MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

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1 MANUAL - SIG (CALIDAD MECI) Página 1 de 52

2 PROCESO: GESTIÓN DE MEJORA CONTINUA (Aprobado y Revisado) Gerencia de Planeación JOSÉ DAVID GUTIÉRREZ NOVOA Fecha (Elaborado por) Profesional III MARÍA HELENA REYES DONADO Fecha HISTORIA DE LAS REVISIONES Y / O MODIFICACIONES FECHA MODIFICACIÓN VERSIÓN 21-Nov-08 5-Dic Oct /09/11 Resultado identificación de hallazgos visita preliminar ICONTEC Revisión Modelo Estándar de Control Interno MECI Atendiendo solicitud de modificación # Atendiendo solicitud de modificación # por parte del Dueño de Proceso Atendiendo solicitud # , modificación de los numerales 7.16 Planes de Mejoramiento (institucional, proceso e individual) y el párrafo 3 numeral 14. Atendiendo solicitud # y requerimiento OCI 27/04/2011, se modifican los puntos 1-3, 7-8, 12.4, 14 y 15 Atendiendo solicitud # , se incluye nueva estructura organizacional, nuevo Mapa de Procesos y Página 2 de 52 VIGENTE A PARTIR DE 1 24-Nov Dic Oct /05/ /09/11

3 30/07/12 11/08/ /10/ /04/ /10/ /11/2014 la información inherente al nuevo proceso de Admón. Recurso Hídrico. Se incluye alcance del sistema numeral Como resultado del ejercicio realizado por la alta Dirección y las aprobaciones de Junta Directiva de dicho proceso se modifican: La Estructura Organizacional, el Mapa de Procesos, Misión, Visión, Pensamiento Estratégico, Principios y Valores, la ruta de consulta de los documentos y las respectivas definiciones para los procesos incluidos en el Mapa de Procesos. Se modifica la frecuencia de reporte de indicadores y se incluye numeral Se ajustan los numerales 3.1, 9.1, 5.4.1, y 6.12, 6.11 y 14. Se modifica la palabra funcionarios por colaboradores, se incluye numeral 16. Se modifican los numerales 7.14, 7.15 y Se hicieron ajustes en los numerales que aparecen a continuación: 5.1 se incluye la visión e indicadores estratégicos, y 11 en el párrafo 3 se incluye el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se precisa la estrategia en la definición 6.7, se especifica objetivos estratégicos en la definición 7.1., se incluyen Mipyme en el numeral 10, los numerales 12.6 y 12.7 con las definiciones del nuevo Plan Estratégico, en el La que registra en la herramienta. La que registra en la herramienta. La que registra en la herramienta. La que registra en la herramienta. La que registra en la herramienta. La que registra en la herramienta. Página 3 de 52

4 numeral 13 se incluye el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se precisa el contenido del numeral 16. Página 4 de 52

5 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO Presentación Reseña Histórica Ubicación ORGANIZACIÓN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO Infraestructura OBJETIVO DEL MANUAL ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAl del sig Responsabilidad Control de Cambios Distribución Alcance TÉRMINOS Y DEFINICIONES Beneficiario Calidad Cliente Sistema de Control Interno Sistema de Gestión De La Calidad Políticas de Calidad Objetivos de Calidad o Estratégicos Manual SIG Exclusiones Proceso Listado Maestro de Documentos y Registros Modelo Estándar de Control Interno - MECI EsTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Plan Estratégico y de Acción Manual del SIG Manual Código Página 5 de 52

6 7.5 Reglamento Protocolo Mapa de Procesos Caracterizaciones de Proceso Procedimientos Manual de Servicios Hoja de Vida Indicadores Instructivos Políticas Operacionales Política de Comunicación Corporativa Política de Seguridad de la Información Registros del Sistema Normograma Planes de Mejoramiento Riesgo EXCLUSIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Legales y Reglamentarios Aplicables a las Actividades, Productos y Servicios Finagro Cambios que Puedan Afectar el Sistema Integrado de Gestión CLIENTES Y PRODUCTOS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN Misión Visión Pensamiento Organizacional Principios y Valores Objetivos Específicos Plan Estratégico Política de Calidad Objetivos Estrategicos o de Calidad Plan Estratégico Institucional Mapa de Procesos Interrelación de los Procesos Secuencia de los Procesos Procedimientos Obligatorios Página 6 de 52

7 12.13 Control de Documentos Control de Registros Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Control de Producto no Conforme Auditorías Internas de Calidad Procesos Estratégicos Direccionamiento Estratégico Sistema Integrado de Riesgos Sistema Normativo Procesos Misionales Evaluación de Operaciones de Crédito Recursos Monetarios Gestión Comercial Gestión de Cartera Administración de Garantías Recuperación de Garantías Incentivos Programa de Microcrédito Administración de Alivios Desarrollo Forestal Administración Recurso Hídrico Administración de Asistencia Técnica Empresarización del Sector Agropecuario Control y Seguimiento Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano Gestión Servicios y Suministros Gestión Financiera Gestión Jurídica Gestión de Contratación Gestión Documental Gestión Tecnología Gestión Mejora Continua Procesos de Evaluación Independiente Control Interno Página 7 de 52

8 SARLAFT RIESGOS MEDICIÓN Reporte de Indicadores CONTROL DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO Página 8 de 52

9 1 INTRODUCCIÓN FINAGRO, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en las instituciones públicas de la Rama Ejecutiva, y con el compromiso de mejorar continuamente la prestación del servicio para el beneficio de sus clientes, ha implementado un Sistema Integrado de Gestión -SIG, adecuado a los requisitos establecidos en las normas NTC GP 1000 e ISO 9001 y los aspectos requeridos por el Modelo Estándar de Control Interno establecidos por el Decreto 1599 de El SIG diseñado con base en las Normas legales vigentes, las políticas sectoriales, las necesidades de los clientes y beneficiarios, ha identificado sus procesos, su interacción, sus productos y controles, entre otros parámetros. El manual del SIG describe el sistema integrado de Gestión, para lo cual ha definido sus capítulos con base en la estructura de las normas NTC GP 1000 e ISO FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO 2.1 PRESENTACIÓN RESEÑA HISTÓRICA El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, fue creado por la Ley 16 de 1990 y nació de la necesidad del sector agropecuario y rural de contar con un Sistema Nacional de Crédito Agropecuario y tener una entidad autónoma y especializada en el manejo de los recursos de crédito, dispersos en varios organismos que los asignaban como una variante complementaria de la política macroeconómica, de la Junta Monetaria hoy Junta Directiva del Banco de la República UBICACIÓN Dirección: Carrera. 13 No pisos 2, 3, 4 y 5 Conmutador: Fax: A.A Bogotá, D.C. finagro@finagro.com.co Página 9 de 52

10 Los principales propósitos de la entidad se encuentran incluidos en el Plan Estratégico de la Entidad, contenido en el numeral 12 del presente Manual. Página 10 de 52

11 3 ORGANIZACIÓN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO La estructura organizacional de la entidad la establece la Junta Directiva, y la modificación a la estructura actual fue aprobada en la reunión No. 216 del 24 de octubre de La estructura se considera adecuada por las siguientes razones: Se encuentra alineada con la estrategia y facilita alcanzar los objetivos de la entidad y establecer claramente las responsabilidades de cada área y los integrantes de la organización. Tiene relación directa con la planta de personal, las funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad. Contribuye a que haya una clara separación entre los procesos misionales, de apoyo y control, con una clara definición de los roles y responsabilidades de cada una de las partes, permitiendo que existan los pesos y contrapesos necesarios entre las diferentes áreas. Propicia el control interno de la entidad, mediante la existencia de la Oficina de Control Interno y las revisiones por el Comité Directivo - SIG. Contribuye a que las actividades se realicen con independencia operativa y autonomía presupuestal, en el marco de la normatividad aplicable. Concordante con la arquitectura empresarial de la entidad, y se presenta en forma esquemática en el siguiente organigrama en el documento denominado Estructura Organizacional de FINAGRO, igualmente se cuenta con la Descripción de Perfil de Cargos para los diferentes niveles jerárquicos establecidos en la estructura organizacional, en el que se precisan los requisitos, competencias, responsabilidades y las funciones respectivas a cada cargo definido en la planta de personal aprobada por la Junta Directiva. En la caracterización de los procesos que hacen parte del SIG, se encuentran los cargos requeridos para cumplir con los procedimientos que le corresponden. El conjunto de esta documentación se constituye para FINAGRO el marco regulatorio de la estructura organizacional, cargos y sus perfiles, y la planta de personal, asimilándose al manual de funciones. Página 11 de 52

12 3.1 INFRAESTRUCTURA El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario cuenta con la infraestructura necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de sus objetivos. Esta infraestructura se divide en: a) Instalaciones Físicas: Cuenta con oficinas idóneas para el desarrollo de la Gestión. b) Software y comunicaciones: Cuenta con software para su operatividad y sistemas de comunicación orientados al buen desarrollo de los procesos y la interacción con los clientes, proveedores y el personal interno. La Dirección de Operaciones Tecnológicas administra las redes de comunicación, los equipos y los software que constituyen la plataforma tecnológica, supervisando los contratos referentes a tecnología, coordinando el mantenimiento de equipos y software y brindando soporte a la operación de los mismos. c) Hardware entendido como los equipos que se tienen para la prestación de los servicios. La Dirección de Operaciones Tecnológicas administra los equipos que hacen parte de la plataforma tecnológica, supervisando los Página 12 de 52

13 contratos referentes a tecnología, coordinando el mantenimiento de equipos y brindando soporte a la operación de los mismos. 4 OBJETIVO DEL MANUAL Este manual tiene por objeto describir el SIG, establecer su alcance, identificar y justificar las exclusiones, hacer referencia a los procedimientos documentados y presentar la interacción entre los procesos. Así mismo, tiene por objeto determinar las autoridades, responsabilidades y referenciar los procedimientos que describen sus actividades. También tiene por objeto presentar el Sistema Integrado de Gestión SIG, adecuado a los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000 y en el Decreto 1599 de 2005 que establece el Modelo Estándar de Control Interno, a nuestros clientes y beneficiarios, informándoles sobre los controles específicos implementados para lograr su satisfacción. Página 13 de 52

14 5 ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG 5.1 RESPONSABILIDAD Para la emisión, modificación, distribución y control se siguen los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Control de Documentos GMC-PRO El Administrador del Sistema, es el responsable de la validez de su contenido y de su formalización. El Administrador del Sistema es el Gerente de Planeación y le corresponde, monitorear su adecuada operatividad acorde con la visión, misión y políticas estratégicas de la entidad, estableciendo estrategias para su divulgación, entendimiento y apropiación por todos los colaboradores de FINAGRO, principalmente en los siguientes aspectos del SIG: coordinar, ejecutar, evaluar y hacer seguimiento al Plan Estratégico de la Entidad; coordinar y velar por que se haga seguimiento a los indicadores estratégicos ; coordinar, ejecutar, evaluar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Gestión. La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar la aprobación del Manual, es del Comité Directivo - SIG. La evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las sesiones de trabajo desarrolladas por el citado Comité. 5.2 CONTROL DE CAMBIOS En el Historial de Revisiones y/o Modificaciones se describen las modificaciones realizadas al Manual del SIG del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. El control y registro actualizado es mantenido por el Administrador del Sistema. 5.3 DISTRIBUCIÓN La distribución del Manual del SIG, se efectúa de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos GMC-PRO-001. Ubicado en el proceso de Gestión de Mejora Continua, procedimientos, GMC-PRO-001 Control de Documentos en el aplicativo de administración del SIG. Página 14 de 52

15 5.4 ALCANCE DEL DOCUMENTO: El presente Manual aplica para todos los manuales, códigos, reglamentos, políticas, protocolos, procesos, procedimientos, fichas técnicas y registros del Sistema Integrado de Gestión del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, los cuales se encuentran asociados a cada proceso en la documentación del SIG. Así mismo ha considerado la integración del sistema de gestión de calidad, el cual se adecua a los requisitos de las normas NTC GP 1000 e ISO 9001 con el sistema de control interno, adecuado al modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, e interactúa con los sistemas de gestión de riesgos de la entidad. Este manual describe los sistemas de gestión de calidad y de control interno y se expresa como el Sistema Integrado de Gestión -SIG. Los sistemas de administración de riesgos están descritos en los manuales establecidos para cada uno de los tipos de riesgos administrados, igualmente se encuentran en documentos específicos el Código de Buen de Gobierno, El Código de Ética y Conducta, y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Para propósitos de auditorías internas y procesos de certificación del sistema de gestión de calidad, el presente documento facilita su programación y ejecución. De acuerdo con lo anterior, son objeto del contenido de este manual los procesos referenciados en el mapa de procesos, los productos y servicios de la entidad, los clientes y beneficiarios identificados, en cumplimiento del objetivo de la entidad identificado en su misión: Contribuir al desarrollo integral, competitivo y sostenible del sector rural, facilitando el acceso al financiamiento y a los demás instrumentos de apoyo establecidos en la política pública DEL CERTIFICADO DEL SIG: Financiación de las actividades de producción y comercialización del sector agropecuario y rural. Página 15 de 52

16 6 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 6.1 BENEFICIARIO Productor agropecuario o rural al que los clientes le entregan un producto o servicio 6.2 CALIDAD Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. 6.3 CLIENTE Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. 6.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Entendido como un conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la Junta Directiva, la alta dirección y demás colaboradores de la organización para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos. 6.5 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. 6.6 POLÍTICAS DE CALIDAD Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. 6.1 OBJETIVOS DE CALIDAD O ESTRATÉGICOS Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con las políticas de calidad y estratégicas. Página 16 de 52

17 6.2 MANUAL SIG Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión, tanto desde el aspecto de calidad de la organización, como en lo referente al modelo estándar de control interno MECI. 6.3 EXCLUSIONES Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema Integrado de Gestión de la entidad. 6.4 PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 6.5 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Listado maestro de documentos es el listado conformado por el conjunto de documentos soporte del Sistema Integrado de Gestión, SIG. Así mismo, el listado maestro de registros es el conjunto de documentos de salida de los procesos identificados en el SIG. Los dos se encuentran en Isodoc, en el módulo de procesos: 6.6 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI Conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los colaboradores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con las partes interesadas, garantiza la coordinación de las acciones, la fluidez de la información, la comunicación, anticipa y corrige de manera oportuna las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. Página 17 de 52

18 Plantea tres fundamentos que lo enmarcan, integran, complementan y desarrollan contribuyendo a dar mayor claridad a los resultados: Autocontrol: Todos los colaboradores de los procesos Autorregulación: Capacidad institucional Autogestión: Administración institucional 7 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Plan Estratégico Objetivo y Política de Calidad o Estratégicos Políticas Manual de Servicios Manual del SIG Manuales, Reglamentos, instructivos, Guías, Protocolos Y Documentos de los Procesos Mapa de Procesos Caracterizaciones de Proceso Procedimientos Indicadores Formatos Registros de los Procesos La documentación del Sistema Integrado de Gestión del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, FINAGRO, se encuentra disponible para la consulta de todos los colaboradores, en el aplicativo de administración de SIG y en Quienes Somos de la intranet y la página Web. El medio de consulta, así como el mecanismo de administración de la documentación del sistema incluyendo, los documentos externos y los obsoletos, se encuentra determinado en el Procedimiento de Control de Documentos GMC-PRO-001. Dado que los documentos mencionados en la pirámide anterior forman parte de las actividades de los procesos, en cumplimiento de su razón de ser y en el marco de la gestión por procesos del Sistema Integrado de Gestión SIG; estos deben ser documentados de acuerdo a lo establecido el procedimiento de Control de Documentos que se encuentra en el Proceso de Gestión de Mejora Continua>Procedimientos>GMC-PRO-001 Control de Documentos en el aplicativo de administración del SIG.. De la misma manera los demás Página 18 de 52

19 documentos identificados en el desarrollo de las tareas propias de los procesos. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento a cabalidad del numeral de Control de Documentos de las normas de calidad que nos certifican y la organización y claridad de los documentos que soportan la trazabilidad de los procesos. A continuación se hace una breve descripción de la documentación que compone el Sistema. 7.1 PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN Define la orientación de la entidad en el corto y mediano plazo, incluye la Misión es decir la razón de ser de la institución y los objetivos que se definen como el elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos, estableciendo las metas y el plan de acción para dar cumplimiento a la misión y a los imperativos u objetivos de calidad o estratégicos, y son la base para su seguimiento y evaluación. 7.2 MANUAL DEL SIG Es el documento que específica el Sistema Integrado de Gestión del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, en él se detalla el alcance del Sistema Integrado de Gestión, los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de Gestión, o referencia a los mismos así como la descripción de la interacción entre sus procesos. En el documento se específica lo referente al modelo estándar de control interno. 7.3 MANUAL Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones y organización de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución. 7.4 CÓDIGO Conjunto de normas legales sistemáticas que regulan de forma unitaria, una materia determinada. Página 19 de 52

20 7.5 REGLAMENTO Conjunto de normas legales de carácter general dictadas por la administración para el funcionamiento y acceso a alguno de sus programas o servicios. 7.6 PROTOCOLO Conjunto de reglas para la administración y uso de programas de comunicación interna y externa. 7.7 MAPA DE PROCESOS En él se identifican los procesos de la entidad y se definen sus interacciones de acuerdo con lo establecido por la norma NTCGP CARACTERIZACIONES DE PROCESO Tienen como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operación y los indicadores necesarios para garantizar su control. 7.9 PROCEDIMIENTOS Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades, tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia que apoya de manera directa su desarrollo, entre ellos se cuentan las políticas operacionales, hoja de vida de indicadores, y demás documentación asociada al proceso MANUAL DE SERVICIOS Determina las características de los productos y servicios que entregan los procesos misionales de: Evaluación Operaciones de Crédito, Incentivos, Administración de Garantías, Gestión de Cartera, Control y Seguimiento, a los clientes y beneficiarios de la entidad, es la base de la planificación del producto o servicio y permiten determinar su nivel de conformidad con los requisitos establecidos. Página 20 de 52

21 7.11 HOJA DE VIDA INDICADORES Ofrecen una referencia a los clientes, beneficiarios y colaboradores involucrados en el proceso, sobre la forma en que se realiza seguimiento a la ejecución del proceso INSTRUCTIVOS Orientan a los colaboradores sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos POLÍTICAS OPERACIONALES Constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación de los componentes del direccionamiento Estratégico, establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades. Las políticas operacionales se encuentran en los procedimientos del SIG, en el punto 4. Condiciones Generales y Específicas, así mismo se encuentran en los manuales, códigos, reglamentos, protocolos y políticas relacionados con los procesos POLÍTICA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Consolidada en un documento que contiene las condiciones, canales y responsables del ejercicio de comunicación interna y externa de FINAGRO. Los aspectos relevantes de la comunicación corporativa plasmados en este, buscan entre otros dar a conocer la misión de la entidad, el cumplimiento de sus objetivos, sus productos y servicios y generar una atmósfera de transparencia e integralidad frente al cliente interno 1 y externo. Los objetivos de la Política de Comunicación de FINAGRO son: 1. Coadyuvar a la integración de la comunidad de FINAGRO en torno a sus fines, metas e intereses institucionales más importantes y el respaldo comunicacional a las demandas del entorno. 2. Fortalecer la imagen pública de la entidad, tanto en su dimensión interna como también de cara a la comunidad regional y la sociedad colombiana en su conjunto. 1 Cliente interno hace referencia a la interacción entre procesos, en donde los productos resultantes de la gestión de un proceso, sirven como insumo de entrada en otro proceso. Página 21 de 52

22 3. Crear un sistema comunicacional que sirva de asiento a la interacción continua de los miembros de la entidad y de las áreas organizacionales de FINAGRO. 4. Contribuir a la definición de una cultura corporativa en las relaciones internas de la entidad, y entre ésta y su entorno. 5. Establecer el marco normativo y organizativo de la gestión informativa de FINAGRO. El manejo de la comunicación se basa en 5 aspectos fundamentales: Función de la Información Función de la Divulgación Función de la Identidad Corporativa Función de las Relaciones Públicas Función del Protocolo La normativa se expresada en 8 puntos que entre otros enuncian la reglamentación aplicable a la actividad comunicacional, requisitos del personal responsable, Manual de Imagen Corporativa, consolidación de la red telemática, canales oficiales de contenidos, manejo de crisis y promoción de la entidad en medios. Otros aspectos relevantes relacionados en este documento tienen que ver con: Comunicación Interna Comunicación Externa Estructura Comunicacional Estrategia de Gestión Recursos Presupuestarios POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Se consolida en el documento de POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN en el marco del proceso de Sistema Integrado de Riesgos. En él se establecen las directrices, lineamientos, responsabilidades y conductas que se seguirán sobre los Activos de Información de FINAGRO y velar por que la operación de la entidad se realice bajo las condiciones adecuadas de seguridad. Los objetivos en materia de Seguridad de la Información definidos por FINAGRO: 1. Cumplir con las obligaciones legales vigentes relacionadas con Seguridad de la Información que apliquen a la Entidad, tomando las Página 22 de 52

23 medidas necesarias de acuerdo a la operación que se realiza en FINAGRO. 2. Gestionar los riesgos de Seguridad de la Información en todos los procesos de manera eficiente, con el fin de proporcionar continuidad y calidad a las operaciones del negocio. 3. Facilitar la discusión al interior de la Compañía en temas de Seguridad de la Información, y ayudar a que todos los colaboradores, clientes y contratistas sean conscientes de las amenazas potenciales de Seguridad de la Información y los riesgos asociados al negocio. 4. Soportar y mejorar la calidad de las operaciones de FINAGRO, permitiendo un equilibrio entre funcionalidad y seguridad, a la luz de las mejores prácticas de la industria Seguridad de la Información del Sistema Integrado de Gestión SIG La seguridad del Sistema Integrado de Gestión SIG se realiza bajo las características de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad fijados por la política. Para tal fin la información del SIG se encuentra disponible en un aplicativo que permite su administración y control. Por disposición en el control documental los documentos vigentes del SIG pueden ser consultados por todos los colaboradores, sin embargo su uso y disposición es controlada a través de permisos que se asignan o no, previa autorización del Dueño de Proceso Backup s del Sistema Integrado de Gestión SIG La estructura de Backups establecido por el proceso de Gestión de Tecnología, determina a qué aplicativos de la entidad y sus bases de datos se les deben hacer backup s diario, semanal y mensual. Así mismo determina los mecanismos de recuperación de la información, en caso tal que haya perdida de la misma. La herramienta con que se administra el SIG se encuentra alojada en el servidor de aplicaciones de la entidad por lo que cumple con el protocolo de Backup diario, semanal y mensual. Página 23 de 52

24 7.14 REGISTROS DEL SISTEMA Conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse a partir del procedimiento para el control de los registros GDO-PRO-005, del proceso de Gestión Documental NORMOGRAMA En cumplimiento del principio de autorregulación del Modelo Estándar de Control Interno, la entidad cuenta con un instrumento denominado normograma que relaciona las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario internas y externas, que son aplicables en todos los procesos, controlado a través del aplicativo de administración del SIG, módulo MECI PLANES DE MEJORAMIENTO En cumplimiento del principio de calidad Mejora Continua, FINAGRO ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar planes de mejoramiento en los tres niveles que exige el Modelo Estándar de Control Interno y la norma NTC GP Estos instrumentos relacionan las actividades que se deben adelantar con el propósito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada funcionario, de cada procedimiento, de cada proceso y a nivel institucional. Se han establecido tres instrumentos así: Plan de Mejoramiento Individual a cargo del proceso de Gestión del Talento Humano, resultado del procedimiento de evaluación de desempeño que establece el plan de formación Plan de Mejoramiento por Proceso a cargo de los responsables de procesos, mediante la aplicación de los procedimientos de Acciones Correctivas y Preventivas del proceso de Gestión Mejora Continua. Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Contraloría General de la República, cuya ejecución está a cargo de los responsables de proceso, y el seguimiento y reporte a cargo de la Oficina de Control de Interno RIESGO Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Se han establecido las metodologías para la identificación, calificación y valoración de los riesgos de la entidad en cumplimiento de sus actividades y se Página 24 de 52

25 encuentran descritas en los manuales de riesgo desde el contexto estratégico hasta cada uno de los procesos. 8 EXCLUSIONES No son aplicables a FINAGRO, los siguientes requisitos de las normas NTCGP 1000 e ISO a) 7.3. Diseño y Desarrollo: dadas las características de los servicios incluidos en el sistema de gestión, los cuales obedecen a las normas legales, al diseño y desarrollo de las políticas sectoriales establecidas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y que éstos se encuentran regulados por la Superintendencia Financiera de Colombia, la Junta Directiva del Banco de la República y la Comisión Nacional de Crédito Agropecuario, se excluye este numeral de las actividades del proceso. b) 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición: FINAGRO en la prestación de sus servicios y en la entrega de sus productos, no requiere del empleo o uso de medios de medición que requieran ser administrados para garantizar el nivel de confianza en sus mediciones mediante su continua verificación y calibración. 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004 NTCGP 1000 Sistemas de Gestión de Calidad para entidades públicas Norma ISO 19011: Directrices para auditorias para SIG y/o medio ambiente. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de Control Interno NTC 5254 Riesgos Operacionales 9.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO. La normatividad aplicable a las actividades, productos y servicios de FINAGRO, son originadas por: Congreso de la República (Constitución Nacional, Leyes, Decretos), Presidencia de la República, Ministerios, Entes de Control y Vigilancia, DNP (políticas, planes, programas, decretos, resoluciones, circulares), Banco de la República (resoluciones), la cual es controlada por el Proceso Sistema Normativo, y entre las cuales se encuentran las siguientes: Página 25 de 52

26 Leyes: 16 de 1990; 69 y 101 de 1993; 139 y 160 de 1994; 262 y 302 de 1996; 590 de 2000, 731 de 2002, 811 de 2003, 905 de 2004, 1328 de 2009; 1450,1474y 1504 de 2011; 1694 de 2013, 1712 y 1731 de Decretos: 312 de 1991; 626 y 1824 de 1994; 892 de 1995; 1447 de 1999; 967 de 2000; 1395 de 2002; 2172 de 2007; 1484 de 2008, 3610 de 2009, 4579 de 2010, 4580 de 2010, 4828 de 2010, 126, 780 y 2860 de 2011, 053, 2448 y 2482 de 2012; 355 de 2014 Resoluciones Junta Directiva del Banco de la República: 3 de 2000; 2, 17, y 21 de 2007; 6 8 y 14 de 2008, 15 de 2012, 7 de Circulares Externas Superintendencia Financiera de Colombia: 007 de 1996 Básica Jurídica; 100 de 1995 Básica Contable; 48 de 2006; 41 de 2007; 26 de 2008; 14 y 38 de 2009, 051 de 2010, 047 de 2011, 038 de 2013, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Resoluciones de la Comisión Nacional de Crédito Agropecuario. 9.2 CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. En caso de modificación de la documentación legal y reglamentaria aplicable a las actividades, productos y servicios de FINAGRO, y que en consecuencia se requiera realizar cambios al Sistema Integrado de Gestión, SIG, se seguirá el siguiente procedimiento: 1. La Secretaría General de FINAGRO a través del proceso Sistema Normativo, evaluará las modificaciones legales o reglamentarias y su aplicación a FINAGRO, y si es del caso propondrá las modificaciones respectivas precisando el alcance de las mismas. 2. De acuerdo con las modificaciones propuestas, la Gerencia de Planeación definirá los cambios al SIG y lo presentará ante el Comité Directivo - SIG, para su aprobación. 3. La Presidencia de FINAGRO presentará a la Junta Directiva, si es de su competencia, las modificaciones al SIG para su información y si se requiere su aprobación. 4. La Gerencia de Planeación implementará las modificaciones aprobadas y las divulgará a todos los colaboradores de FINAGRO y si es del caso a los clientes y beneficiarios. Página 26 de 52

27 10 CLIENTES Y PRODUCTOS El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, ha identificado como sus clientes a: 1 CLIENTE INTERMEDIARIO FINANCIERO 2 BENEFICIARIOS DESCRIPCIÓN DEL CLIENTE Persona Jurídica, vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de Economía Solidaria, a través de las cuales se realiza la intermediación de los productos y servicios de FINAGRO. Persona natural o jurídica que puede acceder al financiamiento de las actividades agropecuarias o rurales y a los apoyos definidos por el Gobierno Nacional, de acuerdo con la siguiente clasificación: a) Pequeño productor b) Mujer rural de bajos ingresos c) Mediano productor d) Gran productor e) Mipyme La definición de cada uno de los beneficiarios de la entidad, así como la descripción de los productos, se encuentran establecidos en el Manual de Servicios de la Entidad, el cual se encuentra a disposición del público general en la página Web de la entidad vinculo Manual de Servicios. Los Productos y Servicios de FINAGRO, son: programas y líneas de crédito, garantías, incentivos, programas de alivios, capital de riesgo, microcrédito rural, instrumentos de apoyo y de mitigación del riesgo para el sector agropecuario, y se encuentran especificados en: Manual de Servicios, Mapa de Procesos, circulares reglamentarias respectivas que se encuentren vigentes, y reglamento del programa de inversión y capitalización del sector rural, y en los planes operativos suscritos con el MADR para la administración de los diferentes instrumentos de apoyo. Página 27 de 52

28 11 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN En el marco de la implementación del Sistema de Gestión, la alta Dirección del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, encabezada por su Presidente, comunica a toda la institución la importancia de cumplir con los requisitos establecidos para los servicios que son prestados por la institución. Con la participación de todos los colaboradores de la entidad y con la aprobación de la Junta Directiva se ha definido y socializado el código de ética y conducta, como documento que recoge los valores institucionales y que cada funcionario debe aplicar en desarrollo de sus actividades. De la misma forma la alta dirección ha definido y divulgado el código de buen gobierno que manifiesta a través de políticas institucionales, cuál debe ser la posición de la entidad y sus colaboradores frente a las partes interesadas. Así como el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Estos mecanismos de autorregulación buscan definir parámetros de comportamiento al interior de la entidad para garantizar un ambiente de control. Así mismo, ha determinado la política de calidad considerando como marco de su formulación la estrategia institucional, la visión y la misión de la entidad e incluyendo un compromiso de cumplir con los requisitos establecidos y mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema. En el marco de la política estratégica o de calidad, se formuló los objetivos de calidad o estratégicos que permiten la medición y el control al cumplimiento de esta política. - Para velar por el desempeño del Sistema Integrado de Gestión -SIG, la Presidencia ha designado como su Representante al Gerente de Planeación quien desarrolla estrategias para la divulgación, entendimiento y apropiación del SIG, por parte de cada uno de los colaboradores que ejecutan las actividades dentro de los procesos del Sistema, principalmente en los siguientes aspectos: ejecución, evaluación y seguimiento al Plan Estratégico de la Entidad; velar por el reporte y evaluación a los indicadores estratégicos para medir la gestión de la entidad en cumplimiento de la estrategia institucional; y ejecutar, evaluar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Gestión. Cualquier cambio que afecte la operación del Sistema Integrado de Gestión, SIG, se realizará de acuerdo a lo establecido en el numeral 9.2 del presente Manual. Se cuenta con la Descripción de Perfil de Cargos para cada proceso, para lo cual dentro del proceso Gestión del Talento Humano se definió el Glosario Perfil de Cargo como documento en el cual se establece descripción del cargo, Página 28 de 52

29 requisitos para desempeñarlo (educación, experiencia, conocimientos, disponibilidad, competencias, grado en la organización), responsabilidades del cargo, grafico de perfil del cargo, descripción comportamental del cargo y funciones. Los registros de perfil de cargo hacen parte del proceso de Gestión del Talento Humano, siendo su responsabilidad la actualización permanente de los mismos, y se encuentran publicados en cada proceso en el aplicativo de administración del SIG, Descripciones de Perfil de Cargo. Así mismo a todos y cada uno de los colaboradores se les entrega copia no controlada del perfil de su cargo (a los colaboradores vinculados con anterioridad a agosto de 2008, se le entregó en reunión realizada el 29 de agosto de 2008, y a los vinculados con posterioridad a agosto de 2008 se les entrega al momento de la vinculación). El Presidente de FINAGRO, como máximo ordenador de la entidad, mediante su Representante del SIG se asegura que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SIG; que informe a la alta dirección sobre su desempeño y de cualquier necesidad de mejora, y que asegure que se promueve la toma de conciencia de los requisitos de los clientes y beneficiarios en todos los niveles de la Institución. La revisión del Sistema Integrado de Gestión, se realiza por parte del Comité Directivo - SIG por lo menos una vez al año, teniendo como objetivo asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua, para lo cual tiene en cuenta los resultados de auditorías, retroalimentación del cliente, desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, los cambios que podrían afectar el SIG, recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para la entidad. Este Comité se conforma por los colaboradores de FINAGRO que integran el Comité Directivo establecido en el Manual de Comités Institucionales numeral 2.5 y es presidido por el Presidente de FINAGRO y en la parte correspondiente a temas propios del SIG actúa como secretario el Gerente de Planeación. Como evidencia de la responsabilidad de la dirección se encuentra: a) Contar con un equipo humano competente con base en educación, formación, habilidades y experiencia, para lo cual se tiene establecido el perfil y requisitos básicos de los colaboradores en el proceso Gestión del Talento Humano. b) Mantener el equipo humano motivado y en permanente desarrollo de acuerdo a las necesidades de entorno del negocio, a los cambios tecnológicos y a los requisitos de cada proceso. Este compromiso se logra a través del programa de desarrollo del talento humano que es actualizado anualmente, de acuerdo con las necesidades manifiestas por los responsables de proceso, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Formación del Proceso de Talento Humano. c) Plan Estratégico y de Acción, su seguimiento y evaluación Página 29 de 52

30 d) Actas Comité Directivo SIG e) Registros de participación de los colaboradores a divulgaciones del sistema f) Resultados de la medición y análisis de datos de los procesos g) Resultados de encuestas de satisfacción h) Planes de Mejoramiento i) Código de ética y de conducta j) Código de buen gobierno k) Manual SARLAFT l) Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 12 PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN 12.1 MISIÓN Contribuir al desarrollo integral, competitivo y sostenible del sector rural, facilitando el acceso al financiamiento y a los demás instrumentos de apoyo establecidos en la política pública VISIÓN Ser la institución financiera líder en la gestión del desarrollo rural colombiano con clase mundial PENSAMIENTO ORGANIZACIONAL Somos respetuosos de la constitución, las leyes y demás normas que nos regulan. El centro de nuestra gestión es el ser humano, promovemos el desarrollo del potencial de nuestro equipo y procuramos las mejores condiciones de vida para todos. En las diferentes actividades generamos valor para asegurar la viabilidad y sostenibilidad financiera. Somos optimistas, proactivos y trabajamos con pasión, disciplina y compromiso para construir un mejor campo para Colombia PRINCIPIOS Y VALORES Los Valores Corporativos del Fondo Para El Financiamiento Del Sector Agropecuario, FINAGRO, hacen parte del código de ética, y se enfocan al compromiso social asumido por sus accionistas y directores para cumplir con el objetivo de la ley que lo creo. PRINCIPIOS: Lealtad Transparencia Honestidad Página 30 de 52

31 VALORES: Respeto Responsabilidad Compromiso Objetividad Innovación 12.5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PLAN ESTRATÉGICO Ser la institución financiera que promueve integralmente el desarrollo del sector rural y agropecuario mediante la financiación oportuna de los proyectos y facilitando el acceso a los instrumentos de apoyo establecidos en la política pública, que permitan a sus beneficiarios el desarrollo empresarial con carácter competitivo y eficiente POLÍTICA DE CALIDAD FINAGRO, como entidad que contribuye al desarrollo integral, competitivo y sostenible del sector rural, mediante la canalización de recursos para la financiación de proyectos y facilitando el acceso al financiamiento y a los demás instrumentos de apoyo establecidos en la política pública., orienta sus acciones bajo las siguientes directrices de política: Comunicamos amplia y oportunamente las políticas, utilizando un lenguaje fácil y entendible para nuestros clientes. Garantizamos respuestas oportunas a las solicitudes de nuestros productos y servicios, de acuerdo con la normatividad establecida. Sustentados en nuestro talento humano, logramos los resultados bajo los principios de transparencia, eficiencia y eficacia. Ejecutamos y articulamos eficientemente las orientaciones de la política pública para el sector rural y agropecuario. Nuestro sistema integra la gestión con un enfoque preventivo, con el compromiso de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG y de los productos y servicios OBJETIVOS ESTRATEGICOS O DE CALIDAD Política Sectorial Contribuir activamente en la formulación y comprometerse en la ejecución de la política para el desarrollo rural integral y sostenible. Página 31 de 52

32 Financiamiento Asegurar recursos oportunos y suficientes para el financiamiento del desarrollo del sector rural Innovación Innovar permanentemente en los productos y servicios de financiamiento, que aseguren la generación de valor, la competitividad y el desarrollo del sector rural Fortalecimiento Institucional Alcanzar altos niveles de desempeño y excelencia organizacional, con seguridad jurídica y creación de valor superior a los grupos sociales objetivo. El cumplimiento de los objetivos estratégicos es monitoreado mediante la siguiente batería de indicadores Indicadores Política Sectorial Proyectos asociativos con visión de cadena Cumplimiento del plan indicativo de crédito Crecimiento de las colocaciones de crédito (periodos iguales año actual frente año anterior) Indicadores Financiamiento Valor de la cartera total sobre valor del PIB agropecuario anual Índice de solvencia Índice de liquidez (Acceso a Redescuento) Indicadores Fortalecimiento Institucional Satisfacción del cliente Índice de posicionamiento y reconocimiento Rentabilidad Colocación recursos crédito redescuento versus fondeo TDA Indicadores Innovación Este objetivo se encuentra en estructuración y desarrollo en FINAGRO, para lo cual se levantará en la cadena de valor el Proceso Gestión de la Página 32 de 52

33 Innovación y el Sistema de Innovación, y se construirán los indicadores que permitan medir la gestión y la generación de valor para la organización PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Los planes y programas materializan las estrategias de la organización para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos estratégicos o de calidad definidos para un periodo determinado, asegurando los recursos necesarios para el logro de lo planificado. El Plan Estratégico Institucional y de Acción de FINAGRO, se encuentra desplegado en objetivos, estrategias, metas y acciones necesarias para la proyección de la entidad a corto y mediano plazo y guiar sus actividades hacia los resultados previstos. El Plan Estratégico y de Acción se encuentra publicado en la intranet de FINAGRO en la siguiente ruta Inicio>Quiénes Somos>Plan Estratégico. Articulados con los objetivos estratégicos o de calidad y enmarcados en las perspectivas del mapa estratégico de la organización, se definen los siguientes objetivos específicos del PEI: IMPACTO AL SECTOR RURAL Participar proactivamente en la formulación de la política pública con el fin de fortalecer el ecosistema del sector rural y dinamizar su desarrollo. FINANCIERA Mantener los índices de solvencia y liquidez de la entidad en los niveles que garanticen el flujo de recursos económicos suficientes en condiciones FINAGRO al sector rural. COMERCIAL Diseñar e implementar productos de financiamiento y desarrollo orientados a atender las necesidades y fortalecimiento del sector rural y que contribuyan al posicionamiento de FINAGRO. PROCESOS Incrementar los niveles de desempeño organizacional con criterio de desarrollo sostenible. APRENDIZAJE Y CONOCIMIENTO Desarrollar la cultura organizacional requerida por el direccionamiento estratégico y el modelo del negocio. Página 33 de 52

34 Propender porque FINAGRO sea una organización basada en conocimiento como medio para impactar el desarrollo rural. Página 34 de 52

35 12.9 MAPA DE PROCESOS Página 35 de 52

36 El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario, adoptó el MAPA DE PROCESOS en un esquema que integra los veintisiete (27) procesos de la entidad y su interacción dentro del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con los requisitos de la ISO 9001, NTCGP 1000, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000, circular SARO, modelo SARLAFT; los procesos que se encuentran incluidos en el Sistema Integrado de Gestión son: Direccionamiento Estratégico Sistema Integrado de Riesgos Sistema Normativo Procesos Estratégicos Procesos Misionales Recursos Monetarios Gestión Comercial Evaluación de Operaciones de Crédito Gestión de Cartera Administración de Garantías Recuperación de Garantías Incentivos Control y seguimiento Programas de Microcrédito Administración de Alivios Desarrollo Forestal Administración Recurso Hídrico Administración de Asistencia Técnica Empresarización del Sector Agropecuario Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano Gestión de Servicios y Suministros Gestión Financiera Gestión Jurídica Gestión de Contratación Gestión Documental Gestión de Tecnología Gestión Mejora Continua Control Interno SARLAFT Procesos de Evaluación Independiente Página 36 de 52

37 Los puntos de la norma que aplican a los procesos de FINAGRO, se encuentran relacionados en cada caracterización del proceso INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS En atención a los requerimientos de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 2170 de 2002, en atención a las observaciones de las veedurías y grupos de control social, FINAGRO cuenta con el SIG en el que se indica para cada uno de los procesos la forma en que se obtiene y entrega la información y la interacción entre los mismos, además la forma como se divulga e interactúa al interior de la organización, los ciudadanos y partes interesadas, mediante resultados de la gestión y retroalimentación del sistema sobre rendición de cuentas y la percepción que tienen las partes interesadas sobre los productos y servicios que presta. En las caracterizaciones de los procesos se encuentran establecidas las interacciones que existen entre los procesos de FINAGRO y de éstos con los entes externos de acuerdo con la siguiente correspondencia a) Entradas que regulan los procesos, en este aparte de la caracterización se establecen los proveedores y entradas afines a la normatividad, políticas, manuales, procedimientos y especificaciones a los cuales se deben supeditar los procesos. b) Entradas que transforman el proceso, en este aparte de la caracterización se establecen los proveedores (internos y externos) que suministran los datos e insumos necesarios para la obtención de los productos o salidas de los procesos. c) Salidas Razón de Ser el Proceso, en este aparte de la caracterización se establecen los productos, como objetivo principal del proceso y los clientes internos (identificados por el nombre del proceso) y los clientes externos y beneficiarios. d) Información Sobre Salidas, se establece la información que genera el proceso, indicando a qué procesos o entidades o clientes externos se destina. Las Caracterizaciones de Procesos son complemento del presente manual. En la tabla siguiente, se establecen las interrelaciones de los procesos misionales con los procesos estratégicos, de control y Apoyo. Página 37 de 52