Guía para la Evaluación de Ambiente de Trabajo

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT Guía para la Evaluación de Ambiente de Trabajo. OBJETIVOS DE LA MEDICION Diagnosticar la situación actual respecto al Ambiente Laboral. Encontrar áreas de oportunidad. Que la Alta Dirección sea consciente de su responsabilidad en este tema. Tomar en cuenta la opinión del trabajador La lectura de las hojas rosas deberá ser como mínimo del 80%.

2 En los últimos años se ha dado gran importancia a establecer la situación real del ambiente de trabajo de cada empresa, ya que según diferentes estudios en todo tipo de organizaciones, se ha encontrado una relación directa entre la satisfacción del cliente con la satisfacción laboral; ahora bien la Universidad Autónoma de Nayarit no es la excepción, ya que además de todo lo que se ofrece a la sociedad en su gran mayoría es un servicio, por lo que la percepción de la organización por parte de cada trabajador siempre estará influyendo con la calidad del servicio que se ofrece. El ambiente de trabajo en nuestra organización está definido por las percepciones que el trabajador tiene de la UAN, y la opinión que se haya formado de ella en términos de autonomía, estructura, recompensas, consideración, cordialidad y apoyo. El ambiente de trabajo, a pesar de ser un factor difícil de cuantificar por la subjetividad de algunos conceptos, es determinante para el éxito de las empresas. Una manera de determinar el clima actual que impera en su área es realizando un diagnóstico del Ambiente Laboral. Este estudio consiste en una serie de actividades como la aplicación de encuesta, entrevistas formales e informales (círculos de calidad, reuniones de trabajo, entre otras muchas) y observación que se realizarán con el personal con la finalidad de obtener la percepción de que tiene el empleado hacia la organización. Como Alta Dirección, es preciso que usted sea el primer interesado en generar un ambiente de tranquilidad y concordia, en donde se puedan crear las relaciones adecuadas entre el personal. No hay que confundir el respeto y la empatía con la camaradería, pues es claro que nuestro lugar de trabajo no es un lugar con ambiente de fiesta. Sin embargo, es importante que el personal se sienta relajado y cómodo al realizar sus actividades. Propiciando así una mayor productividad en cada uno de nuestros colaboradores. Es primordial que usted como Alta Dirección sea el primer interesado en generar un clima de tranquilidad y concordia. Es aquí donde recae la importancia de estar midiendo sistémica y periódicamente el ambiente de trabajo, a través de los instrumentos proporcionados por la Dirección de Recursos Humanos en un trabajo conjunto con la Coordinación de Sistemas de la Secretaría de Finanzas y Administración. En base a lo anterior la encuesta de Ambiente de Trabajo diseñada por la Dirección de Recursos Humanos está pensada en facilitar el análisis por temática o rubro de situaciones, puesto que el ambiente de trabajo es el resultado de la unión de varios factores que se involucran en las actividades cotidianas de cada trabajador. Según la bibliografía consultada y situaciones que prevalecen actualmente en la UAN, los puntos a evaluar serán los siguientes:

3 INSTITUCION. Dentro de este punto se evalúa el conocimiento que el trabajador tiene de la UAN, con el objetivo de determinar el grado de involucramiento, identidad institucional y satisfacción de acuerdo a las funciones generales de la misma. CONDICIONES AMBIENTALES. Debido a la importancia que tienen los aspectos ambientales en el impacto productivo de cada persona, como son iluminación, temperatura, ventilación, limpieza y servicios sanitarios se ha determinado una sección en el cuestionario para su análisis con el objetivo de conocer el grado de comodidad y ergonomía con la que el trabajador desempeña sus funciones. Sin embargo es importante hacer hincapié que muchas veces el trabajador no sabe si la situación donde se encuentra es la óptima, para ello existen las normas oficiales mexicanas que pueden servir de guías a los directivos para lograr un ambiente óptimo respecto a estos puntos. Como son: NOM-001-STPS-2008: edificios, locales e instalaciones. NOM-011-STPS-2001: ruido. NOM-015-STPS-2004: condiciones térmicas. NOM-025-STPS-2008: iluminación. CONDICIONES DE SEGUIRDAD E HIGIENE. Se contemplan puntos de relevante importancia como salida de emergencia, equipo de seguridad y de primeros auxilios que dan cierta sensación de seguridad al trabajador, además de dar cumplimiento a las Normas Oficiales Mexicanas, ejemplo de ellas: NOM-002-STPS-2000: prevención, protección y combate a incendios. NOM-030-STPS-2006: Servicios Preventivos de Seguridad y Salud. NOM-019-STPS-2004: comisiones de seguridad e higiene. INFRAESTRUCTURA. En esta parte de la encuesta se pretende analizar si el trabajador cuenta con el equipo, herramientas, materiales adecuados y suficientes para sus labores, ya que sin ellos los objetivos planteados y las tareas programadas no podrán ser alcanzadas, además de ello recordemos que la UAN está comprometida con la facilitación de estos puntos, según la Norma ISO 9001 con la que actualmente estamos certificados en los procesos administrativos estratégicos. POSIBILIDADES DE CREATIVIDAD E INICIATIVA. Este aspecto es de útil importancia para medir el compromiso con la mejora continua, ya que por lo general el colaborador operativo es quien alcanza a visualizar las verdaderas áreas de oportunidad que se tienen en nuestros procesos o procedimientos, en el diseño de las tareas, entre otros. Además el trabajador al sentirse escuchado y tomado en cuenta se involucra en los objetivos planteados y trabaja con más entusiasmo y esmero fomentando así el sentido de pertenencia a la UAN. COMPAÑEROS DE TRABAJO. Es importante buscar que las relaciones entre el personal sean sanas, ya que este punto es determinante en el desempeño de los colaboradores repercutiendo en el cumplimiento de la Visión, Misión y el logro de los objetivos institucionales y particulares del área en cuestión. MANDOS MEDIOS Y SUPERIORES. Un factor importante en la realización de la motivación y la comodidad del empleado se apoya en el tipo de relación que se tiene con los jefes, tanto inmediatos

4 como superiores. Este factor mide el tipo de la relación existente entre jefes y colaboradores, la comunicación y el compromiso entre los mismos, recordemos que el Directivo debe mantener el papel de líder ante su equipo de trabajo, logrando con ello la participación e involucramiento de su personal, llevándolos al logro de los objetivos planteados dentro de su área, y a los de la UAN en general. PUESTO DE TRABAJO: Para el desarrollo adecuado de cualquier actividad es necesario conocerla a la perfección, es por ello que como Directivos debemos poner especial atención en que el trabajador cuente con la suficiente información como lo son sus responsabilidades y funciones, que conozca y comprenda que se espera de él, además el líder del grupo deberá conocer las expectativas profesionales y el proyecto de vida de sus colaboradores, y la concordancia entre ellos para asegurar que se encuentre en el puesto de trabajo adecuado. Después de analizar cada una de las preguntas presentes en la encuesta de Ambiente de Trabajo se ha podido concluir que algunos aspectos tratados no son responsabilidad de cada una de las áreas, existen preguntas dirigidas sobre algún servicio que se ofrece a toda la institución y que son importantes para proporcionar un ambiente de productividad, sin embargo son algunas áreas en particular las que son responsables de estos servicios. Es por ello que se han apartado de los porcentajes obtenidos por cada Unidad Académica o Dependencia de la UAN, convirtiéndose en un indicador directo para la Dirección o Secretaría concreta, por lo que la DRH envía esta información de forma directa al área correspondiente, con el fin de que se realice un plan de acción desde donde se tiene en realidad la injerencia para modificar la situación. INSTRUCTIVO PARA LA OBTENCION DE RESULTADOS DE LA ENCUESTA AMBIENTE DE TRABAJO Como podrá ver la encuesta de ambiente de trabajo consiste en dos formatos, ambos con el código FT- RH-01, uno es la encuesta con sus preguntas y sus diferentes opciones de respuesta, y su complemento es la hoja de respuestas llamada hoja rosa o también hoja de respuesta. El diagnóstico de ambiente de trabajo se realizará de manera periódica en el mes de Abril o Mayo de cada año. Para la realización de la dinámica la Dirección de Recursos Humanos entrega a cada área el número suficiente de hojas según el personal que integra cada área, debiendo firmar de recibido. Y comprometiéndose a entregar solo las hojas de respuestas a la DRH para su lectura en las fechas establecidas. Para la aplicación de la encuesta dentro del área de trabajo, deberá el responsable bajar el formato FT- RH-01 de la página del SAC ( e imprimirlo para la entrega del juego completo a cada colaborador del área. O en su defecto buscar la propia dinámica que más convenga a sus necesidades particulares. Pidiendo a cada uno de los colaboradores que tengan el mayor cuidado sobre todo con la hoja de respuestas. Sin embargo, los aspectos que son importantes a manejar de una manera estándar en todas las Dependencias o Unidades Académicas de la UAN son los siguientes:

5 Informar al personal involucrado el uso que se le dará a la información que se obtenga; la cual servirá de base para realizar un Plan de Acción, a fin de mejorar aquellos aspectos donde se han obtenido calificaciones menores. Hacer énfasis sobre el anonimato de la encuesta, con el fin de que el colaborador sienta absoluta confianza en expresar su punto de vista, en cada uno de los cuestionamientos. Asegurarse de que se está utilizando el lápiz adecuado los cuales pueden ser lápiz no. 2, 2 ½ HB, recomendando la marca Faber Castell. Asegurarse que se han registrado correctamente tanto el código del área de adscripción, como el tipo de funciones en las que está asignado. Al momento de recolectar cada una de las hojas de respuesta revisar si están correctamente rellenados cada uno de los círculos, es decir que hayan ocultado completamente la letra asignada a la opción elegida, de lo contrario el lector no podrá obtener la información y esto perjudicará en el porcentaje de la Calidad de la Lectura, siendo esta importante para poder validar la información, por esta razón se ha determinado que el porcentaje mínimo aceptable será del 80%, de tal forma que si se obtiene un porcentaje menor el área deberá realizar una acción correctiva para alcanzar en las aplicaciones posteriores dicho porcentaje. El coordinador de calidad o su equivalente en esta actividad será responsable de que las hojas de respuesta no se maltraten ni se mutilen, ya que podría afectar o impedir su lectura electrónica. Perjudicando la fidelidad de los resultados obtenidos dentro del proceso. Las instrucciones de la hoja de respuestas son las siguientes: El diagnóstico que estas a punto de realizar se refiere a las condiciones del ambiente de trabajo que se presentan cotidianamente en la UAN, realizándose con el objetivo de otorgarle a través de esta actividad a cada uno de los colaboradores la oportunidad de manifestarse libremente en cuanto a las necesidades que imperan actualmente para la realización eficaz de sus funciones, creando así, una herramienta para la toma de decisiones de la Alta Dirección en la que todos los colaboradores de la UAN participemos. Por lo que te pedimos ser lo más sincero posible en cada una de tus respuestas. Instrucciones. 1. Deberás utilizar lápiz Núm. 2, 2 ½ o HB y rellenar completamente cada círculo de la respuesta seleccionada (recomendamos la marca Faber Castell). 2. Así como el espacio que hace referencia al tipo de funciones que tienes asignadas: a. Administrativo: para docentes en funciones administrativas, manuales y administrativos. b. Docentes: para docentes que estén frente a grupo o en áreas de investigación. c. Directivo: en caso de que usted esté a cargo de la Dependencia o UA deberá seleccionar la función de directivo y llenar en el área de adscripción el código de la secretaría a la que pertenece. Mientras que para el caso de los secretarios deberá rellenar el código de rectoría, con el objetivo de reflejar la comunicación de manera vertical de la institución. 3. Es importante llenar el espacio del área de adscripción rellenando un dígito de cada columna, formando el código de área a la que te encuentres adscrito. 4. Basándote en el número de las preguntas realizadas en el formato de encuesta de Ambiente de Trabajo contesta en esta hoja de respuestas según tu percepción sobre cada uno de los aspectos a evaluar siguiendo la siguiente ponderación:

6 A. Siempre B. Casi siempre C. Algunas veces D. Raras veces E. Nunca F. No aplica 5. En el caso de aquellas preguntas donde las opciones de respuesta sean solamente SI o NO será de la siguiente manera: A. SI B. NO C. No aplica Hacemos hincapié en los tipos de las funciones, pues nos hemos encontrado que en este aspecto algunos casos se llena de acuerdo al tipo de contrato que se tiene y no a las funciones, sin embargo para los intereses del diagnóstico de ambiente de trabajo hemos dividido de acuerdo a las actividades en dos tipos, los del área docente y los del área administrativa. Es importante que el responsable de la actividad de cada área tenga a la mano los códigos de las áreas que se necesitarán, pudiendo solicitarlos en la Dirección de Recursos Humanos: Código de su área Código de su secretaría Código de rectoría (Código: 390) La intención de que el director anote el área de adscripción de ya sea la secretaría a que pertenece o de la rectoría en caso de ser secretario, es principalmente para diagnosticar el tipo de relación existente en las líneas de autoridad, además de salvaguardar la confidencialidad de cada uno de los encuestados. Una vez aplicada la encuesta a la totalidad de los trabajadores adscritos a su área, deberán entregar solo las hojas rosas a la Dirección de Recursos Humanos, quien publicará los resultados en su página web en un archivo de Excel por cada área. En este podrá observar en su primer página llamada DATOS algunas preguntas señaladas con negro, lo que indica que esas preguntas se han asignado como indicadores para algún área en especifico, siendo ellos responsables de mejorar o mantener los resultados según la situación, por lo que no deberá centrar su plan de acción en estas preguntas. Generadas las gráficas cada unidad académica o dependencia tendrá la responsabilidad de realizar su respectivo análisis y su plan de acción utilizando el formato FT-RH-06 con la intensión de estandarizar la forma de presentar la información en todas las áreas. El cual podrán encontrar en la siguiente página: Además le será beneficioso realizar el análisis con la ayuda de las diferentes herramientas proporcionadas por el área del SAC, para poder visualizar de manera efectiva la causa raíz de los problemas detectados.