PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE TIENDAS Y FARMACIAS TOMO 4 PARTE 2

Transcripción

1 Normateca Electrónica Institucional NORMATECA ELECTRÓNICA INSTITUCIONAL MANUAL DE DEL TOMO 4 PARTE 2 INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO SUPERISSSTE

2 FICHA TÉCNICA JURISSSTE Denominación: Manual de Procedimientos del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias Elaboró: Autorización: Sistema Integral de Tiendas y Farmacias Manual expedido por Acuerdo de la Dirección General del Instituto Fecha de expedición: 30 de mayo de 2003 Fecha de publicación del Acuerdo de expedición en el D.O.F.: 3 de julio de 2003 Fecha de entrada en vigor: 4 de julio de 2003 Modificaciones: Atendiendo la solicitud contenida en el oficio número SADJ/00834/2004 de la Subdirección Adjunta del SITyF, con fecha 8 de octubre de 2004, el Dr. Fernando Viveros Castañeda, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 49, fracción VIII del Estatuto Orgánico del Instituto en vigor, autorizó la actualización del Manual al rubro citado la que quedó registrada con el número SITyF/MP/5.1, consistente en las siguientes reformas: En el Tomo III, se modifican en el formato de Cédula de Concertación, el Instructivo de llenado ; el Instructivo para la realización de Trámites de Solicitud de Alta como Proveedor y del Instructivo para la Realización de Trámites Diversos por parte de los Proveedores del SITyF En el Tomo IV, se modifican el apartado de Políticas Generales del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias En el Tomo V, se modifican en el Procedimiento para el Otorgamiento de Créditos Adicionales en los apartados de Políticas de Operación, Descripción de actividades, Diagrama de Flujo, Solicitud de Crédito Adicional, el instructivo de llenado del formato Solicitud de Descuento, los formatos de Liquidación del Crédito Adicional y el Instructivo para la Operación del Módulo de Cálculo de Condiciones para el Otorgamiento y Amortización del Préstamo Adicional, omitiendo los anexos de Liquidación del Crédito Adicional y el Instructivo para la Operación del Módulo de Cálculo de Condiciones para el Otorgamiento y Amortización de Préstamo Adicional Fecha de entrada en vigor: 8 de octubre de 2004 Fecha de entrada en vigor: 8 de octubre de 2004

3 Modificaciones: La Subdirección Adjunta del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, mediante oficio No. SADJ/00187/2006 remitió para su dictamen y registro la actualización de los Tomos III, IV, V y VI del instrumento al rubro citado, la cual fue aprobada por la Mtra. Edna Barba y Lara, Subdirectora General Jurídica, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 49, fracción VIII del Estatuto Orgánico del Instituto en vigor, misma que quedó registrada con el número SITyF/MP/5.2 Rev. 2, las propuestas versan sobre lo siguiente: En el Tomo III, se deroga el Procedimiento para el trámite de alta, concertación y emisión de pedidos a proveedores en la Subdirección de Abasto En el Tomo IV se deroga el Procedimiento para el manejo de desechos de las Unidades de Venta a la Asociación Nacional de Servicios Voluntarios, A.C. (ANASVO) En el Tomo V, la integración del Procedimiento para el Arrendamiento de Espacios y Locales Comerciales Bajo la Administración el SITyF La adición del Tomo VI, en el que e incluyen los procedimientos de las Áreas Operativas de Abasto, Mercaderías y Puntos de Venta, las cuales se sistematizan Fecha de entrada en vigor: 27 de marzo de 2007 Fecha de entrada en vigor: 27 de marzo de 2007

4 MANUAL DE DEL

5 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 268 GERENCIA REGIONAL Y

6 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 269 GERENCIA REGIONAL

7 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 270 POLÍTICAS GENERALES

8 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 271 POLÍTICAS GENERALES 1. Será facultad del Gerente Regional, administrar los recursos asignados a las áreas que conforman la región, en base a la normatividad vigente y a los programas y presupuestos autorizados. 2. Corresponderá al Gerente Regional, coordinar, evaluar y en su caso dictaminar la operación de las Unidades de Venta de la región, con base en los estándares de producción, los programas y presupuestos autorizados, la estadística de ventas y la demanda atendida. 3. Será responsabilidad del Gerente Regional, realizar a través de sus áreas correspondientes, las propuestas de apertura, ampliación, modificación o cierre de Unidades, las que deberá proponer al Director del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias. 4. El Gerente Regional será el responsable de evaluar a través de las áreas que le reportan, los niveles de cumplimiento de los proveedores, las condiciones de calidad y precio de las mercancías que se comercializan en las Unidades de Venta de la región, así como su rotación y niveles de desplazamiento 5. El Gerente Regional será el responsable de evaluar, conforme a la normatividad vigente, las irregularidades que se presenten en el cumplimiento de los contratos aprobados en materia de otorgamiento de servicios en las diferentes Unidades de Venta de la región 6. Será facultad del Gerente Regional, adoptar la normatividad vigente en materia comercial, financiera y administrativa en las áreas que constituyen la región, verificando a través de sus órganos de control que cada Unidad de Venta cumpla con lo establecido. 7. El Gerente Regional deberá promover reuniones con las áreas que componen la Gerencia Regional para presentar y analizar, conforme a la normatividad vigente, estándares de productividad, desplazamiento de las mercancías y el cumplimiento de los programas, adoptando las medidas conducentes o proponiendo al Director del Sistema las acciones correspondientes. 8. Será facultad del Gerente Regional atender a los proveedores de mercancías de las Unidades de Venta de la región, bajo los criterios establecidos por la normatividad en la materia. 9. Corresponderá al Gerente Regional dictaminar, autorizar o proponer al Director del Sistema, según el caso, los requerimientos de: recursos económicos, productos de consumo interno, mobiliario, equipo, mantenimiento y recursos humanos de las Unidades de Venta de la región.

9 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) Corresponderá al Gerente Regional verificar que las Jefaturas de Servicios y las Unidades de Venta de la región, cumplen en su operación con las disposiciones relativas a su estructura orgánica, funciones, procedimientos, reportes y controles respectivos 11. Será facultad del Gerente Regional, girar instrucciones para que se lleven a cabo estudios comparativos de precios de mercancías en cadenas comerciales de la región, que permitan evaluar los precios que se tienen; informando lo conducente al Director del Sistema o a las Subdirecciones respectivas.

10 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 273 POLÍTICAS DE LA JEFATURA DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 1. Será facultad del Jefe de Servicios de Administración y Finanzas de la Gerencia Regional, recibir, adoptar y vigilar el cumplimiento de la normatividad establecida en el Sistema Integral de Tiendas y farmacias en relación a la administración de los recursos humanos, materiales, activo fijo, servicios generales y mantenimiento, tanto en la Gerencia Regional como en cada una de las Unidades de Venta, para ello contará con los Departamentos de Personal y Recursos Materiales Servicios Generales y Mantenimiento, a través de los cuales controlará su acatamiento. 2. Con base en los registros, controles y reportes que se generen en la operación de su área, el Jefe de Servicios de Administración y Finanzas, deberá dictaminar y en su caso autorizar los informes que se deben presentar al Gerente Regional, para su conocimiento y remisión a las diferentes instancias del corporativo. 3. El Jefe de Servicios de Administración y Finanzas, deberá coordinar las acciones que se emprendan en las diferentes Unidades de la Gerencia Regional, para conocer, concentrar y en su caso consolidar la información relativa al control de los recursos que le corresponde administrar. 4. A través de la Jefatura de Servicios de Administración y Finanzas, la Gerencia Regional deberá enviar a las Unidades el pago a proveedores (PAP) 5. Verificar racional y oportunamente en las Pólizas Contables, los reportes que de ellas se generen en cada Unidad de Venta de la región, informando lo conducente, así como coadyuvando las decisiones para el cumplimiento de lo acordado por el Gerente Regional o la Subdirección de Finanzas. 6. La Jefatura de Servicios de Administración y Finanzas en coordinación con la de Operaciones deberá verificar que se realice el requisitado, envío y registro contable, conforme a la Normatividad establecida en esta materia. 7. Supervisará de la conciliación de los depósitos en efectivo, valores, vales, y cartas de crédito, contra la información emitida por el cash window, en el área de vales y todo contra lo reflejado en los estados financieros. 8. Será Responsabilidad de la Jefatura de Servicios de Administración y Finanzas, solicitar oportunamente los requerimientos en materia de inversión y obras a las áreas.

11 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios de Administración y Finanzas, verificar la razonabilidad de los requerimientos de las Unidades de Venta y de la propia Gerencia Regional a fin de integrar debidamente el presupuesto en sus tres etapas, asimismo se deberá considerar para el ejercicio del presupuesto la Normatividad establecida. 10. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios de Administración y Finanzas, el llevar a cabo el debido seguimiento y recuperación de los saldos de las cuentas de deudores a fin de que al término de cada ejercicio fiscal dichas cuentas se reporten con el debido respaldo normativo y en ceros. 11. Deberá remitirse mensualmente el desglose por Unidad de Venta y por concepto de las aplicaciones realizadas a las cuentas de enlace, recursos transferidos, captación de recursos a la subdirección de Finanzas, para su conciliación con base a la Normatividad Vigente en la materia.

12 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 275 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1. Deberá formular las Pólizas Contables de la Gerencia Regional y supervisar las realizadas por las Unidades de Venta, de conformidad con el volante de afectación presupuestal. 2. Deberá elaborar las declaraciones fiscales de las diferentes unidades de la región, aplicando la Normatividad correspondiente. 3. El Departamento de Contabilidad de manera coordinada con el Departamento de Presupuesto, deberá llevara a cabo mensualmente la conciliación contable presupuestal, misma que deberá incluir la conciliación de los pasivos existentes. 4. Deberá supervisar que el proceso de asignación de negativas no provoque problemas operativos administrativos y de gastos adicionales entre las Unidades de Venta que conforman la Gerencia Regional, así como retrasos en el envío de los avisos de movimientos a cuenta corriente AMOCC. 5. Deberá supervisar y agilizar los procesos de requisitados y envío a la Subdirección de Finanzas de los avisos de Movimiento por Cuenta Corriente (AMOCC) 6. Deberá dar seguimiento al registro contable adecuado, preciso y oportuno de los faltantes de depósitos o en vales o en cheques devueltos o en pagares, así como dar seguimiento hasta su recuperación. 7. Supervisará que se cumplan cabalmente con todos y cada uno de los lineamientos en materia fiscal que sean aplicables. 8. Verificar que las actas de Entrega Recepción se incluyan todos los adeudos por los conceptos de cheques, devoluciones, pagares devueltos, faltantes en vales, faltantes en deposito, morralla, fondo de cajeros y fondo de trabajo. 9. Verificará que la Unidad de Venta cumpla con el plazo de 10 días perentorios para la recuperación y/o reintegro de cheque y pagarés devueltos, así como de diferencias en depósitos y faltantes en morralla, en caso contrario se procederá a la aplicación del procedimiento de responsabilidades que corresponda e informará a la Subdirección de Finanzas y al Órgano Interno de Control en el SITyF.

13 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 276 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 1. Supervisará que el ejercicio del presupuesto se realice en estricto apego a la Normatividad vigente en la materia. 2. Deberá recabar y enviar a la subdirección de finanzas, por los conductos establecidos las comprobaciones de los recursos recibidos y ejercidos por las diferentes áreas que conforman la región. 3. Coordinar las acciones tendientes a integrar las necesidades presupuestales en el caso del presupuesto centralizado, relativas a los servicios de mantenimiento, conservación e instalación a bienes muebles, inmuebles o equipos, para su envío a la Subdirección de Administración por los conductos establecidos. 4. Supervisará permanentemente que el ejercicio del presupuesto del gasto de cada unidad, se realice conforme a los techos presupuestales autorizados.

14 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 277 DEPARTAMENTO DE PERSONAL 1. El Jefe del Departamento de Personal, conforme a la normatividad vigente, será el responsable de adoptar, controlar y efectuar un seguimiento acucioso en las áreas que constituyen la Gerencia Regional y las Unidades de Venta, en materia de: Plantillas Autorizadas de personal Reclutamiento, selección y contratación de personal Incidencias (control de asistencias, permisos, incapacidades, licencias, vacaciones, etc.) Inducción y capacitación Movimientos y bajas de personal Relaciones laborales 2. Para evaluar cada uno de los conceptos que le corresponde controlar, deberá recibir, conforme a los procedimientos establecidos, las nóminas quincenales o extraordinarias de cada Unidad debidamente totalizada (pagos reales efectuados), para cotejar con las plantillas autorizadas y realizar así, el análisis y dictamen respectivo, para informar mensualmente a la Jefatura de Servicios de Recursos Humanos, a través de los conductos establecidos. 3. Deberá designar a un responsable avocado al registro, control y seguimiento de los movimientos que se presenten en su área, quien mensualmente le informará lo conducente. 4. Le corresponderá gestionar y en su caso verificar que los pagos extraordinarios por concepto de pasajes, viáticos, pagos por inventario, tiempo extra etc. que se hayan pagado al personal, se consignen en los reportes correspondientes. 5. Será su deber difundir los criterios de austeridad y racionalidad establecidos por el corporativo, informando por los conductos aprobados, las desviaciones que se presenten. 6. Promoverá y difundirá en las Unidades de Venta, la incorporación del personal a la clave única de registro poblacional (CURP), llevando a cabo la tramitación y registros correspondientes. 7. Deberá dar trámite a las solicitudes del personal de la Gerencia Regional y de las Unidades de Venta, en lo concerniente a expedición o reposición de credenciales de identificación del trabajador, gafetes, así como inscripciones al FONACOT y entrega de comprobantes del SAR, apegándose a la normatividad vigente y siguiendo los conductos establecidos.

15 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) Le corresponderá realizar las gestiones pertinentes para efectuar diversos pagos en relación a inventarios realizados, pasajes y alimentos, pago por comisión de auxilios, pagos de la partida 1308, de conformidad con la reglamentación y los procedimientos establecidos. 9. Será el responsable de recibir las solicitudes de contratación de personal, quien con base en la normatividad analizará y dictaminará 10. Elaborará oficio a la Unidad de Venta correspondiente cuando no proceda la solicitud que envió, explicando los motivos de la negativa 11. Informará al interesado a través del Jefe de la Unidad Solicitante, cuando si proceda, para que se presente al área respectiva de la Jefatura de Servicios de Recursos Humanos dependiente de la Subdirección de Administración, para que concurra a requisitar la documentación necesaria, presentar los exámenes de aceptación y para que se proceda a su contratación.

16 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 279 DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES, SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO 1. El Jefe del Departamento de Recursos Materiales, Servicios Generales y Mantenimiento, conforme a la normatividad vigente, será el responsable de adoptar, controlar y efectuar un seguimiento acucioso en las áreas que constituyen la Gerencia Regional y las Unidades de Venta, en materia de: Activo Fijo Mantenimiento al mobiliario, equipo e inmuebles Servicios de energía eléctrica, teléfono fotocopiado, agua potable, oficialía de partes Asignación de recursos para consumo interno Servicios subrogados ( vigilancia, aseo, renta del local, etc. ) 2. Para evaluar cada uno de los conceptos que le corresponde controlar, deberá recibir a través de los procedimientos establecidos, un reporte mensual (Concentrado de Servicios Realizados), para su análisis, dictamen e informe al Jefe de Servicios de Administración de la Gerencia Regional. 3. Le corresponderá verificar que en cada cierre mensual, el Departamento de Presupuestos de la Gerencia Regional haya comunicado con oportunidad lo ejercido por las Unidades de Venta, por la Gerencia Regional o directamente por la Subdirección de Finanzas del corporativo 4. Será su responsabilidad, así como de cada Gerente de Unidad de Venta, designar a un responsable avocado al registro, control y seguimiento oportuno de los compromisos y pagos que se generen por la utilización de estos servicios 5. Será responsable de aplicar los criterios de austeridad y racionalidad aprobados por la superioridad en materia de fotocopiado, servicios telefónico, energía eléctrica y agua potable, tanto en la Gerencia Regional como en las Unidades de Venta, analizando y dictaminando los reportes que mensualmente le deben remitir dichas áreas, informando lo conducente a la Jefatura de Servicios de Administración de la Gerencia Regional. 6. Deberá adecuar y coordinar a través del Encargado del activo fijo de cada Unidad de Venta las altas, controlar los cambios de ubicación o responsable del resguardo de cada bien, así como dar de baja por obsolecencia o destrucción el activo correspondiente, todo ello conforme a la normatividad vigente.

17 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) Controlará y supervisará que los proveedores contratados para la prestación de un servicio, ya sea en la Gerencia Regional o en alguna Unidad de Venta, cumplan con lo pactado y que sus pagos se efectúen oportunamente. 8. A través de los controles y procedimientos establecidos, le corresponderá recibir, la facturación por servicio telefónico de larga distancia, procediendo a dictaminar si los cargos son por llamadas oficiales o personales, para su trámite respectivo. Realizará el trámite de pago ante la ventanilla única de Finanzas cuando las llamadas sean oficiales. Si no son oficiales, elaborará oficio para que en la Unidad de Venta o Administrativa donde se generó este gasto se reintegre mediante el depósito bancario a la cuenta del SITyF. 9. Con base en la normatividad establecida, le corresponderá atender las solicitudes de papelería y bienes de consumo interno a las áreas de la Gerencia Regional y a las Unidades de Venta, conforme a la programación y presupuestación aprobada, dictaminando y autorizando lo conducente; así también determinará el costo de lo surtido para los reportes que se formularán mensualmente. 10. Será su responsabilidad, llevar un control del cumplimiento a los contratos aprobados por conceptos de: vigilancia, fotocopiado, recarga de extintores, fumigación y limpieza, verificando que a todo cargo corresponda el servicio prestado en los términos contratados, así también deberá gestionar los pagos por estos servicios, ante la ventanilla única de Finanzas. 11. Para estar en posibilidad de informar mensualmente como le señala la normatividad en materia de bienes donados a la ANASVO, será su responsabilidad recibir o solicitar cuando no le lleguen, los reportes de las diferentes Unidades de Venta en este concepto.

18 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 281 JEFATURA DE SERVICIOS DE OPERACIÓN DE 1. Será facultad del Jefe de Servicios de Operación, adoptar la normatividad vigente en materia comercial, financiera y administrativa a través de las supervisiones que realizan sus áreas, debiendo para ello coordinar con las áreas que constituyen la Gerencia, la formulación de los programas de supervisión a las Unidades de Venta de la región, verificando que éstos cubran los aspectos siguientes: La operación de las Unidades de Venta Los permisos autorizados para el uso de las instalaciones en la venta de productos o servicios subrogados. Los servicios de telefonía, energía eléctrica, vigilancia, limpieza y traslado de valores. Las devoluciones, transferencias o destrucción de mercancías 2. Será responsabilidad del Jefe de Servicios de Operación, vigilar que sus Departamentos analicen y en su caso dictaminen en las Unidades de Venta de la región, lo relativo al abasto de mercancías, a la utilización de los recursos y al cumplimiento tanto de los proveedores como de los prestadores de servicios. 3. Corresponderá al Jefe de Servicios de Operación proponer a las Subdirecciones de Abasto y Control y Supervisión a través del Gerente Regional, programas de ventas especiales de temporada y promocionales, coordinando a las Unidades de Venta de la región, en el cumplimiento de los programas autorizados 4. El Jefe de Servicios de Operación deberá participar en las reuniones que se promuevan en la Gerencia Regional para presentar y analizar, conforme a la normatividad vigente, los estándares de productividad, el desplazamiento, rotación, calidad y precio de las mercancías y el cumplimiento de los programas; proponiendo en su caso las acciones correspondientes. 5. Será facultad del Jefe de Servicios de Operación atender por delegación expresa del Gerente Regional, a los proveedores de mercancías de las Unidades de Venta de la región, adoptando para ello la normatividad vigente. 6. Corresponderá al Jefe de Servicios de Operación recomendar al Gerente Regional y en su caso, coordinar las modificaciones aprobadas a la distribución de espacios en cada Centro Comercial.

19 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) El Jefe de Servicios de Operación deberá proponer a la Jefatura de Servicios de Planeación y de Control y Supervisión a través del Gerente Regional, los estudios de factibilidad para la apertura, remodelación, reubicación y ampliación de Unidades de Venta, así como programas que fortalezcan la imagen de las mismas, supervisando a través de sus Departamentos, las actividades aprobadas por la superioridad, en esta materia 8. El Jefe de Servicios de Operación deberá vigilar a través de sus Departamentos correspondientes, que se lleven a cabo en tiempo, forma y normatividad aprobada, las actividades relativas a la toma física de inventarios en las Unidades de Venta de la región. 9. Corresponderá al Jefe de Servicios de Operación recabar a través de las supervisiones que lleven a cabo sus Departamentos, los requerimientos de: recursos económicos, productos de consumo interno, mobiliario, equipo, mantenimiento y recursos humanos de las Unidades de Venta de la región, para hacerlos llegar a la Jefatura de Servicios de Administración o a la Jefatura de Servicios Financieros 10. Corresponderá al Jefe de Servicios de Operación, verificar a través de sus Departamentos, que las Unidades de Venta de la región, cumplen en su operación con las disposiciones relativas a su estructura orgánica, funciones, procedimientos, reportes y controles respectivos, proponiendo en su caso, las adecuaciones respectivas. 11. Será responsabilidad del Jefe de Servicios de Operación, verificar que se lleven a cabo estudios comparativos de precios de mercancías en cadenas comerciales de la región, que permitan evaluar los precios que se tienen en el sistema, informando al Gerente Regional los resultados obtenidos. 12. Será responsabilidad del Jefe de Servicios de Operación, detectar a través de sus Departamentos, los problemas de desabasto, calidad, precio o sobre inventario de mercancías en las Unidades de Venta de la región y en su caso, presentar al Gerente Regional alternativas de solución 13. El Jefe de Servicios de Operación deberá proponer al Gerente Regional, con base en las condiciones regionales del mercado, adecuaciones al cuadro básico de productos por línea y tipo de Unidad de Venta.

20 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 283 DEPARTAMENTO DE MERCADERÍAS 1. Conforme a la normatividad vigente, será responsabilidad del Jefe del Departamento de Mercaderías de la Gerencia Regional, elaborar estudios de mercadeo, de racionalización de los recursos asignados y de optimización a las estructuras orgánicas, así como a los procedimientos y a los reportes que se requieran en la operación de las Unidades de Venta 2. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Mercaderías de la Gerencia Regional, interpretar la normatividad en materia mercado lógica, para generar los criterios necesarios que se deben adoptar en las Unidades de Venta de la región 3. Corresponderá al Jefe del Departamento de Mercaderías de la Gerencia Regional, con base en los estudios realizados, participar en la propuesta de apertura, ampliación o cierre de Unidades de Venta en la región 4. El Jefe del Departamento de Mercaderías de la Gerencia Regional, conforme a la autoridad delegada, efectuará estudios comparativos de precios de mercancías en cadenas comerciales de la región, que permitan evaluar los precios que se tienen en el Sistema, debiendo informar a la Jefatura de Servicios de Operación los resultados obtenidos. 5. El Jefe del Departamento de Mercaderías, deberá dictaminar a través de las supervisiones que se lleven a cabo en las Unidades de venta de la región, los controles y criterios aplicables en el levantamiento de pedidos, recepción de mercancías, almacenaje y salidas de las mismas 6. Corresponderá al Jefe del Departamento de Mercaderías de la Gerencia Regional, integrar, analizar y concentrar los problemas detectados en las Unidades de Venta de la región, en materia de desabasto, sobreinversión, calidad y precio de las mercancías, formulando propuestas de solución, para conocimiento de la Jefatura de Servicios de Operación de la Gerencia Regional 7. Al Jefe del Departamento de Mercaderías le corresponderá participar en las reuniones que se lleven a cabo en la Gerencia Regional, presentando aquellas propuestas que por delegación de autoridad le indique el Jefe de Servicios de Operación.

21 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) SE MODIFICA EN AGOSTO DEL DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE 1. Conforme a la normatividad vigente y a la autoridad delegada, el Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, tendrá la responsabilidad de llevar a cabo supervisiones periódicas a las Unidades de Venta de la región a efecto de evaluar, proponer alternativas de mejoramiento e informar al Jefe de Servicios de Operación, lo relativo a la actuación de los proveedores, asignación de recursos, atención a la demanda de mercancías y el grado de cumplimiento de los prestadores de servicios. 2. Corresponderá al Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, efectuar el análisis a la rotación de mercancías y/o la rotación y caducidad de medicamentos en las Unidades de Venta de la región, tendiente a evitar el desabasto o la sobreinversión, proponiendo al Jefe de Servicios de Operación las medidas correctivas 3. El Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, tendrá la responsabilidad de vigilar a través de las supervisiones que realizará, la ejecución de los programas promociónales de nueva imagen a las Unidades de Venta de la región. 4. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, supervisar a las Unidades de Venta de la región en las acciones derivadas de las devoluciones a proveedores, transferencias de mercancías y mercancías en mal estado o caducas, para que en todos los casos se acate la normatividad vigente. 5. Corresponderá al Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, en representación de la Gerencia Regional, participar en la toma física de inventarios que se lleven a cabo en las Unidades de Venta de la región, vigilando que se acaten las normas vigentes. 6. Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, participar con las diferentes áreas de la Gerencia Regional, en la adecuación, aplicación y seguimiento a las Cédulas de supervisión, para su informe a la Jefatura de Servicios de Operación de la Gerencia Regional.

22 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) SE MODIFICA EN AGOSTO DEL El Jefe del Departamento de Supervisión de Tiendas y Farmacias, será quien supervise, diagnostique e informe sobre los servicios de vigilancia, limpieza y servicios de protección y traslado de valores que se proporcionen en las Unidades de Venta de la región.

23 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 286 ()

24 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 287 POLÍTICAS GENERALES DE LA GERENCIA DE LA UNIDAD DE VENTA 1. Será responsabilidad del gerente de la unidad de venta, llevar una bitácora de la gerencia, en la que se describirán diariamente entre otros acontecimientos los siguientes: Venta diaria de la Unidad de Venta Salidas del Gerente, fuera de su zona de influencia por períodos mayores de un día. Robos, siniestros o fenómenos que hayan dificultado o impedido la operación de la Unidad de Venta. Suspensión del servicio a clientes motivado por mítines, manifestaciones eventos internos o eventos externos, así como los ocasionados por el personal de la Unidad. Irregularidades que se presenten en la apertura transcurso del día por cierre de operaciones de la Unidad de Venta en cualquiera de sus casos. Asuntos especiales tratados con los concesionarios (falta de cumplimiento o concertación de acciones) Resultados de inventarios realizados. Detección de robo y mermas o destrucción de mercancías. Asuntos ventilados en juzgados, relativo a la operación de la Unidad de Venta. Irregularidades que se puedan generar en el Sistema de Información Comercial. 2. Será responsabilidad del Gerente de la Unidad de Venta, al dejar el cargo, entregar la Bitácora al nuevo Gerente, debidamente actualizada. 3. Todos los Gerentes de la Unidad deberán elaborar el acta de entrega- recepción, en su retiro (separación del cargo), la cual se deberá requisitar conforme a la normatividad y se deberá enunciar además todos aquellos asuntos que se quedaron en trámite, así como los arqueos del fondo y el finiquito del fondo revolvente. 4. El gerente de la Unidad será responsable de los ingresos que se perciben en la tienda por concepto de ventas. 5. El gerente deberá supervisar que el depósito de los valores coincida con la elaboración del informe diario de ventas; el depósito lo deberán entregar diariamente a la compañía resguardadora de valores vigente autorizada. 6. La Gerencia será la responsable de supervisar que los servicios que otorgan las compañías subrogadas (servicios generales) se realicen de la mejor manera posible (limpieza, en orden con la adecuada periodicidad, etc.)

25 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) El Gerente al conocer las ofertas será responsable de que éstas se apliquen en tiempo y forma oportuna, asegurándose de que dicha aplicación no provoque una repercusión negativa, es decir, deberá solicitar un resurtimiento de mercancía antes de que se termine la oferta para provocar una recuperación en la utilidad. 8. Será responsabilidad del gerente de la Unidad de Venta, recibir, difundir, adoptar y supervisar que se aplique en las diferentes áreas de la Unidad de Venta, la Normatividad Vigente. 9. Cuando el Gerente de la Unidad en el desempeño de sus funciones detecte alguna irregularidad en las actividades que se realizan en la Unidad de Venta, deberá notificarlo vía oficio, a las instancias correspondientes. 10. El gerente será el responsable de la actuación que conforme a las normas establecidas, deberá tener cada Subgerente en su caso y el personal en general. 11. Corresponderá al gerente informar en los aspectos operativos, administrativos y financieros a la Gerencia Regional, sobre el cumplimiento de los proveedores y el desplazamiento de las mercancías que se comercializan en la Unidad, conforme a los procedimientos vigentes. 12. Corresponderá al gerente de la Unidad de Venta, supervisar que la mercancía que llegue como resultado de un Pedido Abierto Autorizado por la Subdirección de Abasto, cumpla con la normatividad en cuanto a requisitos previos, calidad, cantidad y precio estipulado en la remisión Oficial, y que se registre, por el responsable de la función de almacén y recibo, así como que se exhiba la mercancía en las áreas destinadas para ese fin y que la venta tenga su reflejo en los movimientos contables conforme a la Normatividad en la Materia. 13. El Gerente de la unidad supervisará que el Cajero General o quien realice las funciones realice los requerimientos de morralla, así como del destino de la misma, su comprobación y su reintegro correspondiente a la Gerencia Regional. 14. El Gerente deberá supervisar y corroborar que todos y cada uno de los arrendatarios hayan celebrado su correspondiente contrato de arrendamiento, por lo que deberán cumplir con los lineamientos establecidos en el mismo. cuando éste no este regularizado, deberá repórtalo a la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana. 15. El Gerente de la Unidad de Venta deberá invariablemente en los actos de entrega o recepción de los responsables de caja general, supervisar que se practique un arqueo de caja conforme a la Normatividad vigente.

26 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) Por el incumplimiento de las políticas antes mencionadas, se fincará responsabilidad de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 17. Será facultad del gerente de cada Unidad de Venta, instruir a cada Subgerente para que implementen la bitácora de su área correspondiéndole al gerente vigilar que esta se lleve al día y con la información establecida. 18. El Gerente de la Unidad de Venta tendrá 10 días de plazo perentorio para la recuperación y/o reintegro de cheque y pagaras devueltos, así como de diferencias en deposito y faltantes en morralla.

27 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 290 POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL ACOMODO DE LAS MERCANCÍAS 1. Los Subgerentes de Supermercado y Mercancías Generales o quien realice las funciones dependiendo de la línea departamental de que se trate determinaran el lugar especifico y seguro que deberán ocupar las mercancías de alto costo y las de fácil sustracción. 2. Corresponderá a cada Subgerente vigilar que la mercancía bajo su cuidado que tenga bajo o nulo desplazamiento, que esté obsoleta o en mal estado, sea identificada para su posible ofertación, devolución a proveedor, donación o destrucción si se encuentra en almacén para su baja correspondiente. 3. El Subgerente será el responsable de vigilar el vencimiento de las ofertas debiendo prever la formulación de un nuevo pedido.

28 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 291 DE LOS ESPACIOS PREFERENCIALES EN LA OPERACIÓN 1. El Gerente de la Unidad de Venta conjuntamente con el Subgerente responsable en el piso de venta, serán los responsables de supervisar que se respeten los espacios preferenciales autorizados, vigilando que los proveedores cumplan con los siguientes lineamientos: a) Los productos exhibidos en el área de cajas deberán ser únicamente los autorizados. b) Los proveedores que no respeten el espacio asignado deberán ser reportados a la Subdirección de Control y Supervisión de inmediato para llevar a cabo las acciones correctivas pertinentes. c) Los proveedores deberán surtir únicamente las cantidades estipuladas para ganchos (6 blister máximo) y exhibidor canastilla (para cepillos dentales, hilos dentales, cotonetes y botanas.) d) Mantener limpia el área, así como su acomodo ordenado y un abastecimiento permanente. e) Retirar de su exhibición los productos deteriorados y blister vacíos para que la Gerencia promueva su devolución al proveedor.

29 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 292 DE LA RECEPCION DE MERCANCÍA DE PROMOCIÓN 1 Deberá invariablemente recibirse la mercancía de promoción en la misma fecha y con la misma Remisión Oficial o Remisión Factura con la que se recibe el pedido normal, al cual corresponda dicha mercancía de promoción. 2 Se deberá revisar cuidadosamente la mercancía de promoción, con el propósito de recibir mercancía en optimas condiciones. 3 Las unidades de venta a través del responsable de Almacén y Recibo deberá al recibir la mercancía de promoción, asentará los sellos y firmas de recibido en las Remisiones Oficiales o Remisiones Facturas y le dará número de entrada progresivo. 4 En las unidades de venta se hará el registro contable de la mercancía de promoción recibida de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Catálogo de Cuentas y Guía Contabilizada. 5 Cada Unidad de Venta elaborará y conservará disponible para el personal de supervisión, una Relación mensual de mercancía de promoción recibida en la que se indicará fecha y folio del pedido, nombre del proveedor e importe del pedido a precio de costo y venta y deberá incluirse en la Bitácora de la gerencia. 6 La mercancía de promoción no podrá ser utilizada, por ningún motivo, para suplir mermas, faltantes, deterioros, descomposturas o maltratos entre otros fenómenos que se susciten en las unidades de venta. 7 Conforme se reciba la mercancía en la Unidad de Venta se deberá etiquetar a precio de venta normal, de acuerdo al último pedido abierto autorizado vigencia en que se recibe, con la finalidad de utilizar el sistema de "Primeras Entradas, Primeras Salidas (P.E.P.S.) y así coadyuvar en el manejo de inventarios, distinguiendo claramente la mercancía de promoción de las existencias en almacén. 8 Cuando se detecte que se recibió mercancía sin cargo se deberá elaborar el acta administrativa correspondiente y se informara de inmediato al Gerente Regional para que se proceda al fincamiento de responsabilidades.

30 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 293 DE LA MERCANCÍA SIN CARGO 1. La Subdirección de Abasto deberá solicitar a los proveedores presenten a la Subdirección de Finanzas un Informe semanal de la mercancía sin cargo entrega en cada unidad de venta, en el caso de proporcionarla. 2. El Gerente de la unidad de venta deberá informar semanalmente a la Subdirección de Finanzas a la Gerencia Regional, sobre la mercancía sin cargo recibida de parte de proveedor en las unidad de venta y será responsable del registro y control de las misma. 3. La Subdirección de Finanzas deberá conciliar mensualmente con las unidades de venta y el proveedor las cantidades de mercancía sin cargo proporcionadas a las diferentes unidades de venta, en caso de encontrar diferencias solicitará las aclaraciones correspondiente.

31 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 294 POLÍTICAS PARA EVITAR LA DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS 1 Las Pólizas de Salidas Prefoliada, no serán utilizadas para cubrir ningún faltante o sobrante de mercancía en la Remisión Oficial o Factura o Remisión-Factura en la recepción de mercancía en el almacén de la unidad de venta. 2 Será responsabilidad del Gerente de la unidad de venta, adoptar las normas vigentes en materia de identificación, control y realización de devoluciones a proveedores a través del Subgerente, Jefe de Recibo o quien realice la función. 3 El Subgerente, Jefe de Línea o quien realice la función, serán los responsables de vigilar que los proveedores realicen el canje o reposición de aquella mercancía que por su naturaleza, tiende a tener una fecha de caducidad inmediata, sin cargo alguno. 4 El Subgerente, Jefe de recibo o quien realice la función, serán los responsables de vigilar que no se reciba por ningún motivo, mercancía próxima a caducar, de ser así se fincará responsabilidad de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 5 El Gerente de la unidad de venta y Subgerente o quien realice la función, serán los responsables de evitar la sobreinversión de mercancía que rebase los días de inventario autorizados para cada línea financiera. 6 Solo se recibirán y foliarán aquellas Facturas o Remisiones-Facturas, que contengan las cantidades de mercancías que realmente se solicitaron al proveedor y cuyos precios sean los establecidos en el Pedido Abierto autorizado por la Subdirección de Abasto. 7 Para determinar si una mercancía es de lento y nulo desplazamiento, esta deberá haber sido exhibida en el piso de venta, durante el tiempo establecido de acuerdo a los días de inventario autorizados.

32 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 295 POLÍTICAS PARA LAS OFERTACIONES DE MERCANCÍA 1. El Gerente de la Unidad de Venta, será responsable de notificar a la Gerencia Regional y a las Subdirecciones de Abasto y Control y Supervisión, de la mercancía de lento y/o nulo desplazamiento que por el tiempo transcurrido (días inventario establecidos en el procedimiento de devoluciones de mercancías), no sea procedente la devolución y se encuentre dentro de las siguientes causas: La mercancía haya sido pagada en los tiempos estipulados y el proveedor haya suspendido el surtimiento al SITyF y no pueda ser localizado, Al momento de su baja el proveedor no cuenta con saldos pendientes por cobrar, y El proveedor presenta adeudos con el SITyF. 2. El Gerente de la Unidad de Venta, enviará a la Gerencia Regional la Relación de mercancía susceptible para ofertación, la cual deberá contener el precio de costo y venta con el que se dio entrada a la mercancía, para el trámite ante la Comisión de Abasto. 3. La Comisión de Abasto, será la responsable de determinar el porcentaje de descuento, el cual deberá aplicarse a la mercancía a ser ofertada. 4. La Subdirección de Abasto, deberá informar en un plazo no mayor a 48 horas, las ofertaciones aprobadas y las características de las mismas a las Gerencias Regionales para que éstas notifiquen a las Gerencias de las Unidades de Venta. 5. El Gerente de la Unidad de Venta, deberá colocar la mercancía ofertada en el piso de venta en un espacio visible, con letreros llamativos, con el precio de la oferta autorizado por la Comisión de Abasto y durante el período que la misma señale. 6. La mercancía bajo estas condiciones de ofertación que no sea desplazada en los períodos estipulados, estará sujeta a la autorización de la Comisión de Abasto para que a solicitud de la Gerencia Regional, se proponga una nueva ofertación. 7. Este esquema de ofertación de mercancías, quedará bajo la estricta responsabilidad de los Gerentes de las Unidades de Venta; responsabilidad, seguimiento y control de las Gerencias Regionales y la autorización y directrices que emita la Comisión de Abasto, de acuerdo a lo aprobado por el Consejo Directivo. 8. En el caso que por alguna causa el proveedor no se ha llevado su mercancía para devolución y ya fue aplicado el descuento por la Subdirección de Finanzas, el Gerente de la Unidad de Venta, deberá notificar por escrito al proveedor, que dispone de 10 días hábiles para recoger la mercancía, en caso contrario la mercancía automáticamente pasará a ser propiedad del Instituto, para someterla a la consideración de la Comisión de Abasto.

33 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 296 POLÍTICAS PAR EVITAR LOS FALTANTES Y MERMAS 1. El Subgerente y Jefe de Recibo o quien realice la función de Almacén y Recibo, serán los responsables de que se apliquen los controles establecidos para las salidas de mercancías al piso de venta (aduana) 2. Los Subgerentes y Jefe de piso o quien realice la función, serán los responsables de verificar el acomodo, exhibición y promoción de la mercancía que se encuentran en piso de venta, así como de establecer las medidas conducentes para evitar las mermas. 3. El Subgerente y el Jefe de Cajas, serán los responsables de verificar la aplicación de los controles rutinarios y por muestreo necesario en la salida de mercancías, a través de las unidades Receptoras de Productos de Venta, con la finalidad de evitar la salida de mercancía sin cobro. 4. El Subgerente, Jefe de recibo, Jefe de Línea o quien realice la función, verificará que si por algún motivo de manejo y acomodo de mercancía, ésta llegará a sufrir algún daño, el trabajador responsable deberá cubrir el importe de la mercancía dañada. 5. En el caso de que un cliente que por accidente u otra causa dañe o rompa mercancía, el Subgerente, Jefe de Piso o quien realice la función será responsable de verificar que el cliente efectué el pago, por el importe de la misma en punto de venta o cajas registradoras. 6. Cada Subgerente en su ámbito de competencia, deberá evitar y en su caso identificará las mercancías susceptibles de mermas por faltantes, mismas que serán necesarios cuantificar y registrar para evitar en lo posible, la merma. 7. El Gerente de la Unidad de Venta, será responsable del levantamiento del acta administrativa y de dar parte al Ministerio Público, cuando se detecte sustracción de mercancía por los clientes y trabajadores, reportando el hecho a la Gerencia Regional. 8. Corresponderá a cada Subgerente o quien realice la función, aplicar los controles necesarios para abatir las mermas ocasionadas por accidentes en la operación, mercancía abierta, vacía por robo y cuando ésta se dé, cuantificarla, identificarla y registrarla, para el levantamiento del acta administrativa correspondiente y, en su caso, el inicio del trámite de responsabilidades y la denuncia penal.

34 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) El Subgerente, Jefe de Recibo, Jefe de Línea o quien realice la función, deberá reportar al Gerente de la Unidad de Venta la existencia de mercancía en mal estado, dañada o caduca para proceder a su devolución y en el último de los casos proceder a su destrucción previa autorización de la Subdirección de Control y Supervisión y de acuerdo con lo que establece la Legislación Ambiental Federal, Local y Estatal vigentes. 10. Cada Subgerente o quien realice la función, deberá aplicar la normatividad establecida para evitar la merma producida por algún siniestro. 11. Corresponderá al Gerente de la Unidad de Venta, transmitir a través de los Subgerentes y del personal en general, las normas vigentes en materia de mermas, así como vigilar y aplicar su estricto cumplimiento. DEL REGISTRO 12. Los faltantes detectados en la toma de inventarios que se hayan denunciado ante el Ministerio Público con antelación, se registrarán como faltantes contable, pero no serán incluidas dentro del porcentaje de merma al Gerente y la autoridad correspondiente determine al presunto responsable y se aclare si es competencia de Seguros, Fianzas o responsabilidad del Gerente de la Unidad de Venta, Subgerente, Jefe de Recibo o Jefe de Línea o quienes realicen las funciones. 13. Las mercancías sobrantes detectadas en la toma física de inventarios, se registrarán contablemente como sobrante y la autoridad correspondiente determinará al presunto responsable y aclarará de quien es la responsabilidad.

35 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 298 POLÍTICAS PARA LA DESTRUCCIÓN DE ABARROTES COMESTIBLES Y MEDICAMENTOS EN MAL ESTADO 1. Se podrá aplicar este procedimiento exclusivamente para el desalojo y destrucción de mercancía en mal estado, que no se haya podido devolver o sustituir de acuerdo al procedimiento establecido y que consista de abarrotes o fármacos éticos y populares, apegándose a la Normatividad Vigente. 2. El monto total autorizado por bimestre para la destrucción de abarrotes y medicamentos estará en función del monto autorizado por la equivalencia en salarios mínimos si es mayor o igual al factor % de las ventas totales realizadas por una Unidad de Venta en el bimestre inmediato anterior, entonces sólo se podrá destruir mercancía por un valor equivalente a dicho porcentaje de ventas como máximo. TIPO DE TIENDA Y FARMACIA Tiendas y Farmacias Tipo B Tiendas y Farmacias Tipo A Semicentros Comerciales Centros Comerciales MONTO AUTORIZADO POR BIMESTRE Máximo: 150 días de salario mínimo vigente en el D.F. Máximo: 200 días de salario mínimo vigente en el D.F. Máximo: 250 días de salario mínimo vigente en el D.F. Máximo: 300 días de salario mínimo vigente en el D.F. 3. No podrán llevarse a cabo más de seis destrucciones por año por lo que el monto anualizado no deberá exceder en más de 6 veces el autorizado por bimestre. 4. La destrucción de abarrotes o de medicamentos deberá contar con la autorización por escrito debidamente cuantificada y valorizada, por el Gerente Regional o Jefe de Servicios de Operación del Área Metropolitana, según corresponda. 5. Toda destrucción deberá realizarse bajo la estricta vigilancia y supervisión de los representantes de la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, Secretaría de Salud, en el ámbito correspondiente a la Contraloría Interna del SITyF para lo cual la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana según corresponda, deberá solicitar la autorización correspondiente. 6. Cuando el monto de los abarrotes o medicamentos a destruir rebase los montos autorizados en la norma No.2 de este procedimiento, por excepción, se deberá recabar por escrito la autorización del Comisión de Abasto, quien previamente podrá disponer la realización de las investigaciones necesarias para determinar las razones por las cuales se rebasaron los parámetros establecidos y su validez.

36 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) El Gerente y el Subgerente de Mercaderías o Subgerente de Operaciones, junto con el Jefe de Recibo y los Jefes de Línea, serán los responsables del manejo inadecuado o doloso de la mercancía, que pueda estar o esté sujeta al proceso de destrucción, por parte del personal tanto en piso de venta como en almacén, según sea el caso. 8. El almacén de la Unidad de Venta deberá de contar con un lugar específico y adecuado para almacenar la mercancía a destruir. 9. Las destrucciones deberán realizarse, sin excepción, en los lugares y fechas acordadas por las autoridades locales correspondientes, tomando fotografía al inicio y término de este proceso. 10. En toda destrucción deberá levantarse un acta administrativa, la cual deberá ser firmada por todos los involucrados y se enviará copia a las dependencias oficiales señaladas en la política No. 5 de este procedimiento (Ver: Procedimiento para el Levantamiento de Actas Administrativas) 11. La Unidad de Venta llevará un expediente con toda la documentación, en la cual se registrarán los siguientes datos: línea departamental, descripción de la mercancía, cantidad, unidad, precio unitario, costo unitario de adquisición y el importe global de la operación. Adicionalmente, se deberá conservar la documentación respectiva en orden secuencial y cronológico. 12. Invariablemente, en toda destrucción la Unidad de Venta procederá a registrar el correspondiente asiento contable a la fecha que tenga lugar la misma de acuerdo al Catálogo de Cuentas y Guía Contabilizadora. 13. El Gerente y el Subgerente Mercaderías o Subgerentes de Operaciones, deberá cuidar que en las unidades de venta no existan abarrotes o medicamentos en mal estado almacenados por más de dos meses. En caso de que se detecte a través de las supervisiones, se notificara el incumplimiento de la normatividad en vigor a la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operaciones del Área Metropolitana y a la Subdirección de Control y Supervisión y se actuará conforme al siguiente criterio: Primera vez: Oficio recordatorio Segunda vez: Levantamiento de un acta administrativa por negligencia y la cual deberá ser remitida al Órgano desconcentrado en el SITyF para la correspondiente aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (Ver: procedimiento para el levantamiento de actas administrativas)

37 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) Será responsabilidad del gerente de la Unidad de Venta, gestionar la destrucción de la mercancía dañada, en mal estado, rota o caduca con la oportunidad debida durante el año, debiendo hacer la depuración y conclusión de esta acción como máximo durante el primer trimestre posterior al año fiscal, realizando las adecuaciones contables procedentes, con el conocimiento y Visto Bueno de la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana y la supervisión y apoyo de la Contraloría del Instituto, así también se excluirán de los faltantes de inventario, antes de calcular por porcentaje de merma, los montos originados por siniestros y robo o asalto con violencia.

38 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 301 POLÍTICAS PARA LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1. El Subgerente de Administración o quien realice las funciones será el responsable de designar y supervisar el desempeño del pagador habilitado de la Unidad de Venta, quien será el responsable de recoger las nóminas quincenales y extraordinarias, pagarlas solo al personal autorizado. 2. Será responsabilidad del Subgerente de Administración o quien realice las funciones supervisar que los pagos que se realicen en tiempo y forma para proceder conforme a las normas vigentes en relación a la cancelación que se presenten. 3. El responsable de la Administración será quien gestione ante la Gerencia Regional los movimientos del personal de la Unidad de Venta, procediendo para ello conforme a la Normatividad Vigente. 4. El reclutamiento, selección, contratación y elaboración de nóminas, así como la integración y actualización de los expedientes del personal será la Jefatura de Servicios de Recursos Humanos dependiente de la Subdirección de Administración, quien decida lo conducente. 5. La justificación de incidencias, las licencias en sus diferentes modalidades, vacaciones y los permisos económicos, podrán ser aprobados en la Unidad de Venta, conforme al Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo. 6. Será responsabilidad del responsable de la Administración vigilar que se lleve cabo el control de asistencias conforme a la Normatividad vigente. 7. El levantamiento de actas administrativas y las sanciones económicas, así como los estímulos económicos se efectuarán con la participación tanto de la Unidad de Venta como del representante de la Jefatura de Servicios de Recursos Humanos. 8. El responsable de Administración, analizará la conveniencia del cambio a la situación contractual de algún trabajador ya sea por cambio de plaza, horario, lugar de adscripción, de área, etc., determinando lo conducente según las normas vigentes de operación. 9. El responsable de Administración deberá conforme la normatividad vigente, participar en el levantamiento de actas administrativas ya sean por motivos laborales o de responsabilidad en los supuestos de sustracción de mercancías, procediendo a informar a la Jefatura de Servicios de Recursos Humanos, en todos esos casos deberá vigilar la aplicación de las normas y procedimientos establecidos.

39 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) El responsable de Administración deberá notificar y remitir inmediatamente, al momento de conocerla baja de un empleado la renuncia a la Jefatura de Administración, marcando copia para la Jefatura de Servicios de Recursos Humanos. 11. El responsable de Administración será el responsable de recabar las necesidades de capacitación del personal de la Unidad de Venta, así como de fomentar conocer y programar la asistencia a los cursos que se llevan a cabo en el Sistema Integral de Tiendas y Farmacias verificando su asistencia. 12. Al Subgerente de Administración le corresponderá proporcionar a las diferentes áreas de la Unidad de Venta, el mobiliario, el equipo, el material de consumo interno, los servicios técnicos y de mantenimiento que se requieran, procediendo para ello conforme a la Normatividad Vigente. 13. Para la adquisición de mobiliario, equipo, servicios subrogados y material de consumo interno, lo solicitará a la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, conforme a los procedimientos establecidos y a los formatos autorizados. 14. Será el responsable de Administración el manejo del fondo revolvente para la atención de compras y servicios generales menores con la autorización de Gerente de la Unidad de Venta, en los rangos aprobados por el SITyF y de acuerdo a la normatividad vigente en materia Fiscal Administrativa y Presupuestal. 15. Las adaptaciones, remodelaciones o mantenimiento de las instalaciones de la Unidad de Venta deberán ser programadas y supervisadas por el responsable de la Administración y atendidas por las áreas respectivas de la Gerencia Regional o por la Jefatura de Servicios de Recursos Materiales, dependiente de la Subdirección de Administración. 16. Los responsables de Administración supervisará que éstas cumplan con los términos de calidad y tiempo establecidos en el contrato así también reportará a la Gerencia Regional las irregularidades que se presenten.

40 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 303 POLÍTICAS DE CONTABILIDAD 1. El responsable de la función de Finanzas estará obligado a interpretar, adoptar y supervisar el cumplimiento de la normatividad vigente en esta materia, trasmitiendo a través de los responsables, los requisitos a cumplir en los movimientos que por estos conceptos se generen. 2. El responsable de finanzas estará obligado a supervisar e integrar el Proyecto de Presupuesto anual de la Unidad de Venta, así como vigilar que el ejercicio del Presupuesto se realice conforme a los techos presupuestales autorizados y en su caso, con anticipaciones deberá formular la propuesta de adecuación presupuestal correspondiente de conformidad con la normatividad vigente, e informar a la Gerencia de la Unidad de Venta las desviaciones que al respecto se presentan. 3. El Subgerente de Finanzas o el equivalente deberá realizar las gestiones necesarias para que el personal deba utilizar las herramientas de trabajo necesarias para la verificación de la autenticidad de las formas de pago que recibe. 4. Será responsabilidad del Jefe de Contabilidad o el equivalente el supervisar que el número de proveedor sea el mismo número del catálogo del proveedor autorizado. 5. Será responsabilidad del contador o el equivalente supervisar que el listado del pago a proveedores (PAP), el pago corresponda a la Unidad de Venta y que no se trate de pagos duplicados en caso de que se detecten pagos improcedentes deberá elaborar la fe de erratas correspondiente, emitida a la Gerencia Regional mensualmente, así mismo deberá reportar los pagos faltantes e informar a la Gerencia Regional. 6. Será responsabilidad del Subgerente de Finanzas o el Jefe del área, supervisar que el fondo fijo de la Unidad de Venta, se ejerza y registre conforme a la Normatividad Vigente. 7. El Subgerente de Finanzas o Jefe del área será el responsable de establecer los controles adecuados para la custodia de efectivo y valores de la operación de la Unidad de Venta, así como del cumplimiento de las medidas de seguridad que le corresponde a la Compañía resguardadora de valores vigente autorizadas en la recepción y entrega de valijas. 8. Será responsabilidad del Subgerente de Finanzas Jefe del área recibir para su custodia y registro contable, los fondos que remite la Gerencia Regional para ser ejercidos o entregados en esta Unidad de Venta.

41 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) El área de Contabilidad de la unidad de venta corroborará diariamente, con las Remisiones de los proveedores y, en su caso, Notas de cargo respectivas, el Reporte diario de entradas de mercancía debiendo enviar el original a la Subdirección de Finanzas dentro de las 72 horas siguientes a la recepción de la mercancía.

42 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 305 POLÍTICAS CONCENTRADO MENSUAL DE MOVIMIENTO DIARIO DE EXISTENCIAS A PRECIO DE VENTAS (PRO-03) 1. Todas las Unidades de Venta sin excepción, llevarán al día el Movimiento Diario de Existencias a Precio de Venta (PRO-03), pues constituye la fuente para el llenado del Concentrado Mensual. 2. El Concentrado Mensual del Movimiento Diario de Existencias a Precio de Venta (PRO-03), deberá ser validado por el Gerente de la Unidad de Venta, el Jefe de Servicios de Tiendas y Farmacias y por el Gerente Regional o Jefe de Servicios de Operación del Área Metropolitana, según corresponda. 3. El Concentrado Mensual del Movimiento Diario de Existencias a Precio de Venta ( PRO-03 ), deberá ser elaborado de acuerdo a las fechas preestablecidas en el calendario para el cierre contable y enviarlo dentro de los tres (3) primeros días hábiles posteriores a la fecha del cierre a la Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, según corresponda, para que ésta lo transmita vía modem a través de internet, a la Jefatura de Servicios de Supervisión de la Subdirección de Control y Supervisión. 4. La Gerencia Regional o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, deberá de enviar la base de datos del Concentrado Mensual del Movimiento Diario de Existencias a Precio de Venta ( PRO-03 ) de todas las Unidades de venta a su cargo, vía modem a través de internet o en disquete y por valija a la Jefatura de Servicios de Supervisión de la Subdirección de Control y Supervisión, los cuales deben ser transmitidos, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente a la fecha de cierre contable del mes que se reporta. 5. El formato de Indicadores Básicos podrá ser modificado por la Subdirección de Control y Supervisión, notificando con oportunidad a las Gerencias Regionales o Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, de acuerdo a la creación de programas, estrategias comerciales y lineamientos específicos que instruyan el Consejo Directivo y la Dirección del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias. 6. La información financiera contenida en el Concentrado Mensual del Movimiento Diario de Existencias a Precio de Venta ( PRO-03 ) deberá ser reportada en pesos, utilizando la siguiente técnica de redondeo: - Las cantidades que terminen entre.01,.10,.20,.30,.40 y.50 Redondear a la unidad inmediata inferior..51,.60,.70,.80,.90 y.99 Redondear a la unidad inmediata superior.

43 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 306 Ejemplo : LINEA INVENTARIO DATOS A I 26, ,727 II 70, ,235 III 82, ,100 IV 55, ,317 V 17, ,970 NOTA: Para la elaboración y llenado del formato Concentrado Mensual de Movimiento Diario de Existencias a Precio de Ventas (PRO-03), consultar guía anexa

44 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 307 POLÍTICAS DEL AREA DE CAJAS DEL CONTROL Y SUPERVISION 1. Quienes realicen las funciones de Cajero General y/o Jefe de Cajas serán los responsables del cuidado, uso y control de las llaves para la toma de cortes totales ( ZETAS )parciales cancelaciones y asignación del Receptor de Productos de Venta, al finalizar el día las que recogerá para su resguardo. 2. Será responsabilidad de quien realice las funciones de Cajero General y/o Jefe de Cajas controlar, distribuir y supervisar entre los Receptores de Productos de Venta, la dotación de morralla, rollos de auditoria o en su caso pagarés, bolsas de empaque y en general material para la realización de su actividad. 3. Corresponderá al responsable de las funciones de Cajero General y/o Jefe de Cajas establecer el rol semanal y vacacional de todos los Receptores de Productos de Venta, previendo las ausencias por vacaciones, incapacidades, faltas, licencias etc. 4. Quien realice las funciones de el Cajero General y/o Jefe de Cajas será el responsable de prever y dotar del material necesario a los empacadores voluntarios. 5. Cada Supervisor estará facultado para llevar un historial individual de los Receptores de Productos de Venta., integrando datos de la Unidad de Venta, Nombre y No. de empleado, fecha, venta diaria, reportes de faltantes y sobrantes en arqueo y entrega de valores, resultados de shoppers, asistencias, retardos y recomendaciones. 6. El responsable de la Supervisión de Cajas, deberá realizar al inicio y termino de cada jornada, los cortes totales de operaciones ( ZETAS ), así como del control y manejo del libro de ZETAS. Deberá vigilar a los Receptores de Productos de Venta. en sus funciones y cuando sea necesario cotejar, con base en el boleto (pago efectuado), que la mercancía entregada a cliente sea la cobrada. 7. Será responsabilidad de los Supervisores realizar por lo menos 2 shoppers (reportes de eficiencia) semanales a cada Receptor de Productos de Venta. 8. Será responsabilidad de quien realice las funciones de Cajero General y/o Jefe de Cajas, intervenir conforme a Procedimiento del levantamiento de actas administrativas, cuando se compruebe que la entrega de mercancías en alguna caja se hizo con dolo o mala fe en perjuicio del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias.

45 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 308 DE LAS PUNTOS DE VENTA O CAJAS REGISTRADORAS 1. La Gerencia de la Tienda en coordinación con el Subgerente de Operaciones Financieras, Jefe de Cajas y Supervisor de Caja serán los responsables del manejo, control y uso de los puntos de venta o cajas registradoras que sean asignados a la Unidad de venta. 2. Está prohibido el almacenamiento, transferencia o reubicación fuera de las áreas autorizadas de los puntos de venta fuera de operación o descompuestos excepto, los que se encuentran en taller de lo contrario deberán estar en línea de cajas.

46 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 309 DEL LOS SERVICIOS AL CLIENTE 1. Será facultad del encargado de Servicios al Cliente: Atender para su aclaración y corrección los cobros incorrectos, con la presentación del Ticket de compra y producto. Elaborar Factura a favor de los clientes que lo soliciten. Recibir del cliente los envases vacíos, elaborar hoja de devolución debidamente requisitada al almacén dichos envases y recabar firma de recibido en la copia de la nota de devolución. 2. Al Encargado de Paquetería le corresponderá: Resguardar los paquetes que el cliente lleve en las manos, entregándole una ficha de depósito para la recuperación de los mismos a su salida, en caso de pérdida de la ficha se le cobrarán $ al cliente y se le solicitarán sus datos nombre, dirección, identificación, descripción del artículo y firma de entregado y lo anotará en la libreta de control. Entregar a la Subgerencia de Mercancías Generales o quien realice las funciones de la misma los paquetes olvidados quien los resguardará por cinco días. Si son paquetes de valor mayor de $50.00 se hace un acta con la participación de vigilancia y se registra en una libreta para su almacenamiento. 3. Será responsabilidad de los Supervisores de Cajas, identificar supervisar y entregar al Subgerente de Supermercado o Mercancías Generales o quien realice las funciones según el caso los productos pagados y olvidados por el cliente, registrando en una libreta en la que se designe la mercancía de que se trate, la cantidad, el precio, el total y la ficha, así como la firma del Subgerente en la nota de reingreso de mercancía; la que se conservará en servicios al cliente por 8 días para su posterior reflujo en la Contabilidad, cuando no se presente el cliente.

47 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 310 POLÍTICAS PARA LAS CARTA DE CREDITO (FONACOT E ISSSTE) 1. Será responsabilidad del jefe de línea reportar debidamente la revisión y autorización de las cartas de crédito que presenta el cliente en original y copia para la adquisición de mercancías generales. 2. Será responsabilidad de quien realice las funciones de mercancías generales el supervisar que el importe de las mercancías que adquiera el cliente sea igual o mayor al importe de la carta de crédito, en caso de ser mayor deberá cubrir la diferencia con cualquiera de la forma de pago establecidas en el procedimiento de salidas de mercancía por Receptor de Productos de Venta.

48 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 311 EXCLUSIVAS FARMACIAS

49 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 312 POLÍTICAS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA EN FARMACIAS 1. El encargado de aspectos administrativos o el Gerente según el caso se responsabilizará de lo concerniente a los horarios del personal, vacaciones, licencias, control de asistencia, incapacidades, para realizar los trámites correspondientes en el Departamento de Personal de la Gerencia Regional o Departamento del Personal del Área Metropolitana. 2. Le corresponderá al Gerente de la Farmacia que solicitar el apoyo en lo concerniente a los requerimientos de materiales e insumos, así como el mantenimiento que requiera la Unidad y el equipo.

50 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 313 POLÍTICAS PARA EL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS 1. El Gerente o Subgerente según el caso deberá llevar un expediente por cada uno de los proveedores de acuerdo a las líneas financieras que operan. 2. El Despachador deberá registrar en una hoja de control los medicamentos próximos a caducar con la finalidad de retirarlos, para proceder a su devolución al proveedor. 3. El Subgerente deberá detectar e informar al Gerente de la Farmacia los faltantes de artículos que sean imputables a actividades dolosas e irregulares del personal adscrito a la Farmacia, quien procederá según la Normatividad Vigente.

51 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 314 POLÍTICAS PARA REALIZAR ACTIVIDADES DE RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA (CAJERO) 1. El responsable de la función de cobro el cliente (Receptor de Productos de Venta) deberá realizar las actividades operativas y administrativas derivadas del cobro de medicamentos y artículos adquiridos por el consumidor, con objeto de proporcionar una adecuada atención al mismo y coadyuvar al buen funcionamiento de su área de trabajo (según procedimiento). 2. Tendrá que mantener su área de trabajo presentable, así como portar el uniforme y el gafete de identidad correspondiente. 3. Reportará a su Jefe inmediato las anomalías en la conducta del público consumidor que afecten la operación de la Unidad de Venta.

52 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 315 POLÍTICAS PARA EL SURTIMIENTO DE EXISTENCIAS 1. El Gerente o Subgerente según corresponda, determinarán los requerimientos de medicamentos artículos que permitan establecer los pedidos a proveedores, a efecto de evitar desabasto o sobreinventario. 2. Para el levantamiento de pedidos el Gerente o Subgerente de Operaciones y Despachador, determinarán las cantidades de mercancía a solicitar, de acuerdo a la hoja de faltantes, rotación, desplazamiento, temporada e historial de los productos.

53 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 316 ENVASADORA DE GRANOS

54 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 317 POLÍTICAS GENERALES 1. Corresponderá al Gerente de la Envasadora de Granos, adoptar y vigilar la aplicación de la normatividad vigente en relación al fincamiento de pedidos, control de inventarios, y transferencias a las Unidades de Venta de la región. 2. Será responsabilidad del Gerente de la Envasadora de Granos, formular anualmente un programa de surtimiento de productos a granel a las Unidades de Venta del área metropolitana, con base en factores de comercialización, desplazamiento, existencias y demanda que hayan tenido éstas en el período inmediato anterior. 3. Corresponderá al Gerente de la Envasadora de Granos, someter a la Subdirección de Abasto, a través de la Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, los programas de abasto de aquellos productos que se vayan a procesar en esta área, para ser surtidos a las Unidades de Venta de la región. 4. El Gerente de la Envasadora de Granos, será a quien corresponde la ejecución del Programa Autorizado pera el surtimiento de granos a las Unidad de Venta de la región, debiendo vigilar que las transferencias se realicen conforme al calendario de entregas y que las vacaciones que se presenten, sean del conocimiento de la Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana 5. El Gerente de la Envasadora de Granos deberá realizar periódicamente la investigación de las fluctuaciones de precios de aquella productos que procesa, para hacerlo conocimiento de la Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana. 6. Será responsabilidad del Gerente de la Envasadora de Granos, mantener comunicación semanal con las Unidades de Venta de área metropolitana, para conocer y en su caso prever cambios que se presentarán en el surtimiento de granos programados para cada una de ellas. 7. Recaerá en la Gerencia de la Envasadora de Granos, la responsabilidad de mantener debidamente informada a la Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, de las transferencias de granos, programadas, solicitadas, canceladas o reprogramadas en cada Unidad de Venta, vigilando que cada operación que se realice cuente con la autorización respectiva. 8. Será facultad del Gerente de la Envasadora de Granos, valorar la cantidad, precio y calidad de los productos que surte el proveedor, debiendo para ello rechazar, recibir e informar a la Jefatura de Servicios de Operación del Área Metropolitana, sobre los movimientos que se presenten 9. Será responsabilidad del Gerente de la Envasadora de Granos, vigilar que todo ingreso de productos o bienes de esta área, así como las transferencias que se realicen tengan su aplicación contable, conforme a la normatividad relativa.

55 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 318 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCÍAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO)

56 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) OBJETIVO

57 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 320 OBJETIVO Establecer la normatividad para el levantamiento de pedidos de mercancías en la unidades de Venta por pedido abierto automatizado, así como las responsabilidades y el procedimiento a seguir por las áreas y el personal involucrado en el desarrollo del proceso.

58 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) POLÍTICAS DE OPERACIÓN

59 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 322 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. A los Subgerentes responsables del levantamiento de pedidos les corresponderá tener el abasto suficiente y necesario de las mercancías que debe haber en Almacén y Piso de Venta, debiendo por ello programar y calendarizar la formulación de pedidos por proveedor. 2. El Subgerente de Almacén y Recibo o el responsable de las funciones atenderá las prioridades definidas por el Subgerente de Supermercado o Mercancías Generales o el que realice las funciones, deberá conjuntamente con el proveedor, precisar las fechas de entrega de los pedidos, considerando necesidades de abasto, rotación, temporada y estadística de consumo, registrando su calendarización. 3. Los Subgerentes de Supermercado y/o Mercancías Generales o quien realice las funciones con base en las preferencias del consumidor, ventas y normatividad vigente, determinarán proveedor, volúmenes y especificaciones de los productos que deberán adquirirse a través de los proveedores autorizados vigentes, apoyándose invariablemente en la hoja de control de existencias, así como del acomodo de éstos en el Piso de Venta. 4. A cada Subgerente o quien realice las funciones, le corresponderá abrir un expediente por cada proveedor en el que se conserve copia del pedido abierto autorizado y hoja de control de existencias, con los cuales valorará cada pedido. 5. El Gerente de la unidad tendrá la facultad de modificar o cancelar los pedidos sugeridos, por los Subgerentes o quien realice las funciones o proveedores en base a la demanda, existencias, temporalidad y precio de cada producto. 6. El Gerente de la Unidad de Venta, con base en los reportes que le proporcionarán los Subgerentes o quien realice las funciones implantará y coordinará los programas de temporada, así como vigilará el cumplimiento de lo pactado con cada proveedor y notificará a la Gerencia Regional las desviaciones que se presenten. 7. Los Subgerentes o quien realice las funciones verificará que los proveedores locales estén registrados en el padrón de proveedores autorizado vigentes.

60 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) DESCRIPCIÓN

61 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 324 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 RESPONSABLE MERCADERÍAS DE Recibe al proveedor que se presenta a levantar un pedido, solicitándole copia de su Pedido Abierto Autorizado, para verificar que esté vigente. Cumple con lo estipulado? 1.1 No. Devuelve la copia del pedido abierto al proveedor. 1.2 Si. Proporciona hoja de control de Existencias al proveedor (anexo 2), para que coteje existencias de sus mercancías en Almacén y piso de ventas. 2 PROVEEDOR Revisa existencias de mercancías en Almacén y piso de ventas, y si se requiere anota en la hoja de Control de Existencias cantidades a surtir y le solicita al responsable de Recibo emita el Pedido Preliminar, a través del Sistema de Información Comercial (SIC).. 3 RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Ordena se elabore el Pedido Preliminar conforme a la hoja de Control de Existencias (capturista si lo hay) 4 CAPTURISTA Formula el Pedido Preliminar en original y copia con las cantidades sugeridas a surtir y entrega al proveedor, quien se traslada con el Gerente de la Unidad de Venta, Subgerente de Mercadeo o Mercancías Generales 5 RESPONSABLE MERCADERÍAS SUPERMERCADO DE O Recibe del Proveedor la hoja de Control de Existencias y el Pedido Preliminar y valora éste para su aprobación. Lo aprueba? 5.1 No. Solicita al proveedor devuelva la Hoja de Control de Existencias, para su expediente y lo archiva. 5.2 Si. Rubrica, y le entrega al proveedor su Pedido Preliminar y lo envía con el Subgerente de Recibo y marcaje, conservando en expediente del proveedor la hoja de Control de Existencias.

62 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) RESPONSABLE DE RECIBO Verifica la firma de autorización y asigna número consecutivo, anotando la fecha en que se recibirá la mercancía, entrega el original del Pedido Preeliminar al proveedor y la copia se la envía al Subgerente respectivo. 7 Al finalizar la jornada, elabora el Reporte de Pedidos Fincados y Compromisos de Entrega, en original y copia para informe. 8 GERENTE DE LA UNIDAD DE VENTA Turna a Gerencia Regional el original, archivando la copia. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

63 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) DIAGRAMA DE FLUJO

64 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 327

65 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 328

66 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 329

67 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

68 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 331 SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES EN EL VALLE DE MÉXICO 3 1 C O N T R O L D E E X I S T E N C I A S HOJA FOLIO PROVEEDOR: DÍA DE VISITA : CONTROL DEL AL REPRESENTANTE: FRECUENCÍA: 7 8 DE 2 LINEA / DEPTO. TELEFONO: CONTROL EN : PIEZAS CAJAS * NOTAS 1 * 2 * 3 * 4 * 5 * 6 * 7 * 8 * 9 * 11 E. EXISTENCIA (Negro) A TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO TIPO DE PEDIDO B. BODEGA (Negro) B E PE E PE E PE E PE E PE E PE E PE E PE E PE P. PISO (Negro) C PE. PEDIDO (Azul) D EN. ENTREGADO (Rojo) EN PE PE PE PE PE PE PE PE B P PE EN CODIGO: DESCRIPCIÓN: B P PE EN B P PE EN B P PE EN B P PE EN B P PE EN B P PE EN B P PE EN B P PE EN 13 14,

69 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 332 INSTRUCTIVO DEL FORMATO HOJA DE CONTROL DE EXISTENCIAS CLAVE 1 UNIDAD DE VENTA Anotar el nombre de la Unidad de Venta correspondiente al Control de Existencias. 2 HOJA DE Anotar el número de hojas que conforman el formato de Control de Existencias. 3 FOLIO Anotar el número de folio correspondiente al formato. 4 PROVEEDOR Anotar el nombre de la persona física o social que representa al proveedor. 5 DÍA DE VISITA Anotar el día en que se realizo la visita para el control de existencias. 6 CONTROL DEL AL Anotar la fecha inicial y final en que se realizo el control de existencias. 7 REPRESENTANTE Anotar el nombre de la persona que actúa como representante de la empresa (proveedor) 8 FRECUENCIA Anotar los días en que se lleva acabo el control de existencia. 9 LINEA / DEPARTAMENTO Anotar el nombre del departamento y/o línea al que se realiza el control de existencias. 10 TELEFONO Anotar el número telefónico perteneciente al proveedor. 11 CONTROL EN: Anotar con una X si el control de existencias se estableció a piezas o cajas. 12 NOTAS Anotar cualquiera de las opciones. 13 CÓDIGO Anotar el número de código correspondiente, según catálogo. 14 DESCRIPCIÓN Anotar la descripción del artículo correspondiente.

70 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 333 ==================================== HOJA DE TRABAJO PRELIMINAR PARA RECEPCION ==================================== LA EMITE EL SISTEMA

71 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (AUTOMATIZADO) 334 SUBDIRECCION DE ABASTO PEDIDO ABIERTO FECHA DE AUTORIZACION: FECHA DE EMISION: HOJA No. CALLEJON VIA SAN FERNANDO No. 12 2º PISO COL. ISIDRO FABELA C. POSTAL DELEGACION TLALPAN, MEXICO, D.F. PEDIDO PROVEEDOR: DOMICILIO: CIUDAD ESTADO: R.F.C.: CODIGO POSTAL: LINEA: TELS: FAX: PRECIO DE VENTA PARTIDA UNIDAD DE PIEZAS POR PRECIO UNITARIO D E S C R I P C I O N CODIGO COSTO METROPOLITANO EMPAQUE UNIDAD FORANEO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ABASTO JEFE DE SERVICIOS DE ABASTO SUBDIRECTOR DE ABASTO

72 FECHA DE No. 335 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MERCANCÍAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR)

73 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) OBJETIVO

74 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 337 OBJETIVO Establecer la normatividad para el levantamiento de pedidos de mercancías en la unidades de Venta por pedido abierto sin automatizar, así como las responsabilidades y el procedimiento a seguir por las áreas y el personal involucrado en el desarrollo del proceso.

75 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) POLÍTICAS DE OPERACIÓN

76 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 339 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. La Unidad de Venta deberá contar con el pedido abierto autorizado vigente proporcionado por la Subdirección de Abasto a través de la Gerencia Regional, las que lo actualizarán en forma permanente para mantener informadas verazmente, a las unidades de venta las cuales deberán integrar un archivo histórico de hasta seis meses de antigüedad. 2. El Subgerente de Mercaderías o Subgerente de Operaciones o el responsable en Piso de Venta, deberá fincar los pedidos de mercancía en la unidad, conforme al pedido abierto autorizado vigente 3. Una vez aprobado el pedido sugerido por el Subgerente responsable en piso de venta, solicitará al Gerente de la Unidad de Venta su autorización, previa verificación de los siguientes datos: Número de pedido abierto autorizado vigente Número de partida de los productos y cantidades sugeridas Fecha de entrega comprometida 4. El Subgerente de Supermercado o Mercancías o Subgerente de Operaciones o el responsable en piso de venta, deberá registrar en una libreta empastada y prefoliada denominada Control de levantamiento de pedidos por línea financiera, los pedidos sugeridos autorizados, anotando el número de pedido, fecha del levantamiento, nombre o razón social del proveedor, importe a precio de compra y venta, número de pedido abierto autorizado con que se levanta el pedido, así como la fecha de entrega comprometida y fecha real de entrega; entregando el original del pedido sugerido al proveedor y conservando una fotocopia para el expediente * Formato e Instructivo de Llenado de Hoja de Control de Existencias en Procedimiento para el Levantamiento de Pedidos de Mercancías en unidades de Venta por Pedido Abierto (Automatizado)

77 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) DESCRIPCIÓN

78 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 341 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DE MERCADERIAS O DE OPERACIONES PROVEEDOR RESPONSABLE DE ALMACEN Y RECIBO O JEFE DE RECIBO Entrega la Hoja de control de existencias al proveedor, cuando se presente a fincar un pedido, indicándole verifique las existencias de mercancía en el almacén y piso de venta de la unidad de venta. Acude al almacén y entrega la Hoja de Control de existencias al Subgerente de Almacén y Recibo o Jefe de Recibo. Recibe el Control de existencias y verifica en compañía de proveedor las existencias de mercancía en el almacén. las cuales contabiliza y registra en la Hoja de Control de existencias, mismo que entrega al proveedor. 4 PROVEEDOR Recibe la Hoja de Control de existencias y acude al piso de venta y entrega al Jefe de Línea 5 JEFE DE LINEA Recibe el Control de existencias y verifica en compañía del proveedor las existencias de mercancía en el pisos de venta, las cuales contabiliza y registra en la Hoja de Control de existencias, mismo que entrega al proveedor 6 PROVEEDOR Recibe el Control de existencias y elabora con base a los requerimientos el Pedido sugerido en original y copia, entregando los documentos al Subgerente de Mercaderías o Subgerente de operaciones. 7 RESPONSABLE DE MERCADERIAS O SUBGERENTE DE OPERACIONES Recibe los documentos y verifica el Pedido sugerido contra el Pedido abierto autorizado vigente y la rotación de los días inventario por línea financiera autorizada. PROCEDE EL PEDIDO SUGERIDO? 7.1 No. Informa al proveedor y le devuelve el original del Pedido sugerido y, archiva el Control de existencias, el Pedido abierto autorizado y la copia del Pedido sugerido.

79 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 342 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7.2. Si. Establece la fecha de entrega de la mercancía en el Pedido sugerido, lo firma de revisado y lo envía al Gerente de la Unidad de Venta, para su autorización, archivando el Pedido abierto autorizado y el Control de existencias en el expediente del proveedor. 8 GERENTE DE LA UNIDAD DE VENTA Recibe el Pedido sugerido en original y copia. firma de autorizado y lo envía al Subgerente de Almacén y Recibo o Jefe de Recibo, para su registro. 9 RESPONSABLE DE ALMACEN O JEFE DE RECIBO Recibe el Pedido sugerido autorizado, asigna número consecutivo de acuerdo a la Libreta de control del levantamiento de pedido por línea financiera y entrega el original del Pedido sugerido al proveedor y la copia al Subgerente de Mercaderías o Subgerente de Operaciones para su control. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

80 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) DIAGRAMA DE FLUJO

81 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 344

82 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 345

83 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 346

84 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 347

85 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

86 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) SUBDIRECCIÓN ADJUNTA REMISIÓN OFICIAL No. UNIDAD DE VENTA. 7 DOMICILIO 9 6 GERENCIA REGIONAL COLONIA C.P. DELEGACIÓN O MUNICIPIO DATOS DEL PROVEEDOR No.y NOMBRE DEL 10 DOMICILIO 11 PROVEEDOR PEDIDO No. COLONIA C.P. 18 DELEGACIÓN O MUNICIPIO R.F.C. REG. CAMARA FACTURA No. CONDICIONES DE PAGO FECHA 20 MERCANCÍA QUE AFECTA LA LINEA FINANCIERA: CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CLAVE CANTIDAD UNIDAD PRECIO PRECIO UNITARIO IMPORTE UNITARIO DE USO COMPRA VENTA IMPORTE IMPORTE CON LETRA RECIBIO DE CONFORMIDAD ALMACENISTA 31 TOTALES CONFORME 34 GERENTE O SUBGERENTE NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DIFERENCIA No. ENTRADA SELLO

87 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) 350 No. NOMBRE DEBE ANOTARSE FOLIO No. FOLIO No. FOLIO No. UNIDAD DE VENTA DOMICILIO. COLONIA. C.P. DELEGACIÓN O MUNICIPIO GERENCIA REGIONAL O ÁREA METROPOLITANA DATOS DEL PROVEEDOR No. Y NOMBRE DEL PROVEEDOR. DOMICILIO COLONIA C.P. DELEGACIÓN O MUNICIPIO R.F.C. REG. CAMARA. PEDIDO No. FACTURA No. Anotar el número de clave asignado según el catálogo normativo de numeración de formatos. Anotar el número consecutivo que corresponda al formato. Anotar la clave asignada según el catálogo normativo de numeración de formatos Anotar el número y nombre de la unidad de venta. Anotar el nombre de la calle y numero de la unidad de venta. Anotar el nombre de la colonia de la unidad de venta. Anotar el número de código postal correspondiente. Anotar el nombre de la delegación o municipio a que pertenece la unidad de venta. Anotar el número y nombre de Gerencia Regional o en su caso si corresponde al Área Metropolitana. Anotar el número y el nombre o razón social del proveedor. Anotar la calle y el número del domicilio fiscal del proveedor. Anotar la colonia del domicilio fiscal del proveedor. Anotar el código postal del domicilio fiscal del proveedor. Anotar la delegación o municipio del domicilio fiscal del proveedor. Anotar el registro federal de contribuyentes del proveedor, de acuerdo a la cédula de registro ante la S. H. C. P. Anotar el número de registro que tiene el proveedor en la cámara a la cual esta suscrito o afiliado. Anotar el número de pedido al que corresponde la mercancía. Anotar el número de factura que corresponda a la mercancía.

88 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS DE MARCANCIAS EN POR PEDIDO ABIERTO (SIN AUTOMATIZAR) CONDICIONES DE PAGO FECHA MERCANCÍA QUE AFECTA LA LÍNEA FINANCIERA CLASIFICACION DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CLAVE CANTIDAD UNIDAD DE USO PRECIO UNITARIO DE COMPRA IMPORTE TOTAL PRECIO UNITARIO DE VENTA IMPORTE TOTAL IMPORTE CON LETRA TOTALES TOTALES RECIBIO DE CONFORMIDAD. RECIBE NOMBRE Y FIRMA DIFERENCIA No. ENTRADA SELLO Anotar el plazo en días que se tiene para el pago. Anotar la fecha en que se elabora este documento. Anotar el número y el nombre de la Línea Financiera a la que corresponda la mercancía. Anotar la clave o partida asignada a cada producto en base en el pedido abierto autorizado, vigente. Anotar la descripción especifica del producto. Anotar el número de clave que tiene asignada la mercancía. Anotar la cantidad de productos requeridos. Anotar la unidad de uso con la cual se maneje el producto. Anotar el precio unitario de costo, de acuerdo a la factura o remisión factura con la que se recibió la mercancía. Anotar el importe que resulte de multiplicar el resultado del punto 25 por el resultado del punto 27. Anotar el precio unitario de venta, de acuerdo a la factura o remisión factura con la que se recibió la mercancía. Anotar el importe que resulte de multiplicar el resultado del punto 25 por el resultado del punto 29. Anotar con letra el importe total del punto 33. Anotar el importe que resulte de sumar esta columna. Anotar el importe que resulte de sumar esta columna. Anotar la firma y el nombre completo del responsable del almacén. Anotar el nombre completo y la firma del Gerente o Subgerente responsable del almacén. Anotar el resultado de restar el punto 30 menos el punto 28. Anotar el número consecutivo que lleve la unidad de venta. Poner el sello que utilice la unidad de venta para este fin.

89 FECHA DE No. 352 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO)

90 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) OBJETIVO

91 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 354 OBJETIVO Establecer la normatividad para la recepción de mercancías en la unidad de venta por pedido abierto autorizado (automatizado), así como las responsabilidades y el procedimiento a seguir por las áreas y el personal involucrado en el desarrollo del proceso.

92 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) POLÍTICAS DE OPERACIÓN

93 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 356 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Se deberá recibir en las unidades de venta integrantes del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias del Instituto, única y exclusivamente, la mercancía autorizada por pedidos abiertos expedidos por la Subdirección de Abasto a través del Sistema de Información Comercial (S.I.C.) 2. Al momento de la recepción la mercancía deberá revisarse cuidadosamente, en presencia del proveedor o transportista, con el propósito de recibir únicamente mercancía en óptimas condiciones para su venta, realizando pruebas selectivas cuando la mercancía sea entregada en cajas cerradas. En el caso de las unidades de venta automatizadas además deberán supervisar el código de barras de la mercancía recibida. 3. El Subgerente de Almacén y Recibo notificará de inmediato al Gerente de la Unidad de Venta, cuando un proveedor no cumpla con las cantidades de mercancía solicitadas y establecidas en la Orden de compra o en el pedido fincado, en caso de recibir excedentes de mercancía deberán de analizar el tipo de artículo de que se trate, de aceptarlo se deberá elaborar una nueva Orden de compra o Remisión, apoyándose en la Hoja de Control de Existencias y el Pedido Abierto autorizado. 4. Solo tendrán acceso a las áreas destinadas a bodega o almacenamiento, los empleados y responsables de almacén. 5. Se deberá marcar con el color correspondiente al mes la caja o embalaje de la mercancía recibida en la Unidad de Venta, según el Calendario autorizado de colores por mes con objeto de surtir el piso de venta con la mercancía que tiene más tiempo en almacén, de acuerdo al principio de Primeras Entradas y Primeras Salidas (P.E.P.S) 6. En el caso de que el Sistema de Información Comercial (S.I.C) se llegará a saltar un número de folio el Gerente de la Unidad de Venta informará a la Subdirección de Finanzas por medio de la Gerencia Regional correspondiente, elaborando un acta informativa y se deberá incorporar a la Bitácora. 7. Se deberá imprimir del Sistema de Información Comercial (S.I.C) el reporte diario de mercancía recibida de entradas de mercancía y deberán enviarlo al Departamento de Egresos y Control de Documentos en un término no mayor de 72 hrs. a su elaboración, conservando un respaldo para el área de contabilidad de la Unidad de Venta.

94 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) La recepción de mercancía sin cargo se deberá registrar contablemente en las unidades de venta. 9. El incumplimiento a esta disposición, será motivo de fincamiento de responsabilidades a los infractores. 10. El Subgerente de Almacén y Recibo o quien realice esta función será el responsable de que la mercancía que ingresa al almacén, cumpla con los plazos de entrega, con los volúmenes, precio y especificaciones pactadas con los proveedores. 11. Corresponde a los Subgerentes responsables de levantamientos de pedidos, llevar un control de cada proveedor abriendo para ello un expediente en el que deberá integrar copia de Pedido Abierto y Hoja de Control de Existencias con relación al cumplimiento en fechas, calidad y precios de sus productos, debiendo mantener informado al Gerente. 12. Los Subgerentes de Piso de Venta serán los responsables de la buena ubicación de las mercancías que hay en Piso de Venta, manteniendo para ello, pasillos, estantes, exhibidores y vitrinas, conforme a las normas de mercadotecnia vigentes 13. Al Subgerente de la función de Almacén y Recibo le corresponderá asignar las zonas de almacenaje por línea, volumen y seguridad de los diferentes productos que se almacenan. 14. Será responsabilidad del Subgerente de Almacén y Recibo o de quien realice esta función la permanencia física de la mercancía en el almacén, así como de los controles que se deben establecer para las salidas por envío a piso de venta de la mercancía de alto valor, devoluciones a proveedores, transferencias a otras unidades y las mermas que se detecten en almacén. 15. Corresponderá a los Subgerentes responsables de Piso de Venta, vigilar que los productos que se comercializan en la unidad cumplan con los requisitos de precio, moda, desplazamiento y presentación adecuada. 16. Cada Subgerente deberá establecer los controles administrativos y físicos necesarios para abatir y detectar las causas de las mermas más frecuentes y en su caso actuar conforme a las normas vigentes.

95 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) Corresponderá al responsable de la función de Almacén y Recibo, vigilar que cada proveedor que ingresa al Almacén se registre en la libreta correspondiente y que la mercancía se reciba en los horarios y fechas estipuladas, así también que se almacene en el lugar establecido y que las salidas por cualquier concepto estén debidamente controladas.

96 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) DESCRIPCIÓN

97 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 360 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 SUBGERENTE DE ALMACEN Y RECIBO INICIA EL PROCEDIMIENTO Recibe del proveedor en la fecha y horario programado la mercancía, la Orden de Compra y la Remisión Oficial (Original y tres copias), determinando si la documentación ESTA CORRECTA? AUX. DE RECIBO No. Devuelve al proveedor para que efectué correcciones. Si. Envía a proveedor con Jefe de Recibo. Verifica que la mercancía corresponde con la documentación y ordena su captura. PROCEDE LA RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA? 2.1 JEFE DE RECIBO No. Informa al proveedor y le devuelve la documentación y la mercancía AUXILIAR DE RECIBO Si. Recaba la firma de conformidad del proveedor en la Orden de Compra y en la Remisión Oficial y ordena al capturista se imprima la hoja preliminar de recepción de mercancía. Recibe la hoja Preliminar de Recepción de Mercancía, la Orden de Compra y la Remisión Oficial, cuenta los productos en presencia del transportista o proveedor, verifica fecha de caducidad, calidad presentación y código de barras y anota las cantidades recibidas. 4 Firma en la segunda copia de la Orden de Compra, en la Remisión Oficial y al calce de la hoja Preliminar de Recepción de Mercancías, para avalar lo recibido y entrega toda la documentación al Subgerente de Almacén y Recibo. 5 SUBGERENTE DE ALMACEN Y RECIBO Captura en el Sistema de Información Comercial las cantidades recibidas, el número de la Orden de Compra y de la Remisión Oficial e imprime la hoja de Costeo en original y copia.

98 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) Sella y firma de autorizada la hoja de Costeo Remisión entregando al proveedor el original y copia del mismo y el original de la Remisión Factura. 7 Envía 2ª copia de la Hoja de costeo- remisión a contabilidad para su registro y archiva original de orden de compra y original de pedido preliminar de recepción. Elabora diariamente reporte de entradas y salidas y distribuye documentación: A contabilidad envía original del Reporte de entradas y salidas de mercancía y copia de las remisiones oficiales así como copia de las hojas de costeo. A cada subgerencia según le corresponde le envía copias de la remisiones oficiales y copia del reporte de entradas y salidas de mercancías. A la Gerencia de la Unidad de Venta le envía copia del Reporte de Entradas y Salidas de mercancía. Archiva copia de las Remisiones Oficiales y Reporte de Entradas y Salidas de mercancía TERMINA EL PROCEDIMIENTO

99 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) DIAGRAMA DE FLUJO

100 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 363

101 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 364

102 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 365

103 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

104 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 367 AREA METROPOLITANA UNIDAD DE VENTA No. HOJA 367 DE 739 ISSSTE SALIDAS DE ALMACEN A PISO DE VENTA 1 2 FECHA No LINEA CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION DE LA MERCANCIA PRECIO 7 AUTORIZO VERIFICO RECIBIO SUBGERENTE ALMACEN Y RECIBO AUXILIAR DE ALMACEN AUXILIAR DE PISO DE VENTA

105 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 368 INSTRUCTIVO DEL FORMATO: SALIDAS DE ALMACEN A PISO DE VENTA CLAVE: No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 FECHA Anotar el día, mes y año en que se elaboró la salida de almacén. 2 No. Anotar el número consecutivo de acuerdo a la unidad de venta. 3 LINEA Anotar la línea a la que corresponde el producto. 4 CANTIDAD Anotar la cantidad de mercancía. 5 UNIDAD Anotar el número de mercancía de acuerdo a la unidad de uso. 6 DESCRIPCIÓN DE LA MERCANCÌA Anotar el o los nombres de los artículos. 7 PRECIO Anotar la cantidad en costo de la mercancía. 8 SUBGERENTE ALMACEN Y RECIBO Anotar el nombre y firma de la persona que realizo la autorización de salida de almacén. 9 AUXILIAR DE ALMACEN Anotar el nombre y firma de la persona que verifico la salida de almacén. 10 AUXILIAR DE PISO Anotar el nombre y firma de la persona responsable del recibo de mercancía.

106 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 369 SIC/AME Fecha: REMISIÓN OFICIAL/ HOJA DE COSTEO Tda/Alm /CDI: Proveedor: Div: Factura: Dep: Fecha de Factura: Fecha Frontera: Fecha Recibo: Orden Com pra: RFC: RFC: EDO: EDO: MUN: MUN: Pzas Cantidad Código de Barras D e s c r i p c i ó n / T a m a ñ o x UC Recibida Costo Unitario Costo Total " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " HOJA: DE: Gerente: Firm a: Subtotal: IEPS : I.V.A. : Recibí: Firm a: A pagar : Recepción: Transporte: Sello: Pzas en Factura: Núm ero: Pzas Recibidas : Guía : Pzas Devueltas : Im porte: Pzas Faltantes : Fecha : Tot Factura:

107 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MERCANCIAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (AUTOMATIZADO) 370 SIC/AME HOJA PRELIMINAR DE RECEPCIÓN / ORDEN COMPRA: Tda/Alm /CDI: RFC: EDO: MUN: Proveedor: RFC: EDO: MUN: Fecha de Elaboración: Fecha de Entrega: Fecha de Cancelación: Pzas Precio de Costo de Ubicación Cantidad T Código de Barras D e s c r i p c i ó n / T a m a ñ o UC x UC uv Neto Precio Venta de Surtido Pdte. Rec. Cantidad " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " FACTURA Cva Núm ero Im porte Fecha PIEZAS En Factura A Recibir A Devolver Faltantes TRANSPORTE Núm ero Guía Importe Fecha

108 FECHA DE No. 371 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZAR)

109 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) OBJETIVO

110 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 373 OBJETIVO Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para llevar a cabo el correcto registro y recepción de mercancías en Unidades de Venta sin automatizar.

111 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) POLÍTICAS DE OPERACIÓN

112 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 375 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Corresponderá al responsable de la función de Almacén y Recibo, vigilar que la mercancía que se reciba en la Unidad de Venta acompañada de la Remisión del proveedor, copia del Pedido abierto, el Talón de embarque en original y dos copias; en caso de que el pedido sea entregado por una empresa transportista se entregara el original del Pedido de mercancía sugerido autorizado o Pedido Fincado. 2. Se solicitará al proveedor cuando envíe la mercancía por medio de un transportista, indique en cuál de las cajas se encuentra la Remisión del proveedor y su correspondiente Talón de embarque. 3. Invariablemente se deberá confrontar la Remisión que presenta el proveedor, y el Pedido abierto autorizado vigente que lo ampara, para cotejar los precios consignados y constatar que son los autorizados por la Subdirección de Abasto. 4. Los artículos para la venta, deberán etiquetarse con base en los datos que aparecen en la correspondiente Remisión del proveedor. 5. Cuando la Remisión del proveedor presente diferencias en lo solicitado, se deberá elaborar una Nota de cargo con los datos de la diferencia misma que será sellada y se registrará los números de la unidad de venta y de folio de la Remisión o factura del proveedor, esta no deberá presentar en ningún caso, raspaduras, borrones o enmendaduras, las que automáticamente la invalidarán. 6. En todas y cada una de las cajas o embalajes que contiene la mercancía recibida en almacén, deberá etiquetarse con los siguientes datos: línea departamental; día, mes y año en que se recibe la mercancía y precio unitario de venta, consignado en la Remisión del proveedor y marcar con el color correspondiente al mes de acuerdo al calendario de colores por mes. 7. El subgerente responsable de la recepción y registro de la mercancía deberá anotar en la Bitácora de Almacén y Recibo, la llegada de todas y cada una de las mercancías que se recibieron en la Unidad de Venta. 8. El Subgerente de Almacén y Recibo o quien realice esta función deberá registrar en la Libreta prefoliada de recibo de mercancía, la fecha en que se recibe ésta; número de folio que se le asignó a la Remisión del proveedor; la línea financiera y departamental de la mercancía recibida; el nombre o razón social del proveedor; el importe a precio de costo y venta y en su caso los datos de la Nota de Cargo, además de recabar el nombre completo y firma de quien entrega la mercancía, asimismo deberá anotar las observaciones correspondientes.

113 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) El Gerente de la unidad de venta y Jefe de Servicios de Operación de Tiendas y Farmacias de la Gerencia Regional, autorizarán la Libreta prefoliada de recibo de mercancía, al inicio de cada libreta, firmándola en la primera hoja disponible; debiendo abrir el foliado de hojas de entrada de mercancía a la Unidad de Venta el 1 de enero y cerrarlo el 31 de diciembre de cada año. 10. En caso de que en la Libreta prefoliada de recibo de mercancía o algún folio de entrada llegara a duplicarse cancelarse o brincarse, el Gerente de la unidad de venta deberá notificarlo de inmediato a la Subdirección de Finanzas y a la Gerencia Regional correspondiente, mediante oficio, indicando el número de folio de entrada en donde hubo error y la causa por la que ocurrió, además de conservar copia de la documentación oficial que acredite el error en el área de almacén y de contabilidad de la unidad de venta, para que se verifique en las visitas de supervisión; asimismo deberá anotar en la Bitácora de Almacén y Recibo. 11. El responsable de Almacén y Recibo deberá enviar diariamente al área de Contabilidad, el reporte diario de mercancías recibidas y enviarlo al departamento de Egresos y Control de Documentos en un término no mayor de 72 horas a su elaboración. * Formato e Instructivo de Llenado de Remisión Oficial en Procedimiento para el Levantamiento de Pedidos de Mercancías en Unidades de Venta por Pedido Abierto (Sin Automatizar)

114 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) DESCRIPCIÓN

115 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 378 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 SUBGERENTE DE ALMACEN Y RECIBO O, EN SU CASO JEFE DE RECIBO Recibe del proveedor, que entrega la mercancía, según horario establecido, la documentación siguiente: Remisión del proveedor, original y tres copias Pedido abierto autorizado, copia Pedido fincado, original y, en su caso, Talón de embarque, original y dos copias Coteja el pedido fincado contra la Remisión del proveedor y el Pedido abierto autorizado, con que se levantó el pedido, compara los siguientes datos: Número de Pedido, Nombre o razón social del proveedor, Importe a precio de costo y venta de lo solicitado, Número de Pedido abierto autorizado, vigente, Fecha de entrega, Verifica la autorización de la documentación. Coinciden los documentos? No. Regresa la documentación al proveedor y la mercancía informando la causa. Si. Permite la entrada de la mercancía al almacén y verifica que la cantidad, descripción y precio corresponda al Pedido abierto autorizado vigente. Existen diferencias? Si. Elabora la correspondiente Nota de Cargo en original y tres copias, por la mercancía faltante o no aceptada en el almacén, envía el original al proveedor y la 1era copia a la Subdirección de Finanzas o Gerencia Regional, la 2da. copia al área de contabilidad de la unidad de venta y la 3ra. copia, para su registro y control.

116 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) RESPONSABLE DE ALMACEN Y RECIBO No. Asigna No. de folio consecutivo de entrada, de acuerdo a la libreta prefoliada de recibo de mercancía, a la Remisión del proveedor que sella y firma de recibido, entregando al proveedor el original de la Remisión, la copia del Pedido abierto y, en su caso, la 1ra. copia del Talón de embarque, turna al área de contabilidad la 2da. copia de la Remisión del proveedor y, en su caso, el original de Talón de embarque, al Subgerente de Mercaderías o Jefe de Línea, le entrega la 3ra. copia de la Remisión y archiva la 1ra. copia de la Remisión, el original del Pedido fincado y, en su caso, la 2da. copia del Talón de embarque. 3 RESPONSABLE DE CONTABILIDAD DE LA UNIDAD DE VENTA Recibe la 2da. copia de la Remisión del proveedor y, en su caso, el original del Talón de embarque al finalizar el día, por el ingreso de la mercancía a la unidad de venta, para su registro y control. 4 Realiza los asientos contables y elabora el reporte diario de entrada de mercancía en original y copia, enviando el original a la Subdirección de Finanzas o Gerencia Regional, previo visto bueno del Gerente de la Unidad de Venta, junto con las copias de la Remisión del proveedor y archiva la restante documentación. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

117 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) DIAGRAMA DE FLUJO

118 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 381

119 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 382

120 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 383

121 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

122 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 385 Fecha: Hoja: SISTEMA DE INTEGRAL DE SISTEMA DE INFORMACIÓN COMERCIAL "MERCANCÍA RECIBIDA " Tienda: Fecha de Movimientos: DIV DEP. CLAS. Orden Compra " " " Prov. " Razón Social " C. RECIBO " NÚMERO DE FACTURA " IMPORTE DE FACTURA " IMPORTE COSTO " D E " IMPORTE DE VENTA " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "

123 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 386 NOTA DE CARGO POR FALTANTE DE MERCANCIA 2 AV. FRAY SERVANDO TERESA DE MIER No. 32 2º PISO FOLIO No. COL. CENTRO, C. P GERENCIA REGIONAL: 3 DELEGACION CUAUHTEMOC, MEXICO, D. F. UNIDAD DE VENTA NOMBRE Y NUMERO: R. F. C. ISS A3 FECHA: 5 APLICADA AL PEDIDO ABIERTO No. UNIDAD DE VENTA 6 APLICADA A LA REMISION OFICIAL No. APLICADA A LA FACTURA No. Dañada en Tráfico 7 Faltante Físico NUMERO: NOMBRE: DOMICILIO: PROVEEDOR R.F.C. TELEFONO: PROVEEDOR 9 10 NUMERO: NOMBRE: DOMICILIO: R.F.C. TELEFONO: 13 PARTI LINEA LINEA D E S C R I P C I O N UNIDAD CANTIDAD COSTO COSTO DA FINANC. DEPTAL. D E L P R O D U C T O DE USO UNITARIO TOTAL LEYENDA Y DATOS DEL CANTIDAD CON LETRA 22 SUBTOTAL I.E.P.S. I.V.A. TOTAL 23 IMPRESOR ELABORO AUTORIZO RECIBI DE CONFORMIDAD Jefe de Bodega o Recibo de la Unidad de Venta Gerente o Subgerente de la Unidad de Venta Proveedor Sello, Nombre y Firma Original: Proveedor 1er. Copia: Contabilidad Corporativa 2da. Copia: Contabilidad de Unidad de Venta 3er. Copia Consecutivo Unidad de Venta

124 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) 387 INSTRUCTIVO DEL FORMATO: NOTA DE CARGO POR FALTANTE DE MERCANCIA CLAVE No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 FOLIO No. Contiene el número de folio del documento, de acuerdo al catalogo normativo de numeración de formatos. 2 GERENCIA REGIONAL Anotar el nombre de la Gerencia Regional o el Area Metropolitana, según corresponda, de acuerdo a la unidad de venta 3 UNIDAD DE VENTA NOMBRE Y NUMERO Anotar el nombre y número de la unidad de venta que corresponda. 4 FECHA Anotar el día, mes y año de expedición. 5 APLICADA AL PEDIDO ABIERTO No. 6 APLICADA A LA REMISIÓN OFICIAL No. Anotar el número de pedido abierto al que corresponda la nota de cargo. Anotar el número de remisión oficial al que corresponda la nota de cargo. 7 APLICADA A LA FACTURA No. Anotar el número de factura que afecta la nota de cargo. 8 UNIDAD DE VENTA Marcar la causa por la cual se emite la nota de cargo. DATOS DEL PROVEEDOR 9 NUMERO Anotar el número de registro que tiene asignado el proveedor. 10 R.F.C. Anotar la clave del registro federal de contribuyentes del proveedor afectado. 11 NOMBRE Anotar el nombre o razón social del proveedor afectado. 12 DOMICILIO Anotar el domicilio fiscal del proveedor afectado. 13 TELEFONO Anotar el numero telefónico del proveedor afectado. 14 PARTIDA Anotar consecutivamente el número de partida. 15 LINEA FINANCIERA Anotar el número de línea financiera que se afecte. 16 LINEA DEPARTAMENTAL Anotar el número de línea departamental que se afecte. 17 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO Anotar el nombre especifico del producto que se afecte.

125 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA UNIDAD DE VENTA POR PEDIDO ABIERTO AUTORIZADO (SIN AUTOMATIZA) UNIDAD DE USO Anotar la unidad de uso con la que se identifique al producto afectado. 19 CANTIDAD Anotar la cantidad de productos afectados de acuerdo a lo facturado. 20 COSTO UNITARIO Anotar el importe a precio de costo de la mercancía que se mencione. 21 COSTO TOTAL Anotar el importe que resulte de multiplicar la columna número 19 por la columna marcada con el número CANTIDAD CON LETRA Anotar la cantidad en letra de los importes totales que resulten en la nota de cargo. 23 SUBTOTAL Anotar el importe que resulte de sumar todas las partidas de la nota de cargo. 24 I.E.P.S. Anotar el importe del I.E.P.S. que corresponda, en caso de ser procedente. 25 I.V.A. Anotar el importe del I.V.A. que corresponda, en caso de ser procedente. 26 TOTAL Anotar el importe de la suma de los numerales 23, 24, y ELABORO Anotar el nombre completo y la firma del encargado del Área de bodega o recibo AUTORIZO RECIBI DE CONFORMIDAD Anotar el nombre completo y la firma del Gerente o del Subgerente que corresponda. Anotar el nombre completo y la firma del representante comercial del proveedor o de quien hace entrega de la mercancía.

126 FECHA DE No. 389 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA

127 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA OBJETIVO

128 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA 391 OBJETIVO Establecer la normatividad y los lineamiento para la recepción de perecederos a pie de camión en la unidad de venta, así como las responsabilidades y el procedimiento a seguir por las áreas y el personal involucrado.

129 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA POLÍTICAS DE OPERACIÓN

130 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA 393 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El Subgerente responsable deberá conjuntamente con el proveedor de perecederos determinar el volumen y tipo de productos que se requieren en la unidad de venta con base a la demanda, desplazamiento y rotación de los productos, validando la Remisión Oficial. 2. El Subgerente responsable del levantamiento de pedidos de los productos perecederos, deberá supervisar que los proveedores cumplan con la normatividad vigente para el surtimiento de los mismos. 3. En el caso de existir devolución de productos perecederos esta se deberá realizar conforme al Procedimiento para la Devolución de Mercancía a Proveedores en Unidades de Venta del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias. 4. El Responsable de Almacén y Recibo o quien realice la función será responsable de verificar que los productos relacionados en la Remisión Oficial correspondan al peso y presentación del producto autorizados en el Pedido Abierto vigente. 5. En el caso de unidades de venta automatizadas la Remisión Oficial deberá ser capturada en el Sistema de Información Comercial e imprimir la Hoja de Costeo-Remisión oficial en original y copia, la cual será firmada y sellada por el Jefe de Recibo o quien realice la función, entregando en original de esta al Proveedor con la copia de la Remisión Oficial, para el trámite de pago correspondiente.

131 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA DESCRIPCIÓN

132 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA 395 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 RESPONSABLE DE MERCADERÍAS Recibe al proveedor y determinan conjuntamente volumen y tipo de productos perecederos que se requieren RESPONSABLE DE ALMACEN Y RECIBO Coteja con proveedor condiciones de las existencias para identificar devoluciones. hay devoluciones? SI. Se sigue procedimiento de devolución de mercancía a proveedor autorizado. No. Determina necesidades de surtido, autoriza Remisión Oficial que presenta el proveedor y lo envía con el Subgerente de Almacén y Recibo. Verifica que la Remisión Oficial corresponda con las características, peso y presentación del producto quien verifica además características del producto, peso y presentación. Se captura Remisión Oficial. 5 Registra en el Sistema de Información Comercial e imprime la Hoja de Costeo Remisión en original y una copia turnando esa documentación al Jefe de Recibo. 6 EFE DE RECIBO Firma y sella la remisión oficial y las hojas de costeo, entregando al proveedor la copia de la remisión oficial y el original de la hoja de costeo remisión, para su pago. 7 Envía a Contabilidad al cierre del día, el original de la Remisión Oficial y la copia de la Hoja de Costeo para su registro, archivando la documentación restante. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

133 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA DIAGRAMA DE FLUJO

134 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA 397

135 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE PERECEDEROS A PIE DE CAMIÓN EN LA UNIDAD DE VENTA 398

136 FECHA DE No. 399 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS

137 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS OBJETIVO

138 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 401 OBJETIVO Establecer la normatividad y los lineamiento para el control de cambios de precios en la unidad de venta, así como las responsabilidades y el procedimiento a seguir por las áreas y el personal involucrado.

139 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS POLÍTICAS DE OPERACIÓN

140 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 403 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El Subgerente de la Unidad de Venta será el responsable de verificar diariamente en el Sistema de Información Comercial (SIC) los cambios de precios a las mercancías por motivos de rebajas, fin de temporada, ofertas, etc., 2. Para el cambio de precios se deberá emitir del sistema el Reporte de Cambio de Precio, mismo que será difundido al Jefe de Línea que corresponda mediante la Hoja de Nuevos Precios para su aplicación. 3. El responsable del área de Almacén y Recibo, así como los responsables de la función de mercadeo, deberán aplicar los cambios de precio (FAP) a las mercancías que sufran esta modificación para su envío al área de Contabilidad.

141 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS DESCRIPCIÓN

142 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 405 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 SUBGERENTES DE LA UNIDAD DE VENTA Verifica diariamente en (SIC) si hay cambios de precios a las mercancías motivados por rebajas, fin de temporada, ofertas, etc. HAY CAMBIOS? 1.1 No. Continúa con el procedimiento Recepción de Mercancías. 1.2 Si. Emite reporte de Cambios de Precio y lo difunde entre los Jefes de Línea de la Unidad de Venta para su aplicación en hoja de Nuevos Precios (original y copia) 2 RESPONSABLE DE LINEA DE LA UNIDAD DE VENTA Coteja precios de mercancías existentes y procede al cambio de precios de toda la mercancía que lo requiere, firma hoja de Nuevos Precios y la devuelve al Subgerente respectivo. 3 SUBGERENTES DE UNIDAD DE VENTA Envía al responsable de contabilidad el original de la hoja de Nuevos Precios, para su aplicación y archiva la copia. 4 RESPONSABLE DE CONTABILIDAD Recibe hoja de Nuevos Precios y registra, conservando hoja con la que al final del mes elabora póliza respectiva (Procedimiento de Contabilidad) TERMINA EL PROCEDIMIENTO

143 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS DIAGRAMA DE FLUJO

144 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 407

145 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 408

146 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 409

147 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

148 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 411 ACTUALIZACIÓN DE DIFERENCIAS EN PRECIO 1 2 ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO CODIGO DE BARRAS PROVEEDOR PRECIO ANTERIOR PRECIO ACTUAL REPORTO ACTUALIZO

149 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECIOS DE MERCANCÍAS 412 INSTRUCTIVO DEL FORMATO: ACTUALIZACIÓN DIFERENCIAS EN PRECIO CLAVE: CT-1 No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 ÁREA Anotar el nombre del área correspondiente 2 RESPONSABLE Anotar el nombre completo del responsable del área 3 DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO Anotar el o los nombres de la mercancía 4 CODIGO DE BARRAS Anotar los números del código de barras del artículo. 5 PROVEEDOR Anotar el nombre o la razón social del proveedor. 6 PRECIO ANTERIOR Anotar en números el precio de la mercancía 7 PRECIO ACTUAL Anotar en números el precio actual de la mercancía 8 REPORTO Anotar el nombre completo de la persona que reporto el precio de la mercancía 9 ACTUALIZO Anotar el nombre completo de la persona que actualizo el cambio de precio de la mercancía

150 FECHA DE 413 No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE

151 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE OBJETIVO

152 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 415 OBJETIVO Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para llevar a cabo la correcta transferencia de mercancía entre Unidades de Venta.

153 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE POLÍTICAS DE OPERACIÓN

154 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 417 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El Gerente de la unidad de venta únicamente podrá promover la transferencia de mercancía entre las distintas unidades de venta por las siguientes causas: inexistencia de mercancía; falta de surtimiento del proveedor; lento desplazamiento; apoyo al abasto por apertura, cierre, reubicación o reapertura de tiendas o farmacias; remodelación, ampliación, reconstrucción, siniestros y/o fenómenos naturales, así como programas especiales autorizados por la Gerencia Regional. 2. Los Gerentes de tiendas y farmacias deberán solicitar autorización de la Jefatura de Servicios de Operación de la Gerencia Regional, las transferencias que sean necesarias, dentro de las unidades de venta a su cargo. 3. Cuando se dé la necesidad de realizar una transferencia, quedará estrictamente prohibido transferir mercancía de una unidad a otra para cubrir faltantes o mermas, reducir artificialmente sobre inventario o encubrir alguna otra acción irregular. 4. Queda estrictamente prohibido realizar trasferencia de mercancías con 15 días de anticipación a la toma física de inventarios. DE LA 5. El Gerente de la unidad de venta que necesite realizar transferencias de mercancía, deberá solicitar a la jefatura de servicios de operación, el respectivo número de autorización para efectuar la operación. 6. Una vez realizada la transferencia de mercancía el gerente de la unidad de venta que la recibe deberá solicitar al jefe de servicios de operación a más tardar a 72 horas de la fecha del recibo, su firma de autorización para validar la operación. DEL TRANSPORTE 7. En caso de que ninguna de las unidades de venta estuviera en condiciones de otorgar el transporte, no se efectuará la transferencia. 8. En cualquiera de los casos anteriores, el servicio de transporte será responsable de garantizar que la mercancía se entregue en las mismas condiciones en las que se recibió, para lo cual se deberá supervisar que la unidad este debidamente asegurada.

155 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 418 DE LA RECEPCIÓN 9. El Subgerente de Almacén y Recibo o el Jefe de Recibo, deberá aceptar únicamente la mercancía transferida cuya solicitud haya sido autorizada, no aceptando mercancía adicional. En su caso, la mercancía adicional la deberá devolver a la unidad emisora en el mismo transporte, marcándola en el original y las copias de la póliza de salidas (transferencias) recibida, además anotará en el área de observaciones la leyenda mercancía no aprobada en la petición detallada con folio:, emitida por la unidad de venta no En caso de inconformidad en la recepción de alguna transferencia (porque la mercancía que se recibe no corresponda a la solicitada en la petición detallada o no está en buenas condiciones para su venta, entre otras causas) el Subgerente que realice la función de almacén y recibo, podrá efectuar la respectiva cancelación; además, devolverá la mercancía a la unidad de venta de origen en la fecha de recepción, utilizando el mismo transporte, previa autorización del gerente, quien deberá notificarlo de inmediato al jefe de servicios de operación de la gerencia regional. 11. Una vez revisados y, en su caso, aceptados los productos transferidos, el subgerente encargado de la función de almacén y recibo, deberá aplicar el procedimiento para la recepción de mercancía en unidades de venta, para el control y registro de dicha mercancía. 12. Todas las transferencias de mercancía deberán realizarse a los precios de costo y venta autorizados por la Subdirección de Abasto, por lo que la unidad de venta receptora las expenderá respetando estos precios, recibiendo de la unidad emisora, copias del correspondiente pedido abierto vigente autorizado y de la remisión-oficial o remisión-factura. DEL REGISTRO Y CONTROL 13. Toda transferencia de mercancía deberá estar respaldada, sin excepción, mediante póliza contable además deberá contar con la autorización del respectivo gerente. 14. Todas las transferencias de mercancías enviadas o recibidas. Deberán ser registradas por el jefe de contabilidad o auxiliar contable, en el movimiento diario de existencias a precio de venta de la unidad de venta. Las anotaciones se llevarán a cabo en la fecha del envío y/o recibo de la mercancía. 15. El responsable de las funciones de almacén y recibo de cada una de las unidades de venta que realizan transferencias, deberán elaborar un Concentrado Mensual de transferencias emitidas y otro par las transferencias recibidas en la Libreta prefoliada de control autorizada por el Gerente.

156 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE El responsable de las funciones de almacén y recibo de la unidad de venta, deberá ordenar con base la captura de los datos de todas las transferencias, enviadas o recibidas que se realicen en la unidad. Asimismo, supervisará que los reportes que al respecto emita el sistema de información comercial (SIC), estén foliados consecutivamente. 17. Corresponderá al gerente, concertar y/o validar la transferencia de mercancías con otra unidad de venta o con la envasadora de granos, para tal efecto deberá contarse con la autorización expresa de la Gerencia Regional. 18. Será el Gerente de la unidad de venta quien podrá concertar con el proveedor o con la otra unidad de venta que interviene, quién cubrirá los gastos de transportación de la mercancía. * Formato e Instructivo de Llenado de Remisión Oficial en Procedimiento para el Levantamiento de Pedidos de Mercancías en Unidades de Venta por Pedido Abierto (Sin Automatizar), y de Pedido Abierto en Procedimiento para el Levantamiento de Pedidos de Mercancías en Unidades de Venta por Pedido Abierto (Automatizado)

157 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE DESCRIPCIÓN

158 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 421 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES UNIDAD DE VENTA, EMISORA INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 SUBGERENTE DE ALMACEN Y RECIBO O JEFE DE RECIBO Recibe solicitud del Subgerente de Mercancías Generales o Supermercado de verificar el nivel de existencias en la Unidad de Venta para transferir mercancía, envía la Petición al Gerente de la Unidad. 2 GERENTE DE LA UNIDAD DE VENTA Recibe petición de transferencia de mercancía corrobora la información de la mercancía disponible de transferir y lo notifica al Jefe de Servicios de Operación. 3 RESPONSABLE DE SERVICIOS DE OPERACIÓN Recibe la petición para la transferencia de mercancía, la promueve y concreta compromisos con las correspondientes Unidades de Venta interesadas. 4 Notifica al gerente las peticiones detalladas de las transferencias y le proporciona el número de autorización para llevarlas a cabo. 5 GERENTE DE LA UNIDAD DE VENTA Con base en el correspondiente pedio abierto y remisión oficial las peticiones de las Unidades de Venta interesadas y ordena la elaboración de transferencia de mercancía, la firma y envía la fecha en que se realizará dicha transferencia. 6 Se comunica con el Gerente de la Unidad de Venta a la que enviará la mercancía, para acordar quién proporcionará el transporte y la fecha de la entrega. 7 Indica al Subgerente de Almacén y Recibo o al Jefe de Recibo el transporte que se utilizará, para que coordine el flete de la mercancía y le entrega la documentación. 8 RESPONSABLE DE ALMACEN Y RECIBO O JEFE DE RECIBO Recibe la documentación y coordina el flete de la mercancía.

159 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE En caso de que el servicio sea particular recibe del transportista, la primera copia del Talón de Embarque (el formato lo trae consigo el proveedor por lo tanto no se relaciona en el presente documento) y a su vez le proporciona al transportista original y tres copias de la Póliza de salidas, sellada por el almacén junto con copia de la Remisión oficial o Remisión-factura y del correspondiente Pedido Abierto autorizado. Recaba su firma de recibido del transportista en la cuarta copia de la Póliza para que proceda a entregar la mercancía y los documentos en la Unidad de Venta receptora. 10 Realiza los correspondientes registros en los controles de almacén, archiva la cuarta copia de la Póliza de Salidas y envía, en su caso, la segunda copia que le proporciono el transportista del Talón de Embarque al área de contabilidad. UNIDAD DE VENTA RECEPTORA 11 RESPONSABLE DE ALMACEN Y RECIBO Habiendo confirmado la transferencia con el Gerente de la Unidad de Venta emisora, recibe la mercancía, de acuerdo con su petición detallada al transportista que se presenta en la Unidad de Venta con la siguiente documentación: - Original y tres copias de la Transferencia de mercancía, por la Jefatura de Servicios de Operación. - Copia de la Remisión-oficial o Remisión-factura; - Copia del correspondiente Pedido Abierto autorizado y, en su caso, - Original y copia del Talón de Embarque 12 Verifica que los datos asentados en la Transferencia de mercancía (precio unitario compra y precio unitario venta), sean los contenidos en la Remisión correspondiente al Pedido Abierto autorizado, y al término de la recepción de mercancía firma y sella de recibido los documentos.

160 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE Solicita al Gerente de la Unidad de Venta que firme de conformidad la Transferencia de mercancía, elabora los registros en los controles de almacén que conserva, y distribuye los documentos: - Original y tres copias de la Transferencia de mercancías, para la Jefatura de Servicios de Operación. - Copia del Pedido Abierto para su archivo - Copia de la Remisión-oficial o Remisión-factura, para su archivo. - Original del Talón de Embarque, para el área de Contabilidad; y - Segunda copia del Talón de Embarque, debidamente requisitada, para el transportista. 14 JEFE DE SERVICIOS DE OPERACIÓN Recibe la Transferencia de mercancías se anota el nombre de quien recibe firma de validación y distribuye: - Original y segunda copia, para la Unidad de Venta emisora (Área de Contabilidad y Gerencia, respectivamente): - Tercera copia, para la Unidad de Venta receptora (área de almacén); y - Primera copia, para su archivo. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

161 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE DIAGRAMA DE FLUJO

162 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 425

163 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 426

164 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 427

165 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 428

166 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

167 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 430 POLIZA DE SALIDA (TRANSFERENCIA) El Almacen Transferencia Clave Nombre 7 La Tienda 4 5 Poliza de salida 6 Número Clave Nombre Precio Unitario Casificación Articulo y Especificación Cantidad Unidad Compra Importe Precio Unitario Venta Importe MAS A LA HOJA SIGUIENTE DIFERENCIA REMITIDO DE CONFORMIDAD ESPACIO PARA IMPRIMIR EL SELLO DEL ALMACEN O TIENDA CON LA FECHA EN QUE SALE LA MERCANCIA REMITIDO DE CONFORMIDAD ESPACIO PARA IMPRIMIR EL SELLO DEL ALMACEN O TIENDA CON LA FECHA EN QUE LLEGA LA MERCANCIA 21 EL ALMACENISTA O GERENTE GERENTE

168 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE 431 INSTRUCTIVO DEL FORMATO: PÓLIZA DE SALIDA (TRANSFERENCIAS) CLAVE: No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 ALMACEN Anotar el nombre de la unidad de venta. 2 CLAVE DE LA TRANSFERENCIA Anotar el número de la unidad de venta a donde se enviará la mercancía. 3 NOMBRE Anotar el nombre de la unidad de venta donde se envío la mercancía. 4 CLAVE DE LA TIENDA Anotar el número de la unidad de venta donde salió la mercancía. 5 NOMBRE Anotar el nombre de la unidad de venta donde salió la mercancía 6 PÓLIZA DE SALIDA Anotar el nombre de la póliza. 7 NÚMERO Anotar el número de la póliza de salida. 8 CLASIFICACIÓN Anotar el número que tiene asignado la mercancía. 9 ARTICULO Y CLASIFICACIÓN Anotar la descripción de la mercancía. 10 CANTIDAD Anotar con número la cantidad de mercancía. 11 UNIDAD Anotar si es pieza, kilo, caja. 12 PRECIO UNITARIO DE COMPRA Anotar el precio unitario de compra de la mercancía. 13 IMPORTE Anotar con número el importe del precio unitario de compra de la mercancía. 14 PRECIO UNITARIO DE VENTA Anotar el precio unitario de venta de la mercancía. 15 IMPORTE Anotar con número el importe del precio unitario de venta. 16 DIFERENCIA Anotar con número la diferencia obtenida del precio unitario de venta y el precio unitario de compra. 17 NOMBRE Y FIRMA DE LO REMITIDO DE COMFORMIDAD Anotar el nombre completo de la persona que remite la póliza de salida.

169 FECHA DE No. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE MERCANCÍA ENTRE NOMBRE Y FIRMA DE LO REMITIDO DE COMFORMIDAD 19 NOMBRE Y FIRMA DEL ALMACENISTA Anotar el nombre del jefe de servicios. Anotar el nombre y firma del almacenista o gerente de unidad de venta. 20 SELLO Plasmar el sello del almacén cuando sale la mercancía. 21 NOMBRE DEL GERENTE Anotar el nombre del gerente de la unidad de venta. 22 SELLO Plasmar el sello del almacén cuando llega la mercancía.

170 FECHA DE No. 433 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA

171 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 434 No. 1.1 OBJETIVO

172 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 435 No. OBJETIVO Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para llevar a cabo la correcta venta de mercancías en Unidades de Venta.

173 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 436 No. 1.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

174 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 437 No. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Será responsabilidad del Receptor de Productos de Venta: Aceptar para el cobro de la mercancía adquirida las NOTAS DE DEVOLUCIÓN autorizadas. No aceptar cheques personales excepto del MAGISTERIO o del ISSSTE, previa identificación vigente (IFE, ISSSTE, SEP y con foto), siempre y cuando el consumo sea por el equivalente al 20% o más del valor del cheque. Recibir vales del ISSSTE y de las empresas con las que el Instituto tenga convenio. 2. El Cajero General y/o Jefe de Cajas o quien realice la función, deberá controlar, distribuir y supervisar entre los Receptores de Productos de Venta (R: P: V:), la dotación de morralla, rollos de auditoria o en su caso pagarés, bolsas de empaque y en general, material para la realización de su actividad. 3. Será responsabilidad de quien haga las funciones de supervisar que la totalidad de mercancía presentada por el cliente para su pago sea cobrada. 4. Corresponderá a quien realice las funciones de supervisores vigilar que el cobro del registro de la mercancía en cada punto de venta o caja se efectué correctamente. 5. Quien realice las funciones de Cajero General y/o Jefe de Cajas, será el responsable de prever y dotar del material necesario a los empacadores voluntarios.

175 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 438 No. 1.3 DESCRIPCIÓN

176 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 439 No. No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA (R.P.V.) Se presenta a Caja General y recibe hoja de Entrega de Cajero y dotación de fondo firma vale, que queda en depósito en Caja General y se traslada a la caja asignada. 2 En presencia de Supervisor ingresa su clave de acceso, cotejando con él conjuntamente que el punto de venta se encuentre en cero. 3 Recibe del cliente la mercancía y toma una por una la mercancía de salida, verificando que al pasar por el mecanismo óptico se registre el código de barras en forma adecuada Se registro el producto? No. Marca en caja código de barra manual o ingresa precio e identifica línea de producto para registro departamental y continua procedimiento. Si. Realiza una a una cada operación, hasta concluir con la mercancía que se llevará el cliente. Existe error en las operaciones realizadas? Si. Llama al supervisor para que se efectúen las aclaraciones y correcciones procedentes SUPERVISOR No. Continúa en la actividad No. 5. Se presenta y verifica si es error de R.P.V. o descuento a pensionado (Es error de R.P.V. o Documento a pensionado) Error de R.P.V.: Procede a efectuar cancelación y rubrica tira de caja registradora autorizando a R.P.V. a continuar.

177 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 440 No Descuento a pensionado: Oprime clave que le corresponde en caja registradora y elabora formato de descuento, para conocimiento, registro contable y dictamen correspondiente (según política respectiva), comunica a R.P.V. continúe. 4 R.P.V. Al totalizar la mercancía comunica al cliente la cantidad a pagar. 5 Recibe del cliente su pago. 6 Cobra, entrega mercancía y ticket de pago. Vales o cheques: Revisa que sean auténticos, sella, cobra clasificándolos y conservándolos en cajón y entrega mercancía y ticket de pago. Tarjeta de Crédito: Verifica que sea de las autorizadas por el Instituto y corrobora que haya crédito disponible, vigencia y autenticidad de la tarjeta de crédito, llena Voucher y recaba firma y coteja firma contra tarjeta, entrega tarjeta de crédito, copia de Voucher, tira de pago y mercancía; conserva voucher en lugar destinado. 7 Al concluir jornada efectúa corte de caja, llena hoja de Entradas de Cajero para Cubrir Dotación de Fondo y desglosa, (vales, Tarjetas de crédito no boletinadas, vouchers, Efectivo) y entrega valores, documentos de fondo y hoja de cajera en caja general. 8 Caja General recibe y devuelve vale de caja a R.P.V. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

178 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 441 No. 1.4 DIAGRAMA DE FLUJO

179 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 442 No.

180 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 443 No.

181 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 444 No.

182 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 445 No. 1.5 ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

183 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 446 No. H O JA D E E N T R E G A D E C AJE R O S IS T EM A IN T E G R A L D E T IEN D A S Y F A R M A C IA S I S S S T E Tienda: 1 Núm. de caja: 4 Cajero (a): 2 Zetas iniciales 5 Finales: 6 Fecha: 3 Núm. de derechohabientes: ENTREG AS PARCIALES 1a a. 3a. 4a. 5a. TOTAL DE ENTREG AS PARCIALES 9 ENTREG A FINAL: $ Billetes de $ $ Billetes de $ $ Billetes de $ $ Billetes de $ $ Billetes de $ $ Billetes de $ $ Monedas de $ $ Monedas de $ $ 5.00 Monedas de $ 5.00 $ 2.00 Monedas de $ 2.00 $ 1.00 Monedas de $ c Monedas de.50c.20c Monedas de.20c.10c Monedas de.10c.05c Monedas de.05c TOTAL DE EFECTIVO 12 TOTAL CHEQ UE 13 Voucher: BANAMEX 14 Voucher: BANCO MER 15 Voucher: CARNET 16 Vales 17 Otros 18 TOTAL DEPO SITO BANCO 19 Devoluciones 20 Cancelaciones 21 Vales 22 Entrega Final 23 Ventas netas 24 cancelaciones Faltantes 25 Sobrantes 26 ELABO RO: Cajera General Cajera de Línea FORMATO HOJA 470 DE 739

184 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 447 No. CONTROL DE CHEQUES FORMATO HOJA 470 DE 739 CANCELACIONES No. de Cheque Im porte 30 Im porte Firma Im porte Firma Total cheques $ 31 OTROS DOCUMENTOS TOTAL CANCELACIONES POR SECCION No. Orden 33 Sección Importe Sección Importe

185 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 448 No. INSTRUCTIVO DEL FORMATO: HOJA DE ENTREGA DE CAJERO CLAVE: No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 TIENDA Anotar el número asignado a la unidad de venta y su localidad. 2 CAJERO (A) Nombre del Receptor de Productos de Venta y número de empleado asignado. 3 FECHA Anotar día, mes y año en que se elabora la Hoja de entrega de cajera. 4 No. DE P. V. O CAJA REGISTRADORA Anotar el número del punto de venta o caja registradora asignado al R.P.V.. 5 CORTE INICIAL Anotar la cantidad obtenida del corte inicial 6 CORTE FINAL Anotar la cantidad obtenida del corte final 7 ENTREGAS PARCIALES Anotar en cada línea el número de recolección que corresponda. 8 Anotar el monto total de efectivo que se entrega de cada una de las recolecciones parciales. 9 TOTAL DE ENTREGAS PARCIALES Anotar el importe total obtenido de sumar los montos de las recolecciones parciales efectuadas (columna 9) 10 ENTREGA FINAL Anotar en cada espacio el número de cada uno de los billetes o monedas que se entregue. 11 Anotar el monto total de efectivo de cada uno de los billetes o monedas que se entregue. 12 TOTAL DE EFECTIVO Anotar el importe total obtenido al sumar el efectivo que se entregue, monedas y billetes. 13 TOTAL CHEQUE Anotar el importe total obtenido al sumar las cantidades de efectivo amparadas con cheques del magisterio y del ISSSTE. 14 VOUCHER: BANAMEX Anotar el importe de los vouchers amparados con tarjetas de crédito BANAMEX.

186 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 449 No. 15 VOUCHER: BANCOMER Anotar el importe de los vouchers amparados con tarjetas de crédito BANCOMER. 16 VOUCHER: CARNET Anotar el importe de los vouchers amparados con tarjetas de crédito CARNET. 17 VALES Anotar el importe de los pagos recibidos mediante vales recibidos de origen bancario. 18 OTROS Anotar el importe de los pagos recibidos mediante otros documentos de origen bancario 19 TOTAL DEPÓSITOS BANCO Anotar el importe de la sumatoria de los vouchers, vales y otros de origen bancario (columnas ) 20o DEVOLUCIONES Anotar el importe total de las Notas de devolución recibidas. 21 CANCELACIONES Anotar el importe total de las cancelaciones solicitadas. 22 VALES Anotar el importe de los pagos realizados mediante vales. 23 ENTREGA FINAL Anotar el importe total de la entrega final (suma de las columnas ( ) 24 VENTAS NETA/ Anotar el total de ventas que registra el Rollo de auditoria al CANCELACIONES finalizar el turno (corte final) 25 FALTANTE Anotar la diferencia de la entrega final y las ventas netas / cancelaciones en el caso de resultar un faltante. 26 SOBRANTE Anotar la diferencia de la entrega final y las ventas netas / cancelaciones en el caso de resultar un sobrante. 27 CAJERA GENERAL Anotar nombre y firma del Cajero General que recibe de conformidad la entrega del cajero (a) 28 R.P.V. Firma del Receptor de Productos de Venta responsable.

187 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 450 No. 29 No. DE CHEQUES Anotar el número de folio de cada uno de los cheques que se recibieron. 30 IMPORTE Anotar el valor que ampara cada uno de los cheques registrados. 31 TOTAL CHEQUES $ Anotar la sumatoria total de la columna NÚMERO Anotar el número de folio que distinga a cada uno de los documentos enlistados por grupo 33 ORDEN Anotar la cantidad que ampare el documento 34 IMPORTE CANCELACIONES Anotar el valor de cada una de las cancelaciones realizadas. 35 FIRMA Estampar firma de autorización del Supervisor de caja que verifica la operación de cancelación. 36 SECCIÓN Anotar la sección a que correspondan las cancelaciones 37 IMPORTE Anotar el importe por sección de las cancelaciones registradas. 38 TOTAL Anotar la sumatoria de la columna 37 CANCELACIONES

188 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 451 No. INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO TIENDA Y FARMACIAS VALE DE CAJA PROVISIONAL ( 1 ) FECHA: ( 3 ) C.C. ( 4 ) DEFINITIVO ( 2 ) RECIBI DE CAJA GENERAL LA CANTIDAD DE $ ( 5 ) POR CONCEPTO DE: ( 6 ) GASTOS A COMPROBAR POR LO QUE ME OBLIGO A COMPROBARLO O REINTEGRARLO EN UN MAXIMO DE 72 HRS. A CONFORMIDAD DE CAJA GENERAL. FIRMA FIRMA NOMBRE FIRMA ( 7 ) ( 8 ) R.F.C. ( 9 ) REGIMEN No. EMPLEADO GERENTE CAJA GENERAL RECIBIO

189 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MERCANCÍA EN UNIDADES DE VENTA FECHA DE 452 No. No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 PROVISIONAL Indicar en el caso de tratarse de un Vale a la caja provisional. 2 DEFINITIVO Indicar en el caso de tratarse de un Vale a la caja definitivo. 3 FECHA Anotar día, mes y año en que se expide el Vale a la caja. 4 C.C. Anotar el número asignado a la unidad de venta y su localidad 5 RECIBI...DE $ Anotar con número y letra el monto recibido. 6 POR CONCEPTO DE Especificar que se trata para la dotación de Morralla por concepto de ventas, etc.. 7 FIRMA: GERENTE DE LA TIENDA Nombre y firma del Gerente de la unidad de venta que autoriza 8 FIRMA: CAJA GENERAL Nombre y firma del Cajero General. 9 NOMBRE Y FIRMA: RECIBIO Anotar nombre, Registro Federal de Contribuyentes, Régimen bajo el cual fue contratado y No. de empleado, así como la firma de aceptación del Receptor de Productos de Venta.

190 FECHA DE No. 453 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO

191 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 454 No. 1.1 OBJETIVO

192 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 455 No. OBJETIVO Dar a conocer a los responsables las actividades y políticas a realizar para llevar a cabo la correcta dotación de fondo fijo.

193 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 456 No. 1.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

194 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 457 No. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El Cajero General o quien realice la función, será responsable del manejo y control y entrega del Fondo de Fijo a los Receptores de Productos de Venta para el inicio de la operación del punto de venta o caja registradora, a través del Vale de Fondo fijo debidamente requisitado y firmado por los estos. 2. El fondo fijo deberá ser reintegrado por el Receptor de Productos de Venta una hora después de iniciado su turno de labores. 3. La dotación del Fondo fijo al Receptor de Productos de Venta será registrado en la Hoja de Entrega de Cajera de Cajera y en el Control de Fondo Fijo.

195 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 458 No. 1.3 DESCRIPCIÓN

196 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 459 No. No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1. CAJERO GENERAL Previo al inicio de las labores del día, entrega los Vales de Caja a los Receptores de Productos de Venta. 2. RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA Recibe el Vale de Caja lo elabora y firma y lo entrega al Cajero General o Auxiliar de Caja General 3 CAJERO GENERAL Recibe el Vale de Caja firmado y solicita al Receptor de Productos de Venta se registre en el Control de asignación de punto de venta. 4 Entrega al Receptor de Productos de Venta la dotación de efectivo junto con la Hoja de entrega de cajera. 5 Conserva el vale de fondo fijo y turna el Control de asignación de punto de venta y fondo al Jefe de Cajas o Supervisor de Caja. 6 JEFE DE CAJAS O SUPERVISOR DE CAJA Recibe el Control de asignación de punto de venta, y procede a entregar al Receptor de Productos de Venta, el punto de venta. 7 8 RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA Registra en la Hoja de entrega de cajera el corte total de venta previamente realizado por el Cajero General y registra en el Control de corte total. Verifica que el punto de venta que recibe presente el corte de ventas inicial, conserva la Hoja de entrega de cajera para el registro de sus ventas. 9 Accesa mediante clave o código de barras al punto de venta y empieza operaciones.

197 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 460 No. 10 JEFE DE CAJAS O SUPERVISOR DE CAJA Una vez entregados todos los puntos de venta, turna el Control de asignación de punto de venta y fondo y el Control de Corte total de venta al área de Caja General. 11 RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA Al finalizar su turno y una vez realizado el corte total final, acude al área de Caja General a entregar su dotación. 12 CAJERO GENERAL O AUXILIAR DE CAJA GENERAL Recibe efectivo del R.P.V., destruye el vale de fondo fijo y lo registra en el Control de fondo fijo. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

198 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 461 No. 1.4 DIAGRAMA DE FLUJO

199 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 462 No.

200 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 463 No.

201 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 464 No.

202 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 465 No. 1.5 ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

203 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 466 No. ASIGNACION DE CAJEROS FECHA DIA: TURNO NOMBRE DEL R.P.V. 4 No. CAJA FIRMA R.P.V. 5 6 HORA ENTRADA HORA SALIDA VENTA CLIENTES ART. OBSER CAMBIO SERVICIOS SUPERVISORES FIRMA: ENCARGADO DE TURNO 16 CAJAS EN OPERACIÓN ISLAS SUPERVISORES FALTAS INCAPACIDAD

204 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 467 No. INSTRUCTIVO DEL FORMATO: ASIGNACIÓN DE CAJEROS CLAVE: No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 FECHA Anotar día, mes y año en que se elabora la asignación de cajas 2 DIA Anotar el día correspondiente a la asignación 3 TURNO Anotar el turno correspondiente 4 NOMBRE Anotar el nombre completo del receptor de productos de venta 5 No. CAJA Anotar en número la caja que se le asigno al R.P.V. 6 FIRMA Plasmar la firma del Receptor de Productos de Venta 7 HORA DE ENTRADA Anotar la hora de entrada del R.P.V. a la caja 8 HORA DE SALIDA Anotar la hora de salida de la caja. 9 VENTA Anotar el importe total de la venta 10 CLIENTES Anotar con números la suma de clientes que se atendió en el punto de venta asignado al cajero 11 ARTICULOS Anotar el número de artículos que se registro en el punto de venta. 12 OBSERVACIONES Anotar si hubo alguna observación de los Receptores de productos de venta 13 CAMBIO Anotar el nombre completo de la persona que realiza el cambio 14 SERVICIOS Anotar el nombre completo de la persona de servicios 15 SUPERVISORES Anotar el nombre completo de los supervisores de receptores de productos de venta 16 FIRMA Anotar el nombre y firma del responsable de turno 17 CAJAS EN OPERACIÓN Anotar el número de cajas en operación

205 PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN DE FONDO FIJO FECHA DE 468 No. 18 ISLAS Anotar el número de cajas que operan en las islas 19 SUPERVISORES Anotar el número de Supervisores responsables del área 20 FALTAS Anotar el número de Receptores de Productos de Venta que faltaron el día correspondiente 21 INCAPACIDAD Anotar el número de incapacidades del día

206 FECHA DE No. 469 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS

207 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No OBJETIVO

208 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 471 OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir por el personal para el reintegro por cobro de la mercancía en el área de cajas

209 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No POLÍTICAS DE OPERACIÓN

210 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 473 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Sólo se aceptarán reclamaciones del cliente por cobro incorrecto o de más, con la presentación del ticket de compra y el producto. 2. Las reclamaciones deberán ser efectuadas el mismo día de la expedición del ticket de compra en el área de servicios al cliente de la unidad de venta 3. Para el reintegro por cobro incorrecto o de más se deberá realizar mediante una Nota de Devolución a la cual se le anexará el ticket con el precio y línea departamental circulado con bolígrafo, este debidamente firmado de autorizado por el Jefe de Cajas o Supervisor de Cajas o quien realice la función para su trámite. 4. El Jefe de Cajas o Supervisor de Cajas o quien realice la función, será el responsable de realizar el reintegro por cobro incorrecto o de más en la terminal del punto de venta o caja registradora, extrayendo el importe indicado en la Nota de Devolución, mismo que entregará al cliente y recabará la firma de aceptación y finalmente deberá firmar el Rollo de Auditoria por la operación realizada. 5. Las Notas de Devolución con los ticket anexos, serán registradas en una Libreta de Control en el área de servicios al cliente y posteriormente deberán se turnadas al área de contabilidad de la unidad de venta para el registro contable correspondiente.

211 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No DESCRIPCIÓN

212 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 475 No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 ENCARGADO DE SERVICIOS AL CLIENTE Recibe del cliente el ticket y la mercancía y solicita le explique la causa por la cual se le a cobrado de más. Llama al supervisor de cajas y le explica lo que solicita el cliente JEFE DE CAJAS O SUPERVISOR DE CAJA Acude a servicios al Cliente y rectifica la cuenta. PROCEDE EL COBRO DE MÁS? No. Le informa al cliente, el motivo por el cual no procedió el cobro de más y le entrega su ticket y su mercancía. Si. Elabora la Nota de Devolución en original y dos copias e indica la cantidad que fue cobrada de más. Firma el ticket de compra, circula con bolígrafo el precio y línea departamental del producto, el punto de venta o caja registradora y le anexa su correspondiente Nota de Devolución. Acude a la terminal de punto de venta o caja registradora y extrae el monto que indica la Nota de Devolución para realizar el reintegro por cobro de más. Valida la Nota de Devolución, realiza la conversión en el punto de venta o caja registradora y firma el rollo de auditoria. 6 JEFE DE CAJAS O SUPERVISOR DE CAJA Turna al área de contabilidad el original o la copia de las Notas de devolución con su ticket y recaba las firmas de aceptación del cliente y le entrega copia de la Nota. 7 SUBGERENTE DE FINANZAS O JEFE DE CONTABILIDAD Recibe la Nota de devolución y procede a su registro y control, con base en el Manual de Contabilidad de Unidades de Venta vigente y archiva la Nota de devolución con su respectivo ticket. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

213 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No DIAGRAMA DE FLUJO

214 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 477

215 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 478

216 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

217 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 480 FORMATO S ISTEMA I NTEGRAL DE T IENDAS Y FARMACIAS ISSSTE FOLIO ( 1 ) TIENDA ( 2 ) NOMBRE DEL DERECHOHABIENTE ( 3 ) NOTA DE DEVOLUCIÓN DIRECCION ( 4 ) COL ( 5 ) TEL ( 6 ) FECHA ( 7 ) MOTIVO DE LA DEVOLUCION ( 8 ) NO FUE DE SU AGRADO COMPRA EQUIVOCADA DEFECTUOSA COBRADO DE MAS EN MAL ESTADO CANTIDAD DESCRIPCION DEL ARTICULO No. DEPTO. PRECIO VENTA TOTAL ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) LA SUMA DE ( 14 ) ESCRIBASE CON LETRA LA CANTIDAD ( 15 ) ( 16 ) ( 17 ) APROBADA POR HECHO POR FIRMA DEL DERECHOHABIENTE LA VALIDEZ DE ESTE DOCUMENTO EXPIRA A LOS 30 DIAS DE SU EXPEDICION

218 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No. 481 INSTRUCTIVO DEL FORMATO: NOTA DE DEVOLUCIONES CLAVE: No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 FOLIO Anotar el número de folio a que corresponda la Nota de devolución. 2 TIENDA Anotar el número asignado a la unidad de venta y su localidad. 3 NOMBRE DEL DERECHOHABIENTE Anotar completo el nombre del derechohabiente que solicita la devolución de la mercancía. 4 DIRECCIÓN Anotar el domicilio del derechohabiente que solicita la devolución de la mercancía. 5 COL. Anotar la colonia a la que pertenece el domicilio del derechohabiente que solicita la devolución de la mercancía. 6 TEL. Anotar el teléfono donde se pueda localizar al derechohabiente que solicita la devolución. 7 FECHA Anotar el día, mes y año en que se elabora la Nota de devolución. 8 MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN Anotar con una x en el espacio que corresponda de acuerdo a la causa que origina la devolución de la mercancía. 9 CANTIDAD Anotar el número de artículos a devolver. 10 DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO Describir el artículo que se desea devolver, anotando el nombre del producto y su presentación (pieza, kilogramos, litros, caja, etc.). 11 No. DEPTO. Anotar el número de línea departamental al que pertenece el artículo a devolver. 12 PRECIO VENTA Anotar de acuerdo a la etiqueta del artículo, su precio de venta. 13 TOTAL Anotar el importe de la mercancía a devolver 14 LA SUMA DE Escribir con letra la cantidad que va ha devolver al derechohabiente.

219 PROCEDIMIENTO PARA EL REINTEGRO POR COBRO DE MÁS FECHA DE No APROBADA POR Anotar el nombre y firma de autorización del Jefe de cajas o, en su caso, Subgerente de Operaciones. 16 HECHO POR Anotar el nombre y firma de elaboración del Encargado de Servicios al Cliente. 17 FIRMA DEL DERECHOHABIENTE Anotar el nombre y firma de conformidad del derechohabiente.

220 FECHA DE No. 483 DE 716 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES

221 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 484 No. 1.1 OBJETIVO

222 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 485 No. OBJETIVO Dar a conocer la normatividad para la recolección parcial de efectivo y valores a los Receptores de Puntos de Venta en el área de cajas, así como las responsabilidades y el procedimiento a seguir por el personal involucrado en el desarrollo de las actividades.

223 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 486 No. 1.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

224 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 487 No. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El Cajero General o quien realice la función será responsable de llevar a cabo las recolecciones parciales y valores a los Receptores de Productos de Venta a fin de evitar que el receptor acumule valores en el punto de venta mayor a los $ 2, El Cajero General l o quien realice la función solicitará al receptor de productos de venta los valores, mismos que deberá cuantificar y registrar en el punto de venta e imprimir el comprobante respectivo. 3. El Cajero General o quien realice la función deberá registrar la recolección de efectivo y valores en la hoja de entrega de cajera del receptor de productos de venta y registrará lo recolectado en el control de recolecciones. 4. El total de 10 recolecciones parciales practicadas a los puntos de venta de la unidad de venta, deberán ser colocadas en una bolsa de polietileno junto con el control de recolecciones, la cual será engrapada para cerrarla perfectamente y numerada progresivamente, para posteriormente depositarla en la caja fuerte de seguridad (tómbola).

225 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 488 No. 1.3 DESCRIPCIÓN

226 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 489 No. No. UNIDAD DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INICIA EL PROCEDIMIENTO 1 2 JEFE DE CAJAS O SUPERVISOR DE CAJA RECEPTOR DE PRODUCTOS DE VENTA Solicita la recolección parcial de efectivo o valores al área de Caja General dependiendo de la afluencia de consumidores y avisa a los Receptores de Productos de Venta. Se prepara para la entrega parcial, elabora la Fajilla de recolección. 3 Suspende momentáneamente sus actividades para extraer el monto de las ventas (efectivo o valores) que contenga su punto de venta y prepara hoja entrega de cajera CAJERO GENERAL O AUXILIAR DE CAJA GENERAL CAJERO GENERAL O AUXILIAR DE CAJA En compañía del cuerpo de vigilancia asignado para tal efecto en el área de cajas, solicita al Receptor de Productos de Venta el monto de la recolección y la Hoja de entrega de cajera. Cuantifica el dinero o los valores y accesa al punto de venta, teclea la cantidad a retirar e imprime el comprobante por duplicado. Anota la cantidad a recolectar en la Hoja de entrega de cajera y solicita al R.P.V. la firme de conformidad, así como engrapa el ticket de retiro en la misma. Registra el monto en el "Control de Recolecciones y devuelve al R.P.V. la Hoja de entrega de cajera requisitada. Guarda el monto de la recolección (billetes o vouchers) junto con el original del Control de recolecciones en una bolsa de polietileno y entrega al Receptor de Productos de Venta la Hoja de entrega de cajera y conserva la documentación restante. Por cada 10 recolecciones de efectivo o vouchers realizada, deberá acudir a la caja fuerte de seguridad (tómbola) a depositar la bolsa de polietileno con el total de las recolecciones practicadas, cierra perfectamente la bolsa, la engrapa y numera progresivamente.

227 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 490 No. 10 Conserva los documentos para las siguientes recolecciones parciales de efectivo y valores y demás registros que se deriven de éstas. 11 Identifica al personal de protección de valores, una vez que se presenten a recolectar los valores en la Unidad de Venta en el Catálogo de firmas vigente. 12 En compañía del personal del servicio de protección de valores y del cuerpo de vigilancia, asignado para tal efecto en el área de cajas, acuden a la caja fuerte de seguridad (tómbola), la abren, cuenta físicamente las bolsas y las transportan en una rejilla de seguridad a la Caja General. 13 CAJERO GENERAL O AUXILIAR DE CAJA En la Caja General se abren las bolsas, se contabiliza el dinero y se coloca en el envase de depósito que contienen el total del depósito del día y acomoda el plomo que machimbra. 14 Anota en el Comprobante de servicio el número de plomo utilizado en el envase de depósito y recaba la firma del personal del servicio de protección de valores autorizado, responsable de la recolección, verificando que su firma coincida con la del Catálogo de firmas vigente. 15 Entrega al personal del servicio de protección de valores vigente autorizado, las dos copias de dicho documento, la Ficha de depósito bancaria, previamente elaborada y el correspondiente envase de depósito. 16 Turna el original del Comprobante de servicio al área de contabilidad de la Unidad de Venta y archiva el Catálogo de firmas. TERMINA EL PROCEDIMIENTO

228 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 491 No. 1.4 DIAGRAMA DE FLUJO

229 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 492 No.

230 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 493 No.

231 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 494 No.

232 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 495 No.

233 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 496 No. 1.5 ANEXOS (FORMATOS E INSTRUCTIVOS)

234 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 497 No. FORMATO S ISTEM A INTEGRAL DE T IENDAS Y FARM ACIAS ISSSTE CONTROL DE RECOLECCIONES UNIDAD DE VENTA: ( 1 ) CAJERO GENERAL ( 2 ) FECHA ( 3 ) No. FOLIO No. CAJA IMPORTE IMPORTE TOTAL No. FOLIO No. CAJA IMPORTE IMPORTE TOTAL ( 4 ) ( 6 ) ( 5 ) ( 7 ) HORA ( 8 ) DEPOSITADO POR: ( 9 ) HORA DEPOSITADO POR: TOTAL DE BILLETES ( 10 ) Vo.Bo. ( 11 ) TOTAL DE BILLETES Vo.Bo. No. FOLIO No. CAJA IMPORTE IMPORTE TOTAL No. FOLIO No. CAJA IMPORTE IMPORTE TOTAL HORA DEPOSITADO POR: HORA DEPOSITADO POR: TOTAL DE BILLETES Vo.Bo. TOTAL DE BILLETES Vo.Bo. No. FOLIO No. CAJA IMPORTE IMPORTE TOTAL No. FOLIO No. CAJA IMPORTE IMPORTE TOTAL HORA DEPOSITADO POR: HORA DEPOSITADO POR: TOTAL DE BILLETES Vo.Bo. TOTAL DE BILLETES Vo.Bo. SUMA DE FOLIOS: DEL FOLIO ( 12 ) AL FOLIO ( 13 ) TOTAL A DEPOSITAR ( 14 )

235 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 498 No. INSTRUCTIVO DEL FORMATO: CONTROL DE RECOLECCIONES CLAVE: No. NOMBRE DEBE ANOTARSE 1 UNIDAD DE VENTA Anotar el nombre y número de la unidad de venta. 2 CAJERO GENERAL Anotar el nombre completo del Cajero General. 3 FECHA Anotar el día, mes y año en que se elabora el Control de recolecciones 4 FOLIO Anotar el número de folio a que corresponda el Control de recolecciones. 5 No. DE CAJA Anotar el número de punto de venta o caja registradora. 6 IMPORTE Anotar el importe de la recolección efectuada. 7 IMPORTE TOTAL Anotar el importe total de seis recolecciones efectuadas. 8 HORA Anotar la hora exacta en la que se llevaron a cabo las recolecciones de efectivo o valores. 9 DEPOSITADO POR Anotar el nombre completo del Auxiliar de caja general o Cajero General que realiza la recolección. 10 TOTAL DE BILLETES Anotar con número la cantidad de billetes recibidos durante la recolección. 11 Vo. Bo. Nombre y firma del Cajero General de visto bueno. 12 DEL FOLIO Anotar la suma de los folios de las recolecciones, el número de folio con el que comienza la hoja. 13 AL FOLIO Anotar la suma de los folios de las recolecciones, el número de folio con el que termina la hoja 14 TOTAL A DEPOSITAR Anotar la suma de los importes totales de cada una de las recolecciones a depositar.

236 PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN PARCIAL DE EFECTIVO Y VALORES FECHA DE 499 No.