APOYO AL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE MICROFINANCIERAS DE EL SALVADOR PARA LA BASE DE LA PIRAMIDE ES-M1028

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1 APOYO AL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE MICROFINANCIERAS DE EL SALVADOR PARA LA BASE DE LA PIRAMIDE MANUAL DE OPERACIONES ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS Y DE CONTROL INTERNO Objetivo del Manual. INTRODUCCION Establecer el marco normativo sobre el cual la Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas (FUNDAMICRO), como Organismo Ejecutor del proyecto Apoyo al Fortalecimiento Institucional de Microfinancieras de El Salvador para la base de la Pirámide, Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable No. ATN/ME ES (en adelante el programa/proyecto ) coordinará, administrará, registrará y reportará toda la información al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y a cualquier otro legítimo interesado en conocer la ejecución del programa en general. Estructura del Manual. El Manual está estructurado conforme a los siguientes capítulos: Capítulo 1: Guía de descripción de la Organización Administrativa del Ejecutor. Capítulo 2: Guía de Políticas Administrativas y Contables de la Operación. Capítulo 3: Guía sobre la descripción del Control Interno en la Operatividad de la Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas (FUNDAMICRO). Capítulo 4: Anexos. 4.1 Sistema de Contabilidad 4.2 Manual de Aplicación 4.3 Catálogo de cuentas y correspondencia con Categorías de Inversión 4.4 Modelos de Estados Financieros (BID) 4.5 Detalle de los Procesos Operativos

2 CAPITULO 1 DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FUNDACIÓN DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA EN MICROFINANZAS (FUNDAMICRO), PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE MICROFINANCIERAS DE EL SALVADOR PARA LA BASE DE LA PIRÁMIDE. 1.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA EN MICROFINANZAS (FUNDAMICRO). Según el Decreto Ejecutivo No. 32, del Diario Oficial 216, Tomo 345, de fecha viernes 19 de noviembre de 1999, se creó la Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas (FUNDAMICRO). FUNDAMICRO, el cual es una Fundación sin fines de lucro que tendrá a su cargo la ejecución del Proyecto, sus componentes y la administración de los recursos, siendo por tanto responsable de los aspectos operativos, financieros y administrativos del Proyecto. Organigrama FUNDAMICRO Asamblea General Junta Directiva Gerencia General Responsabilidad Social Empresarial Asistente Gerencias Asistente Técnico Gerencia de proyectos Responsable capacitación Coordinación de Admón. y Gestión de Recursos R. S. E. Responsable Consultoría Contabilidad y presupuestos Responsable Informática Ventas Servicios generales Responsable Serv. Exterior Gestión Recursos R.S.E. 2 / 50

3 1.2 RESUMEN DEL PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE MICROFINANCIERAS DE EL SALVADOR PARA LA BASE DE LA PIRÁMIDE. Objetivo: Contribuir a mejorar los ingresos de los microempresarios de los municipios de pobreza extrema alta, severa y moderada de El Salvador. Es decir fortalecer y mejorar la gestión crediticia y administrativa de 30 Instituciones Microfinancieras (IMF s) calificadas o candidatas a la calificación por del Fideicomiso para el Desarrollo para la Micro y Pequeña Empresa (FIDEMYPE), con el objeto de mejorar los servicios financieros a clientes ubicados en las zonas de pobreza alta, severa y moderada de El Salvador 1. Descripción: Para alcanzar los objetivos mencionados, el Programa contempla los siguientes componentes: (a) Componente I. El objetivo de este componente es fortalecer las IMF s para mejorar la administración de sus servicios financieros y contribuir a subsanar debilidades particulares que se pudieran identificar en el manejo operativo de crédito o su gestión en general. Las actividades son: (i) Realización de Línea Base; (ii) Elaboración de Diagnósticos Institucionales y Diseño de Planes de Fortalecimiento. (iii) Asistencias Técnicas Especializadas. (iv) Equipamiento y Software IMF s. Actividad 1.1. Realización de Línea Base. Se hará un estudio de línea base y elaboración de un sistema de monitoreo para medir los indicadores del marco lógico del proyecto y los indicadores financieros de las IMF s beneficiarias. Esto con el fin de controlar durante todo el proyecto el cumplimiento de las metas el impacto de las actividades de fortalecimiento que se realiza a las IMF s. Algunos de los indicadores financieros 2 a monitorear son: (i) (ii) (iii) Solvencia: coeficiente patrimonial (patrimonio efectivo/activos ponderados por riesgo) >= 15%. Rendimiento: retorno sobre el patrimonio promedio (ROE) >=10% y retorno sobre el activo promedio (ROA) >= 2% Calidad de la cartera de préstamos: cartera en riesgo (atraso >90 días)/cartera total <=5%; cobertura de cartera en riesgo con atraso >90 días (previsiones por riesgo de incobrabilidad / cartera en riesgo con atraso >90 días) >=100%; Cartera en riesgo con atraso mayor a 30 días/cartera total Año 0 <=10%; Año 2 <=8%; y Año 4 <=5%. 1 Según el Mapa de Pobreza elaborado por la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales (FLACSO) 2 Los indicadores a monitorear se basan en la Tabla de Indicadores Financieros a monitorear en los Diagnósticos, ver apéndice 1. 3 / 50

4 (iv) (v) Índice de gastos operativos: porcentaje de participación de los gastos operativos sobre la cartera bruta promedio <=20%, y Cartera por enfoque de género. Entre otros indicadores socioeconómicos de las carteras de las IMF s. La línea de base será actualizada en tres fases las cuales son: (i) Primera fase corresponderá al levantamiento inicial de la línea de base en los primeros 3 meses del segundo semestre de ejecución del proyecto. Asimismo, el OE financiará como contrapartida el diseño del sistema de monitoreo en coordinación y asesoría del consultor contratado. (ii) Segunda fase será actualizada la línea de base como parte de aporte en especies del OE en los últimos 4 meses correspondientes al cuarto semestre de ejecución del proyecto. (iii) Tercera fase se realizará una actualización final de la línea de base en los primeros 3 meses del último semestre de ejecución del proyecto. Para esta actividad se deberá: i. Contratar un técnico que recopilará la información de campo y elaborará un informe intermedio y un informe final los indicadores obtenidos por las IMF s participantes del proyecto con el objeto de medir el impacto del proyecto. ii. iii. Designar una persona del OE para que actualice periódicamente la línea base, como contraparte en especie. El OE elaborará un sistema de monitoreo, que incluya los indicadores del proyecto y que permitirá conocer de forma oportuna la calidad, cantidad y oportunidad de las actividades previstas; sistema que será considerado como contrapartida en especies del OE. El técnico a ser contratado realizará las actividades siguientes: (i) (ii) Elaboración de plan de trabajo con su respectiva metodología, cronograma de visitas a las IMF s para recolectar información de las IMF s y los clientes de éstas de cada una de las zonas atendidas por el Proyecto, asegurando su vínculo con el marco lógico y el sistema de monitoreo del Proyecto, así como de los indicadores financieros y socioeconómicos. Realizar visitas a las IMF s beneficiarias del Proyecto, con el objeto de solicitar información Financiera y Crediticia, la cual servirá para la alimentación de la Línea de Base y aplicar una encuesta a las IMF s del Proyecto que sirva como línea de base al sistema de monitoreo y evaluación del Proyecto, la cual debe incluir indicadores socioeconómicos. (iii) Describir el perfil general de las IMF s y los clientes de las mismas. 4 / 50

5 (iv) (v) (vi) Estructurar el esquema de monitoreo del Proyecto y el plan de recolección de datos periódico. Verificar y en su caso complementar los datos de base reportados por el Proyecto. Compilar los datos para ser alimentados en el sistema de monitoreo del Proyecto. (vii) Colaborar en la asesoría para el diseño del sistema de monitoreo del proyecto a cargo de FUNDAMICRO. (viii) Capacitar al personal del Proyecto y del OE en cuanto a métodos para recopilar los datos incluyendo el uso de las encuestas. (ix) Presentar un informe en el cual se detallen las actividades realizadas y los resultados obtenidos de la investigación. Esta persona deberá cumplir al menos los siguientes requisitos: - Técnico o profesional de la carrera de Ciencias Económicas, Ingeniería o carreras afines. - Trayectoria exitosa en el desarrollo e implementación de la línea de base y de sistemas de evaluación y monitoreo de proyectos. - Amplio conocimiento en métodos de recolección y análisis de datos (elaboración de encuestas, bases de datos, fuentes de información). - Experiencia mínima de 2 años en la realización de estudios similares, elaboración, procesamiento de encuestas. - Conocimiento teórico-práctico en evaluaciones. - Dominio en el manejo de indicadores de impacto, indicadores de desarrollo. - Amplio conocimiento y experiencia con indicadores económicos, sociales y ambientales. - Conocimiento y manejo de herramientas de captura y análisis de datos. - Conocimiento en metodologías de investigación y experiencia en monitoreo de proyectos productivos/sociales. - Responsable, proactivo y fluidez en el idioma español para expresarse. - Conocimiento general de las Microfinanzas en El Salvador. - Habilidad para redacción de informes. El tiempo estimado para el desarrollo de la consultoría por parte del técnico para el levantamiento de la línea de base, es de 90 días discontinuos durante los primeros tres meses del segundo semestre de ejecución del proyecto. De igual manera, se estima un tiempo para ser actualizada la línea de base por parte del consultor de los primeros 90 días correspondientes al último semestre de ejecución del proyecto. 5 / 50

6 Los productos a entregar son los siguientes: Plan descriptivo sobre los métodos de recolección de información y análisis de la misma. Base de datos de las IMF s del Proyecto y los clientes de las mismas. Encuestas a ser utilizadas para los beneficiarios del Proyecto y otra para los clientes aliadas para medir el nivel de satisfacción y su retroalimentación al Proyecto. Contenido y plantillas para el sistema de monitoreo del Proyecto que actualizará el OE. Conjuntamente con el personal del OE que actualizará la información, desarrollar un sistema de monitoreo en línea para medir el progreso, utilizando los indicadores a ser desarrollados. Actividad 1.2: Elaboración de Diagnósticos Institucionales y Diseño de Planes de Fortalecimiento. Una vez se reciba la carta de interés de la IMF, el OE iniciará el apoyo al proceso de contratación a través de propuesta ternas de consultores a la IMF para la elección del Consultor que realice el Diagnóstico de la IMF respectiva. Al menos 15 diagnósticos deben estar finalizados al mes doce después de iniciado el proyecto. El contenido básico de este Diagnóstico deberá realizarse con la metodología del OE (ver apéndice 2) y seguir el siguiente bosquejo: - Presentación de la IMF. - Objetivo del diagnóstico. - Metodología utilizada. - Áreas evaluadas. - Resultado del Diagnóstico por áreas evaluadas Área de Organización. Área Legal. Área de Recursos Humanos. Área de Financiera y Control Interno. Área de Distribución. Área de Metodología Crediticia. Área de Sistemas Computacionales Área medioambiental - Conclusiones y Recomendaciones. Cabe mencionar que para realizar la evaluación del Área Financiera, se deberán considerar los indicadores detallados en el apéndice 1 del Reglamento Operativo. Para realizar el Diagnóstico Institucional se contratará un Consultor por cada IMF beneficiaria que deberá cumplir al menos los siguientes requisitos: 6 / 50

7 (i) Título universitario en Administración de Empresas, Economía, Contaduría Pública o Ingeniería Industrial (ii) Mínimo 3 años de trabajo en el sector de las microfinanzas y/o haber trabajado como Consultor. (iii) Preferentemente dentro de su experiencia laboral, deberá contar con un mínimo de 4 años de trabajo. (iv) El consultor deberá haber laborado como mínimo 3 años como Gerente y/o Jefe de Créditos o asesor de Créditos o equivalente, o también haberse desempeñado como Consultor por un período continuo igual. El Consultor contratado para elaborar el Diagnóstico diseñará los Planes de Fortalecimiento ad hoc para cada institución, el plan detallará la propuesta de asistencias técnicas y capacitaciones necesarias para fortalecer la gestión de la IMF en particular, así como cualquier otra acción que deba tomar la IMF, incluso aquellas que no estén dentro de las áreas de la metodología del OE El monto aprobado para el plan estará en función al presupuesto de actividades. El Plan de Fortalecimiento se discutirá con la Dirección y/o Gerencia de cada IMF s diagnosticada, siendo cada una de ellas las qué definan las prioridades que quieren enfrentar con el programa, tanto en Asistencia Técnica, Capacitaciones como en las inversiones en equipamiento y sistemas. Actividad 1.3: Asistencias Técnicas Especializadas. Una vez aceptado el plan de fortalecimiento, FUNDAMICRO y la IMF firman un convenio de fortalecimiento, en el cual las IMF s se comprometen a desarrollar y cumplir con las metas establecidas en el mismo, además se compromete a aportar la contrapartida que requiera la implementación del plan. Firmado el convenio, FUNDAMICRO acompaña el proceso de contratación de cada asistencia técnica dentro del Plan de Fortalecimiento de las IMF s; FUNDAMICRO propondrá ternas de consultores especializados en cada tema a fortalecer y generará progresos medibles, en el período establecido para dar cumplimiento a dicho plan. Como forma de maximizar los recursos, se realizarán algunas actividades de asistencia colectiva para que pueda beneficiarse más de una IMF con la misma debilidad. El fortalecimiento incluirá asesorías puntuales, en consonancia a las necesidades diagnosticadas en cada IMF entre las cuales se pueden mencionar: a) Implementación de Herramienta de Crédito Comercial. b) Elaboración de Plan Estratégico. c) Herramienta de Crédito Grupal. d) Herramienta de Crédito Rural. 7 / 50

8 e) Asesoramiento y acompañamiento de campo a los Ejecutivos. f) Gestión y Recuperación de Mora. g) Herramienta de Mapeo de Procesos y Herramienta de Análisis de Riesgos. h) Elaboración de Reglamentos de crédito y/o ahorro, Política Crediticia y demás normativa. i) Revisión y Actualización de la Metodología Crediticia y/o de ahorros. j) Revisión y Actualización de Procesos k) Revisión y Actualización de Manual de Crédito. l) Revisión de Productos. m) Investigación de Mercado. n) Desarrollo e Implementación de nuevos productos. o) Herramienta de Costeo de Productos y Agencias. p) Elaboración de Planes de Capacitación. q) Creación de Unidad de Auditoría Interna. r) Revisión y actualización de Manuales de Recursos Humanos, elaboración de Manuales de Selección, Contratación e Inducción del Personal. s) Diseño de la Estructura Organizativa. t) Elaboración de Política de Incentivos. u) Diseño de Sistemas de Evaluación del Desempeño. v) Consultoría en Servicio y Atención al Cliente w) Entre otras asistencias técnicas. El perfil de los consultores a contratar para cada asistencia técnica deberá contar con al menos con los siguientes requisitos: (i) (ii) Título universitario en Administración de Empresas, Economía, Contaduría Pública o Ingeniería Industrial u otra disciplina relacionada a la Consultoría que se busca. Salvo en el caso de las Consultoría Gestión de Recuperación, cuya labor de campo implica más del 90% del trabajo a realizar, podrán ser ejecutada por una persona con estudios universitarios, que haya cursado más del 60% del pensum de su carrera universitaria. Preferentemente que tenga maestría o diplomados en los campos de su especialidad. 8 / 50

9 (iii) (iv) (v) Experiencia de al menos 4 años de trabajo en el sector de las microfinanzas y/o haber trabajado como consultor para el sector. Preferentemente dentro de su experiencia laboral, deberá contar con un mínimo de 4 años de trabajo. El consultor deberá haber laborado como mínimo 3 años en el área específica de su contratación. Para las Asistencias Técnicas la IMF s beneficiarias del Proyecto deberán aportar una contraparte para la ejecución de cada asistencia del 20%. Actividad 1.4: Equipamiento y Software IMF s Además de las asesorías puntuales, se podrán agregar otras actividades que tiendan a mejorar la capacidad de los recursos humanos en el uso de tecnología informática y herramientas de evaluación preventiva. En coordinación con la Gerencia de IMF s, se identificarán y recomendarán cuáles son las prioridades de inversión en sistemas, herramienta de Comunicación Móvil SMS, Herramientas especializadas en microfinanzas y equipamiento con el fin de mejorar sus servicios, estas prioridades se incluirán en el convenio de fortalecimiento. Tendrán prioridad de beneficiarse en éste rubro con fondos del programa las instituciones candidatas a calificar sobre las IMF s calificadas por FIDEMYPE. Para el componente de Equipamiento y Software las IMF s beneficiarias del Proyecto deberán aportar una contraparte para la ejecución de cada asistencia del 18%. (b) Componente II: Capacitación El objetivo de este componente es fortalecer el desempeño del capital humano de las IMF s tanto a nivel gerencial e intermedio como operativo. Las capacitaciones se impartirán en temas especializados y en riesgo medioambiental y social para instituciones microfinancieras. Actividad 2.1: Capacitación Especializada Con el objetivo de apoyar el desarrollo de las IMF s se identificarán temas de capacitación comunes a todas las entidades a ser fortalecidas y se establecerá un cronograma de capacitaciones que atienda las debilidades detectadas en los diagnósticos. Una vez diseñadas e identificadas estas capacitaciones se implementará el plan. El fortalecimiento incluirá capacitaciones puntuales, en consonancia a las necesidades diagnosticadas en cada IMF, entre las cuales se pueden mencionar: - Capacitación Técnica para Oficiales de Crédito. 9 / 50

10 - Diplomado Internacional de Desarrollo Gerencial para Entidades Microfinancieras (Junta Directiva, Gerencias, Comités de Crédito, etc.) - Capacitación en Servicio al Cliente para Entidades Microfinancieras. - Seminarios abiertos y cerrados, según las necesidades de capacitación de las IMF s beneficiarias. - Se podrán dar capacitaciones en temas especializados de acuerdo a la necesidad de fortalecimiento de las instituciones. El diseño de la capacitación, el alquiler del local y alimentación se realizarán con aportes de contrapartida del Proyecto. En total se habrá capacitado al finalizar el proyecto: al menos 60 asesores de crédito, 30 personas del nivel gerencial y directivos capacitados en formación gerencial y 120 personas en atención al cliente. Para la contratación de los facilitadores a desarrollar de las capacitaciones especializadas cuyos honorarios sean inferiores a US$ 2,000.00; la contratación será de forma directa y el pago de honorarios será contra la presentación de factura o recibo 3. Para la contratación de los facilitadores a impartir las capacitaciones o seminarios especializados cuyos honorarios sean mayores o iguales a los US$ 2,000.00; FUNDAMICRO realizará la contratación basada en el método de Selección basada en comparación de Calificaciones de consultores individuales (SBCCI), para lo cual FUNDAMICRO instalará un Comité el cual estará compuesto por un máximo de cinco IMF s beneficiarias de este componente, a las cuales se les propondrá de forma conjunta, terna de los facilitadores especializados en cada tema a impartir y criterios de calificación de los facilitadores propuesto. El perfil de los consultores para ejecutar las capacitaciones deberá incluir: Graduado universitario en Licenciatura, Ingeniería o equivalentes de las carreras afines al tema a impartir, experiencia de al menos 8 años de trabajo en el sector de las microfinanzas y/o haber trabajado como consultor para el sector, preferentemente maestría o diplomados en los campos de su especialidad, experiencia de al menos de 4 años en el área específica a impartir la capacitación. El número de personas por Institución a asistir a las Capacitaciones Especializadas, será determinado por el Comité de Seguimiento del Proyecto. Considerando una contraparte del 25% por parte de las IMF s. Actividad 2.2: Capacitación Ambiental y Social a las IMF s participantes. Con el fin atacar los problemas y deficiencias que enfrentan la mayoría de las IMF s que trabajan con líneas de microcrédito rural y a la vez dar cumplimiento a las normativas del Banco en materia ambiental, FUNDAMICRO contratará una capacitación que se impartirá colectivamente a las instituciones beneficiarias de los paquetes de asistencia técnica, con el objetivo que las instituciones 3 _De acuerdo a las nuevas políticas de adquisiciones del FOMIN Contrataciones de disertantes en cursos y seminarios, o pequeñas asistencias técnicas menores a US$ Los honorarios serán pagados contra la presentación de una factura o recibo, sin la necesidad de hacer un contrato y de registrarlo en el PRISM. 10 / 50

11 tomen conciencia y reduzcan el impacto ambiental y tomen medidas al momento de conceder créditos a los usuarios finales. La Capacitación Ambiental y Social para las IMF s participantes que facilitará la implementación de políticas y procedimientos adecuados que contribuyan a la preservación del medio ambiente, según las políticas medio ambientales específicas para las instituciones de microfinanzas del BID. Al finalizar el proyecto, en total se habrá capacitado a 60 personas en minimizar riesgos ambientales en sus operaciones y al menos 25 IMF s estarán capacitadas para incorporar políticas ambientales. FUNDAMICRO sugerirá al BID las necesidades prioritarias de capacitación en este componente, el cual será desarrollado en su totalidad con fondos BID. Para implementar esta actividad, se contratará un consultor especializado puede ser internacionalque capacite a las instituciones beneficiarias, el consultor deberá cumplir con por lo menos los siguientes atributos: Graduado universitario en Licenciatura Ciencias Económicas o carreras afines, especialista en Evaluaciones de Impacto Ambiental, poseer conocimiento del Área Financiera y Bancaria, además de contar con conocimiento en formulación y evaluación de proyectos, y experiencia en el ramo de un mínimo de 3 años. (c) Costo y Financiamiento. El costo total del Proyecto se estima en la suma del equivalente de Ochocientos ocho mil quinientos cincuenta dólares (US$808,550.00), de los cuales el Banco aportará US$500, y FUNDAMICRO aportará US$308,550.00, según la siguiente distribución por categorías de inversión y fuentes de financiamiento: 11 / 50

12 Costo y Financiamiento del Proyecto (En US$) Descripción FOMIN Contrapartida (US$) (US$) TOTAL (US$) Componente 1: Asistencia Técnica 353, , , Levantamiento de línea de base 10, , , Diagnóstico Institucional y diseño de planes de fortalecimiento 45, , , Paquetes de asistencia técnica especializada para 30 IMF s 260, , , Equipamiento y software IMF s 38, , , Componente 2: Capacitación 108, , , Capacitación Especializada 85, , , Capacitación ambiental y social a la IMF s participantes 23, , Coordinación y Administración del proyecto 38, , , Coordinación del proyecto 45, , Asistente de Apoyo a la Administración del Proyecto 27, , Evaluación Intermedia y final 25, , Auditoria 10, , Imprevistos 3, , Total del proyecto 500, , , Porcentaje 62% 38% 100% Evaluación de Impacto (0.5%) 2, , GRAN TOTAL 502, , , ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO/FINANCIERO DEL PROYECTO. Objetivo: Generar la mayor seguridad y razonabilidad posible, con relación a la forma en la que se emplean los fondos de los programas, a través de sistemas de control permanentes y supervisión constante que permita que los mismos sean administrados en forma eficiente y eficaz, de conformidad a los objetivos de los proyectos. Los lineamientos aquí establecidas se aplicará a los fondos que serán ejecutados en el Proyecto Apoyo al Fortalecimiento Institucional de Microfinancieras de El Salvador para la Base de la Pirámide Convenio BID No. ATN/ME ES y la coordinación del Organismo ejecutor. 12 / 50

13 Así también, un objetivo del sistema administrativo es mantener dentro del ámbito de cuarenta y dos (42) meses, todos los mecanismos administrativos que permitan garantizar transparencia en los procedimientos y actividades que se ejecuten y coordinen con los diferentes organismos ejecutores del programa, proporcionando la información necesaria en forma oportuna para la toma de las decisiones mas adecuadas a las diferentes entidades participantes. 1.4 ORGANIGRAMA DE LA FUNDACIÓN DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA EN MICROFINANZAS (FUNDAMICRO). A continuación se muestra la organización establecida para la ejecución del proyecto/programa Apoyo al Fortalecimiento Institucional de Microfinancieras de El Salvador para la Base de la Pirámide Convenio BID No. ATN/ME ES: ORGANIGRAMA APLICABLE AL PROYECTO 13 / 50

14 Detalle de funciones de los miembros del OE involucrados en la ejecución del proyecto: Junta Directiva: - Nombrar al Coordinador General del Proyecto - Nombrar a los Directivos responsables de los asuntos contractuales relacionados al proyecto. - Definir y aprobar políticas institucionales en lo operativo y administrativo, relacionadas con el proyecto. - Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias para tratar asuntos relacionados con el proyecto. - Miembro de la Junta Directiva será parte del Comité de seguimiento. Gerencial General (Coordinador General del Proyecto): - Designado como Coordinador General del Programa ante el BID. - Presentar para consideración y aprobación del Banco todos los documentos necesarios para dar cumplimiento a las condiciones previas establecidas en el Convenio y en las Normas Generales. - Gestionar ante el Banco todo tipo de gestiones operativas, administrativas y de desembolsos relacionadas con el proyecto. - Realizar los negocios y actividades relacionadas con el proyecto con las más amplias facultades y de acuerdo a las disposiciones establecido en el Reglamento Operativo y en los planes operativos. - Velar por el cumplimiento de las obligaciones legales, el pago oportuno de los impuestos y el mantenimiento al día de los registros e información financiera de la Fundación. - Velar por el buen cumplimiento de los aspectos administrativos y financieros del Proyecto y del debido uso de los recursos de la donación. - Contratar y administrar el personal involucrado en el desarrollo del Proyecto, promoviendo su desarrollo para cumplimiento de las finalidades del mismo. - Solicitar presupuestos y convocar licitaciones, de conformidad a lo establecido en el Reglamento Operativo. - Asegurar el nivel óptimo de control interno. - Será el responsable de preparar y enviar al Banco un informe de avance, el cual cubrirá el estatus de cada actividad con respecto al cronograma del Proyecto, logros realizados y problemas enfrentados, y posibles retrasos o aceleraciones en el Plan Operativo semestral. 14 / 50

15 - Será el responsable de enviar al Banco para su aprobación los siguientes informes: (i) el Informe de Avance del Proyecto, dentro del plazo de 30 días a partir del vencimiento de cada semestre calendario; (ii) un informe final 30 días antes del plazo de desembolso; (iii) un Plan Operativo Anual, 30 días antes del inicio de cada año. - Realizar las demás funciones, atribuciones y actividades que fueren necesarias para el cumplimiento de los objetivos y que no están contemplados en las presentes funciones. Gerencia de Proyectos: - Designado como Asistente de Apoyo del Programa ante el BID. - Apoyar la preparación de documentos necesarios para dar cumplimiento a las condiciones previas establecidas en el Convenio y en las Normas Generales. - Gestionar ante el Banco todo tipo de gestiones operativas, administrativas y de desembolsos relacionadas con el proyecto. - Apoyar a la Gerencia General en el diseño y gestión de proyectos para IMF s. - Dar seguimiento a los proyectos que se ejecutaran en las IMF s, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Operativo del Proyecto. - Apoyar en la preparación y revisión de toda la información operacional, técnica, administrativa y financiera de los proyectos que se ejecutaran: planes operativos, informes, presupuestos, expedientes, entre otros. - Dirigir los proyectos de forma eficiente y eficaz. - Dirigir los equipos de trabajo desarrollando habilidades directivas y técnicas de gestión de recursos humanos por cada una de las áreas de trabajo del proyecto. - Organización, seguimiento y supervisión de la ejecución de todas las actividades relacionadas con el proyecto. - Convocar a reuniones de trabajo para cuando fuere necesario. - Realizar las demás funciones, atribuciones y actividades que fueren necesarias para el cumplimiento de los objetivos y que no están contemplados en las presentes funciones. Coordinadora Administrativa - Gestionar ante el Banco todo tipo de gestiones operativas, administrativas y de desembolsos relacionadas con el proyecto. 15 / 50

16 - Designar un espacio físico para la operación del equipo que tendrá a su cargo la ejecución del Proyecto. - Ejecutar todos los aspectos administrativos y financieros del Proyecto y velar por el debido uso de los recursos de la donación. - Establecer una contabilidad específica para el Proyecto con un Plan de Cuentas aprobado por el Banco. - Asentar los movimientos correspondientes a la ejecución del Proyecto; conforme a procedimientos de contabilidad generalmente aceptados que permitan identificar el origen y uso de los fondos donados y de los correspondientes fondos de contrapartida local. - Establecer y mantener adecuados sistemas contables, financieros y de control interno que permitan mantener y reportar información detallada y separada de otros programas manejados por la institución. - Abrir cuentas bancarias separadas y específicas para la administración del aporte del FOMIN y de los fondos de la contrapartida local. - Preparar las solicitudes de desembolso para ser presentadas al Banco de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos y sus respectivas justificaciones de gastos. - Apoyar la labor de los auditores del Banco y de la Auditoria externa, manteniendo un sistema de archivo adecuado, completo y compatibilizado con su sistema de registros, al cual tendrán acceso durante las visitas de inspección en las oportunidades que lo estimen conveniente, de forma que se de cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Operativo del Proyecto. Asistente Área Administrativa Financiera - Apoyar la labor de redacción de memorandum internos, cartas, informes y otro tipo de correspondencia interna y externa relacionada con el proyecto. - Control de entrada y salida de correspondencia interna y externa relacionada con el proyecto. - Digitar manuales, formularios, instructivos, actas, planes de trabajo, ofertas de servicios y otros documentos relacionados con el proyecto. - Coordinar citas y reuniones de las áreas de trabajo involucradas para la realización del Proyecto. - Atender llamadas telefónicas internas y externas relacionadas con el proyecto. - Atender al público visitante de la institución relacionada con la ejecución del proyecto. - Apoyar la labor de digitación y elaboración de toda la documentación del área administrativa financiera, relacionada con el proyecto. 16 / 50

17 - Prestar su colaboración siempre que le sea solicitada para la ejecución de otras labores no previstas anteriormente, relacionadas con el proyecto y de acuerdo al nivel de responsabilidad de su cargo. Responsable de Consultorías - Formular ofertas técnicas de servicios de consultoría, a las instituciones demandantes. - Presentación de planes de trabajo a la Gerencia de Proyectos. - Presentación de informes de avances de todos los proyectos a la Gerencia de Proyectos. - Coordinar y Supervisar la ejecución de las diferentes actividades de Consultoría y asesoría relacionadas con el proyecto. - Proponer mecanismos de evaluación y mejora continua del área de asesoría - Asegurar el nivel óptimo de control interno. - Evaluar el desempeño del personal bajo su cargo. - Proponer a la Gerencia General nuevas metodologías para los servicios de Asesoría relacionadas con el proyecto. - Evaluar los resultados obtenidos en las instituciones atendidas y en los casos necesarios plantear propuestas de mejoramiento. Encargada de Coordinación Administrativa del Proyecto. - Actualizar Reglamento y Plan Operativo de forma semestral o de dependiendo de la necesidad misma en la ejecución operativa del proyecto. - Informar a las IMF`s sobre todo lo referente al Proyecto y los requisitos para participar en el Proyecto. - Enviar a las instituciones formato de carta de solicitud o interés a participar en el Proyecto BID- FUNDAMICRO. - Verificar si solicitudes de las IMF s enviadas a FUNDAMICRO, para participar en el proyecto cumplen con los criterios de elegibilidad que las IMF deben tener para ser beneficiaria del proyecto. - Trascribir curriculums de consultores a formato, para la elaboración de ternas, preparar matriz de criterios de elegibilidad, y carta terna. 17 / 50

18 - Enviar a las autoridades de la IMF s carta terna, terna de consultores, matriz de criterios de elegibilidad y formato de carta nombramiento o elección del consultor para la realización de Diagnóstico Institucional y Plan de Fortalecimiento. - Solicitar a las IMF s el envió de los documentos (Matiz de Criterios de Elegibilidad y carta de elección del Consultor) remitidos a las IMF s para la realización de Diagnóstico Institucional y Plan de Fortalecimiento. - Elaborar Términos de Referencia para realizar Diagnóstico y Plan de Fortalecimiento. - Informar al Consultor electo por la IMF de su participación en la realización de Diagnóstico y Plan de Fortalecimiento y enviarle los TDR. - Elaborar Contrato, formulario PRISM, certificado de elegibilidad del consultor. - Coordinar con el Gerente o la persona designada de la IMF el inicio del Diagnóstico asignado al consultor y presentación del Consultor con las autoridades de la IMF. - Solicitar a los consultores Plan de trabajo para Diagnóstico y Plan de Fortalecimiento y velar por su cumplimiento. - Enviar formatos de recibo o factura al consultor para el pago de los servicios profesionales de los Consultores. - Elaborar formatos de documentos que fueren necesario para la efectiva ejecución del proyecto. - Solicitar a los Consultores Diagnóstico y Plan de Fortalecimiento para someterlo previa revisión de FUNDAMICRO. - Elaborar presupuestos de los Planes de Fortalecimientos realizados por los Consultores a las IMF s. - Revisar y velar por el cumplimiento de los planes de trabajo con sus respectivos cronogramas de las consultorías asignadas. - Enviar a las Instituciones formato de Carta de Satisfacción (ADOC) y Formulario de Evaluación del Desempeño del BID. - Solicitar a las Instituciones el envió de Carta de Satisfacción y Evaluación del Desempeño del BID, luego de recibidos los documentos revisarlos. - Enviar a la Gerencia de Proyectos los documentos a ser enviados para No Objeción de Informe de los Diagnósticos y Planes de Fortalecimiento de cada IMF s al BID. - Enviar a las autoridades de las Instituciones formato de carta de solicitud de fortalecimiento. 18 / 50

19 - Estar en constante comunicación con las autoridades de la IMF s, afín de que las Instituciones envíen la documentación necesaria para el inicio del proceso de contratación de los Fortalecimientos. - Enviar a las autoridades de las Instituciones solicitantes de Fortalecimientos el formato de punto de acta. - Enviar a las autoridades de la IMF s carta terna, terna de consultores, matriz de criterios de elegibilidad y formato de carta nombramiento o elección del consultor para la realización de cada fortalecimiento puntual solicitado por la IMF s y contemplado en el Plan de Fortalecimiento realizado a cada Institución. - Solicitar a las IMF s el envió de los documentos (Matiz de Criterios de Elegibilidad y carta de elección del Consultor) remitidos a las IMF s para la contratación del Fortalecimiento respectivo para cada IMF s. - Solicitar a la IMF s el envió de la documentación necesaria (Estatutos, Documentos de Representante Legal, Credencial de Elección de Junta Directiva, NIT de la Institución y Punto de Acta), para firma del Convenio entre la Institución y FUNDAMICRO. - Elaborar Términos de Referencia adoc a cada fortalecimiento a realizarse de conformidad al Plan de Fortalecimiento realizados por el consultor para cada IMF. - Informar al Consultor electo por la IMF de su participación en la realización de la consultoría respectiva y enviarle los TDR. - Elaborar Contrato, Convenio, formulario Prism, certificado de elegibilidad del consultor. - Mandar a las autoridades de la IMF s Convenio para su visto bueno. - Gestionar con la IMF s la firma de Convenio para cada fortalecimiento a realizarse en las IMF s beneficiarias del proyecto. - Convocar a los Consultores para firma de Contratos para cada fortalecimiento. - Coordinar con el Gerente o la persona designada de la IMF el inicio de la Consultoría y presentación del Consultor con las autoridades de la IMF. - Solicitar a los consultores Plan de trabajo para Diagnóstico y Plan de Fortalecimiento y velar por su cumplimiento. - Enviar formatos de recibo o factura al consultor para el pago de los servicios profesionales de los Consultores. - Velar por el cumplimiento de los tiempos asignados a cada consultoría y cumplimiento con las actividades establecidas en Plan de Trabajo. Asimismo, velar por el cumplimiento de los términos de referencia. 19 / 50

20 - Revisar la forma de los documentos generados por los consultores para cada fortalecimiento. - Enviar las Instituciones para cada consultoría contratada el formato de Carta de Satisfacción (adoc) y Formulario de Evaluación del Desempeño del BID. - Solicitar a las Instituciones el envió de Carta de Satisfacción y Evaluación del Desempeño del BID, luego de recibidos los documentos revisarlos. - Enviar a la Gerencia de Proyectos los documentos a ser enviados para No Objeción de Informe de los Fortalecimientos al BID. - Elaborar Agenda y Ayudas Memoria para cada sesión de Comité, realizada. - Elaboración de informes técnicos a ser presentados semestralmente al BID sobre el desarrollo de la ejecución del proyecto. - Elaboración de informes de actividades y resultados mensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales a la Gerencia de Proyectos. - Responsable de la custodia y confidencialidad de la información y documentación correspondiente a este proyecto contenida en las consultorías. Consultor Medio Ambiente. - Capacitar a las instituciones beneficiadas con el proyecto. - Facilitar la implementación de políticas y procedimientos adecuados que contribuyan a la preservación del medio ambiente, de acuerdo a las políticas medio ambientales específicas para las instituciones de microfinanzas del BID. Consultores Asociados. - Elaborar Plan de Trabajo con su respectivo Cronograma o carta didáctica (según corresponda) y discutirlo con las autoridades de la IMF s. - Remitir a FUNDAMICRO el Plan de Trabajo a previa a la firma de Contrato. - Cumplir con las actividades y fechas establecidas en el Plan de Trabajo. - Desarrollar la Consultoría para la cual fue contratado de conformidad a los Objetivos, Alcances y Metodología establecidos en los Términos de Referencia. - Realizar la Consultoría con el debido cuidado profesional. - Guardar absoluta confidencialidad de la información proporcionada por la IM F s en la cual realiza la respectiva Consultoría para la cual fue contratado sus servicios. - Elaborar bajo una alta calidad los productos establecidos en los Términos de Referencia. - Cumplir con el tiempo establecido en el Contrato de servicios profesionales. 20 / 50

21 - Cumplir con la fecha y hora acordada con FUNDAMICRO y la Entidad de realizar visitas a la IMF s para la realización tanto del trabajo de campo y trabajo de oficina previamente establecido en el Plan de Trabajo y Términos de Referencia y en el Contrato firmado entre FUNDAMICRO y el Consultor. - Remitir los documentos generados de la Consultoría a revisión a FUNDAMICRO. - Subsanar toda observación hecha por FUNDAMICRO y la IMF s a los documentos resultantes de la Consultoría. - Discutir con las autoridades de la IMF s los productos resultantes de la Consultoría. - Presentar al Comité Técnico los productos establecidos en los Términos de Referencia. - Remitir a la IMF s y a FUNDAMICRO los productos finales de la Consultoría de forma impresa y en CD. - Presentar a las autoridades de la IMF s los documentos finales y resultados obtenidos de la Consultoría. Consultor de Línea de Base. - Elaborar de Plan de Trabajo, incluyendo cronograma de visitas a las IMF s para recolectar información de las IMF s y los clientes de éstas para cada una de las zonas atendidas por el Proyecto. - Elaborar los instrumentos necesarios para realizar la recolección de información para alimentar la línea de base. - Realizar visitas a las IMF s beneficiarias del Proyecto, con el objeto de solicitar información Financiera y Crediticia, para alimentar Línea de Base. - Estructurar el esquema de monitoreo del Proyecto y el plan de recolección de datos periódico. - Verificar y en su caso complementar los datos de base reportados por el Proyecto. - Compilar los datos para ser alimentados en el sistema de monitoreo del Proyecto. - Capacitar al personal del Proyecto en cuanto a métodos para recopilar los datos incluyendo el uso de las encuestas. - Presentar un informe en el cual se detallen las actividades realizadas y los resultados obtenidos de la investigación. 1.5 LEYES, REGULACIONES Y COMPROMISOS CONTRACTUALES APLICABLES. La Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas (FUNDAMICRO) debido a su propia naturaleza, está sujeto a las siguientes leyes y regulaciones: a) Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (Impuesto al Valor Agregado); b) Ley del Impuesto 21 / 50

22 sobre la Renta; c) Aplica todas las leyes vinculadas con el funcionamiento de Asociaciones y Fundaciones sin fines de Lucro. Asimismo, la Unidad Ejecutora estará sujeta a los compromisos contractuales establecidos en el convenio para la ejecución del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento Institucional de Microfinancieras de El Salvador para la Base de la Pirámide, Convenio BID ATN/ME ES 1.6 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS BID. De conformidad con los compromisos adquiridos en el Convenio de Cooperación Técnica no reembolsable No. ATN/ME ES, FUNDAMICRO aplicará las políticas, normas y procedimientos establecidos en el convenio de donación y sus anexos, en la ejecución del programa: Políticas para la adquisición de obras y bienes financiados por el Banco Interamericano de desarrollo (GN y GN ). Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el Banco Interamericano de desarrollo (Documento GN ). AF-100, Política del Banco sobre Auditoria de proyectos y entidades; Guía para la preparación de Desembolsos; AF-300, Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría Independiente. 22 / 50

23 2.1 Políticas Administrativas. CAPITULO 2 POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES. Para el adecuado manejo de los recursos del proyecto Convenio de Cooperación Técnica no reembolsable No. ATN/ME ES, FUNDAMICRO ha diseñado y adaptado las políticas administrativas y contables que a continuación se presentan: a) Desembolsos de fondos: Para la ejecución del proyecto la Fundación de Capacitación y Asesoría en Microfinanzas (FUNDAMICRO), coordinará con los diferentes involucrados para los requerimientos de los fondos, de conformidad al Plan Operativo Anual y además de conformidad al presupuesto aprobado para todos los componentes. Una vez aprobados los requerimientos iniciales de fondos para cada componente, la FUNDAMICRO procederá a gestionar el desembolso de los recursos, una vez que se haya cumplido con los requerimientos previos al BID (Ver literal b) Modalidad de Desembolso). Para los posteriores desembolsos, la FUNDAMICRO, solicitará que cada bien adquirido o servicio entregado por los proveedores o contratistas, cuente con la debida autorización de aprobado la unidad correspondiente. Cuando este servicio o bien haya sido recibido a satisfacción, la FUNDAMICRO procederá a elaborar el pago, de conformidad a lo que se explica en el proceso de registro de pagos. La solicitud de desembolso será elaborada considerando todos los pagos realizados al momento de su elaboración por parte de los diferentes componentes. Para estas solicitudes se seguirán y utilizarán los formatos contenidos en los lineamientos proporcionados por el BID y se harán los respectivos registros en el Sistema Administrativo Financiero de Operaciones del BID (SAFOBID). Todas las solicitudes serán elaboradas por la Unidad Administrativa Financiera de la FUNDAMICRO y serán revisadas y autorizadas por el Coordinador del Proyecto. Con el Visto Bueno de la coordinación será enviada al Banco para su revisión. Todas las solicitudes de desembolso estarán numeradas correlativamente. Como todos los procesos de este programa están estrechamente relacionados con contratos, la Unidad Administrativa Financiera de la FUNDAMICRO llevará un control de los pagos y los productos o servicios recibidos en relación a cada pago, para cada uno de los diferentes contratos. Además verificará que los montos cobrados por el proveedor o el contratista estén de conformidad a los términos convenidos entre la FUNDAMICRO y dicho contratista y / o proveedor. 23 / 50

24 b) Modalidades de Desembolso: i. Desembolso del fondo rotatorio (ADF) El monto del fondo rotatorio para este programa será hasta un equivalente al treinta por ciento (30%) del monto total de la contribución. Este mecanismo se usa generalmente sólo en ocasión del primer desembolso de la operación, y son recursos que se entregan para que sean justificados posteriormente; este es el único caso en que sólo se presenta el formulario de solicitud de desembolso. (Sin comprobantes de gastos). Una vez que una operación ha sido declarada elegible para recibir desembolsos, el Beneficiario o Entidad Ejecutara podrá solicitar desembolsos al Banco a fin de constituir fondos rotatorios presentando al Banco los formularios de Solicitud de Desembolso RE1-729-S. (Anexo 6) ii. Justificación del fondo rotatorio (AFJ) Se realiza cuando el Ejecutor justifica gastos hechos con recursos entregados anticipadamente, sin solicitar simultáneamente nuevos fondos. El Beneficiario o Entidad Ejecutora deberá presentar la justificación de los pagos efectuados con recursos del fondo rotatorio, utilizando el formulario de solicitud de desembolso RE1-729-S, junto a los reportes generados por el SAFOBID y documentación de soporte de los gastos efectuados. iii. Reposición del fondo rotatorio (RRF) La solicitud para este efecto consiste en presentar simultáneamente los gastos efectuados con recursos del Fondo Rotatorio y un pedido de desembolso para reponerlo. Esta transacción se presenta utilizando el formulario de solicitud de desembolso RE1-729-S junto a los reportes generados por el SAFOBID y la documentación de soporte de los gastos efectuados. iv. Reembolso de pagos efectuados (DPB) Consiste en el reembolso a un Beneficiario o Entidad Ejecutora por aquellos gastos elegibles para el financiamiento del BID, que fueron pagados con recursos propios. El formulario a utilizar es el RE1-729-S, es necesario además presentar los reportes generados por el SAFOBID y la documentación que respalde los gastos. v. Pagos directos a un proveedor o contratista (DPS) En casos excepcionales, el ejecutor puede solicitar al BID un pago directamente a un proveedor o contratista en nombre del Beneficiario o Entidad Ejecutora por concepto de bienes y servicios destinados a la ejecución del proyecto. El formulario a utilizar es RE1-729-S. Es necesario además presentar los reportes generados por el SAFOBID y la documentación que respalde los gastos. Las circunstancias que normalmente justifican un pago directo se relaciona con erogaciones que sobrepasan el techo aprobado del Fondo Rotatorio, o este por vencer la fecha de último desembolso. 24 / 50

25 c) Cuentas Especiales: FUNDAMICRO mantendrá una cuenta corriente para fondos de contrapartida y otra cuenta utilizada exclusivamente para los fondos del BID, abierta con un Banco del Sistema Financiero bajo el nombre y número del proyecto, de acuerdo al siguiente detalle: Cuentas fondos BID: Nombre de la cuenta: Número: Banco Sistema Financiero: ATN/ME ES Fondos BID (Número de la cuenta) CITI BANK El Salvador, S.A. Cuenta fondos de contrapartida: Nombre de la cuenta: Número: Banco Sistema Financiero: ATN/ME ES Fondos de contrapartida (Número de la cuenta) CITI BANK El Salvador, S.A. Las cuentas contarán con 4 firmas de funcionarios autorizados (2 firmas clase A y 2 firmas clase B ) y se requerirá de 2 firmas (mancomunadas) para hacer uso de la misma. Las condiciones de firma estarán dispuestas de la siguiente manera: Monto hasta US$ 1, Monto hasta US$ 8, Monto desde US$ 8, Dos firmas indistintamente Una firma A y una firma B Dos firmas clase A d) Control de Pagos: Los pagos serán efectuados por FUNDAMICRO, a través de su Unidad Administrativa Financiera. Todos los pagos a realizar se efectuarán una vez que pueda considerarse que el contratista o proveedor ha cumplido con los términos de la contratación. Los cheques serán elaborados por el área Administrativa Financiera y serán autorizados por el Coordinador General del Programa o el Asistente de Apoyo. Todo pago contendrá firmas mancomunadas. Con base a la documentación de respaldo los documentos de pago contendrán, como mínimo: - El comprobante de cheque, - La factura o recibo formal y legal; - Nota de recepción y aprobación ó conformidad del bien o servicio emitida por FUNDAMICRO - La correspondiente orden de compra que generó el compromiso de pago. - Se dejará la evidencia y revelación suficiente, del servicio pagado o bien recibido en los archivos correspondientes. Al final de cada mes la Unidad Administrativa Financiera emitirá un reporte a la coordinación, para que revisen los pagos realizados que les correspondan a los objetivos de los componentes y se 25 / 50