Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior PLAN DE EMERGENCIAS ASESORADO POR:

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1 Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior PLAN DE EMERGENCIAS ASESORADO POR: Brenda Díaz Martínez Consultaría en Gestión de Riesgo Suramericana Bogotá D.C. Mayo de 2013

2 TABLA DE CONTENIDO 1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO 1.1 MARCO LEGAL Legislación Nacional y Distrital Normas Técnicas Colombianas 1.2 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE EMERGENCIAS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PLAN DE EMERGENCIAS 1.3 ALCANCE 1.4 COBERTURA DEL PLAN DE EMERGENCIA 1.5 CARACTERISTICAS Y REQUISITOS DEL PLAN DE EMERGENCIA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN 2. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 3. INVENTARIO DE RECURSOS PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS 3.1 RECURSOS INTERNOS Recurso humano Recursos técnicos 3.2 RECURSOS EXTERNOS Entidades de Apoyo y Socorro Servicios Médicos y de Urgencias 4 ESCENARIOS DE RIESGOS IDENTIFICADOS 4.1 Organización para la administración de la emergencia Comité de Emergencias Organigrama del Comité de Emergencias Funciones del Comité de Emergencias Fases Operativas Antes de la emergencia Durante la Emergencia Después de la Emergencia 4.2 Evaluación 5 PLAN DE EVACUACION 5.1 Alerta y Alarma 5.2. Rutas de Evacuación 5.3 Comunicación I en caso de Evacuación 6 ANEXOS

3 INTRODUCCIÓN En el ICETEX, con el ánimo de fortalecer día a día los núcleos de seguridad y prevención, implementa el presente Plan de Emergencias, para controlar y minimizar los eventos adversos que se puedan presentar al interior de las oficinas. El plan de emergencias da pautas y normas mínimas del proceder ante una eventual situación de emergencia. En el Plan de Emergencias del ICETEX, se establece los parámetros para la actuación de emergencias, previamente identificando las amenazas, determinando la vulnerabilidad y calificando los riesgos a los que se están expuestos. Con el plan de emergencias se determina las acciones para la organización y respuesta a emergencias que se pueden presentar al interior del ICETEX. Para la elaboración el presente documento se contó con la participación de los funcionarios que conforman la Brigada del ICETEX, el profesional del Grupo de Talento Humano a cargo del programa de Salud Ocupacional y el profesional asignado por la ARL SURA.

4 JUSTIFICACIÓN Es evidente que, una situación de emergencia necesita de un manejo que no se encuentre en el contexto de los procedimientos rutinarios, los cuales requieren la utilización de recursos internos y externos dispuestos por el ICETEX. Por tal motivo se deben formular e implementar planes, programas, herramientas y metodologías eficientes que en caso de emergencias faciliten o propendan a minimizar el impacto sobre el ICETEX, procurando mantener la continuidad del negocio. Las normas que hoy tenemos en planes de emergencia, son el legado de una historia dolorosa, que han conmovido los cimientos de una sociedad que ve como sus puntales de desarrollo económico y social se convierten en potentes amenazas para la supervivencia de los seres humanos. Conocer las normas que fundamentan las actividades de prevención, atención recuperación en situaciones de desastre, las cuales consagran y buscan la esencia la protección del derecho fundamental por excelencia: El derecho a la Vida.

5 1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO 1.1 MARCO LEGAL Legislación Nacional y Distrital LEY 9 /79 CÓDIGO SANITARIO NACIONAL CONPES 3146/01 RESOLUCIÓN 2400/79 ESTATUTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL DECRETO 614/84 LEY 46 /88 LEGISLACIÓN NACIONAL Título III - Salud Ocupacional Título VIII - Desastres. Artículo 501. Cada Comité de Emergencias, deberá elaborar un plan de contingencia para su respectiva jurisdicción con los resultados obtenidos en los análisis de Vulnerabilidad. Además, deberán considerarse los diferentes tipos de desastre que puedan presentarse en la comunidad respectiva. El Comité Nacional de Emergencias elaborará, para aprobación del Ministerio de Salud, un modelo con instrucciones que aparecerá en los planes de contingencia. Artículo 502. El Ministerio de Salud coordinará los programas de entrenamiento y capacitación para planes de contingencia en los aspectos sanitarios vinculados a urgencias o desastres. Parágrafo. El Comité Nacional de Emergencias, deberá vigilar y controlar las labores de capacitación y de entrenamiento que se realicen para el correcto funcionamiento de los planes de contingencia. Estrategia para consolidar la ejecución del Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desastres PNPAD, en el corto y mediano plazo. Por el cual se establecen disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad industrial en los establecimientos de trabajo Artículo 2. Todos los empleadores están obligados a Organizar y desarrollar programas permanentes de Medicina Preventiva, Higiene y Seguridad Industrial Por el cual se determinan las bases para la organización de administración de salud ocupacional en el país Artículo 24. Los empleadores tendrán las siguientes responsabilidades: - Responder por la ejecución del programa de Salud Ocupacional Por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, se otorga facultades extraordinarias al Presidente de la República y se dictan otras disposiciones

6 LEGISLACIÓN NACIONAL LEY 46 /88 RESOLUCIÓN 1016 /89 Artículo 3. Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. La Oficina Nacional para la Atención de Desastres, elaborará un Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comité Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, será adoptado mediante decreto del Gobierno Nacional. El Plan incluirá y determinará todas las orientaciones, acciones, programas y proyectos, tanto de carácter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran, entre otros a los siguientes aspectos: a) Las fases de prevención, atención inmediata, reconstrucción y desarrollo en relación a los diferentes tipos de Desastres. b) Los temas de orden técnico, científico, económico, de financiación, comunitario, jurídico e institucional. c) La educación, capacitación y participación comunitaria. d) Los sistemas integrados de información y comunicación a nivel nacional, regional y local. e) La función que corresponde a los medios masivos de comunicación. f) Los recursos humanos y físicos de orden técnico y operativo. g) La coordinación interinstitucional e intersectorial. h) La investigación científica y estudios técnicos necesarios. i) Los sistemas y procedimientos de control y evaluación de los procesos de prevención y atención. Artículo 14. Plan de Acción Específico para la Atención de Desastre Declarada una situación de desastre de carácter nacional, la Oficina Nacional para la Atención de Desastres, procederá a elaborar, con base en el plan nacional, un plan de acción específico para el manejo de la situación de Desastre declarada, que será de obligatorio cumplimiento por todas las entidades públicas o privadas que deban contribuir a su ejecución, en los términos señalados en el decreto de declaratoria. Cuando se trate de situaciones calificadas como departamentales, intendenciales, comisariales, distritales o municipales, el plan de acción será elaborado y coordinado en su ejecución por el Comité Regional u Operativo Local respectivo, de acuerdo con las orientaciones establecidas en el decreto de declaratoria y con las instrucciones que impartan el Comité Nacional y la Oficina Nacional para la Atención de Desastres. Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país Artículo 11. Numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de

7 LEGISLACIÓN NACIONAL emergencias teniendo en cuenta las siguientes ramas: a) Rama Preventiva: Aplicación de las normas legales y técnicas sobre combustibles, equipos eléctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad económica de la empresa. b) Rama Pasiva o Estructural: Diseño y construcción de edificaciones con materiales resistentes, vías de salida suficientes y adecuadas para la evacuación, de acuerdo con los riesgos existentes y el número de trabajadores. c) Rama Activa o Control de las Emergencias: Conformación y organización de Brigadas (selección, capacitación, planes de emergencias y evacuación), Sistema de detección, alarma, comunicación, inspección, señalización y mantenimiento de los sistemas de control. DECRETO LEY 919 /89 Artículo 14. El programa de Salud Ocupacional, deberá mantener actualizados los siguientes registros mínimos: Planes específicos de emergencias y actas de simulacro en las empresas cuyos procesos, condiciones locativas o almacenamiento de materiales riesgosos, puedan convertirse en fuente de peligro para los trabajadores, la comunidad o el ambiente. "Por el cual se organiza el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres y se dictan otras disposiciones". Artículo 3. Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. La Oficina Nacional para la Atención de Desastres elaborará un Plan Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comité Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, será adoptado mediante decreto del Gobierno Nacional. El Plan incluirá y determinará todas las políticas, acciones y programas, tanto de carácter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran, entre otros, a los siguientes aspectos: a) Las fases de prevención, atención inmediata, reconstrucción y desarrollo en relación con los diferentes tipos de desastres y calamidades públicas; b) Los temas de orden económico, financiero, comunitario, jurídico e institucional; c) La educación, capacitación y participación comunitaria; d) Los sistemas integrados de información y comunicación a nivel nacional, regional y local; e) La coordinación interinstitucional e intersectorial; f) La investigación científica y los estudios técnicos necesarios; g) Los sistemas y procedimientos de control y evaluación de los procesos de prevención y atención.

8 DECRETO LEY 919 /89 DIRECTIVA MINISTERIAL No. 13 /92 LEGISLACIÓN NACIONAL Artículo 13. Planes de contingencia. El Comité Técnico Nacional y los Comités Regionales y Locales para la Prevención y Atención de Desastres, según el caso, elaborarán, con base en los análisis de vulnerabilidad, planes de contingencia para facilitar la prevención o para atender adecuada y oportunamente los desastres probables. Para este efecto, la Oficina Nacional para la Atención de Desastres preparará un modelo instructivo para la elaboración de los planes de contingencia. Artículo 14. Aspectos sanitarios de los planes de contingencia. El Ministerio de Salud coordinará los programas de entrenamiento y capacitación para planes de contingencia en los aspectos de orden sanitaria, bajo la vigilancia y control del Comité Técnico Nacional. Responsabilidades del Sistema Educativo como integrante del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres 2a. Planes de Prevención de Desastres en establecimientos educativos 3. Planes de Emergencias en escenarios deportivos LEY 100 /93 Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral DECRETO 1295/94 Libro III: Sistema General de Riesgos Profesionales Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales Artículo 2. Objetivos del Sistema General de Riesgos Profesionales RESOLUCIÓN 7550 DE 1994 a) Establecer las actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la población trabajadora, protegiéndola contra los riesgos derivados de la organización del trabajo que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo tales como los físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, de saneamiento y de seguridad. "Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo Nacional en la prevención de emergencias y desastres". Artículo 3. Solicitar a los establecimientos educativos, la creación y desarrollo de un proyecto de prevención y atención de emergencias y desastres, de acuerdo con los lineamientos emanados por el Ministerio de Educación Nacional, el cual hará parte integral del proyecto educativo institucional. Este contemplará como mínimo los siguientes aspectos: a) Creación del comité escolar de prevención y atención de emergencias y desastres como también brigadas escolares

9 DECRETO 321 DE 1999 LEGISLACIÓN NACIONAL b) Análisis escolar de riesgos c) Plan de acción d) Simulacro escolar ante una posible amenaza. "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas. Articulo 1. Adoptase el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres, aprobado mediante Acta número 009 del 5 de junio de 1998 del Comité Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, y por el Consejo Nacional Ambiental, cuyo texto se integra como anexo del presente decreto. DECRETO No /07 Articulo 2. El objeto general del Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres que será conocido con las siglas -PNC- es servir de instrumento rector del diseño y realización de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y corregir los daños que éstos puedan ocasionar, y dotar al Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres de una herramienta estratégica, operativa e informática que permita coordinar la prevención, el control y el combate por parte de los sectores público y privado nacional, de los efectos nocivos provenientes de derrames de hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas en el territorio nacional, buscando que estas emergencias se atiendan bajo criterios unificados y coordinados. Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Artículo 2. El objetivo del Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público es servir como instrumento rector para el diseño y realización de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres de una herramienta que permita coordinar y planear el control y atención de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas, el ambiente y las instalaciones en esta clase de eventos. Este Plan se complementará con las disposiciones regionales y locales existentes. Artículo 5. Actualización del Plan. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Plan Nacional de

10 Ley 769 de Código Nacional de Transito. Ley 322 de Sistema Nacional de Bomberos. LEGISLACIÓN NACIONAL Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público deberá ser actualizado por el Comité Nacional para la Prevención y Atención de Desastres o por el Comité Técnico Nacional, por delegación que haya recibido de aquél, en todo caso, con la asesoría del la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos creada por este decreto. Artículo 20. Planes institucionales. Los organismos operativos del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres elaborarán sus propios planes institucionales para la atención de los eventos de afluencia masiva de público, los cuales se articularán con los Planes Locales de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público. Artículo 1. Ámbito de aplicación y principios. Las normas del presente código rigen en todo el territorio nacional y regulan la circulación de los peatones, usuarios, pasajeros, conductores, motociclistas, ciclistas, agentes de tránsito y vehículos por las vías públicas o privadas que estén abiertas al público, o en las vías privadas, que internamente circulen vehículos; así como la actuación y procedimientos en las autoridades de tránsito Artículo 1. La prevención de incendios es responsabilidad de todas las autoridades y los habitantes del territorio colombiano. En cumplimiento de esta responsabilidad los organismos públicos y privados deberán contemplar la contingencia de este riesgo en los bienes inmuebles tales como parques naturales, construcciones, programas y proyectos tendientes a disminuir su vulnerabilidad. LEGISLACIÓN DISTRITAL RESOLUCIÓN 3459 DE 1994 Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo de Bogotá D.C. en la prevención y atención de emergencias RESOLUCIÓN 1428 DE 2002 "Por la cual se adoptan los Planes Tipo de Emergencias en seis escenarios Distritales, se modifica y adiciona la Resolución 0151 del 06 de febrero de 2002". ACUERDO 79/03 CÓDIGO DE POLICÍA DECRETO 350/03 Por el cual se regulan las rifas, juegos, concursos, espectáculos públicos y eventos masivos en el Distrito Capital Capítulo VI. De los espectáculos públicos y eventos masivos Artículo 17. Parágrafo Segundo

11 LEGISLACIÓN DISTRITAL DECRETO 332/04 Los eventos masivos deberán contar con las medidas de prevención y seguridad contempladas en el modelo de Plan de Emergencias General y Planes Tipo, que para tal efecto sea aprobado por la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias de la Secretaria de Gobierno. Por el cual se organiza el régimen y el Sistema para la Prevención y Atención de Emergencias en Bogotá Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Artículo 7- Planes de Emergencias Se adoptarán para cada una de las entidades y comités sectoriales, y establecerán con claridad cuáles son las funciones de respuesta, autoridades responsables de cumplirlos y los recursos que se pueden y deben utilizar. Parágrafo. La adopción de los planes corresponderá por comités sectoriales, al tenor del Decreto 87/03 y a los representantes legales de las entidades en los demás casos. Artículo 8 Planes de Contingencia Son aquellos que deben adoptarse para el Distrito Capital en su conjunto, sus entidades y sectores, por las mismas autoridades señaladas en el parágrafo del artículo 7 precedente, para responder específicamente a un tipo determinado de situación de calamidad, desastre o emergencia. DECRETO 423/06 DECRETO 423/06 Por el cual se adopta el Plan Distrital para la prevención y Atención de Emergencias para Bogotá D.C. Artículo 18 - Planes de Emergencias. En armonía con el artículo 7º del decreto 332 de 2004 los Planes de Emergencias son instrumentos para la coordinación general y actuación frente a situaciones de calamidad, desastre o emergencia. Definen las funciones y actividades, responsables, procedimientos, organización y recursos aplicables para la atención de las emergencias independientemente de su origen o naturaleza. Artículo 19 Planes de Contingencia. En armonía con el artículo 8º del Decreto 332 de 2004, los Planes de Contingencia son instrumentos complementarios a los planes de emergencias, que proveen información específica para la atención de desastres o emergencias derivadas de un riesgo o territorio en particular. Un plan de contingencia desarrolla en detalle aspectos pertinentes para la respuesta que solo son propios del riesgo y el territorio al que este

12 LEGISLACIÓN DISTRITAL referido. Los planes de contingencia se organizan por tipo de riesgo, tales como deslizamientos, inundaciones, incendios forestales, materiales peligrosos y aglomeraciones de público, entre otros. Los planes de continencia pueden ser desarrollados por la Administración Distrital en sus diferentes niveles (central, institucional o local), por el sector privado y por la comunidad. RESOLUCIÓN No. 375 /06 DECRETO 633/07 Por la cual se establecen las condiciones básicas para las empresas que prestan el servicio de logística en las aglomeraciones de público en el Distrito Capital Artículo 2. Numeral 3. Capacitación mínima del personal Por el cual se dictan disposiciones en materia de prevención de riesgos en los lugares donde se presenten aglomeraciones de público y se deroga el Decreto 043 de 2006 el cual regulaba antes la materia Artículo 5- Planes de Contingencia De conformidad con lo previsto en los artículos 8º y 9º del Decreto Extraordinario 919 /89 y en el artículo 15 del Decreto Distrital 332 /04, todas las entidades o personas públicas o privadas responsables de edificaciones, instalaciones o espacios en los cuales se realicen aglomeraciones de público, deberán preparar y observar planes de contingencia que incluyan los análisis de riesgos y las medidas de prevención, preparación y mitigación, en forma y condiciones que establezca la DPAE. ACUERDO DISTRITAL 341 /08 RESOLUCIÓN No. 004/09 Por el cual se adiciona el acuerdo No. 30 de 2001 y se establece la relación de un simulacro de actuación en caso de un evento de calamidad pública de gran magnitud con la participación de todos los habitantes de la ciudad Por la cual se adopta la versión actualizada del Plan de Emergencias de Bogotá, el cual establece los parámetros e instrucciones y se definen políticas, sistemas de organización y procedimientos interinstitucionales para la administración de emergencias en Bogotá D.C. Deroga las Resoluciones 137/07, 195 y 196 del 2008.

13 LEGISLACIÓN DISTRITAL Capitulo 2.2. Fortalecimiento de las operaciones de emergencias Normas Técnicas Colombianas NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS NTC-5254 Guía Técnica Colombiana 202/06 NTC-1700 NTC-2885 NTC-4764 NTC-4140 NTC-4143 NTC-4144 NTC-4145 NTC-4201 NTC-4279 NTC-4695 Gestión de Riesgo. Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio. Higiene y Seguridad. Medidas de Seguridad en Edificaciones. Medios de Evacuación y Código NFPA 101. Código de Seguridad Humana. Establece cuales son los requerimientos que debe cumplir las edificaciones en cuanto a salidas de evacuación, escaleras de emergencia, iluminación de evacuación, sistema de protección especiales, número de personas máximo por unidad de área, entre otros requerimientos; parámetros que son analizados con base en el uso de los edificios es decir comercial, instituciones educativas, hospitales, industrias, entre otros. Higiene y Seguridad. Extintores Portátiles. Establece en uno de sus apartes los requisitos para la inspección y mantenimiento de portátiles, igualmente el código 25 de la NFPA Standard for the inspection, testing and maintenance of Water Based fire protection systems USA: Establece la periodicidad y pruebas que se deben realizar sobre cada una de las partes componentes de un sistema hidráulico contra incendio. Cruces peatonales a nivel y elevados o puentes peatonales. Edificios. Pasillos y corredores. Edificios. Rampas fijas. Edificios. Señalización. Edificios. Escaleras. Edificios. Equipamientos, bordillos, pasamanos y agarraderas. Vías de circulación peatonal planas. Señalización para tránsito peatonal en el espacio público urbano.

14 NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS NTC-2388 NTC-1867 Símbolos para la información del público. Sistemas de señales contra incendio, instalaciones, mantenimiento y usos. 1.2 OBJETIVOS 1.3 OBJETIVO GENERAL Proporcionar a todos los ocupantes del ICETEX, los elementos y herramientas adecuadas que les permitan responder con oportunidad, eficiencia y eficacia en la prevención y atención de emergencias. 1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar, formular y aplicar un proceso de planeación en atención de emergencias. Realizar actividades de prevención, previsión y mitigación de emergencias. Desarrollar programas de preparación, atención y recuperación en casos de emergencias. Contar con un comité de emergencias de un alto nivel administrativo que tome acciones antes, durante y después de una emergencia. Conformar una brigada de emergencias que de respuesta temprana a las situaciones iníciales de emergencias que se puedan presentar al interior de las oficinas del ICETEX. Estructurar un procedimiento normalizado de respuesta para todos los ocupantes de las oficinas, generando en ellos condiciones de compromiso, seguridad, sensibilidad para lograr su participación en las acciones de prevención y respuesta a emergencias. 1.5 ALCANCE DEL PLAN El Plan para Emergencias es general para todas las dependencias donde funciona ICETEX y cuenta con el apoyo de la gerencia. Para que éste plan tenga continuidad y permanencia es indispensable que todos los niveles jerárquicos, participen obligatoriamente en las fases de implementación y aplicación permanente del mismo. El plan de emergencia, se activará en caso de: Incendio Atentado terrorista Sismo

15 Anegación Emergencia médica 1.6 COBERTURA DEL PLAN DE EMERGENCIA La cobertura del Plan de emergencia, será para todas las áreas, durante las 24 horas del día, los 365 días del año; involucra a TODO tipo de ocupante de la edificación: empleados, contratistas, proveedores, visitantes y usuarios regulares y esporádicos que en el momento de una emergencia se encuentren dentro de las instalaciones. 1.7 CARACTERISTICAS Y REQUISITOS DEL PLAN DE EMERGENCIA El Documento Plan de Emergencia deberá estar escrito, aprobado por la gerencia y el comité de emergencia, actualizado anualmente y disponible en la oficina de la persona encargada del programa de salud ocupacional. Los procedimientos de Emergencia deben ser dados a conocer a todas las partes interesadas mediante el desarrollo de charlas, folletos, guías y otras publicaciones que se realicen y practicado a través de simulacros parciales por áreas y total, mínimo una vez al año IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN Para la puesta en marcha del plan de emergencia, se recomienda lo siguiente: Institucionalización: Una vez revisado y aprobado el documento, se debe emitir por parte de la gerencia, una comunicación que indique: Que a partir de la fecha se ha adoptado el plan de emergencia. Que el plan de emergencia es de carácter obligatorio para todos los ocupantes de las instalaciones Divulgación: Deberá darse adecuada divulgación del documento a todas las partes interesadas, en donde se informe sobre: Políticas de seguridad Propósitos y alcances del plan Estructura del plan de emergencia Procedimientos en caso de emergencia Plan de evacuación Prácticas y simulacros: Deberán efectuarse prácticas y simulacros de evacuación, por lo menos una vez al año, en el que incluyan como mínimo: Reconocimiento de la señal de alarma y las instrucciones de emergencia. Rutas de salida. Reconocimiento del sitio de reunión

16 Ejecución de acciones de salvamento Procedimientos Organización Simulacros: Para llevar a cabo un simulacro se deben adoptar todas las precauciones necesarias, entre ellas tenemos: Establecer vigilancia previa de los sitios estratégicos tanto interna de las instalaciones como fuera de ellas. Dar aviso previo a las personas claves dentro de las instalaciones. Adoptar provisiones para atención médica de posibles accidentados Avisar a la administración del edificio cuando se vaya a realizar un simulacro total. Seleccionar un escenario para una emergencia simulada Preparar un documento de planeación general del simulacro Suponer una situación típica en el escenario Establecer cuál debería ser la respuesta adecuada para cada situación planteada Seleccionar suficientes veedores para el análisis y calificación del ejercicio. Preparar formatos para la evaluación Realizar charlas previas al simulacro, con los veedores, para aclarar aspectos del ejercicio. Llevar un registro fílmico, en lo posible Realizar un seguimiento a las comunicaciones, tanto internas como externas, realizadas durante el ejercicio. Llevar a cabo una reunión con los veedores, una vez finalizado el simulacro Elaborar un informe de los resultados con sus correspondientes recomendaciones para presentarlo al Comité de Emergencia y hacerlo conocer de todos los empleados. Registro de los simulacros: Llevar un registro cronológico de cada una de las prácticas y simulacros de evacuación.

17 2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA Presidencia Fernando Rodríguez Carrisoza PLAN DE EMERGENCIA ICETEX INFORMACIÓN BÁSICA INSTITUCIONAL Dirección : Carrera 3 # Nit Teléfono: Razón social ICETEX ARL : SURA LOCALIZACION DEL NIVEL URBANO LINDEROS SECTORIALES INMEDIATOS VIAS DE ACCESO SALIDAS La empresa está ubicada en un edificio de 9 pisos contiene 1 sótano y cuarto de máquinas, en la Carrera 3 # Alrededor del edifico se encuentran las siguientes edificaciones: Norte: Institución educativa: Colombo Americano y Calle 19 Sur: Plazoleta Occidente: carrera 3 vía trasmillenio Oriente: parqueaderos de la institución. Horario de Trabajo: el personal labora de lunes a viernes de las 08:00 a las 17:45 horas. Eventualmente algunas personas se quedan en horas de la noche o asisten los sábados. Control de acceso para visitantes: El visitante debe dejar documento en la recepción del edificio a cambio de una ficha de ingreso, previa autorización de la empresa. De acuerdo al piso o área que se dirija el visitante existen salas de espera o recepción, donde debe esperar que el empleado salga a buscarlo. Áreas de la Institución: para su funcionamiento la empresa cuenta con oficinas, recepción, centro de cómputo, cafetería, auditorio, salas de reunión y capacitación, cuartos de archivo, cuarto de máquinas, sótano cuarto de monitoreo, parqueaderos. Elementos estructurales: el edificio cuenta con fachada en vidrio, pisos tráfico 5, divisiones en vidrio, puertas en vidrio, techo en plancha. Carga ocupacional de la Organización: la carga ocupacional está representada en los empleados fijos, contratistas de 280 funcionarios, más la población flotante, distribuidos así: Visitantes: en promedio 300 personas.

18 3. INVENTARIO DE RECURSOS PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS 3.1 RECURSOS INTERNOS 3.2 Recurso humano La empresa cuenta con una persona encargada del programa de salud ocupacional, quien está apoyada por los empleados y la brigada de emergencia integral, conformada por funcionarios de planta del Icetex Recursos técnicos Protección contra incendios: para la protección contra incendios, la empresa edificio cuentan con: y el Detectores de humo y sprinklers en todos los pisos integrados a un sistema de control ubicado en el cuarto de monitoreo del sótano. Sistema de regaderas automáticas en todas las áreas, las cuales se activan por aumento de temperatura Bombas sumergibles de inyección en los tanques de reserva, conectados a la tubería del sistema contraincendios. Extintores portátiles Sistema hidráulico contra incendio. Estaciones de monitoreo, luces estroboscópicas en todos los pisos, integrados al sistema de control ubicado en el cuarto de monitoreo del sótano. Tanque de reserva de agua, se cuenta con un tanque de reserva de agua, para el servicio doméstico y sistema contra incendio. La capacidad del tanque de reserva es de 56 m3. Comunicaciones: Para las comunicaciones en caso de emergencia, se dispone de 10 radios de comunicación, extensiones telefónicas y celulares. Elementos de primeros auxilios: se dispone de diez botiquines, asignados a igual número de brigadistas. Adicionalmente en la escalera de los pisos pares hay una camilla Alarma: Existe un sistema de alarma sonora y estrobos en diferentes áreas, conectadas al sistema de control de monitoreo ubicado en el sótano. Escaleras de evacuación: el edificio cuenta con dos escaleras para la evacuación de los ocupantes. Dotación brigadistas: los brigadistas identificación. tienen como dotación, chalecos, cascos de Planta eléctrica de emergencia: el edificio cuenta con plantas eléctricas de emergencia con capacidad de 500 KVA.

19 3.3.2 Recursos Económicos La empresa dispone de presupuesto para el plan de emergencias RECURSOS EXTERNOS Entidades de Apoyo y Socorro ENTIDAD TELÉFONO NÚMERO ÚNICO DE EMERGENCIAS 123 CUERPO TÉCNICO FISCALIA 122 DEFENSA CIVIL COLOMBIANA 144 CIRCULACION Y TRÁNSITO A Nivel Nacional (571) Exterior Bogotá CRUZ ROJA COLOMBIANA 132 FOPAE EMPRESA DE ENERGIA 115 ACUEDUCTO 116 ASEO 110 GAS NATUAL 164

20 4 ESCENARIOS DE RIESGOS IDENTIFICADOS Realizando el análisis de amenazas, determinando la vulnerabilidad se identificaron los siguientes riesgos a los que puede estar expuesto el ICETEX. Ver anexo 10(análisis de Vulnerabilidad). 4.1 ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS La administración y coordinación de las emergencias del ICETEX, tiene como responsabilidad la función coordinar y tomar las decisiones necesarias antes, durante y después de una emergencia o un desastre, asegurando la continuidad del negocio y la organización Comité de Emergencias La organización de emergencias del ICETEX, tienen la responsabilidad de prevenir y preparar las acciones de coordinación ante una emergencia que implique una respuesta primaria especializada o activación del plan de emergencias, hasta cuando se hagan presentes las autoridades o los organismos de socorro distritales, momento en el cual deben empalmar con los respectivos responsables, y transferir el mando, siendo parte integral del PMU Puesto de Mando Unificado, sin dejar de ser apoyo y fuente de información para una respuesta adecuada. Las prioridades del Comité de Emergencias del ICETEX, siempre serán la protección de la vida humana y los bienes minimizando las lesiones y los efectos ambientales que se puedan derivar de una emergencia.

21 4.1.3 Organigrama Comité de Emergencias DIRECTOR DE EMERGENCIAS PRESIDENCIA Jefe Planificación y Finanzas Secretaria General Jefe de Operaciones Talento Humano Jefe de Logística Recursos Físicos La administración de emergencias define lo que debe hacerse inmediatamente ocurre el evento adverso, luego de estudiar las causas que originaron la declaratoria de la alerta en consecuencia se procede de la siguiente manera: Identificar la vulnerabilidad del ICETEX frente al riesgo, lo cual puede conducir a: Definir las prioridades de protección Activar la cadena de llamadas internas Ubicarse en una sala de crisis, para administrar la emergencia y delegar funciones. Permanecer reunidos y en estado de alerta Pasar a la fase de alarma, Iniciando el proceso de atención y evacuación Ubicar un puesto de comando en el punto de encuentro. Activar el plan de continuidad Volver a la normalidad Realizar simulaciones y simulacros de emergencias Una vez se activa este procedimiento se procederá a evaluar y actualizar este plan de emergencias de lo contrario se revisar anualmente.

22 4.1.4 Funciones Comité de Emergencias Jefe de Planificación y finanzas Las funciones incluyen recolectar, evaluar, difundir y usar la información acerca del desarrollo dela emergencia y llevar un control de los recursos. Activa el plan de emergencias. Define las actividades de respuesta y el uso de los recursos durante la emergencia. Reporta al Director de Emergencias. Coordina las actividades para garantizar la continuidad de labores. Lleva el control contable de la emergencia. Es responsable de justificar, controlar y registrar todos los gastos y de mantener al día la documentación requerida para gestionar reembolsos. Determina la estructura organizativa interna de la Sección y coordina las actividades. Jefe de Operaciones Es la responsable de la ejecución de las acciones de respuesta. Dirige y coordinar todas las operaciones, cuidando la seguridad de los brigadistas y demás ocupantes del edificio. Asiste al Director de Emergencias en el desarrollo de la respuesta a la emergencia. Ejecuta el plan de emergencias. Determinar los recursos necesarios y los solicita a la jefe de planificación y finanzas Mantiene informado al Director de Emergencias acerca de la situación y estado de los recursos en la respuesta de la emergencia. Determina la estructura organizativa interna de la Sección y coordina las actividades.

23 Jefe de Logística Es la responsable de proveer instalaciones, servicios y materiales, incluyendo el personal profesional y técnico para atender el incidente. Las funciones son de apoyo exclusivo a los que responden a la emergencia. P. Ej., incluye un puesto de primeros auxilios exclusivo para los brigadistas y no a las víctimas. Reporta al Director de Emergencias, determina la estructura organizativa interna de la Sección y coordina las actividades FASES OPERATIVAS Constituye dentro del plan de emergencias la reacción ante los eventos adversos, consta de una serie de fases distribuidas cronológicamente así: Antes de la emergencia Todo procedimiento para la atención de emergencias esta compuesta por la identificación de la emergencia y la toma de decisiones de las acciones a seguir, estos incluyen: Notificación de la emergencia al comité de emergencias del ICETEX, por medio de comunicación interna. Activación de la alerta Activación de la alarma y notificación a los ocupantes Respuesta de la brigada para controlar la emergencia en su etapa inicial y reducir daños Para responder efectivamente se debe conocer: El evento especifico que amenaza la integridad de los ocupantes del ICETEX, para esto se dispone circuito cerrado de televisión, guardas de seguridad 24 horas en la recepción del edificio y un guarda recorredor que verifica todo estado de alerta temprana. Se debe tener lista de los trabajadores y demás ocupantes, propiedades y bienes que se pueden ver afectados en el momento de una emergencia Evaluar rápidamente los recursos técnicos, humanos y financieros que le permitan al ICETEX responder ante una emergencia. Realizar un despliegue administrativo para mantener la continuidad del servicio. Se utilizaran los procedimientos que se describen a continuación: Activar los recursos de protección disponibles en el ICETEX en el menor tiempo posible. Crear y asegurar las condiciones que faciliten la actuación de los grupos de emergencia. (brigada y entidades de socorro distritales)

24 Mantener controlada la emergencia verificando que esta no sobrepase las barreras estimadas de protección y seguridad dispuestas por el ICETEX. Controlar de tal forma que se minimicen las consecuencias económicas, sociales y ambientales. Facilitar la reactivación de las actividades en las diferentes áreas del ICETEX. Procedimiento de respuesta: DETECCIÓN Quien detecte señales visuales como identificación de humo, llama, chispas, olores, información personal, llamadas telefónicas, circuito cerrado de televisión, guarda recorredor de seguridad. Detección Directa Se comunicaran con algún miembro del comité o brigada de emergencias del ICETEX. Detección Indirecto Cuando se recibe por otro medio como la del personal de seguridad. NOTIFICACIÓN Se debe informar a el brigadista sobre la declaratoria de alerta y se activa la cadena de llamadas interna (integrantes Comité de emergencias) y externa (organismos de socorro). Alerta temprana Esta se desarrolla a través de la orden directa del comité de emergencias y/o el brigadista, quienes realizaran en forma coordinada las acciones a seguir. Alarma oportuna Una vez se ha desarrollando la alerta se activara la alarma por la persona asignada, cualquier demora implica darle mayor oportunidad de crecer a la emergencia Durante la emergencia Se inicia con el impacto nombrando o asumiendo un CI Comandante de Incidente, quien será el encargado en primera instancia de administrar la emergencia, la cual genera la ubicación del PC Puesto de Comando del ICETEX y al llegar el o los organismo externos de socorro se establece el PMU Puesto de Mando Unificado, el cual se instala para administrar la emergencia y los eslabones de la cadena de socorro, esta se ubicara de acuerdo al desarrollo de la emergencia y se establecerá un staff de comando de la siguiente manera: Comandante de Incidente (cualquier brigadista) Staff de comando Seguridad Un brigadista Enlace- Un brigadista Información Un brigadista

25 Encargado de seguridad: Es quien vigilara las condiciones de seguridad e implementa medidas para garantizar la seguridad de todo el personal (brigadistas y ocupantes). Encargado de enlace: Es el contacto en el lugar de los hechos y mantiene la comunicación con el comité y brigada de emergencias del ICETEX. Encargado de Información: Maneja todas las solicitudes de información y prepara los comunicados para los medios de prensa y los envía al PMU, coordina con la presidencia y la oficina asesora de comunicaciones la entrega de comunicados informativos a la comunidad y los medios de comunicación. A esta respuesta interna, acudirán las autoridades de socorro y de seguridad requeridas como son: Policía, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, Brigadas las cuales deben ser notificadas oportunamente, preferiblemente desde la fase de alerta. La sala de crisis en donde se instalara el PMU, contara en todo momento, con los siguientes recursos: Sistemas de comunicación interna y las líneas telefónicas despejadas. Nombre y teléfonos actualizados de todos los funcionarios del ICETEX. Lista completa de los equipos y suministros para uso en emergencias, con indicación de su ubicación, como extintores, botiquines y camillas. Un ejemplar completo del plan de emergencias. Guía telefónica interna de emergencias del ICETEX. Guía telefónica de los grupos externos de socorro de la localidad. Descripción e identificación de los vehículos disponibles Un radio portátil Iluminación de emergencias (linterna con batería o pilas). Esta información se debe garantizar de la misma manera en el punto de encuentro externo originado por una orden de evacuación de las instalaciones. Niveles de intervención en la emergencia: NIVEL ESTRATÉGICO Comité de Emergencias RADIO DE ACCIÓN GLOBAL Y TOTAL Implica, que hacer durante la emergencia RESPONSABILIDAD Le corresponde a la presidencia asumir la máxima responsabilidad y autoridad antes, durante y después de una emergencia, tomando decisiones de alto nivel. TÁCTICO PARCIAL Responde operativamente por el Como intervenir manejo de la emergencia ante el Comandante de directamente en la comité de emergencias. Incidente emergencia Asigna el staff de seguridad.

26 TAREA PUNTUAL Coordinadores de Dirigen a los ocupantes hasta el punto de encuentro. Verifican mediante lista el número de evacuación ocupantes evacuados o desaparecidos. Jefe de Brigada de emergencias Le reporta directamente al comandante de incidente Primeros Auxilios Control de incendios Rescate Comunicaciones Después de la emergencia. Garantiza el traslado del botiquín Realiza actividades de estabilización y transporte de lesionados. Garantiza el control de un conato de incendio con los extintores y gabinetes contra incendio y garantizando la integridad de las vías de escape Ayuda a evacuar personas imposibilitadas por sus propios medios hasta el punto de encuentro Garantiza la comunicación con el comité de emergencias y los brigadistas. Son aquellas consideradas como recuperación, reconstrucción y hacen parte de los objetivos del ICETEX, para garantizar la continuidad de la prestación de sus servicios, las cuales son: Realizar evaluación de daños y necesidades No mover o retirar material o equipo, incluyendo escombros del área del siniestro, hasta tanto no se reciba la orden para ello de las entidades de seguridad del estado o visita de un funcionario de la compañía de seguros. Asegurarse que la autoridad competente haya sido notificada, la cual elaborara el reporte correspondiente solicitándose copia de dicho informe. Investigar los hechos para determinar las causas básicas con el COPASO y expertos. Realizar un informe detallado del evento con la asesoría de la ARP SURA. Evaluar los procedimientos utilizados. Recuperar o reparar áreas afectadas. Realizar auditoria a los equipos utilizados. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo. Reanudar las labores propias del ICETEX. 4.2 EVALUACIÓN Se realiza mediante simulaciones y simulacros de atención de emergencias y evacuación anualmente, con la asesoría de expertos con licencia de salud ocupacional vigente, de acuerdo a los escenarios de riesgos propios del ICETEX, los cuales serán:

27 Simulaciones escritas al coordinador de emergencias de sus funciones en caso de emergencias. Simulacros de evacuación de las instalaciones. Simulacros de incendios. Simulacros de atención de víctimas en masa. Simulacros de comportamiento humano ante movimientos sísmicos Para poderlos realizarlos en forma efectiva se realizaran con la siguiente secuencia: Simulacros avisados Simulacros de evacuación de áreas parciales Simulacros sorpresivos, para llegar a estas clase de ejercicio se tienen que haber pasado por los anteriores y haber demostrado mejoría de respuesta en cada uno de ellos, minimizando la posibilidad de accidentes durante la realización de ejercicios. Manejo de crisis y toma de decisiones (ver manual de comunicaciones en situaciones de crisis) BRIGADA DE EMERGENCIA La brigada de emergencia del ICETEX, esta conformada por trabajadores que reciben capacitación, entrenamiento y conocimientos en temas prevención y atención de emergencias, conociendo sus fortalezas y límites de respuesta. JEFE DE BRIGADA DE EMERGENCIAS Líder Grupo de Primeros Auxilios Líder grupo de control de incendios Líder Grupo de Evacuación Lider Grupo de Comunicaciones

28 4.2.2 Responsabilidades Brigada de Emergencia El Jefe de la brigada de emergencias establece los objetivos para la adopción e implementación de un sistema de manejo de los incidentes. El área de Salud Ocupacional del ICETEX desarrolla, adopta normas y procedimientos que propendan siempre a la seguridad. El comité de emergencias implementa las políticas para asegurar que cada integrante de la brigada reciba suficiente capacitación y entrenamiento de emergencias Estructura de la Brigada de Emergencias El tipo de brigada del ICETEX, corresponde a un equipo básico de atención de emergencias. La capacitación y el entrenamiento se realiza de forma anual siguiendo un proceso de mantenimiento y mejora continua. Deberes y obligaciones de los brigadistas Asistir puntualmente a las capacitaciones y entrenamientos programados por el ICETEX o la administración de las instalaciones. No retirarse de los procesos de formación sin haberlos terminado. Mantener buenas normas de conducta de seguridad y respeto hacia los compañeros. Informar de condiciones y actos inseguros que atenten contra la vida y bienes del ICETEX. Presentarse oportunamente a la emergencia si así lo requieren. Colaborar con las entidades de socorro Dotación Básica de la Brigada de Emergencia Al conformarse la brigada de emergencias del ICETEX, esta adquiere una obligación para garantizar la integridad física y mental de los brigadistas a través de equipos adecuados y normalizados para poder enfrentarse a una emergencia,(ver anexo11) la cual consiste en: Equipo individual Identificación por medio de un chaleco con la inscripción BRIGADISTA y el logo del ICETEX en colores llamativos de fácil identificación y recordación. Silbato Linterna con baterías Lápiz y libreta de apuntes Protección para manos (guantes en vaqueta y látex para riesgo biológico). Casco protector Otros de acuerdo a los riesgos detectados y sugerencias de expertos.

29 4.2.6 Equipo de grupo Cintas de seguridad para aislar áreas (1 rollo) 2 pares de Paletas de PARE y SIGA 2 Camillas rígidas con 2 Collarines cervicales universales 2 Mantas térmicas o en fibra de algodón 2 Botiquines portátiles 2 Linternas portátiles 2 Megáfonos 2 Planilleros, 1 resma de papel y 2 esferos 2 Copias disponibles y actualizadas del plan de emergencias. Radios intinerantes según necesidad Funciones de la brigada 4.3 Antes de la emergencia Conocer las instalaciones y los riesgos que pueden generar emergencias en el ICETEX. Tener claro conocimiento de los planes normativos y operativos de seguridad del ICETEX. Ubicar y reconocer con exactitud los diferentes equipos para el control de las emergencias, como son extintores, camillas y botiquines. Entrenar permanentemente los esquemas operativos para la atención de emergencias, según las necesidades observadas. Realizar control diario del comportamiento de los diferentes riesgos. Hacer revisión permanente a equipos de ayuda en caso de emergencia, como vías de evacuación, escaleras, extintores, botiquines, camillas, sistemas automáticos de extinción de incendios entre otros. Revisar y recomendar el adecuado almacenamiento de los productos y elementos bajo riesgo. Informar al personal de reciente ingreso, contratistas y visitantes de las acciones a seguir en caso de emergencia; rutas de evacuación y puntos de encuentro. 4.4 Durante la emergencia Conformar el área de E Espera: lugar donde se concentraran los recursos mientras espera asignaciones. Conformar el área B Base: lugar donde se coordina y administran las funciones de logística. Instalar el puesto de salud MEC Modulo de Estabilización y Clasificación de lesionados. En donde se desarrollaran la atención en primeros auxilios siempre y cuando la emergencia no ofrezca mayor riesgo.

30 Organizar el esquema operativo para la atención de emergencias. Hacer diagnostico de la situación que se presenta e informar líder de la brigada de emergencias Realizar control en la zona de impacto, este es en donde se realiza el evento. Evacuar al personal lesionado de la zona de impacto de acuerdo a la prioridad de sus lesiones. Tener informado permanentemente al puesto de comando de la situación del evento adverso. Orientar y apoyar las acciones de la ayuda externa especializada. Participar en las labores de recuperación por ejemplo remoción de escombros, inspección de las instalaciones, para determinar las condiciones en que quedaron. Realizar inventario de los materiales de la brigada para determinar su recuperación o reposición. Evaluar las acciones realizadas para retroalimentar los manuales operativos por ejemplo mejorar los entrenamientos, informar que material adicional se debe adquirir, y si es necesario capacitar mejor al personal de la brigada. Presentar informes al puesto de comando sobre las acciones realizadas. La remoción de escombros debe reunir las siguientes condiciones: Evitar o generar riesgos adicionales, anteponiendo siempre la seguridad personal. Ser lo suficientemente rápida para minimizar el tiempo de suspensión de labores facilitando la reparación y reinicio de las actividades. Realizarse en forma lo suficientemente cuidadosa para evitar lesiones a las personas o daños adicionales a equipos o instalaciones y para no destruir pruebas o evidencias Programa de Formación y Entrenamiento Es absolutamente indispensable que los brigadistas y los demás ocupantes posean los conocimientos, habilidades destrezas y actitudes que los habiliten para ejercer con idoneidad una responsabilidad tan variada y exigente, como es la de contribuir a la prevención y respuesta a emergencias, por ende su capacitación y entrenamiento deben ser de manera continua, el programa será desarrollado de la siguiente manera: Primeros auxilios Signos vitales, RCP Reanimación Cardio Pulmonar Norma AHA versión vigente Enfermedades de aparición súbita Hemorragias Heridas Quemaduras Fracturas, esguinces y luxaciones Inmovilizaciones y vendajes. Traslado y transporte de lesionados.