Capacitación a Distancia

Transcripción

1 Coordinación de Informática Manual del Participante

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3 Tabla de Contenido Objetivo general del curso... 4 Presentación... 5 Introducción... 6 La nueva interfaz de Excel Formato de celdas Manejo de fórmulas Funciones de cálculo Creación de gráficos Herramientas de gestión de bases de datos Página 3

4 Objetivo General del curso: Al concluir el curso, el participante utilizará las herramientas de cálculo, graficación y administración de listas de datos que posee Excel 2007, proceso que le permitirá dar respuesta rápida y eficiente a las exigencias cotidianas en su área de trabajo. Página 4

5 Presentación: El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, comprometidos con la superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y de Programas Institucionales, que se vinculen a la solución de los problemas de la operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad. En este contexto, la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, elabora los Materiales de Apoyo Didáctico del Participante para sustentar los cursos de los Planes de Capacitación en Informática que integran el programa de trabajo de esta Coordinación y que están abiertos a todos nuestros compañeros trabajadores. Se presenta el Material de Apoyo Didáctico del Participante, que ha sido elaborado con información actualizada, así como con el sustento pedagógico y didáctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y facilitar el aprendizaje de los trabajadores. Agradecemos su participación. Bienvenido! Página 5

6 Introducción Cada vez que un fabricante de software lanza al mercado una nueva versión de cualquiera de los programas que produce, el usuario se encuentra habitualmente con una interfaz muy parecida a la de la versión anterior, pero con una cantidad mayor de herramientas y procedimientos más simples para emplearlas; sin embargo toda la familia de aplicaciones de la suite Office, en la versión 2007, rompe esta tendencia tradicional. Se han suprimido las barras de menús y herramientas, que a lo largo del tiempo representaron dos alternativas para ejecutar cualquiera de los comandos de uso frecuente dentro de la aplicación activa; ahora sólo contamos con una vía de acceso a las instrucciones propias de estos programas, desde un panel denominado Cinta de opciones, que contiene y muestra los accesos directos de las herramientas disponibles en la aplicación, agrupadas o clasificadas en distintas fichas, de acuerdo a la función o tarea que permiten realizar. Este hecho presume una operación más sencilla de cada programa, sólo tendremos que acostumbrarnos a la nueva organización de sus componentes. El material de apoyo didáctico, está conformado por las siguientes unidades temáticas: La nueva interfaz de Excel 2007 Formato de celdas Manejo de fórmulas Funciones de cálculo Creación de gráficas Herramientas de gestión de bases de datos Página 6

7 Tema I La nueva Interfaz de Objetivo particular del tema: Excel 2007 Al finalizar el tema, el participante identificará los componentes de la ventana de Excel 2007, su utilidad, características básicas y modos de operación; acción que le permitirá optimizar el uso de esta aplicación informática. Introducción Microsoft lanza por fin una nueva versión de su paquete Office (Office Profesional Plus 2007), que muy pronto será instalada en nuestras oficinas y probablemente en la mayoría de los hogares es la versión de Excel que se incluye en este paquete, le anteceden Excel 2003, Excel XP, Excel 2000, Excel 97, entre otros. La esencia del programa sigue manteniéndose igual. De hecho una vez que usted se acostumbre a la nueva interfaz observará que las opciones siguen siendo las mismas pero dispuestas de forma diferente LA CINTA DE OPCIONES La mayoría de los cambios que encontramos al abrir Excel 2007 está en la Banda o Cinta de Opciones (mostrada enseguida). La cinta de opciones presenta en forma de pestañas o fichas los comandos más populares en primer plano, de modo que no necesita ir en su búsqueda en distintas partes del programa para tareas que usted realizará constantemente. Las variaciones no suponen un cambio demasiado grande respecto a la dirección mantenida en las versiones anteriores; sólo será necesario acostumbrarse a la nueva disposición. Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones: las fichas, los grupos de comandos y los iconos de comando. 1. FICHAS. Hay siete fichas básicas en la cinta de opciones: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Cada una representa un área de actividad. Página 7

8 2. GRUPOS. Cada ficha contiene varios grupos que agrupa elementos relacionados. En la ficha Inicio los grupos de comandos son: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. 3. ICONOS DE COMANDOS. Un icono de comando es generalmente un botón o un cuadro combinado en el que se escribe o selecciona información Cada elemento en las fichas ha sido cuidadosamente seleccionado en función de las actividades del usuario. Por ejemplo, la ficha Inicio contiene los comandos que se utilizan con mayor frecuencia, tal es el caso del grupo Fuente o Alineación que permiten ajustar rápidamente los atributos de fuente de una celda o grupo de celdas, o la alineación delos datos dentro de estas INICIADORES DE CUADROS DE DIÁLOGO: Es posible que a primera vista no encuentre algún comando de una versión anterior de Word. Observe que algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal dentro de un cuadrito en la esquina inferior derecha. La flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Si hace clic en ella, verá más opciones relacionadas con este grupo. Estas opciones aparecerán a menudo en forma de cuadro de diálogo, como en las versiones anteriores de Excel; también puede mostrarse un panel de tareas con un aspecto que le resultará familiar. Ejemplo: En el grupo Portapapeles, el iniciador del cuadro de diálogo muestra el panel de tareas del Portapapeles de Office; en el grupo de comandos Fuente se muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, etc. Tras utilizar repetidamente la cinta de opciones, se acostumbrará a la ubicación de los elementos y le agradará lo fácil que resulta trabajar con ella EL USO DE LA TECLA ALT: La accesibilidad a las diferentes opciones se ha mejorado muchísimo. Si pulsamos la tecla ALT veremos como aparecen las pistas de acceso por teclado en cada una de las opciones existentes en la banda para ingresar fácilmente a ellas sin el uso del ratón. Página 8

9 Minimizar la banda: En cualquier momento es posible minimizar la Banda haciendo doble clic sobre la pestaña activa y los grupos incluidos en cada pestaña desaparecerán; otra alternativa consiste en dar clic derecho sobre cualquiera de las fichas y seleccionar la opción Minimizar la cinta de opciones FICHAS EMERGENTES O CONTEXTUALES: En Excel 2007, algunas fichas sólo aparecen cuando son necesarias. Por ejemplo, cuando se inserta una gráfica o cualquier otro elemento visual, y este objeto permanece seleccionado, Excel 2007 mostrará una ficha adicional que contiene los comandos que permitirán modificar el formato, estilo o diseño del mismo. Ficha emergente Ficha emergente Al hacer clic fuera de la imagen del gráfico, las fichas emergentes desaparecen EL BOTÓN DE OFFICE: En la esquina superior izquierda de la ventana de Microsoft Excel 2007 se mantiene el único menú de la aplicación, elemento que se muestra al pulsar éste botón. El botón de Office reúne los comandos que en las versiones anteriores se encontraban en el menú Archivo. Página 9

10 1.6. LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO: Se encuentra colocada por defecto en la parte superior izquierda, junto al botón de Office; servirá como un panel de ejecución rápida de acciones. Puede ser personalizada para permitir la inserción de nuevos botones que permitan al usuario incluir los comandos que más utiliza, situación que hace de Excel 2007, un programa de manejo rápido y versátil. Los archivos creados en Excel 2007, como en las versiones anteriores, se denominan Libros, pero tienen una extensión diferente: xlsx INICIO DE LA APLICACIÓN Excel 2007 es una aplicación que requiere de un sistema operativo 1 ; en nuestro ámbito, el sistema operativo en común es Windows XP. Como sabemos, las aplicaciones que utilizan este sistema operativo trabajan a través de ventanas ; al ejecutar Excel 2007, Windows cargará y abrirá una ventana. Para comenzar a utilizar Excel 2007 lo primero que debe usted saber es como ejecutarlo Actividad: Entrar y Salir de Excel 2007 Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Entrar a Excel. Qué hacer? Acceder a Excel 2007 Salir de Excel 2007 Salir de Excel. Cómo Hacerlo? 1. Clic en botón Inicio 2. Seleccione el menú Todos los programas 3. Seleccione la carpeta Microsoft Office 4. Haga clic en: Microsoft Office Excel Haga clic en el botón de Office 2. Haga clic en el botón Salir de Excel 1 Sistema Operativo: conjunto de programas y comandos que permiten a un usuario operar una computadora. Página 10

11 1.8. ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL 2007 La ventana de Excel 2007 consta de una serie de elementos que deben identificarse para llevar a cabo una tarea determinada en la hoja de cálculo. Los elementos de ésta ventana son: Botón de Office, Barra de herramientas de acceso rápido, cinta de opciones, cuadro de nombres, botón insertar función, barra de fórmulas, selector de hoja, columnas, filas, celdas, barra de desplazamiento horizontal, barra de desplazamiento vertical, etiquetas de hojas, barra de estado, vistas y zoom. En pantalla, la distribución y ubicación de estos elementos es la siguiente: Botón de Office (1) Barra de herramientas de acceso rápido (2) Cinta de opciones (3) Cuadro de nombres (4) Botón Insertar función (5) Barra de fórmulas (6) Selector de hoja (7) Filas (9) Celdas (10) Barra de desplazamiento vertical (11) Etiquetas de hojas (12) Barra de desplazamiento horizontal (13) Barra de estado (14) Vistas (15) Página 11

12 Columnas (8) Zoom (16) 1.9. LIBROS Y HOJAS DE TRABAJO Creación de libros: Cuando usted abre Excel 2007, la aplicación le muestra en pantalla un libro identificado como Libro1, de inmediato puede introducir datos. Identifique en la intersección de la columna A y la fila 1, que es la primera celda de la hoja activa, un rectángulo que se denomina cuadro de selección; este indica en qué celda se encuentra alojado el cursor o foco. Para crear un libro nuevo en Excel 2007 habiendo iniciado previamente la aplicación, proceda de la forma siguiente: 1. Haga clic sobre el botón de Office. 2. Enseguida elija la opción Nuevo. 3. Clic en Libro en blanco. 4. Haga clic en el botón Crear. Guardar libros: Puede guardar un libro por primera vez utilizando cualquiera de los comandos Guardar y Guardar como, en ambos casos se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, en donde se establecerá el nombre del libro, la ubicación que tendrá y el formato de archivo con el que será almacenado. Habitualmente el comando Guardar se utiliza cuando el libro ya ha sido almacenado, pero se han realizado modificaciones en él y deseamos actualizarlo; por otro lado, el comando Guardar como permite guardar el libro como un especie de copia con un nombre distinto y/o en otra ubicación. 1. Haga clic en el botón de Office. 2. Seleccione el comando Guardar. Enseguida se mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Página 12

13 3. Escriba el nombre del archivo (por defecto, Excel 2007 sugiere Libro1 como nombre). 4. Especifique la ubicación donde será almacenado el libro. 5. Haga clic en el botón Guardar. Actividad: Crear y guardar un libro Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Crear y guardar un libro en Excel 2007 Qué hacer? Crear libro Cómo Hacerlo? 1. Abra Excel Ingrese los siguientes datos en la hoja activa. Guardar libro 3. Ejecute el comando Guardar y asigne como nombre de archivo Precios y Existencia 4. Cree una carpeta dentro de Mis Documentos con el nombre Prácticas Excel Guarde el libro dentro de la carpeta que acaba de crear. Página 13

14 Guardar libros con otro nombre: Un archivo ya existente en Excel puede ser guardado con otro nombre y/o en otra ubicación. 1. En el botón de Office seleccione la opción Guardar como. 2. Seleccione la nueva ubicación y teclee, en su caso, el nuevo nombre del libro. 3. Pulse el botón Guardar. Después de estas acciones, el libro habrá sido almacenado en una nueva ubicación y con otro nombre. Actividad: Guardar libro en otra ubicación Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Guardar el libro activo en otra ubicación. Qué hacer? Cómo Hacerlo? 1. En el libro Precios y Existencia, agregue los siguientes datos: Guardar el libro con otro nombre 2. Utilice el comando Guardar como para ubicar el archivo en la carpeta Escritorio. 3. Combine las teclas Alt + F4, para cerrar la ventana de Excel Abrir libros: La opción Abrir que se muestra al pulsar el botón de Office le permitirá abrir archivos de Excel 2007 que se encuentran en distintas ubicaciones como el disco duro del equipo o en una unidad de red con la que tenga conexión. Procedimiento. 1. Clic en el botón de Office. 2. Seleccione el comando Abrir: Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Abrir. En el cuadro combinado Buscar en: busque y seleccione la ubicación de su documento. En el cuadro combinado Nombre de Archivo: escriba el nombre del archivo; puede no hacerlo si selecciona el icono del archivo una vez localizado en pantalla. Página 14

15 3. Finalmente haga clic en el botón Abrir Cerrar libros: Procedimiento. 1. Haga clic en el botón de Office. 2. Seleccione el comando Cerrar: Si realizó cambios en el libro activo, Excel preguntará si desea guardar esos cambios; elija entre los botones Sí, No y Cancelar, según sea el caso. Actividad: Abrir y Cerrar un libro Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Abrir y Cerrar archivos de Excel 2007 Qué hacer? Abrir y cerrar un libro existente Cómo Hacerlo? 1. Abra Excel Abra el archivo Precios y Existencia que se encuentra en el Escritorio. 3. Agregue los siguientes datos en la hoja activa: Página 15

16 4. Guarde los cambios efectuados en el libro. 5. Cierre el archivo. Insertar hojas de cálculo: Excel 2007 dispone de 3 hojas de cálculo en cada libro nuevo, de manera predeterminada; si la cantidad de información que debe introducir en un libro y la forma en que esta debe estar organizada implican la necesidad de manejar una cantidad adicional de hojas, deberá realizar lo siguiente: 1. Haga clic en el icono de comando Insertar del grupo de comandos Celdas, ubicado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 2. Del menú que se muestra, seleccione la opción Insertar hoja. Observará en la zona de Etiquetas de hojas, la Hoja4. Nota 1: También puede insertar hojas de cálculo haciendo clic en el botón Insertar hoja de cálculo situado en la zona de Etiquetas de hojas. Nota 2: O bien combine las teclas Shift + F11. Eliminar hojas de cálculo: Contrariamente a lo que ocurre cuando hacen falta hojas de cálculo en un libro, tenemos que eliminar aquellas sobrantes en nuestros libros; esta acción, además, reduce el tamaño del archivo, aunque no significativamente. 1. Coloque su cursor en cualquier celda de la hoja que desea eliminar o haga clic en la etiqueta de la hoja que desea eliminar. 2. Haga clic en el icono de comando Eliminar del grupo de comandos Celdas, ubicado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Eliminar hoja. Nota 1: Si la hoja de cálculo tiene datos, Excel 2007 enviará un mensaje de advertencia en donde deberá confirmarse o cancelarse la acción. Página 16

17 Insertar filas: Capacitación a Distancia Cuando deba introducir información de un registro nuevo en una tabla o lista de datos previamente creada, deberá realizar lo siguiente: 1. Seleccione cualquier celda de la fila encima de la cual desea insertar la fila nueva. 2. Haga clic en el icono de comando Insertar del grupo de comandos Celdas, ubicado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Insertar filas de hoja. Nota 1: Cada fila nueva que se inserta en una hoja de cálculo, aparece por encima de la fila seleccionada. Insertar columnas: Cuando deba introducir un nuevo tipo de datos o campo, para los registros que tenga almacenados en una tabla o lista de datos previamente creada, deberá realizar lo siguiente: 1. Seleccione cualquier celda de la columna a la izquierda de la cual desea insertar la columna nueva. 2. Haga clic en el icono de comando Insertar del grupo de comandos Celdas, ubicado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Insertar columnas de hoja. Eliminar filas: Cuando deba suprimir un registro completo de una tabla o lista de datos, deberá realizar lo siguiente: 1. Seleccione cualquier celda de la fila que desea suprimir. 2. Haga clic en el icono de comando Eliminar del grupo de comandos Celdas, ubicado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Eliminar filas de hoja. Eliminar columnas: Cuando deba introducir un nuevo tipo de datos o campo, para los registros que tenga almacenados en una tabla o lista de datos previamente creada, deberá realizar lo siguiente: 1. Seleccione cualquier celda de la columna a la izquierda de la cual desea insertar la columna nueva. 2. Haga clic en el icono de comando Eliminar del grupo de comandos Celdas, ubicado en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Eliminar columnas de hoja. Página 17

18 Tema II Formato de Celdas Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema, el participante modificará la apariencia de las celdas de una hoja de cálculo, formato numérico, fuente, alineación, bordes, relleno y estilo. INTRODUCCIÓN Modificar la apariencia de los datos ingresados en las celdas de una hoja de cálculo, es una operación elemental en la administración de información con Excel Número, Fuente, Alineación, Bordes, Relleno y Estilo, son los atributos que podemos definir de manera personalizada en un libro de trabajo MOVIMIENTOS EN LA HOJA DE CÁLCULO: Antes de mostrar la descripción de cada uno de los atributos con los que se modifica el formato de las celdas, veremos como realizar movimientos rápidos dentro de una hoja de cálculo, para ubicarnos en cualquier celda, además de las diferentes técnicas de selección de datos. En la siguiente tabla encontrará una lista de métodos para realizar movimientos en el libro y las hojas de trabajo. Para desplazarse a: La siguiente hoja de trabajo La hoja de trabajo anterior La primera celda de la hoja de cálculo La última celda con datos en la hoja de cálculo La primera columna de la hoja de datos (o de una lista de datos) La última columna de la hoja de datos (o de una lista de datos) La primera fila de la hoja de datos (o de una lista de datos) La última fila de la hoja de datos (o de una lista de datos) Oprimir la(s) Tecla(s) CONTROL + AV.PÁG. CONTROL + RE.PÁG. CONTROL + INICIO CONTROL + FIN CONTROL + FLECHA IZQUIERDA CONTROL + FLECHA DERECHA CONTROL + FLECHA ARRIBA CONTROL + FLECHA ABAJO Página 18

19 Una celda o fila hacia arriba Una celda o fila hacia abajo Una celda o columna hacia la izquierda Una celda o columna hacia la derecha Cualquier celda en la hoja activa FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA FLECHA DERECHA F5 Enseguida escribir el NOMBRE DE LA CELDA y por último presionar el botón ACEPTAR SELECCIÓN DE CELDAS: La selección de una o varias celdas en una hoja de trabajo, puede obedecer a muy diversas razones, para introducir datos, borrar su contenido, modificar su formato, copiar su contenido, etc. Si desea seleccionar: Una celda Un rango o grupo de celdas Dos o más celdas no contiguas Dos o más rangos de celda no contiguos Opciones de selección: 1. Haga CLIC IZQUIERDO sobre la celda 1. Presione la tecla F5 2. Escriba el NOMBRE DE LA CELDA 3. Presione el botón ACEPTAR. 1. Haga clic en el cuadro de nombres 2. Escriba el NOMBRE DE LA CELDA 3. Presione la tecla ENTER. 1. Haga clic en la primera celda del rango a seleccionar 2. Mantenga oprimida la tecla SHIFT. 3. Haga clic en la última celda del rango a seleccionar 1. Presione la tecla F5 2. Escriba el NOMBRE DE LA PRIMERA CELDA DEL RANGO 3. Escriba : 4. Escriba el NOMBRE DE LA ÚLTIMA CELDA DEL RANGO 5. Presione el botón ACEPTAR. 1. Haga clic en el cuadro de nombres 2. Escriba el NOMBRE DE LA PRIMERA CELDA DEL RANGO 3. Escriba : 4. Escriba el NOMBRE DE LA ÚLTIMA CELDA DEL RANGO 5. Presione la tecla ENTER 1. Haga un clic izquierdo sostenido desde la primera celda del rango a seleccionar y suelte hasta la última celda del rango a seleccionar 1. Haga clic en la primera celda 2. Presione y mantenga oprimida la tecla CONTROL. 3. Haga clic en el resto de las celdas que desea seleccionar (sin soltar la tecla control, sólo cuando haya terminado) 1. Haga clic en el cuadro de nombres 2. Escriba el NOMBRE DE LA PRIMERA CELDA DEL PRIMER RANGO Página 19

20 Si desea seleccionar: Opciones de selección: 3. Escriba dos puntos (:) 4. Escriba el NOMBRE DE LA ÚLTIMA CELDA DEL RANGO 5. Escriba coma (,) 6. Escriba el NOMBRE DE LA PRIMERA CELDA DEL SEGUNDO RANGO 7. Escriba dos puntos (:) 8. Escriba el NOMBRE DE LA ÚLTIMA CELDA DEL RANGO Si requiere de un tercer rango o más repita de la acción 5 a la acción Para finalizar, presione la tecla ENTER. 1. Presione la tecla F5 2. Escriba el NOMBRE DE LA PRIMERA CELDA DEL PRIMER RANGO 3. Escriba dos puntos (:) 4. Escriba el NOMBRE DE LA ÚLTIMA CELDA DEL RANGO 5. Escriba coma (,) 6. Escriba el NOMBRE DE LA PRIMERA CELDA DEL SEGUNDO RANGO 7. Escriba dos puntos (:) 8. Escriba el NOMBRE DE LA ÚLTIMA CELDA DEL RANGO Si requiere de un tercer rango o más repita de la acción 5 a la acción Para finalizar, presione el botón ACEPTAR. 1. Seleccione el primer rango de celdas (con el ratón o el teclado, usted elija) 2. Presione y mantenga oprimida la tecla CONTROL. 3. Seleccione el siguiente rango de celdas con el ratón, de inicio a fin y sin interrumpir la acción. Si requiere de un tercer rango de celdas o más, repita la acción anterior sin soltar la tecla CONTROL FORMATO DE NÚMERO: Los datos contenidos en las celdas de una hoja de cálculo, pueden mantener una apariencia específica, de acuerdo al tipo de datos de que se trate y de la forma en que deban mostrase en el libro; por ejemplo, si tenemos un valor decimal 0.15 y quisiéramos visualizar tal valor en formato porcentual, 15%, entonces tendríamos que modificar el formato de número de la celda, que no es otra cosa más que la presentación del valor numérico. Las opciones de formato de número se encuentran disponibles en el grupo de comandos Número, de la ficha Inicio. Los formatos de número disponibles en Excel 2007 son los siguientes: Página 20

21 General: es el formato que se utiliza en celdas que pueden contener información de cualquier tipo y sin restricción alguna; en celdas con formato general se muestran tal y como se capturan en las celdas. Número: establece que el contenido de una celda serán tomados como un valor numérico, propio para ser utilizado en una operación de cálculo. Moneda: se utiliza para mostrar datos en formato monetario; incluye el símbolo de moneda que corresponde a la configuración regional preestablecida en el sistema operativo, además del separador de miles y el separador decimal; el símbolo de moneda y el separador decimal se alinean a la derecha. Contabilidad: muestra cantidades numéricas con el estilo monetario,. Incluye símbolo de moneda, separador de miles y separador decimal; el símbolo de moneda se alinea hacia la izquierda y el separador decimal se alinea hacia la derecha. Fecha corta: establece que los valores contenidos en las celdas serán tratados como fecha, con el formato dd/mm/aaaa. Fecha corta: establece que los valores contenidos en las celdas serán tratados como fecha, pero con el formato d, dd de mmmm de aaaa. Hora: establece que los valores contenidos en las celdas serán tratados como hora, con el formato hh:mm:ss am o pm. = Porcentaje: muestra cualquier valor numérico en estilo porcentual, incluye dos posiciones decimales y el símbolo de porcentaje. Científica: muestra un valor numérico en notación científica, simplifica cantidades muy grandes. = Texto: las celdas que tiene este formato se tratan como texto común y corriente, incluso el contenido de estas son valores numéricos; de manera predeterminada, el contenido de las celdas con este formato se alinea a la izquierda. Cuando desee modificar el formato de número de una celda o grupo de celdas, realice lo siguiente: = = Página 21

22 1. Seleccione la celda o celdas donde desea modificar el formato de número. 2. Haga clic en el cuadro combinado Formato de número, que se encuentra en el grupo de comandos Número, de la ficha Inicio. 3. Seleccione de la lista desplegable, el formato de número que desea aplicar a la celda o celdas También podría hacer clic en los iconos de formato de número que se encuentran en el mismo grupo de comandos Número: contabilidad, porcentual, estilo millares, aumentar decimales y disminuir decimales ALINEACIÓN DE DATOS: Si ha trabajado antes con alguna otra versión de Excel, sabrá que al introducir datos, estos se alinean según el tipo de datos introducido en las celdas: se alinean a la izquierda cuando se trata de texto; se alinean al centro si se trata de un valor lógico; y se alinean a la derecha cuando se han introducido valores numéricos o fechas. Este tipo de alineación se denomina alineación horizontal, pero no es la única; existe también la alineación vertical, que consta de tres opciones: alineación superior, alinear en medio y alineación inferior. Usted podrá, en todo momento, modificar la alineación de los datos en las celdas 1. Seleccione la celda o celdas donde desea modificar la alineación de datos. 2. Haga clic en el icono de alineación que desee utilizar, todos ellos se encuentran el la ficha Inicio, en el grupo de comandos Alineación. Observe los ejemplos: 2.5. FUENTE: Le conocemos también como tipo de letra, y esencialmente permite modificar las características de diseño con los que se presentan los datos en las celdas. Si desea modificar la fuente de una celda o rango de celdas, realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda o celdas donde desea modificar la fuente. Página 22

23 2. Haga clic en el cuadro combinado Fuente, que se localiza en la ficha Inicio, en el grupo de comandos Fuente. 3. Seleccione de la lista desplegable, la fuente que desee aplicar BORDES DE CELDAS: Los bordes de una celda son las cuatro líneas que le delimitan en la hoja de cálculo; izquierdo, derecho, superior e inferior. Suelen utilizarse para distinguir ciertos datos en una hoja de cálculo, por ejemplo, los títulos o encabezados de una tabla, los resultados de operaciones de cálculo, etc., cuando así se requiere, los bordes muestran la cuadrícula total o parcial de una tabla. Su aplicación se puede realizar de la siguiente manera: 1. Seleccione la celda o celdas donde desea aplicar los bordes. 2. Haga clic en el botón de lista del icono Bordes, del grupo de comandos Fuente, de la ficha Inicio. 3. Seleccione el tipo de borde(s) que desea aplicar a la(s) celda(s) seleccionada(s). El menú de bordes ofrece algunas opciones adicionales que bien vale la pena identificar y utilizar: Dibujar borde: muestra el borde externo de un grupo de celdas, al arrastrar el puntero del mouse mientras se da clic izquierdo sostenido sobre las celdas. Dibujar cuadrícula de borde: muestra todos los bordes de un grupo de celdas, al arrastrar el puntero del mouse mientras se da clic izquierdo sostenido sobre las celdas. Borrar borde: suprime los bordes de las celdas sobre las cuales se arrastra el puntero con un clic izquierdo sostenido. Color de línea: permite modificar el color de los bordes de las celdas seleccionadas. Página 23

24 Estilo de línea: permite modificar el tipo de línea de los bordes en las celdas seleccionadas. Más bordes: muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la pestaña Bordes, desde donde también pueden manipularse los elementos anteriores RELLENO DE CELDAS: El relleno de una celda equivale al sombreado que se aplica a un bloque de texto en programas como Microsoft Word. Rellenar celdas consiste en vaciar un color en el interior de las celdas de una hoja de cálculo. Si desea aplicar relleno a una celda o grupo de celdas, realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda o celdas donde desea aplicar el relleno. 2. Haga clic en el icono Color de relleno, del grupo de comandos Fuente, de la ficha Inicio. 3. Seleccione, de la paleta de colores visible, el color de relleno que desee aplicar a las celdas seleccionadas. Página 24 Cuando desee, por el contrario, eliminar el color de relleno de una celda o grupo de celdas, deberá seleccionar la opción Sin relleno. La opción Más colores, le muestra una paleta de colores mucho más amplia, con la cual podrá elegir con toda exactitud, el color de su preferencia ESTILOS DE CELDA: Un estilo de celda se define como un conjunto de atributos de formato de celda que se aplican automáticamente a la celda seleccionada: fuente, estilo de fuente, bordes, alineación, color de relleno y hasta formato de número. Para ello, Excel 2007 incorpora una novedosa y funcional Galería de

25 estilos de celda, desde la cual se podrá adecuar rápidamente el formato de las celdas en la hoja de cálculo. Si desea aplicar estilos de celda en la hoja de cálculo, realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda o celdas donde desea aplicar el estilo. 2. Haga clic en el icono de comando Estilos de celda que se localiza en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Se mostrará en pantalla la galería de estilos de celda 3. Haga clic en el estilo de celda que mejor se adecue a sus necesidades o gusto FORMATO DE TABLA: Una de las novedades más atractivas de Excel 2007, en cuanto a herramientas de formato se refiere, es la opción Dar formato como tabla, cuya utilidad consiste en aplicar automáticamente estilos de celda específicos a una matriz de datos, además de habilitar las herramientas de filtrado de datos, que permiten realizar consultas rápidas de información. Para dar formato de tabla a un rango de celdas en Excel 2007, realice lo siguiente: 1. Lleve el cursor a cualquiera de las celdas en el interior del rango de datos o tabla. 2. Haga clic en el icono Dar formato como tabla, que se encuentra en el grupo de comandos Estilos, de la ficha Inicio. Se mostrará la galería de formatos de tabla de Excel Página 25

26 3. Seleccione el formato de tabla que desee aplicar; al hacer esto, Excel 2007 mostrará un cuadro de diálogo en el que debe confirmarse el rango de celdas donde se utilizará el formato de tabla. Asegúrese de que el rango de celdas sea el correcto; de ser necesario modifique. 4. Presione el botón Aceptar BORRAR: Utilice la herramienta Borrar cuando desee restablecer el formato de un grupo de celdas en una hoja de cálculo, o cuando necesite eliminar el contenido de estas, o bien, cuando requiera de suprimir formato y contenido simultáneamente. 1. Seleccione las celdas a las que desea borrar el formato o contenido, o ambos. 2. Haga clic en el icono Borrar, que se localiza en el grupo Modificar, de la ficha Inicio. 3. Se mostrará en pantalla el menú de opciones de borrado: 4. Haga clic en la opción que desee utilizar sobre las celdas seleccionadas. Página 26

27 2.11. COMBINAR CELDAS: Capacitación a Distancia La combinación de celdas en Excel tiene el mismo efecto que la combinación de celdas en una tabla de Word; esta operación permite fundir o integrar un grupo de celdas en una sola; habitualmente se emplea para el rotular o etiquetar secciones de datos en una hoja de cálculo. El procedimiento para combinar celdas es muy sencillo y se describe enseguida: 1. Seleccione las celdas que desee combinar, (en este ejemplo se muestra seleccionado el rango A1:G1, que contiene un título o rótulo. 2. Haga clic en el icono Combinar y centrar, del grupo de comandos Alineación, perteneciente a la ficha Inicio. Con este par de acciones obtendrá que las celdas seleccionadas formen una sola y muestren su contenido alineado al centro. El icono Combinar celdas ofrece, en total, un grupo de cuatro opciones que se muestran al hacer clic en el botón de lista ubicado a la derecha del icono; las opciones mencionadas se describen a continuación: Es justamente, la herramienta que utilizamos anteriormente: combina por completo todas las celdas seleccionadas y las muestra como una sola en la hoja de cálculo; tiene la característica de centrar horizontalmente el contenido de las celdas. La combinación de celdas horizontal es una característica que ninguna de las versiones anteriores de Microsoft Excel incluye; Combinar horizontalmente permite la combinación de celdas no en una sola celda, sino en filas, si es que la selección de celdas incluye varias filas de selección; bien pudo llamársele a este comando combinar celdas por filas. Página 27

28 Por ejemplo, en la siguiente tabla, se muestra el formato de una factura; en este, la columna DESCRIPCIÓN debe ocupar tres columnas en la hoja de cálculo, para que se muestre por completo el nombre de algún producto o servicio en una fila diferente. En Excel 2003, por ejemplo, tendríamos que seleccionar, uno por uno, cada grupo de tres celdas de la columna DESCRIPCIÓN y, entonces, realizar la combinación de celdas. Sin embargo, en Excel 2007 sólo seleccionamos el rango de celdas Y enseguida utilizamos la opción Combinar horizontalmente para obtener la combinación de las celdas por filas, todo en una sola acción. Menor tiempo y esfuerzo. Esta opción actúa de forma similar a la opción Combinar y centrar, con la diferencia de que la información contenida en las celdas no queda alineada al centro, conserva la alineación del tipo de datos que contengan las celdas. Esta opción ejecuta la operación opuesta a las anteriores: elimina instantáneamente la combinación de celdas. Página 28

29 2.12. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO Capacitación a Distancia A diferencia de los documentos de Word, que normalmente se diseñan para un determinado tamaño de papel, las hojas de Excel son entornos de trabajo de tamaño libre que crecen en todas direcciones. Si hace clic en el botón imprimir y deja que Excel se encargue del formato, aparecerán saltos de página en posiciones arbitrarias de la hoja de cálculo, sin tener en cuenta el contenido. Para poder imprimir correctamente una hoja de gran tamaño deberá planificar el proceso con antelación y ser bastante creativo. Si no define de forma específica un área de impresión, Excel asumirá que desea imprimir todos los datos de la hoja u hojas de cálculo seleccionadas, desde la celda A1 hasta el límite del área que contiene datos o formato. Si es necesario, puede dividir la hoja de cálculo en secciones menores e imprimir cada una de ellas en una página. También puede reducir el área de impresión para que ocupe un determinado número de páginas, es posible repetir los encabezados de filas y columnas para que resulte más fácil consultar los datos impresos. Definir áreas de impresión 1. Seleccione el rango que desea imprimir; no es necesario que sea un rango contiguo, pero si selecciona un rango así, recuerde que cada área seleccionada se imprimirá en una página propia, por lo que el resultado podría no ser el deseado. Todas las zonas del rango que deban imprimirse, tienen que estar en la misma hoja de cálculo, ya que cada hoja posee un área de impresión independiente. 2. Seleccione la Ficha Diseño de Página. 3. Haga clic en el icono Área de Impresión que se encuentra en el grupo de comandos Configurar página. 4. Seleccione la opción Establecer área de impresión. Excel creará en la hoja actual un rango denominado Area_de_impresión. Cuando se define un área de impresión específica, Excel únicamente imprime el contenido de esa área al hacer clic en el botón Imprimir. Si define un área de impresión y posteriormente añade filas o columnas debajo o la derecha de los datos, estas nuevas filas o columnas no se imprimirán. Siempre que cambie el diseño de una hoja de cálculo deberá volver a comprobar el área de impresión definida. Inserción de saltos de página Cuando imprime una hoja de cálculo, Excel añade automáticamente saltos de página para dividirla en secciones que abarque el tamaño de papel seleccionado. Excel no analiza la estructura de la hoja antes de insertar estos saltos de página, se limita a insertarlos en el punto en el que se agota el área Página 29

30 imprimible de cada página. Para poder leer mejor las hojas de cálculo que ocupen más de una página deberá situar manualmente los saltos de página. Si desea insertar un salto de página manual, realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda situada debajo y a la derecha de la última celda que desea imprimir en una página. 2. Seleccione el icono Saltos, del grupo de comandos Configurar página que se encuentra en la Ficha Diseño de página. 3. Haga clic en la opción Insertar salto de página. Nota 1: Para eliminar un salto de página manual, seleccione la misma celda y haga clic en la opción Quitar salto de página. Nota 2: Para quitar todos los saltos de página manuales de la hoja actual, seleccione toda la hoja de cálculo y haga clic en la opción Restablecer todos los saltos de página. Excel incluye una vista poco usual, llamada Vista previa de salto de página, que permite ver todos los saltos de página y ajustarlos mediante arrastrar y colocar. Para cambiar a esta vista desde la hoja de cálculo activa, realice lo siguiente: 1. Haga clic en el icono Vista previa de salto de página del grupo Vistas de libro, de la ficha Vista. Esta vista permite ver la hoja completa, dividida en páginas, tal como las imprimirá Excel 2007 y con números de página de gran tamaño en cada bloque (los números y las filas no aparecen en las páginas impresas). Las líneas punteadas representan los saltos de línea automáticos añadidos por Excel. Las líneas sólidas Página 30

31 representan los saltos de página manuales. Para ajustar los saltos de página seleccione la línea gruesa que separa dos páginas y arrástrela en cualquier dirección. Para ajustar el área de impresión, arrastre las líneas sólidas que aparecen en los límites del área. Todas las celdas que queden fuera del área de impresión aparecerán en esta vista de color gris. Elementos adicionales El cuadro de diálogo Imprimir de Excel 2007 permite especificar si se desea imprimir objetos adicionales de una hoja de cálculo, como los comentarios, las líneas de división y los títulos de filas y columnas. También es posible controlar el sistema que utiliza Excel para convertir en tonos de gris los diferentes colores. Para mostrar estas opciones: 1. Haga clic en el indicador del cuadro de diálogo Configurar página ubicado en la zona inferior del grupo de comandos Configurar página. Se mostrará el cuadro de diálogo Configurar página, que contiene las fichas Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, Hoja Encabezados y pies de página Cualquier hoja de cálculo que utilice más de una página puede incluir encabezados o pies de página; los encabezados y pies de página predefinidos en Excel 2007 permiten, entre otras cosas, numerar las páginas, identificar la hoja de cálculo, especificar la fecha de creación, incluir el nombre del autor, etc. Para agregar encabezados o pies de página preestablecidos, realice lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página, del cuadro de diálogo Configurar página. Página 31

32 2. Seleccione cualquiera de las opciones del cuadro combinado Encabezado o del cuadro combinado Pie de página 3. Una vez definidos los datos en el encabezado y pie de página, haga clic en el botón Vista preliminar, para comprobar la inserción de estos elementos. Para agregar encabezados o pies de página personalizados, realice lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página, del cuadro de diálogo Configurar página. 2. Haga clic en el botón Personalizar encabezado o en el botón Personalizar pie de página, según el elemento que desee añadir. Página 32

33 3. Introduzca la información que desee en cualquiera de las secciones que conforman las áreas del encabezado y pie de página: izquierda, central y derecha. Puede ayudarse de los iconos de inserción de elementos rápidos, que se encuentran al centro del cuadro de diálogo. Modificar márgenes De manera predeterminada, Excel reserva 1.25 cm. de espacio para el encabezado y el pie de página desde los bordes superior e inferior en cada página en la hoja de cálculo. Si desea aprovechar al máximo cada hoja para mostrar datos y no va a utilizar ni encabezados ni pies de página, realice lo siguiente para modificar los márgenes: 1. Abra el cuadro de diálogo Configurar página. 2. haga clic en la pestaña Márgenes. 3. Asigne el valor 0 a los cuadros de incremento Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, que se refieren a los márgenes en la hoja, y establezca también el valor 0 para el encabezado y el pie de página. Repetir títulos en las páginas impresas Si una hoja de cálculo ocupa más de una página, puede repetir una o más filas o columnas (o ambas) como títulos de los datos de cada nueva página. Por ejemplo, en una página de un presupuesto típico, es posible que la primera columna incluya las categorías de gastos e ingresos, que haya columnas para los datos mensuales ocupando varias páginas, 1. Abra el cuadro de diálogo Configura página. 2. Haga clic en la pestaña Hoja. Página 33

34 3. En el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior, escriba el número de la fila que contiene los títulos a repetir. En el ejemplo de la imagen siguiente se observa $1:$1, que refiere a toda la fila 1. Si se escribe 1:1, Excel lo considera valor correcto. Ajustar la escala de impresión Igual que puede utilizar el zoom para modificar el acercamiento a las celdas en una hoja de cálculo (y en apariencia su tamaño), es posible aumentar o reducir el tamaño de los datos en las páginas impresas, lo que permite mostrar una cantidad mayor o menor de filas y columnas en cada página. 1. Abra el cuadro de diálogo Configura página. 2. Haga clic en la pestaña Página. 3. Haga clic en el cuadro de incremento de ajuste de escala. 4. Escriba el porcentaje de escala que desee aplicar en la impresión (valores entre 10 y 400 %). Página 34

35 Tema III Manejo de fórmulas Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema, el participante identificará las características y componentes de una fórmula en Excel 2007, que le permitan solucionar problemas de cálculo. INTRODUCCIÓN Las fórmulas aumentan la inteligencia de una hoja de cálculo. Permiten manipular valores (texto, números o fechas), realizar operaciones simples o complejas y mostrar resultados alternativos dependiendo del resultado de comprobaciones lógicas. Una fórmula puede ser algo tan sencillo como una referencia a otra celda hasta algo tan complicado como 64 funciones anidadas; sin embargo, por muy complejas que sean, las fórmulas siempre deben comenzar con un signo de igualdad (=). Si comienza una fórmula con un signo de suma (+) o de resta (-), Excel añadirá el signo de igualdad al principio de la fórmula. Las fórmulas están formadas por tres elementos básicos: Operandos (los elementos que se calculan), Operadores y Funciones de Hoja de Cálculo. Operandos. Datos que se calcularán en la fórmula. Pueden incluir cualquier combinación de los siguientes elementos: valores constantes (números, texto o fechas introducidas directamente en una celda o en una fórmula, por ejemplo), referencias a celdas o a rangos, nombres que hagan referencias a celdas o rangos; etiquetas que definan la intersección de una fila o una columna, utilizadas en fórmulas de lenguaje natural o funciones de la hoja de cálculo. Si utiliza una referencia a un rango o a una celda, Excel sustituirá el contenido de la dirección igual que si la hubiera escrito directamente. Operadores. En las fórmulas se pueden utilizar los seis operadores aritméticos básicos: suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/), porcentaje (%) y exponenciación (^). También es posible utilizar operadores de comparación para obtener el resultado lógico VERDADERO o FALSO de la comparación de dos valores. Entre los operadores de comparación se encuentran: igual que (=), mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), menor o igual que (<=) y distinto de (<>). Utilice el signo & para combinar o concatenar dos elementos de texto en un único valor. Funciones de Hoja de Cálculo. Se trata de fórmulas predefinidas que permiten realizar operaciones en una hoja sobre un valor constante o una referencia a una celda o a un rango utilizando como argumento para la transformación realizada por la fórmula. Por ejemplo, puede utilizar una función para completar el contenido de una fórmula o como operando de otra fórmula. Página 35

36 3.1. REFERENCIAS DE CELDA Una referencia es la identificación de una celda o rango de celdas en la hoja de cálculo. También le informa a Excel en que celdas se deben buscar los valores o datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias de las celdas están basadas en los encabezados de renglón y columna, para hacer referencia a una celda, se escribe la letra de la columna (A, B, C, etc.) seguida del número de la fila o renglón (1, 2, 3, etc.). En el ejemplo mostrado, la referencia para la celda activa es B3 y ésta se despliega en el Cuadro de nombres. Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual (=) seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente, ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, rangos de celdas, nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos. Para hacer referencia a un rango de celdas dentro de una fórmula, se debe especificar la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango, enseguida dos puntos (:) y posteriormente la referencia de la celda en la esquina inferior derecha del rango. Por ejemplo la referencia para el rango mostrado es A1:D5. Por ejemplo: SI USTED DESEA HACER REFERENCIA A: La celda de la columna A y el renglón 35 La celda de la columna D y el renglón 3 El rango de celdas del renglón 5 y las columnas B, C, D y E El rango de celdas de los renglones 6,7,8, 9 y las columnas C, D, E DEBE ESCRIBIR: A35 D3 B5:E5 C6:E9 Excel no diferencia entre mayúsculas y minúsculas en las direcciones de celdas, por lo que si escribe a2:b8 lo convertirá en A2:B8 cuando presione Enter. Referencias relativas y absolutas Existen tres tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas. Referencias Relativas Las referencias relativas son referencias de celdas relacionadas con la posición de la fórmula. Esta función es útil para copiar rápidamente una fórmula en diferentes filas o columnas. Por ejemplo, si en la hoja de cálculo la celda B7 contiene el total de la columna B y la copia en las celdas de la derecha, Excel asume que desea obtener el total de los números que se encuentran en la misma posición relativa de cada columna, por lo que modifica la fórmula según corresponde, cambiándola de =SUMA(B3:B6), a =SUMA(C3:C6), a =SUMA(D3:D6) y así sucesivamente. Página 36

37 NOTA: El método más sencillo para copiar las fórmulas en una fila o en una columna es utilizar la función Autorellenar de Excel. En el ejemplo de la derecha, la celda B2 tiene una fórmula que hace referencia a la celda A5. El valor de la celda B2 sería entonces 250. Lo que hace Excel es con relación a la celda B2 cuantas celdas tiene que caminar para llegar a la celda A5. En este caso es una celda a la izquierda y tres celdas hacia abajo de B2. En caso de que se copie una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las nuevas referencias para que sean relativas a la celda en la que está la fórmula que se copió. En nuestro ejemplo, si se copia la fórmula de B2 a la celda B3, Excel hará el mismo procedimiento para determinar el valor de B3, va a caminar una celda a la izquierda y tres celdas hacia abajo de B3, dando como resultado la celda A6. Referencias Absolutas En algunos casos únicamente querrá copiar la fórmula y mantener la referencia al rango o a la celda de la fórmula original. Las referencias absolutas se usan para valores constantes, esto significa que siempre hacen referencia a celdas ubicadas en una posición específica. Las referencias absolutas difieren de las relativas porque un signo de pesos ($) antecede al nombre de la columna y otro más al número de renglón. Esto hace que las referencias absolutas no se ajusten en automático a otras celdas cuando se copian. Para convertir una referencia relativa en una referencia absoluta que no se modifique al copiarla o al moverla, incluya signos de pesos ($) en la referencia a la celda. Por ejemplo, si copia la fórmula =B2*$A$3 a las celdas de su derecha Excel ajustará la primera referencia a la celda de acuerdo con la nueva posición, pero conservará la segunda obteniendo =C2*$A$3, =D2*$A$3 y así sucesivamente. Otro ejemplo: En la celda A1 se tiene el valor del porcentaje de IVA que es de un 15% y se tiene un rango de celdas con las ventas del primer trimestre del año, se desea calcular el impuesto de esas ventas, creará una fórmula que multiplique las ventas por el porcentaje de IVA que en este ejemplo se da en la celda $A$1 (referencia absoluta). La fórmula quedaría como se muestra en la figura, en la celda C4. La referencia que indica donde está el impuesto debe ser absoluta, para que al momento de copiar la fórmula en otras celdas se modifique la referencia de las ventas, pero no la referencia del IVA ya que es el mismo para todos los meses. Referencias Mixtas Es posible utilizar referencias absolutas y relativas en las fórmulas o incluso en la misma dirección. Se incluye un signo de pesos ($) antes de la parte de una referencia correspondiente a la columna ($A5), Excel cambiará únicamente la referencia a la fila cuando se mueva o se copie la celda; del mismo Página 37

38 modo, si el signo de pesos ($) está delante del número de fila, solo se cambiará la referencia a la columna. Las referencias mixtas son una especie de combinación de referencia absoluta con referencia relativa; puede mantenerse la fila constante (A$1) y la columna relativa, o viceversa ($A1). Cambiar entre referencias relativas y absolutas Si se creó una fórmula con referencias relativas y se desean cambiar a absolutas o viceversa, los pasos son los siguientes: 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula con la referencia a modificar. 2. Edite la celda presionando la tecla F2 o de doble clic sobre la celda. 3. Coloque el cursor sobre la referencia que desea modificar. 4. Presione la tecla F4 cuantas veces sea necesario hasta que la referencia quede como usted la necesita. Cada vez que se presiona la tecla F4, Excel 2007 alterna entre las combinaciones columna absoluta y fila absoluta ($D$1), columna relativa y fila absoluta (D$1), columna absoluta y fila relativa ($D1) y columna relativa y fila relativa (D1) OPERADORES DE CÁLCULO Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Los operadores usados en Excel 2007 son los siguientes: Operadores Aritméticos Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, combinar números y generar resultados numéricos. La siguiente tabla contiene los operadores aritméticos: OPERADOR OPERADOR OPERACIÓN OPERACIÓN (EJEMPLO) ARITMÉTICO ARITMÉTICO (EJEMPLO) + Signo Más Suma (3+3) / Barra Oblicua División (3/3) Signo de - Signo Menos Resta (3-1), Negación (-1) % Porcentaje (20%) Porcentaje Exponenciación * Asterisco Multiplicación (3*3) ^ Acento Circunflejo (3^2) Signos de Agrupación (A1+B2)/(B3- ( ) C1) Operadores de relación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Página 38

39 OP. DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO) = Signo Igual Igual a (A1=B1) >= > Signo Mayor que Mayor que (A1>B1) <= OP. DE COMPARACIÓN Signo Igual o Mayor que Signo Igual o Menor que < Signo Menor que Menor que (A1<B1) <> Signo distinto de SIGNIFICADO (EJEMPLO) Igual o Mayor que (A1>=B1) Igual o Menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1) Operadores Lógicos También llamados Booleanos (llamados así en honor a George Boole matemático inglés del Siglo XIX, quien sugirió un pensamiento lógico que pudiese expresar operadores de manera algebraica), son los que permiten relaciones lógicas las cuales como se deduce, pueden provenir de una comparación relacional; son los que permiten efectuar dos "comparaciones" hechas cada una con un operador relacional en una sola línea. Una comparación relacional arroja resultados de VERDADERO o FALSO. El producto de una comparación lógica es también VERDADERO o FALSO. Estos valores se consideran como constantes, ya que nos sirven para evaluar el resultado de una relación lógica. Los Operadores Lógicos son: OPERADORES LÓGICOS AND OR XOR NOT Y O O EXCLUSIVO NO (NEGACIÓN) ACCIÓN Realiza una conjunción lógica entre dos expresiones Se usa para realizar una disyunción lógica entre dos expresiones de tipo Boolean Realiza una operación de exclusión lógica entre dos expresiones de tipo Boolean Lleva a cabo la negación lógica de una expresión de tipo Boolean Estos operadores se rigen por las siguientes tablas: (EJEMPLO) Para X = 1 Y = 8 Z = 5 (X<Y) AND (Z<Y) = VERDADERO (1<Z) OR (Y<X) = VERDADERO (X<Y) XOR (Z<Y) = FALSO NOT (X>Y) = VERDADERO AND OR XOR NOT p q p Y q p q p O q p q p XOR q p NOT p V V V V V V V V F V F V F F V F V V F V F V F V F F V V F V V F F F F F F F F F Página 39

40 Operadores de Referencia Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. OPERADOR DE REFERENCIA : Dos puntos, Coma Espacio SIGNIFICADO Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas Operador de unión que combina varias referencias en una sola Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (EJEMPLO) (B5:B15) (SUMA(B5:B15,D5:D15)) (B7:D7 C6:C8) Operador de Concatenación de Texto Utiliza el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. OPERADOR DE TEXTO SIGNIFICADO (EJEMPLO) & "y" Comercial Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte") 3.3. JERARQUÍA DE OPERADORES ARITMÉTICOS Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Orden de realización de los cálculos en las fórmulas Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla siguiente. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (Suma o Resta, Multiplicación o División). Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Estas reglas - se denominan orden de evaluación de Excel o jerarquía de operadores - determinan que las operaciones de potenciación se realizan en primer lugar, los cálculos de multiplicación y división en segundo lugar y, por último, la adición y sustracción. JERARQUÍA DE OPERADORES 1 ( ) 2 ^ 3 * / Página 40

41 Uso de paréntesis Capacitación a Distancia Para controlar el orden de los cálculos utilice paréntesis, Excel evalúa en primer lugar todos los elementos entre paréntesis, de fuera hacia dentro de acuerdo con el orden de la lista anterior. Para cambiar el orden de evaluación, debe escribirse entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3, y a continuación suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2, a continuación, multiplica el resultado por 3 con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Por otra parte, no existe ningún límite al número de niveles de paréntesis anidados que se pueden utilizar en una fórmula, aunque en una función el máximo es de siete niveles USO DE FÓRMULAS Una fórmula puede utilizar valores contenidos en las celdas para realizar operaciones como la suma, resta, multiplicación y división. Para realizar una operación en una hoja de cálculo, se podría utilizar una calculadora de bolsillo y resolver el problema, pero aún mejor, se puede introducir una fórmula en una celda de Excel y tenerla disponible al instante desde cualquier celda de la hoja para hacer cálculos y modificaciones a futuro. Una fórmula es una ecuación dentro de una celda que calcula un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas contienen números, valores constantes, operadores matemáticos, referencias a celdas y ecuaciones ya creadas que se denominan funciones. En esta unidad temática aprenderá a crear fórmulas sencillas y denominará rangos para hacer que las fórmulas y referencias sean fáciles de comprender. Aprenderá a copiar, pegar, desplazar datos con facilidad y el porqué es importante la diferencia entre las referencias absolutas y relativas cuando se copian o desplazan datos. Para que se puedan llevar a cabo operaciones numéricas y operaciones de procesamiento de texto más sofisticadas dentro de las hojas de cálculo, Excel 2007 permite añadir cálculos predefinidos denominados funciones a las fórmulas. Una función es una ecuación predefinida que opera sobre uno o más valores y devuelve un único valor. Excel incluye una biblioteca con unas 250 funciones de distintas categorías. Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo como suma, multiplicación y comparación, también Página 41

42 pueden combinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. Sintaxis de una fórmula Las fórmulas calculan los valores en un orden específico, que se denomina sintaxis. La sintaxis de la fórmula describe el proceso del cálculo. En Excel una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que realiza. Cómo Introducir una Fórmula? Al empezar a escribir una fórmula se activa la barra de fórmulas y con ella los siguientes botones: Botón Cancelar: Permite cancelar lo que se está escribiendo, es equivalente a presionar la tecla ESC. Botón Introducir: Permite aceptar lo que se está escribiendo, es equivalente a presionar la tecla Enter. Botón Insertar Función: Abre el cuadro de dialogo Insertar Función. Los pasos para crear una fórmula se describen enseguida: 1. Seleccione la celda donde escribirá la fórmula, que es la misma celda donde se mostrará el resultado. 2. Escriba el signo =. 3. Escriba la fórmula. 4. Presione la tecla Enter. Nota: El no comenzar las fórmulas con el signo de igual hará que Excel interprete la ecuación como un texto, con lo cual la fórmula quedará sin calcular, si comete este error tan común pulse F2 para editar la celda, presione la tecla inicio para colocarse al comienzo de la fórmula, escriba el signo igual (=) y pulse Enter EDITAR UNA FÓRMULA La edición de una fórmula no es otra cosa más que la edición del contenido de la celda donde está ubicada la fórmula. Modificar la versión inicial de una fórmula no tiene que ser necesariamente una acción frecuente en una hoja de cálculo, sin embargo, en cierto momento puede requerirse un ajuste en nuestras fórmulas. 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula a modificar o editar. 2. Presione la tecla F2. 3. Realice la modificación conveniente. Página 42

43 O si lo prefiere: 1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula a modificar o editar. 2. Y realice la modificación conveniente. Puede también ir a la barra de fórmulas y ahí realizar la modificación correspondiente MOVER Y COPIAR FÓRMULAS Si se mueve una fórmula, las referencias de celda no cambian. Si se copia una fórmula, las referencias absolutas de celda no cambian, no así las referencias relativas, que sí cambian. Mover una fórmula 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee mover. 2. Combine las teclas CONTROL + X. 3. Seleccione la celda donde desea llevar la fórmula. 4. Combine las teclas CONTROL + V. O bien, realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee mover. 2. Haga clic sobre el borde de selección de la celda; sólo en esa zona el puntero se muestra con su forma habitual de flecha, debajo de la cual se observa una cruz de flechas. 3. Arrastre el contenido de la celda (la fórmula, en este caso) hacia la ubicación que desee. Copiar una fórmula 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee copiar. 2. Combine las teclas CONTROL + C. 3. Seleccione la celda o celdas donde desea colocar la copia de fórmula. 4. Combine las teclas CONTROL + V. Puede ejecutar este otro procedimiento, siempre que la fórmula deba copiarse en una tabla, sobre la misma columna o fila (se trata de la herramienta Rellenar). 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee copiar. 2. Sitúe el puntero en la esquina inferior izquierda del rectángulo de selección de la celda; la apariencia del puntero cambia a una pequeña cruz de color negro. 3. Si debe copiar la fórmula sobre la misma columna o la misma fila en las celdas contiguas, ya sea hacia arriba o hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda, haga clic sostenido y arrastre en la dirección de las celdas que deben contener la copia de la fórmula. Página 43

44 Nota: Puede dar doble clic en la esquina inferior izquierda del rectángulo de selección de la celda y el autorrelleno de celdas se efectuará sin tener que realizar el arrastre del mouse. Copiados Relativos Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, se actualizarán las referencias en la fórmula pegada y se hará referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el ejemplo de la derecha, la fórmula en la celda D3 se ha copiado en las celdas D4, D5, D6 y D7. La fórmula en la celda D4 ha cambiado a =B4*C4, que hace referencia a las celdas que están dos celdas a la izquierda y una celda a la izquierda de la celda D4. Copiados Absolutos Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula divide la celda F3 entre la celda F9 (=F3/F9) y puede copiarse la fórmula en otra celda, cambiarán ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda colocando un signo de PESOS ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda F9, agregue signos de PESOS ($) a la fórmula como se indica a continuación: =F3/$F$9 Normalmente, Excel vuelve a calcular las fórmulas cada vez que se abre o se guarda un libro, calculando las que hacen referencia a una celda cada vez que se modifica el valor de ésta. El cálculo se realiza en segundo plano y suele ser instantáneo, a menos que la hoja de cálculo sea especialmente complicada. Cuando se desactiva el cálculo automático de fórmulas, es necesario especificar manualmente cuándo se desea que Excel vuelva a calcular las fórmulas; para calcular el resultado de todas las fórmulas del libro presione F9 y para calcular únicamente las fórmulas de la hoja actual presione Mayús-F9. Página 44

45 3.7. CONCATENACIÓN DE TEXTOS 2 Capacitación a Distancia Las fórmulas pueden tener también un operador de texto que es el signo & para unir el contenido de varias celdas de texto. Por ejemplo, en un directorio telefónico si la dirección está dividida en calle, número y colonia cada una en diferente celda y la queremos pasar a una sola celda este operador nos va a ayudar a hacerlo. Cuando se quiere unir alguna constante de texto o un espacio en blanco este se concatena con el operador de texto y se pone entre comillas ( ) como se muestra en la barra de fórmulas de la siguiente figura. ESPACIOS EN BLANCO CONSTANTE 2 Título: La Biblia Microsoft Office 2007, Autor: Ed Bott, Woody Leonhard, Editorial: Anaya Año de Publicación 2005, País de Edición: España Página 45

46 Tema IV Capacitación a Distancia Funciones de cálculo Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema, el participante utilizará algunas de las funciones integradas en Excel 2007 en la solución de problemas de cálculo específicos: matemáticos, estadísticos, financieros y lógicos. INTRODUCCIÓN Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, siguiendo una estructura determinada, llamada sintaxis. Una función normalmente precede a uno o más argumentos y le ayuda a describir la operación que está realizando. Un argumento proporciona la información indicando a la función que datos debe calcular y que operaciones debe realizar. Son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente como una sumatoria, un promedio, etc. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Una de las funciones de hoja de cálculo bastante común es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas. Excel 2007 cuenta con más de doscientas funciones de diferentes categorías: financieras, lógicas, de fecha y hora, de texto, estadísticas, matemáticas y trigonométricas, de información, de bases de datos, etc., que pueden cubrir necesidades particulares de muy diversas disciplinas. Importancia de las funciones Las funciones resuelven problemas que también se pueden resolver con fórmulas normales, pero lo hacen en un solo paso en lugar de varios ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN Estructura La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Nombre de función El nombre de una función es distinto de cualquier otra en la hoja de cálculo; algunas de estas se derivan de otra o son una variante de otra función, pero siempre serán diferentes. Si usted ya escribió el signo igual (=) en la celda, y enseguida escribe una literal (letra), Excel 2007 mostrará, en orden alfabético, los nombres de las funciones que comienzan con tal carácter, y no sólo eso (he aquí una de Página 46

47 las grandes innovaciones en Excel 2007), también se muestra una etiqueta de ayuda, que indica la utilidad de la función, cosa que ningún otro Excel ofrece: Según se va usted desplazando sobre los nombres de la funciones, Excel 2007 modifica el contenido de la etiqueta de ayuda, para hacer corresponder el nombre de la función con su descripción. Argumentos 3 Los argumentos son valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A, referencias de celda y nombres. El argumento que se designe deberá generar un valor permitido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. En la expresión =SUMA(A1:A10) se suman los valores numéricos contenidos en el rango de celdas que inicia en la celda A1 y termina en la celda A10; A1:A10 es al argumento número1 que es el argumento mínimo requerido: 4.2. AUTOCORRECCIÓN DE FÓRMULAS En ocasiones escribimos fórmulas con errores. Excel cuenta con una herramienta que ayuda a corregir los errores más comunes al escribir una fórmula. Por ejemplo, si escribimos la fórmula =SUMA(C4;C6), Autocorrección de fórmulas envía el siguiente mensaje: 3 Título: La Biblia Microsoft Office 2007, Autor: Ed Bott, Woody Leonhard, Editorial: Anaya Año de Publicación 2005, País de edición: España. Página 47

48 Excel sugiere cambiar el punto y coma, por dos puntos; esta corrección puede aceptarse o rechazarse. En el primer caso, la formula será corregida y podremos continuar FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS Función Suma Descripción: Suma todos los valores numéricos contenidos en uno o más rangos de celda. Sintaxis: =SUMA(número1, número2,...) Número1, número2,... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma se desea obtener. Ejemplo: La función SUMA por ser tan común en Excel, se puede insertar directamente utilizando el icono Suma que se localiza en la ficha Inicio, en el Grupo Modificar. Esto ocurrirá seguramente cuando tenga que calcular la suma total de una columna o fila, ya que Excel es capaz de reconocer cuáles son las celdas que se deben incluir en la función como argumentos; para utilizar el icono de Suma realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda donde desea mostrar el resultado. 2. A continuación haga clic el icono suma. Como generalmente se realiza esta operación en la parte inferior de una tabla, toma todos los valores que se encuentran por encima de esta celda. Si no encuentra valores hacia arriba busca hacia la izquierda. Si no se desean estos valores, simplemente se escriben las celdas deseadas o se seleccionan con el Mouse. Además de la función Suma, entre las funciones más frecuentemente utilizadas se encuentran Promedio, Contar números, Máx y Mín, funciones que también se pueden insertar con el icono mencionado si se eligen pulsando sobre la flecha a la derecha del mismo. Además, se puede asignar cualquier función al mismo icono al elegir la opción Más funciones Dado que estas funciones son muy utilizadas, Excel cuenta con un mecanismo para mostrar los resultados en forma rápida. Si seleccionamos el rango sobre el cual deseamos aplicar la función, inmediatamente en la barra de estado aparece la función y su resultado: Página 48

49 Para mostrar la lista de los valores de las funciones en la barra de estado, basta con dar clic derecho sobre la barra de estado y seleccionar las funciones que deseamos se muestren con sus respectivos valores. Función Redondear Descripción: redondea un número con un cantidad determinada de posiciones decimales. Sintaxis: =REDONDEAR(número, núm_decimales) Número es cualquier número real que desea redondear. Núm_decimales es el número posiciones decimales con las que desea redondear el valor FUNCIONES ESTADÍSTICAS Función Promedio Descripción: devuelve el promedio de los valores contenidos en uno o más rangos de celda. Sintaxis: =PROMEDIO(número1, número2,...) Número1, número2,... son entre 1 y 255 argumentos numéricos de los que se desea obtener el promedio. Observaciones: Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia como parte del cálculo, utilice la función PROMEDIOA. Función Contar Descripción: cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis: =CONTAR(valor1, valor2,...) Valor1, valor2,... Son de 1 a 255 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Observaciones: Se cuentan los argumentos que son números, fechas o la representación textual de números. Página 49

50 Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Se omiten los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, utilice la función CONTARA. Función Contar.si Descripción: Cuenta las celdas, dentro de un rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango, criterio) Rango es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Observación: En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carácter que desea buscar. Función Min Descripción: devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(número1, número2,...) Número1, número2,...son de 1 y 255 números de los que desea encontrar el valor mínimo. Observaciones: Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Página 50

51 Función Max Descripción: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(número1, número2,...) Número1, número2,... son de 1 y 255 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. Observaciones: Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores. Ejemplo de funciones PROMEDIO, CONTAR, CONTAR.SI, MIN y MAX: 4.5. FUNCIONES FINANCIERAS Función Pago Descripción: calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis: =PAGO(tasa, nper, va, vf, tipo) Tasa: Es el porcentaje de interés que se ejerce en el préstamo, debe ser mensual. Nper: Es el número total de pagos del préstamo (en un caso particular el tiempo o número de meses) Va: Es el valor del préstamo. También se conoce como valor bursátil. Página 51

52 Vf: Tipo: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0). Es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos al inicio o al final del período. Para pago al inicio = 1, para pago al final = 0 u omitido. Ejemplo: 4.6. FUNCIONES LÓGICAS El resultado es negativo porque representa el dinero que se pagaría, un valor que se resta del saldo insoluto. Para crear una tabla de amortización se requiere que este valor sea positivo. Para convertirlo, la fórmula que contiene la función se multiplica *-1 Función Si Descripción: devuelve un valor determinado si la condición especificada se cumple o resulta VERDADERA y un valor distinto u opuesto si la expresión lógica resulta FALSA; utilice Si para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis: =SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Observaciones: Es posible anidar hasta 64 expresiones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. Página 52

53 Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Ejemplo: Tenemos una tabla con totales de ventas y debe señalarse, en la columna siguiente, un comentario sobre el nivel de ventas obtenido: si el total de ventas es inferior a 5000, el nivel de ventas es BAJO, en caso contrario, el nivel de ventas es ALTO. La solución es: Función Si anidada Descripción: se utiliza en la comprobación de una condición en un grupo de estas; devuelve el valor verdadero que corresponde a la condición que resulta VERDADERA y devuelve un valor distinto u opuesto si todas las expresiones lógicas resultan FALSAS. Sintaxis: =SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y))))))) X es el valor verdadero. Y es el valor falso. Ejemplo: En un almacén de productos alimenticios, se cuenta con una tabla de 77 registros, los cuáles están clasificados en categorías, 8 en total; en la tabla únicamente se cuenta con la clave numérica de la categoría a la que corresponde cada producto, en la columna de la derecha debe mostrarse la descripción de cada categoría: Si la categoría es 1, la descripción es Bebidas, Si la categoría es 2, la descripción es Condimentos, Si la categoría es 3, la descripción es Repostería, Si la categoría es 4, la descripción es Lácteos, Si la categoría es 5, la descripción es Granos y cereales, Si la categoría es 6, la descripción es Carnes, Si la categoría es 7, la descripción es Frutas y verduras, Y si la categoría es 8, la descripción es Pescados y mariscos. La solución se muestra en la página siguiente. Página 53

54 Función Si con y Descripción: se utiliza en la comprobación simultánea de dos o más condiciones como una sola expresión lógica; Si con y devuelve el valor VERDADERO siempre que el total de las condiciones que integran la expresión lógica se cumplen, y devuelve el valor FALSO cuando una de esas condiciones no se cumple. Sintaxis: =SI(Y(condición1,condición2),valor_verdadero,valor_falso) Ejemplo de la función Si con y Nuevamente, en el almacén de productos alimenticios, debe calcularse el aumento de precios de los productos que se tienen en la tabla de productos; tiene que mostrarse el porcentaje de aumento que corresponda a los precios de cada producto, en la columna que sigue a los precios: si el precio del producto es mayor o igual a 0 euros y menor a 10, el porcentaje de aumento que corresponde es del 8%; si el precio del producto es mayor o igual a 10 euros y menor a 20, el porcentaje de aumento que corresponde es del 6%, si el precio del producto es mayor o igual a 20 euros y menor a 40, el porcentaje de aumento que corresponde es del 4%; si el precio del producto es mayor o igual a 40 euros y menor a 80, el porcentaje de aumento que corresponde es del 2%; con cualquier otro precio, el porcentaje de aumento debe ser del 1%. La solución es: Página 54

55 4.7. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Función Buscarv Descripción: Busca un valor específico en la primera columna de una matriz de datos y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de datos. La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar. Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado,matriz_de_búsqueda,número_de_columna,coincidencia) Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_de_búsqueda, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. matriz_de_búsqueda Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_de_búsqueda, son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes. número_columna Número de columna de matriz_de_búsqueda desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento número_de_columna es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_búsqueda; si el argumento número_de_columna es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_búsqueda y así sucesivamente. Si número_de_columna es: Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE! Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF! Coincidencia Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_de_búsqueda deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener más información, vea Ordenar datos. Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_de_búsqueda. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_de_búsqueda, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A. Observaciones: Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_de_búsqueda, asegúrese de que los datos de ésta no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente Página 55

56 de las comillas rectas (' o ') ni tipográficas ( o ), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado o incorrecto. Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_de_búsqueda no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado. Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter. Ejemplo con la función Buscarv ASIGNAR NOMBRES DE CELDAS Excel puede asignar un nombre a una única celda o a un rango de celdas para que sea más sencillo leer y recordar las fórmulas. Si existen rótulos de columna o de fila en una hoja de cálculo, puede hacerse referencia directamente a los mismos en la fórmula o bien, pueden utilizarse como nombres que representen a las celdas asociadas. También puede crearse un nombre que represente a la misma celda o al mismo rango de celdas en más de una hoja de cálculo. 1. Seleccione las celdas a nombrar. 2. Haga clic en el cuadro de nombres. 3. Escriba el nombre del rango de celdas. 4. Oprima la tecla Enter. Seleccionar rangos con Nombre PARA SELECCIONAR Un rango de celdas con nombre Dos o más rangos con nombre HAGA ESTO En el cuadro Nombre, seleccione el rango En el cuadro Nombre, seleccione el nombre del rango. A continuación, mantenga presionada la tecla control y seleccione los demás nombres de rangos Página 56

57 Celdas específicas que no estén en un rango con nombre Oprima la función [F5] Ir a. En el cuadro Referencia, escriba la referencia de celda, de la celda o del rango Eliminar Nombres 1. Haga clic en el icono Administrador de nombres, que se encuentra en el grupo de comandos Nombres definidos, de la ficha Fórmulas. 2. Se mostrará la ventana del Administrador de nombres. 3. Seleccione el nombre de rango que desee eliminar. 4. Haga clic en el botón Eliminar. 5. Confirme la acción, presionando el botón Aceptar, en el mensaje que aparece enseguida. 6. Oprima el botón Cerrar. Utilizar Nombres de rangos en fórmulas Para este ejemplo, cámbiese a una hoja nueva y capture la información para buscar los datos utilizando el nombre de rango definido como EMPLEADOS en la función BUSCARV. Página 57

58 4.9. LEYENDAS DE ERROR COMUNES En la siguiente tabla encontrará los siete códigos de error que puede encontrar si una fórmula de Excel no funciona correctamente, así como, algunas sugerencias para resolver los problemas. Código de error que aparece # DIV/0! #N/A # NOMBRE? # NULO! Significado La fórmula intenta dividir entre cero o una celda vacía. A la fórmula se le ha pasado un valor no válido como argumento. La fórmula contiene texto que no es una función válida ni un nombre definido en la hoja de cálculo activa. Referencia a la intersección de dos áreas que no se cortan. Pasos recomendados para resolver el problema Compruebe el divisor de la fórmula y asegúrese de que no hace referencia a una celda vacía. Quizás quiera añadir una rutina IF para el control de errores o una opción de formato condicional, como hemos descrito anteriormente. Este error indica que un argumento no está disponible. Compruebe si hay algún problema en una función de búsqueda. También puede introducir el valor #N/A manualmente en las celdas en las que el valor no esté disponible temporalmente para evitar el error anterior. Probablemente haya escrito mal el nombre de una función o de un rango. Compruebe la fórmula atentamente. En una fórmula en lenguaje natural, indica que Excel no puede identificar alguna de las etiquetas (o ninguna de ellas). Intenta calcular una fórmula con etiquetas de una fila y una columna que no tienen celdas en común. Elija otras etiquetas de fila o de columna. Página 58

59 # NUM! # REF! # VALOR! El valor es demasiado grande, demasiado pequeño, imaginario o no se encuentra. La fórmula contiene una referencia que no es válida. La fórmula contiene un argumento cuyo tipo no es correcto. Excel puede trabajar con números entre 10^308 y 10^-308. Este error suele indicar que ha utilizado una función incorrectamente (por ejemplo, que ha calculado la raíz cuadrada de un número negativo). Ha eliminado una celda o un rango al que se hacía referencia en la fórmula? En tal caso, este código aparecerá en la fórmula. Es posible que haya cambiado dos tipos de datos no compatibles en la misma fórmula (por ejemplo, que haya intentado sumar un texto y un número). Compruebe la fórmula de nuevo. Página 59

60 Tema V Creación de gráficos Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema, el participante empleará las herramientas de creación y edición de gráficas de Excel 2007, que le permitan representar datos en formato visual. INTRODUCCIÓN Una hoja de cálculo puede contener diferencias y similitudes entre valores, magnitudes, distancias, etc., a lo largo del tiempo o a un momento en específico. Sin embargo, los datos en sí no pueden ilustrar con claridad tales elementos. Cuando hace una presentación visual o modifica un informe, los datos en crudo no pueden ilustrar sus ideas o percepciones como lo haría una representación gráfica. Con los gráficos, puede hacer que sus datos se visualicen. Puede crear un gráfico para mostrar los cambios de sus datos en el tiempo, o cómo partes de sus datos se ajustan hasta formar un todo. Puede reorganizar sus datos, incluso después de haberlos representado en un gráfico, o añadir datos omitidos anteriormente. Con Excel 2007 podrá fácilmente convertir sus datos en gráficos dinámicos y utilizarlos en sus presentaciones o informes. Cuando representa datos en un gráfico, no siempre obtiene exactamente lo que desea la primera vez. Tal vez decida que un gráfico circular podría resultar mejor que un gráfico de barras, o que un gráfico 3-D haría que sus datos resultaran más impresionantes. Tal vez los valores no estén tan visibles como le gustaría o no llega a ver con claridad las relaciones entre una serie y los rótulos de valores. Las presentaciones gráficas de Excel son flexibles, así que podrá cambiar su gráfico para que coincida con lo que desea. En este módulo aprenderá a modificar su gráfico, cambiar entre tipos de gráficos, añadir líneas, color, texto y a utilizar los autoformatos de gráficos para ahorrarle los pasos de crear un conjunto de gráficos estandarizados ANATOMÍA DE UN GRÁFICO DE EXCEL Series de datos Cada grupo de puntos de datos relacionados se denomina serie de datos. En la mayoría de los casos, una serie de datos corresponde a una fila o una columna de una hoja de cálculo y cada una de ellas se representa en el gráfico con un color o un patrón único que la identifica. Página 60

61 Marcadores de datos Capacitación a Distancia Cada punto de una serie de datos se convierte en el gráfico en un marcador de datos. En los gráficos de columnas, barras y circulares, cada columna, barra o sector es un marcador que representa un punto de datos. Ejes y Cuadrícula Los Ejes son las líneas que aparecen a lo largo de cada lado del área de trazado y en las que se representa la escala de medición o comparación del área trazada. El Eje de Categorías (X) organiza los datos por categorías. El Eje de Valores (Y), define como se representarán los datos de la hoja de cálculo. La Cuadrícula está formada por líneas verticales u horizontales que sirven como ayuda para visualizar la relación entre los puntos de datos, los valores y las categorías. Las cuadrículas comienzan en las marcas de graduación de un eje y ocupan toda la superficie del gráfico. Etiquetas de datos, leyendas y título Las Etiquetas de Datos identifican los elementos del eje de categorías y definen la escala de valores. Las etiquetas de datos pueden mostrar valores, los nombres de las series de datos o las categorías, porcentajes o una combinación de estos elementos. Sin embargo, deben utilizarse con moderación, ya que si las usa en exceso los gráficos tienden a producir una sensación de desorden y amontonamiento. Leyenda. Es una clave de color que identifica los colores o los patrones correspondientes a cada serie de datos o a cada categoría. Si ha definido caracteres como marcadores de datos, por ejemplo, en un gráfico de línea, la leyenda incluye también el carácter marcador. Títulos. Son textos descriptivos que identifican el gráfico o los ejes. De forma predeterminada están alineados respecto a los ejes o centrados en la parte superior del gráfico. Área de trazado En un gráfico en dos dimensiones, es la región limitada por los ejes que incluye las series de datos. En un gráfico tridimensional, el área de trazado incluye también los nombres de las categorías, las etiquetas de las marcas y los títulos de los ejes. Si hace clic con el botón derecho y selecciona la opción Formato del área de trazado, podrá añadir bordes, colores de fondo, texturas y efectos de relleno detrás del área del gráfico. Área del gráfico Incluye todos los elementos del gráfico. Cuando la seleccione verá ocho pequeños cuadrados negros (uno en cada esquina y otro en el centro de cada lado). Si hace clic en el área y selecciona Formato del área de gráfico podrá cambiar todos los elementos de texto para que utilicen una determinada fuente o añadir un color de fondo o una textura detrás de todo el gráfico. Selección de los datos representados Excel mantiene vínculos entre los datos de la hoja de cálculo y las series de datos de un gráfico. Así, al crear un gráfico, Excel detecta automáticamente los datos que debe representar según los datos seleccionados en ese momento en la hoja de cálculo. Asegúrese de que el rango seleccionado incluye Página 61

62 todos los datos que desea representar en el gráfico y también las etiquetas de las categorías. No es necesario que sea un rango continuo. Cuando seleccione el origen de los datos, Excel intentará identificar los encabezados de las categorías, las etiquetas del eje de valores y las series de datos, además decidirá si debe representar los datos por filas o por columnas basándose en el número de elementos, si hay más columnas que filas, Excel representará los datos por columna (situando sus encabezados en el eje de categorías), si hay más filas que columnas o el mismo número de ambas, Excel representará los datos por filas TIPOS DE GRÁFICO Excel permite elegir entre 73 tipos de gráficos de 11 categorías distintas, aunque en realidad muchas de estas opciones son solo pequeñas variaciones de otras de la misma categoría. El tipo de datos que quiera representar determinará el tipo de gráfico que debe utilizar. Al iniciar el Asistente para gráficos de Excel, el primer paso es elegir el tipo de gráfico que se desea crear. Una vez creado el gráfico, podrá cambiar fácilmente su tipo haciendo clic con el botón derecho en el área del gráfico o en el área de trazado y seleccionando Cambiar tipo de gráfico o haciendo clic en la Ficha Diseño, Grupo Tipo, Icono Cambiar tipo de gráfico. Los tipos de gráfico más comunes son: Columna Presenta una comparación entre los valores de una o más series, generalmente a lo largo del tiempo. Úselo si desea representar comparaciones entre diferentes puntos de datos, especialmente si estos cambian con el tiempo. Evite este tipo de gráfico si cada serie incluye muchos puntos de datos ya que resultará imposible distinguir cada columna. Barras Gráficos de columnas girados sobre un lado, en los que los valores se representan en el eje horizontal y las categorías en el vertical. Se destacan los niveles máximo y mínimos. Líneas Representa tendencias o relaciones entre valores a lo largo del tiempo. Selecciónelo si tiene muchos puntos de datos y desea representar una tendencia a lo largo de un período de tiempo. Evite utilizar este tipo de gráficos para representar relaciones entre números respecto al tiempo y si no tiene muchos puntos de datos para representar en el gráfico. Circulares Muestran el tamaño relativo de todas las partes de un total. No tiene eje de valores ni de categorías, solo permiten representar una serie de datos. Se usan cuando se tienen pocos datos y se desea representar su participación en el total. Evite utilizarlos si la serie de datos incluye números que contribuyan al total en un porcentaje muy pequeño, ya que los sectores del gráfico serán demasiado pequeños como para establecer comparaciones. XY (Dispersión) Muestran las relaciones entre diferentes series de valores cuando el elemento temporal no es representativo, normalmente se utilizan para análisis científicos. Página 62

63 Áreas Capacitación a Distancia Representa líneas para los elementos de una serie, sumando todos los valores para representar cambios acumulativos. A diferencia de los gráficos de líneas, que representan la velocidad de los cambios, los gráficos de áreas muestran el importe y la magnitud del cambio. Los gráficos de áreas representan gráficamente cambios acumulativos. Anillos Es similar al gráfico circular, pero contiene una o más series de datos, cada una de ellas representada en uno de los anillos del gráfico. Radial Cada categoría de un gráfico radial tiene su propio eje de valores con origen en el centro del gráfico. Los valores de una misma serie se conectan entre líneas. Superficie Añade una capa topográfica sobre un gráfico de columnas o superficies. En lugar de asignar un color a cada serie, asigna diferentes colores a valores similares. Como resultado, se obtiene una representación similar a un mapa topográfico, que permite mostrar la relación entre grandes cantidades de datos que de otra forma resultaría difícil comparar. Burbujas Son similares a los gráficos de dispersión, pero contienen tres series de datos, y no dos. En lugar de utilizar puntos de similar tamaño en la intersección de los valores x e y, los marcadores de datos son burbujas cuyo tamaño viene determinado por los valores de una tercera serie. Se utilizan normalmente para representar información financiera o de investigación de mercado. Cotizaciones Cuatro de los tipos de gráficos predefinidos permiten realizar seguimientos temporales de las cotizaciones de apertura, cierre, máxima y mínima de valores de bolsa. Los tipos de gráfico combinados de esta categoría también permiten representar el volumen de negocio. Así mismo, es posible adaptar estos gráficos para utilizarlos con información científica y representar los valores máximos y mínimos de un experimento. Cilíndrico, Cónico y Piramidal Básicamente, estos tipos de gráficos no son más que variaciones de los gráficos estándar de columnas y barras tridimensionales. Las opciones disponibles permiten controlar si cada marcador de datos se asigna a un punto al valor máximo de una serie CREACIÓN DE GRÁFICOS Para crear un gráfico en Excel: 1. Seleccione los datos que desea representar en el gráfico. 2. Haga clic en la ficha Insertar. Página 63

64 3. Seleccione el tipo de gráfico que necesite, en función de los datos que pretende mostrar y la forma en que desee visualizarlos, desde el grupo de comandos Gráficos. 4. Seleccione el subtipo de gráfico que desee insertar EDICIÓN Y FORMATO DE LOS ELEMENTOS DEL GRÁFICO Aunque la configuración predeterminada de los gráficos suele ser suficientemente buena para empezar, Excel proporciona una amplia variedad de opciones que le permitirán controlar la apariencia del gráfico y del área de trazado. El método más simple para ajustar estas opciones consiste en utilizar las herramientas de las fichas emergentes: Diseño, Presentación y Formato, ubicadas en el grupo emergente Herramientas de gráficos. Cada ficha emergente muestra la configuración actual del gráfico y permite cambiar la apariencia de los distintos elementos que le integran. Página 64

65 Para ajustar individualmente los elementos de un gráfico: 1. Seleccione el elemento que desee modificar del gráfico (por ejemplo, el título o el eje de categorías) 2. A continuación cambie sus propiedades. Otra alternativa, consiste en: 1. Dar clic derecho sobre el elemento del gráfico a modificar. 2. Seleccione, del menú contextual que se muestra, la opción Formato de <nombre del elemento>. En cualquier caso, se mostrará el panel de formato del objeto; es una pantalla cuenta con una serie de opciones, que cambian de acuerdo al elemento seleccionado: Excel también permite añadir innumerables elementos para atraer la atención a la capa de dibujo situada sobre el gráfico. Por ejemplo puede añadir cuadros de texto a los marcadores de datos para explicar cualquier anomalía en los datos o atraer la atención sobre los datos principales CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO 1. Seleccione el gráfico. 2. Haga clic en el icono Cambiar tipo de gráfico, del grupo de comandos Tipo, que se muestra en la ficha emergente Diseño. Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico. Página 65

66 3. Seleccione un tipo diferente de gráfico. 4. Presione el botón Aceptar ELIMINAR GRÁFICOS 1. Seleccione el borde del gráfico. 2. Oprima la tecla Suprimir. O bien 1. Haga clic en el icono Borrar, del grupo de comandos Modificar, que se halla en la ficha Inicio. 2. Haga clic en la opción Borrar todo o Borrar contenido. Página 66

67 Tema VI Capacitación a Distancia Herramientas de gestión de bases de datos Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema, el participante utilizará las herramientas de administración de datos de Excel 2007, ordenamientos, búsquedas, filtros y tablas dinámicas, que le permitan obtener consultas generales y específicas de información. INTRODUCCIÓN Una de las tareas que probablemente deberá realizar con mayor frecuencia en Microsoft Excel consiste en administrar listas de datos; información que puede estar organizada en un rango de celdas específico y bien delimitado dentro de una hoja de cálculo. Comúnmente se emplea el término Tabla para referirnos a esta clase de elementos en Excel; un conjunto de filas y columnas que contienen, sistemáticamente organizada, a toda una colección de datos. A cada columna en una tabla, corresponde un título o encabezado, que nombra y especifica el tipo de datos que debe introducirse en ella; en la imagen siguiente, que corresponde a una tabla de datos personales de trabajadores, cada columna se distingue de las demás con un color en dos tonos, oscuro en los títulos y claro en los datos que contiene cada columna. En el ambiente de la gestión de bases de datos, a las columnas debe llamárseles Campos; de tal forma, que Matrícula, Tipo de Plaza, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre Completo, Categoría, Sexo y Edad, son campos en esta tabla de ejemplo. Página 67

68 Cada fila en una tabla, exceptuando la primera, que contiene a los nombres de los campos, se refiere a un registro de datos; es decir, contiene información que corresponde a un elemento único y distinto de cualquier otro en la tabla. El registro está conformado por todos los datos en una misma fila, que se encuentran almacenados en los distintos campos de la tabla. En la imagen siguiente, hemos distinguido con un color diferente a cada uno de los registros contenidos en una tabla de productos de una comercializadora de alimentos; la primera fila, que contiene los nombres de los campos (, no es un registro. Para crear una tabla o lista de datos en Excel 2007, sólo se tienen que introducir los títulos de las columnas en la fila correspondiente y en la siguiente fila iniciar la captura de datos de los registros ORDENAMIENTOS Ordenamientos de un nivel Las funciones de ordenamiento de Excel permiten visualizar los datos en cualquier orden, sin importar la secuencia de captura que se haya utilizado. Para ordenar rápidamente los registros de una tabla, realice lo siguiente: 1. Seleccione clic cualquiera de las celdas del campo que utilizará como parámetro de ordenamiento. 2. Seleccione la ficha Datos de la Cinta de opciones. 3. Haga clic en el icono Ordenar de A a Z dentro del grupo de comandos Ordenar y filtrar. Este icono ejecuta el ordenamiento tipo ascendente. Excel 2007 seleccionará todos los registros de la tabla y los ordenará alfabéticamente, si el campo contiene información textual, de menor a mayor, si la información del campo es numérica, o de la fecha anterior más alejada a la fecha más reciente, si la información del campo se refiere precisamente a fechas. Haga clic en el botón Orden descendente para ejecutar el ordenamiento inverso en el campo seleccionado. En los campos que contienen texto, Excel 2007 coloca los valores numéricos en primer lugar; en seguida sitúa los caracteres especiales: espacio en blanco, # $ % & ( ) *,. / : * \ ] ^ - `{ } ~ + <=>; y finalmente las literales (de la A a la Z), sin considerar si son mayúsculas o minúsculas. Excel suele omitir los guiones al ordenar una lista; si dos entradas son idénticas excepto por una que contiene un guión, esta última aparecerá después de la que no lo contiene. Página 68

69 Ordenamientos de dos o más niveles Capacitación a Distancia Los ordenamientos de dos o más niveles permiten dividir una tabla en secciones o grupos de registros; la tabla siguiente muestra una lista de productos compuesta por cuatro campos; los registros se encuentran ordenados de manera ascendente según la clave o Id de cada producto. Considerando el ejemplo, debe realizarse un ordenamiento que organice a los productos, primero por categoría, de forma ascendente, y luego por precio, también de forma ascendente; esto debe permitirnos visualizar en la tabla, a los productos agrupados por categoría y dentro de cada uno de esos grupos, a los productos ordenados en forma ascendente por precio Página 69

70 Excel 2007 permite ordenar una tabla utilizando hasta 64 niveles de ordenamiento, hecho que supera, con mucho, las posibilidades de las versiones anteriores, que permitían un máximo de 3 criterios. Si requiere ordenar los registros de una tabla empleando varios criterios, realice lo siguiente: 1. Seleccione cualquiera de las celdas de la tabla. 2. Haga clic en el icono Ordenar, del grupo de comandos Ordenar y filtrar, que se localiza en la ficha Datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar... Esta pantalla muestra por defecto, al primer campo de la tabla como campo sugerido para el primer nivel de ordenamiento. 3. Haga clic en el cuadro combinado Ordenar por, que corresponde a la primera columna o nivel de ordenamiento. Se mostrará la lista de campos de la tabla. 4. Seleccione el primero de los campos para ordenar. 5. Enseguida haga clic en el cuadro combinado Criterio de ordenación. 6. Seleccione el tipo de ordenamiento que desee aplicar. 7. Ahora haga clic en el botón Agregar nivel, para añadir el segundo nivel de ordenamiento. Se mostrará una segunda fila para definir las características del nuevo nivel de ordenamiento; elija el campo, el criterio de ordenación y repita los pasos si requiere de más niveles de ordenamiento. 8. Haga clic en el botón Aceptar cuando haya concluido la definición del ordenamiento. Página 70

71 6.2. FILTROS PREDETERMINADOS De forma corriente, en una hoja de cálculo, el filtro se define como la selección especial de registros provenientes de una tabla o matriz de datos, (en otros ambientes, suele llamárseles consultas). Cuando se requiere de encontrar valores específicos en una tabla, puede utilizarse el comando Buscar de Excel, que puede ejecutarse con el método abreviado Control + B; este es una técnica útil para localizar rápidamente valores determinados. Los filtros en Excel 2007 permiten seleccionar registros mediante cuadros combinados que contienen los valores únicos de cada campo. También es posible crear filtros personalizados con diferentes criterios y combinar criterios de varios campos; o bien, mostrar las 10 entradas superiores (o inferiores) de una lista por número o porcentaje, basándose en el contenido de uno de los campos. Empleo de filtros Consideremos la tabla siguiente como ejemplo para iniciar la descripción del manejo de filtros en Excel 2007; la tabla originalmente cuenta con 4440 registros. El método más sencillo para crear un filtro en Excel, es el siguiente: 1. Seleccione cualquiera de las celdas de la tabla. 2. Haga clic en el icono Filtro que se encuentra en el grupo de comandos Ordenar y filtrar, de la ficha Datos. Esta acción activará un botón de lista en cada nombre de campo. El botón de lista permite definir los criterios de selección en la tabla. 3. Elija alguno de los elementos de la lista desplegable (active cualquier casilla) para observar únicamente aquellas filas que cumplan con el criterio elegido. Excel aplicará inmediatamente la consulta y ocultará las filas de los registros que no coincidan con el valor seleccionado. Página 71

72 Si es un campo con texto, el menú de opciones que se muestra es similar al de la imagen siguiente: Si es un campo numérico o un campo lógico, el menú de opciones que se muestra es similar al de la imagen siguiente: Si es un campo con fechas, el menú de opciones que se muestra es similar al de la imagen siguiente: Página 72

73 Notas: Los criterios utilizados en el filtrado de registros, son acumulativos; es posible combinar criterios de diferentes campos hasta obtener un grupo de registros muy específico. La barra de estado de Excel 2007 le indicará, después de ejecutar cada filtro, cuántos registros cumplen con el criterio establecido: Modificar un filtro Habrá observado que después de haber aplicado un filtro en Excel 2007, se muestra un icono en el botón de lista correspondiente al campo filtrado. Este icono identifica que campo(s) de la tabla está(n) filtrado(s). Usted puede modificar el criterio de selección en el filtro, este proceso restaura instantáneamente la tabla y aplica el nuevo criterio de selección. Si desea modificar el criterio de selección en un campo filtrado, realice lo siguiente: 1. Haga clic en el botón de lista del campo filtrado. 2. Desactive la casilla seleccionada que refiere el valor que actualmente funciona como criterio de consulta. 3. Active el nuevo valor que desea utilizar como criterio de consulta. 4. Oprima el botón Aceptar. Eliminar un filtro La eliminación de filtros en Excel 2007, puede llevarse a cabo en dos dimensiones: eliminar el criterio de filtro de un solo campo y eliminar todos los criterios de selección aplicados en la tabla. Si debe eliminar el filtro aplicado en un solo campo, realice lo siguiente: 1. Haga clic en el botón de lista del campo filtrado. 2. Seleccione el icono Borrar filtro de campo, por ejemplo: Si debe eliminar los distintos filtros aplicados en todos los campos, realice lo siguiente: 1. Haga clic en el icono Filtro que se encuentra en el grupo de comandos Ordenar y filtrar, de la ficha Datos. Si guarda un libro de trabajo que contiene una tabla filtrada, al abrirlo nuevamente, la tabla se mostrará con el filtro aplicado FILTROS PERSONALIZADOS La lista desplegable que se activa con el filtro en cada campo permite seleccionar únicamente un valor específico contenido en el campo. Tal vez necesite ejecutar un filtro que contenga dos o más de los valores contenidos en esa columna. Los filtros personalizados nos ayudarán a resolver esa clase de situaciones al consultar registros. Página 73

74 Excel 2007 cuenta con un recurso llamado Autofiltro personalizado, que permite ejecutar, prácticamente cualquier tipo de consulta en la tabla. Esta herramienta se encuentra disponible en los submenús Filtros de fecha, Filtros de número y Filtros de texto, que se despliegan al hacer clic en los botones de lista de los campos. Si usted hace clic en cualquiera de las opciones de estos submenús, en automático se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo correspondiente: Fecha Fecha Texto Número En todos los casos, se mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, donde deberá establecer el valor que desea utilizar como criterio de selección en el filtro; por ejemplo, en una tabla que contiene los datos personales de los empleados de una organización, debe ejecutar un filtro en al campo Apellido Paterno mostrando a todos los empleados cuyo apellido comience con la letra M; usted debería realizar lo siguiente: 1. Haga clic en el botón de lista del campo a filtrar; en el ejemplo el campo es Apellido Paterno. Página 74

75 2. Seleccione el submenú Filtros de texto; se mostrará el menú de operadores de comparación para texto. 3. Seleccione el operador de comparación que necesite utilizar; para nuestro ejemplo, seleccionamos el operador Comienza por Se mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. 4. A continuación debe escribir el valor que utilizará para definir el criterio del filtro; en este caso escriba la letra M, para mostrar a los empleados cuyo Apellido Paterno inicia con esta letra. 5. Finalmente, oprima el botón Aceptar. La tabla deberá mostrar únicamente los registros solicitados. Puede combinar dos criterios para una misma columna mediante el operador lógico Y o utilizar el operador O para indicar a Excel que desea ver los registros que cumplan cualquiera de los dos criterios especificados para la columna. Página 75

76 6.4. FILTROS AVANZADOS Comparados con los Autofiltros, los filtros avanzados de Excel, a primera vista parecieran ser un tanto complejos y difíciles de manejar. No obstante, son el único método para realizar algunas tareas específicas, como establecer tres o más criterios de selección en un mismo campo, o encontrar valores únicos en una tabla que contenga registros duplicados. Los filtros avanzados también permiten especificar criterios más complejos que los que podrían manejarse con la opción de Filtros predeterminados, incluso criterios basados en fórmulas. Para utilizar filtros avanzados debe preparar el libro de trabajo comenzando por identificar con exactitud el rango de la lista o matriz de datos; después crear una zona especial llamada rango de criterios, que puede estar ubicada en cualquier hoja del libro; y finalmente debe crear una segunda zona especial denominada rango de extracción o copiado. Estas dos zonas especiales, deben situarse en la misma hoja de trabajo y tiene que haber un mínimo de 5 a 10 filas de distancia entre ellas. La preparación del libro para crear filtros avanzados, se realiza de la siguiente manera: 1. Identifique y seleccione los títulos o nombres de los campos de la tabla o matriz de datos que desea utilizar. 2. Ejecute el comando Copiar, (puede utilizar el método abreviado CONTROL + C). 3. Seleccione una hoja nueva o vacía en el libro de trabajo. 4. Lleve el cursor a la celda A1 de la hoja vacía. 5. Pegue los títulos de los campos de la tabla o matriz de datos, (puede utilizar el método abreviado CONTROL + V). Esta copia se utilizará para definir el rango de criterios. 6. Lleve el cursor a la celda A10 de la hoja. 7. Vuelva a pegar los títulos de la tabla. Esta segunda copia identificará el inicio del rango de extracción. Hasta aquí termina la etapa de preparación del filtro avanzado, lo que sigue ahora, es la definición de los criterios de consulta en el filtro. No olvide que la primera copia de los títulos de la tabla, identifica al rango de criterios. Página 76

77 Para definir los criterios de consulta en un filtro avanzado, realice lo siguiente: Capacitación a Distancia Antes de cualquier acción, debe saber con exactitud qué tipo de registros desea mostrar de la tabla; es decir, ya debe tener una idea clara del criterio o criterios que va a establecer en el filtro avanzado. 1. Lleve el cursor al rango de criterios, exactamente a la primera celda que está debajo del nombre del campo donde establecerá el criterio de consulta. En el ejemplo, consideremos el campo categoría. 2. Enseguida escriba el valor a utilizar como criterio de consulta. En el ejemplo, escribiremos Asistente Medica. (Médica sin acento). Notas: En la definición de los criterios de consulta es vital que ponga usted atención a los caracteres especiales que pudieran contener los valores de un campo, particularmente acentos y espacios en blanco. Estos caracteres hacen diferencia en los filtros y pueden producir resultados distintos a los que deseamos si llegan a omitirse). Puede emplear caracteres comodín si lo desea: asterisco, * para sustituir una cadena de caracteres de longitud variable y signo de interrogación,? para sustituir un sólo carácter. Puede introducir texto, números, fechas o valores lógicos y operadores de comparación como < y >. Si desea encontrar los valores mayores o iguales que un valor determinado, utilice el operador >=, Por ejemplo >=1000 busca todos los valores mayores o iguales que 1000 en la columna especificada; del mismo modo, <C busca todas las entradas que comienzan por A o por B. Una vez definido el criterio de selección, procedemos a la ejecución del filtro avanzado. 1. Seleccione la ficha Datos. 2. Haga clic en el icono Avanzadas, que se ubica en el grupo de comandos Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado; en él deben especificarse los rangos de lista, de criterios y de extracción, esto incluye el nombre de las hojas y los rangos de celda donde se aloja cada uno. Página 77

78 3. Comience a trabajar en el cuadro de diálogo seleccionando la opción Copiar a otro lugar, que establece que la tabla no se modificará al ejecutar el filtro, como sucede con los filtros predeterminados de Excel. Esta acción, además, abre el campo Copiar a, que se refiere al rango de extracción de datos, donde finalmente se mostrarán los resultados del filtro. Importante: Cuando la tabla o matriz de datos no se ubica en la misma hoja donde se encuentran el rango de criterios y el rango de extracción, el cuadro de diálogo muestra un rango de lista. Deberá corregirse. 4. Borre el rango de lista actual; el cursor se mantendrá parpadeando en ese cuadro de texto. 5. Haga clic en el nombre de la hoja de cálculo donde se encuentra la tabla o matriz de datos. 6. Seleccione todas las celdas de la tabla o matriz de datos, incluyendo los títulos de los campos; con esta acción, se mostrará el valor correcto en el cuadro de diálogo en el apartado del rango de lista. Si es la única tabla en el archivo, se verá de la siguiente manera: 7. Ahora, haga clic en el cuadro de texto Rango de criterios. Esta acción le regresará a la hoja donde se localizan el rango de criterios y el rango de extracción. 8. Seleccione los títulos de los campos del rango de criterios y la fila siguiente, que contiene el criterio de consulta; en nuestro ejemplo es la fila 2, donde se encuentra el texto ASISTENTE MEDICA. El cuadro de diálogo se visualizaría así: 9. Después, haga clic dentro del cuadro de texto Copiar a: que define el rango de extracción. 10. Seleccione las celdas que contienen los títulos de los campos en el rango de extracción. Página 78

79 El cuadro de diálogo se visualizaría así: 11. Por último, haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo. Si no desea registros repetidos o duplicados, antes active la casilla Sólo registros únicos. El filtro avanzado mostrará únicamente aquellos registros, cuyos valores en el campo elegido, coincidan con el criterio definido. En nuestro caso, sólo se mostrará personal de la categoría Asistente Medica Puede introducir valores en más de un campo y en más de una fila. Si lo hace, Excel los interpretará del siguiente modo: Si introduce valores en más de un campo pero sobre la misma fila, Excel buscará los registros que cumplan todos los valores especificados en la fila, lo que equivale a un Y lógico. Si introduce valores en el mismo campo y en diferentes filas, Excel mostrará los registros que coincidan con cualquiera de estos valores, lo que equivale a un O lógico. En esencia, cada fila del rango de criterios equivale a una única condición y combinando las diferentes condiciones podrá crear muchos filtros diferentes para una lista. Múltiples criterios en el mismo campo Esto es lo que no puede darnos el filtro predeterminado de Excel 2007, por eso la importancia de conocer el procedimiento para generar filtros avanzados. Escriba cada criterio en forma de lista en la celda inferior inmediata, dentro de la misma columna donde se encuentra el nombre del campo en el rango de criterios. Siguiendo el ejemplo de nuestra tabla, pediremos a Excel que filtre al personal de las categorías ASISTENTE MEDICA, MEDICO FAMILIAR, LABORATORISTA Y CHOFER. Página 79

80 Cuando ejecute el filtro avanzado, deberá ajustar el rango de criterios, puesto que la cantidad de filas que ahora ocupa es mayor, el rango de lista se mantiene, al igual que el rango de extracción: El resultado es: En la definición de criterios diversos para un mismo campo, cuando se trata de un campo numérico o un campo con fechas, y en este ha de establecerse un criterio de consulta que considera un rango de valores, debe añadirse, en el rango de criterios, una copia del nombre del campo en cuestión. En los campos de texto los distintos criterios se van insertando sobre la misma columna en la fila inmediata, como se señala con anterioridad. No obstante, con los campos numéricos se debe actuar de diferente forma, como se señala en este párrafo. Por ejemplo, pensando en mostrar, de nuestra tabla de trabajadores, a los Hombres y Mujeres que tengan una plaza de Confianza y cuyas edades oscilen entre los 30 y 35 años de Edad, los criterios del filtro quedarían de la siguiente manera: Página 80

81 Criterios definidos en varios campos Introduzca los criterios debajo de los nombres de los campos correspondientes y sobre la misma fila; en el ejemplo, Tipo de plaza=confianza, Sexo=HOMBRE, Edad=<40. Cuando ejecute el filtro avanzado, ajuste nuevamente el rango de criterios. El resultado siguiendo nuestro ejemplo sería: Múltiples criterios en múltiples campos Introduzca cada serie de criterios en la misma fila del rango de criterios y Excel 2007 buscará todas las filas de la lista que cumplan cualquiera de esos conjuntos de criterios. Con los filtros predeterminados es imposible realizar este tipo de consulta. Criterios Resultado Página 81