SISTEMAS DE INFORMACIÓN MAYOR INFORMACIÓN RELEVANTE < JUICIO INTUITIVO

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1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN MAYOR INFORMACIÓN RELEVANTE < JUICIO INTUITIVO Prof.: Fernando Espinosa F.

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3 Valor añadido de la información El acceso rápido y eficiente a una información confiable y precisa permite adoptar una posición adecuada a la hora de tomar una decisión para solucionar un problema con un menor costo. Esto sólo es posible si se ha realizado previamente un proceso de análisis de la información, en el cual se haya adicionado un conjunto de valores pertinentes a partir del trabajo intenso que realizan especialistas. En otras palabras, se trata de crear, preparar e implementar productos y servicios de información cualitativamente superiores, que satisfagan del todo las necesidades informacionales de los usuarios. Dicha tarea requiere, como es de suponer, del conocimiento previo de las características y necesidades de los usuarios, así como de una capacidad creadora, una agilidad y una novedad acorde con la dinámica del cambio social.

4 Reunir-Organizar-Analizar-Diseminar-Usar El suministro de productos y servicios con valor añadido requiere de una mayor elaboración. Es así que los datos se organizan para suministrar información; Que ésta se analiza para brindar un conocimiento informativo; Que el conocimiento informativo se evalúa para suministrar un conocimiento productivo y Que éste último se somete a diferentes esquemas de decisiones para facilitar la acción consciente y razonada por parte de quienes utilizan la información.

5 Reunir-Organizar-Analizar-Diseminar-Usar Cada una de las etapas que se observan en el espectro de valor añadido considera diversos procesos. Para que los datos se conviertan en información se someten previamente por un proceso de organización que incluye la señalización, la clasificación y el ordenamiento, entre otras acciones. Para que la información se convierta en conocimiento informativo debe transitar primero por un proceso de análisis que comprende la síntesis, la interpretación, la comparación, la validación y la evaluación. Para que el conocimiento informativo se convierta en conocimiento productivo experimentará antes un proceso de juicio en el que se evaluarán las ventajas, desventajas y opciones. Por último, para que el conocimiento productivo facilite la acción deberá pasar antes por diversas etapas de un proceso de decisión.

6 Elementos del proceso de decisión Identificación de un problema Identificación de los criterios de decisión Asignación de los pesos (ponderaciones) de los criterios Desarrollo de alternativas Evaluación de la eficacia de la decisión Análisis de alternativas Selección de la alternativa

7 Ingredientes de la decisión Información Conocimientos Experiencia Análisis Juicio

8 Forma racional de la toma de decisiones Supuestos: El problema es claro y sin ambigüedades. Se debe alcanzar una sola meta bien definida. Se conocen todas las alternativas y consecuencias. Las preferencias están claras. Las preferencias son constantes y estables. No existen restricciones de tiempo o costos para obtener información. La selección final maximizará los resultados económicos.

9 Cuál es la diferencia entre dato, información y conocimiento? Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos conceptos. Lo que fluye entre agentes distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar los datos, nunca tendrán las mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento. Sólo se pueden conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es información puesta dentro de un contexto (experiencia) En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.

10 Gestión y la información Alcanzar el objetivo declarado de la organización Conduce a Control Vigila las actividades para cerciorarse de que se realizan conforme Retroalimentación Dirección Organización Planeación Dirige y motiva todos y resuelve conflictos Determinar lo que se necesita hacer, como y quién Define las metas, estrategias y desarrolla sub-planes

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12 Como vincular la orientación en la información con el desempeño corporativo Desempeño global Alto Bajo Organización de triunfo en peligro Organización ciega y confundida Organización conciente de su éxito Organización rezagada en su orientación de la información Bajo Alto Orientación en la información Prácticas de la tecnologías de información Prácticas de información Conductas y valores de información

13 La información como recurso especial La información presenta unas características que impide tratarla como un bien, al menos en el sentido tradicional del término: Resulta difícil dividir una información en partes claramente diferenciadas. La información puede ser transportada instantáneamente de un lugar a otro del mundo. Un individuo que posea una información no la pierde aunque la transmita a otra persona. El hombre no consume información sino que la crea constantemente. La información no se gasta o consume con el uso, sino que incluso mejora cuando se utiliza (los datos se convierten en información, la información en conocimientos, los conocimientos en inteligencia). La evolución en el tiempo del valor de la información es difícilmente previsible: una información puede tener un valor extraordinario un día y no tener valor alguno al día siguiente. El valor de la información depende de quien la use. Una misma información puede ser de una gran valor para una persona y de ningún valor para otra. Para que el sujeto al que va dirigida una información pudiera estimar su valor (es decir, pudiera evaluar si satisface sus necesidades), se le debería develar la información.

14 Esquema de estrategias de la información Qué Estrategia de Sistemas de Información Quién Estrategia de Administración de la Información Por qué Estrategia de la Información Donde Estrategia de Recursos de la Información Cómo Estrategia de la Tecnología Informática

15 Ciclo de vida de los datos Almacenar Recuperar Clasificar Generar y/o capturar Evaluar Analizar Manipular Usar como información Sintetizar Destruir En resumen, la gestión de la información implica: determinar la información que se precisa; recoger y analizar la información; registrarla y recuperarla cuando sea necesaria; utilizarla; y divulgarla.

16 Valor de la Información Indudablemente el valor de la información es directamente proporcional a los gastos que implica tomar una mala decisión o la retribución relacionada con una buena decisión. Si los gastos involucrados en la toma de una decisión son altos o las ganancias como consecuencia de estas son bajas, entonces no se justifica utilizar una gran cantidad de tiempo, esfuerzo o dinero para obtener información. Pero si las consecuencias de una decisión no acertadas son serias o las ganancias de una buena decisión son abundantes, entonces ciertamente se puede justificar un gasto alto.

17 Sistemas de Información Gerencial Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener el último documento registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la organización. La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

18 Relación entre niveles y tipo de información superior Planeación de información relativa al ambiente externo medio inferior Control de información relativa al ambiente interno 0% 100% Nivel gerencial Tiempo dedicado a la planeación y el control Un nuevo modelo de estructura jerárquica. ESTRATEGICA ALTA DIRECCION Determinación de los objetivos TACTICA CONOCIMIENTOS DIRECCION TRABAJADORES DEL CONOCIMIENTO TRABAJADORES DE LOS DATOS Supervisión y coordinación para el cumplimiento de objetivos Diseño del producto/servicio Administración de la información OPERACIONES TRABAJADORES Producción del producto/diseño

19 Modelo de flujos de información en una empresa EMPRESA "INDUSTRIAL" EMPRESA "INFORMACIONAL" PLANIFICACION órdenes CONTROL datos DIRECCION in form ació n OPERACIONES OPERACIONES com partim iento de inform aciones ORIENTACION POR AREAS FUNCIONALES ORIENTACION POR TAREAS Hoy, cuando se habla de organizaciones inteligentes, se hace, sobre todo, del flujo de la información y el conocimiento, y de la arquitectura de la toma de decisiones. El nuevo trabajador del conocimiento se caracteriza por mayor autonomía para la toma de decisiones, por la destreza informática e informacional, por el aprendizaje permanente, por la lealtad a su profesión y por la disposición a innovar. La información le acompaña en la actividad cotidiana, y tampoco hace falta insistir en el papel de la información para el directivo.

20 Sistema de Información Un sistema de información se define como un conjunto de procedimientos interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información (datos manipulados) para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros aspectos. Los elementos interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de las empresas, negocios u organizaciones. Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Proporciona la información necesaria a la organización o o empresa, donde y cuando se necesita.

21 Significados básico de un sistema de información Diseña sistemas Recibe información referente a ellos Toma decisiones para planear, operar y controlar los sistemas Administración Información La información consta de datos seleccionados y ordenados tanto internos como externos, que se emplean para tomar decisiones respecto a los sistemas Sistemas Sistemas para lograr los objetivos de la organización

22 Restricciones sobre el desarrollo de Sistemas Requerimientos de factibilidad técnica y económica Factores humanos Integración Usuario S.I. Interfase usuario/sistema Fuerzas de la competencia Calidad de la información y disponibilidad Requerimientos del sistema Requerimientos costo/beneficio Factores organizacionales Requerimientos de procesamientos de datos

23 Sistema de información, proceso de toma de decisiones y relación con el proceso de transformación Factores de ambiente externo Factores de ambiente interno Metas y objetivos de la organización Decisiones que afectan las entradas Información Gerencia Sistema de información gerencial Entrada: datos Reglas y procedimientos para convertir datos en información relevante Salida: reportes, resúmenes,etc Procesos de transformación Entrada: recursos Convierte recursos de entrada en los productos deseados Productos terminados a los clientes

24 Sistema de Información para ayuda en la toma de decisiones Entrada: cuestiones gerenciales Sistema de información gerencial Programas y procesos para toma de decisiones Base de datos Salida:reportes proyectados Salida: reportes hitóricos y de situación actual La interacción del gerente con las salidas conduce a los cursos de acción recomendados

25 Modelo conceptual de definición de un problema mediante malla de información Función (sistema) global Entradas Función 1 Función 2 Función relacionada Función 3 Flujos de información intermedios Función 4 Salidas Función relacionada Origen Mat. Prima Dinero, bienes de capital, personas Proceso A Productos y bienes semi elaborados Proceso B Productos finales Destino

26 Descomposición jerárquica o estructura jerárquica Elemento a descomponer Sub-elemento 1º partición Sub-elemento 1º partición Sub-elemento 1º partición Sub-elementos 2º partición Elemento de más bajo nivel

27 Jerarquización de la etapas en el proceso de diseño de un S.I. Desarrollo de S.I.G Def. y análisis del problema Diseño e implementación Operación y mantenimiento Percepción de necesidades Estudio de factibilidad Diseño lógico Diseño físico Construcción Prueba e implementación Operación Mantención

28 Etapas pertenecientes al diseño lógico de un S.I. Diseño Lógico Diseño Lógico Global Diseño Lógico Detallado Estudio análisis situac. actual Generación de alternativas Análisis grados de macanización Evaluación Selección de alternativa Diseño de procedimientos Especificación de requerimientos Modelo de datos conceptual

29 Etapas pertenecientes al diseño físico de un S.I. Diseño Físico Diseño Físico Global Diseño Físico Detallado Anál. situación actual computacional Def. función objetivo del diseño Deter. estruct. de proceso y datos Generación diseños factibles Evaluación selección mejor diseño Especificación diseño elegido Especificación hardware y hardsoftware

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