LAN COLOMBIA Revenue Accounting

Transcripción

1 LAN COLOMBIA Revenue Accounting Manual Agencias de Viajes Iata Solicitud Notas y Disputas Revenue Accounting CO Febrero 2015

2 Comunicado Agencias de Viajes Disputas de Notas Estimada Agencia de Viajes: Le recordamos que el tiempo establecido para disputar la nota a través de BSPLink son 15 días calendario después de emitida, cuando usted realiza la apelación por la opción: la nota quedara inactiva y será facturada solo si LAN rechaza la disputa. En caso que la agencia por error no realice la disputa dentro de los 15 días y la nota se encuentre en estado Facturado, LAN aceptara la revisión del ADM si la solicitud se hace dentro de los 60 días siguientes a la fecha de facturación y podrá realizarlo a través de la pagina creada para la solicitud de Notas y Disputas de notas facturadas: ault.aspx. Importante: Si la agencia realiza una disputa por BSPLink después de los 15 días las notas serán facturadas en el reporte de Ventas y LAN no podrá realizar ninguna acción, la agencia deberá realizar la reclamación directamente a Iata.

3 Cobros a través de Notas Cargo Actualmente Lan Colombia levanta notas cargo ADM por los siguientes conceptos: 1. Irregularidades tarifarias Tipo Descripción Multa no aplicada Multa reportada incorrectamente Fecha de emisión incorrecta Error cálculo de tarifa Descuento Incorrecto EMD O MPD cobradas por un con concepto diferente a penalidad o reportada con el TKT original en lugar de TKT nuevo TKT emitidos con una tarifa cuya regulación indica fecha específica. Ej. Tarifa debe ser emitida antes del 04 Abril 2014, agencia emite el 05 Abril Cuando la tarifa emitida por la agencia es menor a lo indicado por Sabré. Emisión de boletos con descuentos o rutas no autorizadas en nuestro sistema, o uso de contratos o Tour Code que no existen Tarifa no permite cambios Venta anticipada Tasas Incorrectas Adición Incorrecta Se debe cumplir con regulaciones tarifarias como la venta anticipada, la cual indica que la reserva y la emisión deben ser realizadas el mismo día o debe ser emitida 3 días antes de la salida del vuelo. Cobro de tasas o impuestos mal reportados. Cuando el valor pagado entre un boleto original y una nueva emisión es menor a lo indicado en las tarifas de Sabré.

4 Cobros a través de Notas Cargo 2. Otros Conceptos Tipo Cobros de Boletos con FOP CC Cobros de Boletos con FOP CA Cargos Administrativos por errores de emisión Emisión Offline No presentación de Voucher TTOO Descripción Autorizaciones - TC reportadas en el Boleto deben coincidir con el ingreso recibido en LAN, las fecha de emisión es diferente a la fecha de la transacción, el valor del boleto es menor al valor de la transacción. Si como resultado de nuestras auditorias algún tiquete con forma de pago cash no registra cobrado en los reportes del BSP. Boletos mal reportados, autorizaciones erradas, menor valor pagado, devoluciones tramitadas por el GDS, boletos dúplex. Boletos donde LAN no participe como uno de los transportadores del itinerario Voucher que soporte el uso de la tarifa privada de tour operador. Voucher de Hotel o Crucero.

5 Políticas generales de Notas de Cargo PROCEDIMIENTOS DE DISPUTA DE ADM DE ACUERDO A LAS RESOLUCIONES 818g, 832 y 850m No Generación de ADM Aerolínea AGV Disputa? a. Se envía un mail de alerta a Aerolínea b. Se cancela la ADM automáticamente Si Después de 45 días Después de 60 días ADM en estado pendiente hasta validación de Aerolínea No Rta de Aerolínea? Si Se aplica nota en reporte de ventas (15 días después de ADM) FIN Se retira la ADM del sistema Aprobada Aerolínea esta de acuerdo? Rechazada FCMI: Fare Calculation Mode Indicator

6 Políticas generales de Notas de Cargo PROCEDIMIENTOS DE DISPUTA DE ADM DE ACUERDO A LAS RESOLUCIONES 818g, 832 y 850m

7 Políticas generales de Notas de Cargo LAN tiene un procedimiento interno publicado para las Disputas de ADMs Facturadas que no debe exceder los 60 días para hacerlo, de lo contrario no hay reverso con ACMs ni excepciones. litica_de_adms_lan_airlines_sin_us_br/index.html Es importante recordar que las ADMs con las que la agencia no este acuerdo deben ser disputadas a través del BSPLink. Para que una disputa sea valida post-facturación la nota debió ser disputada por BSPLink.

8 Nueva Herramienta de Gestión de Notas Cargo y Disputas Operación actual: Manejo de disputas de las notas cargo facturadas a través de correos electrónicos cuando han sido disputadas. Nuevo procedimiento: A través de la Herramienta Gestión de Agencias Gestión de disputas, solicitud de notas y consulta de casos radicados. Solo cuando han sido disputadas en BSP Link Beneficios: Optimización de Tiempos Mejorar nuestros estándares de calidad Es importante recordar que todas las notas en donde la agencia no este de acuerdo deben seguir con el procedimiento actual de disputa a través de el BSPLink y solo se gestionaran a través de la herramienta las notas que se encuentren facturadas.

9 Proceso Radicación Agencias de Viajes Iata 1. La herramienta se encuentra publicada en el siguiente link fault.aspx Para ingresar, por favor digite: Usuario: Correo registrado Iata: Propio de cada agencia Password: Se recomienda utilizar el navegador de Internet Explorer. Si es la primera vez que ingresa al portal, la herramienta lo re-direccionará a la pantalla de cambio de Password, allí deberá cambiar la contraseña la cual será enviada al correo electrónico registrado. Por favor valide su correo y vuelva a ingresar.

10 Proceso Radicación Agencias de Viajes Iata 2. Una vez realizado el cambio de contraseña, al ingresar la pagina le mostrará la siguiente pantalla, con las diferentes opciones:

11 Solicitud de Nota Agencias de Viajes IATA a. A través de esta opción Solicitud de Notas y Disputas deberá ingresar las solicitudes correspondiente a Notas y Disputas Solicitud de Notas: Aquí se ingresaran las solicitudes donde implique generar una nota nueva. Ejemplo: Pagos de Over (Adjuntar correo de validación Ejecutivo de Ventas con la revisión cuando son mas de 10 TKT) TKT pagados en reporte BSP CA y en autorización con CC TKT pagados a LAN emitidos para otras aerolíneas. El sistema le permitirá máximo ingresar veinte TKT, tenga en cuenta que: Todos deberán tener la misma relación, es decir 20 TKT que no se les pago Over ó 20 TKT que fueron pagados con la misma autorización, todos deberán tener relación. Los TKT ingresados deberán empezar con 045 seguido de los diez dígitos, si ningún otro carácter. Para el ingreso satisfactorio de información, por favor siga las instrucciones detalladas a continuación:

12 Solicitud de Nota Agencias de Viajes IATA i. Elija la opción Nota ii. iii. iv. Ingrese el motivo por el cual esta solicitando las notas, el motivo debe ser claro y preciso Ingrese los TKT relacionados a la solicitud. En el caso de los TKT emitidos para otra aerolínea por favor especifique el TKT en el campo motivo. Adjunte soportes necesarios. Voucher, copia de TKT. v. Una vez ingrese toda la información, dar clic en Guardar Información

13 Solicitud de Nota Agencias de Viajes IATA Una vez guarde la información, la pagina le arrojara el siguiente mensaje: Este mensaje muestra el número de caso para que realice seguimientos y consultas. Al correo registrado llegara una notificación indicándole la información registrada y el numero de caso.

14 Solicitud de Disputa Agencias de Viajes IATA Solicitud de Disputas: Se ingresaran las solicitudes donde tengan relacionado un ADM. Importante: Recuerde que tiene 15 días para disputar la nota en BSPLink. Por esta herramienta se aceptaran solo notas que se encuentren en estado Facturado y hayan sido disputadas a través de BSPLink. Tipos de solicitudes: ADM por regularización tarifaria. ADM por Cobranza de TKT. ADM por cargos administrativos. En esta opción el sistema le permite ingresar solo el número de Nota a disputar, el valor solicitado y Waiver en el caso que aplique. El valor solicitado por la agencia queda sujeto a verificación por parte de LAN y puede ser modificable según validaciones realizadas por parte de la aerolínea. Tenga en cuenta que las notas emitidas por LAN actualmente empiezan por 6, el largo es de 10 dígitos, si esta condición no se cumple el sistema no le permitirá guardar la solicitud. Por favor siga las instrucciones detalladas a continuación:

15 Solicitud de Disputa Agencias de Viajes IATA i. Seleccione la opción de Disputa. ii. iii. iv. Ingrese el número de la ADM, el valor solicitado (valor sujeto a validación) y el numero del Waiver en el caso que aplique. Ingrese el Motivo de la disputa, por favor sea claro y preciso, para evitar rechazos en su solicitud. Adjunte los soportes necesarios, TKT, MPD. v. Una vez ingrese toda la información, dar clic en Guardar Información

16 Solicitud de Disputa Agencias de Viajes IATA Una vez guarde la información, la pagina le arrojara el siguiente mensaje: Este mensaje muestra el número de caso para que realice seguimientos y consultas. Al correo registrado llegara una notificación indicándole la información registrada y el numero de caso.

17 Consulta de Casos Rechazados Agencias de Viajes Iata b. Por medio de la opción Consulta de Rechazos podrá consultar los casos que han sido rechazados por la aerolínea. Cuando alguno de los casos haya sido rechazados, deberá dar clic sobre el numero del caso, la pagina le mostrara en la parte superior derecha el motivo el rechazo. Si Ud. no esta de acuerdo con el motivo del rechazo o desea realizar un nuevo reclamo sobre este mismo deberá radicar un nuevo caso.

18 Consulta de Casos Agencias de Viajes Iata c. En la opción Consulta de Casos tendrá un listado de todos los casos que se encuentra en estado en Proceso y/o Finalizados gestionados por la agencia. Para validar la gestión realizada con su solicitud, de clic sobre el número de caso y podrá validar las notas realizadas.

19 Consulta de Casos Agencias de Viajes Iata La pagina le mostrará las ACM y ADM ejecutadas para cada caso y según corresponda.

20 Consulta de Casos Agencias de Viajes Iata Al correo registrado le llegara la notificación de la gestión realizada.

21 Cambio de contraseña de Agencias de Viajes Iata Por medio de la opción Cambio de Password es posible cambiar la contraseña en caso de ser necesario. Por favor digite su usuario, Iata, contraseña anterior y asigne su nueva contraseña.

22 Revenue Accounting Colombia Gracias