Pesquera Bahía Caldera S.A.

Transcripción

1 Pesquera Bahía Caldera S.A. Informe con observaciones de control interno y recomendaciones de mejora Noviembre 2013

2 Santiago, 13 de Noviembre de 2013 Señores Presidente y Directores Pesquera Bahía Caldera S.A. Como parte del proceso de planificación y ejecución de nuestra auditoría a los estados financieros de Pesquera Bahía Caldera S.A. al 31 de diciembre de 2013, consideramos su estructura de control interno para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre los mencionados estados financieros. Por lo tanto, en este contexto, nuestra consideración de la estructura de control interno no necesariamente cubre la totalidad de las debilidades eventualmente existentes en las áreas sujetas a revisión, ni se indican aquellos numerosos procedimientos correctamente establecidos. Si el objetivo de esta revisión hubiese sido expresar una opinión sobre los sistemas de control interno, los procedimientos de evaluación habrían sido más extensos y específicos que los practicados. Por lo anterior, no se ha probado el cumplimiento y continuidad de todos los controles vigentes en Pesquera Bahía Caldera S.A. y nuestras observaciones no incluyen necesariamente todas aquellas posibles sugerencias que se podrían poner de manifiesto por medio de un estudio especial sobre la materia. En el estudio y evaluación efectuado con el propósito antes descrito, notamos ciertos aspectos sobre el funcionamiento del control interno de la Sociedad, que consideramos deben ser incluidos en este informe, tanto para cumplir con normas de auditoría generalmente aceptadas en Chile, como para aportar a la Administración elementos que puedan contribuir a salvaguardar en forma más efectiva los activos, a mejorar la calidad de la información, a optimizar la eficiencia administrativa y a lograr una mejor adhesión a las políticas de la Sociedad. Es importante hacer presente que ningún sistema de control interno puede lograr eliminar totalmente el riesgo que errores o irregularidades ocurran y no sean detectados oportunamente.

3 Santiago, 13 de Noviembre 2013 Pesquera Bahía Caldera S.A. 2 Este informe es únicamente para conocimiento y uso del Directorio y de la Gerencia, por lo tanto, no pretende ser un documento de carácter público. Queremos expresar nuestros agradecimientos tanto a los ejecutivos como al personal de Pesquera Bahía Caldera S.A. por la importante colaboración que nos han prestado durante el desarrollo de este trabajo. Pedro Pelen De G.

4 Índice de Contenidos Página 1 Resumen Ejecutivo 1.1 Recomendaciones de control interno Recomendaciones de años anteriores no implantadas a la fecha 10 2 Recomendaciones de control interno 2013 Artesanales 13 Recursos humanos 15 3 Recomendaciones de años anteriores no implantadas a la fecha Recursos humanos 17 Adquisiciones 23 Propiedad, planta y equipos 24 Existencias 25

5 1. Resumen Ejecutivo

6 Resumen Ejecutivo En el presente informe, hemos incorporado como parte del resumen ejecutivo, una categorización de los riesgos, en función de los principales ciclos de negocios analizados, según sean éstos de impacto alto, medio o bajo. Criterio empleado para la clasificación de las debilidades: RIESGOS ALTOS: No se han diseñado los controles que permitan una efectividad operacional adecuada desde un ámbito de control interno, o su efecto potencial es significativo. RIESGOS MEDIOS: Los controles han sido diseñados, pero requieren mejoras en su diseño y/o no operan en forma efectiva. RIESGOS BAJOS: Si bien existen controles, éstos podrían ser mejorados.

7 Recomendaciones de Control Interno 2013

8 1.1 Recomendaciones de control interno 2013 Ciclo/Área Referencia Riesgo Recomendación Artesanales 1 Riesgo de recuperabilidad y resguardo legal con artesanales. Nivel de riesgo: Medio. Recursos humanos 2 Eficiencia Administrativa Nivel de riesgo: Bajo Establecer procedimientos administrativos de forma de tener un mayor resguardo de la recuperación de saldos adeudos por armadores artesanales Implementar medidas tendientes a fortalecer el control de las vacaciones de los trabajadores y su registro contable. 8

9 Recomendaciones de años anteriores no implantadas a la fecha

10 1.2 Recomendaciones de años anteriores no implantadas a la fecha Ciclo/Área Referencia Riesgo Recomendación Recursos humanos 1 Eficiencia administrativa. Nivel de riesgo: Bajo 2 Sanciones de organismos fiscalizadores. Nivel de riesgo: Medio 3 Sanciones de organismos fiscalizadores. Nivel de riesgo: Bajo Adquisiciones 4 Eficiencia operativa y administrativa. Propiedad, planta y equipos Nivel de riesgo: Medio 5 Calidad de la información y clasificación. Nivel de riesgo: Bajo Implementar medidas para mejorar la gestión de documentación administrativa del personal. Cumplir con la normativa vigente respecto a la contratación de personal. Impartir instrucciones al personal tendientes a no exceder el máximo legal de horas extras. Implementar medidas que permitan disminuir la cantidad de órdenes de compra y/0 servicios autorizados en forma posterior a la entrega del material o ejecución del servicio. Evaluar procedimientos de control para el registro contable de obras en curso. 10

11 1.2 Recomendaciones de años anteriores no implantadas a la fecha Ciclo/Área Referencia Riesgo Recomendación Existencias 6 Error en el registro de existencias. Nivel de riesgo: Bajo 7 Control y calidad de la información Nivel de riesgo: Bajo Establecer procedimientos de control para materiales y repuestos en custodia. Establecer un procedimiento formal de mediciones físicas de aceite de pescado. 11

12 2. Recomendaciones de control interno 2013

13 Artesanales 1.- Implementar medidas para mejorar la gestión administrativa de los armadores artesanales. Descripción: La Sociedad mantiene como política que los armadores que mantienen relaciones comerciales con Pesquera Bahía Caldera, deben proporcionar la siguiente documentación vigente, la cual deberá ser respaldada por la Sociedad: - Contrato de venta de recursos marinos. - Autorización de pesca vigente (RPA). - Seguro y prenda para lanchas superiores a 12 mts., endosados a Pesquera Bahía Caldera S.A. Sin embargo en la revisión realizada se presentan las siguientes situaciones que llaman nuestra atención y ameritan una gestión por parte de la Administración: a.- Armadores con lanchas superiores a los 12 mts. que no presentan seguro y/0 prenda: Armador Lancha Posee Seguro Posee Prenda Eric Aracena Reynuaba El Cid Si No Trinidad Si ** No Jilberto Godoy Díaz Dinastía Si ** No Virgo Si ** No Jacqueline Morales Fuenzalida Francisca Si ** No Ricardo Muñoz Carrillo Ricardo Enrique Si ** No Carlos Iribarren Salazar La Raquel Si ** No Eduardo Aguirre Sanhueza Sion No No Hipólito López Rojas Corbeta No No ** El seguro contratado no se encuentra endosado a Pesquera Bahía Caldera. 13

14 Artesanales 1.- Implementar medidas para mejorar la gestión administrativa de los armadores artesanales. (Continuación) b.- Existen saldos vigentes y antiguos a la fecha de revisión con armadores que poseen botes, con los cuales no se tiene una relación formal mediante contrato de venta de recursos marinos o algún otro documento legal: Saldo en M$ Armador al José Rivarren Miguel Avalos Gavino Jorquera Chauffard Alfredo Guaita Álvarez Acciones / Recomendaciones: Se recomienda insistir en mantener la totalidad de la información requerida por las políticas de la compañía respecto de los armadores que mantienen relación comercial vigente, a modo de evitar riesgos de incobrabilidad por falta de documentación necesaria para hacer efectivas las garantías asociadas a las deudas de estos proveedores. Comentarios de la Administración Con respecto a armadores con embarcaciones superiores a 12 mts., casi la totalidad posee pagarés, reconocimiento de deuda y prenda en 1 o 2 grado, salvo los casos detectados. Para los Sres. Aracena, Muñoz y Morales se esta prendando licencia de pesca. Referente a armadores menores, todos poseen pagares excepto el Sr. Iribarren, además por la dinámica de la pesca, ello se puede revertir una vez se encuentren operativos.- 14

15 Recursos Humanos 2. Implementar medidas que permitan mejorar el control de vacaciones devengadas. Descripción: En nuestra revisión, se solicitó la información que arroja el sistema de vacaciones y una muestra de trabajadores tomados y pendientes por cada uno de estos trabajadores, detectando las siguientes situaciones:: para recalcular los días devengados, Nombre Rut Fecha de Contratación Días pendientes según sistema Días pendientes s/ * Diferencia días pendientes Contreras Saavedra Luis Humberto Rodríguez Espejo Nelson Ruíz Cortes Miguel Ángel Iturra García Ricardo Ernesto K Rivera Ahumada Arturo Enrique Campos Riquelme Osvaldo Tomás * Para el cálculo de días pendientes se obtuvo el respaldo físico de los comprobantes de feriado legal por cada trabajador. Acciones / Recomendaciones: Implementar medidas tendientes a fortalecer el control de las vacaciones de los trabajadores y su registro contable. Comentarios de la Administración Las diferencias registradas, se originan porque a la fecha de revisión no se había actualizado el sistema de vacaciones, tema que hoy se encuentra al día.- 15

16 3. Recomendaciones de años anteriores no implantadas a la fecha

17 Recursos Humanos 1. Implementar medidas para mejorar la gestión de documentación administrativa. Descripción: La Sociedad maneja carpetas por trabajador donde se archiva información asociada a sus liquidaciones de sueldo, contratos, leyes sociales, entre otros. En la revisión de una muestra de carpetas de los trabajadores contratados durante el 2013, detectamos que estas no poseían el certificado de afiliación a Isapre o Fonasa dependiendo sea el caso. Las situaciones detectadas corresponden a los siguientes trabajadores: Rut Nombre ASTORGA KIMMER ADRIAN PATRICIO CORTES CORTES BRIAN FERNANDO K DIAZ GALLEGUILLOS MANUEL ANTONIO FERNANDEZ DIAZ PABLO ANDRES FLORES RAMIREZ RODRIGO ANDRES FUENTES CAMBERES FRANCISCO LEONEL GACITUA SEGURA ANDRES ESTEBAN GODOY CARRASCO JUANA ELIZABETH GUTIERREZ CATALAN DANIEL ALEJANDRO GUZMAN SANCHEZ RUBEN RODRIGUEZ CORNEJO CLAUDIO ANDRES ROJO GUERRERO IVAN ANTONIO RUIZ SALAZAR FERNANDO MIGUEL SALAS LOPEZ NELSON EDUARDO SALINAS CASTILLO GERMAN SEGUNDO ZEPEDA SALINAS DANIEL ELIAS 17

18 Recursos Humanos 1. Implementar medidas para mejorar la gestión de documentación administrativa. (Continuación) Adicionalmente se detectan situaciones en las que los pactos de horas extras, exigidos por ley, se presentan vencidos. Las situaciones detectadas son: Rut Nombre FLORES RAMIREZ RODRIGO ANDRES FUENTES CAMBERES FRANCISCO LEONEL Situación Actual: Se mantiene. Acciones / Recomendaciones: Se recomienda mejorar la gestión de documentación administrativa del personal, a fin de cumplir con la información requerida por la Inspección del Trabajo y evitar de esta forma multas. Compromisos de la Administración Referente a los documentos faltantes en carpetas de los trabajadores por afiliación a Isapre o Fonasa, éstas serán solicitas a la brevedad. Con respecto al anexo de pacto de horas extras, éstas se encontraban en áreas de producción para la firma al momento de ser solicitadas. Por norma, dicho pacto de horas extras, se generan en forma masiva para su firma.- 18

19 Recursos Humanos 2.- Cumplir con la normativa vigente respecto a la contratación de personal. Descripción: El contrato individual de trabajo está definido en el Código Laboral (DFL.1 artículo 7 ) y se refiere a una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada. Por otro lado el mismo Código en su artículo 8 menciona que toda prestación de servicios en los términos señalados en el artículo anterior, hace presumir la existencia de un contrato de trabajo, lo cual incluye a aquellos trabajadores que prestan servicios mediante el sistema de boleta de honorarios. De acuerdo a dictámenes de la Dirección del Trabajo, se establece un periodo máximo de tres meses para hacer uso de los servicios de personal con las características mencionadas en el párrafo precedente, sin haber efectuado la formalización del contrato individual de trabajo respectivo. Durante nuestra revisión pudimos constatar que existen trabajadores desempeñando la labor de carga y descarga de harina por un período superior a 3 meses, con subordinación y cumplimiento de horarios, los cuáles no cuentan con contrato laboral. Los siguientes son los casos detectados a agosto de 2013: Rut Nombre ROJAS BRAVO ARTULIO GUERRERO VEGA MAURICIO CASTILLO LOPEZ DAVID A JOFRE ROJAS HECTOR K ARDILES YAÑEZ FRANCISC Situación Actual: Se mantiene. 19

20 Recursos Humanos 2.- Cumplir con la normativa vigente respecto a la contratación de personal (continuación). Acciones / Recomendaciones: Se recomienda tener un mayor control en el cumplimiento de la normativa legal vigente. Verificar situación de los trabajadores identificados para gestionar contrato. Compromisos de la Administración Esta situación se esta regularizando con la firma del contrato por la prestación de dichos servicios a través de un contratista, quien registrará como personal suyo a las personas indicadas.- 20

21 Recursos Humanos 3.- Impartir instrucciones al personal tendientes a no exceder el máximo legal de horas extras. Descripción: Durante nuestra revisión al proceso de remuneraciones detectamos la existencia de sobretiempos, los cuales excedían el máximo legal de horas extras. El Código del Trabajo expone en su Artículo N 31, que podrán pactarse horas extraordinarias hasta un máximo de 2 por día. A modo de ejemplo, podemos citar los siguientes casos en el mes Abril y Julio 2013: Mes Rut Nombre Cargo Total Horas Extras Mensual Abril ARAYA MARAMBIO ELIETH DE LOURDES ANALISTA LABORATORIO 152 Abril FUENTES CAMBERES FRANCISCO LEONEL MONITOR DE LABORATORIO 138 Abril MALLEGA GONZALEZ ALFONSO WASHINGTON MECANICO DE TURNO 133 Abril NEYRA OCHOA MIGUEL GREGORIO OPERADOR DESCARGA MAT. PRIMA 130 Abril SALAS LOPEZ NELSON EDUARDO RADIO OPERADOR 124 Julio SALAS GODOY NELSON RENE RADIO OPERADOR 124 Abril GALLARDO PIZARRO REY EDUARDO SOLDADOR 123 Abril VEGA SANCHEZ RODRIGO ANTONIO ELECTRICISTA DE TURNO 121 Abril PEREZ MONARDEZ JORGE LUIS AYTE ENCARGADO DE PP.TT 119 Abril ORELLANA BARROS MIGUEL ANGEL RADIO OPERADOR 116 Abril SALAS GODOY NELSON RENE RADIO OPERADOR 116 Julio SALAS LOPEZ NELSON EDUARDO RADIO OPERADOR 116 Situación Actual: Se mantiene. 21

22 Recursos Humanos 3.- Impartir instrucciones al personal tendientes a no exceder el máximo legal de horas extras. Acciones / Recomendaciones: Se recomienda implementar medidas tendientes a cumplir con el máximo legal de horas extras establecidas en el Código del Trabajo. Compromisos de la Administración Esto se origina, por cuanto nuestra empresa en temporada alta de producción, procesa con dos turnos. Si bien el pacto contempla dos horas extras, por tratarse de materia prima perecible, no podemos interrumpir el proceso invocando la causa de fuerza mayor.- 22

23 Adquisiciones 4.- Implementar medidas que permitan disminuir la cantidad las órdenes de compra y/o servicios autorizados en forma posterior a la entrega del material o ejecución del servicio. Descripción: Durante la revisión detectamos órdenes de compra y servicios realizadas con posterioridad a la fecha de recepción del producto o servicio solicitado, lo cual representa un riesgo debido a que no existe la instancia de aprobación de la orden de compra o servicio por el área de adquisiciones. Las situaciones detectadas se presentan a continuación: Tipo N Rut Prov. Descripción Importe Bruto $ Fecha Orden de Servicio Fecha Recepción Diferencia O. Servicio Análisis Químico y Microbiológico O. Servicio Concepto de consolidación Abril O. Servicio Concepto de consolidación Mayo Situación Actual: Se mantiene. Acciones / Recomendaciones: Se recomienda implementar medidas de control que permitan minimizar la cantidad de servicios sin una aprobación previa de la orden por parte del área de Adquisiciones o personal competente. Compromisos de la Administración Con respecto a este proveedor, al cual se solicita una variada gama de análisis químicos, se procederá emitiendo la orden de servicio al momento de la solicitud del servicio.- 23

24 Propiedades, plantas y equipos 5.- Evaluar procedimientos de control para el registro contable de obras en curso Descripción: A la fecha de nuestra revisión detectamos bienes de Propiedad, Planta y Equipos que se encuentran sin un objetivo definido de uso. Estos bienes corresponden a equipos para el establecimiento de una Planta de Congelado al interior de la Sociedad, los cuales fueron importados en el año 2010 y al 31 de Julio de 2013 ascienden a MUS$ 332. Estos bienes forman parte del auxiliar de activo fijo y no están siendo depreciados porque son considerados como Obras en curso. Código Descripción Fecha Fecha Vida Valor Valor Valor Compra Funcionamiento Útil Compra Residual a depreciar US$ US$ US$ EQUIPOS PLANTA DE CONGELADO 12/10 12/11 7/ Situación Actual: Se mantiene. Acciones / Recomendaciones: Se recomienda implementar medidas de control que permitan minimizar la cantidad de servicios sin una aprobación previa de la orden por parte del área de Adquisiciones o personal competente. Compromisos de la Administración Es un bien comprado para ser utilizado en el futuro si las condiciones pesqueras lo permiten, si bien no se deprecia, se le deberá hacer un test de imperment cada cierto tiempo de manera de ver su valor libros. 24

25 Existencias 6.- Establecer procedimientos de control para materiales y repuestos en custodia. Descripción: En bodega se observó la existencia de materiales y repuestos en custodia transitoria, los que habían sido solicitados por el área de Planta. De lo cuál no existe un procedimiento claro respecto de la gestión de estos en cuanto a sus ubicaciones en bodega, detalle, diferenciación con los demás materiales y repuestos, cuantía, fecha de entrega en custodia a bodega y reingreso a sistema, entre otros. Ejemplo de estos bienes se detallan a continuación: - Equipos computacionales obsoletos (Año indeterminado) - Máquinas de escribir (Año indeterminado) - Equipos Caterpillar, repuestos de barcos (Atacama 1 y 2) Situación actual: Se mantiene Acciones / Recomendaciones: Se recomienda establecer procedimientos tendientes a controlar el stock de materiales y repuestos que la Sociedad posee en custodia en sus bodegas y que provienen del área de Producción. Compromisos de la Administración Se establece el compromiso de crear un procedimiento para dicho evento, a pesar que son situaciones muy ocasionales.- 25

26 Existencias 7.- Establecer un procedimiento formal de mediciones físicas del aceite de pescado. Descripción: El aceite de pescado es un subproducto de la harina de pescado, y como tal es obtenido durante la producción de harina. El stock de aceite de pescado mantenido por la Sociedad se obtiene de la multiplicación de su costo por la cantidad de toneladas existentes a la fecha de cada cierre contable. No existe un procedimiento formal de mediciones físicas de aceite de pescado, que permita obtener el total de toneladas mantenidas en stock, sin embargo, se han establecido prácticas asociadas a dicho proceso. Dicha práctica consiste en la medición física de aceite de pescado, por parte del Jefe de Bodega de productos terminados, cada vez que existe producción de harina. Dichas mediciones son registradas en una planilla de control de productos terminados diseñada para la harina de pescado. En dicha planilla el Jefe de la Bodega de productos terminados registra las toneladas de aceite medidas. Adicionalmente, se informa la producción de aceite ingresada, los trasvasijes de un estanque a otro y los despachos. La información obtenida de la planilla de productos terminados, mencionada anteriormente, es ingresada por el Jefe de Planta en el sistema. Situación actual: Se mantiene Acciones / Recomendaciones: Se recomienda establecer un procedimiento formal de mediciones físicas para el aceite de pescado que incluya aspectos como los siguientes: Compromisos de la Administración Se implementará el procedimiento adecuado de medición y de stock de aceite.- Periodicidad de ejecución Responsables y áreas involucradas Procedimiento para la aclaración y regularización de diferencias Responsable de la conciliación de registros auxiliares y contabilidad. 26

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