GUIA BÁSICA DE ABSYSNET PARA PRINCIPIANTES

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1 GUIA BÁSICA DE ABSYSNET PARA PRINCIPIANTES 1. INTRODUCCIÓN ESCRITORIO CATÁLOGO LECTORES CIRCULACIÓN...12 Préstamos Renovaciones Devoluciones...14 Reservas INTRODUCCIÓN Esta guía tiene como objetivo orientar en el uso de Absysnet a nuevos trabajadores que se incorporan a alguna de las bibliotecas de la Red de Bibliotecas de Castilla-La Mancha y que no han recibido formación sobre el uso de este programa. Se darán las pautas básicas para trabajar en este programa. Esta información se ha de completar con los diferentes manuales de procedimiento (Gestión de Lectores, Catalogación de monografías, Videograbaciones, Publicaciones seriadas, etc.) disponibles en el Portal de bibliotecas d&view=categories También se pueden consultar dudas sobre el funcionamiento del programa, sobre los procedimientos de trabajo y resolver problemas técnicos en el Gestor de incidencias GLPI. Lo primero que se necesita para acceder a Absysnet es un usuario y una contraseña, esto se proporciona mediante una incidencia en el programa GLPI o llamada telefónica a la Biblioteca de Castilla-La Mancha. A Absysnet se accede vía web: 1

2 2. ESCRITORIO Al entrar en el programa, estaremos en el Escritorio, para acceder a cualquiera de sus funciones ponemos el cursor encima y pinchamos. También podemos saber cual es la función de un botón poniendo el cursor encima: En la izquierda de la pantalla, encontramos los diferentes módulos de trabajo (Catálogo, Lectores ), que veremos más detalladamente, pinchando encima podemos acceder a ellos. En el Escritorio tenemos la opción Mensaje, que permite mandar y recibir mensajes entre usuarios del programa. Normalmente se usa para avisos, tales como si se va a parar Absysnet por algún problema o ajuste, etc. Para mandar un mensaje damos a + (añadir), ponemos el nombre del usuario, etc, y damos a Aceptar. 2

3 Para leer un mensaje, damos en el primer botón, Mostrar detalles del mensaje. Para responder a un mensaje, desde el botón Responder al mensaje (un sobre). Hay que tener en cuenta que si abrimos un mensaje desde el botón del sobre, se genera una respuesta automática para quien ha enviado el mensaje. Desde Enlaces recomendados accedemos a toda la documentación de la Red: manuales de catalogación, políticas de préstamo, etc., también al Opac (catálogo en línea) y al gestor de incidencias GLPI. En la parte superior derecha encontramos el botón Ayuda, desde aquí accedemos a una información muy completa del funcionamiento de Absysnet, ej.: 3

4 La información que se abre estará relacionada con el módulo en el que estemos trabajando en ese momento. Puede ser muy útil, pero hay que tener en cuenta que es el funcionamiento del programa lo que se explica en esta ayuda, y que algunos procedimientos de trabajo en la Red pueden variar o hacerse de forma diferente. 3. CATÁLOGO. Entramos desde Acceso al catálogo. En la parte de arriba del programa nos dice dónde estamos y qué estamos haciendo: CATÁLOGO / BUSCAR. Puede ocurrir que tengamos abiertos varios módulos o aplicaciones del programa, si es así, en la parte de abajo, las veremos y pinchando podemos volver a ellas. 4

5 Para cerrar un módulo con la x roja de la parte superior derecha: Los botones que están debajo del anterior sirven para validar una operación (verde) o cancelarla (el rojo): A continuación nos encontramos con el Área de trabajo, que son las distintas bases de datos del programa. Por defecto nos da CATA, que es el catálogo de la Red de bibliotecas. (Otras son AUTO autoridades-, CANC cancelados-, etc.) Al lado vemos un desplegable, que por defecto nos da Registros de mi sucursal, es decir, selecciona dentro de CATA, los registros bibliográficos que tienen ejemplares de mi sucursal, con lo que podemos decir que es el catálogo de la biblioteca (normalmente sucursal y biblioteca coinciden, excepto las bibliotecas con varias sucursales, como por ejemplo la BPM de Talavera) Es decir, que podemos buscar un documento entre los registros de Mi biblioteca o sucursal o bien entre Todos los registros de la red, según necesitemos: Si un usuario quiere saber si nuestra biblioteca tiene un documento lo buscamos en mi sucursal o biblioteca. Si queremos saber si un documento ya está catalogado en otras bibliotecas lo buscamos en Todos los registros de la red. Búsqueda en registros bibliográficos La búsqueda puede ser Experta, que es la que da el programa por defecto, y ahí podemos buscar por autor, título, ISBN, editorial, año, notas..., es decir prácticamente la totalidad del registro bibliográfico, además se pueden haciendo combinaciones: 5

6 Normalmente no es necesario poner y entre un término y otro, ya que el programa lo da por defecto Una vez introducidos los términos por los que queremos hacer la búsqueda, damos intro y nos muestra el resultado de la búsqueda, dividido en varias columnas: Etapas corresponde con el número de la búsqueda. En Documentos, nos dice el número de documentos que se han encontrado en la búsqueda. Para visualizarlos o bien pinchamos en la franja azul claro o pinchamos el botón de la lupa. También podemos ver un listado de los documentos buscados con el botón siguiente: 6

7 Ocurrencias es el número de veces que aparecen los términos de búsqueda en los documentos recuperados. Además tenemos la opción de hacer búsqueda Asistida, si bien es más práctica la experta. Búsquedas en Ejemplares Si pinchamos en la pestaña de Ejemplares, se nos abre la posibilidad de buscar por ejemplares. Desde aquí podemos hacer diferentes búsquedas: por código de barras, localización, signaturas, etc. dependiendo de lo que necesitemos. Ejemplo: quiero ver todo lo que tengo en la Localización Juvenil y que en la signatura suplementaria lleve AVENTURA (conviene poner los asteriscos * para que recupere si hubiera caracteres escritos antes o después de la palabra aventura ) 7

8 Pulsamos el botón verde aceptar y nos da el resultado: 8

9 Con estos botones podemos ir viendo los registros o sacar una tabla o listado En el Manual de catalogación de monografías, en el punto 0. Pautas básicas de catalogación, se explica detalladamente el procedimiento que debemos seguir cuando llega un documento a nuestra biblioteca y tenemos que introducirlo en la base de datos: para lo que tendremos que comprobar si el registro bibliográfico está ya en la base de datos CATA y los pasos a seguir en las diferentes situaciones. Ejemplares. Para añadir ejemplares, una vez localizado el registro bibliográfico del que queremos colgar nuestro ejemplar, damos Añadir (botón rojo), se nos abre un desplegable que debemos rellenar (véase el Manual de gestión de ejemplares) y lo grabamos dando al botón verde de validar (parte superior derecha) 9

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11 4. LECTORES En este módulo se crean y gestionan los lectores y los carnés de los usuarios. A continuación damos una serie de indicaciones generales para trabajar con este módulo, pero es imprescindible consultar el Manual de Gestión de lectores ya que en el mismo está explicado detalladamente cómo hacer los carnés y demás gestiones relacionadas. Al entrar en Gestión de lectores por defecto estamos en modo búsqueda: Podemos buscar un lector de diferentes formas, las más exactas son por nº de lector o DNI, pero también se puede buscar por apellidos (ver Manual) Para iniciar la búsqueda también usaremos el botón de la lupa. Para añadir un nuevo lector damos al + y se rellenan los campos siguiendo las instrucciones del citado manual. Para modificar los datos de un lector damos al botón del lápiz. Para cambiar un nº de lector pulsamos el botón Transferir Para renovar un lector caducado o a punto de caducar Renovar Estas operaciones se deben terminar dando al botón verde para validar. 11

12 5. CIRCULACIÓN Préstamos. Se nos abre la siguiente pantalla, desde la que podemos hacer los préstamos: Debemos introducir primero el nº de lector y después el código de barras del documento, con esto queda el préstamo realizado. Los códigos se deben leer con un lector de códigos de barra para evitar errores. Como vemos en la imagen anterior, en la pantalla se refleja toda la información relativa al préstamo. 12

13 Renovaciones. También podemos renovar un documento, siempre que éste sea renovable: para ello debe estar en plazo de renovación y que no esté reservado por otro usuario, que el lector no esté suspendido Esto se puede hacer metiendo el carné del lector y a continuación el código de barras, como si fuese un préstamo. También podemos, una vez introducido el lector, desde Despliega menú, damos a Ver Préstamos, y ahí vemos si hay algún documento renovable, ya que llevan el símbolo de un libro con una flecha circular. Desde ahí podemos renovar de uno en uno, pinchado dicho icono o bien podemos dar en Despliega menú a Renovar todos. 13

14 Devoluciones. Para devolver, solamente hay que introducir el código de barras del ejemplar prestado. Nos pueden salir mensajes informativos del tipo El lector tiene libros sobrepasados, (damos a aceptar) Reservas. Desde Circulación podemos ir a Reservas. 14

15 Para hacer una reserva (el ejemplar debe estar prestado), damos al +, introducimos el nº de lector, validamos (botón verde). En la pestaña Detalles de la reserva, añadimos el código de barras del ejemplar que vamos a reservar, la biblioteca del ejemplar y la sucursal del ejemplar, y en Detalles del ejemplar, rellenamos la casilla de Autoriz., validamos y ya está hecha la reserva. Cuando devuelvan el ejemplar, saltará un mensaje avisando de que se ha activo la reserva. También desde Reservas podemos buscar si un lector tiene una reserva, modificarla (botón del lápiz) o borrarla (botón de la papelera). 15