Manual de Combinación de Correspondencia

Transcripción

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2 Manual de Combinación de Correspondencia La combinación de correspondencia le permite enviar correos personalizados, es decir, individualizar a cada persona quien reciba su . En Gmail es posible realizar esta acción por medio de una aplicación, la cual permite combinar correspondencia hasta 100 destinatarios diarios. Para utilizar la combinación de correspondencia, realice los siguientes pasos: 1. haz clic en el botón Aplicaciones y abra su sesión de Drive. DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 2

3 2. Presione el botón Nuevo. 3. Y en la lista desplegable haz clic en la opción Hojas de cálculo de Google. 2 3 DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 3

4 4. Para cambiar el nombre de la plantilla, haz doble clic donde dice: Hoja de cálculo sin título. 5. Escriba un nuevo título para la planilla de cálculo y presione el botón Aceptar. 6. Estructure su base de datos con la información de destinatarios para crear la combinación de correspondencia. NOTA: Si Ud. ya posee una base de datos en Excel, solo debe subirla a Drive y abrirla en una hoja de cálculo de Google DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 4

5 7. Una vez que se tenga preparada la base de datos, haz clic en Complementos. 8. En el submenú de Complementos haz clic en la opción Obtener complementos Se abrirá una ventana, y en el recuadro Buscar complementos escriba yet another mail merge y seleccione con la tecla Enter. 9 DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 5

6 10. Aparecerá una ventana con el complemento, y para poder instalar haga clic en el botón +Gratis. 11. Se le solicitará autorización, haz clic en el botón Aceptar y la instalación estará terminada DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 6

7 12. Para comprobar si quedo instalado de forma correcta, haz clic en Complementos (paso n 7) y debe aparecer el nombre de yet another mail merge. 13. Para poder crear el correo, vuelva a hacer clic en el botón Aplicaciones y seleccione Correo. 14. Ya en el correo, haz clic en el botón Redactar para escribir su mensaje. DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 7

8 15. Proceda a escribir su correspondencia, incorporando dentro de << >> la información de la base de datos creada en Drive (Hoja de cálculo de Google), como lo indica la siguiente imagen. Siga los siguientes pasos: a. Deje el campo Para en blanco. b. Escriba el Asunto (asunto de la correspondencia) c. Agregue el cuerpo del mensaje Una vez terminada el correo electrónico, verificar que en la parte inferior derecha aparezca guardado. Esto se realiza de forma automática en Gmail, dejando un respaldo en la carpeta borradores. a. b. c. DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 8

9 16. Una vez lista la correspondencia, debe ir a la hoja de cálculo de google (base de datos preparada anteriormente), haz clic en el botón Aplicaciones seleccionado la opción Drive. Dentro de Drive, se selecciona la base de datos haciendo doble clic sobre ella. 17. Una vez abierto el archivo, vaya a: Complementos -> Yet Another Mail Merge -> Iniciar combinación de s DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 9

10 18. Se le solicitará una columna de destinatario, este campo debe contener los de cada destinatario en nuestra base de datos, seleccione y haz clic en el botón Guardar. 19. Haz click en el botón Skip. NOTA: Solo puede enviar correspondencia a 100 destinatarios por día con la versión gratuita DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 10

11 20. Aparecerá la siguiente ventana solicitando borrador y nombre del emisor. a. En la sección Borrador seleccione el correo preparado anteriormente. b. En la sección Nombre del emisor, escriba el nombre, unidad o dependencia de quien envía la correspondencia. c. Haz clic en el botón enviar s. a. b. c. 21. Terminado el proceso de envío, verá la siguiente ventana de confirmación. Haz clic en el botón OK. DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 11

12 21. Automáticamente volverá a la base de datos utilizada, la cual tendrá un nuevo campo llamado Merge status, en la que aparecerá el estado del envío de cada destinatario, verificando su estado de despacho. 20 DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 12

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