Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3

Transcripción

1 Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 Marta Sanz Sanz Ingeniero de ICAI (1992) y master en Manufacturing Engineering & Management por la Universidad de Birmingham (UK). Su experiencia profesional es de siete años en REE (Red Eléctrica de España) en Gestión de Proyectos, tres años en DMR (Consultoría de Gestión y Tecnologías de la Información) como jefe de proyectos de implantación de SAP/R3 y actualmente es consultor senior. Introducción En la actualidad, y como respuesta a múltiples condicionantes, gran parte de las empresas están planteándose confiar sus sistemas de información a paquetes de software estandard, también conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning). Estas soluciones, que nacieron como respuesta a las necesidades de información financiera en las empresas, paulatinamente han incorporado también funcionalidades de las áreas logísticas (Ventas, Producción, Gestión de Materiales, Mantenimiento ) y últimamente podemos observar como incluyen dentro de su estandard las más novedosas tecnologías (Internet, Workflow, Gestión Documental ). Dentro de estos ERP destaca el producto R/3 de SAP, que tanto por su tecnología como por su cuota de mercado está llamado a convertirse en el estandard empresarial. Pero la implantación exitosa de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis coste/ beneficio, ) que hace que muchas empresas no valoren adecuadamente el reto que supone la implantación de SAP en su entorno empresarial. Para evitar situaciones que generen insatisfacción en la empresa cliente y pueden poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios, es necesaria la elaboración de un proyecto inicial de Diseño Conceptual de SAP R/3. Así mismo es importante la metodología de implantación con el objetivo de asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización derivado de la implantación de SAP R/3. Este enfoque, combina la metodología propia de SAP (ASAP) y la consecución de resultados, proporciona a la empresa cliente los siguientes análisis: Definición de resultados a obtener con la implantación de SAP R/3 en el entorno empresarial sujeto al estudio. Beneficios a conseguir derivados directamente de la implantación y focalización de beneficios indirectos o no fácilmente identificables. Definición de la estrategia de implantación, orientando el proyecto a la cobertura de los procesos empresariales básicos para el negocio de la empresa, (incluyendo una visión sectorial), su secuencia de implantación en el tiempo, y el grado de cobertura final de los mismos. Evaluación de oportunidades para software complementario a SAP, que cubra las funciona- 22 anales de mecánica y electricidad / marzo-abril 2004

2 lidades requeridas por la empresa en el área de tecnologías de la información, y que no están cubiertas por el estándar de SAP R/3. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas al análisis del impacto de SAP R/3 y software complementario, definición del Tecnológico resultante. (Elaboración de un mini Plan de Sistemas). Análisis del cambio organizativo por la implantación del producto en la empresa y por la aplicación de las mejores prácticas de negocio (reingeniería). Entrega de una visión completa de la solución a implantar tanto por el nivel de detalle como por la concreción para la elaboración de las siguientes fases del proyecto, delimitando de esta forma el ámbito de los proyectos futuros. De esta forma se consigue dimensionar correctamente la implantación SAP (Planificación de Tiempos, recursos, costes, ) y lo que es más importante orientación del proyecto a la estrategia futura de la empresa cliente. Resultados El resultado de este estudio es beneficioso para la empresa cliente ya que le proporciona los siguientes parámetros para la toma de decisiones: Conciencia a la Alta Dirección del Alcance del proyecto SAP en la organización empresarial y consigue su participación desde el principio. Determina si la empresa continua con la implantación de SAP R/3 o por el contrario comprueba que no cumple con las expectativas de la empresa por rendimiento o coste. Facilita la elaboración de los objetivos a acometer por el equipo de trabajo. Es una guía para el seguimiento de los resultados a obtener, y la evolución de los objetivos en el tiempo. Adecuada gestión del proyecto para procurar los recursos necesarios tanto humanos como tecnológicos y financieros. Enfoques Las actividades y documentación que constituyen el Diseño Conceptual SAP R/3 dependerán del enfoque que cada empresa cliente aplique a la inversión en SAP R/3. Se pueden identificar tres enfoques diferentes a una implantación SAP: Implantación completamente estándar: Este tipo de implantación consiste en la adecuación total de la empresa al funcionamiento estándar SAP R/3, disminuyendo con ello el esfuerzo necesario para la implantación. Se realiza en aquellos sectores o mercados en los que los sistemas de información no son elemento crucial en la estrategia competitiva de las empresas. Implantación a medida: Es la más corriente, consiste en la definición de un modelo de negocio y la adaptación de la empresa y de SAP R/3 al modelo de negocio definido. Implantación Roll out: Es aquella implantación en la que los requerimientos del sistema SAP R/3 ya están definidos, normalmente por la empresa matriz, y por tanto la implantación consiste en la adaptación de este modelo a la situación específica de una empresa en cuestión (Mercado y legislación del país). Fases y Actividades El Diseño Conceptual SAP R/3 consta de una serie de fases y actividades (ver Figura 1): Organización del Proyecto Análisis de la situación actual Definición de requerimientos Elaboración Técnico y de egocio Análisis del Impacto Organizativo Gestión de Resultados Elaboración Plan de Implantación y Recomendaciones finales Ventajas Ahorro: La elaboración de este Diseño Conceptual ahorra tiempos en la implantación Organización del Proyecto Figura 1. Diseño Conceptual SAP Análisis de la Situación Actual Análisis del Impacto Organizativo Gestión de resultados Definición de Técnico egocio Control de Calidad Business Blueprint (ASAP) Plan de Implantación Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 23

3 Estructura Organizativa Estándares Procedimientos Iniciación del Proyecto Visión Común para alcanzar los objetivos del Proyecto Figura 3.Análisis de la Situación Actual Contexto Organizativo Figura 2. Organización del Proyecto Plan Inicial Proyecto Lanzamiento Tabla 1. Entregables de la Fase I : Proyect Statement Detalle estructura organizativa del equipo. Infraestructura necesaria para el Proyecto. Planificación del Proyecto. Estándares y procedimientos. s de Calidad. Resultados de las reuniones de lanzamiento. Proceso de egocio Valoración de Sistemas Medidas de Calidad del Sistema R/3, ya que parte del Business BluePrint (Método ASAP) está ya realizado. Calidad: Sienta las bases de control de calidad que se llevará a cabo a lo largo de la implantación. Flexibilidad y adaptabilidad: En algunos casos no todas las fases o actividades son necesarias para la realización del Diseño Conceptual SAP R/3. Así por ejemplo, en el caso de implantaciones roll out, el esfuerzo necesario en la realización del Análisis de la Situación Actual o en la definición de los es mucho menor que en implantaciones a medida, ya que el sistema SAP R/3 vendrá en gran parte definido por las prescripciones de la matriz. Por tanto las fases y actividades a realizar en un proyecto de Diseño Conceptual dependerán de la situación y necesidades específicas de cada empresa. Sin embargo, conviene definir aquellas fases o actividades indispensables y comunes a todo tipo de Diseño Conceptual SAP R/3, independientemente del enfoque aplicado o del tiempo y recursos dedicados al mismo. Estas fases son las que se detallan a continuación. Fase I: Organización del proyecto El objetivo fundamental de esta primera fase es iniciar el proyecto y asegurarse de que existe una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto. Para ello el equipo SAP producirá un Project Statement que contendrá: Alcance del proyecto, asunciones y factores críticos de éxito. Miembros de equipo, organización, roles y responsabilidades. Plan de proyecto: Fases, tareas de los distintos grupos de trabajo, documentación/entregables de las distintas fases, plan de formación Presupuesto del proyecto y necesidades. En definitiva, se intentará conseguir y asegurar que toda persona que se encuentre involucrada, directa o indirectamente, en el proyecto, conozca los objetivos del proyecto, los procedimientos a aplicar, sus propias responsabilidades y los factores que son críticos en la realización del proyecto. Fase II: Análisis de la Situación Actual El objetivo de esta segunda fase es comprender y valorar varios aspectos de la organización. El organizativo existente en la empresa, las relaciones de poder y distribución de la información de la empresa (formales e informales). Si se trata de un grupo empresarial habría que recabar información sobre las relaciones entre las distintas empresas. Definición de la estrategia futura de la empresa La dinámica de la operativa actual (Mapa de Procesos) de la empresa cliente. La aplicación de SAP produce cambios en procesos, por lo que el diseño futuro del modelo de procesos debe estar basado en la comprensión de la operativa actual. El estado actual de los Sistemas de Información, análisis de la cobertura de las necesidades de información que tiene la empresa, detección de riesgos. Alguno de estos análisis puede no ser necesario o no deben realizarse en detalle: 24 anales de mecánica y electricidad / marzo-abril 2004

4 Por ejemplo si los sistemas de información son inexistentes u obsoletos se podría obviar la última fase o minimizarla en extremo. Fase III: Definición de Cuando una empresa se plantea la inversión en un ERP es que ha detectado que los Sistemas de Información que posee han quedado obsoletos, y no cubren de manera adecuada las necesidades actuales o futuras de la empresa, o que el esfuerzo para cubrir estas necesidades no es eficiente en la asignación de recursos o rentable económicamente. La definición de los requerimientos consiste en la identificación de necesidades y exigencias específicas de la empresa. Los requerimientos permitirán perfilar la configuración objetivo de la estructura, los procesos y los sistemas de información de la empresa. La relación entre los beneficios de la inversión en SAP y los requerimientos puede ser de dos tipos: La empresa define en primer lugar una serie de beneficios a conseguir con la implantación de SAP. Posteriormente se definen las características específicas de la organización, procesos y sistemas de información necesarias para que la empresa consiga dichos beneficios (Caso I). La empresa define en primer lugar unas condiciones y características indispensables de la organización, procesos y sistemas de información. Dadas estas características se identifican los beneficios posibles que puede obtener la empresa con una implantación ERP (Caso II). La identificación de los beneficios de una implantación de un ERP tiene los siguientes objetivos: Identificar y Validar los beneficios de una implantación SAP. Desarrollar una estrategia y un plan global para la realización de estos beneficios. Identificar las iniciativas de negocio necesarias para la realización de beneficios. Conseguir consenso dentro de las áreas implicadas a la hora de medir los beneficios. Desarrollar métricas de resultados que sean objetivas y fáciles de aplicar. La identificación de resultados se inicia con la comprensión, a partir del análisis de la situación actual, de los principales beneficios esperados de una implantación SAP. Estos beneficios deberán ser validados por los responsables El objetivo principal es comprender varios aspectos de la organización empresarial Modello organizativo existente en la empresa y relaciones (Formales e Informales). Definición de la estrategia futura de la empresa. Mapa de procesos actual. Estado actual de los Sistemas de Información. Recolección Identificación de las necesidades actuales y futuras de los Sistemas de Información. Determinación de las exigencias específicas de la empresa. Identificar y validar los beneficios de una implantación SAP. Desarrollar estrategia y plan global para la realización de estos beneficios. Identificar las iniciativas de negocio necesarias para la realización de beneficios. Consenso de las áreas para la medición de los beneficios. Desarrollo de métricas de resultados objetivas y fáciles. Tabla 2. Entregables de la Fase II de la implantación del sistema (Comités de Dirección, Consejos de Administración, Jefes de Área, Jefes Departamento ). Una vez identificados y validados estos beneficios se procede a la construcción de una cadena de resultados inicial que recogerá sin entrar en mucho detalle los resultados intermedios, iniciativas y presunciones que desembocarán en los resultados finales, es decir los beneficios. Durante fases posteriores esta cadena de resultados inicial se irá completando y afinando. Contexto Organizativo. Procesos de egocio. Valoración de Sistemas de Información. Figura 4. Definición de Figura 5. Definición de los Resultados Identificación Beneficios Identificación Origen Cadena de Resultados Tabla 3. Entregables de la Fase III Funcionales y técnicos. Checklist de funcionalidad de SAP. Documento de Identificación de Beneficios. Cadena de resultados Inicial. Priorización Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 25

5 de egocio Técnico Elaboración del de egocio y Técnico partiendo de recogidos en la fase anterior. Comparación con la cobertura SAP. Análisis de los gaps originados: desarrollo de iniciativas o redefinición del modelo de negocio. Figura 6. de egocio Análisis Cobertura SAP Figura 7. Técnico Análisis Cobertura SAP Tabla 4. Entregables de la Fase IV de egocio. Análisis de Cobertura SAP. de egocio SAP. de egocio SAP Técnico de SAP Cadena de Resultados Detallada. Ejemplo de identificación resultados Beneficio: Una empresa quiere aumentar la satisfacción de los clientes en un mercado en el que la fidelización del cliente es vector competitivo esencial. ecesidades: Muchas de las quejas de los clientes se refieren al tiempo de envío de mercancías desde el momento de realización de un pedido, por ello se debe implantar un proceso que permita disminuir el tiempo de envío de mercancías. SAP permite gracias a la integración on-line entre el departamento de pedidos y almacén la disminución del tiempo de envío. ecesidad = Implantar SAP. Riesgo: La automatización hace desaparecer un punto de control (el documento físico pedido ya no llega al almacén) y con ello la probabilidad de error en el envío, especialmente si no se forma adecuadamente a empleados poco habituados a utilizar herramientas informáticas. Fase IV: Elaboración del de egocio y Técnico Partiendo de los requerimientos funcionales y técnicos identificados en la fase anterior se elaborarán respectivamente el de egocio y el Técnico de las áreas de la empresa afectadas directa o indirectamente por la implantación SAP. La elaboración de los s de egocio y Técnico se inicia con la elaboración de los modelos a partir simplemente de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP. Una vez desarrollados los s de egocio y Técnico, se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP (entendiendo como solución SAP, el sistema SAP, el software complementario y la infraestructura tecnológica necesaria para la implantación) y la aparición de posibles gaps tanto funcionales como técnicos. Los gaps pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del de egocio y Técnico. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico. Tras el análisis del informe de cobertura SAP, se redefinirán los s de egocio y Técnicos incluyendo esta vez las implicaciones derivadas de haber optado por la solución SAP. Fase V: Plan de Implantación Una vez desarrollados los s Técnicos y de egocio, y analizada la viabilidad del mismo en SAP R/3, se producirá la recomendación de invertir o no invertir en SAP R/3: puede que SAP R/3 no se adapte a las necesidades de la empresa de forma óptima, y por ello la mejor opción puede ser adoptar otra solución como por ejemplo seleccionar otro ERP, realizar un desarrollo a medida, esperar hasta que SAP desarrolle una solución adecuada a la empresa (esto se produce en muchos casos en los que SAP desarrolla soluciones sectoriales). En el caso de que se decida implantar SAP R/3 el plan de implantación es el resultado final del Diseño Conceptual SAP R/3. La experiencia viene demostrando que básicamente existen tres tipos de Planes de Implantación: Plan de Implantación ovedosa: Es la planificación de implantaciones que no dependen ni de los sistemas de información anteriores, ni del modelo de negocio anterior: Es como si se implantara SAP de cero. Estas implantaciones son características de empresas nuevas y que por tanto no tienen ni sistemas de información anteriores un ni modelo de negocio predefinido. Plan de Implantación de Transición: Es la planificación de implantaciones en la que se implanta SAP por fases y en las que por tanto 26 anales de mecánica y electricidad / marzo-abril 2004

6 el sistema debe convivir durante una etapa transitoria con sistemas de información anteriores y con un modelo de negocio anterior a la implantación. Estas implantaciones de SAP R/3 implican tener en cuenta aspectos como estrategia de conversión, interfaces transitorias con sistemas anteriores, rediseño de procesos de negocio, etc. Plan de Implantación Global: Es la planificación de implantaciones en las que se produce un arranque total de la funcionalidad de SAP R/3 en un solo momento determinado en el tiempo. o hace falta definir interfases transitorias o procesos provisionales. Estos planes son característicos de implantaciones con un arranque Big Bang o de la mayoría de las implantaciones Roll out. A partir de los entregables de fases anteriores se podrá definir a que tipo de Plan de Implantación corresponde el que se realizará para la situación concreta de la empresa objeto de estudio. Plan de Consecución de Resultados Recomendación acerca de la inversión en SAP R/3. Plan de Implantación. Figura 8. Plan de Implantación Tabla 5. Entregables de la Fase V Figura 9 Plan de Gestión de Resultados Plan de Implantación Plan de Implantación. Plan de Consecución de Resultados. Plan de Gestión de Resultados.. Otros aspectos a considerar La evolución ha venido marcada por el paso de Sistemas no Integrados ó Departamentales, cuyas características son: umerosas interfaces, Procesos batchs, Múltiples trascripción de datos,traspaso de documentos en papel, Duplicidad de datos, Falta de uniformidad de criterios y conceptos, Múltiples sistemas y plataformas, Múltiples tecnologías heterogéneas a ERPs con Eliminación de interfaces, Procesos on-line, Concepto de dato único, Continuidad en los procesos, Mayor interacción de los recursos, Uniformidad de la información. Apertura hacia otros sistemas o herramientas de comunicación (software complementario e Internet), Escalabilidad funcional y temporal (incorporación de nuevas funcionalidades y procesos así como facilidad de cambios de versión), Oficina sin papeles, Ayuda a la sistematización de la Información y a la unicidad del tratamiento de la misma, ormalización de los procedimientos de trabajo en las áreas funcionales cubiertas por el ERP. Qué aspectos se deben tener en cuenta a la hora de tomar la decisión de implantar un ERP?: Incremento del valor del egocio mediante el análisis y búsqueda de los beneficios potenciales que aportará al mismo. Análisis de Riesgo vs. Beneficio del uso de ERPs, riesgos tales como Inversión económica, Esfuerzo de adaptación y asimilación ERP I TE G RA C I Ó APO CRM Data Warehouse E X TE de la organización, Dependencia del proveedor/instalador. Las tendencias del mercado de ERPs Soluciones adaptadas al egocio: Soluciones Verticales. Integración con uevas Tecnologías: - Integración del Front-Office dentro del ERP: CRM. - Integración completa de la Cadena de Aprovisionamiento: SCM. - Integración de la Cadena de Producción Optimizada: APO. - Integración del DataWarehouse dentro del propio ERP: DW. - Comercio Electrónico: E-Business. - La oficina sin papeles:workflow y Gestión Documental. SI Ó Escenarios CRM B2B On-line Store Workplace Marketplace Internet Clientes Trading Partners Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 27