Guías de Implementación para el Marco de la Calidad de los Datos

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1 Página 0 de 39 Guías de Implementación para el Marco de la Calidad de los Datos Guía de implementación elaborada por Dirección de Desarrollo

2 Página 1 de 39 Control de cambios CONTROL DE MODIFICACIONES REV. NO. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 Primera Sumario del Documento Elemento Título Descripción Guías de Implementación para el Marco de la Calidad de los Datos Última fecha de modificación Versión más vigente del documento 3.0 Descripción del documento Un manual del usuario para la implementación del Marco de la Calidad de Datos versión 3.0 GS1 México GS1 México es una Asociación sin fines de lucro que en nuestro país representa a GS1, el organismo regulador de estándares de negocio más importante a nivel mundial, con presencia en más de 145 países y alrededor de 2 millones de empresas asociadas. Con más de 25 años de experiencia en el país, GS1 México surgió con el objetivo de impulsar el Código de Barras. Sin embargo, con el paso de los años y gracias al crecimiento obtenido, ha impulsado otros proyectos de igual relevancia, como el comercio móvil, la implantación de la factura electrónica, el uso de trazabilidad bajo estándares, entre muchos otros. En general GS1 México se dedica a la evaluación del comercio a través de la tecnología y los estándares.

3 Página 2 de 39 Límite de responsabilidad A pesar del esfuerzo hecho para asegurar que los lineamientos contenidos en este documento sean correctos, GS1 México y cualquier otra entidad involucrada en la creación del mismo, declara que este documento es provisto sin garantía alguna, implícita o expresa, considerando, pero no limitando la exactitud, comercialización o idoneidad para cualquier propósito particular, y esta sección deslinda de toda responsabilidad directa o indirecta, por cualquier daño o pérdida en relación al uso del documento. El documento puede ser modificado, sujeto a desarrollos tecnológicos, cambios en los estándares o nuevos requisitos legales. Diversos productos y compañías aquí mencionadas pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivas compañías. Este documento no representa un estándar ni modelo de operación. GS1 es una marca registrada de AISBL GS1.

4 Página 3 de 39 Contenido 1 Introducción Objetivo Quién debería leer este documento? Pasos esenciales para la implementación de un Sistema de Administración de la Calidad de Datos Introducción Paso 1: Compromiso de la Alta Administración Paso 2: Nombrar al (a los) gerente(s) responsable(s) Paso 3: Iniciar Programas de Concientización sobre la Calidad de Datos Paso 4: Proporcionar capacitación Paso 5: Creación de Procesos de Administración de la Calidad de Datos Paso 6: Desarrollo de la Documentación del Sistema de Administración de la Calidad Paso 7: Control de Documentos Paso 8: Implementación y operación Paso 9: Auditoría Interna de la Calidad de Datos Paso 10: Revisión de la Administración Paso 11: Evaluaciones de Conformidad (opcional) Paso 12: Mejora Continua Cómo llevar a cabo una autoevaluación? Para qué autoevaluar? Cómo realizar una autoevaluación? Paso 1: La decisión de autoevaluar Paso 2: Definir el campo de aplicación de la autoevaluación Paso 3: Nombrar a un líder de la evaluación Paso 4: Formar un equipo de evaluación... 18

5 Página 4 de Paso 5: Educar a la organización sobre la autoevaluación Paso 6: Investigación de capacidades implementadas Paso 7: Aplicar el cuestionario de la autoevaluación Paso 8: Consolidación y análisis de los resultados Paso 9: Comunicar los resultados a la organización Paso 10: Comunicar los resultados a los socios comerciales (opcional) Inspecciones de productos y precisión de datos de los KPIs (Indicadores Claves de Desempeño) Por qué un modelo de KPI? Cuándo utilizar el modelo de KPI? Cómo utilizar el modelo de KPI? Paso 1: Inspección de la conducta del producto Paso 2: Personalización del Modelo de KPI Paso 3: Análisis y reporte de los resultados Mantenimiento Continuo de Datos Un Marco para la mejora continúa Ciclo de vida de la Información de producto Mejores prácticas para el mantenimiento de los datos a través del tiempo Varios Temas Cómo leer la sección 2 del Marco de Calidad de los Datos El Marco de Calidad de Datos es específico para un papel en particular en la cadena de suministro? Paso 1: Realizar una autoevaluación utilizando la tarjeta de puntuación Paso 2: Revisión de los resultados de la matriz de capacidad de la tarjeta de puntuación Paso 3: Enfoque en las áreas de atención En qué orden debo implementar las capacidades del?. 33

6 Página 5 de 39 1 Introducción 1.1. Objetivo Este documento ha sido desarrollado para proporcionar información práctica sobre la aplicación y utilización de la versión 3.0. del. El contenido de este documento incluye instrucciones paso a paso y recomendaciones para la utilización de los diferentes componentes del en las diferentes situaciones en las que éstos se puedan aplicar. Aunque no se pretende cubrir todas las situaciones o escenarios posibles en los que el Marco de Calidad de los Datos pueda utilizarse, estas guías de implementación proporcionan aplicadores con un sentido general de cómo este documento puede ser utilizado como una herramienta importante en la búsqueda de resultados de datos sustentables y consistentemente de alta calidad. Importante: Se aconseja a los usuarios de este documento que recuerden que estas guías de implementación no limitan el uso del marco de calidad de los datos a los casos contenidos en este documento, ni tampoco prescriben fórmulas para empresas específicas para su implementación. Se ha puesto gran cuidado en garantizar que este documento es aplicable a la mayoría de las situaciones empresariales independientemente del sector, del tipo de actividad o del perfil que tenga la organización del usuario Quién debería leer este documento? Este documento fue escrito para todos los usuarios y los ejecutores del Marco de Calidad de los Datos. Dado que estas guías proporcionan algunos ejemplos de cómo se utiliza el Marco de la Calidad de los Datos en la práctica, se recomienda que este documento no sólo lo lean los ejecutores del, sino también cualquier persona que quiera tener una mejor comprensión sobre la aplicación del Marco de Calidad de los Datos. Algunas de las situaciones descritas en estas guías son: Realización de una autoevaluación. Implementación de nuevos procesos, mejoramiento de un sistema de administración de calidad de datos. Identificación de oportunidades de mejoramiento Identificación de deficiencias y riesgos en los procesos de administración de calidad Identificación de oportunidades conjuntas para los socios comerciales Realización de inspecciones físicas objetivas y eficientes de los productos

7 Página 6 de 39 Producción de una evaluación de KPI sobre el estado general y la calidad de los datos de una organización Nota: Este documento se realizó con la intención de que se utilice como una referencia, más que como un material de entrenamiento. Para mayor información sobre el entrenamiento disponible y/o los materiales educativos sobre el Marco de Calidad de los Datos, por favor consulte a su Organización local Miembro de GS1 ( o consulte los materiales disponibles sobre la Calidad de Datos de GS1 en: 2. Pasos esenciales para la implementación de un Sistema de Administración de la Calidad de Datos Introducción Un Sistema de Administración de la Calidad de los Datos (DQMS) es una serie de procedimientos documentados, revisados periódicamente qué son implementados en una organización para mantener y respaldar la producción de datos de buena calidad. El proporciona los requisitos básicos para que las organizaciones implementen un Sistema de Administración de Calidad de los Datos para lograr producir datos de buena calidad. Nota: Para obtener mayor orientación, por favor póngase en contacto con su Organización local Miembro de GS1. Una lista de todas las Organizaciones Miembro de GS1 está disponible en el sitio web de GS1: Las mejores prácticas que forman un Sistema de Administración de Calidad de Datos se pueden encontrar en el capítulo 2 del Marco de Calidad Datos (Quality Management System Data). Estas mejores prácticas han sido escritas de tal forma que puedan ser implementadas por si solas como mejorías o como parte de cualquier Sistema de Administración de Calidad existente (Como por ejemplo ISO 9000:2005, etc.). La implementación de la calidad de los datos afecta a toda la organización desde el inicio. Si este proceso se lleva a cabo con dedicación, tiene como resultado una transición cultural hacia una atmósfera de mejora continua. El proceso de implementación de calidad de los datos dependerá de: - La sofisticación del programa de administración de calidad existente (si ya se está implementando) - El tamaño de la organización - La complejidad de sus procesos

8 Página 7 de 39 A continuación se describen brevemente los 12 pasos generales que deben seguirse para ayudar en la implementación exitosa de un sistema de administración de calidad de los datos. Paso 1: Compromiso de la alta dirección Paso 2: Nombramiento de los directores responsables Paso 3: Iniciar los programas de concientización de la calidad de datos Paso 4: Proveer capacitación Paso 5: Crear Procesos de Administración de Calidad de Datos Paso 6: Desarrollar la documentación del sistema de administración de calidad de los datos Paso 7: Control de documentos Paso 8: Implementación y Operación Paso 9: Auditoría interna de la calidad de los datos Paso 10: Revisión de la administración Paso 11: Evaluación de conformidad Paso 12: Mejora continua Paso 1: Compromiso de la Alta Administración La alta dirección (director general o director ejecutivo) debe demostrar su compromiso y determinación de implementar un sistema de administración de la calidad de los datos en la organización. Sin el compromiso de la alta dirección, ninguna iniciativa de calidad de datos puede tener éxito. La alta dirección debe estar convencida de que una declaración de conformidad le permitirá a la organización demostrarles a sus clientes un evidente compromiso con la calidad de los datos. Es importante notar que un sistema de administración de calidad de los datos mejorará la eficiencia en los negocios en general. La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de administración de calidad de los datos y mejorar continuamente su eficiencia a través de: Comunicar a la organización la importancia de cumplir con la calidad de datos, con los requisitos de GS1 y del cliente. Ayudar en la definición de la política de calidad de datos de la organización y dar esto a conocer a todos los empleados. Garantizar que los objetivos de calidad de datos se establezcan en todos los niveles y funciones.

9 Página 8 de 39 Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo e implementación del sistema de administración de calidad de datos. Nombrar a un representante directivo para coordinar las actividades del sistema de administración de la calidad de datos. Realizar revisiones por parte de la dirección. Este tipo de compromiso de la alta dirección puede ser conducido a través de: Presión directa del mercado: requisitos de los clientes cruciales. Presión indirecta del mercado: Aumento de los niveles de calidad y visibilidad entre los competidores. Ambiciones de crecimiento: el deseo de aprovechar las oportunidades del mercado. Convicción personal sobre el valor de la calidad de los datos como una meta y del sistema de administración de calidad de datos como un medio de alcanzar dicha meta. La alta dirección debe identificar los objetivos que deben alcanzarse a través del sistema de administración de calidad de los datos, así como su documentación. Los objetivos típicos pueden ser: Ser más eficiente y rentable. Producir productos y servicios que cumplan de forma consistente las necesidades y expectativas de los clientes. Lograr la satisfacción de los clientes. Aumentar la participación en el mercado. Reducir los costos y pasivos. Aumentar la confianza en el sistema de producción. Mejorar la velocidad de la cadena de suministro. Abordar los desafíos y objetivos de ECR. Esta información deberá ser accesible para todos los empleados y otras partes interesadas Paso 2: Nombrar al (a los) gerente(s) responsable(s) Los sistemas de administración de calidad de datos son implementados por las personas. La primera fase de implementación requiere del compromiso de la alta dirección. El siguiente paso es nombrar a un gerente o gerentes que serán responsables de la implementación y operación del sistema de administración de la calidad de datos. El gerente es la persona dentro de la organización que actúa como en enlace entre la administración de la organización y las operaciones. El gerente también debe actuar como el "campeón en calidad de los datos de la organización", y debe ser una persona con: Apoyo total y la potenciación del director ejecutivo. Compromiso genuino y apasionado con la calidad en general y sistema de administración de calidad de los datos en particular. La autoridad producto de jerarquía, antigüedad, o ambos - para influir en los administradores y otras personas en todos los niveles y funciones. Conocimiento detallado de los métodos de calidad en general y la calidad de los datos, en particular.

10 Página 9 de 39 Importante: Tenga en cuenta que en la Sección 3 de estas guías ("Cómo llevar a cabo una autoevaluación") contiene un paso similar con respecto a la designación de un jefe de proyecto. Es importante diferenciarlos claramente, a pesar de las eventuales similitudes, ya que los procesos en las secciones 2 y 3 son independientes entre sí, y cumplen diferentes objetivos. Por lo tanto, los ejecutores del deben tener cuidado de elegir el proceso adecuado para el objetivo adecuado (la sección 2, se refiere a la implementación de procesos / cambios, mientras que la sección 3 proporciona orientación solamente sobre la ejecución de las autoevaluaciones) Paso 3: Iniciar Programas de Concientización sobre la Calidad de Datos Los programas de concientización sobre la calidad de datos deben realizarse para comunicar a los empleados el objetivo del sistema de administración de calidad de los datos; la ventaja que ofrece a los empleados, a los clientes y a la organización, cómo va a funcionar, así como sus funciones y responsabilidades dentro del sistema. El programa de concientización deberá enfatizar los beneficios que la organización espera obtener a través de su sistema de administración de la calidad de datos. Los programas pueden manejarse ya sea por el equipo de aplicación o por expertos contratados para hablar con los empleados de los diferentes niveles Paso 4: Proporcionar capacitación Dado que los sistemas de administración de calidad de datos afectan a muchas áreas de la organización, los programas de capacitación deben ser diseñados para las diferentes categorías de empleados. El plan de implementación de calidad de datos debe prever esta capacitación. La capacitación debe cubrir los conceptos básicos del sistema de administración de la calidad de los datos y del estándar así como de su impacto global en los objetivos estratégicos de la organización, los procesos modificados y las posibles consecuencias en la cultura del trabajo del sistema. Además, puede que sea necesario proporcionar capacitación inicial sobre la escritura de manuales de la calidad de datos, procedimientos e instrucciones de trabajo, principios de auditoría, calibración, procedimientos de prueba, etc Paso 5: Creación de Procesos de Administración de la Calidad de Datos En esencia, se trata de la aplicación y el plan operativo. Este plan exhaustivo y específico debe cubrir todos los objetivos establecidos por la alta dirección.

11 Página 10 de 39 Deberá incluir: La disponibilidad de información que describa el origen de los datos. Las instrucciones de trabajo. El uso del equipo apropiado. La disponibilidad y el uso de procesos y herramientas de monitoreo y medición La implementación de monitoreo y medición La implementación de las actividades de suministro, liberación y post-entrega. Además, la organización debe determinar su base de datos de productos e infraestructura de TI, la cual debe incluir: La seguridad de la integridad de los datos. El formato adecuado para el procesamiento y almacenamiento de los datos. La accesibilidad para fines de revisión y verificación. Provisiones y limitaciones de acceso. Rastreabilidad de las modificaciones. Adaptación del intercambio de datos interno y externo. A continuación debe establecerse un Procedimiento de Publicación de Datos, que detalle: El proceso de cómo llegar a la publicación de datos con las garantías suficientes para la exactitud, integridad y su finalización. Previa verificación de los datos antes de su publicación donde los productos resultantes no pueden verificarse a través de su medición. Coordinación de la publicación de datos en toda la organización y de sus lugares de producción, unidades de negocio, divisiones y departamentos. Adecuada autorización. Capacidad para rastrear las fuentes para la verificación y corrección. La adhesión a los Estándares aplicables de GS1 (por ejemplo, las reglas de asignación de GTIN y GLN, Diccionario Global de Datos, Reglas de Medición del paquete de GDSN) Paso 6: Desarrollo de la Documentación del Sistema de Administración de la Calidad La documentación es la base sobre la que se construye un sistema de administración de calidad de los datos. Es el área más común en que las organizaciones que desean implementar sistemas de administración de calidad no cumplen los requisitos necesarios. La documentación del sistema de administración de calidad de datos debe incluir: Declaraciones documentadas de una política de calidad de los datos y de los objetivos de calidad de los datos. Un manual de la calidad de los datos. Procedimientos y registros documentados. Los documentos que la organización necesita para asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

12 Página 11 de 39 La documentación de calidad se prepara generalmente en los tres niveles indicados en el ejemplo en el siguiente cuadro. Nivel A: manual de calidad de datos Establece el campo de aplicación del sistema de administración de calidad, describe los procesos del sistema de administración de calidad de datos y su interacción. Generalmente, da un perfil de la organización, presenta las relaciones y responsabilidades organizacionales de las personas cuyo trabajo afecta a la calidad de los datos y describe los procedimientos principales. También puede describir las políticas de calidad de datos y los objetivos de la calidad de los datos en una organización. Nivel B: Procedimientos del sistema de administración de calidad de datos Describe las actividades de los distintos departamentos, la manera en que la calidad de datos se controla en cada departamento y el tipo de chequeo que se lleva a cabo. Nivel C: Documentos de la calidad de datos (formularios, informes, instrucciones de trabajo, etc.) Las instrucciones de trabajo describen a detalle cómo se realizan las tareas específicas; incluyen estándares de dibujo, métodos de prueba, especificaciones del cliente, etc. Presenta formas que se utilizarán para registrar las observaciones, etc. Debe elaborarse una lista de los documentos que necesiten prepararse y la responsabilidad de la redacción de los documentos debe ser asignada a las personas pertinentes en los diferentes departamentos funcionales. Estas personas deben ser notificadas para que puedan preparar los proyectos dentro de un marco de tiempo específico. La documentación de los resultados del sistema comprende los registros de la organización. Esta documentación verifica la validez del proceso por medio del cual se originó -, dicho de otro modo, la prueba - y es la base para una auditoría (interna) Paso 7: Control de Documentos Una vez que se ha generado la documentación del sistema de administración de calidad necesaria, debe crearse un sistema documentado para controlarlo. El control es simplemente una forma de administrar la creación, aprobación, distribución, modificación, almacenamiento y eliminación de los diversos tipos de documentación. Los sistemas de control de documentos deben ser tan simples y fáciles de manejar como sea posible. El control de la documentación debe incluir:

13 Página 12 de 39 La aprobación de la adecuación por parte de la(s) persona(s) autorizada(s) antes de la emisión. Revisar, actualizar y volver a aprobar los documentos por la (s) persona (s) autorizada(s). Identificación de los cambios y del estatus de revisión de los documentos. Disponibilidad de versiones pertinentes de los documentos en los puntos de uso. Identificación y control de los documentos de origen externo. Aseguramiento de la legibilidad y la identificación de los documentos. Prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos. Debe recordarse que cuando algo cambia, ya sea el sistema, los procedimientos o los estándares subyacentes, la documentación debe cambiar también. El principio de control de documentos es que los empleados deben tener acceso a la documentación y a los registros necesarios para cumplir con sus responsabilidades Paso 8: Implementación y operación El progreso de la implementación debe ser monitoreado para garantizar que el sistema de administración de calidad de los datos sea eficaz y cumpla con los objetivos de la política de calidad de datos. Por lo tanto, debe establecerse un método de monitoreo. Las actividades incluyen: Un procedimiento documentado para lidiar con los comentarios de los usuarios. Control operacional. Verificación de los datos. Una revisión de la entrada de datos y de los procedimientos del procesamiento. Administración de los data principales de los productos. Acción preventiva. La acción preventiva debe incluir disposiciones para: Revisar los problemas respecto a la calidad de datos (incluyendo la retroalimentación de los usuarios). Determinar las causas de los problemas de calidad de datos. Evaluar la necesidad de adoptar medidas para asegurar que los problemas de calidad de datos no se repitan. Determinar e implementar las acciones necesarias. Corregir los datos en los datos principales de los productos. Registrar el resultado de las medidas adoptadas, y Revisar las acciones correctivas que se hayan tomado. En general, cuando no se alcancen los resultados planificados deben tomarse acciones correctivas para garantizar la conformidad del sistema de la administración de la calidad de los datos.

14 Página 13 de Paso 9: Auditoría Interna de la Calidad de Datos Cuando se está instalando el sistema, su eficacia debe revisarse por medio de auditorías internas y regulares de la calidad de datos. Las auditorías internas de calidad de datos se llevan a cabo para verificar que el sistema de administración de calidad instalado: Cumpla con los arreglos planificados y con los requisitos del sistema de administración de calidad de los datos establecidos por la organización. Se implemente y mantenga de manera eficaz. Incluso después de que el sistema se estabilice y comience a funcionar, deben planearse y realizarse auditorías internas como parte de una estrategia en curso. Se debe capacitar a algunos miembros del personal s para llevar a cabo la auditoría interna. Idealmente, las auditorías no deben evaluar sólo el rendimiento del sistema de administración de calidad de los datos, sino también los resultados de los datos. El procedimiento de inspección de productos del (Capítulo 4) y el proceso de autoevaluación (Capítulo 3) se deben utilizar como el principio de estas auditorías. Nota: Para mayor información sobre la autoevaluaciones, consulte la sección 3 "Cómo llevar a cabo una autoevaluación" Paso 10: Revisión de la Administración Cuando el sistema de administración de la calidad de datos instalado ha estado funcionando durante tres a seis meses, deben llevarse a cabo una auditoría interna, una revisión por la dirección y deben implementarse las acciones correctivas. Las revisiones hechas por la dirección se llevan a cabo para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de administración de la calidad. Esta revisión debe incluir la evaluación de oportunidades para el mejoramiento y la necesidad de cambios en el sistema de administración de la calidad, incluyendo la política y los objetivos de calidad. Los elementos que conforman la revisión hecha por la dirección deben incluir información sobre: Resultados de las auditorías. Informes de las inspecciones de control de calidad de datos. Comentarios de usuarios de datos y de los interesados. Desempeño del proceso y de los datos y conformidad del producto. Estado de las acciones preventivas y correctivas. Acciones de seguimiento de las revisiones realizadas por la dirección anteriormente. Cambios que podrían afectar al sistema de administración de calidad. Recomendaciones para mejoras. Las revisiones de la administración también deberán abarcar: Mejora de la eficacia del sistema de administración de calidad de datos y de sus procesos para asegurar la calidad y exactitud de los datos.

15 Página 14 de 39 Mejora de los requisitos relacionados con el cliente con respecto a la administración de calidad de datos. Recursos necesarios. Dificultades para la aplicación efectiva como la falta de compromiso del CEO, la incapacidad de involucrar a todos en el proceso y la falta de seguimiento de los avances y la incapacidad de hacer cumplir los plazos fijados Paso 11: Evaluaciones de Conformidad (opcional) Debido a las exigencias del mercado y las relaciones específicas entre socios comerciales, una organización requiera llevar a cabo una evaluación de conformidad. Se recomienda a las organizaciones llevar a cabo auditorías internas que corrijan deficiencias en el sistema antes de iniciar una evaluación de la conformidad, independientemente de su forma. Importante: Aún si los socios comerciales no solicitan una evaluación de conformidad, se recomienda a las organizaciones realizar auditorías de calidad continua de datos (ver el Paso 9), buscando siempre resultados de alto rendimiento y una mejora constante en comparación con medidas de rendimiento anteriores. Nota: En caso de que se pida a una organización (por parte de sus socios comerciales) someterse a una evaluación de la conformidad administrada por la organización misma, debe utilizarse el procedimiento descrito en la sección 3 "Cómo llevar a cabo una autoevaluación" Paso 12: Mejora Continua La implementación de un sistema de administración de calidad de datos es sólo el comienzo de un proceso para mantener y sostener la calidad de los datos a través del tiempo. Las organizaciones deben buscar continuamente mejorar la eficacia y adecuación del sistema de administración de calidad de datos mediante el uso de: Política de calidad. Objetivos de calidad. Resultados de la auditoría. Análisis de los datos. Acciones correctivas y preventivas. Revisión de la administración. 3. Cómo llevar a cabo una autoevaluación? 3.1. Para qué autoevaluar? Una autoevaluación es un ejercicio valioso que una organización puede realizar en cualquier momento y puede comenzarse ya sea por iniciativa interna o como petición de los socios

16 Página 15 de 39 comerciales. Una organización puede realizar una autoevaluación por un número de razones, siendo la más importante: Identificar los puntos de mejora / oportunidades en los procesos internos de calidad de los datos: cualquier organización - independientemente del nivel de sofisticación de los procesos de calidad de datos que manejen- puede utilizar una autoevaluación para resaltar las áreas que podrían ser ampliados o mejorados a fin de facilitar el alcance de niveles más altos de calidad de datos. En este caso, los resultados de la autoevaluación actuarán como una brújula que indica las acciones específicas que pueden aplicarse de forma inmediata para reforzar (o iniciar) ajustes que hagan el sistema de administración de calidad de datos más completo dentro de la organización. Colaboración conjunta: El ejercicio de la autoevaluación también puede utilizarse en colaboración con socios comerciales para encontrar no sólo las áreas de oportunidad internas, sino también las comunes. Esto se consigue al discutir los resultados de la autoevaluación con los socios comerciales. Idealmente, ambas organizaciones que acuerdan emplear la autoevaluación para explorar oportunidades conjuntas de mejora, realizan cada una su propia autoevaluación para después ambas partes discutir los resultados con el fin de identificar los puntos comunes a seguir y desarrollar en el futuro. Importante: Tenga en cuenta que en esta situación, a pesar de que los resultados de la evaluación final se discuten entre los socios comerciales, la ejecución de las autoevaluaciones siempre se llevan a cabo por una organización sin interferencias ni participación de las partes externas. Autoevaluación: El cuestionario de autoevaluación también tiene un modelo de calificación que identifica un "umbral mínimo" de conformidad con algunas de las mejores prácticas más importantes del Marco. Mientras que la autoevaluación no debe ser la meta absoluta para una organización, el lograr la puntuación mínima en la auto-declaración permitiría la organización autodeclarar su conformidad con las directrices establecidas para articular auto-declaraciones definidas por el Comité de Dirección de Calidad de Datos GS1. El valor de una auto-declaración debe ser definido por cada socio comercial en el contexto de la relación comercial específica entre las partes involucradas. Índice de referencia: Por último, el procedimiento de autoevaluación puede ser utilizado como un punto de referencia que ayuda a comparar las prácticas entre las diferentes áreas de una organización. El cuestionario de autoevaluación es en sí una medida objetiva de los procesos implementados en materia de calidad de datos. Las empresas pueden utilizar la autoevaluación como un medio para comparar los métodos de trabajo entre las diferentes regiones, por ejemplo. También puede ser usada como punto de referencia entre los departamentos de la organización o incluso entre las diferentes categorías, o entre distintos productos. Es útil exportar estas comparaciones de las medidas exitosas entre diferentes áreas de la organización o incluso entre diferentes países. También es un inductor valioso para la puesta en marcha de GDS en lugares nuevos Cómo realizar una autoevaluación? Independientemente de la razón por la cual una empresa decide llevar a cabo una autoevaluación, hay mejores prácticas recomendadas para la realización de una autoevaluación. Seguir estas

17 Página 16 de 39 prácticas recomendables no sólo asegurará que el ejercicio se lleve a cabo de manera eficiente, sino también garantizará que el resultado sea neutral, objetivo y confiable. Se aconseja a todos los usuarios del Marco de Calidad de los Datos y a su procedimiento de autoevaluación que sigan el proceso recomendado para la autoevaluación. Nota: El procedimiento para realizar una autoevaluación descrito a continuación fue desarrollado al documentar el enfoque tomado por diversas organizaciones participantes en el proyecto piloto Desafío de la Calidad de los Datos. Por lo tanto, estas mejores prácticas fueron desarrolladas por usuarios reales del involucrados directamente en la industria. Los pasos para llevar a cabo una autoevaluación son: Paso 1: Decidir autoevaluar Paso 2: Definir el campo de aplicación de la autoevaluación Paso 3: Nombrar a un líder de la evaluación Paso 4: Formar un equipo de evaluación Paso 5: Educar a la organización acerca de la autoevaluación Paso 6: Investigar las capacidades desplegadas Paso 7: Aplicar el cuestionario de autoevaluación Paso 8: Consolidar y analizar los resultados Paso 9: Comunicar los resultados a la organización Paso 10: Comunicar los resultados a los socios comerciales (opcional) Importante: Es importante recordar que estos pasos sólo se utilizan en la realización de una autoevaluación. Para más información sobre la serie de pasos para la implementación de un Sistema de Administración de Calidad de Datos consulte la Sección 2 de este documento: "Pasos Esenciales para la aplicación de un Sistema de Administración de Calidad de Datos" Paso 1: La decisión de autoevaluar El primer paso es, naturalmente, decidir realizar una autoevaluación y asegurar el respaldo necesario para hacerlo. Una autoevaluación puede ser el resultado de una solicitud de un socio comercial, o puede ser por iniciativa interna. En ambos casos, el compromiso y respaldo de la alta dirección es esencial para que una autoevaluación sea útil para la organización.

18 Página 17 de 39 Le recomendamos consultar la sección de esta guía para obtener más información sobre cómo reunir el apoyo ejecutivo. Una vez que la decisión de autoevaluación ha sido aprobada y apoyada por la alta dirección, la organización puede continuar con los siguientes pasos Paso 2: Definir el campo de aplicación de la autoevaluación La organización debe identificar cuál es la razón por la que desea realizar una autoevaluación. Basándose en los objetivos que la organización tiene para el ejercicio en cuestión, se debe entonces definir el campo de aplicación de los procesos de evaluación tenga y qué debe cubrir. Algunos factores que pueden ayudar a definir el campo de aplicación son: Categorías de productos. Ciclo de vida del producto (por ejemplo, la introducción de nuevos elementos contra artículos de línea). Marcas. La complejidad del proceso de administración de datos. Tipo de cambios en los datos. Instalaciones / plantas de producción. Un ejemplo de cómo estos factores pueden ser combinados para identificar el campo de aplicación es, por ejemplo, la realización de una autoevaluación de referencia entre los procesos de administración de datos de la introducción de nuevos artículos dentro del rango de productos congelados y la administración de datos de la introducción de nuevos artículos dentro del rango de productos de vida útil estable. Importante: Una vez que se ha definido, el campo de aplicación debe de estar claramente documentado y debe hacerse disponible en todo momento con el fin de que el ejercicio de la autoevaluación se mantenga enfocado Paso 3: Nombrar a un líder de la evaluación Para asegurarse de que la autoevaluación tenga éxito, debe designarse un líder de proyecto o de "evaluación" dentro de la organización. El papel del líder de la evaluación será el de coordinar la generalidad de la ejecución de la autoevaluación dentro de la organización. Algunas de las responsabilidades del líder de la evaluación son los siguientes: Coordinar las necesidades de educación / capacitación para los participantes de la autoevaluación. Planificar el cronograma de la autoevaluación. Promover el conocimiento de y la participación en la autoevaluación por parte de toda la organización. Identificar a los participantes y partes interesadas clave del proceso de administración de calidad de los datos. Integrar un equipo de evaluación para ayudar a guiar el ejercicio.

19 Página 18 de 39 Facilitar la comunicación entre las diferentes áreas de la organización. Llegar a expertos en las materias que se requiera y garantizar que las cuestiones se tratan con las personas que tengan los conocimientos adecuados. Controlar los plazos y las fechas límite para la obtención de las respuestas. Facilitar el diálogo para la resolución de dudas y/o discrepancias durante la ejecución de la autoevaluación. Facilitar el conocimiento y la información en materia de estándares y documentación de origen. Consolidar los resultados de la evaluación. Dirigir la discusión y análisis de los resultados. Asegurar que los resultados se comuniquen y presenten al resto de la organización. Para el cumplimiento de estas acciones, es muy recomendable que el líder de la evaluación posea las siguientes cualidades: Debe tener la aprobación absoluta de la alta administración / director ejecutivo para conducir y dirigir el ejercicio de evaluación. Debe tener una buena comunicación con todas las áreas de la organización. Debe tener la autoridad de rango y antigüedad para influir en otras áreas de la organización y asegurarse de su colaboración. Debe estar familiarizado con la administración de datos y procesos de administración de calidad de los datos de la organización Debe comprender adecuadamente la función de cada área que participa en el proceso. Debe estar familiarizado con los estándares GS1 y debe ser consciente del grado de utilidad que éstos tienen dentro de la organización Experiencia en la realización de ejercicios de evaluación Paso 4: Formar un equipo de evaluación Una vez nombrado, el líder de la evaluación es responsable de identificar a los participantes principales en proceso de administración de calidad de datos que deben participar en la autoevaluación. El resultado debe ser la formación de un equipo de evaluación que proporcionará liderazgo para la ejecución de la autoevaluación. Se recomienda que el equipo de evaluación incluya un miembro de alto rango de cada una de las áreas involucradas en la autoevaluación. El equipo de evaluación estará dirigido por el líder de evaluación y su papel será apoyar al líder de la evaluación en la ejecución y el seguimiento del proceso de autoevaluación. El equipo de evaluación debe reunirse periódicamente para supervisar, analizar las conclusiones / dudas y garantizar que la ejecución pueda continuar en buenas condiciones. Un rol importante que los miembros de la evaluación también deben desempeñar es la comunicación de la importancia de la autoevaluación dentro de sus respectivos departamentos y deben involucrar a todos en el esfuerzo.

20 Página 19 de Paso 5: Educar a la organización sobre la autoevaluación El líder de la evaluación, con el apoyo del equipo de evaluación, es responsable de asegurarse que la gente entienda la importancia de la autoevaluación y de que tengan el conocimiento necesario para participar en el proceso y responder a las preguntas del cuestionario de la autoevaluación. Revisar el cuestionario de autoevaluación, junto con los participantes es una manera efectiva de lograr este objetivo. Si en algún momento se identifica la falta de conocimiento entre los participantes, el líder de evaluación debe garantizar que se imparta la capacitación / educación necesaria antes de continuar con el proceso de autoevaluación. Importante: Un aspecto crucial acerca de la educación de los miembros de la organización acerca de la autoevaluación es el explicar la importancia del ejercicio y de proporcionar el contexto adecuado en el que el que se realiza la evaluación. Es esencial ser muy claro en este aspecto para así evitar que las personas tengan ideas erróneas sobre el propósito de la evaluación, ya que esto puede afectar la calidad de los resultados. En concreto, se debe aclarar que la autoevaluación no se utiliza para evaluar el desempeño de las personas o de hacerlos sentirse responsables de los procesos, sino más bien explicar que el enfoque de la evaluación está puesto en el trabajo colectivo de todas las personas involucradas en un proceso integrado Paso 6: Investigación de capacidades implementadas Un paso importante de preparación es reunir información previo a la evaluación acerca de los procesos y operaciones de la organización. Esto ayudará a que la investigación de las respuestas buscadas sea mucho más fácil y también ayudará a todos a familiarizarse con la situación actual de la organización. Esto se puede hacer como un seguimiento del proceso de capacitación. La investigación incluye la consolidación de manuales de trabajo, descripciones de procesos, y toda otra documentación pertinente para que esta información esté siempre disponible para su consulta durante la autoevaluación. Por último, esto también ayudará a que los participantes presenten una justificación más clara de las respuestas de las diferentes preguntas de la autoevaluación. Nota: Si es necesario, deben arreglarse entrevistas con los propietarios o poseedores de la documentación con el fin de discutir el contenido y la aplicabilidad de la documentación de origen de la organización. Además, el equipo de evaluación debe determinar si la documentación es lo suficientemente completa como para continuar el proceso de autoevaluación.

21 Página 20 de Paso 7: Aplicar el cuestionario de la autoevaluación Una vez que se han completado todos los preparativos y las personas involucradas han sido capacitadas, la organización puede proceder a contestar el cuestionario de autoevaluación. El líder de la evaluación es el responsable de asignar las preguntas del cuestionario de la autoevaluación a las personas de la organización más adecuadas para responderlas. El equipo de evaluación se asegurará de que las personas sean capaces de responder las preguntas, así como su justificación racional. Importante: El líder de la evaluación no es responsable de responder a las preguntas el sí mismo, su responsabilidad recae más bien en asegurarse de que respuestas dadas por los otros participantes estén bien fundamentadas y de que el cuestionario de la autoevaluación se completa dentro de las reglas definidas para la evaluación. Al contestar el cuestionario, es importante recordar en todo momento: Debe recordarse el situar todas las preguntas dentro del contexto del ámbito definido en la sección Asegurarse de que la razón de ser y / o justificación de las respuestas siempre se exprese, ya que esto será esencial para garantizar la integridad Anotar todas las discrepancias Anotar las trayectorias de los debates en torno a la respuesta a una pregunta Además, es muy recomendable no revelar a la gente el modelo de calificación y valor en puntos de las preguntas. Nota: La versión 3.0 del incluye un cuadro de mandos basado en Excel que ayuda a las organizaciones a responder el cuestionario de autoevaluación y realiza el cálculo de los resultados automáticamente. El cuadro de mandos también ayuda a señalar dónde se encuentran las áreas con la mayoría de las oportunidades en una empresa. En el cuadro de mando hay espacios para que las organizaciones mantengan un registro de los debates en torno a preguntas o para proporcionar los razones de las respuestas. Por favor, consulte la 'Ficha "Léame! del cuadro de mando de autoevaluación para más información. Nota: Es necesario tener la versión MS Excel 2007 o superior para ejecutar el cuadro de mando KPI correctamente Paso 8: Consolidación y análisis de los resultados El líder de la evaluación, con el apoyo del equipo de evaluación, consolidará los resultados y producirá un resumen final de los resultados, mostrando como mínimo: Cuáles son áreas son las más fuertes y cuáles las más débiles de los procesos actuales de las organizaciones Qué áreas comprenden las prioridades de la organización

22 Página 21 de 39 Qué lecciones se aprendieron / descubrieron durante la autoevaluación que anteriormente se habían pasado por alto? En su caso, Qué puntaje alcanzó la organización en el cuestionario de autoevaluación? Qué aspectos constituyen un riesgo importante si no se tratan? Acciones recomendadas para la administración basadas en los informes de autoevaluación En su caso, si la organización es capaz de hacer una auto-declaración o no Paso 9: Comunicar los resultados a la organización Una vez que los resultados han sido analizados y consolidados, el líder de evaluación debe asegurarse de que los resultados se comuniquen a todos los participantes ya la organización en su conjunto, junto con una explicación de cuál será la trayectoria a seguir en base a los resultados. El tener un conjunto de acciones claras de seguimiento motivará a la organización Paso 10: Comunicar los resultados a los socios comerciales (opcional) En situaciones en las que la solicitud de un socio comercial origine la necesidad de una autoevaluación, o cuando se acuerda colaborar conjuntamente, una organización puede divulgar y discutir los hallazgos y resultados de una autoevaluación con sus socios comerciales con el fin de buscar oportunidades conjuntas para colaborar posteriormente. El adherirse a estos pasos cuando se realiza una autoevaluación aumentará el valor de una autoevaluación en gran medida y mejorará los resultados drásticamente. Dado que la complejidad de una autoevaluación depende de factores tales como: Campo de aplicación Tamaño de la organización Número de participantes Nota: No hay un plazo específico o planificación de recursos que se pueda dar a todas las autoevaluaciones, ya que la escala siempre variará en cada situación específica. Sin embargo, como referencia general, durante la prueba del 'Reto de Calidad de Datos" se observó que las empresas que siguieron estos pasos fueron capaces de completar todos los pasos en un promedio de 4 semanas entre proveedores y 5 semanas entre los minoristas.

23 Página 22 de Inspecciones de productos y precisión de datos de los KPIs (Indicadores Claves de Desempeño) 4.1. Por qué un modelo de KPI? La máxima prueba de la capacidad de una organización para producir y mantener datos de buena calidad se encuentra siempre en la propia información del producto, prácticas recomendables y buenos procesos internos siempre se reflejarán en la calidad superior de los resultados de los datos. Además de esto, la calidad objetiva de la información de los productos de la organización es también un aspecto crucial que revela pistas sobre los problemas internos o las oportunidades dentro de los procesos de la organización. El análisis de los resultados de los datos de una organización siempre indicará si algo no está del todo bien en el proceso de administración de datos. Por lo tanto, con el fin de poder de medir el grado en el que la información del producto se puede considerar de buena calidad, se requieren una serie de objetivos y medidas paramétricas. Estas medidas se pueden manifestar como indicadores clave de rendimiento (KPI) que pueden ser monitoreados periódicamente para verificar la exactitud real de los datos. La exactitud de los datos KPIs está relacionada en gran parte con el grado en el que la información (electrónica) almacenada en un repositorio acerca de los productos es coherente con las características físicas observables del artículo comercial. La mayoría de las organizaciones han desarrollado indicadores clave de rendimiento propios de modo interno bastante comprehensivos que se utilizan para monitorear el estado de sus datos, así como para proporcionar posibles problemas en sus procesos. Como resultado de un esfuerzo colectivo con el apoyo de los miembros clave de la industria, un modelo de KPI para el Marco de la Calidad de los Datos se define como un medio para: Proporcionar a los socios comerciales un conjunto común y neutral de indicadores clave de rendimiento para la exactitud de los datos Cubrir los atributos más sincronizados entre todas las regiones Ofrecer una estructura básica para validar la eficacia de los sistemas de administración de calidad de datos implementados en una organización El modelo de KPI está contenido en el capítulo 4 del Versión 3.0 y un cuadro de mando basado en Excel está incluido en el paquete del Marco de la Calidad de los Datos para los usuarios que quieren poner en marcha el uso del modelo de KPI sugerido. Nota: El uso del modelo de KPI incluida en el marco de calidad de los datos es voluntario y no sustituye a los modelos de KPI internos definidos o acordados entre los socios

24 Página 23 de 39 comerciales, sino que simplemente proporciona un punto de partida para la organización cuando no hay un modelo KPI previamente acordado. Los socios comerciales pueden ampliar y enriquecer el modelo de KPI del con atributos y medidas adicionales relevantes para su negocio Cuándo utilizar el modelo de KPI? El modelo de KPI fue diseñado de tal manera que se pueda utilizar de forma flexible en diferentes circunstancias. Dado que el modelo de KPI se centra completamente en la medición precisa de elementos básicos de los datos (como nombre de marca, GTIN, dimensiones lineales), es aplicable a casi todos los productos. El modelo de KPI se puede utilizar para cualquiera de los siguientes escenarios: Como un medio para informar sobre los resultados de auditorías de producto: el modelo de KPI es una buena manera de ofrecer resultados estructurados de las auditorías de producto, ya que propone una forma lógica de agrupar atributos relacionados. Como punto de referencia: el modelo de KPI se puede utilizar como una referencia para comparar la precisión del rendimiento de los datos de dos entidades diferentes. Para seguir el progreso de las mejoras: el modelo de KPI puede ser también utilizado para comparar la progresión en exactitud de los datos dentro de la organización, esforzándose siempre por mejorar los resultados obtenidos cada vez que se miden los indicadores clave de rendimiento Cómo utilizar el modelo de KPI? El modelo de KPI es complementario del Procedimiento de Inspección de Producto descrito en el capítulo cuarto de la versión 3.0 del. El modelo de KPI puede ser utilizado para analizar y presentar los resultados de inspecciones de productos ejecutadas por una organización. Los pasos típicos para utilizar el modelo de KPI son: Paso 1: Inspección de la conducta del producto Paso 2: Personalización del modelo KPI Paso 3: Análisis y notificación de los resultados Paso 1: Inspección de la conducta del producto Realice una inspección del producto según lo prescrito en todo el capítulo 4 del Marco de Calidad de los Datos versión 3.0. Recuerde que las inspecciones de productos pueden originarse por una serie de razones diferentes tales como: auditorías internas de rutina, evaluaciones de desempeño, etc.

25 Página 24 de 39 Importante: La inspección del producto debe ser planificada y enfocada de antemano de acuerdo con las recomendaciones incluidas en el Marco de Calidad de los Datos Paso 2: Personalización del Modelo de KPI Basándose en el campo de aplicación y la finalidad de la inspección, la organización debe definir si el modelo básico KPI aplica al propósito de la inspección, las organizaciones tienen la libertad de hacer cambios en el contenido del modelo KPI, con el fin de personalizarlo para satisfacer sus necesidades específicas. Algunos de estos cambios pueden ser por ejemplo: Adición de atributos en las diversas categorías con las que el modelo de KPI se estructura Adición de objetivos de rendimiento específicos para ciertos atributos / categorías de KPI Extracción de atributos de las categorías que no son relevantes para la organización Omisión de las categorías de KPI que no sean relevantes / no apliquen a una organización Un ejemplo típico de la expansión es, por ejemplo, agregar el atributo "peso neto" a la sub-división del modelo de KPI llamada "Precisión de Dimensión y Peso', otro ejemplo de cómo el modelo puede ser personalizado para su uso sería el caso en el que una organización omite la Categoría " Precisión de Dimensión y Peso" porque sus productos son servicios no físicos (tales como tiempo aire / crédito para teléfonos celulares). Cada vez que se amplía o modifica el contenido del modelo de KPI, las organizaciones deben poner atención en el criterio original detrás de cada clasificación de KPI con el fin de mantener una consistencia en los cambios. Una vez que la organización ha adaptado el modelo de KPI de tal manera que este se adapte a los objetivos específicos de sus inspecciones de producto, puede elaborarse el análisis de los datos. Nota: La descripción completa y la estructura del modelo de KPI se puede encontrar en el Apéndice 4 del versión Paso 3: Análisis y reporte de los resultados Una vez que se han registrado los resultados de las inspecciones de productos, estos resultados deben ser analizados y presentados en una forma adecuada para su reporte: en primer lugar, para analizar los resultados debe hacerse una comparación entre los datos que se inspeccionaron en los productos y los datos de que almacenados en un repositorio (electrónicamente) sobre el mismo artículo. Deben identificarse las diferencias / discrepancias entre los datos inspeccionados físicamente y de los registros electrónicos y se deben también cuantificarse con la finalidad de lograr reportar estadísticamente el estado en que se encuentren los datos.

26 Página 25 de 39 Este proceso se puede hacer de muchas maneras distintas y cada organización debe decidir cuál es la mejor solución / enfoque para el ejercicio en cuestión. Aun así, hemos incluido un cuadro de mando para el modelo básico de KPI con el fin de facilitar este proceso propuesto por el. El cuadro de mando KPI es una herramienta basada en Excel que proporciona funcionalidad básica para empresas que utilizan el modelo básico KPI sin cambios. El cuadro de mandos permite a los usuarios rellenar los datos compilados durante una inspección de producto y los datos almacenados en un repositorio contra el que se compara la información de la inspección. Una vez que ambas fuentes han sido ingresadas, el cuadro de mando calculará automáticamente los niveles de precisión de datos de los productos y presentará un informe según el modelo de KPI del Marco de Calidad de los Datos. Los resultados se presentan en la última pestaña del cuadro de mandos que muestra cuál es el rendimiento y la precisión en total y por cada nivel de la jerarquía en cada atributo y agrupación de atributos de acuerdo con el modelo de KPI. Nota: Es necesario tener la versión de MS Excel 97 a 03 o superior para ejecutar correctamente el cuadro de mando KPI. Nota: Para obtener una explicación completa de cómo hacer uso del cuadro de mandos KPI, por favor consulte la pestaña llamada "instrucciones" incluida en el cuadro de mando. El cuadro de mando se incluye en el paquete del v3.0. Es importante mencionar que el valor de este modelo reside en que permite a las organizaciones enfocarse en áreas específicas de atención existentes, por ejemplo, una organización puede obtener una puntuación de 100% en precisión en una categoría (por ejemplo datos de jerarquía), y una baja puntuación en otro (por ejemplo dimensiones y pesos). Gracias a este nivel de granularidad las empresas son capaces de identificar fácilmente las áreas en donde se concentran la mayoría de los errores y de articular mejoras concretas. 5. Mantenimiento Continuo de Datos 5.1. Un Marco para la mejora continúa La administración de la calidad de los datos es una actividad continua que debe llevarse a cabo día a día. La garantía de la calidad de datos no termina cuando un producto se publica a los socios comerciales ya que los datos deben mantenerse y actualizarse durante todo el ciclo de vida del producto. Por lo tanto, es esencial que las organizaciones tengan una visión acerca de la necesidad del mantenimiento continuo de datos y también que lleven a cabo prácticas sostenibles para la calidad de datos que contribuyan a una administración más eficiente de la calidad con el paso del tiempo.

27 Página 26 de 39 Se reconoce que este ámbito es, por su naturaleza, muy complejo, el Sistema de Administración de Calidad de Datos (DQMS) descrito en el Versión 3.0 (en el capítulo 2) es una práctica fundamental para los procesos de mantenimiento de datos permanentes que aseguren la calidad de los resultados de los datos. Cuanto más se adhiera una organización a las capacidades de un DQMS que el Marco de Calidad de los Datos recomienda, será muy probable mantener una producción sostenible de datos de alta calidad optimizando recursos y evitando costos excesivos en el control de datos. El DQMS del se basa en la operación diaria de los procesos clave en la organización, una estructura de gobierno bien definida para los procesos, la participación de todos los participantes y las partes interesadas, la colaboración con los socios comerciales y documentación de todos estos factores clara y sin ambigüedades. Cuando se aplican de manera consistente, las capacidades del también crearán un ciclo interno de mejora continua que permita evaluar los procesos internos e identificar oportunidades de mejora para los DQMS como parte del propio proceso de administración de calidad de los datos. Esto es esencial para garantizar que el DQMS evolucione de acuerdo a los nuevos desafíos planteados por un mercado en constante cambio. A medida que se establecen nuevas prácticas recomendables y se alcanza una mayor madurez en relación con el mantenimiento continuo de datos, esta guía se ampliará con recomendaciones más detalladas para lograr mantener información precisa, relevante y fiable en el tiempo Ciclo de vida de la Información de producto La dinámica de la administración de la información de un producto puede variar en cada una de las etapas del ciclo de vida de un producto: en general, la información del producto tiende a tener muchos más cambios en las primeras etapas del ciclo de vida de un producto, ya que los datos tiene que adaptarse a los cambios constantes de las especificaciones / composición que un producto típicamente experimenta durante las etapas de prueba / fases de introducción del producto en el mercado. Posteriormente, durante las primeras etapas del crecimiento de un producto en el mercado, los datos suelen cambiar con frecuencia como resultado de las promociones constantes que suelen ser comunes durante estas fases iniciales. Una vez que el producto se ha estabilizado en el mercado, los cambios en la información finalmente se volverán menos frecuentes afectando principalmente aspectos normativos / comerciales más que a las especificaciones mismas de los productos. Es importante que las organizaciones tomen en cuenta estas diferencias en la intensidad de los cambios de los datos a lo largo de estas fases con el fin de planificar adecuadamente cada una de estas fases. Estas diferencias se traducen en un enfoque diferente durante cada una de las fases, por ejemplo, en las primeras fases del ciclo de vida el enfoque en las mediciones pueden ser

28 Página 27 de 39 mucho más marcado dada la mayor probabilidad de que las dimensiones cambien en ese momento que en las fases posteriores (y más estables). A medida que la industria madura, estas guías de implementación se ampliarán con más granularidad con respecto a la importancia de las capacidades del Marco de la Calidad de los Datos para cada fase del ciclo de vida del producto Mejores prácticas para el mantenimiento de los datos a través del tiempo A modo que un producto pasa a través de su ciclo de vida, los socios comerciales tendrán que comunicar y sincronizar diferentes versiones de la información de un producto. La comunidad de usuarios GS1 ha unido esfuerzos para definir las prácticas recomendables para estos procesos que pueden ser utilizadas como referencia para la industria. Estas recomendaciones se generaron dentro de la "Guía Para la Implementación de Artículos Comerciales GDSN" y están contenidas en los siguientes capítulos: Capítulo 11: Futurización del Artículo, que describe todo el proceso de información (por adelantado) sobre los cambios en los datos maestros de un artículo comercial. Además de la Futurización del Artículo, medios adicionales serán producidos para facilitar la comunicación de la información preliminar del producto (es decir, prototipo o en desarrollo). A medida que esas secciones y funcionalidades se desarrollan, la guía de implementación de Artículo Comercial GDSN se ampliará aún más. Importante: Se recomienda encarecidamente a todos los usuarios interesados en la administración de información del ciclo de vida ver las secciones antes mencionadas de la "Guía Para la Implementación de Artículos Comerciales GDSN". 6. Varios Temas 6.1. Cómo leer la sección 2 del Marco de Calidad de los Datos La sección 2 (Sistema de Administración de Calidad de Datos) del Marco de la Calidad de los Datos contiene una elaborada descripción de todas las capacidades que se requieren para formar un buen sistema de administración de calidad de los datos (DQMS) dentro de una organización. Esta sección ha sido escrita y organizada de tal manera que permita extraer y utilizar las capacidades de forma independiente, de acuerdo con las necesidades específicas de cada organización. Por lo tanto, el enfoque ideal de esta sección no es necesariamente leerla por completo, sino más bien seleccionar las piezas y componentes relevantes para cada organización!

29 Página 28 de 39 El cuadro de mando autoevaluación incluido en el paquete del de la versión 3.0 se puede utilizar como un 'brújula' para guiar a la organización a identificar las capacidades pertinentes para su situación particular. Las capacidades han sido organizadas por "área funcional" (es decir, conjunto de temas relacionados que contribuyen a la ejecución de ciertos procesos dentro de las organizaciones), que ayuda a los usuarios a identificar el contexto en elque se expresa una cierta capacidad. Las áreas funcionales en las que se han agrupado las capacidades son: Capacidades organizacionales que definen la capacidad de acción de la organización Políticas y normas necesarias para proporcionar la gobernabilidad y referencia Los procesos de negocios que impulsan la operación del día a día Capacidades de los sistemas necesarios para apoyar el negocio Dentro de cada área funcional, las capacidades están subdivididos en diferentes tipos de actividad / capacidad, lo que define si la actividad está relacionada con cualquier parte de la planificación, documentación, ejecución o control / seguimiento de las acciones. La combinación de área funcional y tipo de actividad proporciona un contexto en el que una actividad tiene que ser entendida e interpretada (ver figura siguiente). Áreas Funcionales Capacidades organizacionales Políticas y normas Procesos de negocios Capacidades de los sistemas Tipos de Actividad Planear Documentar Ejecutar Controlar Capacidades Individuales