MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE MOVILIZACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE MOVILIZACIÓN Gerenci de Plnificción y Presupuesto Agosto de 2013

2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS División: Adscripción: GERENCIA GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Objetivo del Mnul: Documentr, instruir y servir de guí de consult l personl que lbor en ls diferentes Dependencis de FEDE. Alcnce del Mnul: Est dirigido l personl que desempeñ crgos inherentes est ctividd, resultrá fácilmente comprensible y de utilidd con ls instrucciones contenids en el mnul. Certificción: Los mnules como guí de diestrmiento, son medios de referenci que fcilitn el mejormiento, expnsión y difusión de ls ctividdes que se desrrolln dentro de ls áres. Los Mnules de Norms y Procedimientos tienen un vigenci de un ño, después de este período se ctulizn pr el fortlecimiento de los procedimientos y l ejecución de un proceso periódico de control y evlución que grntice, por un ldo, l detección de ls desviciones que pueden presentr los procesos y corregirls en un tiempo y espcio determindo y por el otro, l retrolimentción de l informción medinte l medición de los resultdos de l gestión con relción los objetivos propuestos en un cción sistemátic, rmónic y complej, donde l regulción y el seguimiento constituye procesos clves pr l eficci y eficienci de l gestión ministeril. El Mnul de Norms y Procedimientos pr el pgo de Gstos de Movilizción Código N MNP/GA/GPP/2013 de fech: julio de 2013, es propiedd exclusiv de l Fundción de Edificciones y Dotciones Eductivs, debidmente evludo y ctulizdo, por el equipo técnico de l Gerenci de Plnificción y Presupuesto. En este sentido, se hce entreg l citd dirección responsble de su dministrción, distribución nte ls uniddes bjo su dscripción pr su custodi, consult, uso y ctulizción, quedndo bjo su pleno compromiso, l perdid, supresión, eliminción o modificción de l informción en él contenido sin l previ utorizción de l Gerenci de Plnificción y Presupuesto. 2

3 Ls utoriddes firmntes certificn l elborción o ctulizción del presente Mnul, conforme con ls leyes y ls normtivs legles vigentes que reguln l ctividd de l Administrción Públic Ncionl CARGO PRESIDENTE DE (FEDE) NIVEL DE APROBACIÓN NOMBRE, APELLIDO Y FIRMA GENERAL DE BRIGADA JUAN MANUEL APONTE FECHA DE APROBACIÓN SELLO MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA PLANIFICACIÓN MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TRANSPORTE TERRESTRE GERENTE GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS GERENTE DE ADMINISTRACIÓN GERENTE DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO COORDINADOR T. GERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO. FIRMA FRANKLIN A. ALBARRAN FIRMA MARY CARMEN SANTOS FIRMA GILDEMAR GIL LEÓN FIRMA ELABORADO O ACTUALIZADO POR: LIC. VICTOR VELASQUEZ FIRMA LIC. NORA DÍAZ FIRMA LIC. DANILO ZEA INCIARTE FIRMA LIC. ANEIRA RAMÍREZ FIRMA 3

4 INDICE HOJA DE VIDA DEL MANUAL... 5 GLOSARIO DE TÉRMINOS... 6 CAPÍTULO I...10 MANUALES ADMINISTRATIVOS...10 A. NORMAS GENERALES B. BASAMENTO LEGAL...15 C. PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE MOVILIZACIÓN...16 D. PICTOGRAMA

5 HOJA DE VIDA DEL MANUAL VER. ACT. VIGENCIA DEPENDENCIA RESPONSABLE 1er gosto GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO 2d octubre-12 GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO SUPERVISOR RESPONSABLE LIC. ELENA BLANCO LIC. DANILO ZEA INCIARTE OBSERVACIONES Elborción de: -Norms -Bsmento Legl -Procedimientos -Formto -Pictogrms Actulizción de: Norms. Formtos COLABORADORES POR DE Lic. Nor Díz Gerente de Administrción RESPONSABLES POR LA GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Lic. Aneir Rmírez T.S.U Yelitz Solnge Lover Blnco Coordindor Técnico Anlist de Plnificción I 5

6 GLOSARIO DE TÉRMINOS Alimentción: Gstos por conceptos de comid, l que se incurre cundo l comisión del trbjo se reliz fuer de l hor y/o o sitio hbitul. Alojmiento: Hospedje que se origin por necesidd de un pernoct, cundo l comisión signd oblig permnecer fuer del domicilio hbitul l empledo designdo. Comisión: Actividd lborl confid medinte credencil expedid l efecto, suscrit por person utorizd. Equipje o bulto: Costos que de sufrgrse por crreo y/o mnejo de equipje u otros elementos, que compñn quien reliz un comisión de trbjo. Extensión de l Comisión: Dís extrs, debidmente utorizdos, que excede los originlmente previstos, pr l culminción de un misión lborl. Gstos de Movilizción: El que se orden pr cubrir trnsporte foráneo, cundo este exced los 60 Km. Gstos de Representción: El reconocido ls máxims utoriddes de l Institución, cundo los mismos se originn en dispensr especil tención persons de significtiv jerrquí institucionl, gubernmentl o socil. Este gsto no debe incluirse dentro de este mnul, y que el objeto de éste es reconocer el 6

7 gsto en que incurre un empledo cundo h de cumplir un misión de trbjo fuer de su sitio lborl ordinrio. Jornd Complet: Comprende un dí ordinrio de trbjo. Medi Jornd: Comprende un dí de trbjo. Impuesto de slid y/o peje: Gstos cusdos por l utilizción de puertos, eropuertos o crreters. Loclidd de Asignción Permnente: Ámbito geográfico, en el que, por tiempo prolongdo, se ejecutrá un ctividd lborl. Lugr hbitul de trbjo: Sitio en el cul se fij de form ordinri, l presentción de un servicio. Pernoctr: Psr l noche fuer de sitio hbitul de su residenci. Trnsporte Ncionl: Comprende el costo de los psjes, los necesrios, que permitn logrr de l mner más direct y breve, llegr l lugr de trbjo; sí como el pertinente retorno l lugr de prtid. Trsldo: Comprende gstos de movilizción dentro de l zon urbn. Viáticos: Asignciones que entregrá el empledo, que se encuentr en un misión de trbjo oficil fuer de su hbitul áre lborl, pr tender los gstos de comid y lojmiento, que se hgn indispensbles. 7

8 Trsldo Ncionl: Gstos de trsldo por l rut más cort y direct existente, medinte l utilizción de medio de trnsporte más decudo (terrestre, éreo, etc.). Trsldo eropuerto-destino-residencil: Gstos ocsiondos por trsldo desde el lugr de residenci del trbjdor hst el eropuerto y vicevers. Trsldo interno urbno: Gstos de movilizción en el sitio de llegd, fuer de l loclidd de signción permnente (txi, por puesto, metro, etc.). Jornd medi: Es quell en l que el empledo debe lborr prte del dí fuer del áre metropolitn, correspondido tomr solmente un o dos comids. Jornd complet: Es quell en l que el empledo debe lborr el dí entero fuer del áre metropolitn, (comisión oficil) correspondiéndole el momento totl estblecido pr ls tres (3) comids diris. Otros Gstos: Son quellos gstos en que incurre el empledo en ls situciones especificds continución: 1. Extensión de l Comisión: Se cncelrán los gstos de lojmiento y limentción incurridos durnte los dís dicionles l estblecido en l Solicitud de Viáticos, cundo h sido previmente utorizdo por el supervisor inmedito. No se necesit l presentción de ls fcturs. 8

9 2. Trnsporte: Se cncelrán los gstos dicionles los signdos en l Solicitud de Viáticos incurridos por este concepto, meritndo l presentción de fcturs. En quellos csos en los cules el empledo no obteng ls fcturs correspondientes por cuss no imputbles él. El supervisor inmedito utorizrá el pgo de los mismos. 9

10 CAPÍTULO I MANUALES ADMINISTRATIVOS Procedimiento: 1 Elborción de Mnul A. NORMAS GENERALES. 1. Se considern Gstos de Movilizción quellos relciondos con comisiones de trbjo por concepto de inspección de plnteles eductivos, con un recorrido menor de 200 km. desde el lugr de trbjo del Funcionrio designdo pr ls misms. Pr recorridos myores de 200 km., se deberán trmitr solicitudes de Viáticos. 2. Los gstos de movilizción por comisiones de trbjo se pgrán de cuerdo ls siguientes Tbls: Monto en Bs. Comid 100 Bs. Concepto Psje Terrestre Kilómetros Recorridos Monto en Bs

11 3. Es responsbilidd de l Gerenci respectiv, Coordinción Estdl y Unidd solicitnte, l vigilnci, control y cumplimiento de ls norms estblecids en este Mnul. 4. Un vez relizd l comisión de trbjo, el empledo encrgdo deberá llenr los formulrios Relción de Gstos de Movilizción e Informe de Actución. 5. El Gerente, Coordindor Estdl y el Jefe de l Unidd, sí como el Director del Plntel deberán certificr con su firm, sello y fech, en los formulrios Relción de Gstos de Movilizción e Informe de Actución, l relizción de l comisión de trbjo. 6. En el cso de que se trte de un plntel eductivo que no pose sello, por ser de reciente creción, o por que no hy inicido su funcionmiento por encontrrse en construcción, el Gerente, Coordindor Estdl y el Jefe de Unidd, deberá relizr un Informe Explictivo, medinte el cul certifique el cumplimiento de l comisión de trbjo. 7. Ls inspecciones de obrs o comisión de trbjo deben relizrse en dís hábiles lborbles; en cso contrrio, deberá venir nexdo un Informe de Actución que justifique el gsto pr esos dís firmdo y selldo por el director del Plntel y Gerente o Coordindor. 11

12 8. Ls inspecciones relizds durnte tod un semn un mism escuel o plntel eductivo debe ser clrmente justificd en un informe técnico, vldo por el Gerente o Coordindor donde se detlle ls ctividdes relizds cd dí por el inspector. 9. El Director del Plntel inspecciondo deberá colocr en los formulrios Relción de Gstos de Movilizción, e Informe de Actución, demás de su firm y el sello del Plntel, su número de teléfono, fin de que Auditorí Intern pued verificr posteriormente l relizción de l comisión de trbjo. 10. FEDE, no se hce responsble de ls flls mecánics que presentr el vehículo, ni de los gstos que ocsionrn dichs flls, si el vehículo utilizdo pr el trnsporte es propiedd del empledo o de persons jens l comisión de trbjo. 11. Si el empledo llev como psjero lgún otro empledo de FEDE, no le corresponderá éste último ningún pgo por concepto de gsto de movilizción. 12. El empledo propietrio del vehículo deberá sumir l responsbilidd bsolut por l seguridd personl de los psjeros que le compñen y por ls consecuencis de culquier ccidente que ocsione dños l vehículo. 12

13 13. El kilometrje será cobrdo solmente cundo se relice l inspección con vehículo prticulr y no con el vehículo signdo l Fundción. 14. L signción por concepto de gsto de movilizción no es computble los efectos del cálculo de vcciones, bonificciones de fin de ño, prestciones sociles u otros beneficios de l Ley del Trbjo. 15. Ls plnills o formulrios de Gstos de Movilizción no deben venir con tchdurs ni enmenddurs y con los dtos completos; en cso de incurrir en este error l mism deber ser corregid con otr plnill nex y su vez vld y firmd por el Gerente o Coordindor. 16. El formulrio Informe de Actución deberá justificr y especificr detlldmente l comisión de trbjo. En el cso de no poder llenrse por l nturlez de l comisión encomendd, se levntrá ct o minut de l gestión relizd, vld por el Gerente, Coordindor Estdl y el Jefe de l Unidd. 17. L firm y sello deberán ser legibles y colocdos l reverso de l hoj pr que puedn ser plenmente identificdos y relciondos con l escuel inspecciond. 13

14 18. Los Gstos de Movilizción deberá ser envidos l Gerenci de Administrción los 5 primeros dís del mes siguientes l inspección fin de optimizr y gilizr l cncelción de los mismos. No serán procesdos gstos rezgdos después de un (1) mes de relizd l comisión de trbjo y serán considerdos EXTEMPORANEOS. Con el objeto de reducir el significtivo número de devoluciones se le pide tods l Coordinciones, revisr que estén correctos y completos los dtos indicndo el proyecto y l cción específic l cul está socido el gsto. 19. Lo no previsto en ests norms será resuelto por l Gerenci de Administrción. 20. Tods ls fcturs en originl, deben estr firmds y fechds por el Gerente, Coordindor Estdl y el Jefe de Unidd, según se el cso. 21. Tods ls fcturs pgds, en originl, que soportn el trsldo terrestre, mrítimo fluvil deberán ser emitids nombre de FEDE, sin tchdurs ni enmiends, y deben cumplir con l normtiv estblecid por el SENIAT. 14

15 B. BASAMENTO LEGAL - Providenci Administrtiv Nº SNAT/2005/0056-A, emitid por el SENIAT el 27/01/2005 y publicdo en Gcet Oficil Nº de fech 28/02/2005, reimpres por error mteril en Gcet Oficil Nº de fech 17/05/ Trif de Viáticos. Decreto N 260 de l fech 24 de myo de Ley Orgánic de l Contrlorí Generl de l Repúblic y del Sistem Ncionl de Control Fiscl y l Ley de Presupuesto pr el Ejercicio Fiscl. - Providenci Administrtiv N /SNAT/ , por l cul se dictn ls Norms Generles en Gcet Oficil N , de fech 19/08/

16 C. PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE GASTOS DE MOVILIZACIÓN Unidd Solicitnte 1. Reliz l comisión de trbjo, y llen los formulrios Relción de Gstos de Movilizción, e Informe de Actución. 2. Solicit l Director del plntel que sen selldos y fechdos todos los formulrios, que los firme, y que coloque su número de teléfono. 3. Enví l Gerente de l Unidd o Coordindor Estdl. Gerente, Coordindor Estdl y el Jefe de Unidd. 4. Recibe los formulrios Relción de Gstos de Movilizción, e Informe de Actución, y lo vlid con su sello y firm. En cso de que el plntel no pose sello, elbor un informe explictivo de ls rzones por ls cules no fueron selldos los formulrios Gstos de Movilizción e Informe de Actución. 5. Enví los formulrios l Gerenci de Administrción con Memorándum de remisión (originl y copi). 16

17 Gerenci de Administrción 6. Recibe los formulrios, y en cso de estr conforme, firm y sell los formulrios Relción de Gstos de Movilizción e Informe de Actución. 7. Enví tod l documentción l División de Tesorerí / Unidd de Revisión. Cso contrrio, devuelve l Unidd Solicitnte. División de Tesorerí Revisión 8. Recibe l documentción, verific que estén conforme. Cotej los montos contr ls trifs vigentes de gstos de movilizción. Si hy error, devuelve l Coordinción Estdl, de lo contrrio conform y rchiv pr l elborción de l nómin de gstos de movilizción en el sistem de gestión. 9. Enví los soportes l Gerenci de Plnificción y Presupuesto. Gerenci de Plnificción y Presupuesto 10. Recibe l documentción e imput l nómin de gstos de movilizción. 11. Enví l División de Contbilidd. División de Contbilidd 12. Recibe y cus los gstos de movilizción. 17

18 13. Enví l División de Tesorerí. División de Tesorerí 14. Recibe, l nómin de los gstos de movilizción. 15. Enví l División de Contbilidd. División Contbilidd 16. Recibe copi del pgo del Gstos de Movilizción. 17. Enví l Unidd Solicitnte copi de l orden de pgo pr su informción. 18

19 D.PICTOGRAMA 19

20 UNIDAD SOLICITANTE Reliz l comisión de trbjo, y llen los formulrios Relción de Gstos de Movilizción e Informe de Actución. Solicit l Director del plntel que sen selldos y fechdos todos los formulrios, que los firme, y que coloque su número de teléfono. Enví l Gerente de l Unidd o Coordindor Estdl. GERENTE, COORDINADOR Y EL JEFE DE LA UNIDAD 1 1 Recibe los formulrios, y en cso de estr conforme, firm y sell los formulrios Relción de Gstos de Movilizción e Inform me de Actución. Enví los formulrios l Gerenci de Administrción con Memorándum deremisión (originly copi). CONFORME APROBADO POR PUNTO N RESOLUCIÓN FECHA: GPP/DP Elborción: Julio

21 1 1 DIVISIÓN DE TESORERÍA REVISIÓN Enví tod l documentción l División de Tesorerí/ Revisión. DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Recibe l documentción, verific que estén conforme. Cotej los montos contr ls trifs vigentes de gstos de movilizción. Si hy error, devuelve l Coordinción Estdl, de lo contrrio conform y rchiv pr l elborción de l nómin de gstos de movilizción en el sistemde gestión. Enví los soportes l Gerenci de Plnificción y Presupuesto. GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO 1 2 Recibe y cus los gstos de movilizción. Enví l División de Contbilidd. Recibe l documentción e imput l nómin de gstos de movilizción. CONFORME APROBADO POR RESOLUCIÓN PUNTO N FECHA: GPP/DP Elborción: Julio

22 1 2 DIVISIÓN DE TESORERÍA Enví l División de Tesorerí. Recibe, l nómin de los gstos demovilizción. Enví l División de Contbilidd. DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Enví l Unidd Solicitnte copi de l orden de pgo pr su informción. Recibe copi del pgo del Gstos de Movilizción CONFORME APROBADO POR PUNTO N RESOLUCIÓN FECHA: GPP/DP Elborción: Julio