Los sistemas de codificación de artículos.

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1 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 1 de 9 Los sistemas de codificación de artículos. INTRODUCCIÓN... 1 FILOSOFÍA BÁSICA DE LOS SISTEMAS DE CODIFICACIÓN ASPECTOS GENERALES DEL EAN CODIFICACIÓN Y SIMBOLOGÍA DEL EAN CÓDIGOS DE PAISES EMISORES DEL CÓDIGO Introducción Sea cual sea el tipo de inventario empleado no cabe discusión sobra la utilidad para la realización del control de emplear un sistema de codificación que permite llevar de forma fácil y poco costosa un sistema de inventarios permanentes en tiempo real con una inversión mínima. Un sistema de codificación es un conjunto de normas que, en nuestro caso, identifican a los productos o servicios. Sin duda alguna el sistema de codificación por excelencia para la identificación de artículos en ge neral es el código de barras. Aunque para uso interno la empres puede establecer el sistema de codificación que considere más adecuado, la verdadera utilidad de un sistema de este tipo es que sea reconocido de forma generalizada de tal modo que el producto se identifique de forma inequívoca en cualquier lugar o situación. En general, el uso de la codificación es útil tanto para el fabricante como para el comerciante y el consumidor. Al fabricante le sirve de ayuda para el control de sus inventarios, de los pedidos y la distribución de sus productos; además le permite identificar sus productos de manera única en cualquier parte del mundo y agiliza los pedidos y entregas a la vez que mejora la comunicación con sus proveedores y clientes. Para quien comercializ a el producto también supone grandes ventajas ya que le permite mantener un control en tiempo real de su stock y así poder emitir pedidos de forma automática, asímismo aumenta la productividad de los cajeros y facilita la llevanza de la contabilidad. Por su parte, el consumidor también se ve beneficiado ya que se reduce el riesgo de error que resulta del tecleo manual de los precios, recibe un comprobante de compra más detallado y ahorra tiempo de esperas. Lógicamente para que todo esto sea posible, el código debe ser único para cada producto y el sistema de codificación empleado debe estar normalizado o estandarizado. Filosofía básica de los sistemas de codificación. Un sistema de codificación comprende un código que se calcula en base a una serie de normas prestablecidas y una simbología que permite representar ese código para su lectura electrónica. La forma más común de representar el código es haciendo uso de los llamados códigos de barra que consisten en la sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permiten el uso de lectores ópticos. El primer intento de codificación a través de códigos de barras se realizó en 1973 en Estados Unidos donde se aprobó el Universal Product Code (UPC), estándar todavía vigente en este país y Canadá, creado por UCC

2 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 2 de 9 (Uniform Code Council). Mientras tanto en Europa diversos paises y organismos de numeración trabajaban conjuntamente para obtener un sistema de codificación comercial: EAN (European Article Numbering). El objetivo perseguido con la creación de EAN era proveer a los fabricantes y comerciantes de un sistema simple que identificara y simbolizara de forma inequivoca los productos. Este sistema se inició, por tanto, en Europa y rápidamente fue aceptado por Japón (el sistema de códigos japones se denomina JAN (Japanese Article Numbering) y es equivalente al EAN) y el resto de países, siendo utilizado en la actualidad por más de empresas de los cinco continentes. Aunque EAN y UCC son organizaciones independientes colaboran a nivel técnico y los códigos de ambas son compatibles. Debido a su internacionaliz ación esta organización consta de un órgano principal EAN Internacional que coordina las asociaciones y agencias existentes en los paises de todo el mundo que son las encargadas de proporcionar el código a las empresas solicitantes. En España, existe la AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) que es la encargada de asignar a cada empresa que lo solicite su código para que ésta pueda emplear códigos de barras en sus productos. Aspectos generales del EAN. Se puede considerar que el código EAN -13 es el estándar actual, aunque existen otros tipos de codificación y simbología (modos de impresión de las barras) como EAN 8, EAN 128, DUN 14, CODE 39, CODE 39 Ext., e ITF (Interleave 2-5). Los códigos EAN 13 y EAN 8 son para uso comercial y se emplean a nivel mundial salvo en EE.UU. y Canadá. La codificación EAN 8 se emplea en casos especiales en los que debido al reducido tamaño del producto no es posible emplear una codificación de 13 dígitos. Los códigos CODE 39 son alfanuméricos para uso industrial y no necesitan de ningún conve nio. Por último ITF está indicado para la impresión de códigos de barras en materiales que admiten poca resolución como cartones, etc.. En general, los códigos EAN 13 están orientados principalmente para aquellos casos en que el artículo codificado tenga como destino su venta al detalle ya que estos disponen terminales que sólo son capaces de leer este tipo de códigos. Cuando el destino es un mayorista o un almacen se puede utilizar también este tipo de código pero pueden ser más convenientes el DUN 14 o el EAN 128. La principal ventaja del DUN 14 respecto al EAN 13 es que permite codificar hasta 8 veces más artículos que éste que permite hasta Por otro lado, el sistema EAN 128 es más completo ya que permite incorporar otros datos como número de lote, fecha de caducidad, etc.. Centrándonos en el comercio minorista, como sabemos, nos encontramos con dos sistemas de numeración internacionales: el UPC (Universal Product Code) americano y el verdaderamente internacional EAN (European Article Number). El código EAN fue elaborado a partir del UPC por lo que es compatible con este último, de este modo, una máquina capaz de leer códigos EAN también lee códigos UPC, aunque no a la inversa. Además de estos dos sistemas de codificación se emplea para libros y revistas los códigos ISBN (International Standard Book Numbers) e ISSN (International Standard Serial Numbers). A continuación veremos la codificación y simbología de cada uno de estos códigos.

3 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 3 de 9 Codificación y simbología del EAN. El EAN 13 consiste en un código de 13 dígitos numéricos donde viene especificado el pais de procedencia, la empresa, el producto y un dígito de control. La estructura depende del tipo de producto codificado y del número de unidades que desee registrar la empresa. Para el caso de productos con contenido fijo se emplea la siguienteestructura: los tres primeros dígitos corresponden al país (en algunos países, como España (84), son sólo los dos primeros), los 6, 5 o 4 siguientes hacen referencia al código de la empresa, los 4, 5 o 6 siguientes al código del producto y por último se encuentra el dígito de control que se calcula en base a un algoritmo establecido. Lógicamente los códigos del país y fabricante se proporcionan por los organismos competentes, mientras que el código del producto lo elige libremente el fabricante cuidando de no repetir un mismo código para dos productos diferentes. Además hay que tener en cuenta que el código del pais no hace referencia al país de origen del producto sino al país donde fue solicitada la codificación EAN por parte de la empresa. El dígito de control o verificación es importante en la codificación EAN porque permite la eliminación de los errores de lectura del código. Su cálculo es muy sencillo: comenzando por la derecha se multiplican los dígitos del código por 1 si su posición es par y por tres si es impar; despues se suman los valores de los productos obtenidos y por último se resta a la decena superior esta suma siendo el resultado el dígito de control, otra posibilidad es restarle a 10 el modulo sobre 10 de esta suma. Ejemplo: Código EAN: Primer paso: Segundo paso: =108 Tercer paso: =10-(108 MOD 10) = 2. También existe el código EAN-8 cuya estructura es similar, de nuevo los tres (dos) primeros dígitos hacen referencia al país y el último dígito es de control y se calcula de los 7 precedentes siguiendo el mismo algoritmo que en el caso anterior. Sin embargo, en esta ocasión los 4 o 5 dígitos intermedios hacen referencia conjuntamente a la empresa y al producto. Como ya se ha comentado, este tipo de codificación se emplea cuando el producto sea de dimensión reducida y el código EAN -13 no puede utilizarse. En ocasiones los productos a codificar son de contenido variable en peso, longitud, número de unidades, etc., como por ejemplo fruta, carne, tela, verdura,... En este caso, la codificación empleada siguiendo el sistema EAN-13 es diferente y queda estructurada como sigue: los dos primeros dígitos definen si la información del código se refiere al peso o al precio y determina quién ha asignado el código al producto; de este modo se tienen los siguientes pares de números: Peso Precio Comerciante 24 25, 26 Fabricante Los siguientes tres dígitos identifican a la empresa y son asignados por el organismo competente, los dos siguientes son el código de identificación del producto y lo asigna el fabricante de cada producto, los cinco siguientes representan el precio o peso del

4 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 4 de 9 producto (los decimales son a partir del segundo o tercer dígito) y por último viene el dígito de control. Entonces el procedimiento para la codificación de un producto, en el caso de emplear códigos EAN, es como sigue: la primera vez la empresa deberá dirigirse a una oficina de EAN internacional en el país que desee y solicitar un código de identificación para la misma. Generalmente este procedimiento corresponde realizarlos a los fabricantes de los productos y las empresas distribuidoras del mismo deben respetar los códigos de origen. Una vez que la empresa dispone de su código puede codificar los productos y calculará el dígito de control para completar el código en base a lo explicado anteriormente. Además de esta codificación se permite añadir al código EAN 13 en simbología anexa 2 o 5 dígitos que no debe usarse para identificar diferencias en el producto. Esta codificación hay que representarla simbólicamente para que los lectores ópticos puedan leerla. La estructura física del código EAN 13 es como sigue: el primer dígito del código no se codifica y el resto está limitado por dos guardas una al comienzo (izquierda) y otra al final (derecha) que se codifican como 101 (los 1 representan barras y los 0 espacios), además el código está dividido en dos (6+6) por una guarda central que se codifica como La codificación se realiza según la paridad (par o impar, indican el número de módulos que ocupan las barras), de modo que los dígitos colocados a la izquierda se representan de una manera y los colocados a la derecha de la guarda central de otra. Cada dígito está representa do por 7 módulos (ancho nominal 0 33 mm, mínimo 0 23mm.) que comprenden 2 barras y 2 espacios de 1, 2, 3 o 4 módulos de ancho, comenzando los dígitos codificados con la paridad impar (izquierda) siempre por un espacio y los de paridad par (derecha) siempre por una barra. Además los dígitos de la izquierda cambian su codificación dependiento de cual sea el primer dígito del código (representativo del país). De este modo, dependiendo del primer dígito la codificación de los seis siguientes se realizará siguie ndo el tipo A o B, tal y como indica la siguiente tabla: 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 0 A A A A A A 1 A A B A B B 2 A A B B A B 3 A A B B B A 4 A B A A B B 5 A B B A A B 6 A B B B A A 7 A B A B A B 8 A B A B B A 9 A B B A B A

5 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 5 de 9 De tal modo que la representación final de cada dígito es como sigue: Dígito Paridad Impar A Paridad Impar B Paridad Par La representación de los dígitos complementarios sigue un sistema similar aunque no igual. Para la representación del EAN 8 se sigue un procedimiento similar, aunque la codificación de los dígitos de la izquierda se realiza siempre empleando el Tipo A. De este modo: guarda izquierda (101), cuatro primeros dígitos del código representados con paridad impar tipo A, guarda central (01010), cuatro últimos dígitos del código representados con paridad par y guarda derecha (101). El código UPC tiene tres versiones: A, D y E, la versión D es de longitud variable y no se emplea con fines comerciales. La versión A es la normal y está formada por 12 dígitos y la versión E es una versión reducida de seis dígitos empleada para pequeños envases como el EAN 8. Ambas versiones A y E pueden incluir codificación complementaria de 2 o 5 dígitos (principalmente empleados en periódicos, revistas, etc.). El código UPC A contiene 12 dígitos, el primero es el número de sistema, estando asignados 7 de los diez posibles, por ejemplo el 0, 6 y 7 representan productos y servicios, el 2 productos de peso variable y el 3 productos farmaceuticos, los diez dígitos siguientes son los datos y representan el código de la empresa y del producto, por último tenemos el dígito de control o verificación que se cálcula igual que para el EAN.

6 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 6 de 9 Para su representación se sigue un método similar al EAN. Los 12 dígitos están limitados por guardas (101) y se dividen en 2 partes (6+6) por la guarda central (01010). El primer y último dígito aparecen escritos en los márgenes izquierdo y derecho, respectivamente del código de barras pero su representación se encuentra dentro de las guardas laterales. Igual que en el caso del EAN, los 6 primeros dígitos se codifican con paridad impar y los seis últimos situados a la derecha de la guarda central con paridad par. La codificación de cada número según el lugar que ocupe es: Dígito Paridad Impar Paridad Par que corresponde con el sistema EAN, empleando para la paridad impar el tipo A. El sistema UPC E permite que los ceros se omitan de los datos del código permitiendo una representación más reducida. Para convertir un número codificado UPC A a UPC E el primero debe tener al menos cuatro ceros. La estructura física del código comienza con una guarda lateral (101) seguida de la codificación de los seis dígitos que componen el código más una guarda lateral derecha (010101) que finaliza la representación. Para determinar el modo en que se simboliza n los 6 dígitos de datos debe calcularse primero el dígito de control que será el que establezca en qué forma (con qué paridad) se debe simbolizar cada dígito del código. De este modo la representación se hará siguiendo la codificación establecida para el UPC A pero teniendo en cuenta que se pueden seguir dos sistemas, cada uno de los cuales determina la paridad que debe presentar cada dígito en función del dígito de control del UPC A. Además se incorpora un 0 o un 1 dependiendo del sistema utilizado al principio de la representación aunque no se codifica.

7 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 7 de 9 Sistema 0 Sistema 1 D. Control 1º 2º 3º 4º 5º 6º 1º 2º 3º 4º 5º 6º 0 P P P I I I I I I P P P 1 P P I P I I I I P I P P 2 P P I I P I I I P P I P 3 P P I I I P I I P P P I 4 P I P P I I I P I I P P 5 P I I P P I I P P I I P 6 P I I I P P I P P P I I 7 P I P I P I I P I P I P 8 P I P I I P I P I P P I 9 P I I P I P I P P I P I La determinación de los caracteres del código UPC E se hace como sigue: Si los dígitos representativos del fabricante acaban en 000, 100, o 200, los dígitos de los productos válidos son a Los caracteres del código UPC E serán los dos primeros dígitos del número del fabricante, los tres últimos del producto y el tercer dígito del número del fabrica nte. Si los dígitos representativos del fabricante acaban en 300, 400, 500, 600, 700, 800 o 900, números de producto válidos son de a Los caracteres del código UPC E serán los tres primeros dígitos del código del fabricante, los dos últimos del código del producto y el 3. Si los dígitos representativos del fabricante acaban en 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80 o 90, números de producto válidos son de a Los caracteres del código UPC E serán los cuatro primeros dígitos del código del fabricante, el último del código del producto y el 4. Por último si el código del fabricante no acaba en cero, los números válidos para los productos son a Los caracteres del código UPC serán los cinco carácteres del fabricante y el último carácter del código del producto. La representación en barras de los dígitos suplementarios sigue una codificación diferente. Cuando se trata de dos dígitos se comienza con una guarda lateral izquierda (1011) seguida de la representación del primer dígito según se muestra en la tabla siguiente despues se incorpora un delimitador (01) y por último se representa el último dígito según se indica en la tabla. La paridad empleada para codificar cada dígito será par o impar según se indica a continuación:

8 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 8 de 9 Paridad Impar-Impar Paridad Impar - Par Paridad Par - Impar Paridad Par Par Para el caso de que se empleen 5 dígitos adicionales el método es diferente. Para determinar que formato de paridad se va a emplear se debe calcular primero un número que ocupa la posición de las unidades del resultado de sumar las cantidades resultantes de multiplicar por 3 la suma de todos los dígitos que ocupan posición impar (comenzando por la derecha) y multiplicar por 9 la suma de todos los dígitos que ocupan posición par. Siendo la paridad a utilizar: Número Paridades (Izda. a Dcha.) 0 P P I I I 1 P I P I I

9 Auditoria Interna. Jose Ignacio González Gómez. Página 9 de 9 2 P I I P I 3 P I I I P 4 I P P I I 5 I I P P I 6 I I I P P 7 I P I P I 8 I P I I P 9 I I P I P Teniendo en cuenta lo anterior la representación empezará con una guarda lateral (1011) seguida de cada uno de los caracteres codificados según lo anterior separados por un delimitador (01). Por último, los sistemas de codificación ISBN (libros), ISSN (publicaciones periódicas) e ISMN (música) son similares, colocándose el número ISBN correspondiente sobre el código de barras y representando éste según el sistema EAN 13 permitiendo también dígitos adicionales o suplementarios para indicar precio, ediciones, etc. Códigos de Paises emisores del código. Código Pais Código País Código País 00,01,03,05,06-13 USA y Canadá Francia 93 Australia Alemania 45, 49 Japón 46 Federacion rusa 471 Taiwan 489 Hong Kong 50 UK 520 Grecia 539 Irlanda 54 Belgica y Luxemburgo 560 Portugal 569 Islandia 57 Dinamarca 590 Polonia 594 Rumania 599 Hungria Sudafrica 611 Marruecos 64 Finlandia China 70 Noruega 729 Israel 73 Suecia Gu atemala,salvador, 750 Mexico Honduras,Nicaragua, Costa Rica y Panamá 759 Venezuela 76 Suiza 779 Argentina 780 Chile 789 Brasil Italia 84 España 850 Cuba 87 Holanda 880 Corea del Sur Austria 94 Nueva Zelanda 977 ISSN 978 ISBN 979 ISMN