CAPITULO I Antecedentes y estructura organizacional de la empresa, Mobiliario y Servicios Industriales, S.A de C.V.

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1 CAPITULO I Antecedentes y estructura organizacional de la empresa, Mobiliario y Servicios Industriales, S.A de C.V. 16

2 CAPITULO I A continuación se presentaran los antecedentes y estructura organizacional de la empresa, Mobiliario y Servicios Industriales, S.A de C.V. En este primer capítulo hablaremos sobre los inicios de la empresa Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste, S.A de C.V, y como ha ido creciendo a través de los años. El objetivo de este capítulo es conocer los antecedentes de la empresa Mobiliario y Servicios Industriales S.A. de C.V.; asi mismo se presentara el organigrama de la empresa, describiendo las funciones básicas de cada elemento humano que lo integra. 1.1 Antecedentes de la empresa Mobiliario y Servicios Industriales S.A. de C.V. (MSIN) Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste es una empresa joven, que inicio operaciones en enero del 2000, formada por el señor Fausto Enrique Lujan Sainz. Esta empresa la crea el señor Fausto Enrique Lujan Sainz quien es comerciante aproximadamente 40 años, y es, al inicio de este siglo cuando de una manera formal se establece como empresario. Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste atiende el mercado regional, contemplando los Estados vecinos como Sinaloa y Baja California, y es así como se ha ido consolidando debido a la calidad en los productos y servicios que ofrece Surgimiento de MSIN En los años 70 s después de venir ya de una familia de trabajadores comerciantes, procedentes de Santa Ana, Sonora. Fausto Enrique Lujan traslada su residencia a la ciudad de Hermosillo, empezando a incursionar en los servicios industriales, operando solamente la venta y equipamiento de cocinas integrales, siendo este uno de los pocos negocios en su ámbito. Al iniciar sus ventas, la 17

3 empresa carecía de un nombre como tal, pues era conocida por el nombre del propietario. Después se dio a conocer con el nombre de Servicios Industriales acompañado de una imagen corporativa que se limitaba a una ventana; ya para ese entonces habían pasado algunos años, y fue poco a poco cuando se dio a conocer ya con mas variedad de productos y servicios, y no solamente limitando su oferta a cocinas integrales sino todo equipo requerido para darle los acabados desde una casa, edificio u hospitales El crecimiento MSIN En el año 2000 hasta la actualidad aquella empresa que en sus inicios solo manejaba cocinas industriales, ha tenido según su propietario Fausto Enrique Lujan Sainz-, buena aceptación en el mercado de la entidad y con proveedores tanto de México, Estados Unidos y Canada. Actualmente cuenta con más personal y en un futuro se contempla abrir una sucursal en alguna localidad del Estado de Sonora, según comento en la entrevista aplicada el Sr. Fausto Enrique Lujan, gerente de MSIN. Hoy en día la empresa oferta una gran variedad de productos en el marcado, entre ellos, equipamiento de hospitales, butacas, mamparas, sanitarias, puertas de seguridad, mobiliario de oficina y escolar, entre muchos otros servicios, sin dejar fuera que se cuenta con el personal técnicamente preparado para la instalación del producto que requiera el cliente. Y es así que iniciando este nuevo siglo se adopta el nombre de Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste S.A. de C.V. equipando proyectos de la industria de la construcción en el Estado de Sonora. Parte del desarrollo empresarial logrado por MSIN, esta fundamentado en la misión y visión que tiene como empresa comprometida con la calidad que ofrece a sus clientes en los servicios y productos que oferta. 18

4 Misión Proporcionar el mejor servicio y calidad en nuestros clientes usando siempre lo mejor de cada uno de nosotros para servirle mejor, ya sea en el servicio de instalación así como en nuestros productos, siempre innovando, y siendo los mejores en nuestro trabajo. Visión Ser líderes en ventas, en el mejor trato tanto con nuestros clientes como con nuestros compañeros de trabajo, y promover de la mejor manera nuestros productos Actualidad Haciendo un recorrido por los últimos años, la empresa MSIN se ha incorporado exitosamente al mercado de la industria sonorense y de la región, involucrándose y consolidando su trabajo en proyectos de gran impacto que le han permitido un crecimiento significativo. (Ver cuadro no. 2) PRINCIPALES PROYECTOS DESARROLLADOS ANUALMENTE Año Evento Inicia funciones como empresa Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste S.A. de C.V. Se equipo auditorio de SNTE con butacas, puertas de emergencia y mamparas. Se equipo central de autobuses en Nogales Sonora. Se instalo cocina industrial en Oxford importante proveedora de planta Ford en Hermosillo. Se equipo uno de los principales hospitales privados de la ciudad, el hospital Cima. En la Universidad de la Sierra se instalo el mobiliario que se utiliza para los alumnos y docentes en general siendo este de primera calidad 19

5 2005 CUADRO NO. 2 Se equipo el Hospital de la Mujer en Hermosillo, Sonora con la instalación de mamparas sanitarias, riel contra impacto y puertas de emergencia. De igual forma se equipo el Hospital General en Puerto Peñasco y Agua Prieta. Además, del equipamiento de mamparas sanitarias en Casa Hogar Unacari. Fuente: Jorge Sesma y Fausto Lujan. Elaborado por: Karla Sainz 1.2 Organigrama administrativo de trabajo de Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste, S.A de C.V. El organigrama que se presenta a continuación fue elaborado para los fines que este trabajo persigue y se ha definido bajo el conocimiento y consenso del Director General. De igual forma, la realización de la visión y misión de la empresa se fundamento en base a la revisión de algunos documentos de archivo de la empresa y aportaciones del director general, Lic. Jorge Sesma. Debido ha que MSIN es una empresa que innova sus productos día a día y se introduce en mercado muy competitivo que es el de la construcción, ofrece el mejor servicio para dar una mejor calidad al cliente y con ello estar en una mejora continua, sin dejar de lado el trato con los proveedores, que son una base fundamental para la buena calidad que se ofrece. 20

6 Dirección General Lic. Jorge Sesma Q. Gerencia Fausto Enrique Lujan Contador Pedro Monterubio Administración Francisco Gelain. Ventas Karla Sainz Ventas Irma Fierro Auxiliar y Asistente Zarina Grijalva Trabajadores Indirectos Figura # 1 Fuente: Jorge Sesma Q. Diseño: Karla Sainz Ross 21

7 Funciones: A continuación se explicaran algunas de las funciones básicas que se desarrollan en cada uno de los puestos y/o áreas de trabajo que se consideran en la figura anterior. Dirección General: aparece como el espacio administrativo de mayor rango dentro de la empresa, el ser la cabeza del organigrama representa la autoridad o jerarquía máxima o el área de mayor importancia; desde aquí se mantiene una estrecha relación y control del resto de las áreas; así como los contactos con clientes de mayor antigüedad, además de verificar y decidir si el trabajador indirecto realizo bien su labor. No olvidemos que la empresa en cuestión es pequeña y cuenta con un reducido numero de empleados. Gerencia: una de las principales actividades de esta área de trabajo es el tener contacto continuo con el área de ventas y su coordinación, además de supervisar que los negocios se concluyan de manera satisfactoria. La gerencia tiene contacto con el área administrativa ya que se encarga de verificar que estén al día los pagos con los proveedores. En un orden jerárquico, es el segundo puesto mas importante de la empresa. Ventas: Considerada como una de las áreas de mayor dinamismo dentro de la Organización; aquí se encargan de ofertar el producto y amarrar el mayor numero de operaciones de venta, utilizando diversos medios para atender y darle seguimiento al prospecto hasta lograr el cierre de venta. Se busca siempre de tratar con los clientes directamente, o bien utilizando herramientas como el internet o teléfono. Además en esta área se realizaran las cotizaciones y se verifican los diversos trabajos y/o instalaciones que se realicen, buscando la satisfacción del cliente al 100%. 22

8 Administración: como en toda área administrativa de cualquier empresa; es aquí donde se administra el recurso humano y financiero; registrando todas las entradas y salidas de recursos, e igualmente llevando todas las cuentas y que los pagos estén en orden. Auxiliar y asistente: es la encargada de cobrar los pagos de los clientes y de igual forma organizar junto con el administrador los pagos que existan y presentarle diariamente un informe de las entradas y salidas de dinero a la dirección general. Trabajadores indirectos: estos además de instalar los productos que oferta MSIN, en esta área de trabajo es necesario señalar que solamente es una persona la contratada por la empresa, misma que se encarga de hacer contrataciones temporales cuando se requiera mas personal para atender la demanda de instalaciones; siendo este mismo nuestro proveedor directo y exclusivo de la realización de productos en acero inoxidable. Dentro de los valores que conforman la empresa Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste S.A de C.V. se encuentran: - Calidad y Servicio: tener la mejor calidad dentro de la gran gama de productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes. - Imagen: posicionar en el cliente ser una empresa seria y responsable para abarcar y ampliar nuestra posición en el mercado. Sin duda, una de las áreas o departamentos medulares para el crecimiento de MSIN, es la que se ocupa de las ventas; de ahí la importancia y justificación para que el siguiente apartado se haga una consideración especial, pues en esta actividad se genera el trabajo y dinamismo de la empresa, considerando que aquí se tiene toda la información necesaria, tanto para el cliente como para el proveedor. 23

9 1.3 Surgimiento del Departamento de Ventas La idea de crear el departamento de ventas dentro de la empresa surgió principalmente porqué se necesitaba llevar un orden especifico sobre la búsqueda de prospectos para ofertarles el servicio e igualmente darle un seguimiento al cliente; debido a esto, este departamento es el que tiene contacto y responsabilidad con todo el personal en general con el fin de que se brinde un servicio de calidad. Este departamento fue creado en enero del 2000, debido a que la empresa registró un crecimiento acelerado y la cartera de clientes rebasaba la capacidad del dueño para ser atendida de manera personal; se pensó en la creación de esta área de trabajo para tan importante actividad; donde se trataría de manera directa con los proveedores y realizaría ventas al igual que cotizaciones de todas las solicitudes que los clientes desean. 1.4 Estructura del departamento de ventas y sus funciones. Objetivos 1.- Llevar un orden de ventas y clientes para que la realización de los pedidos sean más rápidos. 2.- Dar el mejor servicio a nuestros clientes ya que tratamos directamente con ellos. 2.- Proporcionar el mejor producto de calidad a nuestros clientes. 3.- Mantener vigentes a los clientes y no perder contacto con los proveedores. 4.- Dar a conocer en la brevedad posible los precios de las cotizaciones solicitadas para que de igual manera se tenga la eficiencia y el buen manejo del pedido. Para ello es necesario contar con la información suficiente a mano. 24

10 Enfocándonos solamente en el departamento de ventas este es el organigrama el cual se desprende del organigrama general de MSIN (Fig. #1). Gerente de ventas Fausto Enrique Lujan Ventas Karla Sainz Ventas Irma Fierro Trabajadores Indirectos Figura # 2 Funciones Gerente de ventas: Es el encargado de verificar las ventas que se están realizando en el departamento, y de igual forma verificar la estipulación de pago de cada venta y la realización adecuada de la instalación de productos. Funciones especificas de ventas: 1.- Cotizaciones 2.- Cartera de clientes en parte 3.- Contacto con los clientes y seguimiento 4.- Contacto con proveedores 5.- Chequeo de cotizaciones y licitaciones 6.- Funciones secretariales Estas funciones que se han contemplado para esta propuesta, están fundamentadas en las actividades que se van realizando diariamente, ante la inexistencia de un manual de puestos que las delimite. 25

11 Trabajadores Indirectos: 1.- Realización de productos en acero inoxidable 2.- Instalación de mercancía ya sea traída de proveedores o creada por la misma empresa Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste. 3.- Realizar las instalaciones dentro o fuera de la ciudad de Hermosillo, Sonora. Pensar en el área de ventas, involucra de manera natural e inmediata el resto de las áreas de trabajo. El crecimiento de MSIN, contempla una serie de variables que habrán de analizarse de manera detallada para la mejorar en su conjunto a esta organización empresarial. Sin embargo el interés de este trabajo parte del campo de la Comunicación y busca diagnosticar necesidades y debilidades que desde esta disciplina permitan implementar alguna serie de acciones estratégicas encaminadas al mejoramiento del clima laboral y por ende a la productividad de la organización. 1.5 La importancia de realizar el Diagnóstico de Comunicación Organizacional para la empresa Mobiliario y Servicios Industriales del Noroeste, desde el departamento de ventas. Dentro de las características de MSIN como empresa; destaca, según el diagnostico desarrollado en el siguiente capitulo: el poco recurso humano con el que cuenta para ofrecer sus servicios y también los insuficientes flujos de comunicación e información que se generan dentro de la organización y principalmente en el departamento de ventas. Pensar en establecer un buen proceso de comunicación permite asignar y delegar funciones especificas a quienes laboran en las distintas áreas de trabajo; posibilitando así el crecimiento y desarrollo de MSIN. 26

12 Contar con una comunicación eficiente dentro de una organización permite y promueve la participación, la integración y la convivencia entre los que ahí laboran. Para MSIN la carencia de estrategias en materia comunicativa al interior y exterior- genera lentitud en los procesos de trabajo. Diagnosticar estas fallas en los flujos de comunicación permitirá proponer algunas acciones planificadas y estructuradas que sin duda aportaran un significado muy especial en lograr una mayor productividad, competitividad y en alcanzar los objetivos de la organización. Para MSIN, como empresa, debe de considerar y entender la comunicación como un aliado estratégico -al interior y exterior -, que permitirá consolidar la cultura, el desarrollo del talento humano que da ocupa los diversos puestos de trabajo, así como el manejo de un flujo permanente de información. Para la realización del Capitulo II, se aplicaron algunas técnicas de la investigación social, que nos permitieron conocer una serie de variables (problemáticas detectadas y/o necesidades), donde destaca de manera recurrente la falta de una comunicación organización bien planificada. 27