada por vendedor y por área, para facilitar el cálculo. 3. Colocar el cursor en la celda A1, correspondiente al vendedor. 4. Haga clic en la opción de menú Datos. 5. Elija Subtotal 6. Note que la ventana de subtotales, ya muestra información, indicando una suma por vendedor, tomando en cuenta el subtotal de su venta. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Los resultados son como se muestran en la siguiente página. Resultado Página

104 Las muestras a obtener de este subtotal pueden ser: La presente muestra es por el nivel 1 Nota. La presente muestra es por el nivel 2 La primera muestra, es por el nivel 3, como se puede apreciar está mostrando todos los datos. Los signos + y son para desplegar los datos o replegarlos. Para anular los Subtotales 1. Colocar el cursor en la celda A1. 2. Ir a la opción de menú Datos 3. Elija Subtotales 4. Clic en Quitar Todos Al hacer clic aquí, los datos que compone el Subtotal, retornaran a su formato inicial. Elemento de capacidad 3.6 Ubica información de manera rápida, utilizando los filtros que proporciona Excel. Distingue entre un filtro automático y uno avanzado. Página

105 FILTROS Aplicar filtros es una forma rápida de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas. Filtro. Para criterios simples. Filtro avanzado. Para criterios más complejos. A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo. Aplicando Autofiltro a una Hoja Ejemplo. 1. Crear una hoja de datos como se muestra. 2. Ubicar el cursor en la celda A4. 3. Haga clic en Datos. 4. Elija Filtro 5. Note como se muestra la misma hoja, pero con botones desplegables en cada campo. 6. Seleccione uno, por ejemplo Producto, y elija un producto. 7. Note que los demás datos se ocultan, mostrándose solo el seleccionado. Página

106 Si desea que se muestren todos los campos solo tiene que abrir el desplegable del campo seleccionado anteriormente y elegir Todas. Aplicando autofiltro personalizado a una hoja Ejemplo. 1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Ubicar el cursor en la celda A4. 3. Haga clic en Datos. 4. Elija Filtro 5. Elija filtros de número 6. En la ventana que se muestra elija mayor o igual que y escriba Elija ahora la opción Y, a continuación elija menor o igual que y escriba Acepte, notara que se muestran los productos cuya cantidad esta entre 12 y 30. Aplicando filtro avanzado a una hoja Ejemplo. 1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Copie los títulos en las siguientes celdas. Para los criterios en la celda A12 Para la copia de datos en la celda A16 Página

107 3. Ubicar el cursor en la celda A4. 4. Haga clic en Datos. 5. Elija Avanzadas 6. Note que los datos de la hoja están seleccionados 7. Note también que aparece una ventana nueva, mostrando los rangos de la tabla de datos. 8. Para poder filtrar la tabla con múltiples opciones deberemos seleccionar la opción Copiar a otro lugar. 9. Rellene el Rango de Criterios y Copiar a con las celdas antes trabajadas. 10. Si no se especifica nada en los criterios al aceptar se mostraran todos los datos. 11. Escriba <=20 en el criterio de cantidad. 12. Use el filtro avanzado con los rangos antes escritos y acepte. Página

108 Criterio de comparación Solo se muestran los datos que coinciden Aplicando Filtro Avanzado con dos criterios a una Hoja Ejemplo. 1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Cambie el área de criterios, escriba: A12 : H14 3. Realice el filtro nuevamente. 4. Ver figura. Página

109 Elemento de capacidad 3.7 Elabora gráficos estadísticos a fin de mostrar de manera visual valores numéricos. GRAFICOS Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones. Los gráficos se pueden visualizar de dos tipos, los planos o de dos dimensiones y los de 3 dimensiones. Por su forma tenemos por ejemplo: BARRAS LINEAS CIRCULAR COLUMNAS ANILLOS CILINDRICO Creando un Grafico 1. Escriba los siguientes datos en la HOJA1. 2. Seleccione el rango de celdas comprendida entre A1 : C5 3. Haga clic en la opción de menú Insertar. 4. Elija Columna 5. Elija ahora Columnas agrupadas 3D 6. Como puede ver ya tiene el gráfico creado, solo faltan los detalles. 7. Para agregar las leyendas y los títulos, haga clic en Diseños de gráficos. Página

110 8. Elija el diseño 9 9. Aquí se mostrara una vista previa de nuestro gráfico. 10. Coloque los títulos, solo haga clic sobre los indicadores y escriba. 11. Note que las leyendas dicen Series, hay que cambiarlas a. Clic derecho en la parte blanca del grafico b. Elija seleccionar datos c. Clic en la serie1 d. Clic en editar e. Escriba como nombre 2008 f. Clic en aceptar g. Clic en la serie2 h. Clic en editar i. Escriba como nombre 2009 j. Clic en aceptar 12..El grafico ya está terminado, si desea añadir otras características solo haga clic derecho sobre la parte a cambiar. Página

111 Practica 1. Crear una hoja de datos como se muestra. 2. Generar los gráficos como se muestran. Elemento de capacidad 3.8 Aplica de manera apropiada la impresión de una hoja y de un rango de celdas IMPRESIÓN El trabajo final de toda hoja de datos o grafico es la impresión, Excel tiene muchas configuraciones opcionales que permiten ajustar el aspecto final de la página impresa, para que satisfaga a sus necesidades. Página

112 Para acceder a las opciones de impresión puede optar por las siguientes alternativas: 1. Clic en el botón office. 2. Imprimir. 3. Esto activara la ventana de impresión. TAMBIEN PUEDE USAR CTRL + P 4. Para ajustar los márgenes de impresión y realizar otros ajustes, haga clic en el botón Vista previa. 5. La ventana de vista previa se muestra así. 6. Los botones de la parte superior le permitirán realizar los cambios necesarios. Envía el documento a la impresora Permite configurar la página a imprimir, dimensiones de la hoja, número de copias, etc. Página

113 Amplia o reduce la vista de una hoja Permite ver la página siguiente Permite ver la página anterior Permite mostrar los márgenes asignados a la hoja, pudiendo ser modificados por el usuario Termina el trabajo con esta pantalla, no envía nada a la impresora 7. la opción más requerida es la de configuración, pues permite ajustar la hoja para una mejor presentación. Observemos sus opciones. Orientación de la hoja Tamaño de la hoja, útil cuando la hoja sobrepasa el tamaño del papel Resolución de la impresora, esto depende del modelo de impresora Página

114 Márgenes, señale la medida para los cuatro lados de la hoja y el espacio para los encabezados y pies de pagina Centrado Vertical y Horizontal en la hoja Escriba aquí el encabezado Opciones de Personalización Escriba aquí el Pie de página Las opciones de personalización de Encabezado y Pie de página son las siguientes. Pantalla de personalización de Encabezado, note las tres secciones de la página, los botones ayudarán a mejorar la apariencia Pantalla de personalización del Pie de página, note las tres secciones de la página, los botones ayudarán a mejorar la apariencia Página

115 8. La impresión de la hoja con las opciones ya terminadas, quedaría así. Aquí se podrá colocar líneas de división a la hoja, así como las letras de las columnas y números de las filas, imprimir en blanco y negro o en borrador. Margen Superior Margen Izquierdo Encabezado Margen Derecho Pie de Pagina Margen Inferior Elemento de capacidad 3.9 Realiza cruces de información de manera rápida y sencilla, empleando como elemento de información las tablas y gráficos dinámicos. TABLAS DINAMICAS Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo Página

116 diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello colocar el cursor en la celda A1, vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico). Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. Página

117 En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Presione Aceptar para seguir. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. Página

118 En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a, el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección. Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Eliminar una tabla dinámica Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Suprimir. Filtros aplicados a una tabla dinámica Página

119 Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril Configuración de campo de valor Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorias, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón Opciones. de la pestaña GRAFICOS DINAMICOS Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Página

120 Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos. Página