Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Comisión de Teletrabajo SFE

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1 Elaborado por: Lic. Luis Jiménez Brenes Fecha: Octubre, OBJETIVO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Comisión de Teletrabajo SFE Revisado por: Licda. Marianela Umanzor Vargas Licda. Marilyn Esquivel Vargas Fecha: Noviembre, 23 1 de 11 Aprobado por: Dirección SFE Magda González Arroyo Fecha: Establecer los lineamientos técnicos y administrativos necesarios para participar de la modalidad de teletrabajo en el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE). 2. ALCANCE Aplicable a todos los trabajadores que tienen puestos con actividades que la institución determine como teletrabajables y donde existan las condiciones tecnológicas requeridas. 3. PRODUCTOS Implementación del teletrabajo en el SFE en el contexto del Decreto No INDICADORES o o o o Cantidad de Funcionarios del SFE bajo la modalidad de teletrabajo. Cantidad de áreas definidas como teletrabajables. Cantidad de funciones definidas como teletrabajables. Reducción de costos fijos por la implementación de la modalidad de teletrabajo. 5. CLIENTES o Funcionarios del SFE que laboren en áreas definidas como teletrabajables. 6. DEFINICIONES TÉCNICAS 6.1. COMISIÓN DE TELETRABAJO: es el equipo que coordina y administra la modalidad de teletrabajo en la institución y la responsable de asesorar en la planificación e implementación de acciones que impulsen el teletrabajo en las áreas de la institución de acuerdo con los objetivos y normativa establecida en el programa.

2 2 de TELETRABAJABLES: conjunto de tareas que pueden ser realizadas por medios telemáticos desde el domicilio o centro de trabajo destinado para tal fin y que no requieren la presencia física del trabajador en su oficina ACUERDO DE TELETRABAJO: es el documento donde la institución y el teletrabajador acuerdan las condiciones en que se desarrollara el programa de teletrabajo ASISTENCIA TECNICA PARA EL TELETRABAJADOR: es el recurso al que puede acudir el trabajador cuando los medios tecnológicos o las telecomunicaciones, no satisfagan los requerimientos necesarios para realizar el teletrabajo JORNADA DE TELETRABAJO: es el tiempo dedicado para realizar las actividades teletrabajables establecido por la institución PERFIL: es el conjunto de actividades y atributos que describen la naturaleza de un puesto y que deberá tener el ocupante de una plaza de un puesto para tener éxito en el desarrollo del mismo mediante la modalidad de teletrabajo CODIGO DE TRABAJO: Ley que regula derechos y obligaciones de patronos y trabajadores y que aplica a los teletrabajadores del área técnica y área administrativa 6.8. SALAS DE VIDEOCONFERENCIA: es el espacio físico que permite aplicaciones de comunicación de video, audio y datos en tiempo real entre participantes remotos distribuidos geográficamente TELECENTRO DE TRABAJO: es el lugar destinado por la institución para que sus trabajadores puedan desarrollar las actividades que previamente fueron definidas como teletrabajables de forma transitoria, entiéndase con ello los Aeropuertos TELETRABAJO: Es la prestación de servicios de carácter no presencial fuera de las instalaciones de las instituciones del sector público, -siempre que las necesidades del servicio lo permitan- en virtud de la cual un trabajador puede desarrollar su jornada laboral de forma parcial o total desde su propio domicilio, centro que se destine para tal fin, en atención al cliente, o en trabajos de campo, mediante el uso de medios telemáticos TELETRABAJADOR/A: trabajador/a del SFE nombrado en propiedad que realiza sus actividades bajo la modalidad del teletrabajo.

3 3 de VIDEOCONFERENCIA PC: sistema de comunicación por video básico que utilizan una cámara Web y un PC para enviar voz, video y datos a través de las redes de las empresas o de internet. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-07 GC-Ex-67 Constitución Política de la República de Costa Rica. Código de Trabajo. GC-Ex-08 Ley General de Administración Pública No GC-Ex-140 Ley de Riesgos del Trabajo No GC-Ex-10 Ley de Control interno No GC-Ex-02 Ley de Protección Fitosanitaria No GC-Ex-141 Decreto de Teletrabajo No MP-MTSS del 31 de mayo del 23. GC-Ex-15 Reglamento autónomo de servicio del MAG, Decreto Ejecutivo No MAG. GC-Ex-142 Estatuto y Reglamento del Servicio Civil. 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Jefes de Departamento, Jefes de Unidad y funcionarios de áreas declaradas como teletrabajables. 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 9.1. GENERALIDADES El teletrabajo puede realizarse bajo distintas modalidades: móvil (con el usuario en el campo u otros), casa y lugares destinados para tal fin. Los funcionarios que ingresen a cada una de estas modalidades, deben hacer uso de las comunicaciones unificadas e instalaciones que estén disponibles, por ejemplo: Telecentros, salas de videoconferencias,

4 4 de 11 videoconferencias en PC, en telepresencia, reuniones virtuales, telefonía fija, celular, entre otras Los teletrabajadores mantendrán su centro de trabajo en el cual han sido contratados, independiente del lugar donde realice las actividades, esto no implica que la institución deba reconocer algún tipo de incentivo económico tal como pago de zonaje, viáticos, pasajes, entre otros Las actividades teletrabajables deben cumplir con las siguientes características establecidas: Se pueden desarrollar fuera de la oficina sin afectar el normal desempeño de otros puestos y del servicio al usuario. Está asociada a objetivos claros y metas específicas que permiten la planificación, seguimiento y control. La supervisión es indirecta y por resultados. La comunicación se da fundamentalmente por medios telemáticos Las actividades teletrabajables por conveniencia institucional, se realizarán de forma parcial o temporal, el tiempo y los recursos son consensuados entre el teletrabajador y su jefatura La institución mantendrá un programa de teletrabajo activo y se reserva la facultad de incorporar a sus trabajadores en esta forma de trabajo, dependiendo de las condiciones, actividades, la aprobación de pruebas psicométricas, la conectividad disponible y otros aspectos que estime pertinentes Las personas de nuevo ingreso contratadas en un puesto teletrabajable deben mantener las condiciones acordadas durante su relación laboral. En caso de que dichas condiciones cambien, se analizará la situación siguiendo el debido proceso por parte de la jefatura correspondiente La institución puede dejar sin efecto la aplicación del Teletrabajo en aquellos puestos que lo estime necesario por razones de conveniencia institucional, en cuyo caso las personas que estén teletrabajando, deberán reintegrarse a su centro de trabajo una vez cumplido el debido proceso.

5 5 de Cuando se demuestre, siguiendo el debido proceso ante la Comisión de Teletrabajo, que ei teletrabajador incumple con las disposiciones establecidas en este procedimiento, se dará por finalizada su participación en este programa, sin menoscabo de aplicar las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con lo señalado en la normativa vigente Si se requiere que el teletrabajador se incorpore a la modalidad tradicional de trabajo, la jefatura y el Director correspondiente, siguiendo el debido proceso ante la Comisión de Teletrabajo, deben presentar una justificación explicando los motivos a dicha comisión para aplicar las acciones correspondientes TECNOLOGIA DE LA INFORMACION En cuanto a la conexión electrónica (hardware y software) el teletrabajador debe de contar al menos con lo siguiente a partir de la firma del acuerdo de teletrabajo: Internet mínimo de 1 Gb. Equipo de cómputo al menos 1 Gb de memoria. Sistema operativo XP o superior. Antivirus actualizado. Office 2007 en adelante. Acceso a Skype. Teléfono disponible, fijo o móvil Las computadoras propiedad del SFE utilizadas para el teletrabajo deben cumplir con todas las características de seguridad indicadas en la normativa que se establezca a nivel institucional por parte de la Unidad de Tecnología de la Información La institución le brindará el soporte técnico a los sistemas informáticos y equipos aportados por el SFE para que el Teletrabajador desarrolle sus funciones. Se exime de brindar soporte a los problemas provocados por el mal uso de los recursos, tales como: Saturación de disco duro por descargas o copias de música, videos, paquetes de software, fotos o cualquier elemento ajeno a las actividades teletrabajables que este provocando dicho problema.

6 6 de 11 Detrimento del rendimiento de la PC por descarga o copia de música, videos, paquetes de software, fotos y cualquier elemento ajeno a las funciones propias del teletrabajador. Falla de las herramientas de trabajo por la descarga de música, videos, paquetes de software o por la instalación indebida de aplicaciones no necesarias para el teletrabajo. No actualización del sistema operativo y el antivirus de la computadora con las últimas versiones aportadas por el proveedor. En caso de que el equipo aportado por la institución sufra maltrato físico. Para los casos anteriores, el teletrabajador es responsable de dar mantenimiento al equipo y velar por el buen funcionamiento del mismo RESPONSABILIDADES DE LA COMISION DE TELETRABAJO Recomendar acciones que impulsen el mejoramiento de la productividad por medio del teletrabajo en la institución, asesorar a las áreas en el mejoramiento de los procesos para determinar y desarrollar actividades teletrabajables y administrar la información referente a todos los teletrabajadores de la institución y coordinar con las áreas involucradas las acciones necesarias para el buen desarrollo de esta modalidad Mantener actualizada la normativa y los formularios requeridos para asegurar la correcta aplicación de esta modalidad de trabajo a nivel institucional y capacitar al personal de las áreas involucradas sobre el tema Coordinar con la Comisión Nacional de Teletrabajo las actividades de capacitación, sensibilización y propuestas de mejora relacionadas con el programa de teletrabajo, así como remitir la información que solicite dicha Comisión Colaborar con las jefaturas directas del teletrabajador en la definición de las metas que permitan evaluar el desempeño de los teletrabajadores. Así mismo, se evalúa el cumplimiento del rol de dicha jefatura Llevar un control y seguimiento al programa de teletrabajo para su desarrollo según los objetivos y normativa establecida.

7 7 de Resolver o canalizar ante las áreas correspondientes, las diferencias que puedan presentarse entre los Teletrabajadores y Jefaturas, otorgando el debido proceso cuando así se requiera RESPONSABILIDADES DE LOS TELETRABAJADORES El teletrabajador es responsable directo de la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y pueda acceder, evitando por todos los medios su uso inapropiado, según se establece en la normativa institucional El trabajador que acceda a esta modalidad de trabajo, toma esta decisión de común acuerdo con su jefatura, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos para el ingreso al programa En caso de que las actividades se realicen desde la casa de habitación, el trabajador debe acondicionar un espacio físico con las características recomendadas por la Comisión de Teletrabajo y permitir el acceso para las inspecciones de condiciones ergonómicas, de seguridad e higiene del puesto de trabajo El trabajador debe firmar un acuerdo donde se especifican las condiciones del programa de teletrabajo El teletrabajador es responsable de los activos institucionales que utilice y traslade hacia el lugar de trabajo, ya sea hogar, telecentro o centro destinado para realizar sus funciones durante el teletrabajo. En caso de extravío, debe proceder de acuerdo con lo que establece la normativa vigente En caso de que el teletrabajador labore desde el hogar y se traslade de domicilio, debe prever todas las acciones necesarias para no interrumpir la ejecución de sus actividades, comunicando a su jefatura con al menos un mes de anticipación, para gestionar los trámites correspondientes. Si el lugar al que se traslada no tiene acceso a la conectividad, deberá reintegrarse a su centro de trabajo, mientras no se disponga del acceso requerido El teletrabajador, indistintamente en la modalidad en que se encuentre, puede hacer uso de telecentros y salas de videoconferencias disponibles para realizar sus funciones en forma transitoria y debe acatar las normas de uso que se establezcan.

8 8 de El teletrabajador debe estar disponible dentro de la jornada laboral acordada, para atender asuntos de su jefatura, compañeros y usuarios ya sea por medio del correo electrónico, teléfono móvil, teléfono fijo, videoconferencia u otro medio. En caso de que la jefatura requiera la presencia física del teletrabajador, debe convocarse con antelación de 24 horas, solo casos muy calificados o excepcionales de extrema urgencia, el trabajador haría presencia inmediata, considerando los tiempos de traslados desde su lugar de teletrabajo, caso contrario, se aplicará lo que establece la normativa vigente El teletrabajador debe asumir los gastos de electricidad, agua y alimentación, relacionados con el desarrollo de las actividades teletrabajables. En el caso de traslados para realizar giras o reuniones de trabajo como parte de su función, aplica lo establecido en la normativa laboral vigente El teletrabajador debe brindar información verídica y oportuna en todos los procesos de investigación, evaluación del desempeño y medición a los que deba someterse. En caso de comprobarse un incumplimiento, se procederá siguiendo el debido proceso ante la Comisión de Teletrabajo El Teletrabajador, debe cumplir con la jornada oficial de la institución, sin embargo el horario puede ser flexible, siempre y cuando sea consensuado con su jefatura y no afecte el normal desarrollo de las actividades de otros compañeros, de otros procesos y en el servicio al usuario RESPONSABILIDAD DE LAS JEFATURAS Mantener actualizadas las actividades y puestos que son factibles de incorporar al programa de Teletrabajo, así como planificar las actividades y establecer las metas con las que se evaluará el rendimiento del teletrabajador Determinar si la información a la cual tiene acceso el Teletrabajador es de carácter confidencial y sensible a los intereses de la institución y proceder de acuerdo con el cumplimiento de las disposiciones establecidas.

9 9 de Promover el uso intensivo de las tecnologías de información y comunicación entre todo el personal de su área para simplificar y digitalizar trámites que contribuyan con la modernización de la gestión Evaluar las metas del teletrabajador y recomendar las acciones que permitan mejorar su productividad. Para este fin, debe llevar registros y hacer las sesiones de seguimiento correspondientes Cuando el rendimiento del teletrabajador no cumpla con lo programado, se debe realizar un análisis de las causas que impidieron el alcance de las metas e implementar las acciones que permitan mejorar los resultados. En caso de determinarse que las causas de bajo desempeño son atribuibles al teletrabajador, se le aplicará lo dispuesto en la normativa establecida Cuando se determine mediante el debido proceso ante la Comisión de Teletrabajo, que las causas de incumplimiento o bajo desempeño del teletrabajador, son atribuibles a la jefatura, esta coordinará las acciones para cumplir con lo dispuesto en esta materia La administración superior, conservará el espacio físico asignado al teletrabajador, cuando este deba realizar actividades presenciales en las oficinas RESPONSABILIDAD DE AREAS INVOLUCRADAS La Unidad de Tecnología de Información (TI) del SFE es la responsable, en primera instancia de brindarle al teletrabajador asistencia técnica oportuna para la resolución de los problemas de infraestructura tecnológica mediante medios remotos, igualmente brindará el soporte técnico únicamente a las herramientas de software y sistema operativo necesarios para realizar el teletrabajo. Se excluye cualquier solicitud de instalación, configuración o solución de problemas sobre paquetes de software que no sean requeridos para el teletrabajo La Unidad de Tecnología de Información del SFE, verificará la existencia de los inventarios de hardware y software propiedad de la Institución de forma remota, asignados al teletrabajador para el desempeño de sus funciones. En caso que se identifique alguna

10 10 de 11 anomalía, se comunicará al teletrabajador y a la jefatura directa para que tome las medidas correspondientes La Unidad de Recursos Humanos debe apoyar en el proceso de inclusión al programa y seguimiento de los teletrabajadores, así mismo debe brindar los informes que la Comisión de Teletrabajo solicite en dicha materia La Unidad de Recursos Humanos coordinará los requerimientos de capacitación del programa de teletrabajo, hará la provisión presupuestaria correspondiente y realizará las convocatorias a participar de los eventos que se programen EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO El jefe del departamento o Unidad y el posible teletrabajador deberán llenar los siguientes formularios: Perfil de teletrabajador y Funciones y acciones teletrabajables y los remite a la Comisión de Teletrabajo del Servicio Fitosanitario del Estado, indicando los días en que el funcionario va a teletrabajar La comisión de Teletrabajo analizará los cuestionarios debidamente llenos y nombra a los funcionarios que realizarán teletrabajo El teletrabajador deberá presentar un informe de seguimiento de las labores realizadas en la modalidad teletrabajo (mensual, trimestral o semanal) según los formularios entregados por la Comisión de Teletrabajo El jefe del Departamento o Unidad deberá revisar el informe de labores presentado por el teletrabajador, le dará el visto bueno para que el funcionario pueda continuar laborando bajo ésta modalidad VIGENCIA: Este procedimiento para la implementación del teletrabajo en el SFE rige a partir de la firma de aprobación por parte del Director(a) del SFE. 10. DESCRIPCIÓN GRÁFICA - N/A

11 11 de CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R- Registro de aprobación y control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----

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