En esta sesión revisaremos cómo se pueden insertar gráficos e imágenes en

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1 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Semana 10 Presentación En esta sesión revisaremos cómo se pueden insertar gráficos e imágenes en las hojas de cálculo que se elaboren de acuerdo con los datos que éstas contienen. Asimismo, revisaremos cómo se importan datos de otras aplicaciones (como de Word), la creación y el trabajo de tablas dinámicas, y algunas otras funciones como los macros. Objetivos específicos El alumno identificará los elementos más importantes de la estructura y funcionamiento de Excel. El alumno describirá el uso de las aplicaciones disponibles en Excel. El alumno aplicará el uso de los diferentes componentes de Excel en la vida práctica. 237 Tema y subtemas VI I. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) VI.4 Gráficos e imágenes VI.5 Importar datos a Excel VI.6 Tablas dinámicas VI.7 Otras funciones

2 VI.4 Gráficos e imágenes Informática administrativa Definición de gráfico Un gráfico es la representación visual de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación. Sin duda, un gráfico dice más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Al insertarse un gráfico en Excel se puede establecer hacer como: Gráfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro objeto. Hoja de gráfico añadida a una hoja exclusiva para el gráfico (en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto). De igual manera, se puede crear un gráfico de forma manual o con la ayuda del Asistente. Crear gráficos por el usuario Creando gráficos por el usuario Antes de insertar un gráfico debemos asegurarnos de tener disponible la barra de herramientas Gráfico. Para acceder a la misma, debemos ejecutar menú Ver > Barras de herramientas > Gráfico (imagen 1). 238 Imagen 1 Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de gráfico permite seleccionar alguno de los tipos disponibles (imagen 2)., que Imagen 2 Para insertar un gráfico por este método, será necesario tener datos registrados en las celdas. Para convertirlos se deben seguir estos pasos: Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar. Pulsar el icono Tipo de gráfico de la barra de Gráfico. Seleccionar el tipo de gráfico. En la imagen 3 se observan las celdas seleccionadas, la barra de Gráficos y el gráfico creado después de ejecutar los pasos descritos.

3 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Imagen 3 Crear gráficos con el Asistente Excel dispone de un Asistente que guía la creación de gráficos de forma fácil. Los pasos para crear un gráfico con el Asistente son: Utilizando el Asistente para crear gráficos Seleccionar los datos a representar en el gráfico. Ejecutar el menú Insertar > Gráfico, o bien pulsar sobre el icono Gráfico de la barra de herramientas. En ambos casos, se desplegará el Asistente de Gráficos en su primer paso (imagen 4). 239 Imagen 4 Paso 1: Tipo de Gráfico En esta pantalla se tienen varias opciones: Paso 1. Tipo de Grafico Elegir el tipo de gráfico. En la pestaña Tipos estándar están los tipos más comunes. En la pestaña Tipos personalizados hay otros. Elegir un subtipo. En el recuadro de la derecha se muestran varios subtipos (en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción del gráfico seleccionado; de igual manera, se pueden previsualizar los gráficos si se mantiene presionado el botón Presionar para ver muestra).

4 Informática administrativa 3. En todos los pasos del asistente, dispone de cuatro botones para dirigir la creación del gráfico: Cancelar: para no realizar el gráfico. Atrás: para ir al paso anterior del asistente. Siguiente: para ir al paso siguiente del asistente (en este caso aparecerá el segundo paso del asistente Datos de origen). Finalizar: para salir del asistente, creando el gráfico con las opciones que tiene por defecto. Paso 2: Datos de origen Paso 2. Datos de origen En este paso (imagen 5) se definen los datos que aparecerán en el gráfico. Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie. En el recuadro Rango de datos aparece el rango de celdas seleccionado antes de entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente, no será necesario modificarlo pero, en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el Asistente se convierte en una barra más pequeña y se podrá rectificar el rango haciendo una nueva selección. Para regresar al asistente se debe pulsar el botón. 240 Imagen 5 1. Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están organizadas en la hoja de cálculo cada serie de datos. 2. Hacer clic sobre la ficha Serie para completar la información. 3. En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., (imagen 6). En Serie, se colocará el nombre de cada columna representada por un color y un nombre. Para cambiarlo se debe seleccionar la serie y escribir el título en el recuadro Nombre. Si éste se encuentra en alguna celda de la hoja de cálculo, sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra utilizando el botón del recuadro. 4. En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. 5. Si es necesario añadir o eliminar alguna serie de datos, se puede realizaar utilizando el botón Agregar o Quitar, respectivamente.

5 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Imagen 6 6. El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle un nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío, utilizará los valores por defecto, es decir, 1, 2, Para asignar un nombre se pueden utilizar las celdas de la hoja de cálculo mediante el botón, o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro y separando cada uno de ellos por punto y coma (;). Esta opción puede variar dependiendo del tipo de gráfico. Paso 3: Opciones de gráfico En este paso se definen varios aspectos del gráfico (imagen 7): Paso 3. Opciones de gráfico 241 Imagen 7 1. Pestaña Títulos (imagen 8). En Título del gráfico el nombre aparecerá en la parte superior de éste. En el recuadro Eje de categorías (X), se asigna el título al eje de abscisas (eje horizontal). En el recuadro Eje de valores (Y), se asigna el título al eje de ordenada (eje vertical). Características de la pestaña Títulos Imagen 8

6 Informática administrativa Características de la pestaña Eje 2. Pestaña Eje (imagen 9). Esta opción permite visualizar los datos de los ejes X y Y. Imagen 9 Características de la pestaña Líneas de división 3. Pestaña Líneas de división (imagen 10). Las líneas de división se utilizan para clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes. Éstas pueden ser horizontales y verticales. Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias. 242 Imagen 10 Características de la pestaña Leyenda 4. Pestaña Leyenda (imagen 11). Ésta se utiliza para nombrar los datos mostrados en el eje. Es posible establecer alguna de las siguientes opciones: Mostrar leyenda (en caso contrario, se debe desactivar la casilla). Elegir la Ubicación (se debe marcar la opción deseada). Imagen 11

7 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) 5. Pestaña Rótulos de datos (imagen 12). Se pueden asignar varios marcadores a los datos de nuestro gráfico, ubicándolo en la parte superior de cada barra representada. Para definir los rótulos se debe: Seleccionar el tipo de rótulo deseado. Activar la casilla Clave de leyenda para que aparezca el color de la serie representada junto con el rótulo. Características de la pestaña Rótulos de datos Imagen Pestaña Tabla de datos (imagen 13). Según el tipo de gráfico, se puede anexar la tabla de datos a éste señalando los valores con los cuales se formuló el gráfico. Para ello, se debe: Activar la casilla Mostrar tabla de datos. Características de la pestaña Tabla de datos 243 Imagen 13 Al concluir la configuración de las diferentes pestañas de Opciones de gráfico, se pulsa el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos. Paso 4: Ubicación del gráfico Este paso permite decidir la ubicación del gráfico (imagen 14). La opción En una hoja nueva ubica al gráfico en una hoja del libro de trabajo distinta a la de los datos, a continuación podrás nombrar la nueva hoja. La opción Como objeto ubica el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo. Puedes elegir en cuál hoja situarlo. Haz clic en el botón Finalizar para terminar el gráfico. Paso 4: Ubicación del gráfico

8 Informática administrativa Imagen 14 En qué podrías utilizar un gráfico? Cambiando las características del gráfico Modificando las características de un gráfico Para modificar las características del gráfico es necesario que esté seleccionado. Al hacerlo aparecerá remarcado con un cuadro, y con unos indicadores en cada esquina y un punto medio de cada borde Cambiar la posición de un gráfico. Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo: Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre él para que el puntero del ratón se convierta en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda. Arrastra el gráfico mientras mantienes pulsado el botón derecho del ratón. 2. Cambiar el tamaño de un gráfico. Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si quisiera cambiar el tamaño de una ventana). El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Arrastra el indicador mientras mantienes pulsado el botón derecho del ratón hasta que el gráfico tenga el tamaño deseado y súeltalo. Para mantener la relación de proporción de longitud y altura, se debe mantener pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras se arrastra. 3. Modificar las características de un gráfico. Si deseas rectificar las características del cuadro y hacer modificaciones, continúa con el siguiente procedimiento: Selecciona el gráfico a rectificar. Ejecuta menú Gráfico > Modificar y elige alguna de las siguientes opciones: a. Tipo de gráfico b. Datos de origen c. Opciones de gráfico d. Ubicación

9 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) 4. Añadir una serie de datos. Para realizar esta acción se puede ejecutar alguno de los siguientes métodos: Primer método: selecciona los datos a añadir y arrástralos hasta el gráfico. Al soltar el botón del ratón éstos aparecerán directamente en el gráfico. Segundo método: seleccion el gráfico y ejecuta Gráfico > Agregar datos. Dando clic en el botón del recuadro Rango, el menú se reducirá para que puedas seleccionar los datos a añadir. Pulsar IN- TRO para volver al menú y Aceptar. 5. Eliminar una serie de datos. Selecciona una de las representaciones de la serie en el gráfico y pulsar la tecla SUPR. 6. Añadir texto al gráfico. Para ello se debe escribir directamente el texto a añadir y pulsar INTRO. A partir de ese momento el texto es un objeto del gráfico y aparecerá sobre el gráfico en cualquier posición. 7. Cambiar la posición de los textos del gráfico. Selecciona el texto deseado y arrástralo a la nueva posición. 8. Eliminar un objeto. Selecciona el objeto y pulsa la tecla SUPR. 9. Cambiar el tamaño de un objeto. Selecciona el objeto y arrástralo hasta alguno de los indicadores con el tamaño deseado Modificar el aspecto de un objeto. Seleccionar el objeto y ejecutar Formato > Modificar, realizar la modificación y Aceptar. Insertar imágenes en un gráfico Desde Archivo. Coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Ejecuta Insertar > Imagen > Desde archivo Elige la imagen y Aceptar. Prediseñadas. Coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Ejecuta Insertar > Imagen > Imágenes prediseñadas Elige la imagen y Aceptar. Agregando imágenes al gráfico 3. Cámara o escáner. Para importar imágenes desde un escáner o cámara de fotos digital se debe conectar el dispositivo al ordenador y seguir los pasos siguientes: Coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Ejecuta Insertar > Imagen > Desde escáner o cámara Elige la imagen y Aceptar.

10 Informática administrativa 4. Otras imágenes. Se pueden insertar otros tipos de imágenes o dibujos, tales como Autoformas, WordArt y Organigramas. Coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Ejecuta Insertar > Imagen > Autoformas o WordArt u Organigramas. Elige la imagen y Aceptar. VI.5 Importar datos a Excel Importar datos a Excel En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Para lograrlo tenemos dos alternativas: Introducir los datos en un libro de trabajo de forma manual. Usar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos, como: El portapapeles de Windows, copia los datos de la aplicación externa y los pega en una hoja de Excel. Importar los datos de un archivo Excel o de alguna otra aplicación. 246 La primera opción es la más directa, pero tiene la desventaja de ser más laboriosa. La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar, algunos de éstos pueden ser: Algunas de las fórmulas no se ajustan correctamente. El formato no se ajusta al original. No copia las fórmulas y funciones que no entiende. Importar desde el Asistente Importar datos con ayuda del Asistente Existen archivos de texto con formato como los que se generan en Word (.doc y.rtf). Algunos otros como ASCII o.txt son archivos de texto sin formato que se importan de manera distinta a Excel. Sin embargo, para importar archivos de texto con el asistente se puede hacer de dos formas distintas: Ejecutar Datos > Obtener datos externos > Importar datos... Ejecutar Archivo > Abrir > Tipo de datos > Todos los archivos. Paso 1: Asistente para importar texto Paso 1: Asistente para importar Texto En esta ventana (imagen 15) aparecen varias opciones: Se debe indicar si el texto importado tiene los campos delimitados o no para que Excel sepa dónde comienza un campo y dónde acaba. Se entiende por delimitado al campo que irá colocado dentro de una celda.

11 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Se debe indicar a partir de qué fila se quiere importar por si se quieren descartar títulos, por ejemplo. Decidir el origen del archivo. Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente. Imagen 15 Paso 2: Asistente para importar texto En esta ventana (imagen 16) aparecen varias opciones: Se pueden elegir los separadores de los datos. Por defecto viene marcado el separador de Tabulación y le hemos agregado que está separado por coma. Esto quiere decir que se colocará cada dato separado por una coma dentro de una celda de la tabla y hará el cambio de línea cuando haya una tabulación. Si se hubiera seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitará los campos, es decir, aparecerán varias columnas (varios campos).cuando se utiliza esta opción (separar con espacios en blanco), es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo para que los considere como uno solo si encuentra dos o más caracteres separadores juntos. Para continuar con el asistente, pulsar Siguiente. Paso 2: Asistente para importar texto 247 Imagen 16

12 Informática administrativa Paso 3: Asistente para importar texto Paso 3: Asistente para importar texto En la tercera y última pantalla del asistente (imagen 17), se selecciona el Formato de los datos. Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero se puede cambiar ese formato. Para ello se hace clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta opción también permite señalar si no deseamos importar alguna columna a la hoja de cálculo (No importar columna). En el botón Avanzadas se pueden completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares, así como la posición del signo en los negativos. 248 Imagen 17 Una vez completada o comprobada la definición, se hace clic sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos (imagen. 18), Imagen 18 También se pueden importar datos mediante la barra del menú Ver > Barras de herramientas > Datos externos. De Word a Excel y viceversa Importando datos de Word a Excel y viceversa 1. Importar datos de Word a Excel. Se puede importar una tabla de Word a Excel mediante copiar y pegar: Seleccionar la tabla de Word y pulsar las teclas CTRL+C, o bien ejecutar el menú Edición > Copiar. Seleccionar la hoja de Excel y pulsar las teclas CTRL+V, o bien ejecutar el menú Edición > Pegar. 2. Importar datos de Excel a Word. Para importar datos de Excel a Word se usa el mismo procedimiento descrito anteriormente, pero además se

13 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) puede hacer que los datos queden vinculados, es decir, que si se hacen cambios en el documento de Word automáticamente se reflejen en la hoja de Excel. Para realizar este proceso se debe hacer lo siguiente: Seleccionar la información a copiar de la hoja de Excel y copiar los datos pulsando CTRL+C, o bien desde el menú Edición > Copiar. Ir al documento de Word y pulsar las teclas CTRL+V, o bien ejecutar Edición > Pegar. Después de pegar los datos en Word aparecerá un icono de pegado con distintas opciones. Por defecto se conservará el mismo formato que tenía en la hoja de Excel. Si se quiere insertar en una tabla de Word, se debe seleccionar la opción Hacer coincidir estilo de tabla de destino. Si se quieren vincular los datos de Excel para que se actualicen automáticamente en Word, se debe seleccionar la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel. VI.6 Tablas dinámicas Una tabla dinámica es un resumen de un conjunto de datos que considera varios criterios de agrupación y se representa como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque permite obtener diferentes totales filtrando datos, cambiando la presentación de éstos, visualizando o no los datos origen, y otros aspectos. Veamos cómo crear una tabla dinámica a partir de datos existentes. Definición de tabla dinámica 249 Uso del Asistente Utilizaremos de ejemplo la tabla de la imagen 19 donde se muestran los artículos de un almacén con el número de referencia, el mes de compra, la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. El Asistente de tablas dinámicas Imagen 19 Para entrar al asistente para tablas dinámicas se debe ejecutar Datos > Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparecerá la primera pantalla de tres para la configuración de tablas dinámicas.

14 Informática administrativa Paso 1 Paso 1. Indicar que la selección será una Lista de Excel y que se creará una Tabla dinámica (imagen 20). Pulsar Siguiente. Imagen 20 Paso 2 Paso 2. Seleccionar las celdas (incluyendo las cabeceras) dónde se ubicarán los datos a utilizar (imagen 21). 250 Paso 3 Imagen 21 Paso 3. Indicar el lugar dónde se situará el resultado de la tabla dinámica (imagen 22). Imagen 22 Si se pulsa sobre el botón Diseño (imagen 23) se abrirá un cuadro de diálogo donde se puede personalizar la forma en que se verán los datos en la tabla dinámica. Imagen 23

15 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) En la imagen se puede apreciar que aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y un campo para el número de página. En el lateral derecho se aprecian los campos disponibles de la tabla, los cuales se pueden arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo, se podría construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: a. Arrastrar REF (las referencias de nuestros artículos) al campo Fila. b. Arrastrar MES al campo Columna. c. Arrastrar IMPORTE al campo Datos. Al final quedará una estructura como la mostrada en la imagen 24. Imagen 24 Se puede observar que la estructura corresponde a la definida anteriormente: en el campo Fila tenemos las referencias, en el campo Columna están los meses, y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja la barra de herramientas Tabla dinámica (imagen 25). En esta barra se encuentran diversos botones como el de Formato predifinido. 251 Imagen 25 Operaciones 1. Aplicar filtros a una tabla dinámica. Las tablas dinámicas permiten filtrar los resultados y ver sólo lo seleccionado. En la imagen 24 se observa que los campos principales están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes de la imagen 24, aparecerá una lista con los distintos meses disponibles en la tabla y una casilla de verificación al lado para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones (imagen 26). Diferentes operaciones en tablas dinámicas

16 Informática administrativa Imagen 26 Si se dejan marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero sin perderse ya que en cualquier momento se podrán visualizar tras desplegar nuevamente la lista y marcando la casilla Mostrar todo. 2. Calcular promedios en una tabla dinámica. Al crear una tabla dinámica Excel genera una sumatoria por defecto. Para cambiar esta fórmula por otra en un momento determinado, se coloca el cursor en cualquier celda del área donde se quiere aplicar, se despliega el menú contextual y se elige la opción Campo de tabla dinámica para desplegar el cuadro de diálogo y entonces seleccionar el tipo de resumen que se quiere hacer (imagen 27). 252 Imagen Gráficos con tablas. Para crear una gráfica en una tabla dinámica, se debe seleccionar una celda y ejecutar Gráfico dinámico del menú contextual. Por defecto se generará un gráfico de barras en una nueva hoja. También se puede utilizar el icono de la barra Tabla dinámica. VI.7 Otras funciones Crear listas Definición de lista En Excel una lista es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la cual la primera fila contiene las cabeceras de las columnas y las demás filas contienen los datos. Es como una tabla de base de datos, por eso se conocen también como listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por lo tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65,535 registros.

17 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas a incluir en la lista. Ejecutar menú Datos > Lista > Crear lista. Aceptar. En la imagen 28 se observa el resultado de seleccionar un área de la tabla y crear una lista. Se ha creado una nueva lista en el área de la tabla y se ha desplegado la barra de Lista. Imagen 28 También se pueden modificar las listas mediante el uso de Formularios. Para esto se puede: 253 Colocar el cursor en una celda de la fila a modificar. Ejecutar Datos > Formularios para desplegar la ventana de opciones (imagen 29). Imagen 29 Las opciones de esta ventana son: Nuevo: introduce un nuevo registro. Eliminar: borra el registro que está activo. Restaurar: deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: se desplaza al siguiente registro. Criterios: aplica un filtro de búsqueda. Cerrar: cierra el formulario.

18 Informática administrativa Macros Macros en Excel Si creamos un libro personalizado que ha sido definido con una serie de características específicas como tipo de letra, color de ciertas celdas, formatos de cálculos y otras características, se perdería mucho tiempo en formatear todo el libro si es de muchas hojas. Las macros sirven para automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola. Por ejemplo, se puede añadir un botón en el libro para que, al pulsarlo, realice todas esas tareas. Para crear macros se usa el grabador de macros de Excel que permite guardar las acciones deseadas que posteriormente se traducen en instrucciones. Para grabar una macro se debe ejecutar Herramientas > Macro > Grabar nueva macro. El menú Macro tiene otras opciones, entre ellas: Macros: donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Seguridad: cambia el nivel de seguridad para evitar MacroVirus. Editor de Visual Basic: permite acceder al editor. Editor de secuencias de comando de Microsoft: esta función sólo estará activa si se ha instalado. 254 Al seleccionar la opción Grabar nueva macro, se desplegará una ventana para asignar un nombre a la macro (imagen 30). No está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro. Imagen 30 Se puede asignar un Método abreviado mediante la combinación de las teclas CTRL+ una tecla del teclado siempre y cuando ésta no esté asignada por el programa. En Guardar macro en se puede seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal, o en otro libro. En Descripción se puede describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para la grabación de la macro se pulsa el botón Aceptar y a continuación aparecerá la barra Macro (imagen 31). Imagen 31 En la barra de estado se informa que se está grabando y que a partir de entonces se realizarán las acciones que se quieran grabar. Es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la selección puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

19 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Una vez concluidas las acciones a grabar se puede detener la grabación pulsando el icono de la barra Macro. Características avanzadas 1. Formato condicional. Permite aplicar un formato especial a una celda. Puede utilizarse para resaltar errores, valores que cumplan una determinada condición, resaltar las celdas según el valor contenido en ella, entre otras funciones. Para aplicar un formato condicional a una celda se debe: Seleccionar la celda a la que se aplicará el formato condicional. Ejecutar Formato > Formato condicional... para deplegar el cuadro de diálogo en el que se indica la condición y el formato que deberán tener los valores que cumplan esa condición. Se puede seleccionar entre una condición basada en el Valor de la celda o basada en una Fórmula(imagen 32). Formato condicional de un libro Excel Imagen Seleccionar el Valor de la celda. Al seleccionar Formato se abre un cuadro de diálogo que permite escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. Éste se puede modificar en cuanto al color de la fuente, estilo, borde de la celda, color de fondo de la celda y otros. Al seleccionar Agregar >> se pueden aplicar hasta tres condiciones distintas. Al seleccionar Eliminar aparece un cuadro de diálogo donde podemos escoger la condición a eliminar. Con Aceptar se aplica el formato condicional sobre la celda. Cancelar, revierte los cambios efectuados en el formato condicional. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. Para localizar celdas con formatos condicionales, se ejecuta Edición > Ir a > Especial > Celdas con formatos condicionales o pulsar la tecla F5.

20 Informática administrativa Reactivos de autoevaluación Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el paréntesis de la derecha la letra de la opción correcta. 1. Icono ( ) Pegado 2. Icono ( ) Formato 3. Icono : ( ) Crear gráfico 4. Icono ( ) Celda tabla 5. Icono ( ) Campo tabla dinámica 6. Icono ( ) Detener macro Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. Un gráfico únicamente se puede incrustar en la hoja de cálculo donde se encuentran los datos El gráfico puede modificarse cuantas veces sea necesario. Microsoft Excel permite la inserción de imágenes en las hojas de cálculo. 4. (.doc) es el único tipo de texto que se puede importar a Excel. 5. Las tablas dinámicas son un tipo de tabla que se puede crear en Excel.

21 Unidad VI. Hojas de cálculo (Microsoft Excel) Lecturas complementarias Un buen recurso de consulta para el usuario de Windows XP es la propia utilidad de menú Ayuda que trae el sistema operativo. También se puede acceder a la gran variedad de artículos técnicos sobre Windows XP en el sitio en español de Microsoft con la siguiente dirección: Por último, se recomienda la lectura del Manual Fundamental de Windows XP escrito por Jorge Rodríguez Vega y editado por Anaya Multimedia en el 2002 en Madrid, España. Glosario ASCII: Es un set de 95 caracteres, basado en el alfabeto latino que se utiliza en Europa-Oeste y en el inglés moderno. Su mayor aplicación se concentra en la operación de equipos computarizados y de comunicación para representar caracteres de texto o identificar dispositivos que trabajan exclusivamente con texto y no tienen capacidad de procesamiento de imágenes. Rango de celdas: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Serie: Es lo que permite la función de autocompletar, poniendo el inicio de esa serie o secuencia y el incremento. 257 Fuentes de información Minasi, Mark (2002). Windows XP Professional. Madrid: Anaya Multimedia. Microsoft Corporation (2007). Microsoft Windows XP. Consultado en mayo 8, 2007 en: default.mspx

22 Informática administrativa Panel de verificación Instrucciones: Relaciona las columnas, colocando en el paréntesis de la derecha la letra de la opción correcta. 1. Icono ( 2 ) Pegado 2. Icono ( 3 ) Formato 3. Icono : ( 1 ) Crear gráfico 4. Icono ( 6 ) Celda tabla 5. Icono ( 5 ) Campo tabla dinámica 6. Icono ( 4 ) Detener macro Instrucciones: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. Un gráfico únicamente se puede incrustar en la hoja de cálculo donde se encuentran los datos. F El gráfico puede modificarse cuantas veces sea necesario. Microsoft Excel permite la inserción de imágenes en las hojas de cálculo. V V 4. (.doc) es el único tipo de texto que se puede importar a Excel. F 5. Las tablas dinámicas son un tipo de tabla que se puede crear en Excel. V