JENNY MOSCOSO ESCOBAR JOHN EDISSON LONDOÑO RÚA

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1 ELABORADO POR: JENNY MOSCOSO ESCOBAR JOHN EDISSON LONDOÑO RÚA

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3 1 PRESENTACIÓN DE TRABAJOS ESCRITOS Y HERRAMIENTAS DE WORD 1.1 PRESENTACIÓN DE TRABAJOS CONFIGURAR PÁGINA Cuando se está escribiendo en un documento del programa Word, es como si lo se hiciera en una hoja de papel que luego puede ser imprimida. Para iniciar es bueno configurar márgenes la página, escoger el tipo de hoja, tamaño de papel (pestaña Papel), orientación de la hoja, entre otras. Todas estas acciones se pueden realizar por medio del menú configurar página. En el cuadro de diálogo Configurar página (pestaña Márgenes) es posible fijar los márgenes digitando los cm. deseados en cada lado de la hoja, de la siguiente manera. Superior: Se debe indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento. Inferior: Se indica la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página. 3

4 Izquierdo: Se introduce la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento. Derecho: Se indica la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento. En la pestaña Diseño se encuentra la especificación para las márgenes de Encabezados y pies de página. Se ha dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de las márgenes, por tanto éstas deben ser espaciosas. Recuerde que los encabezados y pié de página repiten el texto en todas las hojas y se pueden alinear al gusto del usuario, por ejemplo, autor, título del documento, tema a tratar, numeración de las hojas Por tanto, la información que se digite en el cuadro de texto de configuración de página dirá en el encabezado los cm que existen entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado, y en el pie de página los cm que queda entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página. Si se hace clic en el botón Predeterminar, los valores registrados en ese momento serán los que se utilicen en los nuevos documentos que se creen de ahí en adelante ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Se detendrá un poco en el tema de encabezado y pie de página dado su importancia en el cuerdo de un documento. Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página, como por ejemplo el título del trabajo o artículo que se está escribiendo, el autor, la fecha,... El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Para crear o modificar encabezados o pie de página se debe ir al menú Ver y hacer clic en Encabezado y pie de página. En este momento el texto del documento se inactiva y activa los bordes superiores e inferiores de la página con el fin de consignar la información, apareciendo un recuadro punteado con el rótulo Encabezado y el cursor se ha situado dentro, abriendo también una ventana flotante que permite establecer algunas opciones predeterminadas como describiremos a continuación: 4

5 Barra de herramientas Encabezado y pie de página. Insertar Auto texto. Al hacer clic se abre una lista desplegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. Insertar número de página. Insertar número total de páginas del documento. Es decir, inserta el número de la última página del documento. Formato del número de página. Se abrirá la ventana que permite elegir el formato del número de página. Inserta la fecha del día en formato día/mes/año. Inserta la hora actual en formato hora:min. Configurar página. Se abre la ventana para configurar la página. 5

6 Mediante este botón se pasa del encabezado al pie de página y viceversa. página. Con estos botones se pasa al anterior o siguiente encabezado o pie de Cerrar. Al hacer clic en este botón se sale del encabezado o pie de página Es de anotar, que si se hace doble clic sobre un encabezado o pie de página existente se activará esta opción RELACIÓN ENTRE SALTOS DE PÁGINA Y PÁRRAFOS. La funcionalidad del salto de página es que si se quiere terminar el texto desde cierto punto de la hoja y continuar en la siguiente página, el cursor se debe colocar en donde se desee el corte y se inserta un Salto de página, por medio del menú insertar y salto. Automáticamente aparece un cuadro donde se nos muestran varias alternativas. Con el ejemplo que se tiene se seleccionaría Salto de página. Inmediatamente, el cursor queda en la página siguiente y solamente se puede apreciar cuando se acciona el ícono de caracteres no imprimibles. 6

7 Otra consideración importante es el salto de sección, se usa cuando un documento contiene varios capítulos o es necesario cambiar algún tipo de configuración, ya sea de paginación, orientación de hojas, márgenes, diferentes encabezados o pie de página, entre otros. Para tener esta acción nos vamos para el menú insertar, salto, allí seleccionamos saltos de sección, los cuales pueden ser: - Página siguiente deja en blanco el final de la página de una sección y comienza la siguiente en otra página - Continuo tenemos un salto de sección pero no se deja espacio en blanco entre secciones. Se puede identificar su acción mediante la visualización con caracteres no imprimibles de la siguiente manera: NÚMEROS DE PÁGINA Cuando se crea un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento. 7

8 Para que los números de página aparezcan en el documento, se debe insertar por medio del menú Insertar o mediante los Encabezados y pies de página. Si el documento contiene Encabezados y Pies de página conviene insertar también los números de página al mismo tiempo, Si no es así se pueden insertar los números de página mediante el menú Insertar números de página y aparecerá una pantalla como la siguiente: Para configurar mejor esta numeración, se detalla cada uno de los campos expuestos en el cuadro anterior: Posición. Se elige en qué lugar se desea posicionar el número de página, en donde se encuentran las opciones de la parte superior o inferior de la página. Alineación. Luego de posicionado el lugar en el cual se desea el número de página, se permite configurar la alineación correspondiente, en este caso sería izquierda, derecha, centro, interior o exterior. En la vista preliminar se representa como el cuadro negro en la parte inferior derecha. Número en la primera página. Si no se marca esta casilla no se observará el número de página en la primera hoja. Esta opción está pensada para cuando la primera página será la portada del documento y no conviene que aparezca el número de la página. Formato. Este botón permite elegir el formato de los números de página. Adicionalmente permite Continuar numerando desde la sección anterior o Iniciar en el número que se especifique en el campo de al lado. 8

9 1.2 CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO 1 Una tabla de contenido es una lista de los títulos en un documento. Puede utilizar una tabla de contenido para obtener un resumen de los temas tratados en un documento. Si crea un documento Web, podrá colocar la tabla de contenido en un marco Web de modo que pueda desplazarse fácilmente por el documento. Puede crear una tabla de contenido utilizando los estilos de título integrados y los formatos de nivel de esquema (nivel de esquema: formato de párrafos que puede utilizar para asignar un nivel jerárquico (Nivel 1 a Nivel 9) a los párrafos del documento. Por ejemplo, después vez asignados los niveles de esquema, puede trabajar con el documento en la vista Esquema o en el Mapa del documento.) de Microsoft Word. Si desea utilizar un formato propio para los títulos, aplique los estilos de título personalizados. Si desea utilizar opciones adicionales para personalizar la tabla de contenido, puede utilizar campos. Por ejemplo, puede utilizar campos para omitir los números de página de una parte de la tabla de contenido. Después de especificar los títulos que desee incluir, puede elegir un diseño y generar la tabla de contenido terminada. Cuando genere una tabla de contenido, Word buscará los títulos especificados, los ordenará según el nivel del título y mostrará la tabla de contenido en el documento. Formas de ver una tabla de contenido Al mostrar un documento en la vista Diseño de impresión, la tabla de contenido incluirá números de página con los títulos. Al cambiar a la vista Diseño Web, los títulos se muestran como hipervínculos para que pueda saltar directamente a un tema. Para desplazarse rápidamente por un documento mientras lo ve en Word, considere utilizar el Mapa del documento. 1 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office

10 Eliminar una tabla de contenido 2 Notas 1. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Esquema. 2. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Ir a TDC. Está seleccionada la tabla de contenido. 3. Presione la tecla SUPRIMIR. También se puede seleccionar manualmente la tabla de contenido y presionar la tecla SUPR. Para eliminar una tabla de contenido en un marco Web, deberá situar el punto de inserción dentro del marco que contenga la tabla de contenido. Para eliminar el marco completo, haga clic en Eliminar marco barra de herramientas Marcos. en la Crear un índice 3 1. Siga uno de estos procedimientos para marcar las entradas de índice: Marcar palabras o frases 1. Para utilizar texto existente como entrada de índice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de índice, haga clic donde desee insertar la entrada de índice. 2. Presione las teclas ALT+MAYÚS+E. 3. Para crear la entrada de índice principal, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada. Puede personalizar la entrada creando una subentrada o una referencia cruzada a otra entrada. Notas Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuación, escriba el texto de la entrada de tercer nivel. 2 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office

11 Si desea utilizar un símbolo en la entrada, escriba ;# (punto y coma seguido por el signo numérico) inmediatamente después del símbolo. 4. Para seleccionar un formato para los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva situada debajo de Formato del número de página. Si desea dar formato al texto del índice, haga clic en él con el botón secundario del Mouse (ratón) en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. Seleccione las opciones de formato que desee utilizar. 5. Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 6. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y, a continuación, repita los pasos 3 a 5. Marcar entradas de índice para texto que se extiende por un intervalo de páginas 7. Seleccione el intervalo de texto al que desee que haga referencia la entrada de índice. 8. En el menú Insertar, haga clic en Marcador. 9. Escriba un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haga clic en Agregar. 10. En el documento, haga clic al final del texto marcado con un marcador. 11. Presione las teclas ALT+MAYÚS+E. 12. En el cuadro Entrada, escriba la entrada de índice correspondiente al texto marcado. 13. Para seleccionar un formato para los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva situada debajo de Formato del número de página. Si desea dar formato al texto del índice, haga clic en él con el botón secundario del Mouse (ratón) en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. Seleccione las opciones de formato que desee utilizar. 14. En Opciones, haga clic en Intervalo de páginas. 15. En el cuadro Marcador, escriba o seleccione el nombre de marcador del paso 3. 11

12 16. Haga clic en Marcar. Marcar automáticamente las entradas de índice utilizando un archivo de concordancia 17. Cree un archivo de concordancia. Cómo? 1. Haga clic en Insertar tabla en la barra de herramientas Estándar. 2. Arrastre para seleccionar dos columnas. 3. En la primera columna, escriba el texto que desee que Microsoft Word busque y marque como entrada de índice. Asegúrese de escribir el texto exactamente como aparece en el documento. A continuación, presione la tecla TAB. 4. En la segunda columna, escriba la entrada de índice para el texto de la primera columna. A continuación, presione la tecla TAB. Si desea crear una subentrada, escriba la entrada principal seguida por dos puntos (:) y, a continuación, la subentrada. 5. Repita los pasos 3 y 4 para cada referencia y entrada de índice. 6. Guarde el archivo de concordancia. Sugerencias Para asegurarse de que Word marca todo el texto que desee incluir en el índice, escriba todas las formas del texto en el que desee realizar la búsqueda. Por ejemplo, escriba leer, leyendo y lectura en tres celdas separadas de la columna 12

13 izquierda y, a continuación, escriba libro en las celdas de coincidencia de la columna derecha. Para acelerar la creación de un archivo de concordancia, abra primero el archivo de concordancia y el documento que desee indizar. Para ver ambos documentos a la vez, haga clic en el comando Organizar todo del menú Ventana. A continuación, copie el texto del documento que desee indizar en la primera columna del archivo de concordancia. 18. Abra el documento que en el que desee crear un índice. 19. En el menú Insertar, elija Referencia, haga clic en Índices y tablas y, a continuación, haga clic en la ficha Índice. 20. Haga clic en Automarcar. 21. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo de concordancia que desee utilizar. 22. Haga clic en Abrir. Word busca en el documento las apariciones exactas del texto en la primera columna del archivo de concordancia y, a continuación, utiliza el texto de la segunda columna como entrada de índice. Word sólo marca la primera aparición de una entrada en cada párrafo. Nota Microsoft Word inserta cada entrada de índice marcada como un campo XE (Entrada de índice) con formato de texto oculto. Si no aparecen los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar en la barra de herramientas Estándar. 2. Haga clic en la posición en la que desee insertar el índice terminado. 3. Para comprobar que el documento está correctamente paginado, deberá ocultar los códigos de campo y el texto oculto. Si los campos XE (Entrada de índice) están visibles, haga clic en Mostrar u ocultar en la barra de herramientas Estándar. 4. En el menú Insertar, elija Referencia, haga clic en Índices y tablas y, a continuación, haga clic en la ficha Índice. 13

14 5. Siga uno de estos procedimientos: o Haga clic en un diseño del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseños disponibles. o Crear un diseño de índice personalizado Cómo? 0. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuación, en Modificar. 1. En el cuadro Estilos, haga clic en el estilo que desee cambiar y, a continuación, en Modificar. 2. Para agregar la nueva definición de estilo a la plantilla, active la casilla de verificación Agregar a la plantilla. 3. En Formato, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en Aceptar. 6. Si va a crear un índice para un texto en otro idioma, haga clic en el idioma en el cuadro Idioma. 7. Seleccione las demás opciones de índice que desee. Para actualizar el índice, haga clic a la izquierda del campo y presione F9. Notas No modifique las entradas de índice en el índice terminado; de lo contrario, se perderán los cambios al actualizar el índice. Si crea un índice en un documento maestro, expanda los subdocumentos antes de insertar o actualizar el índice. 14

15 BIBLIOGRAFÍA MICROSOFT WINDOWS XP PASO A PASO Online Training Solutions (Autor corporativo) España : McGraw-Hill Interamericana, 2001 QA75 Facultad de Salud Pública GUIA COMPLETA DE MICROSOFT WINDOWS XP RUNNING Bott, Edd (Autor) Siechert, Carl (Autor) Stinson, Craig (Autor) España : McGraw Hill, /B751g OFFICE 2000 PARA WINDOWS PARA DUMMIES Wang, Wallace. Autor(a) Parker, Roger C.. Autor(a) GRUPO EDITORIAL NORMA /W246o RUNNING MICROSOFT WORD 2000 Rubin, Charles. Autor(a) MICROSOFT CORPORATION 005.3/R896re1 EXCEL 2000 FOR WINDOWS FOR DUMMIES Harvey, Greg. Autor(a) IDG BOOKS /H341 MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 PASO A PASO Frye, Curtis. Autor(a) Scott Pena, Patricia (Traductor) MCGRAW HILL QA75/F7-04 CONCEPTOS FUNDAMENTALES MICROSOFT EXCEL 2003: USUARIOS NIVEL INTERMEDIO Belliard, Matías. Autor(a) Aguilar, Maria Celia. Autor(a) Reston, Alicia. Autor(a) OMICRON SYSTEM /B443 15

16 GUIA COMPLETA DE MICROSOFT EXCEL VERSION 2002 Dodge, Mark. Autor(a) Stinson, Craig. Autor(a) Bosch Saldana, Juan Luís (Traductor) Canadas Martines, José Joaquín (Traductor) Gil Reyes, Francisco Gabriel (Traductor) MCGRAW-HILL INTERAMERICANA QA75/D6-02 GUIA EN 10 MINUTOS: MICROSOFT EXCEL 2000 Fulton, Jennifer. Autor(a) PRENTICE HALL /F974 RUNNING MICROSOFT EXCEL 2000 Dodge, Mark. Autor(a) Stinson, Craig. Autor(a) MICROSOFT CORPORATION /D645r BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA PROGRAMACION CON MICROSOFT EXCEL 2000: MACROS Y VISUAL BASIC PARA APLICACIONES Jacobson, Reed. Autor(a) MCGRAW-HILL INTERAMERICANA /J17p PROGRAMACION CON MICROSOFT EXCEL VERSION 2002: MACROS Y VISUAL BASIC PARA APLICACIONES Jacobson, Reed. Autor(a) Scott Pena, Patricia (Traductor) MCGRAW-HILL INTERAMERICANA /J17 VBA EXCEL 2002/2000: 49 EJERCICIOS PRACTICOS Vila Velásquez, Fermi. Autor(a) ALFAOMEGA /V695 FINANZAS CON EXCEL Hayat Benkirane, Souad. Autor(a) MCGRAW HILL /H413 16

17 EL VALOR ECONOMICO AGREGADO Y OTROS TOPICOS FINANCIEROS EN EXCEL Santurtun Acosta, Santiago. Autor(a) INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS /S237 ABC ACCIONES Y BONOS CON MICROSOFT EXCEL: HERRAMIENTAS INFORMATICAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS INVERSIONES PERSONALES Rodríguez, Mariano. Autor(a) García Fronti, Javier. Autor(a) OMICRON SYSTEM 332.6/R696 MANUAL DE ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a) Belliard, Matías. Autor(a) OMICRON SYSTEM 519.5/C933. APRENDIENDO MATEMATICA FINANCIERA Y ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL Belliard, Matías. Autor(a) García Fronti, Javier. Autor(a) Pazos, Alejandro A.. Autor(a) OMICRON SYSTEM /B443 NOCIONES BASICAS MARKETING CON MICROSOFT WORD Y MICROSOFT EXCEL: HERRAMIENTAS EN MICROSOFT OFFICE Sabatino, Mariano H.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 658.8/S113 NOCIONES BASICAS ECONOMIA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Sivori, Juan Sebastián. Autor(a) Pérez Servin, Eugenia. Autor(a) Bernasconi, Jorgelina E.. Autor(a) EDICIONES MAURINA /S624 NOCIONES BASICAS COSTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Carratala, Juan Martín. Autor(a) Albano, Horacio O.. Autor(a) OMICRON SYSTEM /C313 17

18 NOCIONES BASICAS PROYECTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL García Fronti, Verónica. Autor(a) Salvarredy, Julián Raúl. Autor(a) OMICRON SYSTEM /G216n NOCIONES BASICAS PRESUPUESTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Rodríguez, Mariano. Autor(a) OMICRON SYSTEM /R696 NOCIONES BASICAS ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a) Belliard, Matías. Autor(a) EDICIONES MAURINA 519.5/C933n NOCIONES BASICAS OPERACIONES FINANCIERAS CON MICROSOFT EXCEL: OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPITAL UNICO Casparri, Maria Teresa. Autor(a) Bernardello, Alicia Blanca. Autor(a) OMICRON SYSTEM /C342 CIBERGRAFÍA (Cursos en línea) Curso de Introducción a Windows XP. en AulaClic (Español) Curso de Internet. en AulaClic (Español) Cómo descomprimir un archivo. en AulaClic (Español) Cómo crear tus propios CDs (I). en AulaClic (Español) La Wikipedia. en AulaClic (Español) 18