Riesgos. Cómo mejorar el control y la negociación con entidades bancarias en las pymes

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1 Cómo mejorar el control y la negociación con entidades bancarias en las pymes 48 Estrategia Financiera Nº 287 Octubre 2011 l

2 [ La excesiva dependencia de las pymes de la información facilitada por sus bancos impide, entre otros, que estas puedan optimizar su rendimiento financiero y controlar, en último término, las comisiones acordadas. La solución pasa por una mayor automatización que permita a las pymes disponer del control directo de sus estados financieros y convierta a las entidades financieras en un proveedor más Natalia Pomar Ballestero Directora Financiera de Datisa El hecho de que, en los últimos años, los bancos otorguen cada vez menos créditos está causando descontento entre muchas pymes que atraviesan serias dificultades de financiación. Hoy es bien difícil encontrar a un empresario que se muestre abiertamente contento y feliz con su entidad financiera. Por el contrario, las pequeñas y medianas empresas se siguen apoyando en exceso en la información que les facilitan sus bancos para llevar a cabo su gestión y, por lo general, confían ciegamente en la corrección de la misma, en vez de empezar a controlar por ellos mismos sus estados financieros. Si el comentario anterior parece un ataque a la banca, nada más lejos de mi intención. Las empresas, simplemente, deberían tratar a las entidades financieras como a cualquier otro proveedor. Es hora de que las pymes tomen ejemplo de las grandes corporaciones y evolucionen en su relación con estos organismos, de un modelo basado en la confianza, hacia un modelo más profesional, en el que se establezcan los necesarios mecanismos de control y que permita evitar la dependencia de estas entidades, negociando mejores condiciones y verificando su aplicación. Pero profesionalizar la relación con los bancos en la pyme, con unos costes razonables, no resulta tan fácil como parece. Hace ya dos años, en un estudio realizado por la Comisión Europea entre entidades bancarias del Viejo Continente, se constataba que las entidades españolas cobraban comparativamente las mayores comisiones por sus servicios. Es más, el informe criticaba la opacidad y la falta de sencillez en todo lo relativo a las reglas sobre comisiones, muchas de las cuales eran objeto de negociación entre el cliente y su entidad, dificultando la comparación de las diferentes ofertas financieras y mermando la capacidad de decisión de los usuarios. Debido a ello, el control de bancos con lápiz y papel resulta harto difícil y se complica aún más teniendo en cuenta que hoy cada empresa trabaja por lo general con más de una entidad, incluso las organizaciones más pequeñas. La poca claridad de la información bancaria, unida al esfuerzo necesario para conocer a tiempo los saldos agregados, controlar las comisiones y prever los excedentes y las necesidades de financiación, hacen de este modo que cada vez sea más difícil que una compañía lleve a cabo esta gestión sin el apoyo de un programa informático avanzado. HACIA UNA MAYOR AUTOMATIZACIÓN Muchos veteranos de la profesión dicen que, en la tesorería, ya está todo inventado, y probablemente tienen razón. Cuando hablamos de metodologías, pero no cuando nos referimos a las nuevas tecnologías que las soportan. En los últimos años, las soluciones de gestión de la tesorería y contables han experimentado una importantísima evolución, permitiendo que los departamentos financieros mantengan y reduzcan su tamaño con un incremento exponencial en el número de transacciones comerciales y manejando cada vez más y mejor información para la toma de decisiones. Hoy, la evolución de estas herramientas está permitiendo que las pymes, a pesar de su menor capacidad de inversión, también puedan analizar mejor sus datos financieros, prever los saldos ociosos para la inversión y anticiparse a sus necesidades de Ficha Técnica AUTOR: Pomar Ballestero, Natalia. TÍTULO: con las entidades bancarias en las pymes LOCALIZADOR: RESUMEN: En la actualidad, un importante número de pymes atraviesa serios problemas de liquidez. A pesar de ello, muchas organizaciones siguen confiando ciegamente en la información que les proporciona su entidad bancaria y se apoyan en exceso en la misma para llevar a cabo su gestión. Para evitar esta dependencia y establecer un modelo de relación más profesional, las pymes necesitan el apoyo de las nuevas tecnologías. La utilidad de los programas de gestión bancaria variará de una empresa a otra, en función de múltiples factores. Pero al margen de esta consideración, hoy pocas empresas se atreverían a poner en duda el papel de dichas herramientas para la mejora de la liquidez y rentabilidad. DESCRIPTORES: Banca de empresa, nuevas tecnologías, tesorería. CONSULTE MÁS Artículos de esta temática en la web Nº 287 Octubre 2011 Estrategia Financiera l 49

3 Tabla 1. Ejemplo de sistema de gestión financiación, consiguiendo un control optimizado de sus recursos financieros o, lo que es lo mismo, mejorando su gestión para ganar más con la misma facturación. A continuación analizaremos algunas de las áreas específicas de la gestión con bancos, en las que estas nuevas tecnologías podrían resultarles especialmente útiles a las pymes. NEGOCIAR CON LOS DATOS EN LA MANO En la relación de las empresas con sus entidades bancarias existen dos áreas bien diferenciadas: la negociación de condiciones y el control de su cumplimiento. En la parte de la negociación, los modernos sistemas de gestión son capaces de aportar una información valiosísima que sitúa al banco y a la compañía en el mismo nivel. Dichas soluciones además, permiten manejar variables que podrían resultar útiles para la consecución de unas condiciones más ventajosas, ofreciendo la posibilidad de barajar un mayor número de alternativas. A modo de ejemplo, en la apertura de una nueva cuenta bancaria o en la contratación de cualquier producto financiero (préstamos, pólizas, líneas de descuento, etc.), estos sistemas aportan capacidades específicas para la evaluación de las condiciones ofrecidas por cada entidad y para la comparación entre las propuestas de distintas entidades. También facilitan la realización de simulaciones con datos de la compañía, pudiendo elegir la mejor opción en términos de intereses, comisiones, etc. (Tabla 1). Tanto en esta primera negociación de condiciones como en su renegociación, por otro lado, es habitual que la entidad se apoye en el conocido balance banco-empresa. Dicho balance refleja multitud de datos como los movimientos realizados por la organización, las comisiones que se le han cobrado, los créditos que tiene suscritos con la entidad, las cuentas remuneradas o el uso de las tarjetas asociadas y un largo etcétera de indicadores que el banco analiza para decidir si una organización le es rentable o no. Pero, estamos seguros de que estos datos son correctos? Podríamos aportar argumentos sólidos a nuestro favor? Los sistemas avanzados de gestión contable y tesorera, con sus capacidades para la gestión de entidades bancarias, permiten que la compañía obtenga fácilmente y con un sólo clic del ratón un amplio conjunto de informes sobre la actividad realizada por la organización por tipos de movimiento, el saldo medio de la empresa en una o en varias cuentas de la misma entidad, las operaciones realizadas a través de un banco, con su volumen total, por el número de transacciones global o desglosado por transferencias, pagos domiciliados, pagos con tarjetas y otras múltiples modalidades. Toda esta información no sólo permite controlar los argumentos aportados por nuestro banquero, sino también aportar otros adicionales que podríamos barajar a nuestro favor, ofreciendo una imagen de empresa profesional y solvente. 50 l Estrategia Financiera Nº 287 Octubre 2011

4 Gráfico 1. Posición con bancos Euros , , , , , , , ,00 0,00 30/06/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/2011 Fechas Banco A CC/ Banco B CC/ Con estas soluciones de última generación también se puede analizar otra variable de interés en la negociación, como, por ejemplo, el volumen de impuestos abonados a través de la entidad. La diferencia de fecha entre el pago a la entidad por la empresa y el momento en el que la misma necesita poner estos fondos a disposición de hacienda hace que este tipo de operaciones represente un interés especial para los bancos, algunos de los cuales directamente bonifican a los clientes que abonen sus impuestos a través de la entidad. Contar con un sistema de gestión de la tesorería avanzado también es algo útil en la solicitud de préstamos y en el control de descubiertos. Un conocimiento adecuado de las necesidades de financiación por cuenta, entidad y a nivel global ayudará a evitar los descubiertos por descuido, con las consiguientes penalizaciones y pago de intereses innecesarios. Este conocimiento también permitirá que la compañía busque financiación con suficiente antelación, sin tener que negociar con prisas ni aceptar unas condiciones poco ventajosas, por la necesidad (Gráfico 1). Según los últimos datos del Banco de España, el crédito concedido a familias y a empresas volvió a bajar el pasado mes de mayo, con una reducción en millones de euros frente al mes anterior y una caída del 0,87% en comparación interanual. En un entorno en el que es cada vez más difícil conseguir financiación, los modernos sistemas de gestión de la tesorería, además, permiten que las pymes adquieran un papel activo en la negociación, presentando una situación exacta de su tesorería a fecha valor, con previsiones de picos y de excedentes, dentro de un Business Plan más convincente. MÚLTIPLES MECANISMOS PARA EL CONTROL Pero la relación con el banco no se acaba con la negociación. Cada organización, además, necesita poner en marcha los mecanismos necesarios para controlar que su entidad o entidades bancarias estén cumpliendo con lo pactado en cuanto a intereses, comisiones, límites de riesgo, etc. Se trata de un proceso rutinario que, sin embargo, exigirá un importante esfuerzo diario si debemos verificar de forma manual las condiciones aplicadas a un importante número de operaciones de diferente tipo, para distintas cuentas bancarias, en diferentes entidades, etc. Cuando las desviaciones entre lo pactado y lo cobrado son importantes, las mismas son relativamente fáciles de detectar. No obstante, se trata de desviaciones mínimas y que resultan muy difíciles de apreciar sin una calculadora en la mano y, sin embargo, podrían tener un impacto importante en las cuentas de la empresa, en términos globales. Las quejas y reclamaciones por el cobro erróneo de comisiones, por otro lado, siempre son a instancia de la organización, donde la misma no sólo debe detectar el error, sino también desde cuándo se produce el mismo, con el fin de conseguir la correspondiente devolución por parte de su entidad bancaria. Las condiciones negociadas con estas entidades también tienen su caducidad. Al expirar su plazo o detectar el banco que la organización no cumple las condiciones pactadas para ofrecerle un determinado tipo de interés, la misma habitualmente modifica las comisiones e intereses aplicados sin un aviso previo a la organización. En estos casos, las compañías también deben estar alerta para detectar a tiempo el cambio o el error, realizar la correspondiente reclamación y abordar la renegociación de condiciones, si fuera necesario. Los sistemas de control de bancos aportan una ayuda importante en todos estos procesos de control, permitiendo que los mismos se lleven a cabo fácilmente, de forma segura y con un mínimo esfuerzo por parte de la organización. Dichos sistemas informáticos facilitan el control de intereses con bancos en ambos sentidos, tanto si tenemos saldo deudor como si tenemos saldo acreedor, los intereses a pagar de una póliza de crédito o aquellos que nos debe abonar la entidad, en el caso de las cuentas remuneradas, etc. El programa de tesorería también facilita el control de los documentos descontados, sean recibos por la norma 58 o pagarés, Nº 287 Octubre 2011 Estrategia Financiera l 51

5 Tabla 2. Ejemplo de saldos previstos verificando que este descuento se lleva a cabo de forma adecuada por la entidad. Otro elemento de valor en estas herramientas es el fácil control de las comisiones por operaciones individuales. Gracias al mismo, y al generar cada remesa, la compañía podrá conocer exactamente lo que le cobrará en comisiones una u otra entidad y realizar la remesa a través de la entidad con la que, por ejemplo, tiene negociadas comisiones por un porcentaje fijo o por el importe total de la remesa, en función de la rentabilidad. Apoyando el proceso con las correspondientes simulaciones y cálculo de comisiones a pagar por cada remesa, en función de la entidad. Con esto, no pretendemos que todas las comisiones aplicadas por los bancos sean erróneas ni que el error tenga que ser algo habitual, pero el mismo sí ocurre. Un caso que nos sucedió hace años y que analizamos a continuación ilustra tanto la importancia de realizar un control, como la infalibilidad que muchas compañías todavía atribuyen a los bancos. Una compañía de Barcelona, que acababa de comprar una solución de tesorería, introdujo en el programa los datos de sus pagarés llevados al descuento durante el último mes y afirmó que el aplicativo informático no funcionaba bien porque el resultado obtenido estaba casi un punto por debajo de lo que le estaba cobrando su banco. Después de realizar un ejemplo con la información de la organización y comprobar que el programa funcionaba bien, la compañía recalculó los intereses de todas sus remesas realizadas con la entidad bancaria en los últimos seis meses y recuperó todo el valor invertido en el programa de tesorería. LA SEGURIDAD DE PODER COBRAR Otro factor de importancia que los sistemas avanzados de tesorería permiten controlar con facilidad es el riesgo negociado con las entidades bancarias. El conocimiento y negociación de este valor permiten que la organización esté segura de que podrá cobrar, no sólo en los períodos de actividad normal, sino también en aquellos con picos de ventas, como por ejemplo las épocas de rebajas, en Navidades, etc., en las que se podría sobrepasar el riesgo marcado. Las capacidades de gestión de bancos permiten reflejar y controlar un riesgo individual por producto, dado que las entidades bancarias suelen manejar con sus clientes diferentes tipos de riesgo para cheques, pólizas de crédito, etc. El seguimiento automatizado, tanto del riesgo inicial como de su realización en función de los descuentos efectuados, hace que la compañía se pueda anticipar a casos excepcionales. Los programas de tesorería también facilitan el control de préstamos e inversiones. Estas soluciones permiten calcular fácilmente y conocer en cada momento los intereses cobrados y los pendientes de cobrar, además de realizar simulaciones con el TAE para ver cómo afectaría a la empresa un determinado cambio en su valor. El adecuado control de inversiones, como leasing, hipotecas, etc. no sólo permite asegurar que la entidad nos está cobrando el interés que corresponde, sino también que todos los pagos pendientes de realizar por la organización están previstos en su tesorería, para asegurar la provisión de fondos, evi- 52 l Estrategia Financiera Nº 287 Octubre 2011

6 tando trastornos y descubiertos puntuales, por la falta de previsión. CUADROS DE MANDO PARA EL CONTROL BANCARIO Para que la obtención de informes y los procesos de control de entidades bancarias puedan realizarse con la máxima facilidad y rapidez, los modernos sistemas tesoreros para pymes ofrecen una especie de consola o cuadro de mando que permite el manejo de todos estos parámetros. Se trata de un aplicativo específico en los sistemas de gestión en el que, previamente, cada compañía debe dar de alta y configurar las cuentas bancarias con las que va a trabajar, asociando cada una a su correspondiente cuenta contable y especificando si se trata de una cuenta de crédito o no, etc. Podríamos decir que el programa de tesorería representa una enorme caja negra que, una vez alimentada con los datos necesarios, nos permite predecir el futuro. Las facturas emitidas a clientes, con su valor y vencimiento y llevadas a las previsiones de cobro; las facturas de proveedores, llevadas a previsiones de pago; las inversiones y créditos adquiridos y los pagos periódicos previstos permiten obtener una información que, cruzada con las realizaciones de contabilidad, facilita la generación de un gráfico por períodos, con los correspondientes excedentes de tesorería y faltas de liquidez (Tabla 2). Dicho gráfico permitirá que cada compañía planifique adecuadamente sus políticas de inversión, en función de sus saldos ociosos, de su duración en el tiempo y lo atrevida o conservadora que sea la organización, para invertir en repos, pagarés, en letras remuneradas o en bolsa, etc. Las facilidades para la gestión de saldos unificados permiten que la previsión de estos excedentes de tesorería y de las carencias de liquidez se lleven a cabo por una entidad financiera concreta o en global. Se pueden asignar previsiones de cobro a cuentas bancarias concretas, con el fin de llevar el dinero donde más nos rentará y, a la vez, evitar los descubiertos y las correspondientes penalizaciones. Esta gestión también nos permitirá solicitar la financiación que se necesite con tiempo y en las mejores condiciones. De este modo, las nuevas tecnologías de gestión y de control bancario están claramente encaminadas a conseguir el sueño de cualquier tesorero, que es alcanzar el equilibrio en la gestión de los recursos financieros, o, dicho coloquialmente, que ni nos sobre, ni nos falte, obteniendo una máxima rentabilidad para la organización. LA CONCILIACIÓN BANCARIA, EN APOYO A LA PREVISIÓN El programa de tesorería representa una enorme caja negra que, una vez alimentada con los datos necesarios, nos permite predecir el futuro Pero la negociación de condiciones con las entidades financieras y el control de su cumplimiento no son las únicas áreas en las que los modernos sistemas de gestión de bancos pueden aportar valor. Otro aspecto clave de esta gestión automatizada es la conciliación bancaria por la norma 43, cuya principal ventaja para las compañías radica en la capacidad de unificar, con un mínimo esfuerzo, los movimientos de cobros y pagos registrados en las cuentas bancarias con nuestra contabilidad, a través del punteo automatizado. Se trata de un automatismo que quizás tenga poco sentido para una compañía con una única cuenta bancaria y que registre unos pocos movimientos al día. Su aplicación, sin embargo, se hace prácticamente imprescindible cuando hablamos de pymes con un considerable número de operaciones diarias y que trabajen de forma habitual con más de una entidad. Las herramientas de conciliación bancaria, por otro lado, son herramientas muy seguras que comparan el saldo en la entidad bancaria con el saldo contable punteado y avisan automáticamente al usuario de los desfases. De este modo, los errores, que normalmente son humanos, se pueden subsanar fácilmente. Con los programas de conciliación bancaria, el tesorero puede realizar la conciliación cuando lo necesite, definiendo su propio margen de error para agilizar su trabajo diario. Los movimientos del banco no contabilizados se pueden contabilizar automáticamente, después de la autorización requerida, con los correspondientes ahorros de tiempo y eliminación de las posibilidades de error. De este modo, se trata de una herramienta informática muy útil y segura, que permite detectar, desde desfases relativamente pequeños en la gestión bancaria (como podría ser, por ejemplo, un cheque ingresado de euros que el banco ha registrado como 452), hasta desfases importantes en la evolución de los cobros y pagos, que podrían colocar a la empresa en un serio aprieto. La conciliación bancaria por la norma 43 resulta provechosa para las pymes, que de esta forma pueden mantener más fácilmente al día su contabilidad. Pero también existen organizaciones, normalmente de un tamaño superior, en las cuales las tareas contables y de gestión tesorera no se están llevando a cabo por la misma persona y donde la principal preocupación del tesorero es si se han cumplido sus previsiones, y no la contabilidad. Para este tipo de Nº 287 Octubre 2011 Estrategia Financiera l 53

7 La utilidad de los programas de gestión bancaria variará en función de múltiples factores como son la complejidad de la gestión con entidades financieras organizaciones medianas, las soluciones de tesorería están evolucionando para ofrecer la conciliación de los apuntes bancarios precisamente con las previsiones de cobros y pagos empresariales, y no sólo con la contabilidad. CONCLUSIÓN Es difícil agotar las áreas en las que las capacidades informáticas para la gestión de bancos podrán aportar valor a la organización. Se trata de unas funcionalidades en continua evolución, dentro de los programas de tesorería, entre cuyas principales ventajas, a modo de resumen, podríamos destacar las siguientes: Disponer fácilmente de toda la información necesaria para la toma de decisiones y para optimizar el rendimiento financiero de los activos. Tener la garantía de que el banco o las entidades financieras con los que opera la empresa aplican correctamente las comisiones acordadas y la posibilidad de reclamar a tiempo, en caso de exista alguna incidencia. Elegir los productos financieros más rentables, en base a una adecuada comparación, así como mejorar la capacidad de negociación en la contratación de un amplio conjunto de productos financieros. Disponer de un conocimiento oportuno de las faltas y excedentes de tesorería en sus diferentes cuentas bancarias, con el fin de evitar descubiertos y el pago innecesario de comisiones. Contar con herramientas ágiles para evitar el conocimiento tardío del saldo agregado, facilitando información a tiempo sobre las necesidades de financiación y ayudando a comparar las distintas opciones para la obtención de las mejores condiciones. Aunque se trate de unas capacidades informáticas avanzadas, en su desarrollo se ha hecho un especial hincapié en su facilidad de uso e intuición, con el fin de impulsar su adopción. El uso de estos programas, por otro lado, se está democratizando cada vez más en el mercado español, impulsado tanto por la propia necesidad de las empresas de gestionar mejor sus recursos en un entorno económico adverso como por la aparición de soluciones especialmente pensadas para la cultura y capacidades de las pymes. La utilidad concreta de los programas de gestión bancaria variará de una empresa a otra, en función de múltiples factores como son la complejidad de su gestión con entidades financieras, su volumen de transacciones o su propia capacidad de sacarles un óptimo provecho a las nuevas tecnologías. Pero al margen de estas consideraciones, hoy son pocas las compañías que pondrían en duda el papel de estas herramientas como una alternativa seria para mejorar la liquidez y la rentabilidad. COMENTEESTEARTÍCULO En 54 l Estrategia Financiera Nº 287 Octubre 2011

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