Herramientas de Gestión

Transcripción

1 Herramientas de Gestión Cómo hacer un FODA? Qué es un FODA? Es una herramienta que nos ayuda a conocernos como organización y a plantearnos cómo estamos frente al ambiente donde nos desenvolvemos. Este es un diagnóstico que facilita la toma de decisiones. La palabra FODA viene de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Veamos cada una de las palabras que componen el FODA: Fortalezas: Aspectos internos que ayudan al logro de nuestros objetivos. Recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos con los que se cuenta, y habilidades de los miembros. Debilidades: Aspectos internos que nos dificultan el logro de nuestros objetivos. Falta de recursos (económicos, humanos, de infraestructura, etc ) o conocimientos y habilidades. Oportunidades: Aspectos del entorno que no hemos explotado y nos pueden facilitar el logro de nuestros objetivos. Cercanía al beneficiario, alianzas con organizaciones, facilidad para acceder a recursos. Amenazas: Aspectos externos que pueden poner en riesgo a nuestra organización. Inestabilidad de una fuente de ingresos externa, alguna noticia negativa relacionada con lo que hacemos, requerimientos legales a cumplir. Realizar un FODA es un ejercicio que se debe llevar a cabo con varios miembros de la organización, incluso es bueno incluir a los mismos beneficiarios, ya que es importante buscar diferentes perspectivas y puntos de vista. No es algo simple, se recomienda disponer de un buen tiempo (una mañana o tarde completa), y hacerlo con la intención de llegar a fondo en el análisis, sin ser autocomplacientes. Luego de hacer este diagnóstico, se recomienda plasmar los resultados en la acción, lo que puede ser a través de un nuevo proyecto. De esta forma es que se debe buscar: POTENCIAR las fortalezas APROVECHAR las oportunidades CORREGIR las debilidades MINIMIZAR O CUBRIRSE de las amenazas

2 A continuación se presenta un ejemplo donde se puede ver un análisis FODA y una posible acción a seguir a partir de éste. Ejemplo CLUB DEPORTIVO Fortalezas 10 años de Experiencia Alianza con la municipalidad Buena imagen Debilidades Oportunidades Interés de la sociedad por fomentar el deporte en la población Incluir nuevos deportes Marketing on line Amenazas Falta de personal Falta de seguridad en la sede Dificultad para conseguir fondos. Poco compañerismo entre los miembros del equipo de trabajo Gran cantidad de clubes deportivos que compiten por la búsqueda de financiamiento Aumento costo materiales Mala reputación de la gestión de clubes deportivos Ante este diagnóstico un posible paso a seguir podría ser un nuevo proyecto que busque aprovechar la experiencia del club y la relación con la municipalidad para hacer clases de un nuevo deporte, del cual exista menos oferta y de donde la municipalidad tenga profesores. Estos proyectos luego pueden ser planificados mediante una Carta Gantt y un presupuesto, aspectos que ser verán a continuación.

3 Cómo hacer una CARTA GANTT? Qué es una Carta Gantt? Es una herramienta de planificación de proyectos donde se representan las diferentes tareas con sus tiempos y personas responsables. Permite plasmar el Plan de Acción Permite ordenar las actividades Define el tiempo que nos tomará realizar cada una de ellas Define claramente las tareas asignadas a cada persona Muestra un panorama general Permite CONTROLAR permanentemente!!! Ejemplo: Carta Gantt para presentación del proyecto Taller de Yoga a Fondo Concursable Responsable del Plan General: Marzo Abril Mayo Junio Nombre Actividad Responsable Redacción del Proyecto Juan X X X X Diseño del Servicio Rosa X X X Cotización de materiales María X X Compra de materiales Juan X X Presentación del Proyecto Pedro X X X Difusión del Servicio Rosa X X X X X Prestación del Servicio Juan X X X X X Evaluación del proceso María X X Control de calidad Pedro X X Pasos para confeccionar una Carta Gantt: 1. Hacer una lista de las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto. 2. Determinar una fecha de inicio y de término de cada actividad 3. Determinar a un responsable a cada actividad que se haga. 4. Asignar un responsable del plan general (que velará porque cada uno cumpla sus tareas)

4 Cómo hacer un PRESUPUESTO? Qué es un presupuesto? Es una planificación del uso de recursos económicos a lo largo de un período definido de tiempo. Este se hace de forma previa a la ejecución de un proyecto y/o actividad. Es sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. En qué nos ayuda? Permite anticipar el estado de la caja, saber cuándo habrá dificultades y por tanto cuándo tomar alguna medida. Ayuda a determinar metas presupuestarias que sean comparables a través del tiempo. Permite coordinar las actividades con la obtención de dichas metas, evitando costos innecesarios y la mala utilización de recursos. Facilita la captación de financiamiento (ordena, se sabe cuánto se necesita conseguir). Este se divide en 2 partes: 1. Ingresos: Todos los dineros que entran a la organización, por ejemplo: subvenciones, donaciones, fondos concursables, pagos recibidos, etc. 2. Egresos: Todos los dineros que salen de la organización, por ejemplo: costos de materiales, honorarios, gastos fijos, arriendo, cuentas de servicios básicos, etc. Y luego se puede calcular el Margen: Ingresos Egresos. Para hacer un presupuesto es necesario hacerse 3 preguntas: 1. Qué quiero hacer? 2. Cuándo lo vamos hacer? 3. Cuánto me va a costar? Existen presupuestos semanales, mensuales, anuales. Pero siempre en un tiempo definido.

5 Ejemplo Qué quiero hacer? Categoría Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio TOTAL Ingresos Cuándo lo vamos hacer? INGRESOS Cuotas $ $ $ $ $ $ $ $ Donaciones 0 0 $ 320 $ 320 $ 320 $ 320 $ 680 $ Eventos 0 0 $ $ $ Total Ingresos $ $ $ $ $ $ $ $ Egresos Materiales 0 0 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 50 $ 250 EGRESOS Remuneraciones $ 800 $ 8000 $ $ $ $ $ $ Arriendo $ 300 $ 300 $ 300 $ 300 $ 300 $ 300 $ 300 $ Servicios Básicos $ 20 $ 50 $ 30 $ 20 $ 50 $ 20 $ 30 $ 220 Total Egresos $ $ $ $ $ $ $ $ Margen $ 80 $ 50 $ $ 350 $ 320 $ 850 $ 900 $ Cuánto me va a costar?