GUIA DE SIMPLIFICACION DE EXPEDIENTES

Transcripción

1 I. INTRODUCCION GUIA DE SIMPLIFICACION DE EXPEDIENTES La presente Guía sobre el nuevo Decreto de Procedimiento Administrativo (Normas Generales de Actuación Administrativa) presenta recomendaciones seleccionadas que propenden a los objetivos siguientes: a) disminuir sustancialmente el número de expedientes, lo que reduce y agilita la tarea administrativa. b) acelerar y simplificar la tramitación en general. Los principios generales (art.3, Dto. 64O/973) del desarrollo de la actuación administrativa eran: - economía - celeridad y - eficacia, y ahora se han incluido otros, recogiendo los lineamientos establecidos por el art. 659 de la Ley de 28/dic/90, para la administración financiera: - imparcialidad - legalidad objetiva - impulsión de oficio - verdad material - informalismo en favor del administrado - flexibilidad, materialidad y ausencia de ritualismos - delegación material - debido procedimiento - contradicción - buena fe, lealtad y presunción de verdad salvo prueba en contrario - motivación de la decisión - gratuidad La experiencia indica que la aplicación real de estos principios y de las siguientes recomendaciones - muy simples - reducen y aceleran sustancialmente el trabajo administrativo. En resumen, permiten "trabajar menos y mejor" ya que "la desburocratización, es tarea de todos". La Dirección P.R.O.N.A.D.E. II. RESUMEN DE RECOMENDACIONES A. Formar expedientes sólo con aquello que lo justifique B. Generalizar el uso de formularios C. Utilización de sellos y fórmulas en las distintas etapas del trámite

2 D. Firma de asuntos en conjunto E. Eliminar pases innecesarios F. Precisión en la información G. Eliminar repeticiones H. Plazos I. Informalismo J. Impulsión del trámite K. Impulsión simultánea L. Remisión del expediente sólo en caso necesario M. Falso expediente N. Orden de la documentación O. Tiempo de conservación de los expedientes III. RECOMENDACIONES A. Formar EXPEDIENTES sólo con aquello que lo justifique. El expediente es una forma documental que corresponde a un conjunto de escritos o actuaciones administrativas que se van sucediendo y se compilan cronológicamente en un mismo asunto, desde la iniciación hasta la terminación del procedimiento. Aunque la realidad muestre lo contrario, el expediente debe ser una forma documental de excepción que sólo debe usarse cuando los procedimientos lo requieran, las reglamentaciones o las autoridades expresamente lo determinen, en casos de peticiones sujetas a controversias o por tratarse de asuntos o recursos cuya sustanciación y decisión exija ineludiblemente mantener reunidos todos los antecedentes. Es habitual que todos veamos formar expedientes con comunicados, invitaciones, documentos que se envían a efectos sólo informativos, etc. SE TRATA DE UN COSTOSO ERROR. Multiplique el lector el número de expedientes innecesarios por tiempo insumido, papel, etc. Y piense en un embotellamiento de tránsito pero no de autos, sino de expedientes El art. 36 establece que "no se formará expediente con aquellos documentos que por su naturaleza no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite. Especialmente quedan comprendidos en esta prohibición las cartas, las circulares y los memorandos. Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramiten exclusivamente a través de formularios." Una correcta aplicación de esta disposición evita la formación de numerosos expedientes y el trabajo consiguiente.

3 Ello permite limitar la sustanciación de expedientes a "aquellos asuntos que se documentan por escrito siempre que sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolverlo. Se iniciarán a instancia de persona interesada o por resolución administrativa, las que formarán cabeza del mismo."(art. 34, Dto. 500). Nótese que evitar formar expedientes con, digamos, el 30% de ellos, permitirá un tratamiento ágil y expeditivo del restante 70%.. Sugerencia: fijar criterios claros con las personas autorizadas a "crear expedientes." B. Generalizar el uso de formularios. El estudio de los procedimientos o trámites administrativos permite definir las etapas necesarias para el cumplimiento de los mismos, así como las distintas alternativas de información que debe incluirse por cada una de las unidades intervinientes. Ello posibilita el diseño de formularios que contemplen dichas necesidades y que ayuden, no sólo a direccionar el trámite del asunto, sino también a plantear las posibles respuestas que se deben dar a la temática y, muchas veces, permite bajar el nivel de decisión, acelerando y simplificando el trámite. De igual forma un formulario es una herramienta útil a la delegación de la toma de decisiones, ya que permite establecer el nivel jerárquico más adecuado en que se deben resolver las cuestiones tratadas en un asunto. El art. 39 del Dto. 500 dispone "En los procedimientos administrativos reiterativos se procurará el uso de formularios, los que deberán ser aprobados por el jerarca correspondiente para su puesta en práctica, previa determinación de la necesidad de su existencia, de la congruencia de los datos que el formulario contiene en relación al procedimiento al que sirve, de su vinculación con otros formularios en uso y de la evaluación del diseño, formato y calidad propuestos para su confección. El art. 40 del Dto. 500 establece " Especialmente se emplearán formularios para: a) las gestiones de los funcionarios y la formulación de las documentaciones técnicas o administrativas rutinarias (licencias, solicitud de materiales, partes de personal, control de vehículos, control de documentos, informes de avance de obras, etc.); b) las gestiones de los particulares relativas a prestaciones de servicios, cumplimiento de exigencias legales o reglamentarias (certificaciones, inscripciones, etc.), permisos, autorizaciones y otros actos de trámite directo o inmediato entre las dependencias competentes y los administrados." Asimismo el art. 42 del Dto. 500 dispone "Los formularios no requerirán carta o memorando de presentación ni expediente para su tramitación. Se tramitarán directamente entre la persona o entidad interesada y la dependencia competente para actuar o proveer. Las unidades de administración documental no mantendrán registro de los formularios correspondientes a trámites que se sustancien ante una misma unidad administrativa." La aplicación de los arts. 39, 40 y 42 antes mencionados permitirá, en un porcentaje importante, el cambio de los expedientes por una nueva forma documental. Con estas

4 medidas se puede: eliminar: los pasos innecesarios del trámite; los errores en el envío de documentos a unidades que no corresponde. facilitar: el aporte de información necesaria para la toma de decisiones; la delegación de atribuciones, el tránsito de documentación. ahorrar: en papeleo inconducente; en horas-hombre de trabajo de elaboración para hechos que ya fueron pensados en reiteradas oportunidades. Sugerencia: En una primera etapa, analizar la posibilidad de sustituir los cinco tipos de expedientes más repetitivos por formularios. Nota: Es muy promisoria la experiencia de "Sistemas Expertos" que impulsa la Contaduría General de la Nación y tiene gran futuro. Consiste en el diseño de software con los procedimientos administrativos más utilizados que a través de distintas opciones guían las decisiones que deben tomarse para la resolución de un asunto. C. Utilización de sellos y fórmulas en las distintas etapas de trámite El art. 45 del Dto. 500 establece que "el papel que se utilice en las actuaciones administrativas podrá lucir impresos que faciliten la misma y permitan un mejor aprovechamiento del papel, tales como: la identificación de la repartición, renglones, rayas, títulos, fórmulas, textos y números según lo disponga el respectivo jerarca." La utilización de sellos para la impresión de fórmulas de utilización reiterada en distintos trámites facilita la labor administrativa y permite el ahorro de papel y horas-funcionario. Sugerencia: Analizar la posibilidad de uso de sellos para la impresión de textos en los trámites de rutina y fomentar su uso. D. Firma de asuntos en conjunto. La resolución de asuntos a través de expedientes trae aparejado, en muchos casos, carencias en las decisiones que se toman. Se hace dificultoso el intercambio fluido de datos, la negociación y por tanto el arribo a soluciones más aplicables. Esta realidad ha propiciado como práctica habitual desde hace más de 10 años, formar comisiones que estudien, resuelvan e informen en conjunto sobre situaciones que involucran más de una repartición ya sea dentro del propio organismo o con otros organismos, y tienen carácter repetitivo. Ejemplo de ello lo constituyen la Comisión de Reestructuras o la Comisión de Adecuaciones de Sueldos de los funcionarios redistribuidos, donde firman en conjunto Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contaduría General de la Nación, a nivel técnico y a nivel jerárquico. Igual práctica, de reconocida eficiencia, podría realizarse en muchos otros temas, muy reiterativos, de la administración que involucran varios organismos o también con temas internos de un organismo que involucran más de una unidad. Con esta medida se podrá lograr: - Mayor celeridad en el trámite

5 - Eliminación de pasos de consultas y aclaraciones que pueden ser resueltos en un intercambio personal. - Arribo a soluciones mas ACERTADAS a los problemas. Sugerencia: en una primera etapa, identificar cinco trámites reiterativos que pasan siempre por las mismas oficinas (internas o externas) y probar de hacer informes conjuntos. E. Eliminar pases innecesarios. La revisión de los expedientes, en general, nos muestra la registración de innumerables pases, muchas veces dentro de una misma unidad, que no aportan información a la decisión de esa gestión. Es de práctica que con el ánimo de salvar responsabilidades sobre pérdidas de documentos o tiempos de retención de los mismos se registren los recibos y entregas en el propio documento. Deberían eliminarse las providencias que no aportan información al asunto y son de mero control interno o, en su caso, firmar la misma providencia las distintas personas de distintas oficinas. Con esta medida se lograría: - eliminar tiempos improductivos en el trámite - reducir el costo en horas-hombre de dactilografiado. - mejor utilización del papel. - redactar un sólo informe por cada unidad interviniente, que puede ser refrendado con más de una firma (Director y Asesor, por ejemplo). - mayor claridad para la interpretación del asunto. Sugerencia: - ser muy remisos a efectuar pases innecesarios. - controlar periódicamente la pertinencia de los pases. F. Precisión en la información. Si bien el artículo 32 del Dto. 640/73 ya facultaba a los técnicos a devolver sin informe todo expediente en el que no se señalara con precisión y claridad el punto sobre el que se solicita opinión, ello en la práctica rara vez se hace. En muchos casos llegan a las distintas reparticiones del Estado, expedientes donde se pide en forma poco clara pronunciamiento sobre algún aspecto del asunto. En esas condiciones de información, se suceden informes que, a veces, poco tienen que ver con la gestión por el sólo hecho de "cumplir" con el trámite dispuesto. El art. 66 del Dto. 500, recoge totalmente el texto del artículo mencionado, considerando que el propósito del mismo colabora con la agilidad de los trámites disponiéndose pases únicamente a aquellas unidades que deban aportar información necesaria para la decisión que se deba tomar. Exigir el cumplimiento de esta disposición dará como resultado: - informes que respondan a las necesidades de la gestión. - eliminación de trámites sin razón de ser, que se realizan por rutina y no aportan al asunto. Sugerencia: no pedir informes imprecisos, los que suelen ser innecesarios en algunos casos. G. Eliminar repeticiones.

6 Es casi norma de uso común que los funcionarios que elevan solicitudes, proyectos o producen informes o dictámenes repitan textos de informes anteriores de ese expediente o extracten el contenido de los mismos y lo incluyan en su propio informe. Ello trae como consecuencia informes largos, reiterativos, a veces con muy poco contenido nuevo a lo ya dicho. El articulo 69 del dto. 500 dispone que "todo funcionario, cuando eleve solicitudes, proyectos, o produzca informes, dictámenes, etc. fundamentará su opinión en forma sucinta. Procurará en lo posible no incorporar a su texto el extracto de las actuaciones anteriores, ni reiterar datos, pero hará referencia a todo antecedente que permita ilustrar para su mejor resolución". La aplicación de lo dispuesto traería como resultado: - validar el criterio de la calidad de la información antes que la cantidad. - eliminar informes "alargados". - ahorro de tiempo para quien produce el informe y para quien lo debe leer y decidir a posteriori. Sugerencia: aplicar la disposición vigente del art.69 del Dto H. Plazos El decreto 500 establece plazos máximos para: - la instrucción total del asunto en 30 días a contar del día siguiente a la fecha en que se formuló la petición.(ley , de 7 de diciembre de 1961,art. 406; Ley de 14 de marzo de 1973, art.676; Ley , de 22 de junio de 1987,art.11.),(art.58). - dictámenes o informaciones por técnicos y asesores en 5 días que podrán ser extendidos hasta 5 días más con la constancia fundada en el expediente, del funcionario consultado. Cuando la complejidad del asunto lo justifique, el funcionario asesor podrá solicitar ante su superior una nueva prórroga, estándose a lo que éste resuelva,(art.59) - las providencias de trámite en 3 días (art. 114). - las vistas de los interesados en 10 días, que podrán ser prorrogados a solicitud del interesado para el diligenciamiento de pruebas complementarias dentro del plazo de 5 días, (art. 75). - permanencia del trámite paralizado, 30 días, (art.88). Los plazos se contarán siempre a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate (art. 111). a) Control interno La realidad de nuestra administración nos muestra que no siempre los plazos se cumplen. Deberían montarse mecanismos de control interno sobre la documentación que posibiliten detectar el "estacionamiento" de los expedientes cuando ellos se producen. Impedir que los expedientes "naveguen" durante mucho tiempo sin que nadie los reclame, debe ser función de la Mesa de Administración Documental, o quien haga sus veces, oficiando de "timón" para toda la documentación que se tramite. b) Ampliación de plazos.

7 Como se ha dicho en el punto anterior, no existe, en general, control interno sobre los documentos; por tanto un funcionario retiene un expediente más de lo autorizado y nadie lo nota. La ampliación del plazo establecido por el Dto. 500 sólo se refiere a técnicos y asesores que deban expedir dictámenes o informaciones, siempre que medie constancia fundada del funcionario consultado. En la práctica cualquier funcionario extiende el tiempo de retención del expediente aunque su cometido sólo sea dar trámites y mantienen los documentos los plazos máximos establecidos para informes técnicos. Los plazos máximos otorgados por el Dto. 500 son suficientes para cada situación; los "excesos" que se producen dan como resultado un trámite muy lento y altamente costoso para la Administración y para el usuario. Nótese, además, que no se trabaja menos por el hecho de demorar los expedientes sino que se trabaja exactamente lo mismo pero con una demora que perjudica al usuario. Sugerencia: Diseñar procedimientos de control que obliguen a cumplir los plazos estipulados por el Dto. 500 y aplicarlos con cierta periodicidad (control por excepción). I. Informalismo en favor del administrado El trámite administrativo común que se realiza en nuestra Administración Pública es excesivamente formalista. Ese formalismo acentúa la importancia del trámite por encima de la razón de la gestión y muchas veces ese respeto extremo a lo documentado perjudica la oportunidad de la decisión que se toma. El artículo 9º del decreto 500 dispone que en el procedimiento administrativo "... se aplicará el principio del informalismo en favor del administrado, siempre que se trate de la inobservancia de exigencias formales no esenciales y que puedan ser cumplidas posteriormente". Asimismo el artículo 28 dice que "... podrá prescindirse de la forma escrita, cuando corresponda, si mediare urgencia o imposibilidad de hecho. En el caso, sin embargo, deberá documentarse por escrito el acto en la primera oportunidad posterior en que sea posible, salvo que se trate de actos cuyos efectos se hayan agotado y respecto de los cuales la comprobación no tenga razonable justificación, caso en el cual la documentación no será necesaria". El artículo 29 posibilita que "...siempre que en un expediente se dicten órdenes verbales, el funcionario que la reciba deberá agregar en la etapa del trámite en que se encuentre, la anotación correspondiente, bajo su firma, mediante la fórmula "De mandato verbal de..."." El artículo 67 expresa que "... en cualquier etapa del procedimiento administrativo las oficinas técnicas donde se encuentre radicado el trámite podrán solicitar por cualquier medio idóneo la concurrencia de los directamente interesados en él, sus representantes o sucesores a cualquier título." Hemos subrayado en estos artículos, parcialmente transcriptos, aquellos términos que apuntan a lograr aplicar la informalidad en favor del administrado, ya sea mediante mecanismos que impriman mayor celeridad al trámite anteponiendo lo esencial frente a lo formal, o a través de otros que refuercen la vinculación más próxima del funcionario con el usuario. El pedido de concurrencia a las oficinas evita pasos tales como notificaciones, vistas

8 o pedidos de información que muchas veces la Administración solicita a terceros cuando el administrado está en condiciones de brindarlo. La oralidad en el trámite, el uso del teléfono, la prescindencia de la forma escrita cuando corresponde, son formas de eliminar obstáculos burocráticos que enlentecen y muchas veces no permiten que las decisiones se tomen con oportunidad, generando trabajo innecesario. Sugerencia: actuar con más informalidad y darle primacía a lo material sobre lo formal. J. Impulsión del trámite El conocimiento de la rutina, camino o procedimiento que debe recorrer un asunto para lograr toda la información que requiere una decisión, es la base que permite impulsar el trámite. Desconocer esa rutina trae aparejado carencias posteriores de información, trámites sin secuencias lógicas en la intervención de las diferentes unidades, perjuicios en el control interno, informes inconsistentes de unidades que no deberían intervenir, lentitud en el trámite total, pérdida de piezas documentales que siguen un rumbo equivocado, "burocratismo". El artículo 56 del Dto. 500 dispone que " La impulsión del procedimiento se realizará de oficio por los órganos intervinientes en su tramitación, a cuyos efectos la autoridad correspondiente practicará las diligencias y requerirá los informes y asesoramiento que correspondan..." En general en nuestra Administración no se ha asignado a una unidad específica el cometido de dar impulso a la tramitación. Muchas veces la tramitación se inicia en las Direcciones Generales, pero con esta función este nivel jerárquico se ve desbordado de expedientes diariamente. Se aduce la necesidad de conocer cuáles son los asuntos que ingresan diariamente. Este conocimiento se hace difícil de concretar, ya que ésta es una función más de las tantas que un Director General debe cumplir. De esta forma lo único que se logra es trasformar la Dirección General en una mesa reguladora de trámites. El art.60 dispone "Para dar al procedimiento la mayor rapidez, se acordarán en un solo acto todos los trámites que por su naturaleza admitan una impulsión simultánea,..." El art. 38 establece " El jerarca de cada dependencia o repartición fijará la secuencia de las unidades administrativas que habitualmente deban participar en la sustanciación de cada tipo o clase de expediente por razón de materia, con la que se elaborará la correspondiente hoja de tramitación. Dicha hoja será puesta por la unidad de administración documental como foja inicial del expediente, a continuación de la carátula y antes de toda actuación. La intervención de unidades o de órganos de asesoramiento no previstos originalmente en la mencionada hoja, será debidamente justificada por la unidad que la promueva." Esas mesas de administración documental enviarían una Relación Diaria de Asuntos Entrados a las Direcciones Generales que mantenga informadas a las mismas sobre los asuntos que se tramitan dentro del organismo.

9 Sugerencia: - definir las rutinas o procedimientos a seguir para cada tipo de expediente. - elaborar manuales de procedimientos. - definir mecanismos de control interno. - capacitar al personal. Se espera obtener: -mejor utilización del tiempo de la Dirección General u otros jerarcas en los asuntos importantes. -celeridad en el trámite. -control de los expedientes y los vencimientos establecidos según el Dto claridad en la responsabilidad por la función. K. Impulsión simultánea. Existen asuntos cuyo procedimiento constituye una rutina que siempre se repiten de la misma forma en cuanto a la intervención de las unidades o reparticiones que aportan información al mismo, lo cual puede estar sistematizado en un Manual de Trámites. Para esos casos resultaría muy conveniente acordar en un solo acto todos los trámites necesarios. Sobre este tema el Dto. 500 ha dispuesto en su art. 60 "Para dar al procedimiento la mayor rapidez, se acordarán en un solo acto todos los trámites que por su naturaleza admitan una impulsión simultánea, y se concentrarán en una misma audiencia todas las diligencias y medidas de prueba pertinentes." La disposición normativa, que es muy clara, pretende lograr con su aplicación celeridad en la tramitación, evitando "marchas" y "contramarchas" en el procedimiento. De respetarse lo dispuesto se lograría reducir en un alto porcentaje los tiempos que insumen los trámites rutinarios en numerosos expedientes. Sugerencia: efectuar la impulsión simultánea y sistematizar los procedimientos. L. Remisión del expediente sólo en caso necesario. Es común que en la actuación administrativa se envíe el expediente a otras unidades cada vez que se desea solicitar información o dictámenes acerca del tema que éste trata. Esta forma de proceder enlentece la actuación y, además, enlentece a los otros expedientes. El hecho de enviar un expediente genera registros y controles que tienen como única finalidad "cuidar" la pieza documental; estas solicitudes se van cumpliendo de a una por vez y la suma de tiempos improductivos resulta altamente perjudicial al trámite. El art. 63 del Dto. 500 dispone " El expediente sólo podrá remitirse a otros órganos o entes administrativos siempre que les corresponda dictaminar o lo requiera el correspondiente procedimiento especial. Todo pedido de datos o de información necesarios para sustanciar las actuaciones, se hará directamente a través de las formas de comunicación admitidas por el presente decreto". El art. 31 del Dto. 500 establece "Las comunicaciones escritas entre las distintas reparticiones de la Administración, se harán por medio del oficio, la circular, el memorando y la carta, sin perjuicio de lo dispuesto por el art "

10 El art. 32 del mismo decreto dispone "La documentación emergente de la transmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá, de por sí, documentación auténtica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original transmitido. El que voluntariamente transmitiere a distancia entre dependencias oficiales un texto del que resulte un documento infiel, incurrirá en los delitos previstos por los artículos 236 a 239 del Código Penal, según corresponda. (Ley de 25 de noviembre de 1988, arts. 129 y 130)". Asimismo el art. 33 dispone " En aplicación de lo dispuesto por el art. 14, la Administración propiciará el uso de soportes de información no convencionales, electrónicos, magnéticos, audiovisuales, etc. siempre que faciliten la gestión pública. El art. 14 establece "Es de interés público, para el mejor cumplimiento de los servicios, el intercambio permanente y directo de datos e información entre todas las unidades y reparticiones de la Administración Pública, sea cual fuere su naturaleza jurídica o posición institucional, a través de cualquier medio hábil de comunicación, sin más limitación que lo dispuesto en el artículo 80..." El art. 80 dispone que " Los documentos o piezas podrán ser calificados como secretos, confidenciales o reservados, de acuerdo con las normas legales o reglamentarias vigentes o a dictarse...." Todas estas disposiciones contenidas en el Dto. 500 pretenden lograr la utilización de la forma documental acorde con la importancia de la actuación que se realiza, hacer más ágil y más eficiente la gestión principalmente cuando se trata de asuntos que requieren información que proviene de distintas reparticiones, logrando las mismas en forma concomitante y no sucesivamente. Sugerencia: Cuando se requieran informes que no precisen tener presentes las actuaciones contenidas en dicho expediente, se solicitarán telefónicamente, mediante oficio, o por cualquier otro soporte de información que facilite la gestión pública. Proceder como indica la norma, lograría disminuir sensiblemente los tiempos totales en la sustanciación de los expedientes. OTRAS RECOMENDACIONES Además de estas recomendaciones que apuntan a la disminución del número de expedientes y a hacer más ágil y simple la tramitación, encontramos otros elementos que también importan dentro de la administración documental y que la práctica cotidiana nos muestra que se deben repensar a efectos de lograr mayor eficiencia. M. "Falso expediente". El art. 64 del Dto. 500 dispone que " Las unidades de administración documental una vez registradas y cursadas las actuaciones, no tendrán otra intervención, respecto a ellas, que la de consignar en los registros respectivos los pases entre unidades. El falso expediente que fue dispuesto en su oportunidad con el propósito de permitir recomponer un expediente, o parte del mismo, que se extraviara, en la práctica no fue reglamentado en qué casos correspondía formarlos. Existen organismos que crean falso expediente de todos los expedientes y de todas las actuaciones, sean de importancia o no para la resolución del asunto, mientras que otras oficinas no hacen falso de nada.

11 Hay organismos en los que se crea falso expediente aunque el asunto no sale nunca a organismos externos y conservan luego en el archivo el original y el falso, duplicando información, mal utilizando los espacios de archivos, complicando la administración documental. Consideramos que es más lógico guardar copia de los informes en las unidades que los producen y que no tenga ese archivo sólo la finalidad de restituir pérdidas de documentación sino que además, sea utilizada la copia como modelo, antecedente y guía para la actuación permanente de las unidades. Identificando los informes con el número único de expediente y teniendo registrados en la Mesa de Administración Documental los movimientos entre unidades que ha realizado ese asunto, se podrá recomponer en caso de extravío y servirá además a los intereses de información de cada repartición. Sugerencia: - Registrar los expedientes con un único número para todo el organismo. - Registrar los pases entre unidades. - Mantener copia de la actuación en la unidad que la produce. N. Orden de los documentos en el expediente No siempre los expedientes siguen la normativa existente sobre el orden en que deben ser dispuestos los documentos en una actuación administrativa. La misma presupone que en la lectura de una pieza documental se vayan integrando los conocimientos sobre el asunto que se trate en forma ordenada correlativa, según se suceden las actuaciones necesarias; asimismo separa los informes correspondientes al asunto de los documentos o antecedentes que se adjuntan y con esto último pretende lograr mayor claridad y comprensión del tema en estudio. El artículo 35 del decreto 500 dispone " Los expedientes se formarán siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que los integran, en forma sucesiva y por orden de fechas". " Cuando deba agregarse un escrito, con el que se adjuntan documentos, éstos precederán el escrito con el cual han sido presentados." (Art. 51). Hacer cumplir esta regulación también implica mayor celeridad en el estudio de un asunto, principalmente si se piensa en expedientes de más de 100 folios, donde el informante, muchas veces, pierde la correlación de las actuaciones previas por estar mal armado el documento. Sugerencia: Adiestrar al personal que realiza estas tareas para que se haga correctamente. O. Tiempo de conservación de los expedientes La situación actual en cuanto a la conservación de los documentos en la Administración Pública indica que es necesario definir los tiempos de conservación para los diferentes tipos de documentos para posibilitar la depuración de los archivos. La realidad nos muestra que se guardan indiscriminadamente todos los documentos, los importantes junto a los menos importantes; la conservación se hace en forma deficitaria, por carecer la mayoría de los organismos de espacios suficientes y adecuados y no contar con recursos que les permita utilizar otros soportes de

12 información más reducidos, menos riesgosos y de más rápido acceso a los datos. Esta situación planteada ha ocasionado pérdidas irrecuperables de información valiosa para la Administración, mientras que, por otro lado, se conservan documentos carentes de valor. Al respecto el art. 89 del Dto. 500 establece "Autorízase la copia fotográfica y microfilmada de los expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del Estado y demás Organismos Públicos, y la destrucción de los documentos originales, cuando ello sea indispensable, de conformidad con las normas reglamentarias vigentes o a dictarse. Dichas copias tendrán igual validez que los antecedentes originales a todos los efectos legales, siempre que fueren debidamente autenticadas por las Direcciones de las respectivas Oficinas. (Ley , de 14 de marzo de 1973, art.688)". Atender a la regulación del tiempo de conservación obligatorio de los documentos exige estudiar por cada organismo el tipo de documentación que se procesa para fijar los momentos en que la misma pueda ser destruida y, en caso necesario, modificar la normativa vigente. Luego de establecidos estos plazos deberían registrarse en el inicio de cada documento de modo que permanezcan archivados los tiempos predeterminados. De esta forma la depuración de los archivos se hace en forma automática conservándose aquellos documentos que por su valor deban ser necesariamente protegidos y mantenidos en el organismo. Se cree que con esta medida se podría reducir en hasta un 50% aproximado los documentos que actualmente se archivan, y se realizaría la depuración de los archivos que actualmente no se efectúa por no existir una norma reguladora. Sugerencia: definir plazos de conservación de la documentación. IV. RESUMEN En este Proyecto de Guía se han planteado algunos puntos que fueron regulados total o parcialmente por el Decreto 500 y que la experiencia y la opinión de funcionarios involucrados en esta temática de trabajo, nos muestra como factores que han incidido en la ineficiencia en los trámites de la actuación administrativa. Esta versión recoge las ideas planteadas en el Seminario-Taller realizado por PRO.NA.DE. en el mes de febrero de este año y que han significado aportes valiosos en el trabajo de modificación del Decreto 640/973. Como otras publicaciones elaboradas por PRO.NA.DE. ésta continúa siendo una versión que seguramente enriqueceremos con aquellas sugerencias que Ud. funcionario, que se ha interesado por el tema, y que quiere ser parte de la solución y no del problema, pueda aportarnos.