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1 INFORME NRO. DFOE-EC-IF DE ENERO, 2014 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS AUDITORÍA FINANCIERA EJECUTADA EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL EN RELACIÓN CON LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE ALGUNAS CUENTAS DEL BALANCE GENERAL Y DEL ESTADO DE RESULTADOS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO Página nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN... 1 Origen de la Auditoría... 1 Objetivo de la Auditoría... 1 Naturaleza y alcance de la Auditoría... 1 Aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría... 2 Generalidades acerca de la Auditoría... 2 Metodología aplicada... 3 Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría RESULTADOS... 4 Inconsistencias en el registro y control de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo... 4 Desactualización de la información registrada en el SIBINET... 4 Registro inoportuno en el SIBINET de las compras de activos realizadas durante el período... 8 Ausencia de inventario físico de activo fijo... 9 Inobservancia del proceso de recepción y registro de donaciones Inconsistencias en el proceso de plaqueo de activos Registro inadecuado en el SIBINET de la documentación sobre el proceso de adquisición de activos Debilidades en proceso de control y seguimiento de las multas interpuestas por infracciones a la legislación laboral Omisión en el suministro de información sobre multas a la Contabilidad Nacional Inconsistencias en las multas registradas en el Sistema de Inspección Laboral y Administración de Casos Ausencia de seguimiento de los arreglos de pago Inconsistencias en el registro, supervisión y comunicación de la información generada en el ámbito de las pensiones con cargo al presupuesto nacional Reporte incompleto e incorrecto a la Contabilidad y Tesorería Nacional sobre las sumas giradas de más por concepto de pensión en el período Carencia de un procedimiento adecuado para la supervisión de las planillas del Régimen del Magisterio Nacional Inconsistencias en las bases de datos de pensionados inactivos de los Regímenes Especiales y ausencia de boletas de exclusión Carencia de mecanismos de control sobre el proceso de elaboración y revisión de las boletas empleadas para solicitar el pago de resoluciones administrativas y sentencias... 23

3 3. CONCLUSIONES DISPOSICIONES Al PhD. Olman Segura Bonilla en su calidad de Ministro de Trabajo o a quien en su lugar ocupe el cargo 25 A la Licda. Hazel Calderón Jiménez en su calidad de Proveedora Institucional y al Lic. Geovanny Cerdas Montoya en su calidad de Coordinador de la Unidad de Control de Activos o a quienes en su lugar ocupen el cargo A la Licda. Hazel Calderón Jiménez en su calidad de Proveedora Institucional o a quien en su lugar ocupe el cargo Al Lic. Geovanny Cerdas Montoya en su calidad de Coordinador de la Unidad de Control de Activos o a quien en su lugar ocupe el cargo Al Lic. Rodrigo Acuña Montero en su calidad de Director Nacional e Inspector General del Trabajo o a quien en su lugar ocupe el cargo Al Lic. Héctor Acosta Jirón en su calidad de Director Nacional de Pensiones o a quien en su lugar ocupe el cargo Al Lic. Esteban Soto Ramírez en su calidad de Jefe del Departamento de Gestión de Pagos o a quien en su lugar ocupe el cargo A la Licda. Kattia Solano Solís en su calidad de Jefe del Departamento de Gestión de la información o a quien en su lugar ocupe el cargo CUADROS Cuadro nro.1 Funcionarios inactivos con bienes asignados.. 5 Cuadro nro.2 Funcionarios con 100 o más bienes asignados en el SIBINET Cuadro nro.3 Compras pendientes de registro... 8 Cuadro nro.4 Donaciones recibidas sin considerar el trámite estipulado en el Reglamento de Bienes Cuadro nro.5 Inconsistencias en los montos de las multas registradas en el SILAC 15 Cuadro nro.6 Arreglos de pago sin seguimiento.. 17 Cuadro nro.7 Diferencia entre el monto de sumas giradas de más por pensión registrado en los EE.FF y la información certificada a la CGR.. 19 Cuadro nro.8 Inconsistencias en la documentación de respaldo empleada para los registros de sumas giradas de más en pensión Cuadro nro.9 Inconsistencias en las fechas de exclusión registradas en el sistema de la DNP ANEXOS Anexo nro. 1 Observaciones al Borrador del Informe.. 30

4 INFORME NRO. DFOE-EC-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La Contraloría General de la República, llevó a cabo una auditoría financiera en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, con el fin de auditar el saldo de las cuentas de Balance: Propiedad, Planta y Equipo; Depreciación Acumulada; y de Resultados las correspondientes a Gastos por Remuneraciones; Servicios; Transferencias Corrientes; y Depreciación, incluidas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, para el período terminado al 31 de diciembre de Por qué es importante? Al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), se le asignan anualmente una cantidad significativa de recursos públicos por medio del Presupuesto Nacional para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, cuya ejecución contable se refleja en el Balance de Comprobación, el cual posteriormente es empleado por la Contabilidad Nacional como insumo para elaborar los Estados Financieros del Poder Ejecutivo. En este sentido, para el período 2012, dicho balance muestra un saldo de en los activos no corrientes netos y en los gastos, los cuales se revisaron en un 100% y un 91,5% respectivamente, en aras de procurar la transparencia y la toma de decisiones con base en cifras confiables. Qué encontramos? Una vez concluida la presente auditoría la Contraloría General encontró una serie de debilidades tales como: inconsistencias en la información registrada en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), tal es el caso de bienes asignados a exfuncionarios o personas que no los tienen bajo su custodia (de los activos del MTSS, el 75% está asignado únicamente a 15 funcionarios); compras, donaciones y bajas de activos pendientes de registrar, así como carencia de inventarios físicos y debilidades relacionadas con el proceso de plaqueo o identificación de activos. Por otra parte, se determinó que el monto pendiente de cobro por concepto de multas interpuestas por infracción a la legislación laboral, no ha sido comunicado por la Dirección Nacional e Inspección General del Trabajo, instancia del MTSS, a la Contabilidad Nacional, por lo cual no fue contemplado en los Estados Financieros. Asimismo, esa Dirección carece de un registro integrado de esas multas y de un seguimiento de los acuerdos de pago establecidos por los Juzgados de Trabajo, lo cual ha generado que se haya recuperado únicamente un 17,4% por concepto de dichas multas. Respecto a las pensiones con cargo al Presupuesto Nacional, el monto de sumas giradas de más por concepto de pensión reportado en los Estados Financieros difiere en de más en relación con

5 el monto certificado a esta Contraloría General en el desarrollo de esta auditoría, producto del suministro no oportuno por parte de la DNP a la Contabilidad Nacional, de los montos concernientes al último trimestre del año 2012, así como de errores en los saldos reportados. Adicionalmente, se identificaron debilidades en el proceso de revisión de planillas del Régimen del Magisterio Nacional, ya que la DNP no identificó oportunamente el pago de sumas improcedentes, además de inconsistencias en la base de datos de pensionados inactivos de los Regímenes Especiales y en las boletas de solicitud de pago de resoluciones administrativas y sentencias. Qué sigue? En razón de las debilidades detalladas, se giraron disposiciones al Ministro de Trabajo, Proveedora Institucional, Coordinador de la Unidad de Control de Activos, Director Nacional e Inspector General del Trabajo, Director Nacional de Pensiones y Jefe del Departamento de Gestión de Pagos, con el fin de que se instauren las medidas necesarias para subsanar la problemática expuesta en lo relativo a activo fijo, registro de multas y seguimiento de acuerdos de pago, sumas giradas de más en pensión y revisión de planillas de pensionados.

6 INFORME NRO. DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS AUDITORÍA FINANCIERA EJECUTADA EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL EN RELACIÓN CON LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE ALGUNAS CUENTAS DEL BALANCE GENERAL Y DEL ESTADO DE RESULTADOS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. En el marco para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 52 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), el cual establece la obligación de remitir un informe sobre el resultado contable del período a la Asamblea Legislativa, y en atención a las potestades incluidas en su Ley Orgánica; la Contraloría General de la República (CGR), ha considerado como parte de su Plan anual operativo, la realización de auditorías financieras en las instituciones públicas con mayor representación en el Balance General y el Estado de Resultados del Poder Ejecutivo, a fin de garantizar a los ciudadanos la transparencia y razonabilidad de la información contable presentada en los Estados Financieros. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.2. Auditar las cuentas de balance Propiedad Planta y Equipo; y Depreciación Acumulada; y las cuentas de resultados relativas a Gastos de Remuneraciones; Servicios; Transferencias Corrientes; y Depreciación, del ejercicio económico 2012, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.3. El estudio abarcó la revisión de la razonabilidad del saldo de las cuentas de balance Propiedad Planta y Equipo; y Depreciación Acumulada; así como de las cuentas de Gastos de Remuneraciones; Servicios; Transferencias Corrientes y Depreciación, relativas

7 2 al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), presentadas en el Balance General y en el Estado de Resultados del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico El examen contempló la ejecución de procedimientos, enfocados a la revisión de los registros efectuados de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara; para obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del MTSS relevantes en la emisión de información financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución Para la realización de este estudio se consideró lo estipulado en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Manual del Procedimiento de Auditoría de la Contraloría General de la República, los lineamientos establecidos en las Normas de auditoría emitidas por INTOSAI y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.6. En relación con la ejecución de la auditoría, se agradece a los funcionarios del MTSS por el suministro oportuno de la información solicitada para complementar los procedimientos desarrollados en cumplimiento de los objetivos de este estudio, así como por el apoyo logístico brindado al equipo de fiscalización. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.7. El MTSS es una institución pública creada a partir de la promulgación de la Ley N. 1860, del 21 de abril de 1955, con el objetivo de velar por la dirección, estudio y despacho de los asuntos relativos a trabajo y bienestar social, así como por el desarrollo, mejoramiento y aplicación de todas las leyes, decretos, acuerdos y resoluciones referentes a estas materias Para dar cumplimiento a estos fines, el Gobierno de la República le concede cada año, a través del Presupuesto Nacional, los recursos económicos para cubrir sus obligaciones administrativas y legales, asignándole para el año 2012 un presupuesto ajustado de , según lo establecido en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República (Ley N del 2 de diciembre de 2011) y sus modificaciones Con base en la ejecución de estos recursos, cuyo registro se realiza en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), la Contabilidad Nacional, ente rector del Subsistema de Contabilidad instituido en el artículo 90 de la LAFRPP, lleva

8 3 a cabo la generación del Balance de Comprobación del Ministerio, el cual es empleado para visualizar el resultado contable de la institución, así como para elaborar los Estados Financieros Consolidadas del Poder Ejecutivo En relación con lo anterior, para el período 2012, el MTSS presenta en su Balance de Comprobación, Activos No Corrientes por un monto de , Depreciación Acumulada por , y Gastos de Remuneraciones, Servicios, Transferencias Corrientes y Depreciación por la suma de , , y , respectivamente. Estas cuentas fueron consideradas en el desarrollo de este estudio de auditoría en razón de que representan, por un lado, el 100% de los activos; mientras a nivel de egresos corresponden al 91,5% del monto registrado En el ámbito normativo, el MTSS, así como los demás ministerios, se encuentra regulado por lo establecido en la LAFRPP, la cual indica que los entes custodios de fondos públicos se encuentran supeditados al cumplimiento de las directrices, circulares, suministro de información y demás ordenamientos generados por la Contabilidad Nacional Por otra parte, la responsabilidad sobre el registro, control y seguimiento de las transacciones financieras generadas, recae sobre la Administración quien debe procurar, además de lo indicado en el párrafo anterior, el acatamiento de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense. METODOLOGÍA APLICADA Para alcanzar los objetivos propuestos en el estudio se aplicaron técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tal como entrevistas, cuestionarios y análisis de los documentos que sustentan las transacciones de las cuentas seleccionadas; lo anterior en atención a la metodología establecida por el órgano contralor para efectuar fiscalizaciones Por su parte, el proceso de selección de las cuentas a revisar, fue llevado a cabo en función de la importancia relativa de los recursos asociados según el Balance de Comprobación del MTSS para el ejercicio económico 2012, así como del nivel de riesgo asociado. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA En reunión celebrada el 16 de diciembre de 2013, se comunicaron verbalmente los resultados del estudio a los siguientes funcionarios del MTSS: Licda. María Gabriela 1 Este saldo comprende la totalidad de las transferencias corrientes realizadas por el MTSS, así como las transferencias con cargo al título 231 Regímenes de Pensiones generadas por movimientos en las partidas Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, Pensiones de Hacienda y Poder Legislativo, Beneficio adicional a pensionados y Contribución patronal por concepto de Enfermedad y Maternidad.

9 4 Romero Valverde, Oficial Mayor y Directora Administrativa Financiera; Licda. Elizabeth Molina Soto, Subdirectora Nacional de Pensiones; Lic. Rodrigo Acuña Montero, Director Nacional e Inspector General de Trabajo; Licda. Rebeca Zamora Calderón, funcionaria de la Dirección Nacional e Inspección General de Trabajo, Licda. Hazel Calderón Jiménez, Proveedora Institucional; Licda. Damaris González Vega, funcionaria de Proveeduría Institucional; Lic. Geovanny Cerdas Moya, Coordinador de la Unidad de Control de Activos; M.B.A. Javier González Castro, Auditor Interno; y la Licda. Andrea Umaña Salazar, funcionaria de esa Auditoría El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha a la Licda. María Gabriela Romero Valverde, por medio del oficio N. DFOE-EC-0725, con el propósito de que se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Dichas observaciones fueron suministradas con el oficio N. DMT recibido por el órgano contralor el 19 de diciembre de 2013, mediante el cual básicamente se presentaron solicitudes de ampliación de los plazos y la reasignación de los responsables del cumplimiento de algunas de las disposiciones giradas (Ver anexo N. 1). 2. RESULTADOS INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO Y CONTROL DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Desactualización de la información registrada en el SIBINET 2.1. En cumplimiento del artículo 105 de la LAFRPP, el cual exige desarrollar un sistema informático para mantener el control de los bienes y el registro contable, en el año 2002 se puso en funcionamiento el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), software bajo la rectoría de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), empleado para registrar los movimientos que se realizan sobre los bienes públicos que tienen bajo su administración en las instituciones que conforman el Gobierno Central, mantener el registro de los bienes, brindar la información necesaria para realizar los inventarios físicos e informar al Ministerio de Hacienda sobre la variación en esta información Con la implementación de ese sistema, según los numerales 2 y 3 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en adelante Reglamento de Bienes, cada institución tiene la responsabilidad sobre el registro y actualización oportuna de la información de los bienes bajo su custodia, labor que, para el caso del 2 Manual de Usuario del Sistema Administración de Bienes SIBINET, 2012.

10 5 MTSS, recae en la Unidad de Control de Activos, instancia ubicada dentro de la Proveeduría Institucional Con base en lo anterior y a partir de la revisión efectuada se determinó que, al 31 de diciembre de 2012, el registro de los bienes del MTSS en el SIBINET carece de confiabilidad, al identificarse activos, por un costo de , asignados a personas que actualmente no laboran para la institución, tal como se ejemplifica en el siguiente detalle: Exfuncionario Cuadro nro. 1 Funcionarios inactivos con bienes asignados Al 31/12/2012 Condición Cantidad de bienes asignados Costo de los bienes asignados Fecha de cese 1 Inactivo /01/ Inactivo /08/ Inactivo /04/ Inactivo /12/ Inactivo /05/ Inactivo /09/ Inactivo /04/ Perm. sin goce , salario 01/06/2011 Fuente: Elaboración propia con base en los registros del SIBINET y la información otorgada por medio del oficio GCH Esta situación ha sido una constante en el MTSS, pues tal como se menciona en el oficio PI , del 3 de agosto de 2011, suscrito por la Proveedora Institucional al Director de Control y Supervisión de la DGABCA, el grado de desactualización en el cual se asumió el SIBINET en diciembre de 2010 involucraba responsables pensionados o cesados que nunca se eliminaron de la lista de empleados, abandono total del mantenimiento de inventario individual de cada funcionario del ministerio y errores en la inclusión de bienes nuevos o donados Por otra parte, existen personas a las cuales se les ha asignado bienes que no están bajo su custodia o control e incluso desconocen el momento a partir del cual se les designó como responsables de los activos; ejemplo de ello es lo enunciado a la Proveedora Institucional en el oficio MPI , del 19 de setiembre de 2013: Le adjunto con suma preocupación listado del registro de bienes en el SIBINET que aparecen por error bajo mi custodia. Primero que nada le informo que es hasta este momento cuando me entero formalmente de semejante error. Porque nunca

11 6 en todos mis años de laborar para esta noble institución se me notifico de esta cantidad exorbitante de bienes Esta carencia de control en cuanto a la determinación de los responsables ha generado que al 31 de diciembre de 2012, existieran 15 funcionarios con más de 100 bienes asignados en el SIBINET, lo cual evidentemente va en detrimento de una correcta gestión y control de los activos. Para ilustrar esta situación se presenta el siguiente cuadro: Cuadro nro. 2 Funcionarios con 100 o más bienes asignados en el SIBINET Al 31/12/2012 Funcionario Cantidad bienes asignados % Bienes respecto al total Valor de Compra de los bienes asignados , , , , , , , , , , , , , , , Total , Fuente: Elaboración propia con base en los registros del SIBINET Del cuadro anterior, se desprende que alrededor del 75% de todos los bienes administrados por el MTSS se encuentran asignados a 15 funcionarios, considerando que al 31 de diciembre de 2012, esa institución contabilizaba activos bajo su tutela Según lo indicado por la administración a la CGR por medio del oficio PI , del 10 de noviembre de 2013, esta situación se presenta por el arrastre de las Altas ingresadas, en donde se asigna como Responsable del Bien al fiscalizador de la Contratación en su momento; aunado a esto se ha dado la irregularidad de no actualizar las altas de funcionarios en el sistema, lo que conllevó a los encargados del puesto a asignarle incorrectamente los bienes en su mayoría, a los funcionarios más comunes dentro de un Pedido de Contratación ( )

12 Otro aspecto que refleja la desactualización del SIBINET se relaciona con el registro de las bajas, pues durante el período 2012, quedaron pendientes de exclusión licencias de software que ya habían sobrepasado su vida útil desde el año 2008, esto según lo indicado por el Jefe del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicación en el oficio DTIC , del 15 de noviembre de 2012, las cuales muestran un costo de y una depreciación acumulada de Situaciones como las expuestas, además de dar al traste con la confiabilidad y utilidad de la información para la toma de decisiones, dificulta la labor de la administración para sentar responsabilidades en caso de extravío o hurto de algún bien, pues la persona que utiliza un activo no es necesariamente la misma que lo tiene asignado bajo su responsabilidad; sin dejar de lado el incumplimiento de lo establecido en el Reglamento de Bienes, el cual en su artículo 2 Registro de bienes, menciona la responsabilidad contraída por la Unidad encargada de la administración de los activos institucionales de cada Ministerio y órganos adscritos, de mantener un registro actualizado del patrimonio de la entidad Asimismo, se contraviene el artículo 3 Sistema informático, de ese mismo cuerpo normativo, el cual establece: Las instituciones de la Administración Central estarán obligadas a utilizar los sistemas informáticos de administración y control de bienes diseñados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Todos los bienes deberán estar debidamente registrados y actualizados en el sistema informático Los hechos antes descritos se originaron desde hace varios períodos, cuando se dejó de lado la implementación de una cultura organizacional enfocada a una gestión eficiente de los activos, en donde existieran canales de comunicación asertivos entre los Jefes de los Programas Presupuestarios y la Unidad de Control de Activos en relación con los cambios en la asignación de bienes; aunado a la carencia de recurso humano, para registrar de manera oportuna la información en el SIBINET Considerando lo anterior y como parte de las acciones emprendidas por la Administración para subsanar los problemas en el registro de activos, el 16 de setiembre de 2013, el Ministro de Trabajo emitió el oficio DMT a través del cual oficializa los formularios a emplearse por los Jefes de Programa para informar, a la Unidad de Control de Activos, sobre la asignación y baja de activos a sus subalternos, dicha instrucción fue reiterada del 11 de noviembre de 2013 a través del oficio DMT , por medio del cual se les recuerda a los Jefes de Programa remitir los formularios de control de bienes de cada una de las dependencias a su cargo.

13 8 Registro inoportuno en el SIBINET de las compras de activos realizadas durante el período La Unidad de Control de Activos del MTSS registró inoportunamente en el SIBINET las compras de bienes realizadas en el período 2012, pues de los reflejados en el SIGAF como adquisiciones, al 31 de diciembre únicamente se habían ingresado en el sistema de bienes , lo cual representa un 5,15% del total, tal como se muestra a continuación: Cuadro nro. 3 Compras pendientes de registro Al 31/12/2012 Cuenta mayor Cuenta EQUIPO Y MOBILIARIO Compras registradas en SIGAF Compras registradas en SIBINET Saldo pendiente de compras por registrar en SIBINET EQUIPOS VARIOS EDIFICIOS TERRENOS MAQ.Y EQUIPO CONSTR. EQ. DE TRANSPORTE CONSTR.PRO EDIFICIO APLIC. INFORMÁTICAS Total * *Estas compras fueron registradas en el SIBINET en el transcurso del año Fuente: Conciliación de compras de enero a diciembre de 2012, elaborada por la Unidad de Control de Activos Esta situación, además de afectar la comparabilidad entre ambos sistemas, va en detrimento de un adecuado registro del gasto por depreciación y de la depreciación acumulada de los activos, pues la determinación de los montos a incluir en esas cuentas se realiza automáticamente en el SIBINET, a partir de los registros de bienes que mantiene su base de datos, por lo cual de existir cifras de compras pendientes, se genera una subvaluación de la depreciación, la cual para el período 2012 alcanzó la suma de

14 Respecto a la necesidad de realizar el registro oportuno de la Propiedad, planta y equipo, el Reglamento de Bienes en su artículo 2, Registro de bienes, anteriormente mencionado, indica la obligación de mantener actualizado el SIBINET incorporando todos los movimientos originados en materia de activos Adicionalmente, a nivel contable los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense establecen como parte de los aspectos fundamentales a considerar por las instituciones lo siguiente: 4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada. 10. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones Según la Administración el factor predominante para que se presenten este tipo de inconsistencias, es la carencia de recurso humano para atender todas las funciones encomendadas a la Unidad de Control de Activos, pues durante el año 2012 la responsabilidad del registro y control de todos los bienes ubicados bajo el título 212 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, recaía en una sola persona, situación que afecta la realización de este tipo de procedimientos Esta situación incluso es advertida por la DGABCA, a través del oficio DGABCA-CS , del 6 de junio de 2012: El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social administra actualmente más de doce mil bienes, tiene un único funcionario encargado del registro y actualización de bienes, el cual también tiene las funciones de Coordinador del Almacén Institucional, situación que indudablemente limita su accionar en detrimento del manejo adecuado de los bienes institucionales, así como en el registro y actualización de la información en el sistema SIBINET Sobre el particular, como parte de los esfuerzos realizados por la Administración para reforzar la gestión de bienes, se han nombrado recientemente a tres funcionarios en la Unidad de Control de Activos, instancia caracterizada anteriormente por ser unipersonal, con lo cual se pretende ir corrigiendo paulatinamente la problemática evidenciada. Ausencia de inventario físico de activo fijo El MTSS no ha realizado a lo largo de la historia la toma física para verificar la concordancia entre los bienes registrados en el SIBINET, información utilizada como base para realizar el registro de Propiedad, Planta y Equipo en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo; y los activos realmente existentes en la institución.

15 En relación con lo anterior, de la toma física realizada por la CGR a una muestra de activos, se logró verificar la existencia de un 31% de los bienes, situación que coincide con los inventarios selectivos realizados por la DGABCA en el 2011 y 2013, en donde se localizaron únicamente un 33% y 11% de los activos seleccionados Respecto a esta situación, los máximos jerarcas del MTSS han alegado la carencia de personal en la Unidad de Control de Activos para realizar esta labor, indicando que Es poco razonable emplear el poco personal que hay en bienes (solo un funcionario) en esto, ya que se abandonarían todas las demás labores que se deben desarrollar en administración de bienes Sobre la obligación de emprender la toma física de inventario, el Reglamento de Bienes establece: Artículo 9º Presentación de informe de inventario. Dentro de los primeros quince días del mes de enero de cada año, el responsable institucional de bienes del Ministerio o Institución Adscrita remitirá a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa el inventario general de los bienes nacionales que se encuentran bajo su administración. El informe de inventario debe incluir y coincidir con la información contenida en el sistema informático de administración de bienes En línea con lo anterior, las Normas de Control Interno para el Sector Público, estipulan: Verificaciones y conciliaciones periódicas. La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes Este tipo de omisiones van en detrimento de una adecuada presentación de la información financiera, pues no se cuentan con elementos suficientes para obtener certeza razonable sobre la exactitud de las cifras de activo fijo registradas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo. Inobservancia del proceso de recepción y registro de donaciones El MTSS recibió durante los años 2011 y 2012 donaciones sin considerar el trámite formalmente establecido en el artículo 19, Alta por donación u obsequio, del Reglamento de Bienes, el cual estipula los requisitos a cumplir para recibir bienes, obras o servicios a ese título. Seguidamente se presenta el detalle de esas donaciones: 3 Oficio DMT , del 18 de febrero de 2013.

16 11 Cuadro nro. 4 Donaciones recibidas sin considerar el trámite estipulado en el Reglamento de Bienes N. Donación Fecha Institución Benefactora Bienes donados abr may ago set-12 Organización Internacional del Trabajo Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo Organización Internacional del Trabajo Oficina Internacional para las Migraciones 7 Bibliotecas, 1 Mesa, 2 Sillas estacionarias, 1 Módulo para archivar 2 Impresoras, 1 Cámara Digital, 2 Computadoras portátiles, 1 UPS, 3 CPU, 3 Teclados, 3 Monitores, 3 Mouse. Vehículo Hyundai Tucson. 1 Pizarra acrílica, Persianas 3 Computadoras de escritorio, 1 Proyector 1 Pantalla. Vehículo Nissan Frontier. Fuente: Elaboración propia con base en la información suministrada en el oficio PI Al respecto, la Proveedora Institucional en el oficio PI , indica a la CGR: se ha hecho un esfuerzo muy grande por completar los documentos que componen estos procesos (donativos), esto partiendo del hecho que no se le comunico a la Proveeduría Institucional de la recepción de los mismos, por consiguiente ningún documento referente a ellos se trasladó hacia nuestras manos como fiscalizadores de cualquier situación o tema relacionado con activos Este tipo de prácticas, contravienen la recepción eficiente de las donaciones, pues como resultado de la omisión del procedimiento establecido en el Reglamento de Bienes, a la fecha, estos activos se encuentran pendientes de valuación y registro en el SIBINET, al no haberse completado la documentación correspondiente. Asimismo, para el caso de los dos vehículos detallados en el Cuadro N. 4, el MTSS aún se encuentra llevando a cabo procesos administrativos para finiquitar su exoneración e inscripción Con el fin de regular esta situación, la Proveedora Institucional ha emitido las Circulares PI , PI y PI , mediante las cuales les recuerda a los funcionarios el procedimiento a seguir para la recepción de las donaciones, no obstante, el acatamiento a estas instrucciones ha sido omiso.

17 12 Inconsistencias en el proceso de plaqueo de activos El proceso de asignación y colocación de placas en el MTSS presenta inconsistencias, por cuanto existen bienes a los cuales se les han otorgado números de identificación que no les corresponden, activos con más de una placa y otros sin ningún distintivo para determinar que son propiedad del Estado costarricense, lo cual puede dificultar su ubicación en caso de robo, hurto o extravío, e incluso va en detrimento del proceso para realizar la toma física de inventario Esta problemática se presenta principalmente por la carencia del debido cuidado al momento de verificar los registros de placas solicitadas en relación con los bienes a los cuales se les van a colocar, así como la falta de recurso humano y de transporte para desplazarse oportunamente a las oficinas regionales del MTSS, pues existen activos con un número de bien asignado en el SIBINET, pero que carecen físicamente de dicha identificación, debido a la dificultad enfrentada por el encargado de la Unidad de Control de Activos para trasladarse por el territorio nacional Ejemplo de lo descrito, es lo indicado por el anterior Coordinador de la Unidad de Control de Activos en su informe de fin de labores, MEMO , del 23 de enero de 2013: En el año 2012 se plaqueó la totalidad de los bienes entregados en almacén, quedando pendiente solamente el plaqueo de bienes entregados directamente en oficinas, como módulos, muebles grandes, y bienes comprados por caja chica. Por motivos de tiempo y falta de personal, las placas de estos bienes pendientes de plaqueo se inscribieron de una vez en SIBINET, y las mismas se encuentran adjuntas a la copia de cada factura de compra en el expediente de conciliación del Respecto a la necesidad de identificar los activos institucionales, el Reglamento de Bienes estipula: Artículo 1º Identificación de bienes. Todo bien que ingrese a la Administración deberá ser identificado por un sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta seguridad), en el que se indique el número de patrimonio asignado por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Registro inadecuado en el SIBINET de la documentación sobre el proceso de adquisición de activos Con base en la revisión efectuada, se determinaron registros incompletos en el SIBINET de algunas compras realizadas en el año 2011 y períodos anteriores, lo cual ha limitado a la Administración para identificar la documentación que ampara esas adquisiciones.

18 Respecto a esta temática, la Proveedora Institucional mediante oficio PI , del 17 de octubre del 2013, manifiesta la existencia de activos en los cuales los "números de patrimonio no registran ningún dato que nos dé el punto de partida para realizar la búsqueda de información que respalde los datos solicitados. Entre las inconsistencias de la altas en el SIBINET, no existe detalladas las celdas de Número de Pedido de Compra, ni Factura, por su parte hay de fechas de registros muy antiguas, lo que imposibilita el tipo de rastreo físico De acuerdo con la Norma de Control Interno para el Sector Público 5.4 Gestión documental, debe considerarse lo siguiente: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales La ausencia de un registro adecuado en los sistemas de información de los procesos adquisitivos desarrollados en la entidad, afecta la adecuada gestión institucional, en el tanto se dificulta la ubicación de la evidencia para respaldar las acciones emprendidas, así como de las consideraciones realizadas al momento de tomar decisiones referentes a la compra de bienes. DEBILIDADES EN PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS MULTAS INTERPUESTAS POR INFRACCIONES A LA LEGISLACIÓN LABORAL Omisión en el suministro de información sobre multas a la Contabilidad Nacional La Dirección Nacional e Inspección General del Trabajo (DNI), es la instancia del MTSS encargada entre otras funciones de velar porque se cumplan y respeten las disposiciones contenidas en la Constitución Política, los tratados y convenios internacionales ratificados, las leyes, las convenciones colectivas, los laudos, los acuerdos conciliatorios, los arreglos directos y los reglamentos relativos a condiciones salariales, de trabajo, de salud ocupacional y de seguridad social Una de las labores fundamentales desempeñadas por esa Dirección para dar cumplimiento a sus fines, consiste en realizar visitas de inspección en los diferentes centros de trabajo de los empleadores privados, ubicados en el territorio nacional. En el ejercicio de esta facultad, los inspectores cuentan con la potestad de efectuar prevenciones a aquellos patronos que estén infringiendo alguno de los mandatos legales en materia laboral. 4 Decreto N MTSS, Reglamento de Organización y de Servicios de la Inspección de Trabajo.

19 A raíz de estas inspecciones, puede determinarse el cobro de multas, en función de lo establecido en el artículo 608 del Código de Trabajo: ARTÍCULO Constituyen faltas punibles, las acciones u omisiones en que incurran los empleadores, los trabajadores, o sus respectivas organizaciones, que transgredan las normas previstas en los convenios adoptados por la Organización Internacional del Trabajo, ratificados por la Asamblea Legislativa y las normas previstas en este Código y en las leyes de seguridad social Como resultado del estudio efectuado, se determinó que la DNI no ha informado a la Contabilidad Nacional, sobre las multas interpuestas a los empleadores infractores de la normativa laboral, en donde se incluyan datos como montos pendientes de cobro, sumas potencialmente incobrables y dineros recuperados ante las gestiones emprendidas por esa Dirección, esto debido a que la Administración no cuenta con una base de datos consolidada con los registros generados en los diferentes años y regiones del país Dicha condición fue confirmada por la Contabilidad Nacional, a la CGR a través del oficio DCN , del 24 de setiembre de 2013, en el cual se indica: En lo que respecta a la cuenta por cobrar por infracciones a la legislación laboral en este momento no tenemos registros al respecto; sin embargo, se está haciendo la solicitud formal al área de inspección del Ministerio de Trabajo ( ) Adicionalmente, la DNI carece de estudios para determinar el porcentaje de recuperación en contraposición al total de multas pendientes de pago, así como de análisis de antigüedad de saldos, situación que limita a dicha instancia en la estimación de montos contablemente incobrables y por ende en el suministro de este tipo de información a los entes rectores Estas situaciones han ocasionado que las cuentas por cobrar y la estimación de incobrables incluidas en los Estados Financieros del Poder al 31 de diciembre de 2012, carezcan de integridad y exactitud, debido a la ausencia del registro de los montos concernientes a multas ocasionados por infracciones a la legislación laboral Asimismo, los aspectos descritos, se contraponen a la Circular CN , Suministro de información a la Contabilidad Nacional para el registro de las operaciones contables, la cual establece: Información útil, adecuada, oportuna y confiable: Las entidades y organismos del Sector Público deben de remitir a la Contabilidad Nacional la información financiera que sea de utilidad (clara), que sea adecuada (detallada y específica). El envío de dicha información debe de ser oportuno y puntual para no ocasionar atrasos en el registro contable y debe de gozar de confiabilidad, con el respaldo documental y las medidas de seguridad que amerite.

20 Por su parte, en relación con identificación de las cuentas con baja probabilidad de recuperación, la Contabilidad Nacional emitió la Directriz N. CN , Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas a cobrar, la cual estipula en los artículos, 5. Declaratoria de incobrabilidad, 6. Modelo de Aplicación y 8. Presentación de informes mensuales, los aspectos a considerar para determinar una cuenta como incobrable, el modelo para su cálculo, así como la obligación de informar sobre la determinación de estos montos. Inconsistencias en las multas registradas en el Sistema de Inspección Laboral y Administración de Casos La base de datos del Sistema de Inspección Laboral y Administración de Casos (SILAC), software empleado por la DNI para el registro de las inspecciones realizadas a los centros de trabajo; contiene únicamente el dato las multas surgidas del 2012 en adelante, mientras los montos consignados en períodos anteriores, se mantienen respaldados en hojas de cálculo, generando con ello imposibilidad para determinar en forma confiable el monto total de sumas adeudadas por los patronos a la DNI Adicionalmente, respecto a los datos que sí están registrados en el SILAC, se determinaron inconsistencias como celdas vacías en los campos referentes a: representante patronal, número de expediente judicial, fecha de sentencia primera, resultado de sentencia y multa impuesta Al respecto el Director Nacional e Inspector General del Trabajo, manifiesta en el oficio DNI-DAL , del 21 de octubre de 2013, la base de datos en el sistema SILAC se comienza a partir de octubre de 2012 y es un sistema que se encuentra aún en pruebas para su mejoramiento Aunado a lo anterior, se identificaron casos en los cuales la multa impuesta a un patrón supera el monto de la multa cobrada, lo cual según la Administración se debe a errores al momento de registrar la información o a la falta de documentación para incluir todos los datos solicitados en el sistema, tal como se muestra a continuación: Cuadro nro.5 Inconsistencias en los montos de las multas registradas en el SILAC Caso Multa Impuesta Multa Cobrada Saldo de Multa Fuente: Elaboración propia a partir de la base de datos suministrada a través del oficio DNI-DAL

21 Sobre el particular, las Normas de Control Interno para el Sector Público en el punto 5.6 Calidad de la Información, establecen: el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios Adicionalmente, ese mismo cuerpo normativo establece que los datos deben poseer el atributo de Confiabilidad, es decir la información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones ( ) La ausencia de bases de datos completas y confiables, imposibilita la elaboración de análisis certeros para identificar tendencias sobre los sectores de la industria, así como patronos, con mayor reincidencia en la comisión de infracciones laborales, información que puede ser utilizada como insumo para definir áreas de trabajo. Ausencia de seguimiento de los arreglos de pago La DNI carece de controles para dar seguimiento oportuno a los arreglos de pago tramitados por los Juzgados de Trabajo, con el fin facilitar a las partes, patrono infractor y DNI, el pago y la recuperación respectivamente, de los dineros por multas interpuestas ante el incumplimiento de la legislación laboral; pues existen casos cuyos pagos debieron realizarse desde hace varios meses y a la fecha no se ha recuperado el dinero ni se ha tramitado la ejecución de sentencia establecida en el Código de Trabajo, como siguiente paso para gestionar la recepción de esos montos Adicionalmente, se carece de canales de comunicación efectivos, a través de los cuales se les remita a los encargados del seguimiento de los acuerdos de pago, las actas de conciliación en donde los jueces establecen el número, fecha y cuantía de los desembolsos a realizar por los empleadores morosos, aspecto que limita el adecuado seguimiento de los acuerdos pactados Sobre el particular, de los arreglos registrados por la DNI en sus distintas regiones, los cuales ascienden a , únicamente se ha recuperado un 17,4%, lo cual representa la suma de , situación que evidencia la carencia de controles para dar seguimiento a estos pagos. A continuación se presentan ejemplos:

22 17 Cuadro nro. 6 Arreglos de pago sin seguimiento Exped LA LA LA Multa impuesta Monto recuperad Monto pendiente recuperar Fecha último pago recibido /04/ /05/2013 Observaciones No se ubicó el acta de conciliación. Pagos mensuales de , a partir del 25/6/2013. Tres pagos de cada uno a partir del 15/01/ LA Sentencia 27/02/2012 del LA Sentencia 17/11/2011. del LA LA LA Sentencia 10/08/2011. Sentencia 14/09/2010. Sentencia 18/03/2009. Fuente: Elaboración propia a partir de la información remitida en el oficio DNI-DAL y la base de datos de las Regiones Central 1, 2 y Pacífico Central Aunado a lo anterior, se carece de un registro estandarizado de los acuerdos de pago formalizados en las distintas regiones, de forma tal que se consignen datos similares y pueda consolidarse la información. Asimismo, el registro de acuerdos de pago, de las Regiones Central 1, 2 y Pacífico Central, las cuales comprenden 34 Juzgados, incorpora únicamente los casos identificados 5 a partir del 2013, por lo cual de existir acuerdos pactados antes de ese año, los mismos no se encuentran identificados y por ende carecen de seguimiento alguno Respecto a los controles sobre las multas, la Directriz N. DNI , emitida por la propia DNI y referente al Sistema de Control en la Recaudación de Multas y el proceso Judicial de Cobro, estipula como funciones de los encargados del control y seguimiento de los cobros lo siguiente: del del del 5 6 Durante el año 2013, se han identificado únicamente 9 casos con arreglo de pago en las Regiones Central 1, 2 y Pacífico Central. Vigente a partir del 1 de enero del 2013.

23 18 Coadyuvar en la supervisión, control y vigilancia de los procesos de cobro a nivel nacional. Solicitar periódicamente a los jefes regionales y asesores legales la información suficiente y necesaria para el debido monitoreo y control en la recuperación de los dineros por multa antes y aun en la fase de cobro. Realizar los estudios de campo necesarios en la verificación y control de seguimiento de los trámites que se realicen en la captura de los dineros por multas En cuanto a la responsabilidad de la DNI para gestionar ante los Juzgados el inicio de las ejecuciones de sentencia, el Código de Trabajo establece: ARTÍCULO Si las partes llegaren a un acuerdo, se dejará constancia de sus términos en el Acta correspondiente y en el mismo acto el Juez lo aprobará, salvo que fuere evidentemente contrario a las leyes de trabajo. El arreglo aprobado por resolución firme, tiene el valor de cosa juzgada y se procederá a hacerlo efectivo por los trámites de ejecución de sentencia La inacción de la Administración para gestionar la ejecución de sentencia se presenta debido a la ausencia de una política en la cual se establezca un plazo para ello, a partir del momento en que se incumple con las fechas indicadas en el Acta de Conciliación emitida por el Juez Asimismo, la carencia de comunicación asertiva entre los encargados de las regionales y quienes dan seguimiento a los acuerdos de pago, limita el proceso para identificar tanto los nuevos acuerdos instituidos, como los patronos que incumplen las condiciones pactadas, pues generalmente es en las regionales en donde se cuenta, en primera instancia, con esa información. INCONSISTENCIAS EN EL REGISTRO, SUPERVISIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERADA EN EL ÁMBITO DE LAS PENSIONES CON CARGO AL PRESUPUESTO NACIONAL Reporte incompleto e incorrecto a la Contabilidad y Tesorería Nacional sobre las sumas giradas de más por concepto de pensión en el período La remisión de información, durante el período 2012, por parte de la Dirección Nacional de Pensiones (DNP) a los entes rectores, Contabilidad y Tesorería Nacional, en relación con los montos de sumas pagadas de más por concepto de pensión, cuyo origen radica en errores de cálculo, caducidad del derecho o depósitos a personas fallecidas, fue inoportuna, por cuanto las últimas cifras comunicada a esas instancias y por lo tanto incorporadas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, fue con corte al 30 de setiembre de 2012, con lo cual se dejaron de reportar los montos correspondientes al último trimestre de ese año.