POLÍTICA DE DONACIONES

Transcripción

1 1. Objeto. Establecer los procedimientos a seguir para lograr la vinculación de AngloGold Ashanti Colombia S.A. a proyectos comunitarios o institucionales en especie (materiales, elementos dados de baja, etc.) o en dinero, ya sean ejecutados por entidades públicas, o privadas o de la sociedad civil que propendan por el mejoramiento de la calidad de vida y/o el fortalecimiento Institucional. 2. Alcance: Este procedimiento debe aplicarse para el estudio y trámite de todas las solicitudes y eventuales donaciones y contribuciones que haga AngloGold Ashanti Colombia S.A., que no están enmarcados en las líneas de acción para la promoción de los derechos humanos en las zonas donde se realizan las actividades. 3. Generalidades: AngloGold Ashanti Colombia S.A. busca generar condiciones de sostenibilidad, crecimiento y riqueza para su negocio y todos los grupos de interés a través de acciones propias y de terceros que en línea con la política de Responsabilidad Social AngloGold Ashanti Colombia S.A. estén orientados a la promoción de los Derechos Humanos: Esta política deberá ser consultada y aplicada en su totalidad por todos los empleados, los contratistas y para toda donación y contribución con los recursos de AngloGold Ashanti Colombia S.A. 4. Procedimiento: a. Comité de Donaciones Con el fin de evaluar, aprobar o rechazar las solicitudes y/o proyectos seleccionados se crea el Comité de Donaciones. Este comité estará integrado por cuatro (4) funcionarios de AngloGold Ashanti Colombia S.A., elegidos por el presidente de la compañía y la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. El comité contara con una Secretaría Técnica a cargo de la Gerencia de Comunidades de AngloGold Ashanti Colombia. 1

2 El comité tendrá la responsabilidad de aprobar los montos y/o bienes de la donación, asegurando la coherencia con las políticas y con las estrategias y acciones de AngloGold Ashanti Colombia S.A. frente al relacionamiento con comunidades, gobierno y los diferentes grupos de interés. Todas las solicitudes deberán ser remitidas por las diferentes áreas o dependencias a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos para ser analizadas, y si es el caso para ser presentadas al Comité de Donaciones para que a su vez, de ser necesario, proceda a solicitar el diligenciamiento del formato (1) Perfil de Proyecto para donaciones. Anexo 1 b. Categorías En el presupuesto de la compañía siempre se contemplará el rubro de Donaciones como herramienta para poder vincularse a proyectos que le agregan valor a través de ayuda a la sostenibilidad de las operaciones, son complementarios a la estrategia del trabajo con las comunidades y grupos de interés, contribuyen al mejoramiento de la aceptación y/o incrementan el valor de AngloGold Ashanti Colombia S.A. a través de la reputación de la compañía. De acuerdo con la política de Responsabilidad Social de la compañía estas vinculaciones deben ser orientadas a la promoción de los Derechos Humanos en las siguientes categorías. i. Calidad de la Salud ii. Calidad de la Educación iii. Generación de Ingresos iv. Fortalecimiento de las Instituciones, Comunidades y de la Democracia v. Medio Ambiente vi. Bienestar Social vii. Investigación 2

3 Donación en dinero c. Procedimiento El equipo de Asuntos Corporativos identificará oportunidades que complementen y fortalezcan la estrategia de sostenibilidad en línea con la Política de Responsabilidad Social. Cualquier otra posibilidad de vinculación deberá ser estudiada por el equipo de Asuntos Corporativos y si es del caso posteriormente presentada al comité de Donaciones de AngloGold Ashanti Colombia. Las diferentes áreas enviarán a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos todas las solicitudes para su análisis. Las solicitudes que se reciban y no se enmarquen dentro de la política o intereses de la compañía deberán ser contestadas por escrito, igualmente se llevará el registro de las negativas para informar al comité de Donaciones. En los casos que las propuestas cumplan con los requisitos, según sea el caso, se puede hacer una verificación de la información, una visita al programa para constatar la seriedad de la institución, y de la pertinencia de la vinculación. De dicha verificación se enviará una carta a los interesados ya sea para negar o para comunicarles que será presentada al Comité de Donaciones de AngloGold Ashanti Colombia S.A. con la información de la solicitud, el formato de proyecto, y el resultado y recomendación de la verificación y visita. Se procederá a la presentación del Comité de Donaciones de AngloGold Ashanti Colombia S.A. Una vez realizado el comité, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos procederá a comunicarlo por carta firmada. 3

4 Para el respectivo desembolso la institución beneficiaria deberá presentar junto con la cuenta de cobro, la carta de aprobación firmada por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y el certificado de Donación debidamente diligenciado. Una vez realizada la entrega del aporte en dinero se firmará la respectiva acta de entrega en dos originales, en el formato aprobado para tal fin. AngloGold Ashanti Colombia S.A. se reserva el derecho de hacer visitas de verificación para asegurar el buen uso del aporte, al igual que hacer públicas estas donaciones y en consecuencia todas las Donaciones deberán ser conocidas al interior de AngloGold Ashanti Colombia S.A. y a la sociedad, como ejemplo de compromiso con el desarrollo de la región y del país. Para tal fin podrán haber eventos y se reportaran en los ejercicios de rendición de cuentas e informe de sostenibilidad los cuales reflejan el espíritu de transparencia. La entidad beneficiaría enviará un informe cualitativo y cuantitativo sobre el aporte entregado. Donación en especie: Los activos y bienes que por su obsolescencia en AngloGold Ashanti Colombia S.A. se pueden disponer para fortalecer programas y/o instituciones u organizaciones comunitarias que tienen la habilidad de convertir estas donaciones en activos útiles para el desarrollo de un programa que contribuya a la vida digna o el fortalecimiento de las instituciones. Todas las áreas y equipos de la compañía deben informar a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos de los activos obsoletos y materiales sobrantes para buscar un programa o institución para fortalecer. De acuerdo con las políticas y manuales de la compañía el equipo a cargo hará las gestiones para dar de baja dichos equipos o materiales. 4

5 Una vez legalizados las autorizaciones de los materiales o equipos, el equipo de Asuntos Corporativos buscará el programa más pertinente para fortalecerlo a través de este tipo de donaciones en especie. Se utilizará un formato de Solicitud de Materiales y equipos, el cual será presentado al Comité de Donaciones. Anexo 3 La entrega cumplirá con la carta enviada por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, la solicitud de materiales, la certificación de donaciones y la firma del acta de entrega. Anexo 2 AngloGold Ashanti Colombia S.A. se reserva el derecho de verificar el buen uso del material donado y de comunicar y por efectos de transparencia quedarán consignadas esas donaciones, con su respectivo valor. d. Responsables de Aplicación: Vicepresidencia de Asuntos Corporativos e. Anexos Formato de Perfil de Proyecto. Anexo 1 Acta de Entrega. Anexo 2 Formato solicitud de Materiales y equipos. Anexo 3 5

6 ANEXO 1 FORMATO GUÍA PERFIL DEL PROYECTOS COMUNITARIOS E INSTITUCIONALES PROYECTO: I INFORMACIÓN GENERAL Nombre del Proyecto: Localización: Depto: Municipio: Comunidad: Descripción del problema y/o necesidad: 6

7 II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Objetivos (Problema que se espera solucionar) Quién y de qué manera se beneficiarán DESCRIPCION TECNICA DEL PROYECTO: (Describa brevemente en qué consiste el proyecto): 7

8 Acciones a realizar (cronograma de actividades) Acción (Qué se va hacer) Fecha (Cuando) 8

9 Entidades que apoyarán el proyecto. Nombre de la Entidad. Monto del aporte. III. ENTIDAD RESPONSABLE DEL PROYECTO Nombre de la Organización o Entidad: 9

10 Personería Jurídica: Nit: Dirección: Teléfono: Municipio: Departamento: IV. PERSONA RESPONSABLE DEL PROYECTO Nombre del o los responsables de presentar el proyecto. Identificación.C.C. de: Dirección: Teléfono: Municipio: Departamento: Cargo administrativo: V. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN: Describa las inversiones que se necesitan, haciendo referencia sobre quién aportará cada uno de los rubros (Materiales, maquinaria, materia prima, mano de obra, etc.). 10

11 CONCEPTO APORTES PROPIOS ($) APORTE OTRAS INSTITUCIONES ($) APORTE OTRAS INSTITUCIONES ($) APORTE SOLICITADO ($) TOTAL ($) TOTAL $ $ $ $ NOTA: Favor anexar los diseños, planos y la cotización de los elementos y materiales a adquirir. C.C. de 11

12 Fecha de presentación: ANEXO 2 ACTA DE ENTREGA ANGLOGOLD ASHANTI como parte de su Política de Responsabilidad Social y de Relacionamiento con las comunidades del área de influencia donde desarrolla sus actividades exploratorias del proyecto XXXXXXXXXX, hace entrega formal, en acto público con la presencia de representantes de la comunidad de la vereda, así como autoridades del Municipio de voluntario de Inversión Social al señor Departamento de del aporte, identificado con la cédula de ciudadanía No. de, Presidente de la Junta de Acción Comunal de la vereda. A continuación se describe la relación de insumos o en dinero que recibe la comunidad de acuerdo con el proyecto de inversión social priorizado. Descripción de materiales e insumos:

13 El valor de los materiales e insumos corresponde al total de la inversión social voluntaria ofrecida a la comunidad por parte de AGA y que corresponde a la cuantía de $ valor en letras Con el fin de hacer una correcta ejecución del proyecto de inversión social, los beneficiarios y la comunidad asumen como compromisos:. Hacer los aportes necesarios en cuanto a mano de obra y/o actividades descritas en el proyecto y que corresponden al aporte de la comunidad. Ejecutar en un plazo de el proyecto de beneficio comunitario. En caso de no cumplir con el tiempo estipulado se deberá justificar el retraso y de no ser satisfactoria la explicación se debe hacer devolución de los materiales e insumos en las mismas condiciones en que fueron recibidos. AGA. llevará a cabo seguimiento a la ejecución del proyecto, a través de visitas y/o reportes de la Junta de Acción Comunal y de las autoridades Municipales. Se firma en a los días del mes de de ( ). ENTEGA: RECIBE: AGA JAC VEREDA / ALCALDE 13