Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas CONICIT. Licitación abreviada Nº2015LA CONICIT

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1 Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas CONICIT Licitación abreviada Nº2015LA CONICIT Apertura de ofertas A las 10:00 horas del día 06 de abril del 2015 San José, Costa Rica Marzo del 2015

2 INDICE Invitación a participar 1 1. Servicio requerido 1 2. Objetivos 2 3. Presentación de ofertas 2 4. Aclaraciones y modificaciones al cartel 2 5. Período de recepción y apertura de ofertas Admisibilidad de las ofertas 3 7. Metodología de evaluación 3 8. Condiciones específicas 5 9. Condiciones especiales Precio de la oferta Forma de pago Lugar de prestación del servicio Plazo del acto de adjudicación Suscripción y vigencia del contrato Reajustes de precio Obligaciones Garantía de participación Garantía de cumplimiento Multas y sanciones 14

3 Invitación a participar El Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas (en adelante CONICIT), por medio de la Dirección de Soporte Administrativo, invita a participar en la Licitación Abreviada 2015LA CONICIT, para la "Contratación de Servicios de seguridad y vigilancia". La Dirección de Soporte Administrativo, recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del día lunes 06 de abril del Los interesados pueden obtener el cartel en la página Web del CONICIT: o solicitar una copia impresa del texto del cartel en las oficinas del CONICIT, en la sede ubicada al costado este del Centro Integrado de Salud Coronado, en Vázquez de Coronado, San José. El costo del cartel es de dos mil colones exactos ( 2.000,00). Los interesados en valorar las instalaciones del CONICIT podrán asistir el día miércoles 25 de marzo del 2015 de 11:00 a.m. a las 12MD. Únicamente se habilita ese día. 1. Servicio requerido. Línea Cantidad Descripción 1 1 Servicio de seguridad y vigilancia por un (1) año: Servicio de seguridad, protección y vigilancia, las 24 horas, de lunes a domingo, por un año, los 365 días del año, con dos oficiales las 24 horas, con un oficial en la base ubicada en la casetilla de seguridad habilitada con telefonía y monitores para vigilancia asistida con circuito cerrado de televisión, y otro oficial en la puerta principal para control de acceso del público de 06:00 horas a las 16:00 horas de lunes a viernes y en ronda externa del edificio dentro del perímetro de las 16:00 horas a las 06:00 horas de lunes a viernes y las 24 horas de ronda los fines de semana y días feriados, en las instalaciones del CONICIT, ubicadas al costado este del Centro Integrado de Salud de Coronado, en Vázquez de Coronado, San José, considerando dentro del servicio: las personas, los equipos utilizado, los bienes muebles e inmuebles en general, que se encuentren o llegaren a encontrarse en las instalaciones del CONICIT, incluyendo el edificio y zonas aledañas. Se propone para la coordinación del trabajo de seguridad y vigilancia, los turnos de trabajo para los dos oficiales de seguridad como sigue: a. Primer Turno: iniciando a las 06:00 horas y finalizando a las 14:00 horas. b. Segundo Turno: iniciando a las 14:00 horas y finalizando a las 22:00 horas. c. Tercer Turno: iniciando a las 22:00 horas y finalizando a las 06:00 horas. El oferente puede formular sus propios turnos de trabajo en la oferta de servicios, considerando las regulaciones establecidas en el Código de Trabajo, a fin de contemplar horarios permitidos por la legislación laboral vigente para los servicios de seguridad y vigilancia, de lo contrario se tomará lo señalado. Se informa que el CONICIT tiene dispuesta y acondicionada una caseta de vigilancia para el servicio requerido, por lo que las labores serán realizadas dentro del perímetro de la propiedad. 1

4 2. Objetivos a. Se requiere contratar una persona jurídica, que preste los servicios en seguridad y vigilancia, que se encargue de custodiar las personas, los equipos, los bienes muebles e inmuebles en general, que se encuentren o llegaren a encontrarse en las instalaciones del CONICIT, incluyendo el edificio. b. Responsabilizarse de la custodia de la totalidad de los bienes muebles e inmuebles en general, de las dependencias de la institución, debiendo responder por el deterioro o hurto de cualquiera de los bienes custodiados por razones imputables a la vigilancia cuando así fuese comprobado mediante la realización de las investigaciones pertinentes y los debidos procesos, pudiendo basar la investigación en las grabaciones del circuito cerrado de televisión. Deberá reportar de inmediato al CONICIT la ocurrencia de cualquier acontecimiento fuera de lo normal. 3. Presentación de ofertas. 3.1 Se deberá entregar original impreso y una copia digital en la Dirección de Soporte Administrativo, a más tardar el día y hora límites señalados para la recepción de las ofertas. En caso de discrepancia entre los ejemplares prevalecerá el original impreso La oferta original y sus copias deberán ser firmadas por quien tenga poder para ello, según lo dispuesto en el artículo N 63 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (en adelante R.L.C.A.). 3.3 Deberá entregarse en sobre cerrado, y deberán dirigirse a la Dirección de Soporte Administrativo, en las oficinas del CONICIT, sita en Vázquez de Coronado, costado este del Centro Integrado de Salud de Coronado. 3.4 En el sobre cerrado se deberá indicar el nombre, dirección, teléfono y facsímil del oferente, así como el título y número de la presente licitación. 3.5 En la oferta debe indicarse claramente la persona responsable a quien notificar y la dirección correspondiente en el área metropolitana, así como la dirección de correo electrónico, y un número de fax. De no indicarse lugar de notificación, toda comunicación se tendrá por notificada dos días hábiles luego de su adopción. 3.6 La oferta así como todo documento relacionado con la oferta, deberá presentarse en idioma español, según el artículo N 62 del R.L.C.A. 4. Aclaraciones y modificaciones a este cartel. Toda solicitud de aclaración a las disposiciones del presente cartel, deberá efectuarse por escrito ante la Dirección de Soporte Administrativo, dentro del primer tercio del plazo fijado para la apertura de ofertas. La Administración se reserva el derecho de efectuar las modificaciones y/o aclaraciones a las condiciones o especificaciones del presente cartel, cuando se consideren necesarias, y se comunicarán a los potenciales oferentes oportunamente. 5. Período de recepción y apertura de ofertas. El tiempo límite para la presentación de ofertas es hasta las 10:00 horas del día 06 de abril del La Dirección de Soporte Administrativo, procederá a la apertura de las ofertas recibidas a partir de la hora antes señalada. En el acto de apertura de las ofertas la Dirección de Soporte Administrativo registrará los nombres de los oferentes y los precios de las ofertas. 3

5 6. Admisibilidad de las ofertas. 6.1 Se admiten en este concurso a todas las personas jurídicas, invitadas, que cumplan con las condiciones legales y las especificaciones técnicas solicitadas en este cartel, que se dediquen al giro propio del objeto contractual. 6.2 Además, se consideran como inadmisibles las ofertas que incumplan con la presentación de la garantía de participación, en los términos establecidos en el presente cartel y en el R.L.C.A. 6.3 La(s) empresa(s) u oferente(s) debe(n) estar debidamente inscrita(s) y autorizada(s) en la Dirección de Servicios Privados de Seguridad del Ministerio de Seguridad Pública. Para comprobar este aspecto, se deberá presentar certificación emitida por dicha entidad, con una vigencia no mayor mínima de 3 meses a la fecha de recepción de ofertas. Todo esto de conformidad con la Ley N 8395 sobre servicios de seguridad privada. El CONICIT se reserva el derecho de verificar la presente circunstancia. 6.4 Los oferentes deberán tener como mínimo tres (3) años de experiencia en la prestación de estos servicios, si el oferente no cumple con dicho requisito, la oferta se considerará no elegible. Para comprobar lo anterior, el oferente deberá presentar constancia (s) emitida (s) por las empresas a las que ha brindado o brinda el servicio, a partir del año 2011 a la fecha de apertura de ofertas, para ello en dichas constancias debe indicarse: a. Nombre de la empresa o institución. b. Dirección física y electrónica c. Número de teléfono d. Fecha de inicio del contrato y fecha de terminación del contrato. e. Que el servicio prestado fue recibido a satisfacción por el cliente. f. Persona encargada de velar por el servicio. 7. Metodología de evaluación. Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta bajo la siguiente metodología de evaluación: 7.1 Factores de Evaluación: Precio de la oferta Experiencia Total Precio de la Oferta (70 puntos) El puntaje del factor Precio o precio ofertado (PO) se determinará por medio de la siguiente fórmula: Menor Precio Ofertado PO = X 70. Precio de la oferta en estudio El oferente debe indicar el monto del servicio detallado por mes y año. El precio se deberá cotizar y se entenderá para todos los efectos, con los impuestos correspondientes Experiencia (30 puntos). Se evaluarán la experiencia adicional a la requerida como de admisibilidad por los años que tiene el oferente de experiencia real en actividades afines con la prestación del servicio objeto de esta contratación. 4

6 Para la consideración de esta experiencia adicional, deberán aportarse documentos extendidos por los clientes a los que se ejecutó el contrato o a aquellos que se encuentre en ejecución contados a partir de la fecha de vencimiento para la recepción de ofertas de esta licitación, donde se indique como mínimo: a. Características básicas del contrato (breve descripción del tipo de servicio brindado) b. Periodo de la contratación (indispensable para comprobar los años, en caso de que no se indique el periodo, la nota no se tomara en cuenta para efectos de evaluación) c. Calificación del servicio recibido a satisfacción El puntaje se asignará de la siguiente manera: Cuadro N 1 Asignación de puntaje para el factor de experiencia. Años de Experiencia Puntaje correspondiente Mayor a Mayor o igual a 10 pero menor de Mayor o igual a 5 pero menor de Mayor o igual a 3 pero menor de 5 5 Menor de 3 años Criterios de desempate En caso de que dos o más oferentes presenten igualdad de precio en sus respectivas evaluaciones, se tomará un criterio de desempate en función de los siguientes elementos en su orden respectivo: Se elegirá a las empresas PYMES de servicios o de producción nacional, esto según el Decreto Ejecutivo número MEIC-H, "Reglamento Especial para la Promoción delas PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración", lo dispuesto en su artículo N Cuando existan dos o más Pymes de producción nacional, la Administración aplicará los parámetros de desempate definidos en el cartel, para lo cual podrá considerar aquellos criterios cualitativos o cuantitativos inherentes a las Pymes que el MEIC establezca De persistir la condición de empate en los factores de evaluación y que las empresas o personas físicas no sean PYMES, los criterios que por su orden se seguirán para resolverlo y determinar la oferta adjudicataria serán los siguientes: a. menor precio ofrecido b. mayor experiencia De persistir la condición de empate y que las empresas o personas físicas no sean Pymes, se seguirá para resolverlo y determinar la oferta adjudicataria un sorteo en presencia de un representante de las personas o empresas empatadas, un abogado de la Institución y el analista encargado del trámite, previa convocatoria. 5

7 8. Condiciones específicas. 8.1 Requerimientos legales de la oferta. Junto con la oferta deberá aportarse: La oferta deberá incluir un timbre de 200,00 (doscientos colones) del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas, según Ley N Un timbre de 20,00 (veinte colones) de Ciudad de Las Niñas, según Ley N Declaración jurada, en la que se indique que no está afectado por ninguna causal de prohibición según artículos N 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y N 20 del R.L.C.A El oferente, deberá presentar una declaración jurada en la que se indique que no le alcanzan las prohibiciones para contratar con la Administración Pública indicadas en el artículo N 19 del R.L.C.A Declaración jurada de que se encuentran al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales Certificación de personería jurídica Respecto a la certificación de que se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, no es obligatoria su presentación, pues el CONICIT, verificará en el SICERE esta condición al momento de recepción de ofertas. En el caso de que el oferente tenga un arreglo de pago aprobado por la C.C.S.S., vigente al momento de apertura de ofertas, deberá aportarlo junto con la oferta En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará explicación, la que en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS. 9. Condiciones generales. 9.1 Es obligación del oferente presentar su oferta de manera ordenada y completa, sin manchas, tachaduras, borrones ni otros defectos que las puedan hacer de difícil interpretación. Las correcciones deberán hacerse mediante notas que se presentarán junto con el resto de los documentos de la oferta. 9.2 La oferta debe ser firmada por la persona legalmente facultada para ello. 9.3 La oferta, deberá presentarse en idioma español. 9.4 El oferente deberá inscribirse en el Registro de Proveedores del CONICIT. 9.5 El oferente se entiende obligado a cotizar por la totalidad del objeto de la licitación. 9.6 Debe indicarse claramente la dirección, el correo electrónico y/o número de fax de la persona responsable a quien notificar. 9.7 A fin de facilitar el análisis, la evaluación y la comparación de las ofertas, la Dirección de Soporte Administrativo tendrá la facultad de solicitar a cualquier oferente que aclare su respectiva oferta, incluida la composición de los precios unitarios. La solicitud de aclaración y la respuesta pertinente deberán hacerse por escrito, todo lo anterior de conformidad con los artículos N 79, 80, 81 y 82 del R.L.C.A. 9.8 Por razones de protección al interés público, el CONICIT se reserva el derecho de aceptar o rechazar todas las ofertas y por lo tanto, declarar desierta la licitación, sin incurrir por ello en responsabilidad alguna hacia los oferentes afectados por este motivo (Artículo N 86 del R.L.C.A.). 9.9 La notificación de la adjudicación de la licitación se efectuará por el mismo medio en que se cursó la invitación. 6

8 9.10 El oferente debe asumir todas las obligaciones referentes a cargas sociales, seguros y otros relacionados con la legislación laboral existente y futura. El CONICIT queda totalmente desligado y sin ninguna relación obrero-patronal, con el oferente que eventualmente resulte adjudicado; el cual debe en todo caso estar asegurado contra todo riesgo, quedando el CONICIT liberado de toda responsabilidad laboral, civil y penal en que pudiese incurrir el adjudicatario mientras se dé la prestación del servicio al CONICIT La oferta deberá de indicar el período de validez de la misma, que deberá ser como mínimo de 90 días hábiles y que se iniciará a partir de la fecha de recepción de las ofertas En casos especiales, el CONICIT podrá solicitar a los oferentes una prórroga de la vigencia de su oferta por un plazo determinado. La solicitud y las respuestas de parte de los oferentes deberán hacerse por escrito. 10. Precio de la oferta 10.1 El oferente indicará el precio mensual así como anual, por el servicio a contratar. El precio cotizado deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de discrepancia, prevalecerá la suma consignada en letras El oferente podrá cotizar en cualquier moneda, pero para efectos de comparación la Dirección de Soporte Administrativo del CONICIT, utilizará el tipo de cambio de referencia en colones costarricenses de la moneda cotizada, para la venta calculada por el Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de ofertas Los precios que contenga la oferta deberán ser firmes, definitivos e invariables de conformidad con el artículo N 25 del R.L.C.A El CONICIT analizará la razonabilidad del precio ofrecido, no se aceptarán precios ruinosos o extremadamente elevados. Para determinar sí el monto a cobrar cotizado por la oferta es ruinoso y si cumplirán con las obligaciones obreros patronales, se procederá a realizar un estudio del costo de la mano de obra de las ofertas admisibles legal y técnicamente Para efectos de reajustes de precios, el oferente debe aportar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo de todos los elementos que lo componen. Se deberá presentar según el siguiente cuadro: Cuadro N 2 Estructura del precio Mano de Obra 0.00% Insumos 0.00% Gastos Administrativos 0.00% Utilidad 0.00% Rubro Porcentaje Monto TOTAL 100% Nota: El monto de la Mano de Obra debe ser igual a la suma del desglose o detalles del costo de la Mano de Obra según los turnos u horarios que se deben cubrir El oferente debe de elaborar el cuadro con información (Cuadro Nº 3) para cada una de las jornadas de trabajo (diurna, mixta y nocturna) individualmente; el mismo no necesariamente debe ser igual en su totalidad, sin embargo, las modificaciones que realice deberán respectar legalmente el Costo de la Mano de Obra De conformidad con el análisis, se considerarán admisibles solamente las ofertas que con el porcentaje del costo de la mano de obra dentro de la estructura de 7

9 precio, demuestre que cumplirá con las obligaciones laborales y de seguridad social. Cuadro N 3 Detalle de la mano de obra Jornada: (Indicar jornada) Debe presentar cuadro para cada Jornada a contratar Detalle Porcentaje Monto Salario mensual (conforme al Decreto de Salarios mínimos Lista de Ocupaciones y Salarios Mínimos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social 0,00 Total salario 0,00 Cargas Sociales (presentar detalle separadamente y describir el detalle, porcentaje y monto de cada rubro que lo compongan) 0.00% 0,00 Total cargas Sociales 0.00% 0,00 Vacaciones 0.00% 0,00 Días Feriados 0.00% 0,00 Aguinaldo 0.00% 0,00 Póliza Riesgos Laborales 0.00% 0,00 Otros 0.00% 0,00 Total Costos Adicionales 0.00% 0,00 Total salarios, cargas Sociales y Costos Adicionales 0.00% 0,00 TOTAL GUARDA POR TURNO 1 0, Forma de pago. Verificado el cumplimiento a satisfacción del servicio, se procederá a la cancelación de los servicios recibidos a conformidad, por mes vencido. El pago será en moneda nacional (colones) y se realizará por medio de transferencia bancaria debiendo para ello indicar: el nombre del banco y el número de cuenta cliente, en colones costarricenses. La factura deberá de confeccionar en la misma moneda en que se cotiza; sin embargo, para efectos de pago, la conversión a colones se efectuará con el tipo de cambio de la fecha de la factura. 12. Lugar de prestación del servicio. El servicio deberá brindarse en las oficinas del CONICIT, ubicado al costado este del Centro Integrado de Salud de Coronado en Vázquez de Coronado. 13. Plazo del acto de adjudicación. El acto de adjudicación o el que declara infructuoso o desierto el concurso, se emitirá dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de apertura de las ofertas, una vez que se hayan cumplido los actos de procedimiento que al efecto señala el R.L.C. A. 14. Suscripción y vigencia del contrato. El adjudicatario suscribirá un contrato con el CONICIT por un (1) año o doce (12) meses, Se deberá aportar las especies fiscales correspondientes anualmente (0,25% del monto total del contrato). Al adjudicatario se le comunicará por escrito que se presente en nuestras instalaciones a suscribir el contrato. Para esto deberá rendir previamente la garantía de cumplimiento, y aportar las especies fiscales correspondientes (0,25% del monto total del contrato). 8

10 15. Reajuste de precios. El CONICIT revisará el precio ofertado y ajustará el precio del servicio, siempre y cuando el contratante lo solicite por escrito e incluya la nueva tarifa. Para la aplicación del reajuste de precios la interesada deberá presentar junto con su oferta el desglose de los porcentajes de: Mano de obra, Insumos, Gastos administrativos Utilidad vigentes, según se detalla en la siguiente fórmula. Pv = Pc MO imotm + I ilti + GA igatg + U Donde: PV= Precio variado. Pc= MO= Precio de cotización Porcentaje costo de mano de obra sobre cotización total I= Porcentaje costo de insumo sobre cotización total GA= Porcentaje costo administrativo sobre cotización total U= Porcentaje utilidad en precio de cotización im0 tm= Índice costo de mano de obra en fecha de variación im0 tc = Índice costo de mano de obra en fecha de cotización il ti= il tc = iga tg= iga tc= Índice costo de insumos en fecha de variación Índice costo de insumo en fecha de cotización Índice de gastos administrativos en fecha de variación Índice de gastos administrativos en fecha de cotización La información sobre cada uno de los índices aplicables para las fórmulas de servicios es de las siguientes fuentes: MO= Salarios mínimos decretados por el Consejo Nacional de Salarios, publicados en el Diario Oficial La Gaceta, e incluido en la Lista de Ocupaciones y Salarios Mínimos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, región para un Guarda, trabajador semicalificado genérico, salario mensual. I= Índice general de precios al producto industrial, nivel general, sin combustible, publicado por el Banco Central de Costa Rica. GA= Índice general de precios al consumidor, renglón general, emitido por la Dirección General de Estadísticas y Censos. U= Utilidad resultante de la actividad. Se debe de entender como "vigencia al momento de la cotización", como el momento de la presentación de la oferta formal por parte de los participantes. El CONICIT no será responsable de cualesquiera costos más allá de los propuestos por el Contratista y así contratados. 9

11 16. Obligaciones Del Adjudicatario Vigilar los bienes muebles e inmuebles que se encuentren en las instalaciones del CONICIT Vigilar la zona de parqueo y zonas aledañas El personal que empleará para realizar el servicio debe ser físicamente apto para el puesto y su personalidad debe corresponder a la función que desempeña El personal debe ser fijo y solo se aceptarán cambios ocasionales con justificada razón por escrito. En el entendido que el suplente debe poseer las mismas calificaciones y aptitudes del agente que presta el servicio Los agentes antes de presentarse a cumplir con su servicio, no deben provenir de otro centro de trabajo, de trabajo en jornada anterior, para evitar riesgos de fatiga o cansancio, y el incumplimiento de esto será motivo para resolver el contrato Mantener bitácoras con informes de hechos relevantes sucedidos durante las horas laboradas Otorgar uniforme a su personal, así como equipo básico (ya sea bolígrafos, libro de control, papelería, gas paralizante, un par de esposas para reducir, arma calificada como permitida debidamente cargada así como proyectiles adicionales para el arma, cartuchera y cinturón porta municiones, vara policial, linterna portátil de buen alcance, equipo de comunicación y cualquier otro equipo necesario para su protección Prestar servicio en el horario definido y no suspenderlo salvo fuerza mayor o justa causa debidamente comprobada. El contratista no podrá subcontratar, ni parcial, ni totalmente la realización de los servicios encomendados, ni ceder total o parcialmente, el contrato a menos que cuente con la venía de la Administración, o de la Contraloría General de la República cuando corresponda La empresa adjudicataria deberá encontrarse disponible para iniciar las labores a partir del 01 de mayo del 2015, sin embargo esto no es limitante para que el contrato entre en vigencia en una fecha previa o posterior Con respecto a las armas, las municiones y personal, deberán estar inscritas ante el Departamento de Control de Armas y Explosivos del Ministerio de Seguridad Pública, con sus respectivas pruebas de balística realizadas en el Organismo de Investigación Judicial (0.I.J). Para ello deberá aportar certificación o fotocopia certificada notarialmente, donde se acredite que las matrículas de las armas que se usarán en los puestos se encuentran debidamente registradas Permitir la supervisión del Coordinador de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios, o del Director de Soporte Administrativo, y acatar las recomendaciones o sugerencias que le fueran formuladas Respetar las normas establecidas en el Código de Trabajo en cuanto a las jornadas laborales, salario mínimo, vacaciones, extremos laborales y demás derechos contemplados en dicho cuerpo normativo Exigir al personal a su cargo, que en el desempeño de sus funciones, vista el uniforme y el distintivo autorizado El personal seleccionado debe portar y mantener al día el permiso para portar armas y el carné de Policía Auxiliar, ambos documentos emitidos por el Ministerio de Seguridad Pública Verificar que los oficiales de seguridad no hagan abandono de su lugar de trabajo, para ello deberán de tener los controles internos necesarios para evitar esta situación. 10

12 Comprometerse a responder por los daños que ocasione en su labor cualquier agente de la empresa en las instalaciones físicas, el equipo, el mobiliario, bienes muebles, así como las demás pertenencias del CONICIT Está prohibido poseer, portar o usar armas y municiones prohibidas por el ordenamiento jurídico, así como portar armas permitidas sin inscribir o sin el permiso respectivo Está prohibido propiciar, permitir o continuar prestando el servicio de seguridad privado, cuando la autorización de funcionamiento se halle debidamente suspendida o cancelada También está prohibido aparentar o suplantar la función que desempeñe la autoridad judicial o administrativa, o interferir en tal función El CONICIT se reserva el derecho de solicitar cambio de personal en el momento que lo crea conveniente Firmar un contrato antes de iniciar la prestación del servicio y pagar los timbres fiscales de Ley El adjudicatario deberá entregar una lista del personal con que atenderá los servicios de seguridad y vigilancia en el CONICIT, inclusive del que realice los días feriados o libres, y deberá indicar las calidades de los mismos Aportar hoja de delincuencia al día del personal que va a prestar servicio de vigilancia Antes de iniciar el servicio de vigilancia aportar el original y una copia de todos los documentos y autorizaciones que se soliciten al personal de vigilancia y a la empresa propiamente Cada vez que va a haber cambio de personal de vigilancia solicitar permiso a la Dirección de Soporte Administrativo del CONICIT y aportar todos los requisitos solicitados del nuevo empleado. El adjudicatario se compromete a comunicar al CONICIT con al menos ocho (8) días de antelación el retiro o reemplazo de cualquiera de sus funcionarios quienes deberán cumplir con todos los requisitos que se contemplan en el presente contrato y el cartel de la licitación. En caso de haber sustitución de personal se deben de presentar los atestados solicitados en el cartel de la licitación, así como la presentación de los requisitos, para que sean valorados por el Coordinador de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios o por el Director de Soporte Administrativo; dicho reemplazo deberá realizarse en un plazo no mayor a cinco días hábiles, salvo en casos en que la permanencia de dicho funcionario ponga en riesgo a los funcionarios del CONICIT y terceras personas, en cuyo caso la sustitución deberá realizarse en forma inmediata. El adjudicatario deberá mantener, durante la vigilancia del contrato el número de personas que haya indicado en su oferta, por lo que en los casos de enfermedad, muerte u otra causa que no se pueda prever, los mismos deberán ser remplazados inmediatamente. Dicho personal debe reunir los mismos requisitos que el personal titular El adjudicatario se compromete a cumplir con el sistema de supervisión de su personal, en los diversos turnos y los días no hábiles, según lo ofertado Presentar un informe mensual del servicio al Coordinador de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios donde se consignará los hechos más relevantes del servicio como: averías que se logren detectar en el edificio ocasionadas por el uso normal de las instalaciones y que pongan en riesgo la seguridad (ej: ventanas rotas, bombillos en mal estado etc.), denuncias por robo o hurto y las apreciaciones sobre las mismas, cambio o sustitución del personal, anomalías en el funcionamiento de equipos electromecánicos ubicados en el CONICIT que puedan generar un incendio (sistemas de energía, agua potable, etc.). 11

13 El adjudicatario deberá disponer de su propio personal y como patrono, debe de cumplir con todas las obligaciones inherentes a esa condición, por lo que el CONICIT, queda totalmente desligado de las relaciones de trabajo obrero-patronal, de las relaciones civiles y penales y de cualquier índole, que se susciten y originen entre el concesionario y sus trabajadores con motivo de la ejecución contractual del presente concurso, eximiendo de ello en su totalidad al CONICIT. Los empleados del adjudicatario deberán de estar asegurados contra todo riesgo, para lo cual deberá suscribir una póliza de riesgos de trabajo del Instituto Nacional de Seguros, que cubra al personal destacado en el CONICIT y riesgos a terceros que proteja a la Institución, de actuaciones inadecuadas de sus funciones. Dicha póliza debe estar vigente durante la ejecución del contrato y sus prórrogas. Deben de aportar documento probatorio ante la Unidad de Recursos Materiales y Servicios previo al retiro de la Orden de Compra Adquirir una póliza de Responsabilidad Civil por la suma establecida en el inciso f) del artículo #13 de la Ley #8395 Servicios de Seguridad Privada para responder por cualquier daño que se ocasione en las instalaciones físicas, el equipo, el mobiliario, etc., de la dependencia en la que prestará el servicio Remitir copia a la Unidad de Recursos Materiales y Servicios el currículo vitae de la persona o personas que va (n) a brindar el servicio de vigilancia Del Personal La empresa de servicio privado de seguridad deberá indicar en su oferta un personal que cumpla con los requisitos indicados en los artículos N 14, 15 y 16 de la Ley de Regulación de los Servicios de Seguridad Privados N Los agentes de seguridad deben de tener permiso de portar armas, extendido por el Ministerio de Seguridad Pública y cuya vigencia debe mantenerse durante todo el tiempo que dure la contratación Estar inscrito en el registro del Ministerio de Seguridad Pública, como policía auxiliar Portar y utilizar, en caso necesario las armas calificadas como permitidas, de conformidad con el ordenamiento jurídico existente Denunciar ante la autoridad judicial correspondiente, la comisión de los hechos punibles que conozcan mientras prestan el servicio, aunque hayan sucedido fuera del lugar o sector donde se desempeñan Vestir los uniformes y distintivos reglamentarios autorizados por cada empresa de seguridad para identificar a sus agentes y diferenciarlos Portar en lugar visible, la credencial que los identifica como miembros del servicio de seguridad privado; en ella, deberá consignarse el nombre completo, el cargo ostentado y una fotografía reciente tamaño pasaporte Portar y utilizar, en caso necesario las armas calificadas como permitidas, de conformidad con el ordenamiento jurídico existente El oficial debe permanecer en el área bajo su responsabilidad y no podrá abandonarla sin haber sido relevado por otro agente de seguridad autorizado El personal no podrá fumar ni tomar bebidas alcohólicas, durante la realización de sus funciones El personal no podrá recibir visitas personales, ni entablar conversaciones innecesarias con particulares, ni estar atendiendo llamadas telefónicas, ni usar los teléfonos de la institución para llamadas personales, ni distraerse con llamadas por telefonía celular mientras realiza su función, así mismo no debe utilizar el equipo de cómputo de la institución para beneficio propio o de particulares. 12

14 Llevar el control de los vehículos que salgan o ingresen a la institución, Control de salida de equipo y mobiliario, control de ingreso de funcionarios en horas no hábiles y los que le sean solicitados por el Coordinador de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios o el Director de Soporte Administrativo Cada oficial de seguridad tiene la obligación de llevar detalladamente los registros e informes correspondientes según el caso, en las bitácoras y registros establecidos al efecto por el adjudicatario, documentos que podrán ser consultados por el Coordinador de la Unidad de Recursos Materiales y Servicios y demás autoridades competentes del CONICIT Está prohibido detener, aprehender, interrogar, requisar o, de cualquier manera, privar de la libertad a una persona. Cuando se esté ante un flagrante delito, podrán privar de libertad momentáneamente, y en ese caso, deberán comunicar el hecho en forma inmediata a la autoridad competente. Así como está prohibido violentar el derecho al honor, intimidad personal y la integridad física, así como la propia imagen y violar toda clase de correspondencia, así como interferir e intervenir las comunicaciones Tratar con respeto a los funcionarios de la institución No interrumpir al personal de la institución mientras realiza su trabajo Los oficiales cuentan con los servicios básicos en la caseta de seguridad para guardar sus pertenencias personales y facilidades para la preparación e ingesta de alimentos y condiciones sanitarias y laborales apropiadas No está permitido ingerir alimentos ni bebidas en la recepción En el cambio de turno, los oficiales deben realizar la revisión e intercambio de armas en la caseta de seguridad, en condiciones controladas y con protocolo para evitar accidentes. La relación laboral de los empleados que presten el servicio de seguridad y vigilancia será exclusivamente con la empresa contratista Del CONICIT Verificar que el permiso para portar armas del personal destacado en el CONICIT se encuentre siempre al día Verificar que el personal esté debidamente inscrito en el Ministerio de Seguridad Pública como policía Auxiliar Verificar que los oferentes se encuentren al día en el pago de sus obligaciones como patronos ante la C.C.S.S., al momento presentar las ofertas, por medio de la página Web del SICERE. Con la adjudicataria se deberá verificar tal situación al momento de realizar el trámite de pago Comprobar la experiencia requerida del oferente Verificar que el servicio fue recibido a satisfacción para el eventual pago Verificar el uso y aplicación de protocolos de reporte de hechos y de supervisión. 17. Garantía de participación El oferente debe presentar una garantía de participación de un uno por ciento (1%) sobre el monto anual que se cotice por el servicio a brindar, la cual deberá ser en la misma moneda que se presenta la oferta, antes de la fecha y hora límites de recepción de ofertas La Garantía de Participación se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos N 37, 38, 39, 42 y 43 del R.L.C.A. 13

15 17.3 Cuando la garantía sea en efectivo, deberá hacerse en la cuenta corriente número del Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas en el Banco de Costa Rica En caso de que la garantía sea ofrecida por medio de bonos o certificados a plazo, éstos deben ser emitidos o bien endosados a nombre del CONICIT En todos los casos anteriores, una vez extendido el comprobante respectivo, por parte del Banco, donde se demuestre dicho depósito, el oferente deberá presentarse con el mismo en la Unidad de Finanzas o en su defecto en la Dirección de Soporte Administrativo del CONICIT, antes de la hora máxima fijada para la recepción de ofertas, con el fin de que se le emita el recibo de garantía definitivo La garantía de participación deberá tener una vigencia mínima de sesenta (60) días contados a partir de la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación Para la devolución de la garantía de participación, se aplicará lo dispuesto en el artículo N 45 del R.L.C.A Se podrá ejecutar la garantía de participación por las causas indicadas en el artículo N 39 del R.L.C.A. Nota: No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia. La no presentación de la garantía de participación en las formas expuestas anteriormente generará la NO ADMISIÓN DE LA OFERTA. 18. Garantía de cumplimiento Se requiere una garantía de cumplimiento equivalente al 5% sobre el monto total de la adjudicación La garantía deberá rendirse en la misma moneda en que se presentó la oferta, a excepción de lo establecido en el artículo N 42 del R.L.C.A La garantía que sea aportada en dinero efectivo, tendrá que ser depositada a nombre del CONICIT, en la cuenta corriente número del Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas en el Banco de Costa Rica En caso de que la garantía sea ofrecida por medio de bonos o certificados a plazo, éstos deben ser emitidos o bien endosados a nombre del CONICIT De conformidad con el artículo N 42 del R.L.C.A., los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta 18.6 La garantía de cumplimiento tendrá una vigencia mínima de noventa (90) días adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto contractual. En caso de prórrogas, esta garantía debe igualmente prorrogarse antes de su vencimiento El adjudicatario deberá aportar la garantía de cumplimiento, las especies fiscales que le indique la Administración, dentro de los diez días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. En el caso de no acatar lo dispuesto en esta cláusula se aplicará un multa del 1% del monto total de adjudicación por cada día hábil de atraso Para la devolución de la garantía de cumplimiento, se aplicará lo dispuesto en el artículo N 45 del R.L.C.A. 14

16 19. Multas y sanciones. Si existiera por parte de la empresa adjudicataria del servicio defectos en la calidad del servicio contratado, en todo o en parte, el CONICIT procederá de la siguiente manera: 19.1 Cualesquiera de los defectos en materia de retraso de personal en su respectivo puesto, ausencia o abandono de la jornada de un oficial de seguridad, oficiales que no se encuentren en sus respectivos puestos, incumplimiento de la contratista del perfil de los agentes de seguridad y otros que en su momento confirme la Dirección de Soporte Administrativo; serán sancionados con una penalización equivalente al 2% sobre el precio mensual del contrato, por cada falta, durante el mes natural correspondiente Otro tipo de fallas o defectos en el servicio, tales como daños a equipo y material, pérdida de bienes del CONICIT, daños a propiedades de terceros, incumplimiento del contratista con las obligaciones indicadas en el presente cartel; serán sancionados con una penalización equivalente al 2% sobre el precio mensual del contrato, por cada falta confirmada por la Dirección de Soporte Adminstrativo, durante el mes natural correspondiente. Incluye también este tipo de defecto, la facultad del CONICIT para suspender definitivamente los servicios de la empresa contratada Serán sancionados con una penalización equivalente al 2% del valor del contrato mensual por cada falta confirmada por el Director de Soporte Adminsitrativo, durante el mes natural correspondiente; por los incumplimientos que se indican a continuación: a. Por falta de uniforme completo total acorde a las normas mínimas de higiene establecidas en el cartel de la licitación. b. Por la estadía de periódicos, revistas, libros, radios comerciales, equipos para escuchar o grabar música, videos, entrevistas o similares; hornillas y objetos que distraigan su labor de seguridad y vigilancia. c. Falta de respeto de los agentes hacia los funcionarios o usuarios. d. Por incumplimiento del perfil exigido al personal de seguridad y vigilancia e. Ausencia de la elaboración de actas e informes en los casos de hurtos, robos, pérdida, sustracción y desaparición de los bienes de la Institución. f. Cuando los agentes se distraigan en conversaciones, permitan visitas personales o la estadía de personas ajenas al servicio, en los puestos y en la caseta de seguridad. g. Cuando utilicen bebidas alcohólicas, tabaco o sustancias prohibidas que distorsionen la calidad del servicio. h. A falta de uso del libro de actas brindado por el adjudicatario, así como llevar listado de control de ingreso y salida de personal del CONICIT conforme se le indique. i. Por falta del libro de actas para novedades y eventualidades, donde se anotan o transcriben los hechos más relevantes del servicio y a falta de llevar los respectivos datos que se deben llevar en el mismo. j. Por la falta de portar el carné del permiso de armas y el carné respectivo extendido por el Ministerio de Seguridad Pública. k. Por la falta de portación de arma por el agente en óptimas condiciones de funcionamiento y con la munición necesaria o por falta de inscripción de la misma en la Dirección respectiva del Ministerio de Seguridad Pública. I. Por falta de equipo de radio comunicación especial para seguridad y frecuencia de radio por 24 horas todo el año, por parte de alguno de los agentes. Los mismos deben contar con la vigencia de la licencia de operación y ubicación céntrica en la zona de cobertura. 15

17 m. Por carecer los oficiales, o se encuentre en mal estado: de cinturón especial, esposas de sometimiento, porta foco, porta municiones, cartucheras, impermeables cuando lo amerite, linterna especial para su puesto en las áreas donde se indique. n. Atraso en el pago de póliza de riesgos de trabajo que cubre al personal. o. Falta de supervisión por parte de la contratista en diversas jornadas. p. A falta del reporte por escrito de cualquier anomalía que suceda durante la prestación del servicio en un plazo no mayor de veinticuatro horas de ocurrida la situación particular que se constituya en novedad o asunto eventual que afecte el servicio o a la Institución El CONICIT de acuerdo con el artículo N 204 del R.L.C.A. podrá, sin perjuicio de las demás acciones administrativas en caso de incumplimiento total por parte del Proveedor, resolver el contrato en su totalidad o en parte mediante notificación escrita al Proveedor, en total apego al procedimiento establecido en el artículo 205 del mismo Reglamento o bien rescindir sus relaciones con fundamento en el artículo 206, siguientes y concordantes del R.L.C.A., según corresponda El CONICIT se reserva el derecho de rescindir el contrato por los servicios de la empresa contratada, de presentarse ausencias o tardías en forma reiterada durante la ejecución del contrato; por cuanto con ello demuestra que no posee la capacidad para cubrir las exigencias del CONICIT. Para tal efecto la Administración realizará el debido proceso En cualquiera de los casos el CONICIT no está obligado a cubrir indemnizaciones a la empresa prestataria del servicio, únicamente aquellos montos por servicios prestados a la fecha de la decisión y que no hayan sido cancelados. El CONICIT daría notificación escrita de la conclusión de los servicios con un mes natural de antelación a la empresa prestataria del servicio. Para tal efecto la Administración realizará el debido proceso Estas penalizaciones se harán efectivas sobre la facturación, por lo que la Administración estará en facultad de rebajar de la factura que se presente a cobro el monto correspondiente por concepto de las penalizaciones antes señaladas Si la adjudicataria no iniciase con la prestación del servicio de la presente contratación, el día establecido en el contrato, se aplicará una multa correspondiente al 0,25% sobre el valor total estimado del contrato, por cada día natural de atraso y hasta que se dé con el inicio de la contratación. Esta penalización se hará efectiva sobre la facturación, por lo que la Administración estará en facultad de rebajar de la factura que se presente a cobro, el monto correspondiente por concepto de la penalización señalada Conforme lo establece el capítulo XIV de la Ley de Contratación Administrativa. Los contratistas que durante el curso de los procedimientos de contratación, incurran en las causales previstas en dicho capítulo, serán sancionados con apercibimiento e inhabilitación respectivamente de conformidad con lo establecido en el art. 215 del Reglamento de Contratación Administrativa. Cualquier condición no prevista en este cartel se regirá de conformidad con la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa. El CONICIT, se reserva el derecho de adjudicar o no esta licitación, si considera que las ofertas no satisfacen los intereses de la Institución o por falta de contenido presupuestario. Lic. Rahudy Esquivel Isern Director de Soporte Administrativo 16