MANUAL DEL USUARIO CONTABILIDAD Y TESORERIA

Transcripción

1 CONTABILIDAD Y TESORERIA SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO S.A.S. NIT

2 Página: 2 de 106 CONTENIDO INTRODUCCION... 5 OBJETIVO DE LA GUIA DEL USUARIO SOPORTE TECNICO INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA INSTALACIÓN DEL SISTEMA RECOMENDACIONES GENERALES RECOMENDACIONES GENERALES INGRESO AL SISTEMA Ingreso al Software Contabilidad y Tesorería ESTRUCTURA DEL SISTEMA TESORERIA MENU DE MOVIMIENTOS TESORERIA Ingresos: Egresos: Modificar el Contenido, Actualizar o Imprimir un Comprobante de Egreso Consignaciones: Notas Bancarias: Recibos de Caja Anulados Cheques Devueltos Cheques Anulados INFORMES DE TESORERIA Boletines de Tesorería Boletin Diario de Caja BOLETIN MENSUAL DE CAJA Movimiento Diario de Ingresos Movimiento de Ingresos entre fechas Boletin Diario de Caja y Bancos Boletín Mensual de Caja y Bancos Comprobantes de Tesorería Documentos Contables Comprobantes Contables Auxiliares Contables Auxiliar con saldos Listado Auxiliar de Caja Informes de Bancos por Recurso Financiero GENERALES AUXILIARES TESORERÍA VARIOS INFORMACION CONTADURIA LISTADOS PROCESOS PAGOS EN LINEA CONTABILIDAD MENU DE MOVIMEINTTOS DE CONTABILIDAD ORDEN DE PAGO (CXP)... 35

3 Página: 3 de CUENTAS POR COBRAR (CXC) COMPROBANTES CONTABLES SALDOS INICIALES COMPROBANTE DE CIERRE Detalle del comprobante contable MENUS DE CONTABILIDAD: ARCHIVO, INFORMES Y CONFIGURACION Archivos Plan de Cuentas Datos básicos del Plan Unico de Cuentas Saldos o Acumulado Movimiento Gráfica de Saldos Terceros CENTROS DE COSTO AUXILIARES Tipos de Comprobantes Contables Tipos de documentos ENTIDADES BANCARIAS CLASES DE CONTRATOS Paises Departamentos y ciudades INFORMES BALANCES Balance General Balance de Prueba Estados de PYG GENERALES Libros Oficiales Libro de Diario Cámara de Comercio AUXILIARES CONTABLES VARIOS INFORMACION CONTADURIA LISTADOS Medios MAgneticos CONFIGURACION Retención en la Fuente Retención de ICA Retención de IVA Retención de Timbre Otras Retenciones Cuentas a ajustar por inflación Periodos Contables Compañía PARAMETROS SEGURIDAD INTERFACES Causación Facturación de servicios Públicos Recaudo de Facturación de Servicios Públicos Nomina CONCILIACION BANCARIA CERTIFICADOS DE RETENCION CIERRE ANUAL Configurar cuentas Proceso de cierre anual Preparar contabilidad año siguiente Actualizar saldos año siguiente

4 Página: 4 de MANTENIMIENTO Mantenimiento de Datos Cuadre de saldos por movimiento Revision de Afectaciones Contables Verificar comprobantes descuadrados Revisar Codigo Contable en Movimiento Corregir NIT BACKUP

5 Página: 5 de 106 INTRODUCCION Los productos de SINFA S.A.S. se han diseñado para el manejo de la información generada en una empresa o multicompañías. La información, ya sea a nivel global o específico, se presenta de acuerdo con el nivel administrativo que lo requiera, permitiendo procesos de consulta, modificación y actualización en los módulos de Facturación, Ingresos, Cartera, Compras, Egresos, Cuentas por Pagar, Inventarios, Almacenes y Contabilidad. En el desarrollo del sistema se han implementado todas las técnicas de validación posibles, con el fin de asegurar la veracidad no solamente de los procesos, sino de los datos que se suministran al computador, permitiendo así obtener resultados confiables. SINFA por su flexibilidad, se adapta fácilmente a los cambios que requiere el cliente de acuerdo con sus necesidades. Debido a la interactividad del sistema, el tiempo de entrenamiento requerido por el usuario es mínimo, ya que el sistema informa al operador las inconsistencias que detecte en los procesos de entrada de información al sistema, mediante mensajes que indican lo ocurrido; ademas la información se maneja en forma integrada en donde los diferentes módulos la administran conjuntamente, organizándola de acuerdo con las áreas de trabajo y niveles de acceso a ésta por cada usuario dependiendo de su posición en la Empresa. En resumen, el sistema proporciona al cliente seguridad en el manejo de la información por parte de los usuarios, ya que es posible determinar la información por la que debe responder cada usuario y a la que tiene acceso a nivel de consulta y/o modificación (Privilegios). OBJETIVO DE LA GUIA DEL USUARIO Presentar una visión general del funcionamiento del Software modulo de Contabilidad y Tesoreria, describiendo los procedimientos para el manejo y utilización del programa dentro de la organización, logrando así que las personas que tienen acceso al sistema, obtengan el beneficio total que el Software les ofrece.

6 Página: 6 de SOPORTE TECNICO La Red de soporte del SOFTWARE SINFA ofrece opciones de soporte técnico de gran calidad que le permitirán obtener lo que requiere: Soluciones eficientes, eficaces y efectivas. En el momento de surgir inquietudes o dificultades sobre un producto del SOFTWARE SINFA, realice lo siguiente Consulte la documentación y la información impresa incluida con el producto. Consulte la ayuda en pantalla. Consulte las memorias, documentación o boletines de los seminarios, foros o cursos de capacitación, realizados por SINFA S.A.S. Si no encuentra la solución, acuda al soporte ofrecido por Sinfa: Comunicándose al teléfono (1) y/o envíe su solicitud al correo soporte@sinfa.com.co. Cuando el soporte sea atendido telefónicamente deberá estar frente a su PC, tener a mano la documentación del producto y acceso a internet (si llega a requerir el control remoto). Así mismo, esté preparado para proporcionar la siguiente información: El número de la versión del producto del SOFTWARE SINFA que esté utilizando. El tipo de hardware que esté utilizando. Cita textual de todo el mensaje que aparezca en la pantalla. Una descripción de lo ocurrido y de lo que intentaba hacer cuando se produjo el problema. Una descripción de cómo ha intentado resolver el problema. 1.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Este sistema se diseñó para el manejo de información referente al manejo de Contable y Movimientos de tesorería se denomina SOFTWARE SINFA módulos Contabilidad y Tesoreria. La aplicación se ejecuta sobre ambiente Windows, XP Pro, XP Edt, 2000, 7 y como tal sigue los estándares de este sistema operativo. Si el proceso de instalación se realiza satisfactoriamente en el explorador de Windows, disco C aparece la opción Conta2010.

7 Página: 7 de REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Para utilizar el SOFTWARE SINFA módulos de Contabilidad y Tesorería se necesita: Un PC con procesador 486 o superior (Pentium recomendado) de 66 MHz o más rápido. Sistema operativo Windows 128 MB de memoria RAM o más 20 GB de espacio disponible en disco duro. Unidad de CD-ROM y/o Puerto para USB Monitor de vídeo VGA o de mayor resolución. Mouse Instaladores del sistema suministrados por SINFA S.A.S. Acceso a Internet 1.3 INSTALACIÓN DEL SISTEMA El proceso de instalación del software Tesorería se realiza de la siguiente manera: SINFA módulos de Contabilidad y Ingrese a la a en la parte inferior encontrara como adjunto el ejecutable clic sobre este, inmediatamente a aparecerá una ventana donde consulta si desea ejecutar o guardar el archivo, seleccione ejecutar y espere que se realice la descarga. En seguida le consulta si está seguro que desea ejecutar este Software, clic en ejecutar a continuación observara una venta de Bienvenida al Asistente de instalación de módulos de Contabilidad y Tesorería, lea detenidamente y haga clic en Siguiente para continuar. Seguidamente aparecerá el acuerdo de Licencia de Uso por favor leerlo, en caso de de aceptación de los términos del acuerdo haga clic en Acepto para continuar, este instalador esta protegido con contraseña, escribirla ya haga clic en Siguiente para continuar, leer detenidamente la información que aparece e caso de estar de acuerdo clic en Siguiente, Escoger la ubicación de la Instalación la predeterminada es C:\Sinfa Finalizar (Recomendada), si desea en otra carpeta por favor siga las recomendaciones que aparecen en esta ventana, de lo contrario avanzar con Siguiente, aparecerá la opción de seleccionar Acceso Directo está predeterminado para crear un Icono de acceso directo en el Escritorio, clic en siguiente.

8 Página: 8 de 106 Lea detenidamente, estando de acuerdo proceda a instalar, espere mientras se ejecuta la instalación, aparece la ventana Completando el Asistente de Instalación clic en Finalizar. Terminando este proceso el módulo de Contabilidad y Tesorería se abre inmediatamente, se debe Vincular datos con la Opción CONECTAR DB aceptar y seleccionar DB_SIG (Sino esta creado siga los pasos para crear los orígenes de datos ODBC). Al finalizar este proceso podrá ingresar con el usuario y contraseña asignados RECOMENDACIONES GENERALES Es conveniente que el usuario final directo del sistema interactúe adecuadamente con cada uno de las pantallas y opciones habilitadas. Para esto es necesario que aprenda a comunicarse con la herramienta básicamente en términos de saber que significa cada mensaje o despliegue de datos, utilizar las ayudas y los textos que aparecen en la parte inferior de la pantalla, y las listas de valores. El sistema contiene mecanismos propios para garantizar la integridad de los datos; sin embargo es indispensable que el usuario responda correctamente a cada pregunta o requerimiento que se le haga. Antes de dar comienzo al uso real del sistema, efectúe pruebas de navegación y entendimiento total. Cuando se utiliza o ingresa por primera vez a la aplicación, es indispensable configurar o definir los parámetros del sistema antes de empezar a trabajar. 1.5 RECOMENDACIONES GENERALES Es conveniente que el usuario final directo del sistema interactúe adecuadamente con cada uno de las pantallas y opciones habilitadas. Para esto es necesario que aprenda a comunicarse con la herramienta básicamente en términos de saber que significa cada mensaje o despliegue de datos, utilizar las ayudas y los textos que aparecen en la parte inferior de la pantalla, y las listas de valores. El sistema contiene mecanismos propios para garantizar la integridad de los datos; sin embargo es indispensable que el usuario responda correctamente a cada pregunta o requerimiento que se le haga. 1 Este proceso se aplica de la misma manera para la actualización de la Versión

9 Página: 9 de 106 Antes de dar comienzo al uso real del sistema, efectúe pruebas de navegación y entendimiento total. Cuando se utiliza o ingresa por primera vez a la aplicación, es indispensable configurar o definir los parámetros del sistema antes de empezar a trabajar. 1.6 INGRESO AL SISTEMA El ingreso al software SINFA módulo de Contabilidad y Tesorería se realiza de la siguiente manera:

10 Página: 10 de Ingreso al Software Contabilidad y Tesorería Haga clic en el icono del Software Contabilidad y Tesorería que aparece en el escritorio como Acceso directo. Digitar el usuario (Identificación del usuario que entra al sistema) y contraseña asignados. El número máximo de caracteres asignado a cada usuario es de ocho. (La creación e identificación del usuario y la clave de acceso, se definen en la opción Parámetros de Configuración con el comando Autorizaciones y Permisos). El sistema detecta y diferencia al digitar la contraseña Mayúsculas o minúscula. Si las instrucciones son correctas hacer CLIC en el botón Iniciar Sesión para así entrar al menú principal del sistema. Seleccionar la compañía. En el cuadro de compañía seleccione el nombre de la compañía en la que desea trabajar. Digitar el nombre del usuario. Identificación del usuario que entra al sistema. El número máximo de caracteres asignado a cada usuario es de siete. (La identificación del usuario y la clave de acceso, se definen en la opción Usuarios del Sistema). Digitar la clave de acceso. Clave exclusiva para cada usuario, con la cual se le da acceso al sistema. El número máximo de caracteres asignado para la clave, es de 12. Si se desea cambio de clave, Haga doble clic en el menú Administracion, luego en el submenú suguridad y cambiar contraseña. El sistema le pedirá que transcriba su nueva clave, teniendo en cuenta que al digitarla no se ve en la pantalla, sin embargo el sistema permite utilizar la tecla de retroceso para corregirla. El administrador del sistema le autorizará los privilegios a que tiene. 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA

11 Página: 11 de 106 El software SINFA Módulo de Contabilidad y Tesorería presenta la siguiente estructura: MENU DE MOVIMIENTOS, PARAMETROS, SEGURIDAD Y MENU DE PROCESOS. 2.1 TESORERIA

12 Página: 12 de 106 Esta subdividido en tres submenus: Menu de Movimientos (tesoreria como son: ingresos, egresos, consignaciones, notas bancarias, Recibos de caja Anulados,Cheques devueltos y Cheques Anulados), Informes (Boletines de tesoreria, generales, libros Auxiliares, varios, contaduria y listados) y Procesos (Pagos en Linea). Se manejan las cuentas e clientes y se hacen las actualizaciones MENU DE MOVIMIENTOS TESORERIA Dentro de este menu se manejan los ingresos, egresos, notas bancarias, consignaciones, recibos de Caja Anulados y Cheques Anulados.

13 Página: 13 de Ingresos: Se hacen los comprobantes de ingreso y se registran todos los abonos de clientes que por los diferentes conceptos que llegan a la entidad. Seleccionar la clase o tipo de comprobante Ingreso (ING), Interfaces de recaudos de la entidad. Registro del comprobante

14 Página: 14 de 106 Para hacer el registro del documento seleccionar la vigencia, mes y tipo de documento y hacer clic en Siguiente: Comprobante: Número: Número consecutivo del Comprobante generado por el sistema, al hacer doble clic con el mouse permite definir el comprobante a afectar. Fecha: Fecha del Comprobante formato dd/mm/aaaa, por defecto toma la fecha del sistema o del periodo que se entró. Tercero: Tercero a que hace relación el movimiento, si el tercero es nuevo haga clic sobre el botón Tercero. Copiar comprobante: Al seleccionar este botón permite copiar el contenido de un comprobante anterior al nuevo Descripción: Descripción o concepto del comprobante Valores: Valor: valor del documento contable Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento Indicador de impreso: Al imprimir el comprobante el sistema marca la caja de chequeo Indicando que ya se imprimió Clic en Siguiente para registrar el detalle del comprobante.

15 Página: 15 de 106 Detalle del comprobante Ingresos Digitar o seleccionar el código de la cuenta contable en el cuadro de lista desplegable para registrar el movimiento. Digitar el valor correspondiente al Débito o Crédito. El sitema le cargara automiticamente la cuenta del presupuesto equivalente (Se debe configurar en el plan contable para esperar este resultado), o Asignarlo el código que corresponde seleccionandola en el cuadro de lista desplegabl.. En la parte de inferior de la pantalla el sistema muestra los totales de débitos y créditos que relaciona el comprobante contable, si el comprobante esta decuadrado el sistema le muestra la diferencia Una vez hecho el asiento y la verificacion de las cuentas contables y predupuestales clic en regresar para imprimir, por favor tener en centa que una vez se haga la impresión no podra realizar cambios en este tipo de documentos, como tal se recomienda verificar los datos, para imprimir clic sobre el icono correspondiente.

16 Página: 16 de Egresos: Se hacen los comprobantes de Egreso y se registran todos los egresos que efectuan por concepto de pagos o abonos a terceros. Seleccionar la clase o tipo de Comprobante Egresos (EGR) o pagos Varios (PAG). Registro del comprobante Para hacer el registro del documento seleccionar la vigencia, mes y tipo de documento y hacer clic en Siguiente:

17 Página: 17 de 106 Comprobante: Número: Número consecutivo del Comprobante generado por el sistema, al dar clic en la lista desplegable se muestran los documentos creados en el mes. Fecha : Fecha del Comprobante formato dd/mm/aaaa, por defecto toma la fecha del sistema o del periodo al que se entró. Tercero: Tercero a que hace relación el movimiento, si el tercero es nuevo haga clic sobre el botón Tercero. Tipo Afectado: Documento predecesor al que se hace la afectacion, Orden de pago (COM) seleccionar el Numero a afectar. Registro Pptal: Registro presupuestal que afecta este pago si aplica, seleccionar numero Registro a afectar. Descripción: Descripción general del contenido del comprobante Valores:

18 Página: 18 de 106 Número Ceque: numero del cheque asignado para el giro Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento Valor del Documento: valor del documento contable Valor Base: Valor sobre el cual se calcula la base gravable de retención. Iva Facturado: Iva fcturado por el tercero Valor a Girar: Valor a girar a favor del tercero Retenciones: Retención de IVA : Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención de IVA a practicar Retención de ICA: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención de ICA a practicar Retención Fuente: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención en la fuente a practicar Retención de Timbre: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de la retención de impuesto de Timbre a practicar Otras Retenciones: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de otras retenciones dentro de estas encontramos la retención de estampillas. Indicador Pago electronico: En esta caja de chequeo Indica al sistema que el giro se hara a traves de la importacion de archivo plano hacia la plataforma virtual del banco. Indicador de impreso: Al imprimir el comprobante el sistema marca la caja de chequeo Indicando que ya se imprimió Indicador de entregado: Al hacer clic en esta caja de chequeo Indica al sistema que el comprobante ya fue girado a través por transferencia. Cuenta para giro en linea: Al desplegar la lista apareceran las cuentas bancarias del tercero, donde se seleccionara a la que se hara la transferencia del valor a pagar. Una vez se hayan hecho estas afectaciones clic en Siguiente para realizar el asiento (al afectar la orden de pago se vincula la (s) cuenta (s) por pagar, la afectacion presupuestal y las retenciones calculadas se incertan dentro del detalle). Detalle del comprobante EGRESOS

19 Página: 19 de 106 Digitar o seleccionar el código de la cuenta contable en el cuadro de lista desplegable para registrar el movimiento. Digitar el valor correspondiente al Débito o Crédito. Si corresponde a un egreso que afecta presupuesto digitar el Número del Registro presupuestal a afectar Digitar el número del documento que afecta la cuenta Digitar el centro de costo que afecta En la parte de inferior de la pantalla el sistema muestra los totales de débitos y créditos que relaciona el comprobante contable, si el comprobante esta decuadrado el sistema le muestra la diferencia en color rojo. Al termine el asiento y la verificacion de las cuentas contables y presupuestales clic en regresar para imprimir, clic sobre el icono correspondiente. Modificar el Contenido, Actualizar o Imprimir un Comprobante de Egreso.

20 Página: 20 de 106 Para Modificar o Actualizar el contenido de un comprobante contable debe entrar en la vigencia, mes, el tipo de comprobante y el número de documento que se desea modificar. Se debe tener en cuenta los privilegios que posee cada usuario. Para Visualizar o Imprimir el comprobante contable en el archivo de comprobantes debe seleccionar el comprobante a imprimir y hacer clic sobre el botón de visualizar o imprimir respectivamente Consignaciones: Se hacen los comprobantes de Consignación y se registran todas las transacciones de consignación por los diferentes conceptos. Seleccionar vigencia, mes y clase o tipo de Comprobante Consignación (CON). Seleccione el tipo de comprobante Consignaciones y siga el mismo procedimiento que se hizo en ingresos para adicionar o modificar un movimiento de tesorería Notas Bancarias: Se hacen y registran los comprobantes Notas Bancarias por los diferentes conceptos. Seleccionar la vigencia, mes y clase o tipo de Comprobante Nota Bancaria (NBA). Seleccione el tipo de comprobante Notas bancarias (NBA) y siga el mismo procedimiento que se hizo en ingresos para adicionar o modificar un movimiento de tesorería Recibos de Caja Anulados Se registran los comprobantes anulados de ingresos por los diferentes conceptos. Seleccione el tipo de comprobante Recibos de Caja Anulados (RCA) y siga el mismo procedimiento que se hizo en ingresos para adicionar o modificar un movimiento de tesorería. (En este caso se hace la reversión del comprobante que desea anular) Cheques Devueltos Se registran los cheques devueltos por las entidades bancarias o los beneficiarios por alguna de las causales de devolución. Se hace la reversión del documento contable (Egreso) Cheques Anulados

21 Página: 21 de 106 Se registran los cheques anulados, se hace la anulacion del documento contable (Egreso) INFORMES DE TESORERIA Para ingresar a este menú dar clic sobre Tesorería Esta opción del menú de tesorería permite generar los informes correspondientes al modulo, presenta diferentes tipos de informes: Boletines de tesoreria Generales Libros Auxiliares Varios Contaduria Listados

22 Página: 22 de Boletines de Tesorería Mediante esta opción se despliegan los siguientes informes Boletin Diario de Caja Al seleccionar este informe el sistema le permite definir los parámetros del mismo:

23 Página: 23 de 106 Debe definir la fecha en la cual desea el informe y desplegar la lista para seleccionar la cuenta, finalmente hacer clic sobre el botón de impresión donde el sistema le mostrara el informe en forma previa BOLETIN MENSUAL DE CAJA Para este informe debe definir el año, el mes del informe y seleccionar el número de la cuenta de caja en el cuadro de lista de selección. Finalmente debe hacer clic sobre el botón de impresión donde el sistema le mostrara el informe en forma previa Movimiento Diario de Ingresos Para este informe debe la fecha inicial y final, seleccionar el (los) tipo (s) de comprobante(s) que desea consultar. Finalmente debe hacer clic sobre el botón presentar, donde el sistema le mostrara el informe en forma previa.

24 Página: 24 de Movimiento de Ingresos entre fechas Seleccionar fecha inicial y final, tipo de comprobantes que desea consultar y clic sobre presentar Boletin Diario de Caja y Bancos Boletines diarios de Tesoreria e Indicar fecha, cuenta de caja, boletín que desea consultar (De Tesorería, de Tesoreria con saldo Cero (0), de efectivo, Balance de bancos (con Saldo Anterior) o Balance de Bancos (saldo a la Fecha)) y clic en presentar.

25 Página: 25 de Boletín Mensual de Caja y Bancos Permite consultar el estado de tesorería de Caja y bancos; indicar año, fecha inicial y final, código inicial y final, indicar si se desea consultar con saldo cero, número de dígitos y clic en presentar Comprobantes de Tesorería Listados de comprobantes de Tesorería por tipos de comprobantes y entre fechas, selecciona el comprobante y fechas que se desea consultar

26 Página: 26 de Documentos Contables Permite consultar listados de los documentos contables ordenados por: Comprobante, todos los documentos, entregados, sin entregar o listado de cheques Comprobantes Contables Permite listar los comprobantes contables por tipo y por fechas

27 Página: 27 de Auxiliares Contables Listados de auxiliares contables consolidado, por fechas Auxiliar con saldos Listado de auxiliares con saldos por meses, tipo de comprobante, cuenta y tercero. Permite la vista preliminar dentro del sistema o exportarlo a Excel

28 Página: 28 de Listado Auxiliar de Caja Listado de auxiliares con saldos por meses, tipo de comprobante, cuenta y tercero. Permite la vista preliminar dentro del sistema o exportarlo a Excel Informes de Bancos por Recurso Financiero Listado de Auxiliares de Bancos por recurso financiero y mes, tiene dos opcienes para consultar el listado: Balance por rcurso Financiero o Movimiento Por recurso Financiero

29 Página: 29 de GENERALES Ver en Generales de Contabilidad AUXILIARES TESORERÍA Del menú de Informes de Tesoreria seleccionar la opción Libros Auxiliares, los cuales permiten imprimir los reportes necesarios de acuerdo al nivel de acceso del usuario del sistema.

30 Página: 30 de 106 Este tipo de informes están diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro de estos están: Permite generar un listado de los auxiliares Generales en un periodo dado por el usuario. Este listado incluye: Código del Auxiliar General Nombre o descripción del Auxiliar General Indicador del movimiento del auxiliar General VARIOS Permite listar otros informes como: Listado por retencion por cuenta Operaciones Reciprocas Equivalentes presupuestales Informes DIAN Información Contractual Impresión de Comprobantes por lotes Formatos DIAN ( ) Balance por Servicio Retencion de ICA Contraloria de Cundinamarca

31 Página: 31 de 106 Para consultar el informe deseado selecioanarlo y clic en Siguiente. Una vez este en la ventana del informe parametrizar como se desea filtrar la información INFORMACION CONTADURIA Operaciones Reciprocas CGM

32 Página: 32 de 106 Permite generar el Informe de Consolidación de saldos contables entre entidades Públicas trimestralmente y redondeado a miles LISTADOS Permite generar listados de Tablas Basicas como: Plan Unico de Cuentas Proveedores/Contratistas/Terceros Centro de Costo/Fuentes de Recursos Ajustes por Inflación Listado de Retenciones Periodos Contables y PAAG

33 Página: 33 de PROCESOS PAGOS EN LINEA Permite generar Archio plano para realizar la validacion en los portales de los bancos y asi hacer pagos por alto volumen de registros. Se hace por: Fecha de

34 Página: 34 de 106 comprobante, tipo de comprobante, Tipo de formato y Numero de cuenta Bancaria, clic en generar archivo

35 Página: 35 de CONTABILIDAD Seleccionar la opción de Contabilidad presenta la siguiente ventana con la siguientes opciones: Haga clic en la opción deseada para entrar en cada una de ellas MENU DE MOVIMEINTTOS DE CONTABILIDAD ORDEN DE PAGO (CXP)

36 Página: 36 de 106 En el contenido de un comprobante contable de CUENTAS POR PAGAR registra la siguiente información en la sección de comprobante: Fecha: Por defecto el sistema toma la fecha actual Tercero: Seleccionar el Nombre del tercero correspondiente. Descripción: Permite incluir una descripción corta del motivo por el cual se realiza la cuenta por pagar.

37 Página: 37 de 106 Valor de la Cuenta por pagar. Digitar el valor por el cual se va a hacer la CxP. Registro del Compromiso: Seleccionar el tipo de registro y Numero de Registro que se vana a afectar con la cuenta por pagar Detalle del Comprobante En la sección Detalle del Comprobante: se debe registrar Código de la cuenta: Corresponde al código contable registrado en el PUC Valor Débito: Registra el valor débito de la Cuenta contable, se debe hacer el registro afectado, pues de lo contrario no afectaría presupuesto. Valor Crédito: Registra el valor Crédito de la CxP. Registro afectado: Seleccionar el registro a afectar con la orden de pago Cta Presupuestal No. Disponibilidad Ejecucion Credito CUENTAS POR COBRAR (CXC) Registro de las cuentas por cobrar, reconocimiento de los ingresos.

38 Página: 38 de 106 En el contenido de un comprobante contable de CUENTAS POR COBRAR registra la siguiente información en la sección de comprobante: Fecha: Por defecto el sistema toma la fecha actual Tercero: Seleccionar el Nombre del tercero correspondiente. Descripción: Permite incluir una descripción corta del motivo por el cual se realiza la cuenta por pagar.

39 Página: 39 de 106 Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento Valor de la Cuenta por Cobrar: Digitar el valor por el cual se va a hacer la CxC. Detalle del Comprobante En la sección Detalle del Comprobante: se debe registrar Código de la cuenta: Corresponde al código contable registrado en el PUC Valor Débito: Registra el valor débito de la Cuenta contable, se debe hacer el registro afectado, pues de lo contrario no afectaría presupuesto. Valor Crédito: Registra el valor Crédito de la CxP. Registro afectado: Seleccionar el registro a afectar con la orden de pago Cta Presupuestal: Rubro presupuestal del Ingreso Ejecucion Contra Credito COMPROBANTES CONTABLES

40 Página: 40 de 106 Al seleccionar esta opción en el menú general de contabilidad permite actualizar la información de contabilidad mediante los comprobantes definidos. Seleccionar Período a Trabajar. Año <Enter>, Mes <Enter> <Enter>. A continuación el sistema le presenta la siguiente pantalla para modificación, consulta e impresión. Seleccionar el botón de Adicionar un registro en la barra de herramientas para crear un nuevo comprobante. Seleccionar con la clase o tipo de Comprobante Contable a trabajar. Descripción del Contenido del Comprobante Número: Número consecutivo del Comprobante generado por el sistema, al hacer doble clic con el mouse permite definir el comprobante a afectar. Fecha : Fecha del Comprobante formato dd/mm/aaaa, por defecto toma la fecha del sistema o del periodo que se entró. Tercero: Tercero a que hace relación el movimiento, si el tercero es nuevo haga clic sobre el botón Tercero que aparece frente al Nombre. Valor del Documento: valor del documento contable Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento del documento

41 Página: 41 de 106 Descripción: Descripción detallada del comprobante Valor Base: Valor sobre el cual se calcula la base gravable de retención. Indicador de impreso: Al imprimir el comprobante el sistema marca la caja de chequeo Indicando que ya se imprimió Indicador de entregado: Al hacer clic en esta caja de chequeo Indica al sistema que el comprobante ya se entregó Indicador de pagado: Al hacer clic en esta caja de chequeo Indica al sistema que el comprobante ya se pagó Los siguientes campos se activan dependiendo del tipo de comprobante y del tercero que se seleccionó. Retención de IVA : Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención de IVA a practicar Retención de ICA: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención de ICA a practicar Retención Fuente: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención en la fuente a practicar Retención de Timbre: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de la retención de impuesto de Timbre a practicar Retención de estampillas: Seleccione en el cuadro de lista desplegable el concepto de impuesto de retención de estampillas a practicar Texto detallado del comprobante: descripción general del contenido del comprobante Botón Copiar de : Al seleccionar este botón permite copiar el contenido de un comprobante a uno nuevo. Detalle del comprobante contable Digitar el código de la cuenta contable para registrar el movimiento., o seleccionar con el mouse la cuenta a adicionar en el cuadro de lista desplegable. Pulsar Enter sobre la cuenta o hacer clic con el mouse. Digitar el valor correspondiente al Débito o Crédito. Si la cuenta es de Ingresos o de Egresos el sistema le solicita el código que corresponde a presupuesto para lo cual debe seleccionarse en el cuadro de lista desplegable, estos códigos deben estar definidos en presupuesto. Si la cuenta es de Egresos y afecta el presupuesto digitar el Número del Registro presupuestal a afectar. Digitar el número del documento que afecta la cuenta

42 Página: 42 de 106 En la parte inferior de la pantalla se encuentran tres campos que le indican si el comprobante esta descruadrado, o sea que en la suma de los de los débitos y créditos existe una diferencia. De Acuerdo a los detalles de los comprobantes el sistema le sugiere el valor del documento, pero puede ser modificable. Modificar el Contenido, Actualizar o Imprimir un Comprobante Contable. Para Modificar o Actualizar el contenido de un comprobante contable debe entrar con el periodo que fue registrado y seleccionar el tipo de comprobante y el número. Se debe tener en cuenta los privilegios que posee cada usuario. Para Visualizar o Imprimir el comprobante contable en el archivo de comprobantes debe seleccionar el comprobante a imprimir y hacer clic sobre el botón de visualizar o imprimir respectivamente. Para Borrar o eliminar un comprobante contable en el archivo de comprobantes debe verificar que los valores debitos y creditos sean cero. Totalizar el Movimiento Contable. El sistema actualiza cada movimiento contable realizado desde el momento de crearlo. En la parte inferior se registran los resultados del movimiento SALDOS INICIALES Permite hacer el registro del Balance inicial de cada vigencia

43 Página: 43 de 106 Contenido del Comprobante: Número: Número consecutivo del Comprobante generado por el sistema, al hacer doble clic con el mouse permite definir el comprobante a afectar. Fecha : Fecha del Comprobante formato dd/mm/aaaa, por defecto toma la fecha del sistema o del periodo que se entró. Tercero: Tercero a que hace relación el movimiento, si el tercero es nuevo haga clic sobre el botón Tercero que aparece frente al Nombre.

44 Página: 44 de 106 Detalle del comprobante contable Digitar el código de la cuenta contable para registrar el movimiento., o seleccionar con el mouse la cuenta a adicionar en el cuadro de lista desplegable. Pulsar Enter sobre la cuenta o hacer clic con el mouse. Digitar el valor correspondiente al Débito o Crédito. Seleccionar el tercero a quien correponda la Cuenta En la parte inferior de la pantalla se encuentran tres campos que le indican si el comprobante esta descruadrado, o sea que en la suma de los de los débitos y créditos existe una diferencia. De Acuerdo a los detalles de los comprobantes el sistema le sugiere el valor del documento, pero puede ser modificable COMPROBANTE DE CIERRE

45 Página: 45 de 106 Este Comprobante se crea automáticamente una vez se haga clic en Hacer Cierre Año en el Menú de Procesos Contenido del Comprobante: Número: Número consecutivo del Comprobante generado por el sistema, al hacer doble clic con el mouse permite definir el comprobante a afectar. Fecha : Fecha del Comprobante formato dd/mm/aaaa, por defecto toma la fecha del sistema o del periodo que se entró. Tercero: Tercero a que hace relación el movimiento, si el tercero es nuevo haga clic sobre el botón Tercero que aparece frente al Nombre. Detalle del comprobante contable Digitar el código de la cuenta contable para registrar el movimiento., o seleccionar con el mouse la cuenta a adicionar en el cuadro de lista desplegable. Pulsar Enter sobre la cuenta o hacer clic con el mouse. Digitar el valor correspondiente al Débito o Crédito. Seleccionar el tercero a quien correponda la Cuenta En la parte inferior de la pantalla se encuentran tres campos que le indican si el comprobante esta descruadrado, o sea que en la suma de los de los débitos y créditos existe una diferencia. De Acuerdo a los detalles de los comprobantes el sistema le sugiere el valor del documento, pero puede ser modificable MENUS DE CONTABILIDAD: ARCHIVO, INFORMES Y CONFIGURACION

46 Página: 46 de 106 Para ingresar a este menú dar clic sobre Contabilidad Archivos Por medio del Menú Archivos Básicos, se dan las pautas iniciales para trabajar con el Sistema, ya que las diferentes opciones permiten la creación y actualización de las tablas utilizadas en la Contabilidad. Del MENU GENERAL seleccionar la opción Archivos y pulsar <Enter> ó hacer clic con el Mouse, aparecen las siguientes opciones: Plan de Cuentas Terceros Centros de Costo Auxiliares Tipos de Comprobantes Tipos de Documentos Entidades Bancarias Clases de Contratos Países Departamentos y Ciudades

47 Página: 47 de Plan de Cuentas El archivo de Plan Contable esta conformado por la información correspondiente al plan contable Nacional del Sector, necesario para la realización de todo tipo de transacciones comprobantes y documentos que se manejan en el Sistema de Información Gerencial. Entrar al Plan Unico de Cuentas Del menú de Archivos seleccionar la con el Mouse o Teclado la opción Plan Unico de Cuentas. Aparece una ventana que le indica el periodo de año a trabajar el cual debe selecccionar por defecto el sistema presenta el periodo del año del sistema.

48 Página: 48 de 106 Al seleccionar el periodo de trabajo se abrirá una pantalla para el registro de la información correspondiente al Plan Unico de Cuentas Inicialmente debe tener en cuenta la estructuración del periodo de trabajo se presenta una pantalla para el registro de la información correspondiente al Plan Unico de Cuentas de acuerdo a la siguiente configuración: Para el primer nivel o grupo debe definirse un solo digito que corresponde a: CUENTAS DE BALANCE CUENTAS DE RESULTADO CUENTAS DE ORDEN 1. Activo 4. Ingresos 8.Cuentas de Orden 2. Pasivo 5. Egresos 9.Cuentas de Orden por el contrario 3. Patrimonio 6.Cuentas de Costo de Ventas 0.Cuentas de Planeación y Presupuesto 7.Cuentas de Costo de Producción Las cuentas por defecto tienen la siguiente naturaleza: DEBITO Activo Gastos Costos CREDITO Pasivo Patrimonio Ingresos Nota: Esta norma está aceptada por las entidades fiscales y de control del país especialmente por el Plan Unico de Cuentas para Comerciantes. Es importante aclarar que este programa maneja contabilidad anual que no requiere cierres mensuales y que permite manejar uno o más meses y uno o más años al mismo tiempo. Datos básicos del Plan Unico de Cuentas Por medio de esta Opcion el sistema permite definir los datos básicos de las cuentas en el plan contable como son:

49 Página: 49 de 106 Código de la cuenta contable: Digitar código de la cuenta contable Nombre de la cuenta : digitar nombre completo de la cuenta

50 Página: 50 de 106 Clase de cuenta. Seleccione si es de Bancos, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Impuesto, Varios. Indicador de movimiento: Haga clic en la caja de chequeo para dar movimiento a la cuenta Indicador de si requiere terceros: Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la cuenta pide terceros Indicador si Maneja centros de costo. Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la cuenta maneja centros de costo Indicador si maneja auxiliar general. Haga clic en la caja de chequeo para indicarle al sistema que la cuenta es auxiliar general Indicador si la cuenta es corriente o no corriente: haga clic en la caja de chequeo si la cuenta es corriente o no. Naturaleza de cuenta,seleccione si la cuenta es de naturaleza Débito ó Crédito Clase: o Tipo de cuenta ya sea: Activo, Banco, Cuentas por pobrar, Cuenta por pagar, entre otros. Centro de costo: seleccione el centro de costo de la cuenta Auxiliar de Tercero: cuando la cuenta relaciona un tercero, en este campo aparece el código y nombre Auxiliar General: código de la cuenta auxiliar Código del impuesto seleccione el código del impuesto EJ: Auxiliar de renta Cta Para recibo de caja: Marcar si es una cuenta que se maneja en los recibos de caja Botón Formato Cheque: Al hacer clic sobre este botón, para las cuentas de bancos, permite modificar el diseño del formato del cheque de cada banco. La pantalla muestra en la parte superior derecha tres iconos donde permite ver los movimientos de una cuenta, ver los saldos al año y ver una gráfica de saldos al año:

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52 Página: 52 de 106 Saldos o Acumulado Por medio de este icono el sistema permite consultar los saldos al año de cada cuenta contable describiendo El mes, saldo inicial, movimientos débitos y créditos, movimiento neto, Saldo Final, Saldo Extracto, Nota Débito y Nota Crédito. Movimiento Por medio de este icono el sistema permite consultar los movimientos de una cuenta en un periodo determinado describiendo el tipo de movimiento, fecha, valor débito, valor crédito y detalles del comprobante. Permite imprimir los movimientos haciendo clic con el Mouse en el botón de IMPRIMIR. En el cuadro de lista desplegable de mes puede elegir el mes para ver el movimiento.

53 Página: 53 de 106 Botón Cerrar: Cierra la ventana activa y regresa al formulario anterior. Gráfica de Saldos Por medio de esta carpeta el sistema permite visualizar en un gráfico de barras la variación de los saldos y netos de cada cuenta contable en el transcurso del año que se esta trabajando. Adicionar una nueva cuenta en el Plan Contable.

54 Página: 54 de 106 Para adicionar una nueva cuenta en el plan contable siga las siguientes instrucciones. Haga clic en el botón de adición de registros que aparece en la barra de herramientas. Digitar el código de la cuenta contable a adicionar en el espacio en blanco que aparece frente al código, si el código digitado ya existe en el sistema no lo permite crear nuevamente con el fin de evitar duplicidad en la asignación de códigos. Ej: Registrar el Nombre completo de la cuenta, el sistema se encarga de validar el nombre y código. Ej: Banco Uconal Centro Cta N Seleccione la clase de cuenta en el cuadro de Lista desplegable EJ: Cuenta de Bancos Indicarle haciendo clic sobre la caja de chequeo que Tiene Movimiento? Definir el formato de Cheque Ej: Formato de cheque Banco Uconal Centro Si desea registrar el saldo Inicial del Banco debe hacer clic con el Mouse sobre el botón de la barra de herramientas Guardar Registro o mediante el menú de registros para que el sistema actualice el nuevo registro creado en el Plan contable. Actualizado el registro haga clic sobre el botón Ver Saldos y Digite el Saldo Inicial. Si la cuenta es de proveedores o acreedores debe indicarse que tiene auxiliar de terceros en la caja de chequeo. Consultar y/o Modificar la Información de una Cuenta en el Plan Contable. Si desea consultar y/o modificar la información de una cuenta en el plan contable, localice la cuenta en el campo código seleccionándola en el cuadro de lista desplegable. Localizada la cuenta solo podrá modificar el nombre, consultar el movimiento con el botón de Ver Movimientos que aparece en la parte superior, consultar Saldos al año o consultar el movimiento Terceros El archivo de terceros esta conformado por la información correspondiente a Clientes, Proveedores y otros Terceros a quienes se les asigna un código, necesario para la realización de todo tipo de transacciones comprobantes y documentos que se manejan en el Sistema de Información Gerencial. Entrar a la Tabla de Terceros Del menú seleccionar la opción Terceros, la cual presenta una pantalla para el registro de la información correspondiente a Clientes y Proveedores.

55 Página: 55 de 106 Adicionar un Tercero. Para adicionar un nuevo tercero siga las siguientes instrucciones. Haga clic en el icono de nuevo registro que aparece en la barra de herramientas. Digitar el Nit del Tercero en el espacio en blanco que aparece, si al digitar el nit ya existe en el sistema este le trae los datos correspondientes a ese tercero ya registrado, esto con el fin de evitar duplicidad en la asignación de códigos. Registrar el Nombre completo del tercero, el sistema se encarga de validar el nombre y Nit.

56 Página: 56 de 106 Consultar y/o Modificar la Información de un Tercero. Si desea consultar y/o modificar la información de un tercero, localícelo en el cuadro de lista desplegable. Al ir digitando el código el sistema le va ubicándose en el código respectivo. Datos generales Nit: Numero de Identificacion Tributaria sin puntos, rayasni digito de verificacion este el sistema lo asisgna automaticamente Sucursal: Código de sucursal Tipo de Identificación: Nit o C.C. Razón Social: Nombre completo del Tercero. Representante Legal: Nombre del representante legal Régimen: Seleccione en el cuadro de lista si el régimen del tercero es Común o Simplificado. Clase: Clase de Terceros definidos en un cuadro de lista desplegable Cliente Proveedor Contratista/Gastos Empleado Socio Asociado Natural Tercero Dirección : Dirección del tercero Entidad Oficial: Haga clic sobre la caja de chequeo para indicarle al sistema que corresponde a una entidad oficial con el fin de generar una relación de las operaciones reciprocas. Teléfono: Teléfono del tercero Fax: Número de Fax del tercero País: Deben estar ya estar definidas, seleccione el país del tercero Departamento. Deben estar ya estar definidas en la tabla de Departamentos, Seleccione el departamento del tercero Ciudad: Deben estar ya estar definidas en la tabla de ciudades, seleccione la cuidad del tercero Retenciones y Embargos

57 Página: 57 de 106 Mediante esta carpeta se indica si al tercero debe regístrasele los impuestos de: Retención en la Fuente, Retención de IVA, ICA, Estampillas, Timbre, Otras Retenciones y/o Embargos y otros descuentos. En la caja de chequeo que aparece al frente de cada uno haga clic para indicar si al tercero debe practicársele la retención respectiva. Correo electronico: Registrar el E-mal del tercero Cuentas Bancarias: Registro de las cuentas bancarias del tercero Informacion adicional Zona: Zona de donde es el vendedor. Nombre del Contacto Forma de Pago: Tiempo pactado con el tercero, para cancelación de créditos. Máximo crédito : Máximo crédito permitido al tercero Cartera promedio: Valor cartera promedio Días promedio: número de días promedio de la cartera Valor máximo crédito: Valor del máximo crédito Fecha última factura: Fecha última factura Valor última factura: Valor última factura Nombre del contacto: Nombre del contacto Cargo del contacto: Cargo que desempeña el contacto Vendedor: Nombre del vendedor Sucursal del vendedor: Sucursal a que pertenece el vendedor Forma de pago: Para indicar que forma de pago se le asigna al tercero Movimientos del Tercero

58 Página: 58 de 106 Permite ver los movimientos que ha tenido en Contabilidad, Presupuesto o Tesoreria por vigencias, Haga clic sobre cada botón para ver los movimientos, también permite imprimirlos de acuerdo al mes que se seleccione en el cuadro de registro de mes: Al ser seleccionada la opción presenta una relación de los movimientos que ha tenido en ese periodo:

59 Página: 59 de 106 Al hacer clic sobre el botón de la impresora permite imprimir los movimientos en listado mediante el siguiente formato: Borrar un Tercero Para borrar un registro del archivo de Terceros se deben cumplir las siguientes condiciones: 1. Saldo Débito = Cero 2. Saldo Crédito = Cero

60 Página: 60 de 106 Cumplidas las condiciones anteriores podrá borrar definitivamente el registro, el sistema pide confirmar el borrado, con el mensaje: CENTROS DE COSTO Para crear y/o modificar la tabla de centro de costos siga las siguientes instrucciones: Seleccionar del MENU DE ARCHIVOS la opción Centros de Costo Al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente. Crear un Centro de Costo. Para adicionar un nuevo Centro de Costo seleccione el botón de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar:

61 Página: 61 de 106 Código : Digitar el Código asignado al centro de costo Nombre: Digitar el nombre asignado al centro de costo Tipo: Seleccionar el tipo asignado al centro de costo, Principal o Auxiliar Movimiento: indicador de movimiento, un centro de costo que no tenga movimientos puede tener subcentros de costo para jerarquizar los centros de costo. Movimientos asociados: Al seleccionar esta carpeta permite ver los movimientos de un centro de costo en un periodo seleccionado (mes y año) en contabilidad, Presupuesto y Almacén, permite imprimirlos AUXILIARES El sistema le permite definir los auxiliares Generales para las cuentas que se necesita llevar descriminadamente los contratos. Ej: para terceros que tienen varios contratos con la entidad. Para crear y/o modificar la tabla de auxiliares generales siga las siguientes instrucciones. Seleccionar del MENU DE ARCHIVOS la opción Auxiliares. Al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente. Crear un Concepto nuevo de Auxiliar General Para adicionar un nuevo concepto de Auxiliar de renta seleccione el botón de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Código: Digitar el código nuevo del auxiliar general

62 Página: 62 de 106 Nombre: Digitar el nombre o descripción del código del auxiliar general Código del inventario: Código del inventario que afecta el auxiliar general Indicador de movimiento: Haga clic en la casilla de verificación par dar movimiento a la cuenta Tipos de Comprobantes Contables Un comprobante contable es un documento que representa una transacción contable y por lo tanto permite registrar en uno solo varios documentos de transacciones reales. Seleccionar con las flechas del cursor la opción tipos de Comprobantes del menú de Archivos en el menú de CONTABILIDAD

63 Página: 63 de 106 Definir las Clases de Comprobantes Contables En términos generales se definen las siguientes clases de comprobantes:

64 Página: 64 de 106 La codificación puede ser modificada Empresa. de acuerdo con las necesidades de la Crear un Comprobante Contable. Para crear un Comprobante Contable siga las siguientes instrucciones. Seleccionar el botón de adicionar un registro del la barra de herramientas para crear un nuevo Comprobante Contable. Aparece una ventana donde debe digitar el código de la clase del comprobante a crear y Registrar la información Del Comprobante Contable. Si el comprobante existe el sistema le trae la información respectiva. Descripción del Contenido de las Clase de Comprobantes Código: Código del comprobante, de acuerdo con la codificación definida. Nombre del Comprobante: Nombre del comprobante Indicadora de retención: Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Tipo de documento: Tipo de Documento asociado al comprobante Factura ó Cheque Clase de comprobante contable: Clase de comprobante contable: ingreso contable, nota bancaria, cuenta por pagar, consignación, entre otros. Comprobante que relaciona:tipo de comprobante que se relaciona Año: Número del año de trabajo Consecutivo: Número consecutivo base según el periodo de trabajo (año) Es importante que este tipo se asigne correctamente pues de eso depende que el sistema realice las interfaces en línea en forma correcta e imprima los documentos en tiempo real Tipos de documentos El documento es un medio que contiene información y que puede convertirse en testimonio de una transacción comercial, por lo tanto los documentos son un soporte real para Contabilidad.

65 Página: 65 de 106 Del Menú de CONTABILIDAD seleccionar la opción TIPOS DE DOCUMENTOS CONTABLES. Definir los Tipos de Documentos Contables La Tabla, permite definir los tipos de documentos que se manejan en la empresa (facturas, remisiones, ordenes de compra, etc). En términos Generales, se definen los siguientes tipos de documentos: FRA Factura COM Factura de Compra CHE Cheque CON Consignación NDB Nota Débito NCR Nota Crédito RDC Recibo de Caja La codificación anterior puede ser cambiada de acuerdo con las necesidades de la empresa.

66 Página: 66 de 106 Deben crearse los siguientes documentos contables: CHE Cheque CON Consignación ING Ingresos FRA Factura Crear un Documento Contable. Para crear un documento Contable siga las siguientes instrucciones. Seleccionar el botón agregar registro de la barra de herramientas para crear un nuevo Documento Contable. Digitar el nuevo código del Documento Contable hasta tres caracteres. Digitar el nombre del documento contable o descripción. Descripción del Contenido de un Documento Contable CODIGO Código asignado al documento. Debe ser de tres dígitos y puede ser Alfabético, ó Alfanumérico. Nombre del Documento Nombre del Documento que se codifica o descripción ENTIDADES BANCARIAS Registro de entidades de bancarias que se manejan con el fin de permitir la parmetizacion en el plan de cuentas por: Código, Nit de entidad, Nombre o razon social, Archivo y oficina CLASES DE CONTRATOS Configuracion clases de contratos que se manejan en la entidad por: codigo, descripción, valor minimo y valor màximo.

67 Página: 67 de Paises Configuración de paises Departamentos y ciudades

68 Página: 68 de INFORMES Del menú de Contabilidad seleccionar la opción Informes donde permite imprimir y diseñar los reportes necesarios de acuerdo al nivel de acceso del usuario del sistema. Este tipo de informes están diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro de estos están: Balances Generales Libros Auxiliares Varios Contaduría Listados Medios Magnéticos DIAN 1001

69 Página: 69 de BALANCES Para ver el informe que desee consultar definir año, mes inicial, mes final, codigo inicial, codigo final, numero de digitos y clic sobre el nombre del informe o en el icono de excel para exportarlo a officce excel Balance General

70 Página: 70 de 106 Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario. Balance de Prueba Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario, le muestra: saldo inicial, movimientos del mes y saldo final de las cuentas Estados de PYG Permite consultar el estado de actividad financiera Economica y Social de las diferentes cuentas en un periodo determinado

71 Página: 71 de GENERALES Al seleccionar esta opción del menú de Informes de contabilidad permite imprimir informes generales de contabilidad ya definidos como: Balance Corporativo Movimietnos por tipo de comprobante Movimientos diario por comprobante Libro diario por cuentas Socumentos Contables Comprobante diario Cambios en el Patrimonio Comprobantes Conables Analisis Vertical Estado de Tesoreria Fliar Libros Oficiales Flujo de Efectivo

72 Página: 72 de 106 Balance Corporativo Permite generar un informe resumen sobre el movimiento de las diferentes cuentas en un periodo determinado y dentro de un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parámetros: Año del informe: debe digitarse con las cuatro cifras Año del informe a comparar: debe digitarse con las cuatro cifras

73 Página: 73 de 106 Mes del informe: debe digitarse el mes en numero Mes del informe a comparar: debe digitarse el mes en numero Código contable inicial desde el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Código contable final hasta el cual debe imprimir el informe, seleccionar en el cuadro de lista desplegable Indicador si el informe incluye centros de costo Indicador si el informe incluye auxiliar de terceros Indicador si el informe incluye auxiliar general Indicador si el informe incluye las cuentas con saldo cero Para consultar el informe de su intereses seleccione los parametros que desea consultar y clic en presentar Libros Oficiales Permite generar los libros oficiales de la entidad: Libro mayor y Balances, Inventario y Balances, Libro diario Oficial y Libro diario de la Cámara de Comercio. Libro mayor y balances Permite generar un informe resumen sobre el resultado obtenido en un ejercicio contable en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parámetros:

74 Página: 74 de 106 Año: Digitar el año en cuatro digitos Mes: digitar el mes de dos digitos Numero de digitos: digitar el nivel de cuentas que desea el informe Libro Inventario y Balances Permite generar un informe detallado y valorado de las cuentas de la entidad, en un periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario.

75 Página: 75 de 106 Libro Diario Oficial Permite generar un informe sobre los movimientos diarios contables periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. Este informe permite definir los siguientes parámetros: en un

76 Página: 76 de 106 Año: Digitar el año en cuatro digitos Mes: digitar el mes de dos digitos Numero de digitos: digitar el nivel de cuentas que desea el informe

77 Página: 77 de 106 Libro de Diario Cámara de Comercio Permite generar un informe sobre los movimientos diarios contables periodo determinado y un rango de cuentas dado por el usuario. en un AUXILIARES CONTABLES Este tipo de informes están diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro de estos están:

78 Página: 78 de VARIOS Del menú de Contabilidad seleccionar el menu de informes varios en la opcion listado de retenciones por cuenta bancaria donde permite imprimir los reportes necesarios sobre descuentos de retenciones por cuenta bancaria de acuerdo al nivel de acceso del usuario del sistema. Permite listar otros informes como: Listado por retencion por cuenta Operaciones Reciprocas Equivalentes presupuestales Informes DIAN Información Contractual Impresión de Comprobantes por lotes Formatos DIAN ( ) Balance por Servicio Retencion de ICA Contraloria de Cundinamarca

79 Página: 79 de 106 Para consultar el informe deseado selecioanarlo y clic en Siguiente. Una vez este en la ventana del informe parametrizar como se desea filtrar la información INFORMACION CONTADURIA Operaciones Reciprocas CGM

80 Página: 80 de 106 Permite generar el Informe de Consolidación de saldos contables entre entidades Públicas trimestralmente y redondeado a miles LISTADOS Permite generar listados de Tablas Basicas como: Plan Unico de Cuentas Proveedores/Contratistas/Terceros Centro de Costo/Fuentes de Recursos Ajustes por Inflación Listado de Retenciones Periodos Contables y PAAG

81 Página: 81 de Medios MAgneticos Permite generar el informe Pagos o Abonos en Cuenta (1001), para configurar clic en link asignado para este proceso, esta configuración se debe hacer a cada una de las tablas que se muestran. Una vez termine la conguracion regresar al menu anterior y hacer Clic para generar archivo 1001

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83 Página: 83 de CONFIGURACION Retención en la Fuente El sistema le permite realizar el cálculo del impuesto de Retención e la Fuente automáticamente teniendo en cuenta las Cuentas a Aplicar el impuesto de Retención en la Fuente, para crear y/o modificar la tabla de retenciones en la fuente siga las siguientes instrucciones. Seleccionar de CONTABILIDAD en el munu Configuracion la opción Retenciones en la Fuente, al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente. Crear un Concepto nuevo de Retención en la Fuente Para adicionar una nuevo concepto de retención en la Fuente seleccione el botón de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar:

84 Página: 84 de 106 Año : Digitar el periodo año Codigo: Digitar el código nuevo de retención Nombre: Digitar el nombre o descripción del código de retención Base: Digitar el porcentaje base del que aplica retención Porcentaje a aplicar: Porcentaje a aplicar de acuerdo al limite inferior Sistema de redandeo: Seleccionar el sistema de redondeo ya sea, al peso, a diez, a cien o a miles Limite inferior: Indicar el valor el limite inferior para la aplicación de la retencion Valor a aplicar: Valor fijo a aplicar fijo sin tener en cuenta los porcentajes Cuenta crédito: Seleccionar la cuenta a acreditar en el cuadro de lista desplegable, solo aparecerán las cuentas en las que en el plan contable están definidas como clase de cuenta de impuestos. Cuenta presupuestal: Asignacion de cuenta presupuestal equivalente Equivalente Dian: Seleccionar el codigo correspondiante a la retención U..V.T.: Indicar uvts Regimen: Indicar el regimen al cual se le aplica la retenciòn, no seleccionar si es aplicable a todos Retención de ICA El sistema le permite realizar el cálculo de la retención (por impuestos de industria y comercio y avisos) de impuesto ICA automáticamente teniendo en cuenta las Cuentas de retención del impuesto ICA. Para crear y/o modificar la tabla de retenciones de ICA siga las siguientes instrucciones. Seleccionar de CONTABILIDAD en el munu Configuracion la opción Retención de ICA. Al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente.

85 Página: 85 de 106 Crear un Concepto nuevo de Retención ICA Para el registor de nuevos conceptos siga el mismo procedimeinto que se aplica en la Configuración de Retencion en la Fuente Retención de IVA Para el registor de nuevos conceptos siga el mismo procedimeinto que se aplica en la Configuración de Retencion en la Fuente Retención de Timbre Para el registor de nuevos conceptos siga el mismo procedimeinto que se aplica en la Configuración de Retencion en la Fuente Otras Retenciones Para el registor de nuevos conceptos siga el mismo procedimeinto que se aplica en la Configuración de Retencion en la Fuente Cuentas a ajustar por inflación El sistema le permite definir los periodos de ajustes por inflación. Esta tabla debe estar definida antes de iniciar cualquier proceso contable. Seleccionar de CONTABILIDAD la opción Cuentas a ajustarpor inflación, al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente.

86 Página: 86 de 106 Para crear y/o modificar la tabla de ajustes por inflación siga las siguientes instrucciones. Crear un Registro Nuevo Para adicionar un nuevo registro de Ajuste por Inflación seleccione el botón de adicionar registro en la barra de herramientas y registrar: Año Cuenta a ajustar Cuenta a Debitar Cuenta acreditar Descripción Periodos Contables El sistema le permite definir los periodos. Esta tabla debe estar definida antes de iniciar cualquier proceso contable. Seleccionar de CONTABILIDAD la opción Periodos Contables, al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente.

87 Página: 87 de 106 Año: Vigencia Estado: Seleccionar sí el periodo esta Activo o Cerrado, si esta cerrado no permitirá modificaciones Mes: Digitar el mes que afecta el ajuste Estado: Haga clic para seleccionar el estado del mes PAGG mensual: Digitar el valor en porcentaje del PAGG mensual PAGG Acumulado: El PAGG acumulado es calculado por el sistema al hacer clic en el botón actualizar PAGG Anual: El PAGG anual es calculado por el sistema al hacer clic en el botón actualizar Botón Actualizar: Al hacer clic con el Mouse en el botón permite actualizar los valores acumulados del PAGG y el anual Compañía El sistema le permite definir la(s) compañía(s). Esta tabla debe estar definida antes de iniciar cualquier proceso contable. Seleccionar de CONTABILIDAD la opción Compañia, al seleccionar esta opción se presenta una pantalla donde podrá registrar la información correspondiente.

88 Página: 88 de PARAMETROS Para ingresar a esta opción del sistema clic en Parámetros Esta opción nos permite hacer Configuración de los parámetros básicos del sistema dentro de estos tenemos: Cargos, firmas, formatos, Ciudad, mensajes, entre otros

89 Página: 89 de SEGURIDAD Registro de nuevos usuarios y asignación de permisos para con el acceso a la información a manera de consulta o alimentar el sistema.

90 Página: 90 de INTERFACES Para ingresar a esta opción ubicar el cursor en la parte superior derecha Si se cuenta con el sistema integrado Sinfa puede hacer la interface contable de facturación de servicios públicos y nomina por esta opción, selecciona el proceso que desea realizar.

91 Página: 91 de Causación Facturación de servicios Públicos Le permite hacerla la causación de Facturación de servicios públicos clic y abrirá la siguiente ventana La pedirá registrar los siguientes datos: Año: Año correspondiente al periodo que interfazará Periodo: Periodo de facturación que desea interfazar

92 Página: 92 de 106 Datos del comprobante _Año y mes : En el que se creara el documentos _Numero: Numero del comprobante _ Fecha: Fecha del comprobante Opciones de Interface: Seleccionar la opción que va a interfazar debe seleccionar uno a la vez Base de Datos SQL: Nombre de la base de datos de donde se traen los datos Recaudo de Facturación de Servicios Públicos Le permite hacer el registro del recaudo de Facturación de servicios públicos clic y abrirá la siguiente ventana Para realizar este proceso indicar las fechas que va a interfazar, códigos de bancos y paquetes, luego clic en iniciar Proceso de Interface. Para visualizar los comprobantes clic en el botón correspondiente, ejemplo: Visualizar comprobante de Recaudos clic en: Nomina Generar la orden de compra de los procesos de nomina: Vacaciones, Primas, Aportes patronales, Primas, Nómina mensual, entre otros, clic en Nomina y aparecerá la ventana para realizar la interface

93 Página: 93 de 106 Indicar los datos solicitados: Proceso: Proceso que va ha interfazar esta selección se hace por código, por ejemplo el 01 es nomina mensual Periodo: Periodo que se va ha interfazar Indicar Si la intreface será contable o presupuestal Fecha de Disponibliidad Clic en aceptar, una vez termine el proceso se abrirá automáticamente el informe contable que se genero. 2.6 CONCILIACION BANCARIA Seleccionar del MENU DE PROCESOS la opción Conciliación Bancaria. El sistema le permite realizar las conciliaciones bancarias. Para realizar las conciliaciones bancarias siga el siguiente procedimiento: Al abrir esta opcion el sistema le mostrara el siguiente mensaje

94 Página: 94 de 106 Digite el periodo a conciliar en año y cuenta a conciliar Clic en ver movimientos para conciliarla y Aparecen los movimientos del periodo con los respectivos comprobantes (Notas Bancarias, Consignaciones y Egresos) Debe indicar en las cajas de chequeo Pagado las que aparecen en la conciliación Clic en el icono que aparece en la columna pagado movimientos. par conciliar los

95 Página: 95 de 106 Despues de realizar la conciliación de los bancos podrá imprimir la conciliación Para inprimir la conciliación haga clic en el botón de SIGUIENTE que aparece en la parte inferior donde parecera lasiguiente ventana Digitar el saldo extracto, abonos y cargos Haga clic en el botón SIGUIENTE para poder visualizar la conciliación y enviarla a la impresora

96 Página: 96 de CERTIFICADOS DE RETENCION Seleccionar del MENU DE PROCESOS la opción Certificados de Retención. Siga las siguientes instrucciones para generar el archivo de retención:

97 Página: 97 de 106 Seleccionar el tercero inicial de Expedición del certificado Seleccionar el tercero final de Expedición del certificado si es hasta el último aparecerá ZZZZZZZ Digitar la fecha Inicial de Expedición del certificado Digitar la fecha final de expedición de certificado de retención Digitar la fecha del certificado de retención en formato dd/mm/aaaa Selccionar el tipo de retencion que se va ah certificar Hacer clic en el botón imprimir para generar los certificados de retención. Se inicia el proceso para hacer el Certificado de Retención y finalmente se obtiene el resultado el certificado. Al seleccionar esta opción en el menú general permite generar los certificados de retención, preparar la contabilidad del año siguiente, actualizar saldos año siguiente, el proceso de cierre anual y reversar cierre. 2.8 CIERRE ANUAL

98 Página: 98 de Configurar cuentas Establecer cuentas para el cierre anual Proceso de cierre anual Entrar al MENU DE PROCESOS seleccionar la opción Cierre Anual y luego la opción Cierre Anual.

99 Página: 99 de 106 El Cálculo se debe ejecutar cada vez que se realice el cuadre de saldos por movimiento. Seleccionada esta opción se presenta una pantalla, en la cual se selecciona el año, se digita el mes, el tipo de comprobante y la fecha de interface a procesar. El cierre se debe realizar al final de cada año Preparar contabilidad año siguiente La contabilidad del año siguiente se prepara con un proceso automático, mediante el cual se realiza una copia de las tablas Plan Contable, retención en la fuente e interfaces con contabilidad, del año anterior, al año siguiente. Entrar al MENU DE PROCESOS seleccionar la opción Cierre Anual y luego la opción Preparar contabilidad año siguiente.

100 Página: 100 de 106 Al seleccionar esta opción, se presenta una pantalla, en la cual se digita el año fuente y el año a preparar. Al Hacer clic en el botón Iniciar preparación, automáticamente se ejecuta el proceso respectivo Actualizar saldos año siguiente Por medio de esta opción, se trasladan los saldos del año anterior, al siguiente. Para realizar este proceso no necesariamente se requiere haber realizado el cierre contable.

101 Página: 101 de 106 Al seleccionar esta opción, se presenta una pantalla, en la cual se pide el año fuente y el año a actualizar o preparar. Una vez se ha ingresado el año y seleccionado el botón Actualizar Saldos, se inicia el proceso de actualización y va presentando el número de los registros actualizados. 2.9 MANTENIMIENTO Mantenimiento de Datos Del menú de Procesos seleccionar la opción mantenimiento de datos donde presenta las siguientes opciones: Registrados los movimientos contables presentados en el periodo, para obtener los informes contables correspondientes y actualizados se deben ejecutar los procesos descritos a continuación Cuadre de saldos por movimiento

102 Página: 102 de Revision de Afectaciones Contables

103 Página: 103 de Verificar comprobantes descuadrados Revisar Codigo Contable en Movimiento

104 Página: 104 de Corregir NIT Del menú de Procesos seleccionar la opción Corregir NIT donde presenta la siguiente pantalla: Esta opción le permite cambiar la CEDULA o NIT de un tercero, para hacer este proceso siga los siguientes pasos: Seleccione el numero de identoficacion del tercero incorrecta Seleccione o digite el numero de identoificacion correcto Para hacer el cambio hacer cic en

105 Página: 105 de BACKUP Del menú de Procesos seleccionar la opción backup donde presenta la siguiente pantalla: El sistema le permite hacer copias de seguridad de la Base de Datos, seleccionar la base de datos DB_SIG, y hacer clic en el botón: