FORMATO ESTUDIO PREVIO PARA SELECCIÓN PRIVADA Y PÚBLICA

Transcripción

1 OBJETO: CONTRATACIÓN DE LA PRESTACION DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA INTERNA Y EXTERNA DE LAS PERSONAS Y DE LOS BIENES DONDE FUNCIONA LA SEDE Y LOS PUNTOS DE ATENCION Y/O INFORMACION DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA A NIVEL NACIONAL, Y DE LOS DEMAS BIENES QUE SEAN REQUERIDOS. Bogotá, D.C., 29 de enero de 2009 DE: SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PARA: GERENCIA GENERAL I. ANTECEDENTES La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, de naturaleza especial, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Dentro del Plan de Desarrollo y en cumplimiento de su objeto, la misión de la Caja es contribuir al bienestar de sus afiliados, facilitando el acceso oportuno a soluciones de vivienda, mediante los 7 modelos de atención, a través de la efectiva administración de aportes, cesantías y, el otorgamiento de subsidios, con estándares de excelencia en todas sus actividades de acuerdo con el marco legal aplicable. Así mismo, la visión de la Institución, es que en el 2012 será reconocida como la empresa de carácter social sostenible financieramente, que mejora la calidad de vida de sus afiliados, mediante el oportuno otorgamiento de servicios, que aseguren la satisfacción de sus afiliados. PAG 1 DE 14

2 II. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía cuenta con las instalaciones de la Sede Principal en la ciudad de Bogotá y con Puntos de Atención a nivel nacional. Las instalaciones de la Entidad, por circunstancias de orden público y las constantes acciones de la delincuencia común, requieren del servicio de vigilancia privada como medio de protección para controlar y disminuir los riesgos y vulnerabilidades a las que se ven expuestas. Este servicio de vigilancia es el que se recomienda en los diferentes estudios e inspecciones de seguridad realizados a las instalaciones, elaborados entre otros, por la Policía Nacional, teniendo en cuenta que sus afiliados son miembros activos, retirados y pensionados de las Fuerzas Militares y de la Policia Nacional. Ahora bien, la Subgerencia Administrativa de la Entidad a través de Servicios Administrativos, es la responsable de la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada para la Sede Principal de la Caja, ubicada en la Carrera 54 No CAN de la ciudad de Bogotá D.C., y en los Puntos de Atención a nivel nacional, con la finalidad brindar protección a los funcionarios, contratistas, colaboradores, afiliados, clientes externos, visitantes y bienes de la entidad. De otra parte, es preciso indicar, que las instalaciones de la Sede Principal de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía ocupan prácticamente una manzana en el Complejo Administrativo Nacional CAN de la ciudad de Bogotá, con un área de (m2). Además de la población fija de alrededor de 150 funcionarios y 250 colaboradores, por tratarse de oficinas abiertas al público, es decir, nuestros afiliados, manejamos otra población variable de visitantes del orden de personas por día, teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la Ley 1305 de 2009, lo cual explica la necesidad de contar con el servicio de vigilancia y seguridad privada, contratada en la actualidad con la Empresa GUARDIANES. Así mismo, en la actualidad la Caja cuenta con seis (6) Puntos de Atención, ubicados en las ciudades de Cali, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga, Ibagué y Cartagena, respectivamente, puntos de atención que tienen una población fija de 20 personas, entre funcionarios y colaboradores, atendiendo en promedio de 100 a 150 personas diarias, requiriendo por lo tanto, para su normal funcionamiento el servicio de vigilancia y seguridad privada, para cada uno de los citados puntos de atención y los que se llegaren a crear. PAG 2 DE 14

3 La empresa de vigilancia privada contratada tiene bajo su responsabilidad la seguridad hacia el interior de la Sede Principal y sus Puntos de Atención y ejerce su control sobre los accesos y las salidas principales. En este orden de ideas y en razón a que la Caja actualmente no cuenta con el personal de planta ni vacantes, y dada la premura en el desarrollo de las tareas descritas anteriormente, se hace indispensable la contratacion de personas jurídicas para el servicio de vigilancia y seguridad para la Sede Principal de la Caja, ubicada en la Carrera 54 No CAN de la ciudad de Bogotá D.C., y en los Puntos de Atención a nivel nacional. III. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 1. Objeto.- SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA INTERNA Y EXTERNA DE LAS PERSONAS Y DE LOS BIENES DONDE FUNCIONA LA SEDE Y LOS PUNTOS DE ATENCION Y/O INFORMACION DE LA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA A NIVEL NACIONAL, Y DE LOS DEMAS BIENES QUE SEAN REQUERIDOS. 2. Especificaciones esenciales.- El contratista se obliga a prestar el servicio de vigilancia y seguridad para la Sede Principal de la Caja y sus Puntos de Atención a Nivel Nacional, así: SEDE UBICACIÓN DESCRIPCIÓN SERVICIO CANTIDAD DIAS GERENCIA GENERAL Escolta Masculino 12 HD L-V armado, con radio de GERENCIA GENERAL Escolta Masculino Motorizado 12 HD L-V armado, con radio de SUBGERENCIA Escolta Masculino Motorizado 12 HD L-V armado, con radio de COORDINADOR DE SEGURIDAD Vigilancia 12 HD L-V sin arma PAG 3 DE 14

4 SALA CAMARAS DE VIGILANCIA Vigilancia 12 HD L-V sin arma PORTERIA PEATONAL PORTERIA (RECEPCIONISTA) Vigilancia 12 HD L-V sin arma PORTERIA (APOYO) PORTERIA PEATONAL Y VEHICULAR Vigilancia 12 HD L-V con canino antiexplosivos, con radio de comunicaciones conectado en red ENTRADA RECORREDOR PRIMER PISO RECORREDOR PISOS EDIFICIO RECORREDOR SOTANO PAG 4 DE 14

5 CALI MEDELLÍN Vigilancia 12 HD L-V armado con dotación completa y radio de BARRANQUILLA Vigilancia 12 HD L-V armado con dotación completa y radio de BUCARAMANGA IBAGUÉ CARTAGENA BOGOTÁ 2 30 BOGOTÁ FLORENCIA PAG 5 DE 14

6 El personal deberá estar debidamente uniformado y dotado, de acuerdo con las normas vigentes de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Como mínimo dos personas del personal a suministrar, deberán contar con el nivel de seguridad cuatro (4); el resto del personal, deberá contar como mínimo con nivel de seguridad tres (3), es decir avanzado. Durante el plazo de ejecución del contrato, la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía se reserva el derecho de aumentar o disminuir el número de puestos de servicio y de excluir o incluir nuevas sedes, teniendo en cuenta las necesidades que en cuanto a la prestación de este servicio tenga la Entidad, previa información que en forma oportuna se le de a conocer al contratista por parte del supervisor del contrato. Suministrar para el servicio de escolta motorizado con motos de alto cilindraje y modelos recientes, debidamente uniformados. Suministrar para el servicio de acompañamiento vehículos tipo 4X4, de alto cilindraje y modelos recientes, debidamente uniformados. Suministrar detectores manuales de metales, para ser utilizados en los sitios de ingreso y salida del personal, tanto para la Sede Principal como en cada uno de los Puntos de Atención a nivel nacional. Suministrar espejos cóncavos para la revisión de los vehículos que ingresen a los parqueaderos en la Sede Principal. En el evento en que le sea solicitado por el supervisor del contrato, se deberá adelantar el diagnostico del Sistema de Circuito Cerrado de Televisión CCTV con que actualmente cuenta la Sede Principal de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, con el fin de entregar en la modalidad de arriendo un Sistema de Circuito Cerrado de Televisión CCTV adecuado y de tecnología de punta, para las instalaciones de la Sede Principal de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y sus Puntos de Atención a nivel nacional, para optimizar y mejorar la seguridad física y control de acceso a las diferentes dependencias de alto riesgo de seguridad, con el fin de cumplir con los planes y proyectos que ejecuta la Caja en el ejercicio de las funciones institucionales inherentes a su objeto y naturaleza. Presentar un Plan de Contingencia del servicio, en el cual se debe indicar que ninguno de los puestos de trabajo se descuidara, durante la prestación del servicio, para garantizar el nivel de seguridad de la Caja, y en las horas de almuerzo habrá personal disponible para efectuar los relevos correspondientes, con el fin de que PAG 6 DE 14

7 los titulares además, de tomar sus descansos y alimentos de manera decorosa, puedan tener acceso a descansos periódicos por la extensa jornada laboral. Adelantar una estrategia de seguridad, teniendo en cuenta los requerimientos mínimos de seguridad y calidad que debe atender LA CAJA, para el manejo de la información a través de los diferentes medios y canales utilizados para la distribución de los productos y servicios que ofrece a sus clientes y usuarios, de conformidad con el Plan de Continuidad del Negocio de la entidad y en concordancia con la Circular 052 de 2007 expedida por la Superfinanciera. Presentar un Plan de Seguridad para la Sede Principal de la Caja y los Puntos de Atención a nivel nacional dentro de los sesenta (60) días siguientes a la fecha del acta de iniciación del contrato, donde se recomienden las estrategias y medidas de seguridad que puedan ser adoptadas por la Caja, para minimizar los riesgos que puedan afectar a los funcionarios o los bienes de la Entidad. Realizar visitas de inspección dos (2) veces en la noche y dos (2) veces durante el día para los servicios requeridos en la Sede Principal de la Entidad. En los Puntos de Atención a nivel nacional, el contratista garantizará una visita de inspección como mínimo una vez a la semana, por cada una de las sedes donde se preste el servicio, registrándolas en la minuta del puesto. Adicional a lo anterior, deberá tenerse permanente contacto vía avantel o celular. (Se dejarán las constancias en una minuta de servicios, y en detalle, se registrarán las novedades que se presenten durante el mismo). Reemplazar en forma inmediata al personal que por incapacidad o cualquier circunstancia no se presente a laborar en la Caja. Presentar al supervisor del contrato, las hojas de vida del personal a utilizar en la ejecución del mismo, el cual deberá ser previamente autorizado. Informar al supervisor cualquier anomalía que se presente con el personal en el desarrollo de sus labores, con el fin de tomar las medidas necesarias. Acatar las órdenes durante el desarrollo del contrato que se le imparten por parte de la entidad, sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa. Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para la ejecución de este contrato. PAG 7 DE 14

8 Obrar con lealtad, respeto y buena fe en el desarrollo de este contrato, evitando dilaciones y entrabamientos. Cumplir con las normas, instrucciones y solicitudes de seguridad que imparta la Caja a través del supervisor del contrato. Tomar las precauciones necesarias para la seguridad del personal a su cargo. 3. El equipo mínimo requerido es el siguiente: En los servicios con arma, se deberá contar con un revólver para la prestación de cada servicio con 18 cartuchos para el mismo, con el correspondiente permiso para su porte o tenencia expedido por el Ministerio de Defensa Nacional, y según donde se ubique el puesto. Radios de comunicaciones con sus accesorios para todos los servicios requeridos en la ciudad de Bogotá. En los Puntos de Atención a nivel nacional el contratista deberá garantizar la entre el supervisor de la Caja, el Coordinador de seguridad y los puestos de servicio. Suministrar un celular en plan corporativo para cada uno de los escoltas y el supervisor del contrato, en aras de optimizar el servicio de constante. El contratista deberá contar en todos los servicios con una linterna manual recargable de por lo menos de velas y mantenerlas en perfectas condiciones durante todo el tiempo de ejecución del contrato. Suministrar los elementos de seguridad necesarios para el cabal cumplimiento del objeto contractual. 4. Aspectos Técnicos Adicionales Ponderables SERVICIOS ADICIONALES AGREGADOS PUNTOS Acompañamiento con vehículo, para comisión del servicio fuera de la ciudad de Bogotá (cuando sea requerido por parte del supervisor). - Este puntaje será asignado a la 15 PAG 8 DE 14

9 propuesta que presente el servicio adicional sin costo adicional para CAPROVIMPO. Mantenimiento preventivo y correctivo del Sistema de Circuito Cerrado de Televisión CCTV y del Arco detector de metales existente en la actualidad. - Este puntaje será asignado a la propuesta que presente el servicio adicional sin costo adicional para CAPROVIMPO. 15 TOTAL PUNTOS 30 IV. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que la CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA es una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, no se encuentra sujeta a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se rige por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad, tal como se desprende de lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 y del Manual Interno de Contratación de la CAJA. V. PRESUPUESTO ESTIMADO DEL CONTRATO A CELEBRAR Y FORMA DE PAGO Se estima que el valor del contrato a celebrar sería de NOVECIENTOS VEINTE MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL ($ oo), incluido impuestos de ley, teniendo en cuenta los siguientes servicios solicitados: SEDE UBICACIÓN DESCRIPCIÓN SERVICIO CANTIDAD DIAS GERENCIA GENERAL Escolta Masculino 12 HD L-V armado, con radio de GERENCIA GENERAL Escolta Masculino Motorizado 12 HD L-V armado, con radio de PAG 9 DE 14

10 SUBGERENCIA Escolta Masculino Motorizado 12 HD L-V armado, con radio de COORDINADOR DE SEGURIDAD Vigilancia 12 HD L-V sin arma SALA CAMARAS DE VIGILANCIA Vigilancia 12 HD L-V sin arma PORTERIA PEATONAL PORTERIA (RECEPCIONISTA) Vigilancia 12 HD L-V sin arma PORTERIA (APOYO) PORTERIA PEATONAL Y VEHICULAR Vigilancia 12 HD L-V con canino antiexplosivos, con radio de comunicaciones conectado en red ENTRADA RECORREDOR PRIMER PISO PAG 10 DE 14

11 RECORREDOR PISOS EDIFICIO RECORREDOR SOTANO CALI MEDELLÍN Vigilancia 12 HD L-V armado con dotación completa y radio de BARRANQUILLA Vigilancia 12 HD L-V armado con dotación completa y radio de BUCARAMANGA IBAGUÉ CARTAGENA BOGOTÁ 2 30 PAG 11 DE 14

12 BOGOTÁ FLORENCIA Para la estimación del contrato a celebrar, se tuvo en cuenta el valor que ha cancelado la Caja por este concepto en el último año y en los nuevos Puntos de Atención a nivel nacional. La Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía cancelará el valor del contrato en forma mensual, de acuerdo con los servicios prestados por parte del contratista, previa solicitud y aprobación por parte de la Caja. Todos los pagos se realizarán previa presentación en debida forma de los siguientes documentos: 1. Factura o documento equivalente. 2. Certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. 3. Fotocopia de los pagos a seguridad social en salud y pensión (para personas naturales) ó certificación suscrita por el Representante Legal y Contador o Revisor Fiscal (en caso de tener obligación) mediante la cual conste que la persona jurídica, se encuentra al día en el pago a la seguridad social integral (Salud, pensión, ARP) y aportes parafiscales, de conformidad con las normas vigentes. VI. TÉRMINO DEL CONTRATO Se debe tener en cuenta que estas actividades son de carácter permanente, sin embargo, teniendo en cuenta las disposiciones existentes sobre la materia, y con la finalidad de garantizar el servicio de vigilancia y seguridad, se recomienda que la contratación se realice, por lo menos, por el término de doce (12) meses. VII. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El servicio a contratar deberá ser ejecutado en las instalaciones de la Sede Principal de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía y en cada uno de los Puntos de Atención a nivel nacional, así: A. SEDE PAG 12 DE 14

13 1. Sede Principal de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, ubicada en la Carrera 54 No CAN en Bogotá, D.C. B. PUNTOS DE ATENCION 1. Punto de Atención CALI, ubicado en la Calle 5 No Barrio Tequendama. 2. Punto de Atención MEDELLIN, ubicado en la Carrera 43A No C.C. Almacentro Local Punto de Atención BARRANQUILLA, ubicado en la Carrera 51B No C.C. Bahia Local 10, 13 y Punto de Atención BUCARAMANGA, ubicado en la Carrera 34 No Barrio Cabecera. 5. Punto de Atención IBAGUE, ubicado en la Carrera 5 No C.C. La Quinta Local Punto de Información CARTAGENA, ubicado en la Carrera 2 No Barrio Bocagrande Local 3. NOTA: El servicio también se deberá prestar en los nuevos puntos que abra la entidad. VIII. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN PARA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 1. Verificación requisitos de carácter jurídico, financiero y técnico. La verificación de carácter jurídico y financiero se realizará de conformidad con lo establecido en los documentos de condiciones de participación. La verificación de carácter técnico se realizará sobre las especificaciones técnicas señaladas en el capítulo III del presente Estudio y en el documento de condiciones de participación. 2. Criterios de evaluación y ponderación PAG 13 DE 14

14 CRITERIO PONDERACION (%) CAPACIDAD FINANCIERA 10 % Razón corriente, Nivel de Endeudamiento Capital de trabajo, Capacidad Patrimonial 10 % CAPACIDAD COMERCIAL 60 % Experiencia, Seriedad y Cumplimiento 50 % Precio 10 % CAPACIDAD TÉCNICA 30% Servicios Adicionales Agregados 30 % 100 % IX. SUPERVISIÓN Se sugiere que la supervisión del contrato se realice por parte del Profesional Líder de Servicios Administrativos. X. PÓLIZAS Se recomienda que se solicite al contratista, constituir una póliza de garantía, expedida por una compañía de seguros o Entidad Bancaria legalmente autorizada para ello, con el fin de respaldar todas las obligaciones que surjan del contrato a celebrar, con los siguientes amparos: CUMPLIMIENTO: por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. CALIDAD DEL SERVICIO: por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Por un monto equivalente al 20 por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. ORIGINAL FIRMADO PAG 14 DE 14